Unternehmensintranet: Definition und Bedeutung für Unternehmen

Die Technologie spielt eine zentrale Rolle für den Erfolg von Unternehmen. Dies hat sich in den letzten schwierigen Jahren besonders bewahrheitet. Die Microsoft SMB Voice and Attitudes to Technology Study 2022 bestätigt, dass die frühen Anwender digitaler Technologie ein höheres Umsatzwachstum und größere Fortschritte bei der Erreichung ihrer Geschäftsziele verzeichnen konnten.

Mit den Problemen der Covid-19-Pandemie und dem Trend zum Arbeiten von zu Hause aus steigt der Bedarf an effektiven Kollaborations- und Intranetlösungen weiter an.

Das Intranet, das Ende des letzten Jahrhunderts aufkam und seit über 30 Jahren existiert, mag wie ein veraltetes und überholtes Konzept erscheinen. Viele Unternehmen sind jedoch dabei, ihre internen Kommunikations- und Mitarbeiterbindungsnetzwerke wiederzubeleben, um den Herausforderungen der sich schnell verändernden Welt gerecht zu werden.

Ganz zu schweigen davon, dass sich Intranets von den statischen Homepages früherer Jahrzehnte deutlich weiterentwickelt haben und heute moderne und funktionsreiche Lösungen für die interne Kommunikation darstellen.

Was ist ein Intranet?

Ein Intranet wird in der Regel als ein privates Kommunikationsnetzwerk definiert, das auf Webtechnologie basiert und ausschließlich innerhalb eines bestimmten Unternehmens oder einer Organisation genutzt wird. Intranets, die entweder in der Cloud oder vor Ort gehostet werden, dienen als Speicher für interne Unternehmensinformationen: Personalrichtlinien, Nachrichten, Urlaubskalender und Onboarding-Dokumente, auf die jeder Mitarbeiter jederzeit zugreifen kann.

Die Vorsilbe Intra steht für “innerhalb” oder “innerhalb” und bedeutet “innerhalb einer Gruppe von Personen”

Wie wird das Intranet genutzt?

Das Intranet wird in erster Linie von den Mitarbeitern für die Suche und den Austausch von Informationen, die Kommunikation innerhalb einer Organisation, die Schulung neuer Mitarbeiter und die Verwaltung interner Unterlagen genutzt.

Mit den verteilten Teams und den per Fernzugriff arbeitenden Teams sollten Unternehmen eine neue Denkweise darüber annehmen, wie Dinge erledigt werden müssen – eine, die sich auf die Zusammenarbeit konzentriert. Und genau hier kommt das Intranet ins Spiel, das sich hervorragend für die Verwaltung der Kommunikation eignet und das Engagement und die Produktivität der Mitarbeiter steigert.

Alles in allem würde die Formel für ein Intranet so aussehen: Kommunikation + Zusammenarbeit.

Internet vs. Intranet: Hauptunterschiede

Das Internet ist ein weltweites System von Computernetzwerken, die die Internet-Protokollsuite (TCP/IP) verwenden, um Daten miteinander auszutauschen. Dies ermöglicht es uns, im Internet zu surfen, verschiedene Internetdienste wie E-Mail zu nutzen, Inhalte auszutauschen, über Instant Messenger miteinander zu kommunizieren, auch wenn wir uns auf der anderen Seite der Welt befinden, und vieles mehr. Das Internet in seiner heutigen Form gibt es seit etwas mehr als 30 Jahren, obwohl es schon viel früher geschaffen wurde. Sein Einfluss auf unsere Gesellschaft ist so entscheidend, dass Wissenschaftler die Zeit, in der wir leben, sogar als Internet- (oder Informations-) Zeitalter bezeichnen. Laut dem Portal Statista gab es im April 2022 weltweit fünf Milliarden Internetnutzer, das sind 63 Prozent der Weltbevölkerung, und diese Zahl wächst ständig.

Schauen wir uns die Frage Intranet vs. Internet einmal genauer an. Historisch gesehen ist das Internet aus dem Intranet hervorgegangen. Es überrascht nicht, dass sich die beiden in mancher Hinsicht ähneln und gleichzeitig wesentliche Unterschiede aufweisen. Wenn man von den Ähnlichkeiten zwischen Internet und Intranet spricht, sollte man als Erstes erwähnen, dass beide die TCP/IP-Technologien zum Austausch von Informationen über ein Netzwerk verwenden. In der Tat kann das Intranet als Teil des Internets betrachtet werden. Beide nutzen ähnliche Sicherheitsmerkmale zum Schutz der Daten, wie Firewalls, Ver- und Entschlüsselungstechniken, usw. Der Hauptunterschied zwischen dem Intranet und dem Internet besteht darin, dass das Intranet ein geschlossenes, privates Netz ist, während das Internet offen und öffentlich ist. Der Zugang zum Intranet erfolgt in der Regel über die Anmeldeinformationen des Unternehmens oder ein privates Netz. Im Gegensatz dazu kann sich praktisch jeder mit dem Internet verbinden. Kurz gesagt, das Internet ist für jedermann gedacht, während das Intranet nur für eine ausgewählte Gruppe bestimmt ist.

Extranet vs. Intranet: Unterschiede erklärt

Bevor wir auf die Unterschiede zwischen den beiden eingehen, sollten wir uns zunächst ansehen, was ein Extranet ist. Das Extranet wird in der Regel als ein kontrolliertes privates Netz definiert, das Internetprotokolle und öffentliche Telekommunikationssysteme verwendet und sowohl internen Benutzern als auch vertrauenswürdigen Dritten zur Verfügung steht. Sein Hauptzweck besteht darin, die sichere Kommunikation zwischen einem Unternehmen und seinen Geschäftspartnern zu gewährleisten.

Zu den offensichtlichen Vorteilen des Extranets gehören erhöhte Effizienz, verbesserte Kommunikation und vereinfachte Interaktion zwischen allen Beteiligten.

So kann beispielsweise ein Webdesign-Unternehmen ein Extranet einrichten, um seinen Kunden einen sofortigen Zugang zu aktuellen Projekten zu ermöglichen, wodurch sich der Zeitaufwand für die Überprüfung, die Diskussion der erforderlichen Änderungen und die Einholung von Genehmigungen verringert.

Sowohl das Intranet als auch das Extranet sind private Netze, auf die nur autorisierte Benutzer Zugriff haben. Beide haben ähnliche Ziele: Erleichterung der Kommunikation und Verbesserung der Zusammenarbeit. Während das Intranet jedoch im Besitz einer einzigen Organisation ist, kann das Extranet mehr als einen Besitzer haben. Ein weiteres Unterscheidungsmerkmal ist, dass das Intranet durch eine Firewall gesichert ist, während das Extranet durch eine Firewall und ein VPN gesichert ist.

Was sind die Vorteile eines Intranets?

Die Einrichtung eines effektiven internen Intranets schafft eine starke und transparente Unternehmenskultur, hilft bei der Rationalisierung der Arbeitsabläufe der Mitarbeiter, vereinfacht die Einarbeitung der Mitarbeiter, fördert den Wissensaustausch, verbessert die Initiativen der Mitarbeiter und steigert das allgemeine Engagement der Mitarbeiter. Das Intranet, das als Kommunikationsdrehscheibe für die Mitarbeiter dient, ermöglicht all dies zu relativ geringen Kosten.

Der vielleicht wertvollste Vorteil des Intranets ist die Erleichterung der Zusammenarbeit und damit die Zusammenführung der Mitarbeiter. Die Bedeutung einer effektiven Zusammenarbeit kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden: Sie ist ein Schlüssel zum Erfolg und ein Eckpfeiler der Entwicklung in einer sich wandelnden Welt.

Was sind die Nachteile eines Intranets?

Wenn man von den Nachteilen der Intranet-Kommunikation spricht, fällt einem als erstes die Anfälligkeit für Sicherheitsrisiken ein. Da ein Unternehmensintranet häufig sensible, geschäftskritische Informationen enthält, kann es leicht zum Ziel von Hackern und Cyberangriffen werden. Da es sich um ein geschlossenes, privates Netz handelt, sind dennoch wesentliche Sicherheitsmaßnahmen erforderlich.

Die Implementierung eines Intranets ist ein weiterer Nachteil, den es zu berücksichtigen gilt. Der Aufbau eines effektiven internen Netzes ist ressourcen- und zeitaufwändig, ganz zu schweigen von der Notwendigkeit regelmäßiger Aktualisierungen und der Wartung des Systems durch die Betriebsbereitschaft.

So unwahrscheinlich es auch erscheinen mag, das Intranet des Unternehmens muss durchgehend verwaltet werden. Es ist äußerst wichtig, die Benutzerrollen und -zugänge zu überwachen, das visuelle Design und die Seitennavigation zu pflegen sowie die Inhalte zu entwickeln und zu fördern.

Wie funktioniert das Intranet?

Es gibt drei Arten von Intranets: ortsgebundene Intranets, Cloud-basierte Intranets und eine Kombination aus beiden, die als hybrid bezeichnet wird. Im ersten Fall wird das Intranet vollständig auf dem Unternehmensserver gehostet und von den Mitarbeitern des Unternehmens verwaltet. Aufgrund der Komplexität und der hohen Wartungskosten rücken jedoch immer mehr Unternehmen von diesem Modell ab.

Unabhängig davon, welche Art von Intranet Sie nutzen, müssen Sie mit dem LAN (Local Area Network) des Unternehmens verbunden sein, das aus Computern besteht, die durch ihre MAC- oder IP-Adresse eindeutig identifiziert werden. Entfernte Mitarbeiter verbinden sich mit dem Intranet über ein virtuelles privates Netzwerk (VPN) oder eine andere sichere Verbindung. Zur Überwachung und Kontrolle des ein- und ausgehenden Netzwerkverkehrs wird eine Firewall eingesetzt. Sie fungiert als Gateway zwischen dem Internet und dem Intranet und schützt letzteres, indem sie bösartige Aktivitäten verhindert, unerwünschten Netzwerkverkehr blockiert und unbefugten Zugriff einschränkt.

Bewährte Praktiken im Intranet

Sicherheit. Die Sicherheit des Intranets sollte eines der Hauptanliegen einer Organisation sein, da interne Daten sicher vor Beschädigung, Diebstahl oder unbefugtem Zugriff geschützt werden müssen. Beachten Sie, dass Cloud-basierte Intranets den Ruf haben, sicher zu sein, und es weniger wahrscheinlich ist, dass sie angegriffen werden. Daher kann sich dies als eine kluge Investition erweisen.

Mobilfreundlichkeit. Die Möglichkeit für die Mitarbeiter, sich mit ihren mobilen Geräten jederzeit und unabhängig von ihrem Standort mit dem Intranet des Unternehmens zu verbinden, ermöglicht es, Zeitverzögerungen zu vermeiden, insbesondere wenn die Teams in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. Daher ist Mobilfreundlichkeit ein wichtiges Merkmal, das beim Aufbau eines Intranets berücksichtigt werden sollte.

Eingebettete Integrationsfunktionen. Die Fähigkeit zur nahtlosen Integration in das Unternehmenstoolset ist eine wichtige Intranetfunktion. Es sollte alle wichtigen Workflow-Tools und Plattformen, die Mitarbeiter täglich nutzen, wie Google Workspace, Microsoft 365 Suite, Slack, Jabber, Webex, HR-Apps, Zoom, GitHub, Salesforce und Okta in einer einzigen Arbeitsumgebung vereinen.

Benutzerfreundlichkeit. Ein gutes digitales Erlebnis für die Mitarbeiter trägt zu einer höheren Arbeitszufriedenheit bei und fördert eine insgesamt positive Einstellung gegenüber dem Arbeitsplatz und dem Arbeitgeber. Benutzerfreundlichkeit umfasst eine Reihe wichtiger Komponenten: eine vereinfachte, aber gut gestaltete Benutzeroberfläche, ein intuitives Layout, hohe Benutzerfreundlichkeit, kreative und sinnvolle Inhalte und eine einfache Navigation. Ein positives digitales Erlebnis führt dazu, dass die Mitarbeiter das Intranet zur Interaktion und zum Wissensaustausch nutzen wollen.

Personalisierung und Anpassung. Moderne Intranet-Software ermöglicht ein hohes Maß an Personalisierung und Anpassung, so dass die Intranet-Struktur und der Inhalt entsprechend den spezifischen Bedürfnissen der verschiedenen Unternehmen gestaltet werden können. Im Falle von Remote- und Hybrid-Teams kann ein personalisiertes Intranet zu einem wichtigen Knotenpunkt für die Unternehmenskommunikation, Zusammenarbeit und Kooperation werden.

Zeitgemäße Funktionen. Zu den häufigsten Beschwerden über veraltete Intranets gehören veraltete Inhalte, schlechte Benutzerfreundlichkeit und altmodisches Design. Funktionen für soziale Medien, ein ansprechendes Design und eine reibungslose Benutzererfahrung sind heute für jedes Intranet von entscheidender Bedeutung.

Hybrider Arbeitsplatz. Die Zukunft des Arbeitsplatzes ist ungewiss. Mit dem Erfolg der Telearbeit entwickeln immer mehr Unternehmen hybride Arbeitsplätze, um ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, auf eine Art und Weise zu arbeiten, die besser zu ihnen passt. Daher ist die Optimierung des Intranets für Telearbeit unerlässlich.

5 Tipps zum Aufbau eines erfolgreichen Intranets

Die technische Implementierung einer neuen Intranet-Plattform ist oft schnell erledigt, vor allem heutzutage, wo der Markt mit maßgeschneiderten Lösungen und Cloud-Diensten gesättigt ist. Aber das allein reicht nicht aus, wenn man ein modernes Intranet von Grund auf neu aufbaut. Sie müssen einen Plan entwickeln und umsetzen.

Bereiten Sie die Einführung sorgfältig vor

Dies ist ein wichtiger Schritt, der gründlich geplant werden sollte. Dazu gehören die Suche nach einem Anbieter von Intranet-Software, die Bewertung der strategischen Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Unternehmens, die Ermittlung der Unternehmensziele und die Festlegung der Hauptzielgruppen und wichtigsten Interessengruppen. Überstürzen Sie nichts in dieser Phase, denn die Entwicklung einer soliden Strategie ist ein wesentlicher Teil der Grundlage für den Erfolg.

Geben Sie Ihren Benutzern eine Stimme

Die Mitarbeiter stehen im Mittelpunkt eines jeden Intranetprojekts. Daher ist es wichtig, dass Sie sie während der Entwicklung und des Aufbaus des Intranets um ihre Meinung und ihr Feedback bitten. Denken Sie daran, dass es Ihre Mitarbeiter sind, die den Zauber des Intranets ausmachen, egal wie ausgeklügelt die Software ist.

Machen Sie Ihr Intranet einfach und unterhaltsam

Denken Sie daran, ein Element des Spaßes einzubauen, indem Sie ein paar Funktionen hinzufügen, die die Mitarbeiter gerne nutzen, z. B. interne Webseiten, persönliche Boards oder sogar Spiele – und das wäre zweifellos ein Segen für die Mitarbeitermoral.

Sicherheit im Auge behalten

Datensicherheit ist nicht verhandelbar. Investitionen in Technologie-Teams sowie in Firewalls, Proxy-Server, Virenscanner und Netzwerküberwachungs-Tools können helfen, Sicherheitsprobleme zu vermeiden.

Beweglich bleiben

Trotz aller Planung und Vorbereitung sollten Sie für den Fall gewappnet sein, dass etwas nicht so läuft wie geplant. Sie können die Risiken mindern, indem Sie flexibel sind, die richtigen Leute einstellen und ihnen erlauben, zu experimentieren.

Das Konzept des Intranets ist nicht neu, aber es hat in letzter Zeit eine Revolution erlebt. Da der Trend zu digitaler Beharrlichkeit immer stärker wird, versuchen viele Organisationen, sowohl etablierte als auch Unternehmen in der Anfangsphase, die Vorteile von Intranets zu nutzen, indem sie entweder ihre eigenen Systeme aufbauen oder maßgeschneiderte Systeme einführen. Standardplattformen für die Zusammenarbeit lassen sich einfacher und schneller implementieren, sind vollständig anpassbar und können Ihren Mitarbeitern neues Leben einhauchen und dazu beitragen, die drei E der Mitarbeiterzentrierung zu erreichen: Engagement, Befähigung und Befähigung. Das Intranet ist heute der entscheidende Faktor für die Zukunft des Arbeitsplatzes.