Teamkoordination: Bedeutung & 10 Tipps

Wenn es jemals eine Zeit gab, in der die Teamkoordination von entscheidender Bedeutung war, dann ist es die heutige. Zusammenarbeit und Koordination im Team waren zwar schon immer wichtig für ein erfolgreiches Unternehmen, sind aber heute nicht nur eine Notwendigkeit, sondern auch eine Kunst. Im Zeitalter der neuen Technologien, der großen Unternehmen und der Telearbeit hat die Art und Weise, wie sich die Teammitglieder abstimmen, enorme Auswirkungen auf Effizienz und Leistung.

Was ist Teamkoordination?

Vereinfacht ausgedrückt ist Teamkoordination die Gesamtheit der Strategien, die ein Unternehmen einsetzt, damit die Teammitglieder erfolgreich und effizient an der Erreichung der Ziele arbeiten können – sowohl der Ziele des Unternehmens als auch der individuellen Ziele.

Wenn wir ein Unternehmen und seine Mitarbeiter mit einer Maschine und ihren Rädchen vergleichen, wäre die Umsetzung einer erfolgreichen Teamkoordination wie die Feinabstimmung einer Maschine, bei der alle Rädchen gut geölt sind und nahtlos ineinander greifen.

Aber lassen Sie sich nicht von der Einfachheit der Definition täuschen. Erfolgreiche Teamzusammenarbeit ist schwierig, und Unternehmen, die nicht in der Lage sind, sie richtig umzusetzen, werden entweder scheitern oder nicht effizient genug sein, um ihr Potenzial voll auszuschöpfen.

Arten der Teamkoordination

Je nach dem Aspekt, auf den wir uns innerhalb eines Unternehmens oder einer Abteilung konzentrieren, gibt es verschiedene Klassifizierungen und Arten der Teamkoordination. Die gebräuchlichste Einteilung besteht jedoch in der Betrachtung der Art und Weise, wie diese Koordinierung erfolgt, und dabei stoßen wir auf zwei Arten: explizite und implizite Koordinierung.

Explizite Koordinierung

Die explizite Koordinierung umfasst alles, was die Teammitglieder explizit tun, um ihre Aufgaben zu bewältigen und ihre Ziele zu erreichen. Dabei kann die explizite Teamkoordination auf Planung oder Kommunikation beruhen.

Die planungsbasierte Koordinierung bezieht sich auf die Maßnahmen, die sich mit den vorhersehbaren Aspekten der Arbeit befassen, wie die Verwendung von Aufgabenlisten, Zeitplänen, Leitfäden, SOPs usw. Die kommunikationsbasierte Koordinierung hingegen umfasst formelle oder informelle Prozesse des Informationsaustauschs, wie z. B. Arbeitssitzungen, Pausengespräche und E-Mail-Austausch.

Wie Sie sehen, ist diese Art der Zusammenarbeit bis zu einem gewissen Grad greifbar und messbar, weshalb sie auch als explizite Koordination bezeichnet wird.

Implizite Koordinierung

Die implizite Koordinierung findet statt, wenn die Teammitglieder die Aufgabenanforderungen sowie die Bedürfnisse und Handlungen ihrer Kollegen vorhersehen, ohne dass eine explizite Kommunikation oder die Erstellung eines detaillierten Plans erforderlich ist. Sie basiert auf der Fähigkeit der einzelnen Mitglieder, sich gegenseitig und die Aufgabe vorauszusehen und sich darauf einzustellen.

Diese Art der Interaktion ist nicht greifbar und daher schwieriger zu quantifizieren, weshalb sie auch als implizit bezeichnet wird. Sie hat jedoch einen großen Einfluss auf den Unternehmenserfolg, vor allem wenn man das große Ganze betrachtet.

Zur impliziten Koordination gehören Dinge wie die proaktive Aufteilung der Arbeitslast, das Voraussehen der Bedürfnisse der Kollegen und die Anpassung an die Erwartungen der Gruppe.

Wie Sie vielleicht schon erraten haben, ist diese Art der Koordination weniger erforscht und wird derzeit als der Schlüssel zur vollen Entfaltung des Produktivitätspotenzials der Teamarbeit angesehen. Dies erklärt die derzeitige Popularität von Teambuilding-Aktivitäten, emotionaler Psychologie am Arbeitsplatz und anderen innovativen Ansätzen im Bereich der Humanressourcen, wie z. B. der Entwicklung eines mentalen Modells für Teams.

Von Datenwissenschaftlern durchgeführte Untersuchungen zeigen dass in den leistungsstärksten Teams ein klares Gleichgewicht zwischen impliziten und expliziten Prozessen besteht, was darauf hindeutet, dass das mentale Modell des Teams und die gemeinsame Darstellung der Situation für die erfolgreiche Koordination entscheidend sind.

Andere Arten der Koordination

Während der explizite vs. implizite Ansatz sich darauf konzentriert, wie sie stattfindet, können wir uns auch darauf konzentrieren, wo die Teamkoordination stattfindet.

Wie Sie wissen, besteht ein mittelgroßes Unternehmen in der Regel aus verschiedenen Abteilungen, die sich jeweils auf einen bestimmten Bereich des Unternehmens konzentrieren: Vertrieb, Buchhaltung, Marketing usw. Und jede Abteilung besteht aus einem Team von Spezialisten für den jeweiligen Bereich.

Aus diesem Grund spricht man in manchen Fällen auch von abteilungsinterner Koordination (zwischen den Mitgliedern einer bestimmten Abteilung) und abteilungsübergreifender Koordination (zwischen den verschiedenen Abteilungen).

Warum ist Teamkoordination wichtig?

In jedem Team, egal ob es sich um Abteilungs-Teams oder ganze Organisationen handelt, müssen alle zusammenarbeiten, um gemeinsame Ziele zu erreichen, und die Art und Weise, wie dies geschieht, ist absolut entscheidend.

Stellen Sie sich ein erfolgreiches Sportteam aus der Geschichte vor, z. B. die Chicago Bulls unter der Leitung von Trainer Phil Jackson mit Spielern wie Michael Jordan und Scottie Pippen. Was sie so erfolgreich machte, war nicht nur die individuelle Größe jedes einzelnen Teammitglieds, sondern vielmehr die Art und Weise, wie sie diese Fähigkeiten zusammenbrachten, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen.

Alle diese Spieler spielten in ihrer Karriere auch für andere Teams, aber keines war so erfolgreich wie die Bulls. Keines der anderen Teams hat in weniger als einem Jahrzehnt 6 Ringe gewonnen. Und genau deshalb ist die Teamkoordination so wichtig. Sie kann alles verändern.

Lassen Sie uns nun aufschlüsseln, wie sich diese Bedeutung auf jedes Unternehmen übertragen lässt.

Sie verhindert Verzögerungen und interne Konflikte

Bei einem Teamrennen müssen alle Läufer die Ziellinie überqueren, um zu gewinnen oder zumindest das Rennen zu beenden. Es wäre eine Katastrophe, wenn einige von ihnen das Rennen beenden würden, während die anderen einen Umweg machen oder eine Pause einlegen.

In einem Unternehmen verhält es sich zwischen den Teammitgliedern und Abteilungen genau so. Sie müssen sich alle über ihre gemeinsamen Ziele einig sein, damit sie alle zur gleichen Zeit am Ziel sind, was die Zeitplanung und die Arbeitseffizienz verbessert.

Wenn Sie schon einmal an einem Webdesign- und Entwicklungsprojekt gearbeitet haben, wissen Sie wahrscheinlich, wie frustrierend es sein kann, wenn die Designer, die Texter, die Entwickler und das SEO-Team nicht gut aufeinander abgestimmt sind. Das verzögert das Projekt, führt zu Spannungen und Frustrationen innerhalb der Organisation und zu einem negativen Kundenerlebnis.

Es verbessert die Verwaltung der Humanressourcen

Ähnlich wie zwischen den Abteilungen zeigen die Daten, dass ein angemessener Umgang mit den Humanressourcen innerhalb jeder Abteilung entscheidend ist. Führungskräfte und Projektmanager müssen sich gut abstimmen, um Personal- und Zeitressourcen je nach projektbezogenen und globalen Prioritäten sinnvoll zuzuweisen.

Es kommt häufig vor, dass ein Unternehmen seine Ziele nicht erreicht, weil seine Mitarbeiter nicht qualifiziert, geschult oder angemessen ausgebildet sind, sondern einfach, weil die Ressourcen nicht richtig gehandhabt wurden und einige Projekte nicht die für ein erfolgreiches Ergebnis erforderliche Arbeitskraft und Aufmerksamkeit erhalten haben. Um dies zu vermeiden, ist eine sorgfältige Abstimmung zwischen den Projektleitern erforderlich.

Sie stärkt den Teamgeist und schafft ein Gefühl für gemeinsame Ziele

Eine erfolgreiche Koordinierung trägt dazu bei, ein enges Team zu bilden, und vice versa. Wenn die Kollegen auf derselben Seite stehen, auf dieselben Ziele hinarbeiten und dieselben Ziele anstreben, haben sie eher ein Gefühl der Zielstrebigkeit und wissen, warum sie arbeiten und wohin sie gehen müssen. Dies kann den Teamgeist und das Arbeitsumfeld erheblich verbessern und ein gemeinsames Gefühl der Zugehörigkeit zu einer (Arbeits-)Familie mit gemeinsamen Interessen schaffen.

Es stärkt den Ruf des Unternehmens und die Kundenerfahrung

Die Art und Weise, wie die Mitarbeiter eines Unternehmens arbeiten, und das Bild, das ihre Arbeit und ihr Verhalten vermitteln, können den Ruf des gesamten Unternehmens bestimmen. Wie wir gesehen haben, kann eine erfolgreiche Koordination Verzögerungen verhindern, was natürlich zu zufriedeneren Kunden führt.

Aber auch, wenn die Mitarbeiter eines Unternehmens aufeinander abgestimmt sind, ohne Risse, wenn sie wie ein fester Block arbeiten, der sich vorwärts bewegt, im Gegensatz zu einem Verbund kleinerer Einheiten, die in unterschiedliche Richtungen arbeiten, ist das Image des Unternehmens und die Kundenerfahrung, die es bietet, potenziell unschlagbar. Und die Teamkoordination ist der Schlüssel zum Erfolg.

10 Tipps für eine erfolgreiche Teamkoordinierung

Wie jeder andere Aspekt Ihres Unternehmens kann auch die Teamkoordination mit der Zeit verbessert werden, wenn Sie sich ausreichend bemühen und trainieren. Hier sind also unsere 10 besten Tipps für eine effektive Zusammenarbeit in Ihrem Team.

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter ständig

Ein Unternehmen ist nur so gut wie seine Mitarbeiter. Wenn Sie also in deren Ausbildung investieren, investieren Sie in die Zukunft Ihres Unternehmens. Ihre Mitarbeiter sind eine Goldmine für Ihr Unternehmen. Vergessen Sie das nie.

Die Teamkoordination ist ein weiterer Bereich, in dem Ihr Personal geschult und trainiert werden kann. Wenn Ihre Mitarbeiter sich gut auskennen in projektmanagement und Methoden wie Scrumbeherrschen, werden Sie feststellen, dass die Effizienz und die Koordination in Ihrem Unternehmen zunehmen.

Wählen Sie Ihre Teamleiter mit Bedacht

“Die größte Auswirkung auf ein Unternehmen lässt sich erzielen, wenn man sich auf die Entwicklung von Führungskräften konzentriert. Das Potenzial einer Organisation, die gute Mitarbeiter rekrutiert, sie zu Führungskräften ausbildet und sie kontinuierlich weiterentwickelt, ist nahezu unbegrenzt.” – John Maxwell

Jedes Unternehmen braucht großartige Führungskräfte, um erfolgreich zu sein, also stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Leute auswählen, um den Rest zu führen. Analysieren Sie Ihre Mitarbeiter und stellen Sie fest, wer sich besonders hervorhebt. Nicht jeder ist dazu bestimmt, eine Führungskraft zu sein. Und das ist auch gut so. Nur weil man effizient ist und seine Arbeit gut macht, heißt das noch lange nicht, dass man in der Lage ist, eine Gruppe von Menschen zu koordinieren und zum Erfolg zu führen.

Wählen Sie eine Führungspersönlichkeit mit Bedacht aus, jemanden, der sowohl über starke Führungs- als auch über Organisationstalent verfügt und in der Lage ist, Menschen effektiv zu koordinieren und die Arbeit zu erledigen.

Ermitteln Sie die Stärken und Schwächen Ihrer Mitarbeiter

In jedem Unternehmen gilt: Je eher Sie die Stärken und Schwächen Ihrer Mitarbeiter erkennen, desto eher können Sie ihr volles Potenzial, d. h. ihre beste Version, freisetzen. Wenn Sie die Teamkoordination verbessern wollen, müssen Sie und die Manager (Führungskräfte) herausfinden, wer am besten mit anderen zusammenarbeiten und Aufgaben koordinieren kann, und sicherstellen, dass dies positiv genutzt wird, um Produktivität und Effizienz zu steigern.

Schaffen Sie klar definierte Rollen

Eine der frustrierendsten Erfahrungen, die ein Mitarbeiter machen kann, ist, dass er nicht genau weiß, welche Aufgaben er hat und welchen Umfang seine Tätigkeit hat. Abgesehen von frustrierten Mitarbeitern kann dies zu gruppeninterner Unkoordination führen, da es Momente geben kann, in denen keines der Teammitglieder genau weiß, was jedes einzelne zu tun hat.

Es ist die Aufgabe des Managers, die Rollen klar zu definieren, damit sich alle darüber einig sind, wer was zu tun hat und wer für die Ausführung bestimmter Aufgaben zuständig ist. Auf diese Weise können die Mitarbeiter, die ihre Aufgabe nicht zufriedenstellend erfüllen, zur Verantwortung gezogen werden.

Wenn Sie klare Rollen und Ziele definieren, schaffen Sie eine gut geölte Maschine, die die Produktivität steigert und die Verschwendung von Arbeit und Ressourcen verhindert.

Optimieren Sie Ihre Besprechungen

Besprechungen können großartig sein, aber sie können auch langweilig sein. Wir alle kennen das Gefühl, an einer Besprechung teilzunehmen und uns zu fragen, warum wir überhaupt dort sind.

Die Minimierung unnötiger Besprechungen und die Sicherstellung, dass jede einzelne Besprechung produktiv ist, wenn sie denn stattfindet, ist eine großartige Möglichkeit, die Produktivität des Unternehmens zu steigern, indem unnötige Hindernisse beseitigt werden. Machen Sie Ihre Besprechungen produktiver mit FuseBase (ehemals Nimbus).

Zentralisieren und vereinfachen Sie die interne Kommunikation

Eine gute Kommunikation ist der Schlüssel zu einer klaren Koordination. Aber manchmal, wenn ein Unternehmen wächst, neigt die Kommunikation dazu, sich überall zu verteilen: E-Mail, Slack, interner Chat… sogar WhatsApp! Und wenn das der Fall ist, ist die interne Koordination zum Scheitern verurteilt.

Aus diesem Grund müssen Sie die interne Kommunikation zentralisieren. Sie sollten sicherstellen, dass es klare, einfache Richtlinien gibt, wie intern und extern mit Kunden kommuniziert wird, und dass jede Nachricht auf einer zentralen Plattform erfolgt, zumindest innerhalb des Unternehmens. Und je einfacher das System ist, desto besser für alle.

Erstellen Sie SOPs und Wikis

Einer der Gründe, warum manche Unternehmen langsamer wachsen als andere, liegt darin, dass das Unternehmenswissen nicht in der Organisation, sondern bei den Mitarbeitern angesiedelt ist. Das Problem ist, dass leider jeder Mitarbeiter sein Unternehmen jederzeit verlassen kann. Das ist fast unvermeidlich. Was Sie jedoch verhindern können, ist, dass das Wissen dieses Mitarbeiters mit ihm geht.

Deshalb ist es wichtig, dass Sie alle nützlichen Informationen in Form von Standardarbeitsanweisungen (SOPs) und Wikis dokumentieren. Auf diese Weise wächst das Wissen Ihres Unternehmens im Laufe der Zeit, Sie verbessern das Onboarding Ihrer Mitarbeiter und es wird einfacher, Teammitglieder zu koordinieren, selbst wenn sie neu sind, da ein Pool relevanter, organisierter Informationen vorhanden ist, auf den jederzeit zugegriffen werden kann.

In diesem Sinne ist FuseBase das perfekte Werkzeug, um Wikis und SOPs für Ihre Mitarbeiter zu erstellen. Es ermöglicht Ihnen, eine schöne Dokumentation mit Videos, Bildern, Einbettungen und screenshots von ganzen Webseiten.

Stimmen Sie Ihre Abteilungen und deren Ziele aufeinander ab

Wie wir bereits erwähnt haben, ist die abteilungsübergreifende Koordination unerlässlich, damit Projekte erfolgreich und ohne Verzögerungen durchgeführt werden können. Wenn mehrere Abteilungen an einem Projekt beteiligt sind, ist eine nahtlose Zusammenarbeit erforderlich, damit alles reibungslos funktioniert.

Eine der besten Möglichkeiten, dies zu gewährleisten, besteht darin, die Abteilungen, wenn auch nur kurz, über die Ziele, Projekte, Arbeitsbelastung und Aufgaben der anderen Abteilungen zu informieren. Dies kann u. a. durch regelmäßige Treffen zwischen den Abteilungsleitern erreicht werden.

Feedback ist das A und O

Richtig eingesetzt, kann Feedback ein äußerst wirkungsvolles Instrument im Geschäftsleben sein, das die Zusammenarbeit in Ihrem Team deutlich verbessern kann.

Indem wir sowohl positives als auch negatives, aber immer konstruktives Feedback geben, teilen wir den Mitarbeitern mit, welche Art von Verhalten wir uns mehr oder weniger wünschen, und tragen dazu bei, schlechte Gewohnheiten zu durchbrechen und diejenigen zu verstärken, die die Produktivität und andere positive Elemente innerhalb eines Unternehmens fördern.

In diesem Sinne können wir unser Team in die Lage versetzen, sich besser zu koordinieren und mit gleichem oder sogar geringerem Aufwand produktiver zu werden, indem wir Feedback nutzen, um kollaboratives Verhalten zu verstärken und proaktiv Aspekte zu verbessern, die eine effektive Planung behindern.

Verbesserung der Mitarbeiterbeziehungen

Es lässt sich zwar viel darüber sagen, wie man die Beziehungen zu den Mitarbeitern verbessern kann, aber hier geht es darum, dass die Teamkoordination, insbesondere die implizite Koordination, in die Höhe schießen wird, wenn Ihre Mitarbeiter gut miteinander auskommen. Wenn sie sich umeinander kümmern, und sei es nur in der Arbeitsumgebung, werden sie ihr Bestes tun, um miteinander zu kooperieren, die Bedürfnisse des anderen zu antizipieren und ihren Teil so gut wie möglich zu erfüllen.

Effiziente Zusammenarbeit mit FuseBase

Mit FuseBase (ehemals Nimbus) und seinen verschiedenen Anwendungen und Erweiterungen können Sie dafür sorgen, dass alle Beteiligten auf der gleichen Seite stehen, an jeder Art von Projekt zusammenarbeiten und dabei engagiert und produktiv bleiben.

Zum Beispiel können Sie eine gute Kommunikation erreichen und stundenlange Meetings einsparen, indem Sie Nimbus Capture um Präsentationen mit kommentierten Screenshots und erklärenden Screencast-Videos zu erstellen. Sie können auch ein ein Firmen-Wiki mit FuseBase erstellen, das weit mehr ist als eine App für Notizen, die es Ihnen ermöglicht, das Wissen Ihres Unternehmens für alle Ihre Mitarbeiter zu speichern. Und Sie können sogar white-Label-Kundenportale um mit Ihren Kunden an deren Projekten zusammenzuarbeiten.

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