Entwicklung des Wissens-Managements in den Institutionen

Institutionelles Wissensmanagement ist ein Begriff, der beschreibt, wie Unternehmen Informationen intern verwalten. Es ist eine entscheidende Komponente für den Erfolg eines Unternehmens, da es den Mitarbeitern einen schnellen und einfachen Zugang zu Informationen ermöglicht.

Um in Zukunft erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen das institutionelle Wissensmanagement als Teil ihrer Kultur verinnerlichen. Das bedeutet, dass alle Mitarbeiter wissen müssen, wie sie das institutionelle Wissensmanagement effektiv und effizient nutzen können.

In der schnelllebigen Arbeitswelt von heute ist die Weitergabe von Wissen unerlässlich. Unabhängig davon, ob Sie ein kleines Unternehmen oder eine große Organisation leiten, gibt es verschiedene Arten von institutionellem Wissensmanagement, über die Sie Bescheid wissen müssen, und wie Sie es implementieren und für sich nutzbar machen können.

Wenn Sie ein institutionelles Wissensmanagementsystem einsetzen möchten, erfahren Sie, wie Sie das richtige institutionelle Wissen für Ihr Unternehmen implementieren und es effektiv nutzen können.

Was ist institutionelles Wissen?

Institutionelles Wissen ist das kollektive Wissen und die Erfahrung einer Organisation. Bei institutionellem Wissen geht es nicht nur darum zu wissen, was funktioniert. Es geht um die Zusammenarbeit bei der Lösung von Problemen und darum, warum Dinge auf eine bestimmte Weise getan werden.

Unter institutionellem Wissen versteht man alle Informationen, die in einer Organisation vorhanden sind. Dazu gehört alles, von den bewährten Verfahren und Prozessen des Unternehmens bis hin zur Geschichte der Produkte, die es verkauft.

Ziel des institutionellen Wissensmanagements ist es, ein gemeinsames Verständnis zu schaffen, damit der Informationsaustausch Teil der Unternehmenskultur wird.

Unternehmen, die dem Wissenstransfer keine Priorität einräumen, laufen Gefahr, den für die Entwicklung wirksamer Strategien erforderlichen Kontext zu verlieren. Sie verlieren die Fähigkeit, sich die kollektive Intelligenz ihrer Mitarbeiter und Kunden zunutze zu machen. Ohne diese Ressourcen haben Unternehmen Schwierigkeiten, sich an ein sich veränderndes Umfeld anzupassen und zu wachsen.

Veränderungen sind ein natürlicher Bestandteil des Wachstums. Unternehmen, die sich auf Veränderungen einlassen, bewahren ihr Wissen und entwickeln ihre Mitarbeiter weiter. Sie wissen, wie wichtig es ist, die Kultur ihrer Belegschaft, ihre Werte und ihre Identität zu erhalten. Dies hilft ihnen, talentierte Mitarbeiter anzuziehen, zu engagieren und zu halten.

Der Wissenstransfer ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. In der heutigen Welt, in der Unternehmen immer globaler, digitaler und kollaborativer werden, wird der Informationsaustausch noch wichtiger.

Arten von institutionellem Wissen

Es gibt drei Hauptarten von institutionellem Wissen: stillschweigendes, explizites und implizites Wissen.

1. Stillschweigendes Wissen

Dies bezieht sich auf die Fertigkeiten, Fähigkeiten und Fachkenntnisse, die Menschen im Laufe der Zeit durch Erfahrung entwickelt haben. Dazu gehört die Art und Weise, wie Menschen denken, kommunizieren, zusammenarbeiten und Probleme lösen. Stillschweigendes Wissen ist die Art von Wissen, die für Menschen, die etwas seit Jahren tun, selbstverständlich ist. Stillschweigendes Wissen kann durch Mentorenbeziehungen, informelle Schulungsprogramme und formelle Ausbildung weitergegeben werden.

2. Explizites Wissen

Dies ist die Art von Information, die gelehrt werden kann. Es ist in der Regel irgendwo niedergeschrieben und für jeden zugänglich, der es braucht. Explizites Wissen wird oft als “wissensbasiert” oder “formalisiert” bezeichnet Es wird durch seine Zugänglichkeit definiert. Explizites Wissen ist leicht zu finden und weiterzugeben. Dazu gehören schriftliche Dokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, Videos und andere Formen der Dokumentation.

3. Implizites Wissen

Dies ist die Art von Wissen, die nur in den Köpfen derjenigen existiert, die es kennen. Implizites Wissen ist die Art von Wissen, die nicht in einer greifbaren Form existiert. Implizites Wissen ist die Art von Informationen, die Menschen brauchen, um ihre Arbeit gut zu machen. Es umfasst Fähigkeiten, Einstellungen und Verhaltensweisen, die durch Beobachtung und Praxis erlernt werden.

Die Kenntnis dieser drei Hauptarten von institutionellem Wissen hilft Ihnen, besser zu verstehen, warum die Weitergabe von Wissen so wichtig ist.

Die Bedeutung von institutionellem Wissen

Es gibt viele Gründe, warum institutionelles Wissen als ein Schlüsselelement jeder erfolgreichen Organisation angesehen werden sollte.

1. Schafft ein internes Netzwerk von Experten

Institutionelles Wissen ist ein wertvolles Gut, das abteilungs- und funktionsübergreifend genutzt werden kann. Wenn die Mitarbeiter voneinander lernen, werden die Abläufe rationalisiert und das Fachwissen wird im gesamten Unternehmen weitergegeben.

2. Das macht Ihr Unternehmen wettbewerbsfähiger

Wenn Sie institutionelles Wissen nutzen, verschaffen Sie sich einen Wettbewerbsvorteil. Sie werden effizienter und beweglicher. Die Mitarbeiter sind in der Lage, Probleme schneller und präziser zu lösen.

3. Steigert das Engagement der Mitarbeiter

Mitarbeiter, die sich geschätzt und anerkannt fühlen, sind motivierter, ihren Beitrag zu leisten, und bleiben mit größerer Wahrscheinlichkeit länger an ihrem Arbeitsplatz. Wenn sie zufrieden sind, erbringen sie bessere Leistungen. Sie sind auch engagierter, wenn sie sehen, dass andere von ihren Beiträgen profitieren.

4. Verbessert die Kundenbetreuung

Kunden erwarten qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen. Wenn die Mitarbeiter nicht über das Unternehmen Bescheid wissen, sind sie nicht in der Lage, auf Kundenanfragen zu reagieren oder Probleme effizient zu lösen. Indem Sie einen ausgezeichneten Kundenservice bieten, zeigen Sie, dass Sie sich für Spitzenleistungen einsetzen.

5. Reduziert das Risiko

Wenn Sie es versäumen, institutionelles Wissen zu nutzen, laufen Sie Gefahr, Kunden, Klienten und Partner zu verlieren. Wenn Sie in die Ausbildung und Entwicklung neuer Talente investieren, stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen die richtigen Leute an Bord hat.

6. Fördert die Innovation

Menschen sind im Allgemeinen kreativer, wenn sie in einem Team arbeiten. Eine institutionelle Wissensbasis bietet den Mitarbeitern das, was sie brauchen, um zusammenzuarbeiten und kreativ zu sein. Zusammenarbeit führt zu Kreativität. Wenn Teams offen Informationen austauschen, schaffen sie Möglichkeiten für Zusammenarbeit und Innovation.

7. Schafft Vertrauen

Institutionelles Wissen schafft Vertrauen, weil es Transparenz demonstriert. Die Mitarbeiter wissen, was sie von Ihnen erwarten können, und sie haben das Vertrauen, dass Sie alles tun, um ihnen zum Erfolg zu verhelfen. Wenn Mitarbeiter einander vertrauen, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sie Autoritäten in Frage stellen. Vertrauen schafft Loyalität. Loyalität führt zu höherer Produktivität und Effizienz.

8. Hält Ihre Mitarbeiter produktiv

Der Austausch von Wissen hilft den Mitarbeitern, sich auf ihre Aufgaben zu konzentrieren, anstatt nach Antworten zu suchen. Wenn sich die Mitarbeiter darauf verlassen können, dass sie sich aufeinander verlassen können, sind sie weniger abgelenkt und können sich besser auf die Erfüllung ihrer Aufgaben konzentrieren.

Die Bedeutung von institutionellem Wissen kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. Es ist eine der besten Möglichkeiten, Ihrem Unternehmen dabei zu helfen, relevant zu bleiben und sich im Wandel der Zeit weiterzuentwickeln.

Die Vorteile der Einführung von institutionellem Wissensmanagement

Institutionelles Wissensmanagement ist ein leistungsfähiges Instrument, das die Leistung und den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens verbessern kann.

1. Verbessert die Einarbeitung und Schulung von Mitarbeitern

Wenn Mitarbeiter Zugang zu institutionellem Wissen haben, sind sie besser auf ihre Aufgaben vorbereitet. So können Sie das Potenzial der Mitarbeiter nutzen und sie bei ihrer beruflichen Entwicklung unterstützen. Sie werden Aufgaben effizienter erledigen, was bedeutet, dass sie weniger Zeit mit Lernen und mehr Zeit mit Arbeiten verbringen.

2. Sie erhalten einen Wettbewerbsvorteil

Wenn Sie in institutionelles Wissensmanagement investieren, können Sie Ihren Marktanteil erhöhen und Ihre Einnahmen steigern. Es erhöht die Kreativität und kann die Innovation fördern. Außerdem kann Ihr Unternehmen dadurch besser auf veränderte Anforderungen reagieren.

3. Steigert den Ruf Ihres Unternehmens

Das Image Ihres Unternehmens ist eng mit seiner Fähigkeit verknüpft, außergewöhnliche Produkte und Dienstleistungen zu liefern. Wenn Sie ein institutionelles Wissensmanagement einführen, zeigen Sie Ihren Kunden, dass Sie sich um ihre Bedürfnisse kümmern und die bestmöglichen Lösungen anbieten wollen.

4. Hilft Ihnen, Top-Talente anzuziehen

Menschen entscheiden sich für einen Job auf der Grundlage ihres Wissens. Wenn Sie keine Wachstums- und Aufstiegsmöglichkeiten bieten, verlieren Sie möglicherweise talentierte Mitarbeiter. Durch die Einführung eines institutionellen Wissensmanagements schaffen Sie ein positives Arbeitsumfeld, in dem sich Ihre Mitarbeiter entfalten und beruflich weiterentwickeln können. Institutionelles Wissensmanagement hilft Ihnen, Spitzenkräfte an Ihr Unternehmen zu binden, indem Sie ihnen die Möglichkeit geben, innerhalb des Unternehmens aufzusteigen.

5. Stärkere Teams bilden

Mit einem effektiven institutionellen Wissensmanagement können Sie starke Teams aufbauen. Die Teammitglieder haben Zugang zu allen Ressourcen, die sie für die Erledigung ihrer Aufgaben benötigen. Der Zusammenhalt und die Zusammenarbeit in den Teams werden gestärkt. Infolgedessen wird Ihr Unternehmen reibungsloser arbeiten.

6. Steigert die Produktivität

Institutionelles Wissensmanagement kann Ihnen helfen, Kosten zu senken und Prozesse zu rationalisieren. Sie können Geld sparen, indem Sie überflüssige Schritte eliminieren und Fehler reduzieren. Die Mitarbeiter verbringen weniger Zeit mit der Suche nach Antworten und haben mehr Zeit für produktive Arbeit.

7. Fördert die Arbeitsmoral

Wenn Mitarbeiter sich geschätzt und anerkannt fühlen, sind sie motivierter, ihr Bestes zu geben. Sie sind auch glücklicher und zufriedener mit ihrer Arbeit. Zwischen den Teammitgliedern entwickelt sich ein Gefühl der Kameradschaft. Dies schafft eine Atmosphäre des Vertrauens und des Respekts.

8. Fördert die Effektivität der Organisation

Institutionelles Wissensmanagement verbessert die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern. Es erleichtert ihnen die Zusammenarbeit und das Zusammenarbeiten. Der Informationsfluss wird schneller und reibungsloser. Dies steigert die Effizienz und reduziert Fehler.

9. Schafft ein besseres Kundenerlebnis

Die Kunden suchen zunehmend nach Unternehmen, die ihre Bedürfnisse verstehen. Mit institutionellem Wissensmanagement zeigen Sie, dass Sie die Meinung und das Feedback Ihrer Kunden schätzen. Ihre Kunden werden diese Geste zu schätzen wissen und positiv darauf reagieren.

10. Ihr Unternehmen wird effizienter

Institutionelles Wissensmanagement hilft Ihnen, Probleme zu erkennen, bevor sie zu Problemen werden. Es gibt Ihnen die Möglichkeit, Probleme zu lösen, bevor sie sich zu größeren Problemen auswachsen.

11. Verbessert die Mitarbeiterbindung

Mitarbeiter, die das Gefühl haben, an ihrem Arbeitsplatz dazuzugehören, bleiben mit größerer Wahrscheinlichkeit länger im Unternehmen als diejenigen, die das nicht tun. Institutionelles Wissensmanagement lässt Ihre Mitarbeiter wissen, dass Sie ihre Beiträge schätzen und ihre Bemühungen anerkennen.

12. Spart Zeit und Geld

Institutionelles Wissensmanagement spart Zeit und Geld. Anstatt stundenlang Akten und Datenbanken zu durchsuchen, können die Mitarbeiter die benötigten Informationen sofort finden. Dadurch wird wertvolle Zeit freigesetzt, so dass sich die Mitarbeiter auf andere Aufgaben konzentrieren können.

Die Vorteile des institutionellen Wissensmanagements sind den Aufwand wert, der für seine Einführung erforderlich ist. Sie sollten in Erwägung ziehen, dieses System in die Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens zu integrieren, damit Sie von den Vorteilen profitieren können.

Wie können Unternehmen institutionelles Wissen dokumentieren?

Obwohl institutionelles Wissen für alle Unternehmen von Vorteil ist, ist es nicht einfach, damit anzufangen und es zu dokumentieren. Hier sind einige Schritte, die Sie unternehmen können, um institutionelles Wissen zu dokumentieren.

1. Erstellen Sie ein internes Wiki

Ein Wiki ist eine Webanwendung, mit der Benutzer online zusammenarbeiten können. Ein Wiki ist ideal für die Speicherung von institutionellem Wissen, da es leicht zu aktualisieren und zu bearbeiten ist. Auf das Wiki kann von überall und jederzeit zugegriffen werden.

2. Kommunizieren Sie die Existenz einer Wissensdatenbank

Um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter über das Wissens-Wiki Bescheid wissen, müssen die Führungskräfte die Bedeutung der Nutzung des Wikis vermitteln. Dies kann bei Besprechungen, in der Unternehmenskommunikation (z. B. in einem E-Mail-Newsletter) und im Rahmen der Einarbeitung neuer Mitarbeiter geschehen.

3. Laufende Schulungen anbieten

Bei der Nutzung von institutionellem Wissen ist es wichtig, dass Fachexperten oder spezielle Ausbilder zur Verfügung stehen, um Fragen zu beantworten. Sie können neue Mitarbeiter durch den Prozess leiten und sicherstellen, dass sie die Tools richtig nutzen können.

4. Dokumentation zugänglich machen

Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder Zugang zum institutionellen Wissen haben. Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, wie man sich in das Wiki einloggt und durch das Wiki navigiert. Stellen Sie außerdem sicher, dass sie wissen, wie man Inhalte hinzufügt und bestehende Seiten bearbeitet.

5. Halten Sie die Dokumentation aktuell

Die Dokumentation muss nicht statisch sein. Aktualisieren Sie sie regelmäßig, um Änderungen in der Branche oder den Unternehmensrichtlinien Rechnung zu tragen. Auf diese Weise haben Sie immer die aktuellsten Informationen zur Verfügung.

6. Teilen Sie Ihr Wissen

Wenn Sie Ihr institutionelles Wissen mit anderen teilen, können diese schneller lernen. Sie werden auch zu schätzen wissen, dass Sie Zeit und Mühe in die Erstellung dieses Wissens investiert haben.

Sobald Sie Ihr institutionelles Wissen dokumentiert haben, müssen Sie dafür sorgen, dass die Mitarbeiter wissen, wie sie es nutzen können.

Wie man institutionelles Wissen am Arbeitsplatz nutzt

Der Aufbau eines institutionellen Wissensmanagementsystems kann viel Zeit und Mühe kosten. Um den vollen Nutzen daraus zu ziehen, müssen die Mitarbeiter wissen, wie sie es nutzen können. Im Folgenden finden Sie Ideen, die Ihnen helfen, institutionelles Wissen am Arbeitsplatz zu verankern.

1. Benennen Sie eine Person, die die Wissensdatenbank verwaltet

Diese Person sollte für die Pflege der Wissensdatenbank und die Sicherstellung ihrer Richtigkeit verantwortlich sein. Er oder sie sollte auch in der Lage sein, andere Mitarbeiter, die einen Beitrag leisten wollen, anzuleiten.

2. Fördern Sie die Zusammenarbeit

Die Förderung der Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen trägt dazu bei, die Wissensdatenbank auf dem neuesten Stand zu halten. Wenn es zum Beispiel eine Änderung in der Buchhaltung gibt, könnte jemand aus der Personalabteilung die Neuigkeiten mit den Mitarbeitern der Marketingabteilung teilen.

3. Übertragen Sie den Mitarbeitern die Verantwortung für die Wissensdatenbank

Wenn man den Mitarbeitern die Verantwortung für das Wissen überträgt, werden sie ermutigt, einen Beitrag zu leisten. Wenn sie das Gefühl haben, zu etwas Sinnvollem beizutragen, werden sie eher dazu bereit sein, weiterhin Beiträge zu leisten.

4. Belohnen Sie gute Beiträge

Wenn Sie gute Beiträge belohnen, motivieren Sie sie dazu, weiterhin wertvolle Informationen zu liefern. Sie können Auszeichnungen oder Anerkennungen für herausragende Beiträge vergeben. Das Ziel ist es, die Zusammenarbeit zu fördern.

5. Schaffen Sie eine Kultur des Lernens

Institutionelles Wissensmanagement ist nicht nur für die Mitarbeiter nützlich, sondern auch für Kunden und Partner. Wenn Sie eine Kultur schaffen, in der alle gemeinsam lernen, schaffen Sie Vertrauen bei Ihren Interessengruppen.

6. Vermitteln Sie den Wert des institutionellen Wissens

Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter wissen, warum institutionelles Wissen wichtig ist. Erklären Sie, wozu es dient, wie es ihnen hilft, ihre Arbeit besser zu machen, und warum es für die Erhaltung der Wettbewerbsfähigkeit unerlässlich ist.

7. Seien Sie transparent

Gehen Sie offen mit der Tatsache um, dass Sie institutionelles Wissensmanagement einsetzen. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter wissen, dass Sie Maßnahmen zur Verbesserung der Unternehmensleistung ergreifen. Transparenz trägt zur Wahrung der Glaubwürdigkeit bei. Die Mitarbeiter werden Sie mehr respektieren, wenn sie sehen, dass Sie ehrlich und offen mit dem umgehen, was Sie tun.

8. Integrieren Sie institutionelles Wissen in Ihre täglichen Aktivitäten

Nutzen Sie institutionelles Wissen, um Entscheidungen zu treffen, die Ihr Unternehmen betreffen. Wenn Sie zum Beispiel beschließen, ein Produkt zu verkaufen, können Sie auf der Grundlage von Marktdaten prüfen, ob der Preis angemessen ist.

9. Aufbau einer Gemeinschaft

Der Aufbau einer Gemeinschaft rund um institutionelles Wissen ermöglicht es den Mitarbeitern, sich gegenseitig Feedback zu geben. Dies fördert die Kreativität und hilft ihnen, ihre Leistung zu verbessern.

10. Dokumentieren Sie alles und halten Sie die Dinge einfach

Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Dokumente in Ihrem Wiki gespeichert sind, damit die Mitarbeiter nicht an mehreren Stellen suchen müssen. Halten Sie die Dokumente einfach. Stellen Sie sicher, dass der Inhalt leicht zu verstehen ist.

Die Nutzung von institutionellem Wissen an Ihrem Arbeitsplatz wird es Ihren Mitarbeitern erleichtern, ihre Aufgaben zu erfüllen. Sie können Antworten schneller und genauer finden, was die Produktivität und Effizienz steigert. Das führt letztlich zu höheren Gewinnen.

Aufbau einer institutionellen Wissensdatenbank in FuseBase

Um eine institutionelle Wissensdatenbank zu erstellen, müssen Sie:

• Dokumente einfach und in verschiedenen Formaten erstellen.
• Den Benutzern eine schnelle und einfache Möglichkeit bieten, Informationen zu finden.
• Benutzern die Möglichkeit geben, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten.
• Nutzern die Kontrolle über Dokumentberechtigungen geben.
• Dokumente in Workflow-Prozesse integrieren.
• Verwalten Sie Benutzerkonten und Berechtigungen.
• Ermöglichen Sie es Benutzern, Dokumente direkt zu bearbeiten.
• Vorlagen für allgemeine Aufgaben erstellen.
• Automatisieren Sie die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten.
• Unterstützung von Versionierung und Verlaufsverfolgung.
• Sichere Speicherung von Dokumenten.

FuseBase (ehemals Nimbus) bietet diese Möglichkeiten und ist damit ideal für den Aufbau einer institutionellen Wissensdatenbank. Mit FuseBase können Sie:

• Superdokumente mit Informationen in vielen Formaten erstellen, wie z.B. Text, Videos, Audios, Bilder, Tabellen, PDF-Dokumente oder andere Dateianhänge.
• Arbeitsbereiche einrichten, d.h. Informationen können nach Abteilungen oder Funktionen in Ihrer Organisation kategorisiert werden.
• Verwenden Sie Ordner und Unterordner, um Ihre Informationen zu strukturieren, damit Sie das Gesuchte leichter finden.
• Geben Sie Dokumente oder Seiten über gemeinsam nutzbare Links frei.
• Passen Sie Ihr Konto und Ihre Arbeitsbereiche an die Farben und das Branding Ihrer Organisation an, denn es gibt eine vollständige White-Label-Option.
• Legen Sie fest, wer auf der Ebene des Arbeitsbereichs, des Ordners oder der Notizen Zugriff auf welche Informationen hat. Sie können Passwörter für Ihre Notizen und Ordner festlegen und auch Benutzerrechte einrichten.
• Zugriff auf den Versionsverlauf, der Ihnen die Möglichkeit gibt, zu einer früheren Version eines beliebigen Dokuments zurückzukehren.
• Kommentare zu Notizen oder Dokumenten hinzufügen, um Feedback zu geben und die Zusammenarbeit zu verbessern.
• Richten Sie Automatisierungen ein und verbinden Sie sich mit Ihren bevorzugten Anwendungen, um den Informationsfluss zu optimieren.

Wenn Sie institutionelles Wissen in Ihrer Organisation einführen, müssen Sie die Praxis des Änderungsmanagements befolgen. Erfahren Sie mehr über die Schritte zu einem effektiven Änderungsmanagement in diesem Blogbeitrag.

Da Ihre institutionelle Wissensdatenbank online sein wird, können Sie durch bessere Praktiken der Zusammenarbeit den größten Nutzen daraus ziehen. Unter diesem Blogbeitragerfahren Sie, wie die Online-Zusammenarbeit zur Rationalisierung Ihres Unternehmens beitragen kann.

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