Làm thế nào để bạn quản lý đánh giá quản lý của bạn?

Nếu cách tiếp cận hiện tại của bạn đối với các đánh giá của ban quản lý khiến bạn toát mồ hôi lạnh hoặc nhóm của bạn chìm vào giấc ngủ nhanh, thì có lẽ đã đến lúc chuyển đổi mọi thứ bằng cách thực hiện một số bước đơn giản để tiếp thêm sinh lực cho các đánh giá của ban quản lý.

Sự thật được mọi người thừa nhận rằng hệ thống quản lý được chứng nhận ISO phải được đánh giá thường xuyên. Và thật dễ hiểu tại sao – một cuộc đánh giá thường xuyên sẽ đánh giá hiệu quả của hệ thống của bạn, đảm bảo nó phù hợp với định hướng chiến lược của tổ chức và giúp bạn quyết định xem nó có còn phù hợp và đủ cho doanh nghiệp của bạn hay không. Đây cũng là cơ hội tuyệt vời để cập nhật cho mọi người về cách hệ thống hoạt động và diễn biến hàng ngày của nó. Nhưng quan trọng như những đánh giá này, chúng có thể ở khía cạnh khô khan, chưa kể đến khó khăn đối với những người lần đầu tiên.

Nếu bất kỳ ai biết cách đảm bảo nhân viên được đầu tư và tham gia vào các bước kiểm tra quan trọng này, thì đó là các chuyên gia tư vấn của chúng tôi. Vì vậy, chúng tôi đã yêu cầu một trong những chuyên gia tư vấn hàng đầu của chúng tôi, Kim Van Deere, đưa ra một số mẹo hàng đầu sẽ giúp bạn khôi phục quy trình xem xét của mình và đảm bảo rằng các bên liên quan chính của bạn đang hăng hái thực hiện.

1. Hãy rõ ràng về những gì bạn đang làm

Một ‘đánh giá của ban quản lý’ có thể giống như một cuộc họp của các nhà quản lý để giải quyết các phương pháp làm việc, bán hàng, nguồn lực và nhân sự. Tuy nhiên, trong khi đội ngũ quản lý cấp cao cần phải tham gia để đảm bảo hệ thống đang được sử dụng một cách thích hợp, nó thực sự đòi hỏi đầu vào từ các cá nhân khác nhau trong tổ chức để có hiệu quả. Kim Van Deere lưu ý rằng “Vì lý do này mà tài liệu nội bộ của bạn phải làm cho các mục tiêu xem xét trở nên rõ ràng, đảm bảo quy trình không loại trừ hoặc đe dọa nhân viên ở các vai trò không phải quản lý cấp cao”. Cô ấy nói thêm, “Bằng cách này, bạn sẽ tăng cường sự tham gia của nhóm và khả năng họ được đầu tư vào kết quả cuối cùng”.

2. Giúp người khác chuẩn bị

Kim cũng khuyên rằng “Bằng cách cung cấp cho quản lý cấp cao và những người tham dự khác càng nhiều dữ liệu và thông tin càng tốt trước ngày, họ có nhiều khả năng hiểu và liên quan đến các vấn đề. Họ cũng có xu hướng tham gia nhiều hơn vào việc thảo luận hoặc đề xuất các giải pháp, thay vì bước vào cuộc họp với một yếu tố bất ngờ khiến họ không còn gì để nói. ”.

3. Tạo cấu trúc và dòng chảy

Kim cho biết: “Mặc dù yêu cầu của ISO là phải có biên bản đánh giá chi tiết, nhưng việc phân phát các biên bản từ lần đánh giá trước thì không”. Cô ấy tiếp tục “Tuy nhiên, thực sự là một ý kiến ​​hay bởi vì biên bản cũ (có thể lên đến một năm vào thời điểm cuộc họp tiếp theo) sẽ thể hiện bất kỳ hành động đã thống nhất hoặc thay đổi nào so với cuộc họp trước đó. được giải quyết và ai chịu trách nhiệm về chúng ”. Kim tiếp tục nói “Khi những vấn đề này được đưa ra trong cuộc xem xét, nhờ có biên bản, mọi người sẽ biết phải tìm ai để giải thích nếu các bước chưa được thực hiện. Điều này nên tránh sự thờ ơ khi xem xét, vì cả nhóm sẽ phải nhận xét về sự tiến bộ của cá nhân họ. ”

4. Không giảng bài, thúc đẩy tương tác

Kim cảnh báo “Những buổi học mà cảm giác như những buổi thuyết trình có thể sớm khiến mí mắt sụp xuống”. Sau đó, cô ấy đưa ra lời khuyên “Nếu việc đánh giá được biến thành một phần tương tác trong ngày, nơi nhân viên được khuyến khích tham gia, nó có thể làm sống động mọi thứ và dẫn đến các cuộc thảo luận thú vị”. Cô ấy tiếp tục “Yêu cầu mỗi người tham dự đề xuất ba rủi ro đối với doanh nghiệp, trước cuộc họp, sau đó chọn những rủi ro này một cách ngẫu nhiên, đánh giá xem chúng phù hợp chặt chẽ như thế nào với sổ đăng ký rủi ro và tài liệu SWOT mà bạn đang xem xét. Sự chênh lệch sẽ kích thích tranh luận và giúp bạn nhận ra những điểm mù trong hệ thống quản lý ”.

5. Cố gắng truyền cảm hứng

Kim nhận xét, “Đúng, bạn đang xem xét hệ thống quản lý, nhưng bạn cũng có thể làm cho phiên họp trở nên thú vị cho cả nhóm. Tại sao không bao gồm CPD hoặc phần lập kế hoạch kế nhiệm trong ngày? ”. Cô ấy nói thêm “Nhưng chỉ nó mới phù hợp để giúp các thành viên trong nhóm hiểu được các vai trò và trách nhiệm khác nhau trên toàn hệ thống hoặc để chia sẻ các phương pháp hay nhất trong nội bộ. Bạn có thể cố gắng mời các diễn giả cung cấp thông tin chi tiết cá nhân của họ hoặc tổ chức phiên Hỏi & Đáp hoặc hội thảo động não nhóm để giúp giải quyết mọi vấn đề nảy sinh. “

Tìm hiểu thêm về lập kế hoạch đánh giá quản lý của bạn

Muốn nhận được nhiều hơn từ các đánh giá quản lý của bạn? Tại QMS, đội ngũ chuyên gia tư vấn giàu kinh nghiệm của chúng tôi có thể giúp bạn xử lý tất cả các khía cạnh của hệ thống quản lý của bạn, từ việc đạt được chứng chỉ ISO đến đào tạo bạn cách thực hiện đánh giá nội bộ hiệu quả và đánh giá quản lý. Hãy liên hệ để sắp xếp một buổi gặp gỡ với một trong những chuyên gia tư vấn của chúng tôi ngay hôm nay.