Wichtige Dokumente für Unternehmen: 10 Beispiele

Jedes Unternehmen benötigt Dokumente, aber nicht alle investieren die Zeit oder die Ressourcen, um die für ihren Erfolg wichtigen Dokumente zu führen.

Die richtigen Dokumente sind wichtig, denn sie schützen Sie vor unrechtmäßigen Handlungen wie Betrug, schützen Ihre Kunden und sorgen für einen reibungslosen Geschäftsablauf.

Es gibt viele Arten von Dokumenten, die jedes Unternehmen benötigt, von Kaufverträgen über Rechnungen bis hin zu Mitarbeiterhandbüchern.

Die richtigen Dokumente helfen Ihnen, kluge Entscheidungen zu treffen, Risiken zu verringern und Geld zu sparen. Außerdem helfen sie Ihnen, Ihr Unternehmen effizienter zu führen.

Hier finden Sie die zehn wichtigsten Arten von Geschäftsdokumenten, die Sie unabhängig von der Art Ihres Unternehmens unbedingt benötigen.

Definition von Geschäfts – und Unternehmensdokumenten

Obwohl die Begriffe oft synonym verwendet werden, ist es sinnvoll, zunächst den Unterschied zwischen Geschäfts- und Unternehmensdokumenten zu verstehen.

Ein Geschäftsdokument wird in der Regel für interne Zwecke innerhalb einer Organisation verwendet. Es ist ein Kommunikationsmittel für die Mitarbeiter eines Unternehmens. Ein Geschäftsdokument ist in der Regel in einfacher Sprache verfasst und dient in erster Linie der Information der Mitarbeiter.

In Geschäftsdokumenten wird dargelegt, wie ein Unternehmen arbeitet. Sie können Informationen wie den Namen des Unternehmens, seine Adresse, Kontaktdaten, die Eigentümerstruktur, das Managementteam, interne Prozesse und die Angabe aller relevanten Lizenzen oder Vereinbarungen enthalten.

Im Gegensatz dazu wird ein Unternehmensdokument in der Regel für externe Adressaten erstellt. Unternehmensdokumente sind in der Regel formeller und enthalten oft Fachjargon. Unternehmensdokumente richten sich an Kunden und potenzielle Kunden.

Ein Unternehmensdokument dient dazu, potenzielle Investoren, Aktionäre, Kreditgeber, Behörden und die Öffentlichkeit zu informieren. Darüber hinaus geben Unternehmensdokumente Aufschluss über den rechtlichen Status des Unternehmens, einschließlich seiner Registrierungsnummer, Lizenznummern und anderer relevanter Genehmigungen.

Es ist jedoch nicht ungewöhnlich, dass viele Unternehmen Geschäftsdokumente und Firmendokumente als gleichwertig ansehen und verwenden, ohne zwischen ihnen zu unterscheiden.

Warum sind Geschäftsdokumente wichtig?

Unabhängig davon, ob Sie sie als Geschäfts- oder Unternehmensdokumente betrachten, sind sie aus vielen Gründen wichtig, die im Folgenden aufgeführt sind.

1. Verfolgen Sie Ihre Unternehmensfinanzen

Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen oder Rechnungen sind notwendig, um zu wissen, wie es um Ihr Unternehmen steht.

2. Schützen Sie Ihr geistiges Eigentum

Dazu gehören juristische Verträge und Vereinbarungen, Lizenzen und andere Dokumente, die für die legale Tätigkeit Ihres Unternehmens erforderlich sind. Sie tragen dazu bei, Ihr Unternehmen vor betrügerischen Forderungen oder Klagen zu schützen. Außerdem schützen sie Ihr Unternehmen vor Haftungsansprüchen.

3. Verwalten Sie Ihre Unternehmensabläufe

Dies kann Standardbetriebsverfahren, Richtlinien und die Verwaltung der Mitarbeiterleistung umfassen. Sie stellen sicher, dass Ihr Unternehmen in allen Abteilungen einheitlich arbeitet. Jedes Unternehmen wird es allen Beteiligten leichter machen, wenn es zeigen kann, wie es seine Geschäfte führt.

4. Einhaltung von Vorschriften

Jedes Unternehmen muss die gesetzlichen Bestimmungen und behördlichen Vorschriften einhalten, um Geldbußen und Strafen zu vermeiden. Wenn Sie über Dokumente verfügen, die die Einhaltung der Vorschriften gewährleisten, können Sie Ihren Kunden und Mitarbeitern einen guten Service bieten.

5. Effektiv kommunizieren

Die richtigen Dokumente können als Vorlage für die Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitern und anderen Beteiligten dienen. Dies trägt zur Schaffung einer gesunden Kultur in Ihrem Unternehmen bei.

Arten von Geschäftsdokumenten

Unternehmensverträge, Vereinbarungen, Regeln, Prozesse, Formulare, Checklisten, Geschäftsversicherungen und Verfahren sind nur einige Beispiele.

Sie stellen sicher, dass jeder, der mit Ihrem Unternehmen zu tun hat, weiß, was passiert, wenn bestimmte Umstände eintreten. Sie können auch als Nachweis für Vereinbarungen dienen, die Ihr Unternehmen bei Verhandlungen oder anderen Gesprächen getroffen hat.

Beispiele für die Arten von Geschäftsdokumenten sind

• Verträge, die für jede Art von formeller Geschäftsbeziehung unerlässlich sind.
• Vereinbarungen, die festlegen, was enthalten ist, wenn zwei oder mehr Parteien eine geschäftliche Zusammenarbeit vereinbaren.
• Richtlinien, die Regeln und Vorschriften für bestimmte Bereiche Ihres Unternehmens festlegen.
• Checklisten, in denen Prozesse und die Arbeitsweise Ihres Unternehmens detailliert beschrieben werden.

Dokumente, die Ihr Unternehmen haben sollte

Im Folgenden finden Sie eine Liste der Dokumente, die Ihr Unternehmen haben sollte, damit Sie allen rechtlichen Verpflichtungen nachkommen und reibungslos arbeiten können.

1. Unternehmensrichtlinien

Eine Unternehmenspolitik sollte klare Aussagen darüber enthalten, was ein akzeptables Verhalten am Arbeitsplatz ausmacht. Die Unternehmensrichtlinien helfen den Mitarbeitern, die Verhaltensregeln zu verstehen und zu wissen, was unangemessenes Verhalten darstellt.

Diese Richtlinien können auch dazu dienen, Konflikte zwischen Mitarbeitern zu lösen und sich vor rechtlichen Schritten zu schützen.

2. Unternehmensverträge

Ein Unternehmensvertrag ist eine rechtsverbindliche Vereinbarung zwischen Mitarbeitern, Unternehmen oder Körperschaften. Es handelt sich um ein schriftliches Dokument, mit dem Ihr Unternehmen die Bedingungen der Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Parteien festlegen kann.

Bei der Erstellung eines Unternehmensvertrags sind einige Faktoren zu berücksichtigen.

• Was wird im Unternehmensvertrag geregelt?

Der Hauptzweck eines Unternehmensvertrags besteht darin, klar festzulegen, was alle Parteien gemeinsam zu erreichen beabsichtigen. Dazu gehört auch, dass festgelegt wird, was geschehen muss, um Erfolg zu haben.

• Wer unterschreibt den Unternehmensvertrag?

Mit der Unterzeichnung eines Unternehmensvertrags erklären Sie sich im Wesentlichen damit einverstanden, sich an die Bedingungen des Vertrags zu halten. Daher ist es wichtig zu wissen, wer den Vertrag ändern kann. Wenn Sie einen Unternehmensvertrag ändern wollen, ohne die andere Partei zu konsultieren, könnten Sie sich einer Vertragsverletzung schuldig machen.

• Wie kann man einen Vertrag kündigen?

Wenn Ihr Unternehmen beschließt, dass Sie nicht mehr im Rahmen des Vertrags weiterarbeiten wollen, müssen Sie wissen, wie Sie den Unternehmensvertrag vorzeitig beenden können. Sie sollten nach Möglichkeit vermeiden, Verträge vorzeitig zu beenden, da dies zu Problemen für Ihr Unternehmen und die Beteiligten führen kann.

3. Kundenvereinbarung

Der Umfang eines Auftrags und die Dienstleistungen, die ein Unternehmen erbringt, sollten in einer Kundenvereinbarung festgelegt werden. Es muss festgelegt werden, was zu tun ist, wie lange es dauern wird und welche Art von Leistungen zu erbringen sind.

Die offizielle Aufzeichnung der zu ergreifenden Maßnahmen hängt von der Kommunikation zwischen Ihrem Unternehmen und einem Kunden ab. Eine Kundenvereinbarung dient auch als Nachweis für die geleistete Arbeit.

4. Dokumentation der Unternehmenssatzung

Die Dokumentation der Geschäftsordnung ist wichtig, damit Sie wissen, welche Regeln für Ihr Unternehmen gelten. Dazu gehören Dinge wie Richtlinien, Verfahren und Unternehmensverträge. Wenn Sie die Geschäftsordnung nicht dokumentieren, könnten Sie später Probleme bekommen.

Es kann sein, dass Sie gar nicht merken, dass es ein Problem im Unternehmen gibt, bis jemand es anspricht. Sie können dies vermeiden, indem Sie jederzeit eine genaue Kopie der Satzung Ihres Unternehmens zur Verfügung haben.

5. Verträge für Auftragnehmer

Auftragnehmer sollten immer Dokumente aufbewahren, die in rechtlichem Zusammenhang mit der Arbeit stehen, mit der sie von Ihrem Unternehmen beauftragt wurden. Dazu können Rechnungen, Kostenvoranschläge, Bestellungen, Änderungsanträge, Fortschrittsberichte usw. gehören. Wenn Sie das nicht tun, könnten Sie am Ende den falschen Betrag bezahlen oder in Rechnung stellen.

Vertragsvereinbarungen sollten alle Bedingungen eines Projekts enthalten, einschließlich der Frist, der Zahlungsmethode und anderer relevanter Informationen, wie Namen, Telefonnummern, Adressen, E-Mail-Adressen usw. von Unterauftragnehmern.

Wenn Sie eine Partnerschaftsvereinbarung mit einem Unternehmen abschließen möchten, können Sie ein Exemplar des Vertrags von den Subunternehmern unterschreiben lassen, während Sie ein weiteres unterzeichnen.

6. Dokumente zur Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften

Die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften, Richtlinien und Spezifikationen, die für die Prozesse eines Unternehmens relevant sind, wird als Compliance bezeichnet.

Verstöße gegen die Einhaltung von Vorschriften haben oft rechtliche Sanktionen zur Folge, darunter Strafen oder Geldbußen. Mit diesen Dokumenten können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen die Vorschriften einhält und sich an die Gesetze hält.

7. Arbeitsverträge

Ein Arbeitsvertrag ist ein wesentlicher Bestandteil der Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Dieses Dokument trägt dazu bei, die Verantwortlichkeiten des Unternehmers und des Arbeitnehmers festzulegen, und schafft Klarheit über die Erwartungen.

Neben der Festlegung der Rollen und der Vergütung enthält er auch wichtige Informationen wie die Dauer des Vertrags, Kündigungsbestimmungen und Abfindungen.

Denken Sie bei der Erstellung von Arbeitsverträgen für Unternehmen an Folgendes:

• Seien Sie konkret.
• Gehen Sie ausreichend ins Detail, damit die Mitarbeiter ihre Aufgaben verstehen und wissen, warum sie wichtig sind.
• Verwenden Sie eine Sprache, die die Kultur Ihres Unternehmens widerspiegelt.
• Fügen Sie Beispiele für Aufgaben hinzu, die von anderen in ähnlichen Positionen ausgeführt werden.
• Fügen Sie Verweise auf Richtlinien und Verfahren ein.
• Halten Sie das Dokument auf dem neuesten Stand.

8. Vertraulichkeitsvereinbarungen

Eine Vertraulichkeitsvereinbarung ist eine vertrauliche Unterzeichnung zwischen zwei oder mehreren Parteien. Die Vertraulichkeitsvereinbarung muss definiert werden. Eine Partei verpflichtet sich, bestimmte Informationen über die andere Partei geheim zu halten und gleichzeitig deren Eigentumsinteressen zu schützen.

Sie dient dazu, Ihr Unternehmen vor dem Bekanntwerden sensibler Daten zu schützen. Außerdem schützt sie Ihr Unternehmen davor, wegen des Diebstahls von geistigem Eigentum verklagt zu werden.

9. Datenschutzrichtlinien

Eine Datenschutzrichtlinie hilft den Kunden zu verstehen, welche Daten Ihr Unternehmen über sie sammelt, wie Sie sie verwenden und ob Sie sie an Dritte weitergeben werden.

Viele Unternehmen verfassen keine wirksamen Datenschutzrichtlinien, weil sie sich ihrer rechtlichen Anforderungen nicht bewusst sind. Dies kann zu Problemen führen, wenn sich Kunden über Datenschutzprobleme beschweren.

Um mögliche rechtliche Probleme zu vermeiden, sollten Sie wissen, welche Informationen Sie offenlegen müssen und welche Sie für sich behalten können.

Hier sind einige grundlegende Dinge, die Sie über die Erstellung wirksamer Datenschutzrichtlinien wissen müssen.

• Welche Informationen werden Sie sammeln?
• Wie werden Sie diese Informationen verwenden?
• Warum sammelt Ihre Website diese Informationen?
• An wen werden sie weitergegeben?
• Brauchen Sie eine Einwilligung, um persönliche Daten zu sammeln?

10. Versicherungsunterlagen für Unternehmen

Geschäftsversicherungsdokumente sind wichtig, weil sie die Bedingungen für die Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens festlegen. In dieser Art von Geschäftsunterlagen wird beschrieben, welche Risiken durch die Police abgedeckt sind, wie viel Geld Sie jeden Monat auszahlen und ob Sie bestimmte Aufzeichnungen führen müssen.

Es sollte jährliche Geschäftsberichte geben, die historische Informationen über die Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens enthalten.

Einige Unternehmen bieten je nach Risiko unterschiedliche Deckungssummen an. Einige Unternehmen möchten zum Beispiel ihr Eigentum versichern, während andere sich für eine Haftpflichtversicherung entscheiden.

Welche Versicherung Sie für Ihr Unternehmen wählen, hängt von Ihrer Branche, Ihrer Größe und Ihrem Standort ab.

Digitale Dokumentation oder Papierdokumentation

Ein digitales Dokumentationssystem ermöglicht es Ihnen, Geschäftsdokumente schnell an alle weiterzugeben, die sie benötigen.

Hier sind einige Vorteile der digitalen Dokumentation.

1. Einfaches Erfassen und schneller Zugriff auf Informationen

Sie können die Suchfunktion in jeder Anwendung nutzen, um bestimmte Informationen zu finden. Sie können auch Dateien an E-Mails anhängen, so dass die Empfänger sie leicht einsehen können.

Dadurch sind die Informationen leicht zugänglich, da sie sowohl auf mobilen Geräten wie Smartphones und Tablets als auch auf Desktop-Computern angezeigt werden können.

2. Leichter zu aktualisieren

Wenn Sie an einer elektronischen Version eines Geschäftsdokuments arbeiten, können Sie den Text einfach bearbeiten und speichern. Wenn Sie eine PDF-Datei erstellen, können Sie neue Seiten hinzufügen oder bestehende Seiten ändern.

Dies hilft Ihrem Unternehmen, die vorgenommenen Änderungen zu verfolgen. Außerdem bietet es einen Prüfpfad, der helfen kann, Fehler und Auslassungen zu erkennen.

3. Kein Druck erforderlich

Es ist einfacher und schneller, ein Dokument per E-Mail zu versenden, anstatt es auszudrucken. Das bedeutet weniger Papierabfall und mehr Zeitersparnis.

4. Mehr Sicherheit

Online-Speichersysteme bieten Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und Passwortschutz, wodurch Ihre Dokumente besser geschützt sind. Es ist einfacher, Sicherungskopien zu erstellen, und Sie können außerdem sicherstellen, dass nur befugte Benutzer darauf zugreifen können.

5. Weniger Speicherplatz erforderlich

Da die Dokumente auf Online- oder Cloud-Servern gespeichert werden, müssen Sie keine physischen Kopien davon aufbewahren. Da sie von mehreren Personen gemeinsam genutzt werden können, müssen auch keine doppelten Versionen desselben Dokuments gespeichert werden.

Papierdokumente eignen sich hervorragend für die Erfassung von Informationen unterwegs. Dies ist nützlich, wenn Sie auf Reisen sind oder Besprechungen abhalten.

Hier sind einige Vorteile der Papierdokumentation.

1. Übliche Art der Kommunikation mit Kunden oder Interessengruppen

Wenn Sie sich mit jemandem persönlich treffen, ist es einfach, Ideen auszutauschen und Probleme zu besprechen. Die Verwendung von Papierdokumenten kann diesen Prozess noch reibungsloser gestalten.

2. Kann offline verwendet werden

Sie können sich während einer Besprechung Notizen machen, ohne eine Internetverbindung zu haben. So können Sie sich an das Besprochene erinnern und sicherstellen, dass Sie alles Notwendige festhalten.

3. Einfacher für Brainstorming-Sitzungen

Es gibt zwar viele digitale Apps für Brainstorming-Sitzungen, aber wenn Sie etwas aufschreiben, kommen Sie auf bessere Ideen und kreativere Lösungen. Manche Menschen ziehen es vor, Dinge zu schreiben, anstatt sie zu tippen.

4. Leicht zu lesen

Das Layout von Papierdokumenten ist einfach. Sie müssen sich keine Gedanken über Formatierung oder Schriftarten machen. Solange der Inhalt klar und gut lesbar ist, sind handschriftliche Notizen genauso effektiv wie gedruckte Notizen.

5. Besser für den Ideenaustausch

Sie können Papierdokumente problemlos an andere Teammitglieder weitergeben. Sie können jederzeit ausgedruckt und weitergegeben werden, da Papier leicht und tragbar ist.

Hier sind einige Nachteile von Papierdokumenten.

1. Sie können nicht sofort aktualisiert werden

Jedes Mal, wenn Sie etwas ändern, müssen Sie es nach der Änderung ausdrucken, bevor Sie es weitergeben können. Das kostet Zeit und verursacht weitere Druckkosten.

2. Schwerer zu durchsuchen

Das Durchsuchen großer Mengen von Papier kann schwierig sein. Sie müssen unter Umständen jede einzelne Seite durchsuchen, um die relevanten Informationen zu finden.

3. Nicht immer tragbar

Es ist nicht immer praktisch, gedruckte Dokumente mit sich herumzutragen. Das bedeutet, dass Sie die benötigten Informationen möglicherweise nicht immer zur Hand haben. Das kann zu Problemen führen, vor allem, wenn Sie an einem anderen Ort arbeiten.

4. Sie können beschädigt werden

Wenn Sie beim Umgang mit Papierdokumenten unvorsichtig sind, können diese zerrissen oder verbogen werden. Das kann das Lesen und Verstehen der Informationen erschweren.

5. Teuer

Das Drucken von Dokumenten kann teuer sein. Wenn Sie viele Kopien erstellen wollen, wird es teurer. Das bedeutet, dass Sie darauf achten müssen, was Sie ausdrucken.

Ob Sie sich für eine digitale oder eine Papierdokumentation entscheiden, hängt von Ihren geschäftlichen Anforderungen und der Branche ab, in der Sie tätig sind.

Bewährte Praktiken der Unternehmensdokumentation und wie man sie anwendet

Viele Unternehmen scheitern, weil sie der richtigen Dokumentation nicht genügend Aufmerksamkeit schenken. Dazu gehört alles, von Unternehmensverträgen bis hin zu Richtlinien und Verfahren. Viele Unternehmen halten nicht fest, was für ihren Erfolg wichtig ist.

Im Folgenden finden Sie einige bewährte Verfahren, mit denen Sie kostspielige Fehler vermeiden und Ihre Unternehmensdokumentation richtig aktualisieren können.

• Erstellen Sie einen Geschäftsplan.
• Organisieren Sie Ihre wesentlichen Prozesse und legen Sie fest, wie diese miteinander in Beziehung stehen.
• Vergewissern Sie sich, dass die gesamte Dokumentation auf dem neuesten Stand der Praxis ist.
• Halten Sie sie einfach und verwenden Sie, wenn nötig, Bilder oder Diagramme.
• Überprüfen Sie Ihre Unternehmensrichtlinien und -prozesse regelmäßig.

Da der Erfolg Ihres Unternehmens von der Qualität der Dokumentation abhängt, ist es wichtig, dass Sie die richtige Dokumentation haben.

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