Önemli İş Belgeleri: sahip Olmanız Gereken 10 Belge

Her işletmenin belgelere ihtiyacı vardır, ancak hepsi başarıları için gerekli olanları saklamak için zaman veya kaynak ayırmaz.

Doğru belgelere sahip olmak önemlidir çünkü bunlar sizi dolandırıcılık gibi yasa dışı eylemlere karşı koruyacak, müşterilerinizi koruyacak ve işletmenizin sorunsuz çalışmasını sağlayacaktır.

Satış sözleşmelerinden faturalara ve çalışan el kitaplarına kadar her işletmenin ihtiyaç duyduğu birçok belge türü vardır.

Doğru belgelere sahip olmak akıllı kararlar almanıza, riski azaltmanıza ve paradan tasarruf etmenize yardımcı olacaktır. Ayrıca işinizi daha verimli yürütmenize de yardımcı olurlar.

Ne tür bir işiniz olursa olsun, önemli olan ve sahip olmanız gereken en yaygın on iş belgesi türünü öğrenin.

İşletme ve Şirket Belgelerinin Tanımı

Genellikle birbirlerinin yerine kullanılsalar da, öncelikle iş ve şirket belgeleri arasındaki farkı anlamakta fayda vardır.

Bir işletme belgesi genellikle bir kuruluş içinde dahili amaçlar için kullanılır. Şirket içindeki çalışanlar için bir iletişim aracıdır. Bir işletme belgesi genellikle basit bir dille yazılır ve çalışanlara bilgi sağlamaya odaklanır.

İşletme belgeleri bir kuruluşun nasıl çalıştığını ana hatlarıyla belirtir. İşletmenin adı, adresi, iletişim bilgileri, sahiplik yapısı, yönetim ekibi, iç süreçler gibi bilgileri içerebilir ve ilgili lisansları veya anlaşmaları gösterebilir.

Buna karşılık, bir şirket belgesi genellikle dış kitleler için oluşturulur. Şirket belgeleri daha resmi olma eğilimindedir ve genellikle teknik jargon içerir. Şirket belgeleri müşterilere veya potansiyel müşterilere yöneliktir.

Bir şirket belgesinin amacı potansiyel yatırımcıları, hissedarları, kredi verenleri, devlet kurumlarını ve kamuoyunu bilgilendirmektir. Buna ek olarak, şirket belgeleri, tescil numarası, lisans numaraları ve diğer ilgili lisanslar da dahil olmak üzere yasal durumunu ana hatlarıyla belirtir.

Bununla birlikte, birçok işletmenin işletme belgeleri ile şirket belgelerini aynı görmesi ve aralarında ayrım yapmadan kullanması alışılmadık bir durum değildir.

İşletme Belgeleri Neden Önemlidir?

İster işletme ister şirket belgeleri olarak görün, aşağıda listelenen birçok nedenden dolayı önemlidirler.

1. Şirketinizin mali durumunu takip edin

İşletmenizin nasıl performans gösterdiğini bilmek için kar-zarar tablolarına, bilançolara veya faturalara sahip olmak gerekir.

2. Fikri mülkiyetinizi koruyun

Bu, yasal sözleşmeleri ve anlaşmaları, lisansları ve işletmenizin yasal olarak faaliyet göstermesi için gerekli olan diğer belgeleri içerebilir. Şirketinizi hileli taleplere veya davalara karşı korumaya yardımcı olurlar. Ayrıca işletmenizi sorumluluktan da korurlar.

3. Şirket operasyonlarınızı yönetin

Bu standart çalışma prosedürlerini, politikaları ve çalışan performansının nasıl yönetileceğini içerebilir. Şirketinizin tüm departmanlarda tutarlı bir şekilde çalışmasını sağlarlar. Her işletme, işlerini nasıl yürüttüğünü gösterebilirse, ilgili herkes için işleri kolaylaştıracaktır.

4. Uyumluluğu sürdürmek

Her şirketin para cezaları ve cezalardan kaçınmak için yasal gereklilikleri ve hükümet düzenlemelerini karşılaması gerekir. Uyumlu kalmak için belgelere sahip olmak, müşterilerinize ve çalışanlarınıza iyi hizmet verebilmenizi sağlayacaktır.

5. Etkili iletişim kurun

Doğru belgeler müşteriler, çalışanlar ve diğer paydaşlarla nasıl iletişim kurulacağına dair şablon görevi görebilir. Bu da şirketinizde sağlıklı bir kültürün oluşmasına yardımcı olur.

İşletme Belgelerinin Türleri

Şirket sözleşmeleri, anlaşmalar, kurallar, süreçler, formlar, kontrol listeleri, iş sigortası ve prosedürler bunlara birkaç örnektir.

Bunlar, işinizle ilgili herkesin belirli koşullar ortaya çıktığında ne olacağının farkında olmasını sağlar. Ayrıca şirketinizin müzakereler veya diğer görüşmeler sırasında vardığı anlaşmaların kanıtı olarak da hizmet edebilirler.

Ticari belge türlerine örnek olarak şunlar verilebilir:

• Her türlü resmi iş ilişkisi için gerekli olan sözleşmeler.
• İki veya daha fazla taraf birlikte iş yapmayı kabul ettiğinde nelerin dahil olacağını tanımlayan anlaşmalar.
• İşinizin belirli alanlarına ilişkin kural ve düzenlemelerin ana hatlarını çizen politikalar.
• Süreçleri ve işletmenizin nasıl çalıştığını detaylandıran kontrol listeleri.

İşletmenizin Sahip Olması Gereken Belgeler

İşte tüm yasal yükümlülüklerinizi yerine getirebilmeniz ve sorunsuz bir şekilde çalışabilmeniz için işletmenizin sahip olması gereken belgelerin bir listesi.

1. Şirket politikaları

Bir şirket politikası, işyerinde kabul edilebilir davranışı neyin oluşturduğuna dair net ifadeler içermelidir. Şirket politikası, çalışanların davranış kurallarını anlamalarına ve neyin uygunsuz davranış teşkil ettiğini bilmelerine yardımcı olur.

Bu politikalar aynı zamanda çalışan çatışmalarını çözmek ve kendinizi herhangi bir yasal işlemden korumak için de kullanılabilir.

2. Şirket sözleşmeleri

Şirket sözleşmesi, çalışanlar, işletmeler veya kuruluşlar arasında yasal olarak bağlayıcı bir anlaşmadır. İşletmenizin ilgili taraflar arasındaki işbirliği koşullarını tanımlamak için kullanabileceği yazılı bir belgedir.

Bir şirket sözleşmesi oluştururken göz önünde bulundurulması gereken birkaç faktör vardır.

• Şirket sözleşmesi neleri kapsar?

Bir şirket sözleşmesinin temel amacı, tüm tarafların birlikte neyi başarmak istediklerini açıkça ortaya koymaktır. Bu, başarıya ulaşmak için nelerin olması gerektiğini tanımlamayı da içerir.

• Şirket sözleşmesini kim imzalar?

Bir şirket sözleşmesi imzalarken, esasen sözleşmenin şartlarına uymayı kabul ettiğinizi belirtmiş olursunuz. Bu nedenle, sözleşmeyi kimin değiştirebileceğini bilmek önemlidir. Bir şirket sözleşmesini diğer tarafa danışmadan değiştirmek isterseniz, kendinizi sözleşmeyi ihlal ederken bulabilirsiniz.

• Bir sözleşmeyi nasıl feshedebilirsiniz?

İşletmeniz artık sözleşme sınırları dahilinde çalışmaya devam etmek istemediğinize karar verirse, iş sözleşmesini nasıl erken sonlandıracağınızı bilmeniz gerekir. Mümkünse sözleşmeleri zamanından önce sona erdirmekten kaçınmalısınız, çünkü bu durum işletmeniz ve ilgili kişiler için sorunlara neden olabilir.

3. Müşteri sözleşmesi

Bir işin kapsamı ve bir şirketin sağladığı hizmetler müşteri sözleşmesinde belirtilmelidir. Ne yapılması gerektiği, ne kadar süreceği ve çıktıların niteliğinin belirlenmesi gerekir.

Yapılacak işlemlerin resmi kaydı, şirketinizin bir müşteriyle kurduğu her türlü iletişime bağlıdır. Bir müşteri sözleşmesi aynı zamanda yapılan işin kanıtı olarak da hizmet eder.

4. Şirket tüzüğünün belgelenmesi

Tüzüklerin belgelendirilmesi önemlidir çünkü şirketiniz için hangi kuralların geçerli olduğunu bilmenize yardımcı olur. Buna politikalar, prosedürler ve şirket sözleşmeleri gibi şeyler dahildir. İç tüzük belgeleriniz yoksa, ileride sorunlarla karşılaşabilirsiniz.

Birisi konuyu gündeme getirene kadar şirkette bir sorun olduğunu bile fark etmeyebilirsiniz. Şirketinizin iç tüzüğünün doğru bir kopyasını her zaman hazır bulundurarak bundan kaçınabilirsiniz.

5. Yüklenici sözleşmeleri

Yükleniciler, şirketiniz tarafından yapmak üzere işe alındıkları işle yasal olarak ilgili olan belgeleri her zaman saklamalıdır. Bunlar arasında faturalar, tahminler, satın alma emirleri, değişiklik talepleri, ilerleme raporları vb. yer alabilir. Bunu yapmazsanız, yanlış tutarda ödeme veya ücretlendirme yapabilirsiniz.

Sözleşme anlaşmaları, son teslim tarihi, ödeme yöntemi ve alt yüklenicilerin adları, telefon numaraları, adresleri, e-posta adresleri gibi diğer ilgili bilgiler dahil olmak üzere bir projenin tüm koşullarını içermelidir.

Bir şirket ortaklığı anlaşması yapmak istiyorsanız, sözleşmenin bir nüshasını onlara imzalatırken diğerini de siz imzalayabilirsiniz.

6. Uyumluluk ve düzenleyici belgeler

Bir şirketin süreçleriyle ilgili yasalara, kurallara, direktiflere ve şartnamelere uyulması mevzuata uygunluk olarak adlandırılır.

Mevzuata uygunluk ihlalleri genellikle cezalar veya para cezaları dahil olmak üzere yasal yaptırımlarla sonuçlanır. Bu belgelere sahip olarak, işletmenizin düzenlemelere uymasını ve yasalar dahilinde kalmasını sağlayabilirsiniz.

7. İş sözleşmeleri

İş sözleşmesi, çalışan ve işveren arasındaki anlaşmanın önemli bir parçasıdır. Bu belge, işletme sahibinin ve çalışanın sorumluluklarının tanımlanmasına yardımcı olur ve beklentiler konusunda netlik sağlar.

Rolleri tanımlamanın ve tazminatın ana hatlarını belirlemenin yanı sıra, sözleşmenin süresi, fesih hükümleri ve kıdem tazminatı gibi önemli bilgileri de içerir.

Şirket iş sözleşmelerini oluştururken şunları yapmayı unutmayın:

• Spesifik olun.
• Çalışanların sorumluluklarını ve bunun neden önemli olduğunu anlamalarına yardımcı olacak kadar ayrıntıya yer verin.
• Şirketinizin kültürünü yansıtan bir dil kullanın.
• Benzer pozisyonlarda başkaları tarafından gerçekleştirilen görevlere örnekler eklemeyi düşünün.
• Politika ve prosedürlere referanslar ekleyin.
• Belgeyi güncel tutun.

8. Gizlilik anlaşmaları

Gizlilik anlaşması, iki veya daha fazla taraf arasında imzalanan gizli bir anlaşmadır. Gizlilik anlaşması tanımlanmalıdır. Bir taraf, diğer tarafın özel çıkarlarını korurken, diğer taraf hakkında bazı bilgileri gizli tutmayı kabul eder.

Şirketinizi hassas verilerin sızmasına karşı korumak için kullanılır. Ayrıca şirketinizi fikri mülkiyet hırsızlığı nedeniyle dava edilmekten korur.

9. Gizlilik politikaları

Bir gizlilik politikası, müşterilerin şirketinizin kendileri hakkında hangi bilgileri topladığını, bu bilgileri nasıl kullandığınızı ve başka birine satıp satmayacağınızı anlamalarına yardımcı olur.

Birçok şirket, yasal gerekliliklerin farkında olmadığı için etkili gizlilik politikaları yazmaz. Bu durum, müşteriler gizlilik sorunları hakkında şikayette bulunduğunda sorunlara neden olabilir.

Olası yasal sorunlardan kaçınmak için hangi bilgileri ifşa etmeniz gerektiğini ve neleri gizli tutabileceğinizi bildiğinizden emin olun.

İşte etkili gizlilik politikaları yazma konusunda bilmeniz gereken bazı temel hususlar.

• Hangi bilgileri toplayacaksınız?
• Bu bilgileri nasıl kullanacaksınız?
• Web siteniz bu bilgileri neden topluyor?
• Kiminle paylaşıyorsunuz?
• Kişisel bilgi toplamak için izin almanız gerekiyor mu?

10. İş sigortası belgeleri

İşletme sigortası belgeleri önemlidir çünkü işletmenizin faaliyet gösterdiği şartları ana hatlarıyla belirtirler. Bu tür bir iş belgesi, poliçe kapsamındaki riskleri, her ay ne kadar para ödediğinizi ve belirli kayıtları tutmanız gerekip gerekmediğini açıklar.

Şirketinizin faaliyetleriyle ilgili geçmiş bilgileri sağlayan yıllık iş raporları olmalıdır.

Bazı işletmeler, karşılaştıkları riske bağlı olarak farklı seviyelerde teminat sunarlar. Örneğin, bazı işletmeler mülklerini sigortalamak isterken, diğerleri sorumluluğu kapsamayı tercih edebilir.

İşletme sigortanız için neyi seçeceğiniz sektörünüze, büyüklüğünüze ve konumunuza bağlıdır.

Dijital Dokümantasyon veya Kağıt Dokümantasyon

Dijital bir dokümantasyon sistemi, iş belgelerini görmesi gereken herkesle hızlı bir şekilde paylaşmanıza olanak tanır.

İşte dijital dokümantasyonun birkaç faydası.

1. Bilgiyi hızlı bir şekilde yakalamanın ve bilgiye erişmenin kolay yolu

Belirli bilgi parçalarını bulmak için herhangi bir uygulamadaki arama özelliğini kullanabilirsiniz. Alıcıların kolayca görüntüleyebilmesi için e-postalara dosya da ekleyebilirsiniz.

Bu, bilgileri akıllı telefonlar ve tabletler gibi mobil cihazların yanı sıra masaüstü bilgisayarlarda da görüntüleyebildiğiniz için kolayca erişilebilir hale getirir.

2. Güncellemesi daha kolay

Bir iş belgesinin elektronik versiyonu üzerinde çalışıyorsanız, metni düzenleyebilir ve kaydedebilirsiniz. Bir PDF dosyası oluşturursanız, yeni sayfalar ekleyebilir veya mevcut olanları değiştirebilirsiniz.

Bu, işletmenizin yapılan değişiklikleri takip etmesine yardımcı olacaktır. Ayrıca, hataların ve eksikliklerin belirlenmesine yardımcı olabilecek bir denetim izi sağlar.

3. Yazdırmaya gerek yok

Bir belgeyi yazdırmak yerine e-posta yoluyla göndermek daha kolay ve hızlıdır. Bu da daha az kağıt israfı ve daha fazla zaman tasarrufu anlamına gelir.

4. Daha güvenli

Çevrimiçi depolama sistemleri, belgelerinizi korumak için daha iyi bir yol olan şifreleme ve parola koruması gibi güvenlik özellikleri sağlar. Yedeklemesi daha kolaydır ve yalnızca yetkili kullanıcıların erişebilmesini de sağlayabilirsiniz.

5. Daha az depolama alanı gerekir

Belgeler çevrimiçi veya bulut sunucuları kullanılarak saklandığından, bunların fiziksel kopyalarını saklamanız gerekmez. Ayrıca, bunlar birden fazla kişi arasında paylaşılabildiğinden, aynı belgenin yinelenen sürümlerini saklamaya gerek yoktur.

Kağıt belgeler hareket halindeyken bilgi toplamak için harikadır. Bu, seyahat ederken veya toplantılar düzenlerken kullanışlıdır.

İşte kağıt dokümantasyon kullanmanın birkaç avantajı.

1. Müşteriler veya paydaşlarla iletişim kurmanın ortak yolu

Biriyle yüz yüze görüştüğünüzde, fikir alışverişinde bulunmak ve sorunları tartışmak kolaydır. Kağıt belgeler kullanmak bu süreci daha da sorunsuz hale getirebilir.

2. Çevrimdışı kullanabilir

Bir toplantı sırasında internet bağlantınız olmadan not alabilirsiniz. Bu, konuşulanları hatırlamanıza yardımcı olur ve ihtiyacınız olan her şeyi yakalamanızı sağlar.

3. Beyin fırtınası oturumları için daha kolay

Beyin fırtınası için birçok dijital uygulama mevcut olsa da, fiziksel olarak bir şeyler yazmak daha iyi fikirler ve daha yaratıcı çözümler bulmanıza yardımcı olabilir. Bazı insanlar bir şeyler yazmak yerine yazmayı tercih eder.

4. Okuması kolay

Kağıt belgelerin düzeni basittir. Biçimlendirme veya yazı tipleri konusunda endişelenmenize gerek yoktur. İçerik net ve okunaklı olduğu sürece, el yazısı notlar da basılı notlar kadar etkilidir.

5. Fikir paylaşımı için daha iyi

Kağıt belgeleri diğer ekip üyelerine kolayca dağıtabilirsiniz. Kağıt hafif ve taşınabilir olduğu için istenildiği zaman yazdırılabilir ve dağıtılabilir.

İşte kağıt dokümantasyon kullanmanın birkaç dezavantajı.

1. Anında güncellenemez

Bir şeyi her değiştirdiğinizde, paylaşmadan önce değişikliği yaptıktan sonra yazdırmanız gerekir. Bu zaman alır ve daha fazla baskı maliyetine neden olur.

2. Araması daha zor

Büyük hacimli kağıtlar arasında arama yapmak zor olabilir. İlgili bilgileri bulmak için her sayfayı sıralamanız gerekebilir.

3. Her zaman taşınabilir değil

Basılı belgeleri yanınızda taşımak her zaman pratik değildir. Bu, ihtiyacınız olan bilgilere her zaman sahip olamayabileceğiniz anlamına gelir. Bu durum, özellikle uzaktan çalışıyorsanız sorunlara neden olabilir.

4. Hasar görebilir

Kağıt belgeleri kullanırken dikkatsiz davranırsanız, yırtılabilir veya bükülebilirler. Bu da üzerlerindeki bilgilerin okunmasını ve anlaşılmasını zorlaştırabilir.

5. Pahalı

Belgeleri yazdırmak pahalı olabilir. Çok sayıda kopya oluşturmak istiyorsanız, bu size daha pahalıya mal olacaktır. Bu da ne yazdırdığınıza dikkat etmeniz gerektiği anlamına gelir.

Dijital veya kağıt dokümantasyonu seçmeniz, iş ihtiyaçlarınıza ve içinde bulunduğunuz sektöre bağlıdır.

İş Dokümantasyonunun En İyi Uygulamaları ve Nasıl Yapılacağı

Birçok işletme, doğru belgelere sahip olmaya yeterince odaklanmadığı için başarısız olmaktadır. Bu, şirket sözleşmelerinden politika ve prosedürlere kadar her şeyi içerir. Birçok işletme, başarıları için gerekli olan şeyleri kaydetmez.

İşte maliyetli hatalardan nasıl kaçınılacağına ve işletme belgelerinizi güncellemenin doğru yoluna ilişkin bazı en iyi uygulamalar.

• Bir iş planınız olsun.
• Temel süreçlerinizi ve bunların birbirleriyle nasıl ilişkili olduğunu düzenleyin ve belirleyin.
• Tüm belgelerin güncel uygulamalarla güncel olduğundan emin olun.
• Basit tutun ve uygun olduğunda görseller veya diyagramlar kullanın.
• Şirket politikalarınızı ve süreçlerinizi düzenli olarak gözden geçirin.

İşletmenizin başarısı dokümantasyonunun kalitesine bağlı olduğundan, doğru dokümantasyona sahip olmanız önemlidir.

FuseBase İş Dokümantasyonunuzu Nasıl İyileştirebilir?

İş belgelerinizi oluşturmak, saklamak veya yönetmek için kolay bir çözüm istiyorsanız, FuseBase (eski adıyla Nimbus) entegre araçları ile ideal bir çözümdür.

FuseBase ile mevcut bazı seçenekler şunlardır:

• Not oluşturma, depolama ve yönetim.
• Önceliklerinizi takip etmek için bir görev yönetim sistemi.
• Müşteri iletişiminizi ve etkileşimlerinizi yönetmek için bir müşteri portalı.
• FuseBase Sohbet özel veya genel kanallar ve özel mesajlar kullanarak çalışanlar arasında daha iyi iletişim için.

Daha fazla bilgi edinmek ve FuseBase’u ücretsiz denemek için, web si̇temi̇zi̇ zi̇yaret edi̇n.

Bu makaleyi faydalı bulduysanız, lütfen herhangi bir sosyal medya platformunda paylaşın, böylece başkaları da faydalanabilir.

Ve FuseBase LinkedIn sayfasındaki güncellemelerimizi ve makalelerimizi takip edin!