Kinh doanh rủi ro: tại sao một hệ thống quản lý lỗi thời lại là một rủi ro

Đừng để các tiêu chuẩn của bạn trượt với một hệ thống quản lý lỗi thời – việc nâng cấp dễ dàng hơn bạn nghĩ.

Các tiêu chuẩn quốc tế được thiết kế để sửa đổi theo thời gian. Chúng phát triển và thích ứng để phản ánh cách tổ chức được điều hành và cách quản lý thúc đẩy cải tiến, trao quyền cho nhân viên, chấp nhận thay đổi và thậm chí cả cách các tổ chức liên quan với nhau.

Bạn có mua một máy tính có phần mềm lỗi thời không?

Hãy nhìn theo cách này, bạn sẽ lái một chiếc xe của công ty đã hai mươi năm tuổi, hay yêu cầu nhân viên của bạn làm việc với phần mềm kinh doanh từ những năm chín mươi? Rất có thể bạn sẽ không! Nhưng nếu bạn chưa chuyển đổi sang phiên bản 2015 mới của Tiêu chuẩn 9001 và 14001, có thể bạn đang làm việc với Hệ thống quản lý không phù hợp với mục đích.

Khi Tiêu chuẩn ISO 9001 và ISO 14001 được sửa đổi cho năm 2015, ISO (Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế) đã xem xét các thông lệ tốt mà nhiều tổ chức đã áp dụng, bao gồm:

• Cách các tổ chức hiểu được môi trường kinh doanh và văn hóa mà họ đang hoạt động,
• Thông tin tổ chức có giá trị đã được xử lý như thế nào,
• Làm thế nào để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của các doanh nghiệp đối tác và
• Quản lý cấp cao và cấp trung đã hoạt động khác nhau như thế nào khi thu hút và giao tiếp với nhân viên cũng như khuyến khích cách tiếp cận từ dưới lên để cải tiến kinh doanh và giải quyết vấn đề.

Cũng như xem xét ở trên, ngôn ngữ được sử dụng trong các Tiêu chuẩn ISO đã được đơn giản hóa và bản thân các Tiêu chuẩn đã được định hình lại với một thứ tự chạy nhất quán duy nhất (Phụ lục SL) – giúp mọi người dễ dàng làm việc thông qua các Tiêu chuẩn khác nhau trong một tổ chức, thời trang đồng phục – tổ chức đa hệ thống tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc.

Thu hẹp khoảng cách dễ dàng hơn bạn nghĩ

Tại thời điểm chuyển đổi, nhiều tổ chức có thể nhận thấy rằng họ đã tuân theo một số quy trình mới, đã phát triển những quy trình này thông qua cải tiến quy trình hữu cơ và có thể chỉ cần thay đổi một số yếu tố trong hoạt động của họ để đáp ứng các yêu cầu của Tiêu chuẩn mới.

Các tổ chức khác có thể nhận thấy rằng Hệ thống quản lý của họ sẽ được hưởng lợi từ việc làm mới hoàn toàn và họ muốn đạt được điều này với sự hướng dẫn từ tổ chức chứng nhận có kinh nghiệm, chẳng hạn như QMS, người thường có thể hoàn thành loại công việc này chỉ trong một ngày, trong khi tại chỗ với đội của bạn.

Vì vậy, những gì đã thay đổi và làm thế nào bạn có thể hưởng lợi từ nó?

Suy nghĩ lần lượt về từng yếu tố chính của Tiêu chuẩn, tổng quan sau đây sẽ cung cấp cho bạn hương vị về lợi ích của cách mỗi yêu cầu mới có thể mang lại lợi ích cho tổ chức của bạn.

Xem xét môi trường mà tổ chức của bạn tồn tại

Các yêu cầu sửa đổi yêu cầu bạn xem xét Bối cảnh – môi trường hoạt động mà tổ chức tồn tại và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Các vấn đề liên quan là duy nhất đối với mọi doanh nghiệp và có thể bao gồm:

• Các vấn đề lớn hơn trong ngành, chẳng hạn như sự xuất hiện của các giải pháp công nghệ mới cho các vấn đề tồn tại lâu nay, sự khan hiếm khoáng sản trên toàn thế giới, các giới hạn đặt ra đối với việc sử dụng nhiên liệu hóa thạch trong tương lai và mong muốn ít bao bì hơn do người tiêu dùng dẫn đầu
• Các vấn đề kinh tế vĩ mô, chẳng hạn như toàn cầu hóa, chuỗi cung ứng ngày càng mở rộng và ngày càng phức tạp, và các thỏa thuận thương mại quốc tế mới xuất hiện hậu Brexit
• Các vấn đề địa phương, chẳng hạn như chính sách của chính quyền địa phương có tác động tức thời hơn, trong khi các nhu cầu do khách hàng dẫn dắt xung quanh hiệu suất CSR (Trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp), nguồn cung ứng địa phương hoặc đạo đức cũng có thể cần được xem xét.

Đối với những tổ chức hợp tác chặt chẽ với các cơ quan khu vực công để thực hiện các dự án do người nộp thuế tài trợ và do đó phải chịu sự giám sát chặt chẽ về giá trị đồng tiền và trách nhiệm giải trình, việc xem xét nhu cầu của khách hàng có thể giúp nâng cao hiểu biết về khách hàng của chính bạn ‘ nhu cầu, hiện tại và tương lai.

Tìm hiểu về các bên quan tâm của bạn và những gì họ muốn

Dẫn đầu từ những điều trên, các yêu cầu mới tập trung vào việc hiểu nhu cầu và mong đợi của bất kỳ Các bên quan tâm – những người bị ảnh hưởng bởi hệ thống quản lý của bạn hoặc những người có nhu cầu đã xác định có thể gây áp lực lên tổ chức để hành xử theo một cách cụ thể.

Ví dụ: nhân viên của bạn có thể có kỳ vọng hợp lý không chỉ về thù lao công bằng mà còn là khả năng quản lý xuất sắc, cơ hội đào tạo và phát triển phù hợp, phạm vi để đưa vào kế hoạch kế nhiệm và được trao quyền để xác định các cải tiến kinh doanh. Nhân viên cũng có thể ngày càng thích làm việc cho các tổ chức có Chính sách Đa dạng được nêu rõ ràng và có ý nghĩa, hoặc những tổ chức đã thể hiện cam kết về giờ làm việc linh hoạt hoặc trao quyền tự chủ nhiều hơn cho nhân viên.

Các Bên quan tâm sẽ không chỉ bao gồm nhân viên và khách hàng, mà còn bao gồm các cơ quan thương mại và nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp. Tùy thuộc vào bản chất của tổ chức, các nhóm áp lực và nhóm cộng đồng, các tổ chức đánh giá và chứng nhận khác, các nhà cung cấp đào tạo trong ngành, các cơ quan quản lý và các bộ phận kinh doanh cấp cao hơn (nếu tổ chức thuộc sở hữu của nhóm) cũng có thể là các Bên quan tâm có liên quan.

Dẫn đầu và cho họ biết nó như thế nào…

Để hướng tới việc tuân thủ Tiêu chuẩn sửa đổi, các tổ chức được khuyến khích xem xét lại cách tiếp cận của họ đối với Khả năng lãnh đạo, đặc biệt là về cách quản lý cấp cao và các thành viên hội đồng quản trị tham gia và giao tiếp trực tiếp với lực lượng lao động rộng lớn hơn.

Ở đây, sẽ là hợp lý khi mong đợi ban lãnh đạo cấp cao nhúng tay vào việc đảm bảo tích hợp đầy đủ hệ thống quản lý với định hướng chiến lược cơ bản của tổ chức, đảm bảo rằng Chính sách Chất lượng và Mục tiêu không chỉ được tất cả mọi người hiểu rõ, mà còn được hỗ trợ bởi các thành viên Hội đồng quản trị và quản lý cấp cao và phù hợp với các mục tiêu thương mại và kinh doanh.

Tiếp theo từ đó, thực tiễn tốt nhất trong lĩnh vực này có thể bao gồm việc phân bổ các nhà lãnh đạo quản lý cấp cao cho các mục tiêu cá nhân, đảm bảo rằng việc tập trung và sử dụng nguồn lực thích hợp giúp họ đạt được thành tích trong khung thời gian đã hoạch định.

Trong tương lai, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp sẽ không chỉ tập trung vào việc đặt ra các mục tiêu mà còn tập trung vào việc thúc đẩy thay đổi tổ chức cần thiết, hiểu rõ những gì khách hàng muốn và mức độ hài lòng của họ với các dịch vụ và sản phẩm được cung cấp. Các tổ chức cũng có thể muốn thẩm vấn khái niệm về việc lãnh đạo trông như thế nào đối với họ, giao cho lãnh đạo các cấp nhiệm vụ phải hành động, chủ động xác định và đào tạo và cố vấn thế hệ lãnh đạo tiếp theo.

Chuẩn bị cho sự thay đổi

Nhiều tổ chức sẽ xem xét rủi ro trong một thập kỷ có vẻ như là một thập kỷ thay đổi và biến động chưa từng có, điều này phù hợp với yêu cầu mới là áp dụng phương pháp tiếp cận trên diện rộng rủi ro và cơ hội lập kế hoạch.

Suy nghĩ dựa trên rủi ro sẽ không còn mới mẻ đối với tất cả mọi người, nhưng khái niệm quét đường chân trời thường xuyên để tìm ra những gián đoạn thị trường mới và không thể đoán trước, cho đến nay các định hướng chính trị và văn hóa chưa từng thấy và dòng chảy chính của thị trường ngách trước đây dự kiến ​​sẽ trở thành tiêu chuẩn. Nếu bạn đã ở trong Airbnb, đi Uber hoặc giao dịch với Monzo, bạn đã ở đó.

Nhìn thấy nhiều cơ hội hơn trong một giao dịch đã thực hiện

Trong các Tiêu chuẩn mới, một phần hoạt động bổ sung quan trọng liên quan đến dịch vụ sau giao hàng. Khi ngành công nghiệp của Vương quốc Anh đã tiến xa hơn theo hướng mô hình dựa trên dịch vụ, điều này tập trung vào những gì có thể mang lại cho nhiều tổ chức một luồng kinh doanh sinh lợi cao, đó là tiếp tục bảo trì và các hợp đồng hỗ trợ.

Chăm sóc nhóm của bạn

Trong số những thay đổi khác, các tổ chức cũng được yêu cầu xem xét việc cung cấp các nguồn lực trong việc cung cấp dịch vụ, bao gồm việc đáp ứng các nhu cầu xã hội, tâm lý và thể chất của người lao động. Điều này kết hợp tốt với việc tăng cường tập trung vào sức khỏe tinh thần và hạnh phúc tại nơi làm việc đã tồn tại và sẽ cho phép các tổ chức thể hiện những gì họ làm để nhận ra và đáp ứng các nhu cầu chính của con người tại nơi làm việc vì lợi ích lâu dài của tổ chức và những có hiệu quả với họ.

Tới lúc để thay đổi

Như với bất kỳ bản cập nhật hệ thống quản lý nào, mục tiêu là giúp doanh nghiệp của bạn trở thành phiên bản tốt nhất của chính nó thông qua tính nhất quán, giao hàng đúng hạn và cải tiến liên tục. Vì vậy, nếu bạn nghĩ rằng đã đến lúc nâng cấp và muốn bắt đầu quả bóng, hãy liên hệ với một trong những nhóm chuyên dụng của chúng tôi ngay hôm nay bằng cách gọi 0904.889.859 – 0908.060.060 hoặc gửi email tới upgrade@qmsuk.com.