8 Misserfolge hybrider Arbeitsmodelle und ihre Vermeidung

Die Coronavirus-Pandemie, die im Jahr 2020 begann, hat unsere Arbeitsweise und unsere Vorlieben dramatisch verändert. Stellen Sie sich vor: Vor drei Jahren war das Arbeiten aus der Ferne eher die Ausnahme, und viele von uns verbrachten täglich mehrere Stunden mit dem Pendeln zur und von der Arbeit. Dann, mit dem Beginn der Schließungen, sind wir alle dazu übergegangen, von zu Hause aus zu arbeiten.

In den letzten zwei Jahren haben viele ihre Kollegen und die Atmosphäre im Büro vermisst. Gleichzeitig möchte ein großer Teil der Menschen auch nach der Pandemie weiter im Büro arbeiten. Die Lösung ist ein hybrides Modell, bei dem Teams sowohl von zu Hause aus arbeiten als auch Tage im Büro haben.

Laut einer von Slack in Auftrag gegebenen Studie aus dem letzten Jahr, 63 Prozent der Befragten die Flexibilität eines hybriden Arbeitsmodells zu schätzen. 20 Prozent würden gerne immer von zu Hause aus arbeiten, und nur 17 Prozent wollen zur Arbeit im Büro zurückkehren.

Und während das hybride Arbeitsmodell in diesem Jahr für viele Unternehmen tatsächlich zum Heilsbringer geworden ist, scheitern solche Modelle recht häufig. Dieser Artikel befasst sich mit den Hauptgründen für das Scheitern und den besten Methoden, um diese zu vermeiden.

Was bedeutet hybrides Arbeiten?

Ein hybrides Arbeitsmodell ist ein Format, bei dem die Mitarbeiter eines Unternehmens nicht die ganze Zeit im Büro sein müssen, sondern es an bestimmten Tagen aufsuchen können. Außerdem bedeutet Hybridarbeit manchmal, dass nur Personen in bestimmten Positionen im Büro arbeiten sollten, während alle anderen weiterhin von zu Hause aus arbeiten können.

Das hybride Arbeitsmodell ist keine Erfindung der 2020er Jahre. Einige Unternehmen arbeiteten schon vor der Pandemie auf diese Weise. Allerdings entwickeln jetzt weltweit viel mehr Unternehmen ihre Varianten des Hybridmodells. Dieser Ansatz wird uns wahrscheinlich für immer als Kompromiss zwischen der Arbeit von zu Hause und der Arbeit im Büro erhalten bleiben. Das Beratungsunternehmen Gartner nennt diese Arbeitsform als einen der erwarteten Trends in diesem Jahr.

Optionen für hybride Arbeitsmodelle

Die Unternehmen entwickeln ihre eigenen hybriden Arbeitsmodelle, die am besten für ihre spezifische Nische und ihre Mitarbeiter geeignet sind. Im Allgemeinen gibt es vier Hauptpraktiken:

• Das Unternehmen bestimmt die Arbeitstage im Büro und zu Hause. Beispiel, Apple-Mitarbeiter müssen in diesem Jahr montags, dienstags und donnerstags im Büro arbeiten.
• Das Unternehmen legt die Mindestanzahl der Tage fest, die die Mitarbeiter im Büro verbringen müssen. So können die Mitarbeiter beispielsweise drei Wochen lang von zu Hause aus arbeiten und eine Woche lang im Büro arbeiten.
• Das Unternehmen hat einen fernarbeitsmodus die Mitarbeiter können jedoch je nach ihren Vorlieben ins Büro gehen.
• Nur die Mitarbeiter, deren Arbeitsprozesse nicht aus der Ferne erledigt werden können, sind im Büro anwesend; die übrigen Kollegen arbeiten von zu Hause aus.

Vorteile von hybriden Arbeitsmodellen

Die Praxis der Kombination von Fern- und Büroarbeit hat eine Reihe von Vorteilen. Aus diesem Grund ist sie in diesem Jahr so beliebt geworden.

• Unternehmen können Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort einstellen. Wenn das hybride Arbeitsformat bedeutet, dass die Mitarbeiter das Büro nach Belieben aufsuchen können oder nur ein Teil der Mitarbeiter im Büro arbeiten muss, kann der Rest aufgaben aus der Ferne erledigen. Dies bedeutet, dass Unternehmen für einige Positionen Mitarbeiter aus anderen Städten und sogar Ländern einstellen können, die ihre Aufgaben hervorragend erfüllen, aber nicht im Büro anwesend sein können.
• Die Mitarbeiter haben mehr Vorteile von der Arbeit außerhalb des Büros. Freie Bürobesuche geben den Mitarbeitern mehr Unabhängigkeit. Sie können sich ihre Aufgaben selbst einteilen und fühlen sich wohler. Ein großer Prozentsatz der Mitarbeiter zieht es zum Beispiel vor, ins Büro zu gehen, um gemeinsame Projekte zu besprechen, aber zu Hause an Aufgaben zu arbeiten, die Konzentration erfordern. Das ergab eine Jabra-Umfrage, 61 Prozent der Arbeitnehmer die Möglichkeit, bei Bedarf das Büro aufzusuchen. Für 59 Prozent der Befragten ist diese Flexibilität sogar wichtiger als Gehalt und andere Leistungen.
• Für Unternehmen ist es einfacher, auf vollständige Fernarbeit umzustellen. Die letzten Jahre haben gezeigt, dass wir nie wissen, was als nächstes passiert. Es mag den Anschein haben, dass die Pandemie bereits vorbei ist, aber das stimmt nicht ganz. Unternehmen, die ihre Flexibilität ausbauen und an einer hybriden Arbeitsweise festhalten, werden im Falle einer neuen Pandemie wettbewerbsfähiger sein.
• Weniger Kosten für die Instandhaltung des Büros. Wenn das Büro nicht voll besetzt ist, fallen weniger Ausgaben für Strom, Kaffee und Kekse, die Gehälter der Reinigungskräfte, die Anschaffung neuer Geräte und so weiter an. Darüber hinaus können einige Unternehmen die gemietete Bürofläche reduzieren oder sogar einige Büros schließen.

8 Gründe, warum Hybriden scheitern und Tipps, wie es besser geht

Trotz aller Vorteile und der Beliebtheit des hybriden Arbeitsmodells scheitern einige Modelle in Unternehmen. Wenn Sie nicht rechtzeitig darauf achten und keine Maßnahmen ergreifen, kann Ihr Unternehmen im Chaos versinken, die Produktivität sinkt, und es besteht die Gefahr eines Totalausfalls. Hier sind die wichtigsten Anzeichen dafür, dass etwas schief läuft, und unsere Tipps, was Sie tun können, um ein Scheitern zu verhindern.

Die Zeitpläne sind immer noch starr

Bei dem hybriden Arbeitsmodell geht es in erster Linie um Flexibilität. Die Produktivität der Mitarbeiter kann stark beeinträchtigt werden, wenn Sie nicht flexibel sind, was die Zeiten angeht, in denen die Mitarbeiter ihre Arbeit erledigen.

Selbst wenn Sie feste Büro- und Heimarbeitstage festgelegt haben, kann der Arbeitsplan nicht derselbe bleiben wie vor der Pandemie – das würde zu einem Totalausfall führen. Die Menschen sind daran gewöhnt, dass sie sich die Zeit nehmen können, um sich um ihre Eltern, Kinder und ihre eigenen medizinischen Bedürfnisse zu kümmern.

Was ist zu tun? Anstelle des traditionellen Zeitplans von 9 bis 18 Uhr (oder des Zeitplans, den Ihr Unternehmen vor der Pandemie hatte) sollten Sie die neuen Regeln überprüfen und eine Zeit für die Zusammenarbeit festlegen. Dies könnten bestimmte Zeiten für Zoom-Anrufe oder persönliche Treffen sein.

Mitarbeiter werden im Büro ungerecht behandelt

Wenn die Menschen in die Büros zurückkehren, neigen sie dazu, zu den alten Gewohnheiten zurückzukehren. Dies ist jedoch der Weg zum Scheitern: Menschen, die ständig im Büro gearbeitet haben, dominieren Meetings mit ihren Meinungen und Vorschlägen. Da die Mitarbeiter, die zuvor aus der Ferne gearbeitet haben, vielen fremd bleiben, werden ihre Vorlieben und Ideen weniger beachtet.

Was ist zu tun? Um diese Art von Ungerechtigkeit zu vermeiden, sollten Sie den richtigen Zoom-Plan oder ein anderes Kommunikationsmittel, und halten Sie virtuelle Sitzungen ab. Auch wenn die Mitarbeiter heute nicht in den Büros anwesend sind, müssen sie die Möglichkeit haben, ihre Meinung zu äußern, und ihre Kollegen, die von den Büros aus arbeiten, müssen lernen, ihre Meinung zu berücksichtigen. Sie müssen gleiche Wettbewerbsbedingungen für alle schaffen.

Viele Mitarbeiter sind in ihren Möglichkeiten eingeschränkt

Ihre Mitarbeiter empfinden das hybride Arbeitsmodell möglicherweise anders und haben ihre eigenen Gründe dafür. Diese Gründe haben einen großen Einfluss darauf, wie die Mitarbeiter die Nachricht über den Übergang zu einem hybriden Arbeitsmodell aufnehmen und wie sie sich darauf einstellen werden.

Wenn die Hybridarbeit die Möglichkeiten und Präferenzen der Mitarbeiter in irgendeiner Weise einschränkt, werden sie sich dagegen wehren oder einfach kündigen.

Was ist zu tun? Gehen Sie nicht davon aus, dass alle in Ihrem Büro das Gleiche wollen. Bevor Sie Ihre hybride Arbeitsstruktur entwickeln, sollten Sie mit jedem Mitarbeiter persönlich sprechen und sich seine Bedenken und Vorlieben anhören.

Zu viele Technologien und Anwendungen

Mitarbeiter können sich überfordert fühlen, wenn sie während des Arbeitstages ständig zwischen vielen verschiedenen Anwendungen für die Zusammenarbeit wechseln müssen. Viele sind der Meinung, dass sich dieser Ansatz negativ auf die Produktivität in einem hybriden Arbeitsmodell auswirkt.

In der Tat verbringen die Mitarbeiter zu viel Zeit mit dem Versuch, mit Kollegen in Kontakt zu treten. Sie treffen vielleicht jemanden auf dem Flur, müssen andere Mitarbeiter über Zoom anrufen und mit anderen über Messenger chatten, weil sie sich in einer anderen Zeitzone befinden. Es kann schwierig sein, eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit mit einem Minimum an technologischen Anwendungen zu erreichen.

Was ist zu tun? Versuchen Sie, die Anzahl der Anwendungen, die für die Arbeit der Mitarbeiter erforderlich sind, zu minimieren. Idealerweise sollten Sie einen einzigen Online-Arbeitsbereich einrichten, auf den jeder Mitarbeiter Zugriff hat. Genau das ist der Dienst FuseBase (ehemals Nimbus) bietet genau diesen Service – er ermöglicht es Ihnen, ein Portal für Ihre Mitarbeiter einzurichten und Projekte an einem Ort zu bearbeiten.

Beziehungen werden angespannt

In vielen Unternehmen, in denen die Mitarbeiter daran gewöhnt sind, aus der Ferne zu arbeiten, gibt es in letzter Zeit viel weniger Interaktion zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten. Hybride Arbeit bedeutet viel mehr Besprechungen und Diskussionen mit Führungskräften. Viele Menschen haben sich jedoch bereits von dem Bedürfnis, mit ihren Vorgesetzten in Kontakt zu treten, abgenabelt und ziehen es vor, still an ihrem Arbeitsplatz zu sitzen. Das trägt nicht zu einer gesunden Atmosphäre im Team bei und kann eines Tages zu Konflikten führen.

Was ist zu tun? Arbeiten Sie daran, die Mitarbeiter wieder in das gesamte Team einzubinden. Organisieren Sie gemeinsame Mittagessen und Picknicks, und finden Sie Zeit für persönliche Treffen zwischen Mitarbeitern und ihren Vorgesetzten.

Verwirrung im Zeitplan

Nehmen wir an, Ihr Unternehmen hat sich für einen hybriden Arbeitsmodus entschieden und Büro- und Heimarbeitstage festgelegt, an denen einige Mitarbeiter an bestimmten Tagen im Büro arbeiten und andere Teammitglieder an anderen Tagen kommen. Aber sind Sie sicher, dass jeder weiß, wer jeden Tag im Büro oder von zu Hause aus arbeitet? Besprechungen und wichtige Diskussionen können ins Stocken geraten, wenn nicht jeder Mitarbeiter darüber informiert ist, wer im Büro arbeitet, wer von zu Hause aus arbeitet und wer sich an einem bestimmten Tag krankgemeldet hat.

Was ist zu tun? Erstellen Sie eine Tabelle, in der jeder Mitarbeiter seine Arbeitstage im Büro auswählt. Diese Tabelle sollte allen Kollegen zur Verfügung stehen, damit sie ihre Besprechungen entsprechend planen können.

Zu viele E-Mails

Als alle Unternehmen während des Lockdowns per Fernzugriff arbeiteten, kommunizierten die Teammitglieder hauptsächlich über Instant Messenger und E-Mails. Dann wurden Videoanrufe populär, aber die Leute wurden schnell müde von Zoom und kehrten zur elektronischen Kommunikation zurück.

Dies ist jedoch nicht immer die effektivste Kommunikationsmethode, vor allem wenn Ihr Team jetzt in einem Hybridmodell arbeitet. Warum Hunderte von E-Mails verschicken, wenn Ihre Kollegen jetzt wieder neben Ihnen sitzen, zumindest gelegentlich?

Was zu tun ist: Treffen Sie sich mehr mit Ihren Mitarbeitern persönlich. Vereinbaren Sie eine Besprechung im Büro, wenn Sie den Mitarbeitern Unternehmensneuigkeiten mitteilen oder ein neues Produkt vorstellen möchten. Schreiben Sie nur dann E-Mails, wenn zu viele Personen beteiligt sind oder Nachrichten an alle Kollegen in verschiedenen Städten geschickt werden müssen. In anderen Fällen ist es besser, kurz anzurufen oder sich persönlich zu treffen.

Rückkehr zu alten Praktiken

Hybride Arbeit unterscheidet sich von reiner Fernarbeit und Büroarbeit. Ein Weg zum Scheitern ist die Rückkehr zu den alten Regeln und Vorschriften. So sind einige Unternehmen, die teilweise zur Büroarbeit zurückgekehrt sind, auch wieder dazu übergegangen, Hunderte von physischen Dokumenten zu verwenden, die ausgedruckt und unterschrieben werden müssen. Andere hingegen versuchen, alle fortschrittlichen Elemente der Fernarbeit einzuführen, die für das Hybridformat nicht wirklich gelten.

Was ist zu tun? Machen Sie sich klar, dass es einige Zeit dauern wird, bis Sie alle Prozesse in Ihrem Unternehmen wieder eingerichtet haben. Studieren Sie die Arbeitsweise der verschiedenen Abteilungen, halten Sie Besprechungen mit ihnen ab, entwickeln Sie bewährte Verfahren für die synchrone Zusammenarbeit und setzen Sie diese um. Und werden Sie auf jeden Fall eine Menge unnötiger Dokumente los – werden Sie papierlos!

Wie die FuseBase helfen kann, hybrides Arbeiten einzurichten

Während einige Mitarbeiter im Büro arbeiten, arbeiten andere aus der Ferne. Viele haben unterschiedliche Zeitpläne, so dass eine effektive synchrone Zusammenarbeit schwierig sein kann. FuseBase (ehemals Nimbus) bietet leistungsstarke Kollaborationswerkzeuge für Teams, die in jedem Format arbeiten – per Fernzugriff, im Büro oder in einem hybriden Modus.

Mit FuseBase (ehemals Nimbus) können Sie Dokumente erstellen, die für alle Teammitglieder zugänglich sind und an denen sie gleichzeitig von jedem Ort der Welt aus arbeiten können. FuseBase ist ein einziger Ort, um Ihre Informationen, Aufgaben, Projekte und Wissensdatenbanken mit hohem Datenschutz zu speichern und zu verwalten. Erstellen Sie Aufgabenlisten und öffentliche Seiten für Ihr Team, halten Sie die Projektdokumentation an einem Ort, und der hybride Arbeitsablauf wird für Sie viel einfacher werden. Testen Sie FuseBase noch heute mit einer kostenlosen Demo!

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