Leitfaden für die Suche nach der besten Software zur Kundenschulung
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Seit dem Beginn des digitalen Zeitalters wächst die Menge der von uns produzierten Daten ständig und exponentiell. Nach Angaben von SG Analytics erzeugen Menschen jeden Tag 2,5 Quintillionen Bytes an Daten. Jeder Bericht oder Datenbankeintrag, jede Aktualisierung einer Webseite oder eine neue Toolbeschreibung trägt zu dieser enormen und unhandlichen Datenmenge bei. Arbeitende Unternehmen produzieren und verarbeiten Unmengen von Daten, die alle strukturiert und gespeichert werden müssen, damit sie leicht abrufbar sind. Softwareentwickler erstellen Tools, die dabei helfen, diese ständig wachsende Datenmenge zu ordnen und griffbereit zu halten. In letzter Zeit werden viele dieser Tools unter dem Begriff Geschäftsportale zusammengefasst. Was also ist ein Unternehmensportal?
Ein Unternehmensportal, manchmal auch als Corporate Portal oder Enterprise Portal bezeichnet, ist eine webbasierte Plattform, die alle Beteiligten eines Unternehmens zusammenbringt, von Mitarbeitern und Managern bis hin zu Partnern und Kunden. Solche Plattformen beherbergen und erleichtern alle Aspekte der Tätigkeit eines Unternehmens. Dokumentenmanagement und Projektmanagement, Mitarbeiterunterstützung und Kundenbeziehungen, Datenanalyse, Kommunikation und Zusammenarbeit – all diese unverzichtbaren Bestandteile eines jeden Unternehmens sind in einem zentralen Knotenpunkt, einem Unternehmensportal, zusammengefasst.
Während der Hauptzweck eines Unternehmensportals darin besteht, eine zentralisierte Webplattform für alle an einem Unternehmen beteiligten Personen bereitzustellen, gibt es einige spezifische Anforderungen, die es erfüllen soll:
Eine Wissensdatenbank oder ein interaktives Handbuch, das Teil Ihres Geschäftsportals sein kann, spart Zeit für alle an Ihren Geschäftsprozessen Beteiligten. Kunden können Antworten auf ihre Fragen erhalten, ohne sich an Helpdesk-Mitarbeiter wenden zu müssen, während Mitarbeiter klare Anweisungen zu Systemen und Arbeitsabläufen erhalten. Ein CRM (Customer Relationship Management Software) ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, die Kundeninteraktion zu personalisieren und damit die Kundenbindung und letztlich Ihren Umsatz zu steigern. Durch die Gewährung unterschiedlicher Zugriffsrechte können Sie sicherstellen, dass jeder Beteiligte alle Informationen erhält, die er benötigt – und nur die Informationen, die er benötigt.
Geschäftsportale können viele Elemente Ihrer Arbeitsabläufe automatisieren, z. B. Aufgabenzuweisungen, Genehmigungen, Dateneingabe, Datenaustausch über integrierte Anwendungen sowie Berichte und Analysen. Mitarbeiter erhalten Dashboards, mit denen sie Routineaufgaben rationalisieren, die Erledigung von Aufgaben nachverfolgen und schnell und einfach Berichte erstellen können, während Kunden über Self-Service-Portale ihre Bestellungen aufgeben und verfolgen können.
Durch die Bereitstellung von Kommunikationstools und gemeinsamen Ressourcen ermöglicht ein Unternehmens-Webportal allen Beteiligten eine einfache Verbindung über verschiedene Kanäle, einschließlich ihrer mobilen Geräte. Mitarbeiter können Informationen austauschen, Brainstorming betreiben und gemeinsam an Projekten arbeiten, während Kunden Updates und Empfehlungen erhalten und ihre Bestellungen verwalten können. In der Zwischenzeit können Lieferanten und Partner Leistungskennzahlen erhalten und Produktinformationen, Preise und Liefertermine einsehen. Einige Portale beinhalten Gamification-Techniken, bieten Belohnungen und motivieren die Beteiligten zur Teilnahme. Die Kollaborationstools, die ein Geschäftsportal bietet, tragen zum Engagement der Beteiligten und zur allgemeinen Zufriedenheit mit Ihrem Unternehmen bei.
Einige dieser Ziele werden mit einem Kundenportal erreicht. Ein Geschäftsportal unterscheidet sich jedoch hinsichtlich der Zielgruppe, des Inhalts und der gelösten Aufgaben. Ein Unternehmensportal richtet sich nicht nur an externe Stakeholder, sondern auch an interne Stakeholder wie Mitarbeiter und Lieferanten.
Laut Forbes gehören einfache Nachrichtenübermittlung über neue Möglichkeiten, Personalisierung, Konversationsassistenten oder Chatbots und Omnichannel-Funktionen zu den wichtigsten Merkmalen einer wettbewerbsfähigen Unternehmenswebsite – und genau das gewährleisten Unternehmens-Webportale. Es gibt noch viele weitere Funktionen, die ein Unternehmens-Webportal Ihrem Unternehmen bieten kann, die stark von der Branche und den spezifischen Bedürfnissen eines Unternehmens abhängen, aber die wichtigsten sind:
Tools für die Zusammenarbeit: Instant Messaging, Chatbots, gemeinsame Kalender und Terminplanung, Software für Videokonferenzen und interaktive digitale Whiteboards.
Vergleichen wir ein Geschäftsportal für einen kleinen Einzelhändler mit einem Portal für ein großes Produktionsunternehmen. Jeder Akteur benötigt eine Reihe von Funktionen, um seine Kerngeschäftsfunktionen zu unterstützen. Für ein kleines Einzelhandelsunternehmen kann ein Geschäftsportal einen Produktkatalog, ein CRM-Tool, eine Bestandsverwaltung, eine Auftragsverwaltung (möglicherweise mit Selbstbedienungsoptionen), eine Zahlungsabwicklung, ein Berichts-Dashboard sowie Marketing- und Werbetools zur Durchführung gezielter Werbekampagnen umfassen. Ein großes Produktionsunternehmen hingegen profitiert von zusätzlichen Tools für das Lieferkettenmanagement, die Anlagen- und Finanzverwaltung, die Überwachung von Produktionsprozessen, die Qualitätskontrolle und Business Intelligence. Der Funktionsumfang des Webportals eines bestimmten Unternehmens hängt von der Komplexität seiner Geschäftsprozesse ab.
Es gibt verschiedene Arten von Unternehmensportalen, die sich an unterschiedliche Kategorien von Interessengruppen richten:
Je nach Schwerpunkt, Zielgruppe und Inhalt kann man zwischen vertikalen und horizontalen Portalen unterscheiden. Vertikale Portale sind branchenspezifisch und bedienen eine bestimmte Nische oder Branche. Sie sind auf Fachleute innerhalb dieser Branche beschränkt und enthalten Nachrichten, Forschungsergebnisse und Lösungen, die für ein breiteres Publikum zu umfangreich sein könnten. Horizontale Unternehmensportale hingegen sind nicht so eingeschränkt und richten sich an ein breiteres Publikum. Sie bieten Ressourcen und Dienstleistungen, die in einer ganzen Reihe von Branchen genutzt werden können, ohne zu sehr auf die jeweilige Branche zugeschnitten zu sein.
Richtig eingerichtete Webportale bringen den Unternehmen eine Menge Vorteile:
1.Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen des Unternehmens sowie mit externen Nutzern, um die Produktivität zu steigern und das Engagement zu vertiefen.
2.Erhöhte Effizienz durch Rationalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen und Systemen, logische Strukturierung von Daten, Eliminierung des menschlichen Faktors bei Routineaufgaben, wodurch Geld gespart wird und Unternehmen in die Lage versetzt werden, ihr Projektbudget einzuhalten und eine gute Investitionsrendite zu gewährleisten.
3.Bessere Entscheidungsfindung, die dank der Echtzeit-Analysetechnologie, der Berichterstattung und der Prognosen möglich wird.
4.Höhere Sicherheit durch Zugangskontrollen, Verschlüsselung und andere Datenschutzfunktionen.
5.Verbesserte Benutzererfahrung und Unterstützung, wobei ein Unternehmensportal den Kunden Zugang zu aktuellen Informationen über die Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens bieten und gute Kundenbeziehungen pflegen kann, ohne dass sie müde werden oder Urlaubstage brauchen, während die Erfassung und Verarbeitung von Feedback einfach und zeitnah erfolgt.
Trotz der unbestreitbaren Vorteile von Unternehmensportalen gibt es einige Herausforderungen, denen Sie bei der Auswahl und Implementierung Ihres eigenen Webportals begegnen können:
Es gibt Dutzende von Unternehmensportalplattformen, von den großen Anbietern wie der Zoho Office Suite oder Microsoft Dynamics 365 bis hin zu den kleineren, aber nicht minder wertvollen FuseBase (ehemals Nimbus) oder Liferay. Es kann schwierig sein, die Plattform auszuwählen, die zu Ihrem Unternehmen passt, eine benutzerfreundliche Oberfläche bietet und Ihnen Zeit und Geld spart.
Die Möglichkeit, das Portal an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen, ist zwar ein eindeutiger Vorteil, aber die tatsächliche Umsetzung kann zeitaufwändig sein. Wartung und Support können spezielle Fähigkeiten und technologisches Know-how erfordern, einschließlich der Entwicklung von Front-End-Software.
Ein Unternehmensportal soll in andere Anwendungen und Software integriert werden, die von Unternehmen genutzt werden. Die Sicherstellung der richtigen Integrationen und deren nahtlose Umsetzung kann jedoch eine zusätzliche Schwierigkeit darstellen, insbesondere wenn zusätzliche Hardware benötigt wird, um das richtige Gateway zu schaffen.
Unternehmensportale bieten in der Regel robuste Sicherheitsfunktionen, aber Ihre Mitarbeiter müssen geschult werden, sowohl im Hinblick auf die Einhaltung der GDPR (General Data Protection Regulation) als auch im Umgang mit sensiblen Nutzerdaten auf Ihrer Website und allen Portalseiten.
Alle Nutzer – Mitarbeiter, Kunden und Partner – müssen dazu ermutigt werden, Ihr Portal zu nutzen, was sie möglicherweise ablehnen, wenn sie an andere Systeme gewöhnt sind.
Einem Bericht von MarketsandMarkets zufolge wächst der globale Markt für Geschäftsportale – von 7,3 Mrd. USD im Jahr 2018 auf 9,8 Mrd. USD im Jahr 2023 und wird voraussichtlich bis 2030 auf 30,12 Mrd. USD ansteigen, mit einer jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 12,14 %. Dies bedeutet, dass Unternehmen auf der ganzen Welt die Vorteile eines Geschäftsportals erkannt haben.
Sie kennen nun die Antwort auf die Frage “Was ist ein Geschäftsportal?”, sind sich aber immer noch unsicher, ob ein solches Web-Gateway Ihrem Unternehmen nützen kann? Probieren Sie es in Aktion. FuseBase (ehemals Nimbus) bietet leistungsstarke Werkzeuge für eine nahtlose und effektive Zusammenarbeit zwischen all Ihren Beteiligten. Kundenportale, Wissensdatenbanken, gemeinsam genutzte Dokumente und Dienste, Intranets und Projektmanagement – all diese wichtigen Instrumente und Technologien können zu dem Motor werden, der Ihr Unternehmen voranbringt!
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