5 Tipps für Remote-Manager zur Sicherstellung von Teambindung und Engagement

das Jahr 2020 hat die Art und Weise, wie wir arbeiten, drastisch verändert. Plötzlich mussten die meisten Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, waren mit Ablenkungen und anderen Herausforderungen konfrontiert, und ihre Manager mussten nach neuen Ansätzen suchen, um eine größere Effizienz zu erreichen, Hindernisse zu beseitigen und die Erwartungen sowohl der Direktoren als auch der Mitarbeiter zu erfüllen.

Und obwohl die Welt seit fast drei Jahren weitgehend ferngesteuert lebt (und arbeitet), haben viele von uns immer noch Schwierigkeiten, Fernarbeit einzurichten. So zeigt eine McKinsey-Studie, dass 44 % der Fernarbeitnehmer befürchten, den Anschluss und die Kommunikation mit anderen Kollegen zu verlieren, wenn sie aus der Ferne arbeiten, und dass sie durch die Isolation abgelenkt werden.

18 % haben immer noch Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit mit Kollegen und Teams aus anderen Abteilungen. Die Aufgabe der Führungskräfte besteht darin, alle Prozesse so einzurichten, dass mögliche Probleme und Schwierigkeiten für die Mitarbeiter beseitigt werden.

Was aber, wenn Sie noch nie mit Remote-Teams zu tun hatten und nun aus der Ferne führen und das Team vor neuen Herausforderungen schützen müssen? In diesem Artikel werden wir einige nützliche und einfache Tipps für Sie geben.

5 Tipps zum Aufbau von Beziehungen und zur Verbesserung der Teamarbeit

Wie bereits erwähnt, besteht eine der größten Schwierigkeiten bei der Fernarbeit für die Mitarbeiter darin, eine Verbindung herzustellen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass alle Mitarbeiter in Kontakt bleiben – so als ob sie im selben Büro arbeiten würden. Diese Aufgabe fällt auf die Schultern des Managers. Ihre Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass die Remote-Leistungen Ihrer Teams den Erwartungen der Vorgesetzten entsprechen und dass die Arbeitsergebnisse gut sind. Hier sind also einige Tipps für die Verwaltung von Remote-Teams.

Ermutigen Sie Ihre Remote-Teams zu mehr Kommunikation

Der Mensch ist ein soziales Wesen, und viele von uns gehen zur Arbeit, um auch mit anderen Menschen zu kommunizieren. Zu den grundlegenden Erwartungen, die mit der Suche nach Arbeitskollegen an einem neuen Arbeitsplatz verbunden sind, gehört die Suche nach gemeinsamen Interessen und Hobbys. Darüber hinaus tauschen die Mitarbeiter in einem normalen Gespräch oft Ideen aus und finden Lösungen für Probleme.

Im Falle von Fernarbeit können sich Arbeitnehmer einsam fühlen und nicht wissen, was andere Mitarbeiter tun. Als Manager müssen Sie sich darauf konzentrieren, wie sich die Kommunikation verändert, wenn Teams aus der Ferne arbeiten.

Wenn alle Mitarbeiter in einem Büro arbeiten, werden viele Arbeitsentscheidungen auf dem Flur oder während des Mittagessens getroffen. Bei der Fernarbeit findet dieser zufällige Informationsaustausch einfach nicht statt, und Sie müssen herausfinden, wie Sie diesen Mangel ausgleichen können. Bei Fernarbeit ist es für jeden Mitarbeiter ein Leichtes, wichtige Informationen über Produktaktualisierungen und den Status von Aufgaben zu verpassen.

Was sollten Sie also tun, wenn Sie Remote-Teams verwalten? Chatten Sie mehr – so einfach ist das! Schimpfen Sie nicht über Teams, die aktiv in Slack oder anderen Unternehmens-Messengern diskutieren, sondern ermutigen Sie sie, über Arbeit und andere Themen zu sprechen. Nicht unter Druck setzen! Wenn Sie etwas klären wollen, können Sie Slack-Kanäle, @Mentions und E-Mails nutzen. Auch wenn es so aussieht, als würden Sie sich wiederholen, senden Sie trotzdem eine Nachricht – so können mehr Menschen wichtige Informationen noch einmal sehen.

Selbst wenn Sie sicher sind, dass Ihre Mitarbeiter über die Aufgabe/das Problem/die Produktaktualisierung Bescheid wissen, überprüfen Sie noch einmal, ob sie es auch tun. Wenn Sie dies in einem Zoom-Gruppengespräch tun, lernen einige Mitarbeiter vielleicht etwas Neues.

Bitte die Kollegen, Fragen im allgemeinen Kanal zu stellen und Arbeitsfragen nicht in privaten Nachrichten, sondern in den Kommentaren zur Aufgabe zu klären, damit andere sie auch sehen können. Die Arbeitsumgebung sollte für alle Teammitglieder offen sein.

Schulungen sind eine weitere Möglichkeit, den Zusammenhalt der Mitarbeiter zu stärken und sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Die Schulungen sollten nicht zu häufig stattfinden, um den Arbeitsablauf nicht zu stören. Nichtsdestotrotz tragen Schulungen dazu bei, dass sich die Mitglieder des Remote-Teams besser kennenlernen und dass jeder seine Rolle im Team und seine Aufgaben besser versteht. Prüfen Sie die Schulungsressourcen und überlegen Sie, was für Ihr Team das Beste wäre.

Transparenz sicherstellen

Natürlich müssen Sie als Manager sicherstellen, dass Ihre entfernten Mitarbeiter ihre Arbeitsaufgaben tatsächlich erfüllen und produktiv bleiben.

Viele Manager, die zur Fernarbeit übergegangen sind, haben Dutzende von Anrufen geplant, um alles unter Kontrolle zu halten. In Wirklichkeit wird sich die Situation jedoch ohne Vertrauen und Ehrlichkeit nicht verbessern.

Wenn Sie die richtigen Leute eingestellt haben, brauchen Sie sich keine Sorgen darüber zu machen, ob sie ihre Arbeit machen, selbst wenn es sich um vollständig entfernte Mitarbeiter handelt. Verzichten Sie auf Mikromanagement und vertrauen Sie besser Ihren Mitarbeitern, denn sie sind Erwachsene, die für die Ergebnisse verantwortlich sind. Andererseits könnten Ihre Topmanager fragen, was genau die externen Mitarbeiter gestern gemacht haben und wie die Arbeit an der Aufgabe voranschreitet. Hier sind einige einfache Tipps für mehr Transparenz:

• Ermutigen Sie Ihre Remote-Teams, den Status auf Slack oder anderen von Ihnen verwendeten Messengern häufiger zu aktualisieren. Vergessen Sie nicht, Ihren Status zu ändern, wenn Sie in einer Besprechung sind, zu Mittag essen oder mit der Arbeit beschäftigt sind.
• Nutzen Sie @-Erwähnungen. Es ist nicht verkehrt, Mitarbeiter zu markieren, um sicherzustellen, dass sie die Nachricht sehen.
• Nutzen Sie einen gemeinsamen Kalender. So können Sie sehen, was jeder während der Arbeitszeit macht und wie lange Online-Meetings und andere Aufgaben dauern – vielleicht gibt Ihnen das Ideen zur Optimierung.
• Versuchen Sie Stand-up-Meetings und tägliche Check-ins. Sie sollten nicht sehr lang oder zu häufig sein – Sie können das optimale Format für Ihre Remote-Teams wählen. Besprechen Sie bei Stand-up-Meetings, was Sie gestern getan haben, was Sie heute tun werden und was die Blockierer sind. Tägliche Check-Ins sorgen dafür, dass das ganze Team weiß, wer was macht.

In der Regel sollten Sie sich Methoden einfallen lassen, die es Ihren Remote-Teams ermöglichen, auf dem Laufenden zu bleiben. Sie müssen nicht jeden Tag detaillierte Berichte verlangen – es ist besser, im Team ein Umfeld zu schaffen, in dem jeder einfach über seinen Arbeitstag spricht.

Grundregeln für Fernarbeit aufstellen

Die Arbeit von zu Hause aus ist immer mit neuen Zeitplänen, Herausforderungen und Stress verbunden. Als Manager müssen Sie die Arbeitszeiten so einrichten, dass sich alle wohlfühlen und gleichzeitig kein Mitarbeiter die Aufgaben anderer blockiert. Hier sind einige Tipps:

• Dokumentieren Sie die grundlegenden Regeln, damit alle an einem Strang ziehen. Schreiben Sie die Rollen und Zuständigkeiten aller Mitarbeiter, Arbeitszeiten, Mittagspausenregelungen usw. auf.
• Besprechen Sie mit dem Team, welche Kommunikationskanäle sie bevorzugen und welche Reaktionszeit akzeptabel ist.
• Einigen Sie sich auf die Grundsätze der Zusammenarbeit und die Methoden der funktionsübergreifenden Kooperation.
• Verwenden Sie verschiedene Arten von Online-Meetings: mit dem gesamten Team, in kleinen Gruppen, unter vier Augen usw.

Fragen Sie, wie es Ihrem Team geht

Fragen Sie immer, wie es Ihren Teammitgliedern geht. Und das gilt nicht nur für die Arbeit, sondern auch für das normale Leben. Ihr Ziel ist es, einen angenehmen Raum zu schaffen, in dem jeder Mitarbeiter ein wenig über seine Probleme sprechen und seine Gefühle und Erwartungen mitteilen kann.

Im Büro führen alle Mitarbeiter Smalltalk. Bei der Umstellung auf Fernarbeit ist es wichtig, diesen nicht zu verlieren. Richten Sie einen Kanal im Messenger für die freie Kommunikation der Mitarbeiter ein und finden Sie bei Bedarf Zeit für persönliche Gespräche mit Teammitgliedern.

Als Führungskraft ist es Ihre Aufgabe, die Anzeichen von Burnout, Stress und Müdigkeit rechtzeitig zu erkennen und den Mitarbeitern zu helfen, eine Lösung zu finden. Sie sind nicht nur ihr Vorgesetzter, Sie sind ihr Vorgesetzter, der sich um sie kümmert.

Zeigen Sie also, dass Sie am Leben und an den Erwartungen des Teams teilhaben; fragen Sie, wie es ihnen geht.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Teams alle Werkzeuge für die Zusammenarbeit haben

Die Remote-Arbeitsabläufe Ihrer Teams sollten synchronisiert sein. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team Zugang zu allen benötigten Tools für die Zusammenarbeit hat. In der Regel umfasst die Liste Folgendes:

• software für die Personalverwaltung;
• schulungsressourcen;
• aufgabenmanagement-Anwendungen;
• virtuelles Büro;
• gemeinsame Dokumente;
• wissensdatenbanken;
• zeiterfassungssysteme;
• spezialisierte Programme für bestimmte Teams und vieles mehr.

Idealerweise sollten Sie über einen gemeinsamen Arbeitsbereich verfügen, der allen Mitarbeitern leicht zugänglich ist und in dem sie sich mit anderen Kollegen verbinden, ihre Aufgaben planen und jederzeit daran arbeiten können. Denken Sie daran, dass sich viele Ihrer Kollegen in verschiedenen Zeitzonen befinden können.

Daher funktioniert das traditionelle Arbeitsmodell nicht mehr, bei dem ein Mitarbeiter morgens auf eine direkte Zuweisung einer Aufgabe wartet, dann die Ergebnisse zur Überprüfung vorlegt und auf die Entscheidung des Vorgesetzten wartet. Bei der Fernarbeit müssen alle Prozesse online und ohne Blocker in einer sicheren Umgebung durchgeführt werden – so wie es FuseBase bietet.

Rationalisieren Sie alle Prozesse mit Online Collaboration Tools

FuseBase ist ein universeller Service, der sich optimal für die Einrichtung von Remote Work in Unternehmen jeder Größe eignet. Unser Ziel ist es, Remote-Arbeitsprozesse zu vereinfachen und Teammanagern eine sichere Arbeitsumgebung zu bieten, die alles umfasst. Mit der FuseBase können Sie Dokumente und Aufgabenlisten erstellen, Zugriffsrechte verwalten, Daten strukturieren, Datenbanken erstellen und verwalten und vieles mehr.

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