Warum Sie der Kundenkommunikation höchste Priorität einräumen sollten

Sie können nur im Geschäft bleiben, wenn Sie Kunden haben, und deshalb ist die Beziehung, die Sie zu ihnen haben, für Ihren langfristigen Erfolg entscheidend.

Um solide Beziehungen zu pflegen und aufzubauen, müssen Sie einen effektiven Prozess der Kundenkommunikation einrichten.

Was ist Kundenkommunikation?

Bei der Kundenkommunikation geht es darum, Vertrauen zwischen Ihnen und Ihren Kunden aufzubauen. Es geht darum, in all Ihren Kommunikationsbemühungen Transparenz zu zeigen, damit Sie eine starke Beziehung zu Ihren Kunden aufbauen können.

Sie geht über die reine Bereitstellung Ihrer Dienstleistungen hinaus. Ziel ist es, die Kunden auf dem Laufenden zu halten, damit sie sich nie Sorgen machen müssen, ob sie das bekommen, wofür sie bezahlt haben.

Wenn Sie mit Ihrem Unternehmen erfolgreich sein wollen, müssen Sie lernen, gut mit Ihren Kunden zu kommunizieren.

Was sind die Risiken einer schlechten Kundenkommunikation?

Wenn Sie keine gute Kommunikation praktizieren, besteht unter anderem das Risiko:

  • Kunden zu verlieren.
  • Beschwerden und negative Bewertungen zu erhalten.
  • Sie müssen sich wiederholt rechtfertigen.
  • Sie werden nicht pünktlich bezahlt.
  • Sie sind nicht in der Lage, die versprochene Leistung zu erbringen.
  • Frustriert und gestresst zu sein.
  • Ihre Integrität und Ihr Engagement werden in Frage gestellt.

Wenn Sie Ihren Ruf schützen wollen, müssen Sie Ihren Kommunikationsbemühungen mehr Aufmerksamkeit schenken.

Laut einer Statistik aus dem Jahr 2021 belaufen sich die Kosten für schlechte Marketingkommunikation auf 62,4 Millionen Dollar pro Jahr.

Warum ist Kundenkommunikation so wichtig?

Im Folgenden erfahren Sie, warum eine gute Kundenkommunikation wichtig ist.

1. Sie kann zu Umsatzeinbußen führen, wenn sie nicht gut durchgeführt wird

Wenn Sie nicht gut kommunizieren, kann dies zu verpassten Gelegenheiten, fehlenden Empfehlungen, verlorenen Verkäufen und sogar verlorenen Kunden führen.

Effektive Kommunikation ist wichtig, damit die Kunden verstehen, was vor sich geht und wie es sie betrifft. Dies trägt dazu bei, die Kundentreue aufrechtzuerhalten und Folgeaufträge zu sichern.

2. Ihre Kunden erwarten, von Ihnen zu hören

Alle Kunden bevorzugen Transparenz. Wenn sie auf dem Laufenden gehalten werden, fühlen sie sich wertgeschätzt und geschätzt.

Wenn Sie sie auf dem Laufenden halten und sie wissen lassen, was vor sich geht, werden sie Sie mehr respektieren und Ihnen vertrauen.

Sie haben Fragen und wollen Probleme gelöst haben. Wenn Sie sie mit Informationen versorgen, die sie betreffen, werden sie es zu schätzen wissen, dass Sie sich ihre Anliegen anhören, was ihr Vertrauen in Sie stärkt und ihnen zeigt, dass Sie sich um sie kümmern.

3. Nicht alle Kunden verhalten sich so, wie Sie es von ihnen erwarten

Jeder Mensch hat andere Erwartungen oder Vorlieben. Sie erwarten, dass die Dinge pünktlich erledigt werden.

Wenn sie nicht auf dem Laufenden gehalten werden, kann das zu Verwirrung und Frustration führen. Wenn Sie den Eindruck erwecken, dass Sie nicht offen und ehrlich sind, kann es sein, dass die Leute ihren Frust an Ihnen auslassen, indem sie unhöflich oder respektlos sind.

When Your Interlocutor Is Rude. Image powered by Nimbus Platform

4. Ihre Kunden sind beschäftigt und haben andere wichtige Dinge zu tun

Nicht alle Kunden wollen mit Ihnen sprechen. Sie sind beschäftigt und haben andere Prioritäten, Aufgaben und Verpflichtungen.

Sie müssen sie an den Wert erinnern, den Sie und Ihr Unternehmen bieten, damit sie nicht in Frage stellen, ob sie von Ihnen einen Wert erhalten.

5. Ihre Kunden wollen Geld sparen

Menschen suchen immer nach Möglichkeiten oder Gründen, um Geld zu sparen. Sie wollen ihnen keinen Grund geben, Ihre Preise zu senken, indem Sie eine schlechte Dienstleistung oder ein schlechtes Produkt anbieten.

Wenn Sie ihnen zeigen, welchen Wert sie erhalten, wenn sie ihr Geld bei Ihnen ausgeben, werden sie den Komfort und die Einsparungen zu schätzen wissen.

6. Der Ruf Ihrer Marke steht auf dem Spiel

Der Ruf und das Image Ihres Unternehmens spielen eine wichtige Rolle bei der Gewinnung neuer Kunden. Wenn Sie nicht gut mit Ihren bestehenden Kunden kommunizieren, kann dies Ihren Ruf schädigen und schlechte Publicity erzeugen.

Eine der besten Möglichkeiten, Empfehlungen zu erhalten, besteht darin, Ihren Kunden einen hervorragenden Service zu bieten. Dies wird sie dazu veranlassen, Sie weiterzuempfehlen.

7. Sie können Erwartungen besser steuern

Ein wichtiger Aspekt der Kommunikation ist es, klar zu formulieren, was Sie zu leisten bereit sind. Die Kunden sollten genau wissen, wofür sie bezahlen und was sie bekommen.

Wenn sie darüber informiert sind, was Sie tun werden und wann Sie es tun werden, können Sie unerwartete Überraschungen vermeiden.

Zum Erwartungsmanagement gehört auch, Grenzen zu setzen und dafür zu sorgen, dass sie respektiert werden. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Menschen versuchen, andere auszunutzen und mehr zu bekommen, als sie zu zahlen bereit sind.

Wenn Sie klare Erwartungen formuliert haben, ist es viel einfacher, “nein” zu sagen, wenn Sie nicht einverstanden sind und die Kunden bereit sind, dafür zu zahlen. Auf diese Weise können Sie Konflikte vermeiden und eine gute Beziehung zu Ihren Kunden aufrechterhalten.

8. Sie können die Kundenzufriedenheit verbessern

Kunden, die regelmäßig auf dem Laufenden gehalten werden, sind eher mit Ihren Dienstleistungen und Produkten zufrieden.

Viele Unternehmen konzentrieren sich stark auf die Kundenakquise, und wenn sie einmal Kunden haben, kann das Niveau ihrer Dienstleistungen sinken.

Wenn Sie mit Ihren Kunden in Kontakt bleiben und ihre Erwartungen übertreffen, sind sie zufrieden und geben eher positive Bewertungen ab und empfehlen Ihr Unternehmen weiter.

Tipps zur Kundenkommunikation, die immer funktionieren

Wenn Sie einen Plan erstellen oder einen Prozess einhalten, der Ihre Geschäftsziele unterstützt, schaffen Sie eine solide Grundlage für eine langfristige Beziehung. Außerdem hilft es Ihren Marketingteams, im Umgang mit den Kunden einen einheitlichen Ansatz zu verfolgen.

Im Folgenden finden Sie Tipps, die Ihnen helfen, Ihre Kommunikation zu optimieren und ein hohes Maß an Kundenservice zu bieten.

1. Kennen Sie Ihr Publikum

Passen Sie Ihre Kommunikation an die Präferenzen Ihrer Kunden an. Zu den Faktoren, die Sie berücksichtigen müssen, gehören:

  • Häufigkeit – wie oft Sie kommunizieren.
  • Modus – das Instrument, das Sie für den Informationsaustausch verwenden.
  • Methode – die Art der Kommunikation, die Sie verwenden, ob per E-Mail, Text, Chat, Video oder Sprachnachricht.
Your Content Tries to Make It Into a Target Audience's News Feed: Let Me In. Image powered by Nimbus Platform

2. Proaktiv sein

Das bedeutet, dass Sie allen Problemen zuvorkommen und Überraschungen in letzter Minute vermeiden. Es geht immer etwas schief. Sie werden Rückschläge erleben, die zu Verzögerungen führen.

Die meisten Kunden haben kein Problem mit Verzögerungen, wenn sie rechtzeitig informiert werden. So können sie mit ihren Teams Notfallpläne erstellen.

3. Vermeiden Sie Insidersprache

Alle Unternehmen haben eine interne Sprache, die nur für sie relevant ist. Dazu können Akronyme, Projektnamen oder interne Prozesse gehören.

Sofern es nicht für einen bestimmten Kunden relevant ist, sollten Sie es vermeiden, Jargon oder Sprache zu verwenden, die für den Kunden keinen Sinn ergibt.

4. Hören Sie mehr zu als Sie sprechen

Stellen Sie bei einem persönlichen oder virtuellen Treffen offene Fragen und hören Sie aufmerksam zu.

Kunden haben großartige Ideen, die Ihrem Unternehmen helfen können, sich zu verbessern. Nutzen Sie Techniken des aktiven Zuhörens, um dem Gesagten Aufmerksamkeit zu schenken.

Halten Sie sich an die goldene Regel: “Versuche erst zu verstehen und dann verstanden zu werden”

5. Unterbrechen Sie nicht

Viele Menschen hören nicht aktiv zu, weil sie sich im Kopf ausmalen, was sie als nächstes sagen wollen.

Das kann dazu führen, dass sie einen Kunden unterbrechen, bevor er zu Ende gesprochen hat. Das müssen Sie vermeiden.

Lassen Sie den Kunden ausreden und geben Sie ihm genügend Zeit und Raum, um zu sagen, was ihm auf dem Herzen liegt. Der Kunde wird Fragen stellen, und das ist Ihre Gelegenheit, das Wort zu ergreifen und mitzuteilen, was Sie zu sagen haben.

6. Behalten Sie Ihre Professionalität bei

Zu manchen Kunden haben Sie vielleicht eher eine persönliche Beziehung. In solchen Fällen können Sie Spaß haben, Witze erzählen und persönlicher sein.

Mit anderen ist es rein geschäftlich. Auch aus diesem Grund ist es wichtig, jeden Kunden gut zu kennen, weil Sie dann besser wissen, wie Sie mit ihm kommunizieren können.

Wenn jemand seine Frustration zeigt, bewahren Sie die Fassung. Seien Sie höflich und zeigen Sie Ihre Professionalität. Nehmen Sie nichts persönlich, denn es geht nie um Sie. Sie wollen nur das bekommen, was sie erwarten.

7. Entspannen und lächeln

Wenn du lächelst, fühlst du dich besser und das wirkt sich auch auf andere aus.

Wenn ein Kunde einen schweren Tag hat, kann ein Lächeln ihm helfen, sich zu entspannen und die Dinge nicht zu ernst zu nehmen.

Ein Lächeln hilft auch Ihnen, positiv zu bleiben, wenn Sie sich in einer stressigen Situation befinden.

When Someone Says You Should Smile More Often. Image powered by Nimbus Platform

8. Bitten Sie um Feedback

Ein effektiver Weg, Kunden zu binden, besteht darin, sie nach ihren Ideen und Anregungen zu fragen. In der Regel haben sie wertvolle Ideen, die dazu beitragen können, den von Ihnen angebotenen Service zu verbessern.

Sie können den Prozess formalisieren, indem Sie das Geben von Feedback oder das Annehmen von Anfragen zu einem Teil Ihrer Aktualisierung machen.

Wenn ein Kunde kein Feedback gibt, können Sie ihm helfen, indem Sie spezifische Fragen stellen, die sich auf etwas beziehen, das er tut oder weiß.

9. Teilen Sie mit, was die nächsten Schritte sind

Kunden möchten wissen, was sie erwarten können, also sagen Sie ihnen, was Sie tun werden.

Sie könnten zum Beispiel sagen: “Ich werde Ihnen den Datenbericht oder den Plan für Marketingkommunikation und soziale Medien bis Ende der Woche zusenden

So wissen sie, was auf sie zukommt, und haben Zeit, sich vorzubereiten.

Wenn Sie ihnen etwas versprochen haben, halten Sie es auch ein.

10. Seien Sie positiv und schließen Sie mit einer positiven Note ab

Kunden schätzen Unternehmen, die eine positive Kultur oder Einstellung haben. Eine einfache Möglichkeit, dies zu zeigen, besteht darin, sich zu bedanken.

Ein einfaches Dankesschreiben oder eine E-Mail trägt wesentlich zur Aufrechterhaltung einer soliden Beziehung zu Ihrem Kunden bei.

Wenn sie wissen, dass Sie sie zu schätzen wissen und ihr Geschäft zu schätzen wissen, werden sie Sie oft unterstützen.

Laut HubSpot Research sind 93 % der Kunden, die einen ausgezeichneten Kundenservice bieten, bereit, erneut bei Ihnen einzukaufen.

Wie die Nimbus Platform Ihre Kundenkommunikation verbessern kann

Möchten Sie Ihre Kundenkommunikation vereinfachen?

Hier sind einige Gründe, die für den Einsatz von Nimbus Platform sprechen.

  • Sie können Superseiten erstellen, die es Ihnen ermöglichen, verschiedene Arten von Informationen auf einer Seite zu teilen und eine Ordnerstruktur einzurichten, zusammen mit der Verwendung von Tags, um Ihre Informationen zu organisieren. Sie können die Nimbus Platform auch mit Ihren bevorzugten Werkzeugen integrieren, was bedeutet, dass Sie sich nicht in viele andere Werkzeuge einloggen müssen, da Sie diese innerhalb von Nimbus nutzen können.
  • Sie können steuern, wie Sie mit Ihren Kunden zusammenarbeiten. Richten Sie Berechtigungsstufen pro Anwendungsfall ein und geben Sie Ihren Kunden nur Zugriff auf das, was sie brauchen.
  • Verwenden Sie Ihr Firmen-Branding, denn Nimbus bietet eine White-Label-Lösung. Entfernen Sie alle Erwähnungen von Nimbus und fügen Sie Ihre Unternehmensdetails hinzu, was Ihre Professionalität erhöht und das Vertrauen Ihrer Kunden stärkt.
  • Nutzen Sie die Möglichkeiten der visuellen Kommunikation. Verwenden Sie Nimbus Capture, das vollständig in Nimbus Note integriert ist, um visuelle Nachrichten zu erstellen, wie z.B. kommentierte Screenshots, Bildschirmaufnahmen und personalisierte Videos. Mit Nimbus Clipper können Sie Website-Informationen speichern, E-Mails ausschneiden und mit Anmerkungen versehene Screenshots und Dateien hinzufügen. Nutzen Sie asynchrone Kommunikationsoptionen, um Ihre Kommunikation mit Kunden zu verbessern.
  • Bieten Sie personalisierte Bereiche mit Nimbus Portal an. Halten Sie alle Ihre Kundeninformationen gut organisiert und leicht zugänglich. Sehen Sie hier eine Demo von Nimbus Portal.

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Wie kann Empathie Ihre Beziehung zu Ihren Kunden verbessern? In unserem letzten Blogbeitrag erfahren Sie, wie Empathie den Unterschied beim Aufbau von Kundenservice ausmacht.

Nutzen Sie die Vorteile der asynchronen Kommunikation? Erfahren Sie, wie Sie damit die Produktivität Ihres Teams steigern können.

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