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Persönliche Produktivität

Wie man die Arbeit vor dem Urlaub erledigt und sich nicht stressen lässt


Der Urlaub ist für jeden Arbeitnehmer die am meisten erwartete Zeit des Jahres. Es ist die perfekte Gelegenheit, endlich Verwandte zu besuchen, mit Freunden wegzufahren oder eine aufregende Reise zu unternehmen. Und für Menschen mit einem hohen Arbeitspensum klingt sogar die Aussicht darauf, wie Kevin aus Home Alone vor dem Fernseher Eis zu essen, aufregend.

Es gibt jedoch einen Nachteil, der sich “Vor-Urlaubszeit” nennt. Wenn sich die Jahreszeiten ändern, stehen wir vor verschiedenen Herausforderungen: vom Einpacken des Gepäcks bis zur Suche nach Weihnachtsgeschenken. Was uns immer begleitet, ist die Unerledigtheit bei der Arbeit. Das ist nicht wirklich die Aussicht, die man sich vorstellt, wenn man “Urlaub” sagt, um es gelinde auszudrücken.

Trotzdem können Sie sich entspannen. Für das letzte Problem wollen wir Ihnen helfen und Ihnen fünf Schritte an die Hand geben, wie Sie Ihre Vorweihnachtszeit am effektivsten gestalten können. Kommen Sie also aus Ihren Urlaubsträumen zurück, legen Sie Ihre Reise- oder Geschenk-Checkliste beiseite, und los geht’s.

Erstellen Sie eine Aufgabenliste

Die Fähigkeit, effektiv zu handeln, hängt direkt von der Struktur und dem Inhalt Ihres Plans ab. Wenn er richtig geschrieben ist, verringert er die Gefahr von Fehlern bei der Arbeit, verschafft Ihnen zusätzliche Zeit und hilft Ihnen, sich auf Ihre Ziele vor dem Urlaub zu konzentrieren. Eine ganze Reihe von Vorteilen! Lassen Sie uns also herausfinden, wie man einen solchen Plan erstellt. Alles, was Sie dazu brauchen, ist FuseBase (ehemals Nimbus).

Öffnen Sie Ihren Arbeitsbereich, erstellen Sie eine neue Seite und listen Sie alle Aufgaben auf, die Sie erledigen müssen. Verwenden Sie entweder eine einfache nummerierte Liste oder eine fortgeschrittene Aufgabenliste, in der Sie Beschriftungen, Fristen und die Wahl des Beauftragten hinzufügen und erledigte Aufgaben markieren können. Außerdem stehen Ihnen in der Seitenleiste und in der Symbolleiste oben rechts auf der Seite Aufgabenformulare zur Verfügung.

Um Ihren Plan besser zu organisieren, verwenden Sie FuseBase-Vorlagen, die Sie im Seitenmenü finden können. Sie können eine Hauptdatenbank wählen oder mehrere Dokumente für verschiedene Bereiche erstellen. Zum Beispiel:

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihre Pläne unhandlich werden, hören Sie auf zu versuchen, alles in die kurze Zeit vor dem Urlaub zu packen. Schränken Sie Ihre Ziele ein und beschränken Sie Ihre Aufgabenliste auf die wichtigsten Aktionen. Wenn Sie mehr Zeit darauf verwenden, einen guten Plan zu erstellen, werden Sie weniger Zeit benötigen, um die Aufgaben selbst zu beginnen und zu erledigen.

Schätzen Sie Ihre Stärken ein

Nehmen Sie sich nicht zu viel vor. Der Versuch, alles zu tun, zehrt an Ihren persönlichen Ressourcen und lässt Sie erschöpft zurück. Überlegen Sie daher genau und entscheiden Sie sich nur für die Maßnahmen, die die besten Ergebnisse bringen. Diese Vorgehensweise bewahrt Sie nicht nur vor einem Nervenzusammenbruch (was allein schon sehr schön ist), sondern ermöglicht es Ihnen auch, einige wenige Dinge wirklich gut zu machen, anstatt viele Dinge mit schlechter Qualität.

Beginnen Sie mit den Projekten, für die nur kurze Fristen gelten. Versuchen Sie, sie gleichmäßig zu verteilen, setzen Sie Erinnerungen und verschieben Sie nicht alles auf Freitag (wie wir alle es normalerweise tun). Organisieren Sie Ihr Arbeitspensum nach Prioritäten. Je nachdem, ob Sie ein Morgen- oder ein Nachtmensch sind, wählen Sie eine Zeit, zu der Sie die wichtigsten Aufgaben beginnen, wenn Sie am produktivsten sind. Weisen Sie weniger wichtige Aufgaben Ihren Mitarbeitern zu.

Werfen Sie einen Blick auf FuseBase-Vorlagen nach, suchen Sie nach Vorlagen mit einem Kalender und kopieren Sie alles, was Ihnen gefällt, auf Ihren Zettel. Sie können sich auch inspirieren lassen und Ihre eigene Karte mit dem Tabellenwerkzeug erstellen. Passen Sie die Zellen mit der Option Einzelauswahl Typ an und legen Sie für jede Ihrer Aufgaben hohe, mittlere oder niedrige Prioritäten fest.

Denken Sie daran, dass nicht alles priorisiert werden kann. Die gängige Meinung lautet: Wenn Sie mehr Geld verdienen wollen, arbeiten Sie mehr. Aber das schränkt Ihre Möglichkeiten ein, mehr zu erreichen! Sie müssen lernen, auf viele Dinge zu verzichten, um die wenigen wichtigsten zu erreichen. Je weniger nachvollziehbare Ziele und Schritte Ihr Plan enthält, desto leichter ist er zu erfüllen.

Nehmen Sie sich Zeit für Ihr Team

Wenn Sie mit dem ganzen Team in den Urlaub fahren, sollte jeder Zeit mit seiner Familie verbringen. Auch wenn Ihr Team noch nicht Ihre zweite Familie ist, ist es eine wichtige Aufgabe, die auf Ihrer To-do-Liste vor dem Urlaub stehen sollte. Außerdem ist es eine vernünftige Möglichkeit, Ihr Arbeitspensum zu reduzieren und eine kleine Pause vom Geschäft zu machen.

Egal, ob Ihr Team im Büro oder aus der Ferne arbeitet, es gibt Unterhaltung für alle:

  • veranstalten Sie eine thematische oder klassische Weihnachtsfeier im Büro;
  • planen Sie einen Koch-, Mal-, Geschenkverpackungs- oder einen anderen Workshop auf Zoom (stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter alles haben, was sie brauchen);
  • engagieren Sie sich ehrenamtlich in einem Tierheim oder stellen Sie Spendenboxen für Bedürftige zusammen;
  • besuchen Sie die Lichterketten im Freien (Sie können sogar Ihre Familienmitglieder mitbringen);
  • geben Sie ein Festtagsessen in einem Restaurant aus, oder bestellen Sie ein Essen für Ihr Team und halten Sie eine Videokonferenz von zu Hause aus ab;
  • nehmen Sie an einem Wohltätigkeitsmarathon teil (warten Sie nicht auf die Feiertage, Sie können jeden Monat damit beginnen).

Wir wissen, dass in der Vorweihnachtszeit immer viel zu tun ist, aber Ihr Team arbeitet hart, um die Bewältigung all dieser Probleme zu erleichtern. Sehen Sie sie nicht als selbstverständlich an, und nutzen Sie die Gelegenheit, um Ihre Bindung zu stärken.

Schätzen Sie die Gegenwart

Träume über den bevorstehenden Urlaub können sehr verlockend sein. Sie sind jedoch nur dann wirksam, wenn Sie sich am selben Ort befinden – sowohl körperlich als auch geistig. Das ist der Fall, wenn Sie in der Gegenwart leben. Wenn Sie an das denken, was jetzt geschieht, werden die Gedanken klarer, die Entscheidungen leichter und alle Aufgaben einfacher.

Das gilt nicht nur für die Zeit vor dem Urlaub, sondern auch für die Arbeitstage. Bei einem hohen Arbeitspensum rennen wir von einer Besprechung zur nächsten, telefonieren unterwegs und checken ständig unsere Team-E-Mails. Unsere Zeit wird mit verschiedenen Dingen und Gesprächen vergeudet, während wichtige Projekte und Menschen auf der Strecke bleiben. Bei dem Versuch, nichts zu verpassen, verpassen wir unweigerlich alles.

In der Tat lebt man nicht in der Zukunft. Man kann dort nicht handeln und auch die Vergangenheit nicht ändern. Der gegenwärtige Augenblick – das “ewige Jetzt” – ist alles, was Sie haben. In diesem Moment können Sie beginnen, das zu beeinflussen, was in der Zukunft mit Ihnen geschieht. Ihr Geld und Ihr persönlicher Erfolg werden in diesem Moment erreicht. Genießen Sie ihn hier und jetzt.

Bewerten Sie die Umsetzung Ihres Plans

Ein guter Plan trägt zur erfolgreichen Umsetzung bei. Wenn Sie sich beim ersten Schritt Sorgen gemacht haben, dass Ihr Plan zwar gut, aber “nicht perfekt” ist, haben Sie jetzt die Möglichkeit, ihn zu korrigieren. Die Erfüllung der Aufgaben wird Ihnen zeigen, was Sie effizient tun und was angepasst werden muss.

  1. Bewerten Sie Ihre Produktivität mit einem bis fünf Sternen, indem Sie den Bewertungstyp auf die Zellen der Tabelle auf Ihrer FuseBase-Seite anwenden.
  2. Mit der Option Fortschritt können Sie den prozentualen Anteil der Fertigstellung eines Projekts festlegen. Dies kann auch verwendet werden, um verknüpfte Aufgaben zu verfolgen.
  3. Wenn Sie die geplanten Ergebnisse nicht erreichen, finden Sie heraus, ob dies auf falsche Aktionen oder einen Fehler im Plan zurückzuführen ist. Erkennen Sie die häufigsten Probleme und Faktoren, die Ihre Effizienz beeinträchtigen, und identifizieren Sie sie anhand der Etiketten.

Seien Sie nicht zu hart zu sich selbst, wenn Sie nicht alle Aufgaben erledigen. Wir alle zwingen uns dazu, gelegentlich zu arbeiten – so ist das Leben. Glücklicherweise, so sagen die Zeitmanagement-Trainer, die Erledigung von 85 % der Aufgaben aus unseren Wochenplänen es uns ermöglicht, unsere Ziele zu erreichen in irgendeiner Weise zu erreichen. Streben Sie nach Erfolg, nicht nach Perfektion.

Scheuen Sie sich jedoch nicht, Ihre Arbeit zu bewerten. Oft hören wir auf, unsere Produktivität zu bewerten, wenn wir zwei schlechte Tage oder Wochen hintereinander hatten. Treffen Sie nicht auch noch diese schlechte Wahl. Ihr Leistungswert zeigt, dass Sie nicht handeln. Das ist frustrierend, aber notwendig, um Ihre Ziele und Vorgaben zu erreichen. Finden Sie also den Mut, weiterzumachen, egal was passiert, gestehen Sie Fehler ein und belohnen Sie sich für Erfolge.

Kommen Sie auf den Punkt

Jetzt sind Sie bereit für den letzten Anstoß! Es gibt keinen Grund, wieder in Tagträumen zu schwelgen und Ihr Arbeitspensum zu vernachlässigen, vor allem, wenn Sie bereits alle Schritte kennen, um die Dinge schnell und effektiv zu erledigen.

Erwecken Sie Ihre Pläne und Ziele mit FuseBase zum Leben

Holen Sie sich Ihren perfekten FuseBase-Plan. Oder besser noch, lassen Sie Ihre Mitarbeiter Ihren idealen Teamarbeitsplatz ausbreiten. Durch das Teilen von Links zu FuseBase-Seiten, das Auswählen eines Empfängers für die Aufgaben und das Hinterlassen von Kommentaren werden Sie in der Lage sein, Probleme so schnell wie möglich zu lösen und endlich zu entspannen.

Und nach einem tollen Urlaub, kehren Sie zu Ihrem optimierten Arbeitsablauf mit neuem Elan zurück. Während dieser ganzen Zeit halten wir Ihre Pläne und Seiten für Sie in perfekter Ordnung!

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