Verbesserung der Unternehmens-Dokumentation: Tipps und Tricks

Für Unternehmen ist es oft schwierig, die goldene Mitte zwischen zwei Extremen zu finden. Das erste Extrem ist das Bürokratie-Chaos, in dem jeder noch so kleine Vorgang durch Dutzende von Richtlinien und Verfahren geregelt wird. Das andere Extrem ähnelt der Anarchie ohne Regeln und Richtlinien. Was ist dann die Lösung?

Die Erfahrung reifer Unternehmen zeigt, dass das Geheimnis in der Definition von Schlüsselverfahren und deren schriftlicher Fixierung liegt. Wenn Sie Ihre Prozesse mit dem richtigen Kontext beschrieben haben und sie gut detailliert und organisiert sind, dann tun Sie Ihrem gesamten Team einen großen Gefallen. Ganz gleich, ob Sie vor Ort oder aus der Ferne arbeiten.

Die Dokumentation ist das, was Sie während des gesamten Arbeitsprozesses verwenden werden. Sie ist hilfreich für das Onboarding und die ordnungsgemäße Erledigung sich wiederholender und seltener Aufgaben. Darüber hinaus stellen Sie sicher, dass sich alle Beteiligten in Bezug auf bestimmte Anforderungen und neue Verantwortlichkeiten auf dem gleichen Stand befinden.

Außerdem enthalten die meisten Dokumentationsstapel wichtige (und manchmal vertrauliche) finanzielle, rechtliche und personalbezogene Informationen, die sich entscheidend auf das Unternehmenswachstum auswirken. Ihr Fehlen kann durch verlangsamte Prozesse, kompliziertes Onboarding und organisatorisches Chaos sehr teuer werden. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Unternehmensdokumentation auf dem neuesten Stand, vollständig, gut erklärt und – was am wichtigsten ist – sicher ist.

Es ist notwendig, auch an einer angemessenen “Kontextdokumentation” zu arbeiten. Die Bereitstellung des richtigen Kontexts hilft anderen zu verstehen, warum diese Aufgabe wichtig ist oder warum Ihr Unternehmen eine neue Funktion oder einen neuen Dienst einführt. Das Hinzufügen des richtigen Kontexts und der richtigen Erklärung zu jeder Aufgabe trägt dazu bei, Entscheidungen schneller zu treffen, und gibt den Teamkollegen hilfreiche Motivationsschübe.

Doch nicht jedes Unternehmen weiß, wie man die Dokumentation verbessern kann und welche negativen Folgen dies haben kann. Wussten Sie zum Beispiel, dass Ihr Unternehmen aufgrund von Dokumentenproblemen mit einem Produktivitätsverlust von 21 % bei den Mitarbeitern zu rechnen hat? Das wollen Sie natürlich nicht, oder?

Wie können Sie also sicherstellen, dass Ihre Unternehmensdokumentation, ihr Kontext und die internen Kommunikationsprozesse wie eine gut geölte Maschine funktionieren? Wir haben eine Liste von Tipps und Empfehlungen zusammengestellt, die Ihrem Team helfen, die meisten Vorgänge besser zu bewältigen. Außerdem stellen wir Ihnen ein fortschrittliches Tool vor, das eine großartige Lösung für all Ihre Dokumentationsprobleme sein kann – am Ende dieses Artikels erfahren Sie mehr darüber!

Warum Dokumentation wichtig ist

Unternehmensdokumentation mag für viele Mitarbeiter ein wenig veraltet und altmodisch klingen. Aber denken Sie nicht, dass es sich dabei um verstaubte Retro-Aktenschränke handelt. Heutzutage ist eine Unternehmensdokumentation unerlässlich, um bei der Arbeit erfolgreich zu sein und alle Abläufe reibungslos zu gestalten. Außerdem ist sie Teil des geistigen Eigentums des Unternehmens, das die Geschäftsergebnisse und die Art und Weise, wie es mit Herausforderungen umgeht, beeinflussen kann.

Mit moderner Technologie können die meisten Unternehmen ihre Papierakten in digitale Dokumente umwandeln. Tools wie Notion, OneNote und andere können funktionieren, aber natürlich hat jedes von ihnen Schwächen und deckt möglicherweise nicht alle Ihre geschäftlichen Anforderungen ab. In einem digitalen Format ist es einfacher, nach Dokumenten zu suchen, sie gemeinsam zu nutzen und Ihren Mitarbeitern hilfreiche Antworten auf alle Fragen zu geben, die sie zu ihren Aufgaben haben.

Sie fragen sich immer noch, ob eine Unternehmensdokumentation notwendig ist? Schauen wir uns die wichtigsten Gründe dafür an. Und wir werden über verschiedene digitale Dokumentationsmethoden sprechen, wie z. B. FuseBase , Notion oder Evernote.

Zeit- und Kosteneffizienz

Die digitale Dokumentation spart erheblich Zeit und Mühe, um zu verstehen, was Sie tun müssen. Daher gibt es keine Kommunikationslücken oder schlechte Projektabwicklung und vor allem keine unnötigen Besprechungen. Durch die Dokumentation können Sie bis zu 21,5 Stunden pro Woche einsparen, die Sie sonst für Telefonate und Statusbesprechungen aufwenden müssten!

Außerdem spart die digitale Dokumentation enorme Kosten für Papierkram und Zeit für die Erstellung, Aufbewahrung und Ausleihe der Dokumente. Sie brauchen nur einen leistungsstarken Computer mit ausreichender Speicherkapazität, um alle Ihre internen Dokumente problemlos zu verwalten.

Professionalität zeigen

Eine Unternehmensdokumentation beweist, dass Ihr Startup oder Unternehmen jeden Mitarbeiter und das Geschäft selbst ernst nimmt. Außerdem hilft sie potenziellen Investoren und Interessengruppen, schneller zu entscheiden, ob sie das Unternehmen finanzieren sollen oder nicht.

Eine zugängliche, umfassende Dokumentation ermöglicht einen transparenten und effizienten Wissensaustausch, hilft bei der Problemlösung und stellt sicher, dass jeder die notwendigen Informationen über die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen erhält.

Bereitstellung eines angemessenen Kontextes und einer Anleitung für die Leistung

Der Hauptzweck der Unternehmensdokumentation ist die Standardisierung aller Arbeitsabläufe. Mit ihrer Hilfe erhalten die Mitarbeiter Schritt-für-Schritt-Anweisungen für jede Aufgabe, die sie bei der Arbeit zu erledigen haben.

Wenn Ihre Mitarbeiter jeden Schritt kennen, den sie ausführen müssen, erhalten Ihre Kunden immer das gleiche Serviceniveau, können Manager erkennen, wo Mitarbeiter einen Fehler gemacht oder etwas falsch interpretiert haben, und Investoren sehen, dass es sich lohnt, mit Ihrem Unternehmen zu arbeiten.

Organisieren Sie Ihre Unternehmensdokumentation auf die beste Weise: Die 4 wichtigsten Regeln

Sobald die gesamte Dokumentation fertig ist und in Ihrer digitalen Cloud oder Ihrem Team-Kanal zur Verfügung steht, müssen Sie dafür sorgen, dass sie klar, umfassend, gut organisiert und leicht zugänglich ist. Wie können Sie sicherstellen, dass diese Standards erfüllt werden?

Im Folgenden finden Sie einige Tipps zur Erstellung von Unternehmensdokumentation. Sorgen Sie dafür, dass sie schlank und für jeden lesbar ist: vom CEO und Mitbegründer bis zum neuen Praktikanten.

1. Sorgen Sie für eine angemessene Kontextdokumentation

Der Kontext ist das, was Ihr Team braucht, um die Art jedes Prozesses des Unternehmens zu verstehen, warum sie eine bestimmte Aufgabe erledigen müssen und warum das Unternehmen diese Entscheidungen trifft und nicht andere.

In der Unternehmensdokumentation ist es wichtig, das “Wer” und “Warum” für jede Aufgabe und jeden Vorgang anzugeben. Auf diese Weise sehen die Mitarbeiter, wer für was zuständig ist, welche Aufgaben oberste Priorität haben und warum dieser oder jener Prozess für das Unternehmen notwendig ist. Vergessen Sie nicht, weitere Erklärungen und Erläuterungen zu den Aufgaben zu geben – wenn nötig, können Sie sogar ein Glossar einfügen.

2. Bessere Visualisierung hinzufügen

Seien wir ehrlich: Niemand liest gerne eintönige Texte ohne Hervorhebungen oder visuell ansprechende Formatierungen. Leider sehen selbst in den meisten Dokumentenmanagement-Apps wie Notion die Aufgaben oft langweilig und textlastig aus.

Ist es möglich, Ihre Anleitungen und Dokumentationen ansprechend, lesbar und, nun ja, nicht langweilig zu gestalten? Aber sicher doch!

• Fügen Sie Ihren Dokumentenstapeln Aufzählungslisten hinzu: zum Schreiben von Schritt-für-Schritt-Anleitungen und to-Do-Listen zum Aufzählen der Namen Ihrer Konkurrenten oder der wichtigsten Punkte einer bestimmten Aufgabe. Ihr Text wird dadurch leichter verständlich, und Ihre Teammitglieder werden die wesentlichen Projektinformationen nicht verlieren;
• Fügen Sie visuelle Elemente hinzu: Bilder, Videos, GIFs, was immer Sie wollen, um die Erledigung der Aufgabe zu erleichtern. Anstatt endlose Anleitungen zu schreiben, können Sie einen Screencast erstellen, der die Verwendung Ihres Produkts demonstriert, oder einen Screenshot verwenden, um zu zeigen, wo Ihr Team eine Pressemappe finden kann. Das hilft den Leuten, sich auf die richtigen Dinge zu konzentrieren und alles besser zu verstehen. Es kann auch nicht schaden, ab und zu ein lustiges Meme zu teilen;
• Formatieren Sie Ihre Texte: Fügen Sie Überschriften und farbige Hervorhebungen hinzu, um die Informationen zu strukturieren und leicht nachvollziehbar zu machen. Fügen Sie eine kleine persönliche Bemerkung hinzu, um Aufgaben besser zu erklären. So heben Sie die wesentlichen Punkte des Projekts hervor und sorgen dafür, dass Ihre Augen große Datenmengen reibungslos verarbeiten können.

3. Ständige Aktualisierungen und Notizen liefern

Für jedes einflussreiche Unternehmen geht es bei der Dokumentation nicht nur um Standardisierung. Die Dokumentation sorgt auch für rechtzeitige Aktualisierungen und ermöglicht es Ihnen, diese mit Ihrem Team zu teilen. Sie müssen dafür sorgen, dass jeder relevante und aktuelle Informationen erhält. In diesem Fall kann das Markieren von Teamkollegen in relevanten Dokumenten und das Versenden von Benachrichtigungen helfen. Die Verwendung von Dokumenten- und Aufgabenmanagement-Apps wie FuseBase oder Notion kann diesen Prozess für Ihr Team erleichtern.

Fügen Sie einen speziellen Hinweis hinzu, um zu zeigen, wo die Aktualisierung in Ihrer Dokumentation stattgefunden hat, und vergessen Sie nicht, die Neuigkeiten in Ihrem Unternehmenskanal zu veröffentlichen, sobald Sie neue Änderungen vorgenommen haben.

4. Halten Sie sich an asynchrone Kommunikation

Sie fragen sich vielleicht, was asynchrone Kommunikation mit Unternehmensdokumentation zu tun hat. Zusammen mit dem richtigen Kontext und der richtigen Formatierung gibt die asynchrone Kommunikation Ihrem Team genügend Zeit und ein besseres Verständnis für seine Projektaufgaben, was so schnell wie möglich erledigt werden muss und welche Entscheidungen es treffen muss, um jeden Prozess korrekt abzuschließen.

Geben Sie Ihrem Team Zeit, die neuen Informationen zu verarbeiten – sowohl für Teams vor Ort als auch für Remote-Teams. Asynchrone Kommunikation ist von Vorteil, um Zeit zu sparen. Ersparen Sie sich eine Flut von Kommentaren und Fragen, die gleichzeitig auf Sie einprasseln! Dank der asynchronen Kommunikation können Sie auch Rückmeldungen und Anfragen bequem bearbeiten. Keine unerwarteten und nutzlosen Meetings mehr! Wie ist das möglich? Lesen Sie in unserem aktuellen Blogbeitrag.

Steigern Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter mit Unternehmensdokumentation

Wenn Sie immer noch unsicher sind, ob Ihre Mitarbeiter eine Unternehmensdokumentation benötigen, haben wir einige Gründe, die das Gegenteil beweisen. Sobald Sie die Dokumente fertiggestellt haben, werden Sie feststellen, wie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigt. Hier ist der Grund dafür.

Die Mitarbeiter verstehen leicht, was zu tun ist und wie es zu tun ist

Das Wichtigste dabei ist, dass jedes Dokument für jeden verständlich ist. Wenn Ihre Dokumente mit Anleitungen, Aufgabenlisten und Anweisungen gut formatiert und leicht zu lesen sind, wird Ihr Team keine Probleme haben, zu verstehen, wie eine bestimmte Aufgabe zu erledigen ist und was es dazu braucht. Der Denkprozess ist an dieser Stelle weniger zeitaufwändig.

Das spart Zeit beim Googeln und bei der Suche nach zusätzlicher Hilfe von Kollegen, was schließlich zu einer schnelleren Fertigstellung der Arbeit führt. Außerdem steigt die Produktivität mit der richtigen Kontextdokumentation und dem Wissen, wie Aufgaben zu erledigen sind.

Sie brauchen nicht mehr so viele Meetings

Wozu noch Besprechungen abhalten, wenn Ihre Mitarbeiter bereits wissen, was sie brauchen, um ihre Arbeit zu erledigen und eine rechtzeitige Fertigstellung zu gewährleisten? Und da es möglich ist, zu jedem Unternehmensdokument Anmerkungen, Kommentare oder Aktualisierungen hinzuzufügen, können Sie sich eine Menge Zeit sparen, die Sie mit Anrufen bei Vorgesetzten verbringen müssen, um Antworten auf Ihre Fragen zu erhalten.

Selbst für Teams vor Ort (nicht nur für Remote-Teams) ist die asynchrone Kommunikation effektiver als jede andere. 47 % der Mitarbeiter halten Meetings für die größte Zeitverschwendung. Das Führen von Unterlagen statt unnötiger Telefonate sorgt für mehr Flexibilität bei der Arbeit. Wenn Sie Ihren Teams genügend Flexibilität und Zeit am Tag einräumen, können sie ohne Druck arbeiten und somit bessere Leistungen erbringen.

Ihr Team kann leichter bessere Ergebnisse erzielen

Wenn Sie erst einmal die richtigen KPIs und Anweisungen zu deren Erreichung festgelegt haben, werden Ihre Kollegen schnell herausfinden, was zu tun ist. Jetzt brauchen sie nur noch die Dokumente zu öffnen, die Richtlinien für die Aufgabenerfüllung zu lesen und sie zu erledigen!

Das erleichtert ihnen das Nachdenken und macht sie bei der Arbeit etwas entspannter. Außerdem können sie so ihre Zeit besser einteilen und besser Prioritäten setzen. Auf diese Weise wird kein übermäßiger Druck auf sie ausgeübt, ihr Arbeitspensum wird ausgeglichener und die Qualität der Projektergebnisse bleibt unangetastet.

Pflege der Rockstar-Unternehmensdokumentation mit FuseBase

Wie versprochen, freuen wir uns darauf, Ihnen unsere neueste Kreation vorzustellen, die Ihrem Unternehmen helfen wird, seine Dokumentation zu strukturieren, zu organisieren und zu überarbeiten. FuseBase ist eine High-End-Lösung für das Aufgaben- und Dokumentenmanagement. Sie eignet sich sowohl für Einzelpersonen als auch für Unternehmen, so dass Sie sie auch in Ihrem Unternehmen einsetzen können, unabhängig von dessen Größe. Es ist eine großartige Notion-, Evernote- und OneNote-Alternative für komplexere und vielfältige arbeitsbezogene Aufgaben.

FuseBase spart Ihnen nicht nur Zeit bei der Erstellung und Weitergabe von Unternehmensdokumentation an Ihr Team, sondern hilft Ihnen auch, jede Anweisung, jedes How-to und jede To-do-Liste bequem und klar zu übermitteln – mit gut strukturierten Seiten und der richtigen Kontextdokumentation. Es ist auch ein perfektes Werkzeug, das die asynchrone Kommunikation zwischen Ihrem Team unterstützt.

Wie kann FuseBase Ihrem Unternehmen noch helfen, die rechtzeitige und ordnungsgemäße Erledigung von Aufgaben, Zeiteffizienz und schnellere Entscheidungsfindung zu gewährleisten?

• Super Pages – schnelles Sammeln und Speichern von Multiformat-Inhalten (einschließlich dynamischer Inhalte) in einem beliebigen Dokument Ihrer Wahl;
• Leistungsstarke Integrationen – betten Sie alles ein (von Google Docs und TypeForm bis Calendly und Figma). Sie können über 2000 verschiedene Dienste integrieren – mit Notion oder anderen Lösungen ist das nicht möglich! Außerdem brauchen Sie sich nicht anzumelden und sich alle Passwörter zu merken – FuseBase erledigt das für Sie;
• Visuelle Kommunikation mit Nimbus Capture – jetzt können Sie schnell Ihren Bildschirm aufzeichnen, eine Webkamera und ein Mikrofon einschalten und alles präsentieren, was Sie brauchen, anstatt einen Anruf zu arrangieren. Teilen Sie das Video schnell mit Ihren Kollegen und fügen Sie den Kontext zu Ihrer Dokumentation hinzu;
• Anpassbare Berechtigungen – geben Sie Ihren Mitarbeitern je nach ihrer Position im Unternehmen Zugriff auf die Dokumente;
• Markierung von Teamkollegen – dies hilft sicherzustellen, dass jeder über neue Projekt-Updates, die Liste der zu erledigenden Dinge und die Fristen für diese Bescheid weiß;
• Nimbus Clipper – einfaches Speichern relevanter Web-Inhalte; mit dieser Funktion können Sie E-Mails, Artikelauszüge, beliebige Begriffe oder andere Dateitypen ausschneiden und zu einem beliebigen Arbeitsdokument hinzufügen.

FuseBase ist Ihre perfekte Lösung für die Erstellung, Pflege und den Austausch von Unternehmensdokumenten sowohl mit Ihrem Team als auch mit Ihren Kunden. Es hilft Ihnen, diese Dokumente so zu gestalten und zu formatieren, wie Sie es wünschen, mit dem richtigen Kontext und Erläuterungen. Mit Nimbus Platform™ können Sie an ansprechenden, visuell ansprechenden Handbüchern und Anleitungen mit Videos, Bildern, Links und Listen arbeiten. Sagen Sie nein zu Textbergen, die niemand mit Vergnügen lesen würde!