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Dynamische Dokumente: Die perfekte Lösung für Ihr Unternehmen


Stellen Sie sich ein beliebiges Unternehmen vor, und Sie werden an Dokumente denken müssen, die jeden Schritt im Leben dieses Unternehmens begleiten. Egal, ob es sich um einen Einzelhändler, einen Hersteller oder einen Dienstleister handelt, jedes Unternehmen hat zwangsläufig Daten, die in Form von Dokumenten gesammelt, analysiert, gespeichert und weitergegeben werden. Die datengesteuerte Welt von heute hat die papierlastige Dokumentation fast hinter sich gelassen, so dass Dokumente nicht mehr in dicken Ordnern oder Aktenschränken aufbewahrt werden. Stattdessen haben wir das Aufkommen digitaler Dokumente erlebt, die es uns ermöglicht haben papierlos und viel dynamischer geworden sind. Textdateien und Tabellenkalkulationen, Präsentationen und Berichte – all das sind heute elektronische Dokumente, die wir als Computerdateien speichern und weitergeben.

Digitale Dokumente bieten zahlreiche Vorteile: Sie sparen Geld für Papier und Druckgeräte, verringern Abfall und Unordnung auf den Schreibtischen und ermöglichen den Austausch von Wissen und die Weitergabe von Informationen viel schneller als Papierdokumente. Sie sind jedoch kein Allheilmittel und haben auch ihre Schattenseiten: Normale digitale Dokumente sind nichts weiter als statische Schnappschüsse. Geschäftsprozesse sind dynamisch und ändern sich ständig, während ein digitales Dokument nur eine statische Version dieser dynamischen Informationen darstellt. Wenn Sie ein Dokument mit Text- oder numerischen Daten öffnen, können Sie nicht immer sicher sein, dass es die aktuellste und relevanteste Version der benötigten Informationen enthält, so dass Sie Gefahr laufen, sich auf veraltete Daten zu verlassen. Außerdem kann ein Dokument unter einem Namen wie “sales_report_01 fnl vers 1106 edited_2” irgendwo tief in Ihrem Dateibaum in einem No-Name-Ordner gespeichert werden und somit für immer verloren gehen. Eine Analyse aus dem Jahr 2022 von FinanzenOnline zeigt, dass 21 % der Mitarbeiter aufgrund von Dokumentenproblemen an Produktivität einbüßen, und 92 % der Fachleute, die in Teams arbeiten, riskieren den Verlust von Dateien durch die Verwendung von E-Mails. Um gegen diese Einschränkungen anzukämpfen, haben die Menschen verschiedene Geschäftsanwendungen wie Enterprise Resource Planning (ERP) oder Customer-Relationship-Management-Software (CRM) entwickelt. Diese ermöglichen zwar dynamische, maßgebliche und vollständige Daten, aber es fehlt ihnen an Portabilität und sie fördern nicht die Zusammenarbeit.

Es bestand die Notwendigkeit, die Beschränkungen von digitalen Dokumenten und Geschäftsanwendungen zu überwinden und ein dynamisches und zuverlässiges Tool zu schaffen, das die Vorteile beider Systeme vereint. Die Lösung für all diese Probleme waren die dynamischen, also lebenden Dokumente. Im Folgenden finden Sie alles Wissenswerte darüber, was dynamische Dokumente sind, wer sie verwenden sollte und wie ihre Funktionen Ihnen helfen können, Ihr Team produktiver zu machen und Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren.

Was ist ein dynamisches Dokument?

Ein dynamisches Dokument ist ein digitales Dokument, das ständig aktualisiert wird. Es kann von mehreren Benutzern aufgerufen und bearbeitet werden, und Änderungen und Korrekturen werden sofort berücksichtigt, ohne dass das Dokument neu veröffentlicht oder erneut versendet werden muss. Ein dynamisches Dokument kann Inhalte aus verschiedenen externen Quellen oder dauerhafte Links zu diesen enthalten, z. B. ein dynamisches Textdokument mit Informationen aus einer externen Kalkulationstabelle. Das Ausgabedokument ändert sich immer dann, wenn eine neue Eingabe die Quelle verändert. Das bedeutet, dass ein dynamisches Dokument wie ein Datenprogramm funktioniert, bei dem die Daten gleichzeitig ständig aktualisiert werden. Jedes Mal, wenn die Datei aufgerufen wird, enthält sie neuere, relevantere und aktuellere Informationen. Das mag nach etwas wirklich Revolutionärem klingen, was es auch ist, aber es ist nichts übermäßig Kompliziertes oder Unüberschaubares – wenn Sie jemals ein Google-Dokument verwendet haben, sind Sie mit dynamischen Dokumenten vertraut. Ein weiteres gutes Beispiel für ein dynamisches Dokument sind Wikipedia-Artikel, deren Seiten von entfernten Autoren geändert und bearbeitet werden können, wobei die Aktualisierungen sofort jedem angezeigt werden, der die Seite besucht.

Die Vorteile der Verwendung dynamischer Dokumente

Dynamische Dokumente sind:

  • portabel, leicht zugänglich und gemeinsam nutzbar, was Zeit spart;
  • immer auf dem neuesten Stand für eine bessere Zuverlässigkeit und Versionskontrolle;
  • sind Eigentum mehrerer Benutzer mit definierten Rollen für eine bessere Zusammenarbeit.

Sehen wir uns jede dieser Eigenschaften im Detail an.

Im Gegensatz zu statischen Dokumenten, die auf Ihrem Laufwerk oder Server darauf warten, gefunden und weitergegeben zu werden, sind dynamische Dokumente leicht gemeinsam nutzbar, d. h. sie können von jedem, der sie benötigt, aufgerufen, leicht verknüpft und im Handumdrehen von mehreren Benutzern gleichzeitig geöffnet werden. Stellen Sie sich vor, Sie müssen eine Präsentation für einen potenziellen Kunden erstellen. Sie bereiten den Text und die numerischen Daten vor, Ihr Designer arbeitet an der visuellen Darstellung und Ihr Chef muss alles absegnen, bevor Sie die Bühne betreten. Bei statischen Dokumenten müssten Sie sich mit Ihrem Designer in Verbindung setzen, Entwürfe hin- und herschicken, um sicherzustellen, dass die Folien und Bilder so aussehen, wie Sie es wollen, und dann den endgültigen Entwurf an den Chef schicken, nur um festzustellen, dass Sie sieben Änderungen an drei Folien vornehmen müssen, zum Designer zurückkehren und wieder von vorne anfangen. Mit einem dynamischen Dokument können Sie alle Änderungen in ein und derselben Datei vornehmen, wobei jeder von dem Gerät, das Sie gerade zur Hand haben, gleichzeitig auf das dynamische Präsentationsdokument zugreifen kann, ohne dass Sie irgendwelche Rohfassungen hin- und herschieben und ein Dutzend Besprechungen ansetzen müssen.

Statische Dokumente eignen sich zwar gut für die Archivierung als historische Referenz, aber sie sind unbrauchbar, wenn es darum geht, den Überblick über die Änderungen sowie die Auslöser und Autoren dieser Änderungen zu behalten. Wenn Sie schon einmal versucht haben, einen Bericht zur Überprüfung an drei verschiedene Personen zu senden, wissen Sie, dass Sie am Ende drei verschiedene Versionen zurückbekommen, die bearbeitet, hinzugefügt und aktualisiert wurden, was bedeutet, dass Sie Zeit brauchen, um alles wieder zu einem einzigen Dokument zusammenzufügen. Bei einem dynamischen Dokument können Sie sofort sehen, wer die Änderungen vorgenommen hat (und wann und warum), und Sie müssen nicht erst prüfen, welche Version Ihres Dokuments die neueste und vollständigste ist.

Erinnern Sie sich noch daran, wie Sie Ihrem Teamkollegen eine Nachricht schreiben und ihn bitten mussten, seinen Posteingang zu überprüfen und sich bei Ihnen zu melden, nachdem er den Bericht heruntergeladen, durchgelesen, hinzugefügt und zurückgeschickt hatte? Oder Ihren Kunden anrufen mussten, um ihn daran zu erinnern, dass Sie bereits eine Reihe von Mockups verschickt haben, die auf seine Genehmigung warten? Erinnern Sie sich daran, wie lange es dauerte, die Beiträge der einzelnen Beteiligten zu sammeln und das Dokument entsprechend zu überarbeiten? Mit dynamischen Dokumenten können Sie die Beteiligten dazu ermutigen, an einer gemeinsamen Vision in einem einzigen Bereich zusammenzuarbeiten, und zwar jeder auf seinem eigenen Gerät und in dem Tempo und zu der Zeit, wie es ihm gerade passt. Ein dynamisches Dokument hat den weiteren Vorteil, dass es “weiß”, wer ein bestimmter Benutzer ist und welche Rolle er hat, d. h. es gibt ihm die von Ihnen festgelegten Zugriffsrechte. Jetzt brauchen Sie nicht mehr zu fragen, ob Sie die Idee Ihres Stakeholders richtig verstanden oder visualisiert haben – Sie können ihm die Möglichkeit geben, seine Vorschläge direkt in Ihr dynamisches Dokument einzubringen und sich so stärker zu beteiligen.

Wer sollte ein dynamisches Dokument verwenden?

Teamarbeit wird mittlerweile in fast jeder Stellenbeschreibung in einem dynamischen Unternehmen als eine erwünschte Fähigkeit genannt. Manager kennen sie sind daher bestrebt, die Mitarbeiter zu ermutigen, gemeinsam zu denken und zu träumen, nachzudenken und sich Gedanken zu machen, um auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten. Der Schlüssel zum Aufbau eines starken Teams liegt darin, solche Beiträge willkommen zu heißen. Dynamische Dokumente sind ein hervorragendes Instrument, um Menschen Raum für den Austausch und die Verfeinerung von Ideen zu geben, da sie sich hervorragend für die Arbeit in einer Teamumgebung eignen.

Nehmen wir an, Sie brauchen ein Brainstorming für ein paar Ideen. Es gibt viele Brainstorming-Techniken, eine davon besteht darin, auf Ideen aufzubauen, die von anderen vorgeschlagen wurden. Sie können ein dynamisches Dokument erstellen, auf das jedes Teammitglied Zugriff hat, um ein oder zwei Ideen einzubringen. Jeder Teilnehmer arbeitet dann eine von einem Kollegen skizzierte Idee weiter aus, indem er der “Ja, und…”-Methode. Was auch immer Sie mit Ihrem Brainstorming bezwecken wollen, vom Markenimage mit Ihrem PR- und Marketingteam bis hin zu einem neuen Produkt mit Ihrer F&E-Abteilung, dynamische Dokumente sind genau die richtigen Instrumente, um den Austausch und die Ausarbeitung von Ideen zu fördern, insbesondere in den heute weit verbreiteten Remote-Arbeitsumgebungen.

Da ein Team jedoch definiert ist als “eine Anzahl von Personen, die als Gruppe zusammenarbeiten, um etwas zu erreichen”, geht die praktische Anwendung dynamischer Dokumente zur Förderung der Teamarbeit über die üblichen Verkaufsteams, HR-Teams, Marketingteams usw. hinaus. Je nachdem, was Sie erreichen wollen, können Sie mit Ihren Kunden zusammenarbeiten, um sie in die Erarbeitung der besten Lösung für ihre geschäftlichen Anforderungen einzubeziehen, oder mit Ihren Endbenutzern, um Produktfeedback zu erhalten und so die Benutzererfahrung zu verbessern. Sie können dies sogar mit Ihren Familienmitgliedern nutzen, um Ihre Hausarbeiten oder Freizeitaktivitäten zu planen, Ihre Familienausgaben zu verfolgen oder Ihre Einkaufsgewohnheiten zu verbessern. Ja, kein Scherz – Sie können dynamische Dokumente mit unterschiedlichem Zugriff für jedes Familienmitglied erstellen und ihnen so die Möglichkeit geben, gemeinsame Aktivitäten zu planen, Einkaufslisten zu erstellen und zu verwalten, eine Rotation von Hausarbeiten durchzuführen und den Überblick über anstehende Besorgungen zu behalten.

Hauptmerkmale eines dynamischen Dokuments

Es gibt verschiedene Arten von dynamischen Dokumenten, aber die meisten haben die folgenden Eigenschaften gemeinsam:

  • Werkzeuge zum Vorschlagen und Bearbeiten ermöglichen es Ihnen, Kommentare und Feedback zu geben.
    Das bedeutet, dass jedes beteiligte Teammitglied Vorschläge zur Verbesserung eines bestimmten Elements machen, genauere Informationen liefern und Korrekturen anbieten kann.
  • Mit den Werkzeugen für die gemeinsame Nutzung können Sie einen einfachen Zugriff auf das Dokument mit den von Ihnen gewünschten Rechten ermöglichen.
    In der Regel müssen Sie nur einen Link erstellen, über den Sie mit nur einem oder zwei Klicks von jedem Gerät, zu jeder Zeit und an jedem Ort auf Ihr dynamisches Dokument zugreifen können.
  • Aufzeichnungswerkzeuge helfen bei der Speicherung des Dokumentenverlaufs.
    Sie stellen sicher, dass Sie die Dynamik der Änderungen Ihres Dokuments sehen, Versionen vergleichen, die Autoren jeder Änderung verfolgen und in der Regel zu einer früheren Version zurückkehren können, falls erforderlich.

Der Werkzeugkasten hat zwar die meisten Schlüsselfunktionen gemeinsam, kann sich aber von einem Anbieter dynamischer Dokumente zum anderen unterscheiden. Zum Beispiel ist der FuseBase (ehemals Nimbus) ermöglicht es Ihnen, Rich-Media-Notizen zu erstellen, sie zu längeren Erzählungen zu erweitern, Querverweise hinzuzufügen, verschiedene Teammitglieder zu erwähnen und ihnen mit nur wenigen Klicks bestimmte Aufgaben zuzuweisen – zusätzlich zu vielen anderen Funktionen.

Beispiele für dynamische Dokumententools

Hier ist nur eine kurze Liste:

  • FuseBase (ehemals Nimbus)
  • Google Docs
  • Google Tabellen
  • Google Folien
  • Google Daten-Studio
  • Visme
  • Notion
  • Evernote

Jedes dieser Tools hat seine eigenen Anwendungen, und Ihre Wahl muss von der Aufgabe abhängen, die Sie zu lösen versuchen. Es gibt Tools, die am besten mit Text- oder numerischen Daten, mit Videos oder Bildern, mit Datenbanken und Kalendern arbeiten, was auch immer. Eines ist sicher: Wenn Sie anpassungsfähiger und dynamischer werden wollen, wenn Sie Zeit bei der Informationssuche sparen und lästige Dateiverluste vermeiden wollen, wenn Sie Ihr Team näher zusammenbringen und Ihre Stakeholder in den Erstellungsprozess einbeziehen wollen, um verblüffende Ergebnisse zu erzielen, dann sind Sie mit dynamischen Dokumenten sicher besser bedient.

How to Use Dynamic Documents for Your Business Success. Image by FuseBase

Dynamik ist das Heute und Morgen der digitalen Welt, und FuseBase (ehemals Nimbus) kann Ihr zuverlässiger Führer in diese neue dynamische Welt sein!

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