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Sehen Sie, wie Sie mit FuseBase ein effektives Arbeitsmanagementsystem implementieren

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Teamarbeit

Warum brauchen Sie ein Work Management System?


Angesichts der vielen Dinge, die um Ihre Aufmerksamkeit konkurrieren, ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie wissen, worauf Sie sich konzentrieren müssen und wie Sie Ihre Zeit effektiv nutzen können, wenn Sie Ihre Arbeit erledigen wollen.

Ein gutes Arbeitsmanagementsystem sorgt dafür, dass Sie organisiert sind und sich auf das Wesentliche konzentrieren können, während Sie gleichzeitig darüber informiert werden, was Sie wissen müssen, um Ihre Prioritäten zu erfüllen.

Was ist Arbeitsmanagement?

Why You Need a Work Management System and How to Use It. Image by FuseBase

Unter Arbeitsmanagement versteht man die Überwachung des Informationsflusses und der Arbeitsabläufe in einem Unternehmen. Dies kann betriebliche Abläufe, die Kommunikation mit Teammitgliedern und Kunden, die Planung von Arbeitsprojekten und die Verfolgung von Zielen umfassen.

Ohne Arbeitsmanagement können Sie Geld verschwenden, die Kosten erhöhen und die Effizienz verringern. Bei der Arbeitsverwaltung geht es um Planung, Ausführung und die Erledigung der richtigen Dinge.

Wenn Sie ein Arbeitsmanagementsystem haben, verfügen Sie über Verfahren und Prozesse, die es jedem ermöglichen, in seiner Rolle erfolgreich zu sein.

Arbeitsmanagement bezieht sich auf den Einsatz von Managementmethoden zur Verwaltung von Zeitressourcen in der Teamarbeit. Arbeitsmanagement zielt darauf ab, die Qualität von Arbeitsprozessen und Projekten zu verbessern. Arbeitsmanagement ist wichtig für die Kontrolle des Projektumfangs, um Probleme beim Ressourcen- und Zeitmanagement zu vermeiden. Beide Methoden dienen der Rationalisierung dieser Prozesse, um die Anforderungen der Beteiligten besser zu planen und zu erfüllen, die Ressourcen zu kontrollieren und die Leistung zu bewerten.

Was ist ein Arbeitsverwaltungssystem?

Ein Arbeitsverwaltungssystem ist eine Softwareanwendung, die für die Verwaltung von Prozessen, Projekten, Aufgaben, Fristen, Ressourcen und mehr entwickelt wurde.

Ein Arbeitsmanagementsystem ist ein Managementwerkzeug und eine Technik, die bei der Verwaltung von Aufgaben, Ressourcen und Zeit von Teams hilft. Die meisten modernen Arbeitsverwaltungssysteme sind weitgehend von Arbeitsverwaltungssoftware abhängig, da sie es Organisationen ermöglicht, bei Projekten zusammenzuarbeiten, um die Produktivität zu kontrollieren.

Dies ist eine Funktion der Work Manager Software, die notwendig ist. Typischerweise sind Arbeitsmanagementsysteme so aufgebaut, dass die Komponenten der Tools in andere Projekte integriert werden können. Dazu gehören Ressourcenmanagement, Teamarbeit, Zeit- und Auftragsmanagement, Budgetierung, Berichterstattung und mehr.

Was Sie mit einem Arbeitsverwaltungssystem tun können

  • Den Fortschritt von Projekten verfolgen.
  • Aufgaben zuweisen.
  • Fälligkeitstermine festlegen.
  • Behalten Sie den Überblick über verwendete und benötigte Ressourcen.
  • Arbeitsmeilensteine erstellen.
  • Verfolgen Sie Budgets.
  • Organisieren Sie Arbeits- und Projektdateien.
  • Arbeitsdateien oder Dokumente mit anderen Teammitgliedern teilen.
  • Gemeinsam an Dokumenten arbeiten.
  • Kommunikation zwischen Teammitgliedern verwalten.
  • Kommunikation mit Kunden und Auftraggebern.
  • Verwendung von Berichten zur Analyse von Arbeitsidentifikationsdaten.
  • Interne und externe Arbeitsereignisse planen.
  • Arbeitsbesprechungen ansetzen.
  • E-Mails verschicken.
  • Bleiben Sie organisiert und effizient, um Ihre beste Arbeit zu leisten.

Ein Arbeitsverwaltungssystem hilft Ihnen, Ihre täglichen Aktivitäten effektiver zu organisieren und auszuführen, so dass Sie weniger Zeit mit Routineaufgaben verbringen und sich mehr auf das große Ganze konzentrieren können.

Ein gut durchdachtes Arbeitsverwaltungssystem kann Ihr Leben einfacher und effizienter machen.

Bauen Sie ein System auf, das Ihren Arbeitsablauf mit FuseBase rationalisiert

Was sind Lagerverwaltungssysteme? Lagerverwaltungssysteme (LVS) bieten Einblick in den Unternehmensbestand und verwalten die Abwicklungsvorgänge in der gesamten Lieferkette.

Was tut ein Arbeitsverwaltungssystem?

Ein Arbeitsverwaltungssystem unterstützt Sie bei der Bewältigung Ihrer täglichen Aufgaben in mehrfacher Hinsicht.

Die wichtigsten Merkmale eines Arbeitsverwaltungssystems sind

  • Verwalten von Projekten, unabhängig davon, ob es sich um ein einzelnes Projekt oder um mehrere Projekte handelt.
  • Verfolgen von Aufgaben, einschließlich wiederkehrender Aufgaben, Routineaufgaben und lästiger Aufgaben.
  • Verwalten von Leads mithilfe der Kontaktmanagementfunktionen.
  • Zuweisung von Aufgaben an Teammitglieder über ein Arbeitsmanagement-Tool.
  • Zeitmanagement durch bessere Team- oder Online-Zusammenarbeit.
  • Organisieren Sie Aufgaben über eine Arbeitsverwaltungssoftware.
  • Verwalten Sie Arbeitsabläufe.
  • Fortschritte und Arbeitsstunden mit Hilfe von Zeiterfassungsoptionen verfolgen.
  • Verwalten Sie Arbeit und arbeitsbezogene Aufgaben.
  • Automatisieren Sie Routineaufgaben.
  • Erledigen Sie Aufgaben im Rahmen der Aufgabenorganisation.
  • Listen mit zu erledigenden Aufgaben erstellen.
  • Verwalten von Geschäftsprozessen.
  • Business-Intelligence-Analysen mit Hilfe der Berichtsfunktionen erstellen.
  • Erinnerungen an bevorstehende wichtige Ereignisse geben.
  • Überwachen Sie die Effizienz eines Teams und dessen Arbeitsbelastung mit Hilfe von Arbeitsmanagement-Tools.
  • Optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit der richtigen Arbeitsverwaltungssoftware.

Wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, Ihre Arbeitsabläufe zu verbessern, wird Ihnen ein Arbeitsverwaltungssystem helfen. Es ist leicht zu erkennen, warum ein Arbeitsverwaltungssystem mit der richtigen Arbeitsverwaltungssoftware ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Geschäftsprozesse ist.

Ganz gleich, ob Sie gerade erst anfangen, mit den besten Arbeitsmanagement-Tools oder Business-Apps können Sie die Zusammenarbeit im Team verbessern und agilere Teams in Ihrem Unternehmen entwickeln. Auch wenn es viel zu beachten gibt, wird sich die Wahl des richtigen Arbeitsverwaltungssystems langfristig auszahlen.

Arbeitsmanagementsysteme helfen Unternehmen, effektive Workflow-Strukturen zu schaffen, die auf allen Ebenen anwendbar sind. Dieser Plan zielt darauf ab, Geschäftsprozesse für interne oder virtuelle Mitarbeiter zu vereinfachen, um ihre Gewinne effektiv zu maximieren.

Arbeitsmanagement vs. Projektmanagement

Projektmanagement und Arbeitsmanagement haben unterschiedliche Vorteile, aber die Teamarbeit kann von beiden profitieren. Beide Methoden des Zeit- und Arbeitsmanagements im Team haben praktische Anwendungen. Der Hauptunterschied besteht jedoch darin, dass sich das Arbeitsmanagement auf die Verwaltung des Projektumfangs konzentriert und das Projektmanagement weitaus umfangreicher ist.

Sie können entweder ein kollaboratives Tool zur Unterstützung von Teams einsetzen oder eine Arbeitsmanagement-Software, ein Arbeitsmanagement-Tool oder eine Projektmanagement-Software verwenden. Projektmanager konzentrieren sich auf beide Aspekte und nutzen Business Intelligence für Echtzeit-Projektaufgaben und Projektaktivitäten.

Dies sind die Hauptunterschiede zwischen einem Arbeitsmanagementsystem und einer Projektmanagement-Software. Nicht alle Arbeitsmanagement-Tools verfügen über Aufgabenmanagement-Funktionen. Nicht jedes Aufgabenmanagement-Tool kann als Arbeitsmanagementsystem betrachtet werden.

Hauptmerkmale des Projektmanagements

  • Verwendet Projektmanagement-Software für die Zuweisung von Aufgaben.
  • Umfasst die Überwachung und Steuerung des Projektprozesses.
  • Erfordert die Erstellung eines Projektplans zur Verwaltung der Arbeit und der Zusammenarbeit im Team.
  • Es gibt Projektmanager, deren Aufgabe es ist, Projekte erfolgreich zu managen.
  • Verwendet eine Vielzahl von Aufgabenmanagement-Tools, wie Zeiterfassung und Aufgabenlisten, um den Projektstatus zu verfolgen, Aufgaben zuzuweisen und die Zeit zu verwalten.
  • Bietet Berichte und Dashboards zur Überwachung des Projektfortschritts.
  • Verfügt über ein breiteres Spektrum an Anwendungen als ein einfaches Arbeitsverwaltungssystem.
  • Verfolgt Projektmeilensteine und verfügt über Funktionen zur Ressourcenverwaltung.
  • Ermöglicht es Ihnen, für jeden Meilenstein Fristen zu setzen.
  • Ermöglicht Ihnen den Zugriff auf die für das Projekt benötigten Ressourcen.
  • Ermöglicht Ihnen die Kommunikation mit Teammitgliedern und anderen Beteiligten.
  • Hält die Teammitglieder über den Projektstatus auf dem Laufenden.
  • Bietet eine einfache Möglichkeit, Dateien zwischen Teammitgliedern auszutauschen.
  • Hilft Ihnen bei der Organisation und Priorisierung von Aufgaben und eignet sich besser für wiederkehrende Aufgaben und die Zeiterfassung.
  • Konzentriert sich auf die Verwaltung von Projekten und die Zuweisung von Aufgaben, indem es die Abhängigkeiten von Aufgaben nutzt.

Bei der Betrachtung von Projektmanagement-Funktionen ist es wichtig zu beachten, dass sie sich nicht gegenseitig ausschließen. Ein Projektmanagement-Tool oder eine Projektmanagement-Software kann auch zur Verwaltung der Arbeit verwendet werden. Wenn Sie alle Funktionen eines robusten Aufgabenmanagement-Tools benötigen, ist es ratsam, sich auf die richtige Projektmanagementsoftware zu konzentrieren.

Die wichtigsten Merkmale von Arbeitsmanagementsystemen

  • Konzentriert sich auf die Verwaltung des Projektumfangs und des Zeitplans.
  • Verfügt über Funktionen zur Aufgabenverwaltung.
  • Benötigt weniger Ressourcen und Personal, z. B. keine Projektmanager.
  • Es ist einfacher zu implementieren und zu warten.
  • Erfordert keine umfangreiche Schulung.
  • Kann von Unternehmen jeder Größe und mit jeder Workflow-Struktur verwendet werden.
  • Ermöglicht eine schnellere Entscheidungsfindung.
  • Bietet einen klaren Überblick über den Projektfortschritt.
  • Bietet detaillierte Berichte und Dashboards.
  • Bietet weniger Anwendungen.
  • Konzentriert sich auf die Verwaltung einzelner Aufgaben und Projekte.
  • Verwendet Arbeitsverwaltungssoftware für die Aufgabenverwaltung.
  • Ermöglicht die Verfolgung des Fortschritts und der für bestimmte Aufgaben aufgewendeten Zeit mithilfe der Zeiterfassung.
  • Weist Aufgaben an Teammitglieder zu.
  • Überwacht die Produktivität aller Teammitglieder.

Die Vorteile eines Arbeitsmanagementsystems sind:

  • Sie brauchen keinen Projektmanager, um es zu implementieren.
  • Hilft Ihnen, mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten und bietet Aufgabenmanagementfunktionen.
  • Es lässt sich leicht in Ihre bestehende Workflow-Struktur integrieren.
  • Ermöglicht Ihnen die Rationalisierung von Geschäftsprozessen.
  • Sie erhalten einen Überblick über die Leistung der Teammitglieder.
  • Bietet mehr Flexibilität bei der Arbeit aus der Ferne.
  • Erleichtert die Zusammenarbeit im Team.

Welche Lösung ist also besser? Die Antwort hängt von Ihren Bedürfnissen und Vorlieben ab. Wenn Sie lieber Projekte verwalten, ist ein solides Projektmanagement-Tool vielleicht die richtige Wahl für Sie. Wenn Sie lieber Ihre täglichen Aufgaben verwalten möchten, dann ist eine Arbeitsmanagementlösung die bessere Wahl. Eine Arbeitsverwaltungslösung bietet mehr Möglichkeiten als die Aufgabenverwaltung.

Je nach Art der Arbeit, die Sie verrichten, kann das Aufgabenverwaltungssystem einzeln oder zusammen verwendet werden. Die drei wichtigsten Vorteile sind: Rationalisierte Prozesse. Mit einem Aufgabenverwaltungssystem können Einzelpersonen die einem bestimmten Arbeitsablauf zugewiesenen Aufgaben verfolgen. Diese Erkenntnisse sind hilfreich, da sie helfen, Redundanzen, Ineffizienz und Engpässe zu erkennen, die behoben werden müssen. Verbesserte Leistung. Eine Anwendung zur Aufgabenverwaltung verringert die Zeit, die ein Mitarbeiter mit der Suche nach Informationen verbringen muss.

Die Vorteile eines Arbeitsverwaltungssystems

Sie brauchen ein Arbeitsverwaltungssystem, denn es bietet folgende Vorteile:

  • Zeitersparnis.
  • Bessere Entscheidungsfindung.
  • Erhöhte Arbeitseffizienz.
  • Geringere Fehler.
  • Verbesserter Kundenservice.
  • Genauere Berichterstattung.
  • Niedrigere Kosten durch intelligenteres Ressourcenmanagement.
  • Beseitigung von Doppelarbeit.
  • Verbesserte Arbeitskoordination.
  • Bessere Übersicht oder Transparenz der Abläufe.
  • Größere Verantwortlichkeit.
  • Einfacher Zugang zu allen Arbeitsverwaltungsinformationen.

5 Gründe für den Einsatz eines Arbeitsverwaltungssystems

1. Höhere Produktivität

Mit einem Arbeitsmanagementsystem können Teammitglieder problemlos an Projekten zusammenarbeiten, Ideen austauschen und effizient kommunizieren.

Das bedeutet, dass sie ihre Aufgaben schneller erledigen, als wenn sie ohne ein Arbeitsverwaltungssystem arbeiten.

Ein Arbeitsverwaltungssystem hilft auch bei der Überwachung der Arbeit, so dass Manager oder Teamleiter die Leistung überwachen und messen können. So können sie feststellen, wer seine Ziele erreicht und welche Änderungen an bestehenden Arbeitsabläufen vorgenommen werden müssen.

2. Senkung der Betriebskosten und Einsparung von Geld

Eine Arbeitsverwaltungssoftware ermöglicht ein besseres Ressourcenmanagement. Durch eine effektive Arbeitsverwaltung oder Arbeitsplanung können Sie Verschwendung in Ihren Prozessen vermeiden. Verschwendung bezieht sich auf doppelten Aufwand, sich wiederholende manuelle Aufgaben anstelle von Automatisierungen und genauere Zeitschätzungen für Aufgaben.

Wenn Verschwendung reduziert wird, erhöht sich die Gesamteffizienz eines Unternehmens, was zu Kostensenkungen und einer besseren Arbeitsverwaltung führt.

Dies ermöglicht es Managern und Teamleitern, sich mehr auf hochwertige Arbeitstätigkeiten statt auf alltägliche Aufgaben zu konzentrieren. Dies trägt zum Wachstum des Unternehmens bei.

3. Verbesserter Kundenservice

Mit einem Arbeitsmanagement-Tool oder einer Software sind Sie nicht mehr darauf angewiesen, dass sich Ihre Mitarbeiter daran erinnern, was sie zu tun haben. Denn alle Ihre Projekt- und Aufgabenmanagementaktivitäten werden dokumentiert und sind für alle sichtbar.

So können Sie die Kommunikation mit Ihren Kunden verbessern und besser mit ihnen zusammenarbeiten. Dies führt zu einer stärkeren Arbeitsbeziehung mit Ihren Kunden, da Ihr Kundendienststandard steigt.

4. Verbesserung der Teamarbeit

Obwohl ein Arbeitsmanagementsystem mehr ist als das Erstellen von Aufgabenlisten, ist es hilfreich, wenn Teammitglieder klare Ziele haben und wissen, wie sie ihre Zeit einteilen müssen, um diese zu erreichen.

Wenn man sich beispielsweise auf die Verbesserung eines bestehenden Arbeitsablaufs konzentriert, können die Teammitglieder durch die Einführung eines Arbeitsverwaltungsprojekts effektiver zusammenarbeiten.

Wenn sie ihre Rollen und Zuständigkeiten kennen, ist es wahrscheinlicher, dass sie gut zusammenarbeiten, um ihre Arbeitsziele zu erreichen.

5. Verbesserung der Arbeitsmoral

Wenn Teammitglieder einem Arbeitsmanagementprozess folgen und gut zusammenarbeiten, sind sie zufriedener mit ihrer Arbeit und motivierter.

Wenn sie sich wertgeschätzt und anerkannt fühlen, werden sie gute Leistungen erbringen und außergewöhnliche Ergebnisse erzielen.

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Ein weiterer Vorteil für Mitarbeiter, die eine Arbeitsverwaltungssoftware oder ein Arbeitsverwaltungssystem verwenden, ist die Möglichkeit, ihre Arbeit zu strukturieren, ihre Fortschritte zu verfolgen und von ihren Teamleitern oder Vorgesetzten regelmäßig Feedback zur Qualität ihrer Arbeit zu erhalten.

Durch dieses Feedbacksystem wird sichergestellt, dass sie die richtige Anleitung oder das richtige Coaching erhalten, um die bestmögliche Leistung zu erbringen.

Arten von Arbeitsmanagementsystemen

Es gibt verschiedene Arten von Arbeitsverwaltungssystemen, die in Betracht kommen. Bei den aufgeführten Beispielen ist zu beachten, dass die verschiedenen Arbeitsverwaltungssysteme zwar ähnliche Merkmale aufweisen, aber in der Regel eine Sache besonders gut können.

1. Projektverwaltung

Dies ist das am weitesten verbreitete Arbeitsverwaltungssystem, das heute in Unternehmen eingesetzt wird und für das es zahlreiche Softwareanwendungen gibt. Es wird jedoch geschätzt, dass nur 23 % der Unternehmen eine Projektmanagement-Software verwenden.

Mit einem Projektmanagement-Tool können Sie Arbeitsmeilensteine, Aufgaben und Fälligkeitstermine überwachen. Dazu gehören Funktionen wie die Zuweisung von Aufgaben, die Verfolgung des Fortschritts, die Verwaltung von Budgets und Arbeitsressourcen sowie die Kommunikation mit anderen Teammitgliedern und Kunden.

2. Zeitmanagement

Mit einer Zeitmanagement-Struktur können Sie Ihre Arbeitsprioritäten organisieren und gut planen, so dass Sie keine Fristen verpassen.

Sie können wiederkehrende Aufgaben einrichten, Erinnerungen erstellen und sogar bestimmte Prozesse automatisieren.

Die Verwendung eines solchen Systems bedeutet nicht, dass Sie nie mit Ihrer Arbeit in Verzug geraten werden. Es ermöglicht Ihnen vielmehr, sich selbst zu organisieren und Ihre Zeit effektiver zu nutzen, so dass Sie sich auf das konzentrieren können, was zu tun ist.

3. Aufgabenverwaltung

Ein Aufgabenverwaltungssystem hilft dabei, große Aufgaben in kleinere aufzuteilen.

Dazu gehören Funktionen wie die Zuweisung von Aufgaben, die Verfolgung des Fortschritts und der Fälligkeitstermine, das Setzen von Erinnerungen und die Bereitstellung von Statusaktualisierungen.

4. Ressourcenmanagement

Diese Art von System hilft Ihnen, die Verfügbarkeit von Teammitgliedern und anderen Arbeitsressourcen zu überwachen. Es kann Funktionen wie die Planung von Besprechungen, die Zuweisung von Aufgaben und die Überwachung der Leistung umfassen.

5. Verwaltung der Humanressourcen (HR)

Ein HR-System hilft Ihnen, den Überblick über alle Ihre Personalangelegenheiten zu behalten.

Diese Softwaresysteme enthalten Funktionen, die Ihnen helfen, Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Effizienz Ihrer Mitarbeiter, die Skala der Leistungen und Ansprüche, Einstellungen, Schulungen und Entlassungen zu verwalten.

6. Vertriebssystem

Ein Vertriebssystem unterstützt Sie bei der Durchführung Ihrer Vertriebsaktivitäten, einschließlich Marketingkampagnen, Lead-Generierung und Umsatzprognosen.

Einige Systeme bieten auch Funktionen zur Analyse von Arbeitsdaten, zur Erfolgsmessung und zur Verbesserung des Kundendienstes.

7. Dokumentenkontrolle

Ein Dokumentensystem hilft Ihnen beim Speichern, Zugreifen, Bearbeiten und Verteilen von Dokumenten. Dazu kann ein internes Wiki oder ein Kundenportal gehören.

8. Buchhaltung

Buchhaltungssysteme bieten Arbeitsfunktionen für das Finanzcontrolling, einschließlich Budgetplanung, Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung und Bankoptionen.

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9. CRM oder Kundenbeziehungsmanagement

Ein CRM-System hilft Ihnen, Beziehungen zu Ihren Kunden aufzubauen, indem es Kundendaten sammelt, Trends analysiert und Interaktionen automatisiert.

Ein CRM erleichtert die Nachverfolgung von Leads, das Versenden von Erinnerungen und die Förderung von Geschäftsinitiativen.

10. ERP oder Unternehmensressourcenplanung

Ein ERP-System hilft Ihnen, Ihre Geschäftsabläufe zu rationalisieren. Diese Softwarelösungen integrieren mehrere Abteilungen innerhalb eines Unternehmens und bieten eine zentrale Anlaufstelle für informationstechnische Dienstleistungen.

Der Arbeitsmanagementprozess

In der Projektmanagementphase beginnt die Festlegung des Projektumfangs, die Planung und die Ausführung der Arbeiten. Die Nachbereitung eines Projekts ist wichtig. Mithilfe von Fortschrittsberichten lässt sich feststellen, ob ein Projekt gut läuft oder nicht.

Das Arbeitsmanagement kombiniert die verschiedenen Aspekte und Teile des Projekt- und Teammanagements, um ein Arbeitsmanagementsystem zu schaffen, das die Produktivität erhöht. Das Arbeitsmanagement deckt somit ein breites Spektrum von Projektmanagementaufgaben ab.

Der Prozess des Arbeitsmanagements umfasst:

  • Projektinitiierung
  • Definition des Projektumfangs
  • Projektplanung
  • Ausführung
  • Überwachung und Berichterstattung
  • Abschluss

1. Projektinitiierung

Ein neues Projekt zu initiieren bedeutet, ein neues Projekt von Grund auf zu beginnen. Ein Projektmanager muss zunächst die Projektziele definieren, bevor er ein Projekt initiieren kann.

2. Definition des Umfangs

Der Projektleiter beginnt mit der Festlegung des Projektumfangs und plant dann den Zeitplan für die Arbeiten. Und das ist noch nicht alles: Ein Follow-up ist unerlässlich. Verwenden Sie Projektmanagement-Tools, um zu sehen, was hilfreich ist und was nicht.

Bei der Festlegung des Projektumfangs wird bestimmt, welche Bereiche des Unternehmens von dem Projekt betroffen sein werden. Ein Projekt kann zum Beispiel die Entwicklung einer neuen Produktlinie umfassen. In diesem Fall würde der Umfang das Design des Produkts, die Erstellung von Prototypen und deren Test umfassen.

Außerdem müssen die für die Durchführung des Projekts erforderlichen Ressourcen ermittelt werden. Wird für das Projekt beispielsweise ein Designer benötigt, sollte im Rahmen des Projektumfangs geklärt werden, wer die Entwurfsarbeit übernehmen wird. Wird für das Projekt ein Programmierer benötigt, sollte der Umfang die Art der verwendeten Programmiersprache angeben.

3. Projektplanung

Dies ist der nächste Schritt nach der Festlegung des Umfangs eines Projekts. Bei der Planung legt der Projektleiter alle Schritte fest, die zur Durchführung des Projekts erforderlich sind.

Bei der Planung eines Webentwicklungsprojekts könnte der Projektleiter beispielsweise festlegen, dass für das Projekt ein Entwickler, ein Grafikdesigner, ein Inhaltsersteller und andere Ressourcen benötigt werden.

In einem Projektplan, der auch als Projektplanungsübersicht bezeichnet wird, sind alle zu erbringenden Leistungen und Aufgaben aufgeführt. Ein Projektplan kann auch als Aktionsplan definiert werden.

4. Ausführung

Nach der Festlegung des Umfangs muss der Projektleiter mit der Durchführung des Projekts beginnen. Die Durchführung eines Projekts bedeutet, dass alle für den Abschluss des Projekts erforderlichen Schritte unternommen werden.

So kann der Projektleiter beispielsweise einer Ressource, wie einem Entwickler, eine Aufgabe zuweisen. Sobald die Aufgabe zugewiesen ist, muss der Projektleiter sicherstellen, dass die Ressource die Aufgabe erfüllt.

5. Überwachung und Berichterstattung

Nach Abschluss des Projekts muss der Projektleiter das Projekt überwachen, um sicherzustellen, dass alles nach Plan verlaufen ist.

Die Berichterstattung ist ein weiterer wichtiger Bestandteil der Projektüberwachung. Durch die Berichterstattung erhalten die Beteiligten ein Feedback, so dass sie wissen, ob das Projekt erfolgreich war oder nicht.

6. Abschluss

Wenn ein Projekt endet, muss der Projektleiter das Projekt abschließen. Der Abschluss ist der letzte Schritt in jedem Projekt.

Dazu gehören die Dokumentation des Projekts und der Projektabschluss. Die Dokumentation umfasst das Aufschreiben von Notizen über das Projekt und die Weitergabe dieser Notizen an andere.

9 Schritte zur Einrichtung eines Arbeitsmanagementprozesses

  1. Definieren Sie Ihren Prozess. Bevor Sie einen Arbeitsmanagementprozess einführen, sollten Sie genau festlegen, was Sie erreichen wollen. Bestimmen Sie die Personen, die für die Erledigung bestimmter Aufgaben verantwortlich sind.
  2. Richten Sie Ihren Arbeitsablauf ein. Dies kann die Definition Ihrer Arbeitsmanagement-Plattform beinhalten.
  3. Setzen Sie den Plan um. Führen Sie Ihre Prozesse ein und setzen Sie sie um.
  4. Überwachen Sie ihn. Die Überwachung Ihres Arbeitsablaufs hilft Ihnen, den Überblick zu behalten.
  5. Passen Sie ihn bei Bedarf an. Wenn Sie Ihre Projekte abarbeiten, arbeiten Sie vielleicht an mehr als einer Sache auf einmal. Deshalb ist es wichtig, dass Sie eine Möglichkeit haben, mehrere Projekte zu verwalten.
  6. Überprüfen und verbessern. Bewerten Sie regelmäßig die Effektivität Ihres Arbeitsablaufs, um sicherzustellen, dass er gut funktioniert.
  7. Pflegen Sie den Prozess. Sie müssen Ihr Arbeitsmanagementsystem pflegen, um sicherzustellen, dass es effektiv bleibt.
  8. Dokumentieren Sie alles. Jede Dokumentation, die Sie erstellen, macht es einfacher, Wissen mit anderen zu teilen.
  9. Teilen Sie Ihre Erfahrungen. Wenn Sie Ihre Arbeitsabläufe mit anderen teilen, trägt dies zur Verbesserung der Zusammenarbeit im Team bei.

Die richtigen Anwendungen für das Arbeitsmanagement erleichtern diesen Prozess. Daher sollten Sie sich so viel Zeit wie nötig nehmen, um eine für Ihr Unternehmen geeignete Arbeitsverwaltungsplattform auszuwählen.

Was ist eine Arbeitsverwaltungssoftware?

Arbeitsverwaltungssoftware ist ein Online-Tool, das Unternehmen zur Organisation ihrer täglichen Arbeit nutzen.

Arbeitsmanagement-Apps ermöglichen es den Mitarbeitern, effizient zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren. Sie helfen Unternehmen, ihre Arbeitsabläufe zu rationalisieren und Fehler zu reduzieren.

Die beste Arbeitsverwaltungssoftware bietet alle Funktionen, die für den reibungslosen Betrieb eines Unternehmens erforderlich sind. Darüber hinaus sollte die beste Arbeitsverwaltungssoftware einfach zu navigieren und benutzerfreundlich sein.

Arten von Arbeitsverwaltungssoftware

  • Projektmanagement-Tools
  • Zeitmanagement-Tools
  • Aufgabenmanagement-Tools
  • Tools für die Zusammenarbeit
  • CRM-Software
  • Buchhaltungs-Software
  • Business Intelligence-Tools

Sie können eine kostenlose Arbeitsverwaltungssoftware erhalten, da einige Anbieter einen kostenlosen Plan anbieten. Wenn Sie eine Arbeitsverwaltungssoftware für Unternehmen wünschen, müssen Sie ein monatliches oder jährliches Abonnement abschließen. Die beste Arbeitsverwaltungssoftware ist eher für die Arbeitsverwaltung in Unternehmen geeignet, da sie in der Regel mehr Funktionen bietet.

Viele Unternehmen bieten heute Unternehmenslösungen für die Verwaltung vieler Aspekte des Geschäftslebens an. Eine Software, die sich hauptsächlich auf die Verwaltung von Verkäufen, Projekten oder Rechnungen konzentriert, ist schwer zu finden. Die beste Software, die dies mit einer einzigen intuitiven Plattform verbindet, ist jedoch eine ganze Handvoll. Nachfolgend finden Sie eine Liste beliebter Arbeitsmanagement-Tools, die Ihnen helfen können, effizienter zu arbeiten.

Wie Arbeitsmanagement-Software hilft

Sie hilft Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Arbeit auf folgende Weise:

  1. Behalten Sie den Überblick über Aufgaben und Fristen.
  2. Zusammenarbeit mit Teammitgliedern.
  3. Kommunizieren Sie mit Kunden.
  4. Verfolgen Sie den Fortschritt über die Zeiterfassung.
  5. Erstellen Sie Berichte und analysieren Sie Daten.
  6. Vereinfachen Sie Arbeitsabläufe.
  7. Verbessern Sie die Produktivität durch besseres Aufgabenmanagement.
  8. Optimieren Sie Ressourcen.
  9. Sparen Sie Geld und maximieren Sie Ihren Gewinn.
  10. Ihr Geschäft ausbauen.

Jedes Arbeitsmanagement-Tool, für das Sie sich entscheiden, sollte über diese Funktionen verfügen. Bei der Vielzahl der heute verfügbaren Arbeitsmanagement-Tools ist es wichtig, dass Sie die richtige Wahl treffen.

Project Manager ist ein preisgekröntes Projektmanagement-Tool, das auf die Vereinfachung von Prozessabläufen und die Steigerung der Produktivität ausgerichtet ist. Mit dieser Software können Sie auch Dashboard-Diagramme und Projektmanagement-Tools erstellen und pflegen. Jeder hat eine Rolle bei der Verwaltung eines Projekts und die Aufgaben werden gesammelt und das Projekt abgeschlossen. Kontrollieren Sie die Arbeitsabläufe durch eine Aufteilung der größeren Projekte in kleinere Phasen.

In der Regel besteht eine Software für das Arbeitsmanagement aus mehreren verschiedenen Tools, darunter Funktionen für das Aufgabenmanagement und das Projektmanagement. Es ist auch ein offensichtlicher Vorteil, dass Sie nicht mehr für mehrere Plattformen bezahlen müssen. Sie müssen nicht jedes Mal, wenn Sie etwas tun, zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln. Gibt es etwas, das ich über die Einführung integrierter arbeitsbezogener Software wissen sollte? Wir geben Ihnen einige Informationen.

Wie wirksam sind Instrumente zur Personalverwaltung?

Um eine Arbeitsverwaltungssoftware optimal zu nutzen, damit Sie Ihre Prozesse rationalisieren können, sind folgende Faktoren zu berücksichtigen.

1. Wählen Sie die richtige Software, um die Effizienz zu steigern

Jedes Unternehmen ist anders und hat eigene Arbeitsanforderungen. Bei der Auswahl eines Arbeitsverwaltungssystems gibt es keine perfekte Lösung, die Sie einfach einstecken und loslegen können.

Sie müssen es an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Ermitteln Sie im Rahmen Ihres Evaluierungsprozesses, wie viel Aufwand, Zeit und Kosten mit der Anpassung einer Lösung verbunden sind, die für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

EXPERTEN SAGEN

Ich habe kein Problem damit, mit verschiedenen Tools zu arbeiten, da ich in meiner langen beruflichen Laufbahn mit vielen verschiedenen Tools zu tun hatte, wie z. B. CMS, CRM-Systemen oder Tools für die E-Mail-Marketingautomatisierung.

Ein häufiges Problem ist das Sammeln von Ergebnissen in Form eines Reporting-Dashboards aus mehreren verschiedenen Quellen. Während es einfach ist, verschiedene Social-Media-Kanäle in einem Reporting-Tool zu sammeln, ist es eine Herausforderung, Website-Statistiken und E-Mail-Kampagnen in dasselbe Dashboard aufzunehmen. Ohne das Wissen über fortschrittliche Tools oder Spezialisten an Bord (wie z. B. Power BI-Spezialisten), wird dies zu einem teuren Projekt. In den meisten Fällen ist es einfacher, getrennte Dashboards für die Nachverfolgung von Website-Ergebnissen und für SM-Kanäle bereitzustellen oder bei der monatlichen Berichterstattung zu bleiben.

2. Integrieren Sie mit bestehenden Systemen oder Software

Die Einführung eines neuen Arbeitssystems ist nicht einfach, vor allem, wenn es sich auf die Art und Weise auswirkt, wie Sie in Ihrem Unternehmen arbeiten. Wenn Sie es in bereits verwendete Tools integrieren können, verläuft die Umstellung viel reibungsloser und erfordert nicht so viel Aufwand.

Die Integration in bestehende Anwendungen trägt zur Rationalisierung von Prozessen bei und ermöglicht es Ihren Teams, effizient zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren.

3. Identifizieren, erstellen und verbessern Sie Ihre Arbeitsabläufe

Beurteilen Sie, wie Sie Ihr Arbeitsverwaltungssystem nutzen wollen. Ermitteln Sie die Geschäftsziele, die Sie mit dem System erreichen wollen.

Dies wird Ihnen auch dabei helfen, Ihr System an Ihre Ziele anzupassen.

4. Automatisieren Sie so viel, wie Sie können

In allen Unternehmen gibt es sich wiederholende Prozesse und Aufgaben. Mit einer intelligenteren Arbeitsplanung können Sie Ihre Arbeitsabläufe aktualisieren, indem Sie so viele manuelle und sich wiederholende Aufgaben wie möglich automatisieren.

Dadurch sparen Sie Zeit und verringern die Fehlerquote, d. h. Sie reduzieren auch die Verschwendung in Ihren Arbeitsabläufen.

5. Nutzen Sie Erkenntnisse und Daten, um sich auf die ständige Verbesserung zu konzentrieren

Um Ihr System und die Leistung der Mitarbeiter zu optimieren, müssen Sie die Aktivitäten anhand der von Ihnen festgelegten Messgrößen überwachen.

So können Sie beispielsweise Kennzahlen wie die Projektabschlussrate, die Antwortzeiten und die Lead-Generierungsraten überwachen. Dies kann Ihnen helfen, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen und Engpässe in Ihren Prozessen zu beseitigen.

Das beste Arbeitsmanagement-Tool

Bei der Auswahl eines Arbeitsmanagement-Tools sollten Sie auf Folgendes achten:

  • Einfach zu bedienen. Ihre Teammitglieder oder Kunden sollten leicht auf das System zugreifen können, um das Gesuchte zu finden und zu tun, was sie tun müssen.
  • Hochgradig anpassbar. Das System sollte an Ihre Bedürfnisse angepasst werden können. Das bedeutet, dass Sie es so anpassen können, dass es bestimmte Prozesse und Arbeitsabläufe unterstützt.
  • Skalierbar. Wenn Sie weitere Prozesse einführen oder Ihr Unternehmen wächst, sollte das System in der Lage sein, Änderungen einfach und schnell zu übernehmen.
  • Hochgradig sicher. Der Schutz von Privatsphäre und sensiblen Daten ist von größter Bedeutung. Ihre Arbeitsverwaltungssoftware muss Ihre Daten schützen, über Backup-Optionen verfügen und sicherstellen, dass alle Benutzer die Sicherheitsrichtlinien einhalten.
  • Mobil. Da die Arbeit nicht nur am Computer erledigt wird, brauchen Sie mobile Lösungen. Ein mobilfreundliches Arbeitsverwaltungssystem erleichtert den Nutzern den Zugriff auf die benötigten Daten von jedem Ort und zu jeder Zeit.
  • Analysen bereitstellen. Mit Datenanalysen wissen Sie, wie die Dinge funktionieren und was verbessert werden kann. Anpassbare Dashboards und Berichte, die Trends und Muster aufzeigen, helfen Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen.
  • Kostengünstig. Das von Ihnen gewählte System sollte in Ihr Budget passen, damit Sie Ihre Geschäftsziele erreichen können.

Warum FuseBase für die Arbeitsverwaltung?

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FuseBase (ehemals Nimbus) wächst ständig und erweitert die Optionen, die Ihnen helfen, die Kommunikation mit Teammitgliedern und Kunden zu verbessern und eine hervorragende Kundenerfahrung zu bieten.

Die Arbeitsmanagement-Funktionen, die es bietet, umfassen:

  • Aufgabenmanagement – behalten Sie den Überblick über alle Ihre Aufgaben, weisen Sie sie Teammitgliedern zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.
  • Kundenportal – Bieten Sie einen zentralen Ort für die Kommunikation mit Ihren Kunden und behalten Sie den Überblick über alle Ihre Gespräche, teilen Sie Dokumente und andere Ressourcen.
  • FuseBase Chat – nutzen Sie den FuseBase Chat, um Projekte mit Teammitgliedern zu besprechen, private oder öffentliche Kanäle zu erstellen und private Nachrichten zu senden. Bald werden Sie auch Video-Chats führen können.
  • Integrationen – halten Sie die Kontinuität Ihrer Arbeitsabläufe aufrecht, indem Sie Ihre bevorzugten Anwendungen integrieren, wie z.B. Google Docs, Google Sheets, Google Analytics, YouTube, Calendly, etc.
  • Flexibler Editor – speichern oder präsentieren Sie Informationen, wie Sie wollen, indem Sie die Drag-and-Drop-Funktion verwenden, was bedeutet, dass Sie viel mehr Flexibilität mit Ihren Inhalten haben.

Sie können ein nahtloses Kommunikationserlebnis mit FuseBase Chat schaffen. In unserem jüngsten Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre Kommunikation effizienter gestalten und die Anzahl der gesendeten E-Mails mit FuseBase Chat reduzieren können.

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Sehen Sie auf Englisch, wie Sie Ihre Ergebnisse durch die Einrichtung eines Arbeitsablaufs mit der Nimbus-Plattform steigern können.

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