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  • Sep 26, 2022
  • 16 Min

Dokumenten-Management-Systeme für Unternehmen: Einrichtung leicht gemacht

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Die meisten kleinen Unternehmen haben Probleme mit der Dokumentenverwaltung, weil ihnen die geeignete technologische Infrastruktur fehlt. Diese kleinen Unternehmen verschwenden entweder wertvolle Zeit mit der Suche nach Dokumenten oder, was noch schlimmer ist, sie verlieren wichtige Informationen aufgrund menschlicher Fehler.

Um Zeit und Geld zu sparen, setzen viele große und kleine Unternehmen auf Dokumentenmanagementsysteme. Diese Systeme ermöglichen es den Mitarbeitern, von jedem Gerät aus auf Dateien zuzugreifen, Dokumente mit Kunden auszutauschen und sogar gemeinsam an Projekten zu arbeiten.

Ein Dokumentenmanagementsystem erspart Ihnen viel Zeit und Kopfzerbrechen. Außerdem können Sie damit problemlos Informationen mit anderen austauschen. Obwohl viele kleine Unternehmen bereits Dokumentenverwaltungssysteme verwenden, werden sie meist nicht richtig eingesetzt.

Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie ein Dokumentenmanagementsystem für Ihr kleines Unternehmen einrichten können, lesen Sie weiter. Sie erfahren, wie Sie ein Dokumentenverwaltungssystem für Ihr kleines Unternehmen einrichten können, das perfekt für Sie funktioniert.

? Was ist Dokumentenmanagement für Unternehmen?
? Warum brauchen kleine Unternehmen ein Dokumentenmanagementsystem?
? Wie Sie ein Dokumentenmanagementsystem für Ihr Unternehmen einrichten
? Worauf ist bei einer Dokumentenmanagement-Software zu achten?
? Die beste Dokumentenmanagement-Software für Ihr Unternehmen

Was ist Dokumentenmanagement für Unternehmen?

Unter Dokumentenmanagement versteht man das Speichern, Organisieren, Verwalten und gemeinsame Nutzen von unternehmensbezogenen Dokumenten. Dies umfasst alles, von Mitarbeiterunterlagen bis hin zu Jahresabschlüssen.

Dazu benötigen Sie eine Dokumentenverwaltungssoftware, mit der Sie alle Dokumente Ihres Unternehmens an einem Ort speichern können. Mit diesem Werkzeug können Sie alles, was Sie brauchen, leicht finden. Dies ist Teil eines Dokumentenmanagementsystems (DMS).

Ein Dokumentenmanagementsystem ist ein wichtiger Bestandteil eines jeden kleinen Unternehmens. Es hilft Ihnen, Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern, indem es Ihre physischen Dokumente in digitale Dokumente umwandelt.

Warum kleine Unternehmen ein Dokumentenmanagementsystem brauchen

Dokumentenverwaltungssysteme haben viele Vorteile.

1. Zeit- und Arbeitsersparnis

Dokumentenmanagementsysteme können kleinen Unternehmen helfen, ihre Arbeitsabläufe zu rationalisieren und zu automatisieren. Sie sind so konzipiert, dass die Mitarbeiter das, was sie brauchen, leicht finden können. Ein Dokumentenverwaltungssystem hilft Ihnen, Dinge schneller zu erledigen. Es spart Ihnen Zeit und Energie, indem es sich wiederholende Prozesse automatisiert. Deshalb ist es auch so wichtig, dass Sie keine Zeit mit der Suche nach Dokumenten verschwenden. Lassen Sie diese Aufgabe stattdessen von Ihrem Dokumentenmanagementsystem erledigen.

2. Reduzieren Sie Fehler

Mit einem Dokumentenverwaltungssystem ist die Wahrscheinlichkeit, dass Fehler passieren, geringer. Wenn Sie z. B. versehentlich ein Dokument eines kleinen Unternehmens löschen, können Sie es einfach aus der Sicherungskopie wiederherstellen. Oder wenn Sie vergessen haben, eine Datei anzuhängen, können Sie sie später jederzeit wieder anhängen.

3. Alles digital speichern

Ein Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es Ihnen, alles digital zu speichern. Sie haben Zugriff auf jede Datei, unabhängig davon, wo sie sich befindet. Das bedeutet, dass Sie keine Zeit mit der Suche nach alten Rechnungen oder Verträgen verschwenden müssen, und Sie können Informationen problemlos mit Kunden und Kollegen austauschen. Mit einem Dokumentenmanagementsystem können Sie auch wichtige Unterlagen und Fotos archivieren. Wenn Sie einmal papierlos arbeiten möchten, laden Sie diese Dokumente einfach in die Cloud hoch.

Digital is the Future, Son. Image by Nimbus Platform

4. Zusammenarbeit leicht gemacht

Durch den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems weiß jeder, was der andere tut. Das bedeutet, dass Sie Verwirrung und unnötigen Aufwand vermeiden können. Wenn Sie mit anderen zusammenarbeiten, können Sie auch verfolgen, wer wann welche Aufgaben erledigt hat.

5. Bessere Kommunikation

Selbst in einem kleinen Unternehmen ist es manchmal schwierig, den Überblick zu behalten, wer was gesehen hat. Wenn Sie ein Dokumentenmanagementsystem verwenden, können Sie sehen, welche Personen ein bestimmtes Dokument eingesehen haben. Auf diese Weise wissen Sie genau, wer es vor dem Versand noch einmal überprüfen muss. So können Sie die Kommunikation verbessern und Missverständnisse vermeiden.

6. Steigerung der Produktivität

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihr Arbeitspensum zu bewältigen, verlieren Sie möglicherweise an Produktivität. Deshalb ist es wichtig, in ein Dokumentenmanagementsystem zu investieren. Indem Sie die Suche in Ihren Dokumenten erleichtern, können Sie mehr Zeit mit der Arbeit an Projekten verbringen, anstatt Zeit mit der Suche nach etwas zu verschwenden.

7. Halten Sie alles organisiert

Mit einem Dokumentenverwaltungssystem haben Sie einfachen Zugriff auf alles, was Sie brauchen, denn es speichert alle Ihre Dokumente an einem Ort. Das macht es viel einfacher, alles zu finden, was Sie brauchen. Sie können auch Ordner und Unterordner erstellen, um Ihre Dokumente in Kategorien zu ordnen.

8. Rationalisierung von Backups

Ein Backup-System ist entscheidend für den Schutz Ihrer Daten. Leider wird dies von einigen kleinen Unternehmen völlig übersehen. Wenn Sie sich vor Verlusten schützen wollen, sollten Sie regelmäßig Sicherungskopien Ihrer Daten erstellen. Mit einem Dokumentenmanagementsystem können Sie Backups automatisieren und an einem externen Standort speichern. So müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass wichtige Informationen verloren gehen.

9. Bleiben Sie sicher

Ein weiteres Problem bei der Online-Speicherung sensibler Daten ist die Sicherheit. Glücklicherweise bietet ein Dokumentenmanagementsystem Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und Passwortschutz. So können Sie sicher sein, dass die Daten Ihres Unternehmens geschützt sind. Selbst für ein kleines Unternehmen ist dies von entscheidender Bedeutung.

10. Geld sparen

Mit einem Dokumentenmanagementsystem können Sie Ihre Kosten senken, da Sie kein Papier mehr benötigen. Sie müssen nicht mehr von jedem Dokument eine Kopie ausdrucken. Da Sie die Dokumente in elektronischer Form speichern können, müssen Sie nicht mehr für Druckdienste bezahlen. Dies trägt dazu bei, Ihr Büro von Unordnung zu befreien und Ihre Prozesse effizienter zu gestalten. Wenn Sie diese Art von Verschwendung vermeiden, können Sie Geld sparen, selbst wenn es nur ein kleiner Betrag pro Monat ist.

Wie Sie ein Dokumentenmanagementsystem für Ihr Unternehmen einrichten

Ein Dokumentenmanagementsystem hilft kleinen und großen Unternehmen bei der einfachen Verwaltung von Dokumenten. Sie können es nutzen, um Dokumente online zu speichern, abzurufen und zu bearbeiten. Mit einem Dokumentenverwaltungssystem können Sie jederzeit und überall auf Ihre Dateien zugreifen.

Bei der Auswahl eines Dokumentenverwaltungssystems sollten Sie vor allem darauf achten, ob es Ihren Anforderungen entspricht. Wenn Sie sich darüber im Klaren sind, wie Sie ein Dokumentenverwaltungssystem nutzen wollen, ist es einfacher, die richtige Dokumentenverwaltungssoftware zu finden.

Im Folgenden finden Sie die Schritte, die Sie unternehmen müssen, wenn Sie ein Dokumentenverwaltungssystem für Ihr kleines Unternehmen einrichten wollen.

1. Bewerten Sie Ihre derzeitigen Dokumentenverwaltungsprozesse

Bevor Sie ein neues Dokumentenverwaltungssystem einrichten, sollten Sie zunächst Ihre derzeitigen Abläufe bewerten. Es ist wichtig zu wissen, wo Ihre Dokumente gespeichert sind, damit Sie feststellen können, was derzeit gut funktioniert und was nicht. Das wird Ihnen auch helfen, Ihre Suche nach der richtigen Dokumentenverwaltungssoftware einzugrenzen.

2. Planen Sie Ihre Anforderungen

Sobald Sie Ihren bestehenden Dokumentenverwaltungsprozess bewertet haben, können Sie Ihre Anforderungen planen. Dies ist Ihr Plan für die Dokumentenverwaltung. Dabei müssen Sie unter anderem folgende Punkte berücksichtigen:

  • Welche Dokumente müssen Sie aufbewahren?
  • Wo bewahren Sie Ihre Dokumente derzeit auf?
  • Welche Anwendungen verwenden Sie zum Anzeigen und Bearbeiten Ihrer Dokumente?
  • Wie werden sich die Änderungen auf die Arbeitsabläufe auswirken?
Meeting All Requirements. Image by Nimbus Platform

3. Wählen Sie die richtige Dokumentenmanagement-Lösung

Nun, da Sie wissen, was Sie brauchen, können Sie das richtige Dokumentenverwaltungssystem auswählen. Die folgenden Faktoren helfen Ihnen bei der Entscheidung, welches System sich am besten für Ihr Unternehmen eignet:

  • Kosten – Wie viel kostet die Software? Ist sie die Investition wert?
  • Benutzerfreundlichkeit – Erscheint die Softwareoberfläche intuitiv? Können Sie sich schnell zurechtfinden?
  • Funktionen – Welche zusätzlichen Funktionen würden Sie gerne sehen?
  • Support – Fühlen Sie sich bei der Kontaktaufnahme mit dem Supportpersonal wohl? Sind sie reaktionsschnell?

4. Implementierung des Dokumentenmanagementsystems

Nachdem Sie sich für das richtige Dokumentenverwaltungssystem entschieden haben, müssen Sie es implementieren. Dazu gehört die Übertragung von Daten von einem System in ein anderes. Bevor Sie mit der Übertragung beginnen, sollten Sie eine Sicherungskopie aller Daten erstellen.

5. Testen Sie das Dokumentenverwaltungssystem

Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie bei der Implementierung des Dokumentenmanagementsystems auf Probleme stoßen werden. Es kann sogar zu Fehlern kommen. Um dies zu vermeiden, müssen Sie das System testen. Das bedeutet, dass Sie das System so testen, als ob Sie es täglich benutzen würden. Stellen Sie sicher, dass alles korrekt funktioniert, bevor Sie es in Betrieb nehmen.

So können Sie Ihr Dokumentenmanagementsystem testen:

  • Testen Sie die Anwendung so, als ob Sie ein normaler Benutzer wären.
  • Aktualisieren Sie alle Prozesse, die nicht so funktionieren, wie Sie es wünschen.
  • Aktualisieren Sie Ihre Dokumentation. Dazu gehört auch die Aktualisierung Ihrer Unternehmensrichtlinien und -verfahren. Stellen Sie außerdem sicher, dass alle Mitarbeiter über alle kleinen und großen Änderungen am Dokumentenverwaltungssystem informiert sind.

6. In Betrieb gehen

Nach Abschluss der Testphase und der Aktualisierung der Dokumente und Verfahren ist es an der Zeit, das System in Betrieb zu nehmen. Das bedeutet, dass Sie von Ihrem derzeitigen Dokumentenverwaltungssystem auf das neue System umsteigen. Es empfiehlt sich auch, Ihre Mitarbeiter per E-Mail über die Umstellung zu informieren.

7. Überwachen und pflegen Sie das Dokumentenverwaltungssystem

Sie sollten das Dokumentenverwaltungssystem regelmäßig überwachen. So können Sie potenzielle Probleme frühzeitig erkennen. Sie können dann Maßnahmen ergreifen, bevor diese zu größeren Problemen werden.

Die Überwachung Ihres Dokumentenverwaltungssystems umfasst Folgendes:

  • Überprüfung auf Fehler. Fehler im System können zu Ausfallzeiten führen. Prüfen Sie auf Fehler, indem Sie Protokolle einsehen und Leistungskennzahlen überwachen.
  • Aktualisieren von Inhalten. Die Aktualisierung von Inhalten ist entscheidend für die Zufriedenheit Ihrer Benutzer. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Inhalte regelmäßig aktualisieren.

Die Pflege Ihres Dokumentenverwaltungssystems bedeutet, es auf dem neuesten Stand zu halten. Sie sollten es immer dann aktualisieren, wenn Sie neue Benutzer hinzufügen, Benutzer entfernen oder Benutzerberechtigungen ändern. Die Pflege eines Dokumentenverwaltungssystems erfordert regelmäßige Wartung.

Worauf sollte man bei Dokumentenverwaltungssoftware achten?

Bei der Suche nach einer Software für die Dokumentenverwaltung sollten Sie auf einige wichtige Funktionen achten.

1. Benutzerfreundlichkeit

Je einfacher die Bedienung, desto größer sind die Chancen für eine erfolgreiche Einführung eines Dokumentenverwaltungssystems. Die besten Dokumentenmanagementsysteme haben eine intuitive Benutzeroberfläche und sind leicht zu erlernen und zu bedienen. Stellen Sie sicher, dass Sie ausreichend Unterstützung erhalten, insbesondere in der Anfangsphase der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems.

2. Sicherheit

Dies ist ein wesentliches Merkmal bei der Auswahl eines Dokumentenverwaltungssystems. Je sicherer Ihr System ist, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass jemand auf vertrauliche Informationen zugreifen kann. Es gibt zwei Möglichkeiten, Sicherheit zu erreichen: Verschlüsselung und Authentifizierung. Die Verschlüsselung stellt sicher, dass nur befugte Personen sensible Informationen einsehen können. Mit der Authentifizierung können Sie überprüfen, wer auf bestimmte Informationen zugegriffen hat.

Select Every Bicycle. Image by Nimbus Platform

3. Suchfunktionen

Um bestimmte Dokumente schnell zu finden, ist eine leistungsstarke Suchfunktion unerlässlich. Wenn Sie nach einer Datei suchen, möchten Sie die Ergebnisse sofort sehen. Wenn Sie ein Cloud-basiertes System zur Verwaltung von Geschäftsdokumenten verwenden, ist dies sogar noch wichtiger. Mit Cloud-basierten Dokumentenverwaltungssystemen können Sie alle Ihre Daten online speichern. Dadurch lassen sich Dokumente viel schneller auffinden.

4. Integration mit anderen Systemen

Dies ist ein weiterer wichtiger Faktor, den Sie berücksichtigen müssen, wenn Sie mehrere Anwendungen verwenden. Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Dokumentenverwaltungssystem gut mit diesen Anwendungen integriert werden kann und dass es keine Konflikte zwischen den verschiedenen Systemen gibt. Wenn Sie eine Workflow-Automatisierung implementieren, sollten Sie die Kontrolle darüber haben, wie Ihre Dokumente den Prozess durchlaufen.

5. Versionskontrolle

Mit Hilfe der Versionskontrolle können Sie jede Änderung an einem Dokument verfolgen. Auf diese Weise können Sie bei Bedarf auf frühere Versionen zurückgreifen. Wenn Ihnen beispielsweise bei der Bearbeitung eines Dokuments ein Fehler unterläuft, können Sie mit der Versionskontrolle die Bearbeitung rückgängig machen, ohne dass der Originaltext verloren geht.

Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Versionskontrolle, die es Ihnen ermöglicht, Änderungen im Laufe der Zeit zu verfolgen. Auf diese Weise lässt sich leichter nachvollziehen, was mit den einzelnen Dokumenten geschehen ist. Sie können zum Beispiel ein Verlaufsprotokoll erstellen, das zeigt, wie sich ein bestimmtes Dokument im Laufe der Zeit entwickelt hat.

6. Gemeinsame Nutzung von Dateien

Dies ist ein weiterer wichtiger Aspekt eines erfolgreichen Dokumentenmanagementsystems. Mit der Dateifreigabe können Sie Dokumente für andere Benutzer freigeben. Dies ermöglicht die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern. Diese Zusammenarbeit ist besonders nützlich, wenn Sie an verschiedenen Orten arbeiten.

7. Benutzerberechtigungsstufen

Damit können Sie festlegen, welche Benutzer verschiedene Arten von Dokumenten anzeigen können. Wenn Sie eine Cloud-basierte Lösung verwenden, kann dies bedeuten, dass Sie einigen Benutzern erlauben, die Dokumente anderer zu bearbeiten.

8. Cloud-Speicher

Dies ist ein weiterer wichtiger Aspekt, der bei der Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems berücksichtigt werden sollte. Viele Lösungen bieten eine Online-Speicherung an, die das Speichern und Abrufen von Dokumenten von jedem Ort aus erleichtert. Die Cloud-Speicherung trägt auch zur Kostensenkung bei, da keine Server vor Ort benötigt werden. Eine ordnungsgemäße Datensicherung ist ebenfalls ein wesentliches Merkmal eines jeden Dokumentenmanagementsystems. Sie müssen genau wissen, wo die Sicherungen gespeichert werden und wie oft sie erfolgen.

9. Anpassungsmöglichkeiten

Mit diesen Optionen können Sie Ihr Dokumentenverwaltungssystem an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Zu diesen Optionen gehören benutzerdefinierte Felder, Arbeitsabläufe, Berichte und so weiter. Die Anpassungsmöglichkeiten geben Ihnen die volle Flexibilität, Ihr System auf Ihre individuellen Anforderungen zuzuschneiden.

10. Kosten

Dies ist einer der wichtigsten Faktoren, die bei der Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems zu berücksichtigen sind. Sie sollten eine Lösung finden, deren Preis im Rahmen Ihres Budgets liegt. Was Sie zu investieren bereit sind, hängt von der Größe und dem Wachstumspotenzial Ihres Unternehmens ab.

11. Skalierbarkeit

Dies bezieht sich auf die Fähigkeit eines Dokumentenmanagementsystems, mit dem Wachstum Ihres Unternehmens mitzuwachsen. Wenn Ihr Unternehmen expandiert, sollten Sie sich für ein Dokumentenverwaltungssystem entscheiden, das so skalierbar ist, dass es Ihr gesamtes Wachstum bewältigen kann. Sie möchten nicht in ein System investieren, das nicht mit Ihren Anforderungen mitwachsen kann.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Software für die Dokumentenverwaltung die Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllen und Ihre Visionen unterstützen muss.

Die beste Dokumentenmanagement-Software für Ihre Geschäftsdokumente

Es gibt heute eine Vielzahl von Dokumentenverwaltungssoftware auf dem Markt. Hier sind drei der besten, die es derzeit auf dem Markt gibt.

1. Nimbus-Plattform

Sie können die Nimbus Plattform verwenden, da es alle wesentlichen Funktionen bietet, die Sie für ein Dokumentenmanagementsystem benötigen, unabhängig davon, ob Sie ein kleines Unternehmen oder ein Großunternehmen sind. Diese Funktionen umfassen:

  • Einfach zu benutzen. Erstellen Sie Dokumente, Notizen und Wikis mit Nimbus Note. Sie können super Dokumente erstellen, indem Sie Informationen in vielen Formaten hinzufügen, einschließlich Text, Bilder, Video- und Audiodateien, PDFs und andere Anhänge.
  • Klare Struktur. Verwenden Sie verschachtelte Ordner und Unterordner, um Ihre Dokumente zu organisieren. Verwenden Sie Tags und legen Sie Favoriten fest, um schnell auf Ihre häufig verwendeten Dokumente zugreifen zu können. Erstellen Sie Arbeitsbereiche um zu kategorisieren, wie Sie Ihre Informationen strukturieren möchten. Sie können Verknüpfungen zwischen Notizen mit @-Vermerken erstellen.
  • Erweiterte Berechtigungsstufen. Legen Sie Berechtigungen auf Arbeitsbereichs- und Ordnerebene fest. Sie können Ihre Dokumente auch mit einem Passwort schützen.
  • Integrationen und Einbettungsoptionen. Integrieren Sie mit gängigen Werkzeugen, einschließlich Google Analytics, YouTube, Calendly und vielen anderen Anwendungen. Sie können Nimbus-Seiten auf jeder Website einbetten. Selbst wenn Ihre Kunden kein Nimbus-Konto haben, können Sie die Seiten über einen Link mit ihnen teilen.
  • Verbesserte Zusammenarbeit. Verwenden Sie Nimbus Chat, ein Kundenportal, und Aufgabenmanagement-Funktionen, um die Kommunikation mit Ihren Teammitgliedern zu verbessern und Ihr Dokumentenmanagementsystem zu pflegen.

Halten Sie Ihre Dokumente in perfekter Ordnung mit Nimbus Platform™

Nimbus Platform ist eine großartige Option für kleine Unternehmen. Um loszulegen, besuchen Sie unseren leitfaden. Um mehr über das Angebot von Nimbus Platform zu erfahren und eine 14-tägige kostenlose Testversion zu starten, besuchen Sie diese Website.

2. Microsoft SharePoint

Mit Microsoft SharePoint können Sie ein mobiles Intranet einrichten, um Ihre Dokumente, Anwendungen und Ihr Wissen gemeinsam zu nutzen und zu verwalten, unabhängig davon, ob Sie ein kleines oder ein großes Unternehmen sind. Microsoft SharePoint bietet unter anderem folgende Funktionen:

  • Umfangreiche Inhaltsverwaltung. Nutzen Sie die leistungsstarke Suchfunktion, um die gesuchten Informationen schnell zu finden.
  • Mehr Engagement. Durch die gemeinsame Nutzung von Ressourcen und Anwendungen in Portalen und über mobile Anwendungen können Sie den Zusammenhalt stärken und die Effizienz Ihrer Organisation verbessern.
  • Nahtlose Zusammenarbeit. Geben Sie Dokumente, Daten, Nachrichten und Ressourcen nach Projektteam, Abteilung und Bereich frei. Arbeiten Sie gemeinsam und sicher mit Kollegen innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens auf PCs, Mac-Computern und mobilen Geräten.
  • Verbessern Sie Geschäftsprozesse. Steigern Sie die Produktivität mit internen Tools wie Benachrichtigungen, Formularen, Workflow-Automatisierung und benutzerdefinierten Anwendungen, um Ihre Prozesse zu optimieren.

Der größte Nachteil sind die Preisoptionen, die da wären

  • SharePoint Online Plan 1: 5 $ pro Benutzer und Monat.
  • SharePoint Online Plan 2: $10 pro Benutzer und Monat.
  • SharePoint Online Plan 3: $23 Benutzer pro Monat.

Das macht SharePoint für viele kleine Unternehmen unattraktiv.

3. Box (für Unternehmen)

Box ist darauf ausgerichtet, sich in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe zu integrieren, und ermöglicht es Ihnen, die Art und Weise, wie Sie Ihre Daten speichern und auf sie zugreifen möchten, individuell anzupassen. Box bietet unter anderem folgende Funktionen:

  • Erweiterte Sicherheit und Compliance. Sie erhalten mobile Sicherheitskontrollen und globale Compliance zusammen mit Protokollen zur Vermeidung von Datenverlusten.
  • Anpassungsmöglichkeiten. Sie können das Aussehen Ihres Box-Kontos an die Marke Ihres Unternehmens anpassen.
  • Unbegrenzter Speicherplatz bei allen Tarifen mit einer Upload-Größe von 5 GB für Dateien.
  • Optionen zur Workflow-Automatisierung.

Ein Nachteil von Box ist, dass es keine billige Option ist, insbesondere wenn Sie ein kleines Unternehmen haben, wie die Preisoptionen:

  • Business Plan: $180 pro Jahr und Benutzer (für mindestens 3 Benutzer).
  • Business Plus Plan: 300 $ pro Jahr und Benutzer (für mindestens 3 Benutzer).

Zusammenfassend lässt sich sagen: Wenn Sie Dokumente haben, die sicher und organisiert aufbewahrt werden müssen, ist die Einrichtung eines Dokumentenmanagementsystems ein Muss. Unabhängig davon, ob Sie Papierdateien oder Online-Speicher verwenden, wird Ihr kleines Unternehmen durch einen zentralen Ort, an dem Sie Ihre Dateien speichern und abrufen können, effizienter.

Die Online-Zusammenarbeit wird sich durchsetzen, denn die Art und Weise, wie wir arbeiten, entwickelt sich ständig weiter. Erfahren Sie, wie Sie Ihr Unternehmen mit Online-Zusammenarbeit rationalisieren können, in diesem Blog-Beitrag.

Wenn Sie die Einrichtung eines Dokumentenverwaltungssystems für Ihr kleines Unternehmen in Betracht ziehen, sollten Sie sich über virtuelle Räume informieren. Unter diesem Blogbeitragerfahren Sie, was virtuelle Räume sind und wie Sie sie in Ihrem Unternehmen nutzen können.

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