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5 Tools zur Optimierung der Arbeitsabläufe in Ihrem Team


Unabhängig davon, ob Sie allein, mit Freiberuflern, Auftragnehmern, externen Mitarbeitern oder in einem Team arbeiten, müssen Sie wissen, wie Sie Arbeitsabläufe verwalten, damit Sie wissen, was Sie erledigen müssen.

In der heutigen Arbeitsumgebung hat jeder seine eigenen Aufgaben, die er täglich erledigen muss. Die Verwaltung dieser Aufgaben kann schwierig sein, vor allem, wenn man nicht über die richtigen Werkzeuge verfügt. Deshalb brauchen Sie die richtigen Werkzeuge, um die Arbeitsabläufe in Ihrem Team zu verwalten.

Sie benötigen eine Software zur Verwaltung von Arbeitsabläufen im Team, um den verschiedenen Mitgliedern Aufgaben zuzuweisen, ihren Fortschritt zu verfolgen und auch um sich wiederholende Prozesse zu automatisieren.

Die Verwaltung der Arbeitsabläufe in Ihrem Team wird sehr viel einfacher, wenn Sie die richtigen Tools verwenden. Sie müssen jedoch wissen, welche Tools Sie verwenden sollten, um Ihre Geschäftsziele zu erreichen.

Was ist Workflow-Management?

Vor der Definition von Workflow-Management ist es hilfreich zu wissen, was ein Workflow ist, da dieser Begriff in der heutigen Geschäftswelt häufig verwendet wird.

Ein Workflow ist eine Reihe von Aktionen, die durchgeführt werden, um eine Aufgabe oder einen Prozess abzuschließen. Wenn Unternehmen Workflows einrichten, helfen sie ihnen, ihre Abläufe zu rationalisieren, damit alle effizienter arbeiten können.

Workflows unterstützen Teammitglieder dabei, effektiv zusammenzuarbeiten und produktiver zu werden.

Wenn viele Workflows erstellt werden, wird deren Verwaltung zu einer wichtigen Aufgabe, denn sie helfen den Teams, organisiert und effizient zu bleiben.

An dieser Stelle kommt das Workflow-Management ins Spiel.

Workflow-Management bedeutet sicherzustellen, dass alle Beteiligten eines Unternehmens wissen, was sie zu tun haben, warum sie es tun müssen, wie sie es tun müssen und wann es getan werden sollte.

Eine einfache Definition von Workflow-Management ist, dass es ein System zur Verwaltung von Prozessen und Verfahren ist, um die Effizienz und Produktivität zu verbessern.

Workflow-Management-Tools ermöglichen es Managern oder Teammitgliedern, Arbeitsabläufe für jedes Projekt oder jeden Kunden zu erstellen. Sie ermöglichen auch die gemeinsame Nutzung von Arbeitsabläufen durch andere Teammitglieder.

Der Schlüssel zum Workflow-Management im Team liegt darin, sicherzustellen, dass jeder Prozess oder Schritt, der zur Erledigung einer Aufgabe erforderlich ist, klar definiert ist und von denjenigen verstanden wird, die ihn befolgen müssen.

Zum Workflow-Management gehört auch, dass die Mitarbeiter in der richtigen Art und Weise der Aufgabenerledigung geschult werden und dass ihnen die Werkzeuge zur Verfügung gestellt werden, mit denen sie diese Aufgaben erledigen können.

Darüber hinaus trägt das Workflow-Management dazu bei, dass alle Teammitglieder die Ziele des Unternehmens kennen und darauf hinarbeiten, diese zu erreichen.

Warum ist Workflow-Management wichtig?

Workflow-Management ist unabhängig davon, ob Sie ein kleines oder ein großes Unternehmen haben, notwendig. Hier sind einige Gründe, warum es wichtig ist, sich mit dem Workflow-Management zu befassen.

1. Verbessert die Leistung der Mitarbeiter

Klare Anweisungen und das genaue Wissen, wie Aufgaben zu erledigen sind, verbessern die Gesamtleistung eines jeden Teammitglieds. Außerdem erleichtern gut definierte Arbeitsabläufe den Teammitgliedern das Verständnis dafür, was erledigt werden muss.

2. Zeitersparnis

Zeitersparnis sollte immer ein Schwerpunkt sein. Wenn Teammitglieder wissen, was zu tun ist, wie es zu tun ist und wann es zu tun ist, werden sie effizienter arbeiten. Dadurch werden Ihre Arbeitsabläufe effektiver, weil die Dinge schneller erledigt werden können. Mit einer bestimmten Software zur Verwaltung von Arbeitsabläufen können Sie eine Kanban-Tafel hinzufügen, die auf der Erstellung von Karten für jede Aufgabe basiert und den Status der einzelnen Aufgaben visuell darstellt.

3. Verringert Fehler

Wenn Sie Standardarbeitsanweisungen für die Verwaltung Ihrer Arbeitsabläufe bereitstellen, verringern Sie die Wahrscheinlichkeit von Fehlern. Das bedeutet, dass Sie Projekte nicht gefährden. Wenn alle Beteiligten ihre Aufgaben immer auf die gleiche Weise erledigen, ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern geringer. Darüber hinaus sparen Sie Zeit und Geld, da Sie nicht mehr zurückgehen und Fehler korrigieren müssen. Wenn Sie einen Arbeitsablauf verwalten, muss die Beseitigung oder Verringerung von Fehlern ein ständiger Schwerpunkt sein.

4. Fördert die Zusammenarbeit

Um erfolgreich zu sein, ist es wichtig, dass die Teammitglieder gut zusammenarbeiten. Ein Workflow-Management-System hilft Teams bei der Zusammenarbeit, indem es den Austausch von Informationen und die Kommunikation über Fragen und Probleme ermöglicht. Dies hilft bei der Erstellung von Inhalten, da die Teammitglieder Ideen für Inhalte entwickeln und diese leicht austauschen können. Auch die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern wird dadurch verbessert. Wenn ein Workflow-Management-System keine effektiven Kommunikationskanäle enthält, kann dies zu Verwirrung und Missverständnissen führen.

5. Schafft eine Kultur des Vertrauens und der Transparenz

Vertrauen ist unerlässlich, wenn Sie leistungsstarke Teams aufbauen wollen. Wenn klar ist, was zu tun ist und wann es getan werden muss, schafft dies Vertrauen im Team. Dies fördert auch die Transparenz, da jeder weiß, was die anderen tun, und sie bei der Vorbereitung auf anstehende Termine unterstützen kann. Dies bedeutet auch, dass Sie einen besseren Kundensupport bieten können, was ein wichtiger Aspekt eines Workflow-Management-Systems ist.

Durch das Workflow-Management können Sie Ihre Ressourcen besser nutzen, was letztlich zu einem effizienteren Unternehmen führt.

Achten Sie auf Benutzerfreundlichkeit und Kollaboration in Apps

Mit einer App für die Verwaltung von Arbeitsabläufen im Team können Sie die Schritte definieren, die zur Erledigung einer Aufgabe erforderlich sind. Anschließend können Sie diese Schritte in Verfahren umwandeln, die jeder befolgen kann.

Bei der Auswahl einer App zur Verwaltung von Arbeitsabläufen im Team sollten Sie auf verschiedene Funktionen achten.

1. Leicht anpassbar

Ihre Arbeitsabläufe werden sich ändern, wenn Sie bessere Methoden entdecken oder neue Tools einführen. So kann sich beispielsweise Ihr Arbeitsablauf für den Kundensupport aufgrund des Feedbacks Ihrer Kunden ändern, so dass Sie Ihren Prozess aktualisieren müssen.

Das Einrichten neuer Arbeitsabläufe braucht Zeit. Die von Ihnen gewählte Workflow-Management-Anwendung sollte es Ihnen leicht machen, die gewünschten Änderungen vorzunehmen.

2. Integration mit anderen Tools

Die Integration Ihrer Workflow-Management-App mit anderen Tools erleichtert die Erledigung von Aufgaben. Sie sollten keine Anwendung verwenden, die keine Integration mit anderen Tools ermöglicht, die Sie bereits nutzen. Eine Möglichkeit, dies herauszufinden, besteht darin, einen Integrationstest durchzuführen. Sie können z. B. eine Beispielaufgabe in Ihrer Workflow-Management-Anwendung erstellen und sie mit einem anderen von Ihnen verwendeten Tool verbinden. Wenn Ihr Test erfolgreich ist, können Sie viele Prozesse rationalisieren. Wenn Sie die Flexibilität haben, Ihre Arbeitsabläufe zu aktualisieren, wenn Sie neue Techniken erlernen, können Sie sicherstellen, dass Sie weiterhin effizient arbeiten.

3. Automatisierte Prozesse

Wenn Sie Ihre Prozesse automatisieren, sparen Sie Zeit und Geld. Wenn Sie sich für eine App zur Verwaltung von Teamworkflows entscheiden, sollten Sie unbedingt die Möglichkeit haben, möglichst viele Ihrer Prozesse zu automatisieren. Einige Anwendungen bieten diese Funktion, während Sie bei anderen die automatisierten Prozesse manuell einrichten müssen. Sie können Ihre Arbeitsabläufe effizienter gestalten, indem Sie sich wiederholende Aufgaben wie das Senden von E-Mails, das Erstellen von Berichten oder das Hochladen von Dateien automatisieren.

4. Hohe Sicherheit

Ein hohes Maß an Sicherheit ist heute unerlässlich. Sie müssen sicherstellen, dass die Benutzer nur auf das zugreifen können, was für sie erforderlich ist. Aus diesem Grund sollten Sie großen Wert auf die Sicherheitsfunktionen legen, die Ihre Workflow-Management-App bietet. Ist dies nicht der Fall, setzen Sie sich selbst einem Risiko aus. Wenn Ihre Arbeitsabläufe sensible oder vertrauliche Informationen enthalten, müssen Sie sicher sein, dass Unbefugte diese Dokumente nicht einsehen können.

5. Sichtbarkeit

Ein visuelles Bild davon zu haben, wo Sie und andere gerade stehen, ist eine wichtige Funktion jeder Workflow-Management-App. Wenn Sie den Fortschritt jedes Teammitglieds im Blick haben, können Sie bei Bedarf zusätzliche Unterstützung leisten. Dies können Sie mit benutzerdefinierten Dashboards und durch die Erstellung von Statusberichten erreichen. So behalten Sie den Überblick darüber, wie Ihr Team bei der Erledigung seiner Aufgaben vorankommt.

Effiziente Verwaltung von Teamworkflows

Wenn Sie in einem Team arbeiten, können Sie hier einige Schritte unternehmen, um die Verwaltung Ihres Teamworkflows zu optimieren.

1. Legen Sie klare Erwartungen fest

Alle Teammitglieder müssen wissen, was von ihnen erwartet wird. Dadurch werden Missverständnisse und Fehlkommunikation vermieden. Außerdem werden so unnötige Konflikte und Meinungsverschiedenheiten vermieden.

2. Aufgaben zuweisen

Wenn Sie den Teammitgliedern Aufgaben zuweisen, wissen sie genau, was zu tun ist. Wenn Sie ihnen Aufgaben zuweisen, haben sie eine Orientierung und Fristen. Mithilfe von Checklisten können sie sich konzentrieren und organisieren. Eine Checkliste ist auch ein nützliches Instrument, um alle Mitarbeiter an alle zu erledigenden Aufgaben zu erinnern.

3. Verfolgen Sie den Fortschritt

Die Aufgaben werden rechtzeitig erledigt, wenn die Teammitglieder zur Verantwortung gezogen werden. Ein Workflow-System zur Verfolgung des Fortschritts hilft Ihnen, die Leistung Ihres Teams zu überwachen. Sie können diese Informationen nutzen, um Ressourcen effizient zuzuweisen, wenn jemand zusätzliche Unterstützung benötigt. Die Verfolgung des Fortschritts hilft Ihnen auch, verbesserungsbedürftige Bereiche zu ermitteln.

4. Schulungen anbieten

Wenn Sie wollen, dass Ihr Team produktiv ist und gute Leistungen erbringt, müssen Sie unbedingt Schulungen anbieten. Ohne Schulungen lernen die Mitarbeiter nicht, wie sie Aufgaben effizient erledigen können, was Sie viel Zeit und Mühe kosten kann. Planen Sie daher vor Beginn eines Projekts oder nachdem Sie einem neuen Mitarbeiter ein Stellenangebot gemacht haben, die Durchführung von Schulungen.

5. Dokumentieren Sie bewährte Verfahren

Die Dokumentation bewährter Verfahren wird Ihnen helfen, Ihre Arbeitsabläufe zu verbessern. Sie können mit der Dokumentation bewährter Verfahren beginnen, indem Sie eine Beispielaufgabe auswählen und von den Teammitgliedern wissen wollen, wie diese am besten zu erledigen ist. Sobald Sie sich auf die Schritte zur Erledigung der Aufgabe geeinigt haben, wird dies zur bewährten Praxis oder zum Standardarbeitsverfahren. Wenn Sie diesen Prozess für alle wichtigen Aufgaben wiederholen, werden Sie Ihrem Team helfen, bessere Ergebnisse zu erzielen.

6. Vorlagen verwenden

Die Verwendung von Vorlagen spart Zeit und Mühe. Sie geben Ihnen einen Ausgangspunkt, wenn Sie einen neuen Arbeitsablauf einrichten. Vorlagen können als Leitfaden für die Standardisierung der Kommunikation mit Kunden und Interessenten verwendet werden. Um Beispiele für Vorlagen zu sehen, die Sie verwenden können, schauen Sie sich die Nimbus Note Vorlagen.

7. Automatisierung nutzen

Die Automatisierung spart Ihnen ebenfalls Zeit und Mühe. Die Automatisierung ermöglicht es Ihnen, menschliche Fehler zu reduzieren und die Produktivität zu erhöhen. Sie können zum Beispiel wiederkehrende Aufgaben planen, so dass sie automatisch ablaufen, ohne dass ein manuelles Eingreifen erforderlich ist. Sie können auch Workflow-Automatisierungen erstellen, um Erinnerungen zu setzen, automatisch E-Mails zu versenden und Besprechungen zu planen.

Die effektive Verwaltung der Arbeitsabläufe in Ihrem Team ist von entscheidender Bedeutung. Es erfordert Planung, Organisation und Kommunikation. Mit den richtigen Tools können Sie Dinge schneller erledigen und die Verwaltung Ihrer Arbeitsabläufe optimieren.

5 Tools zur Verwaltung des Arbeitsablaufs in Ihrem Team

Die Tools, die Sie für die Verwaltung Ihrer Arbeitsabläufe im Team verwenden, wirken sich auf Ihre Produktivität und Leistung aus. Es gibt heute eine Vielzahl von Möglichkeiten, also recherchieren Sie, welche für Ihr Team am besten geeignet sind und Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen.

1. FuseBase (ehemals Nimbus)

How Nimbus Platform Can Optimize Your Onboarding Process. Image powered by Nimbus

Nimbus Plattform ist eine All-in-One-Lösung für Ihre Online-Anforderungen. Anstatt mehrere Anwendungen zu verwenden, bietet sie eine Reihe von Produkten, die Teams bei der effektiven Zusammenarbeit helfen.

Die Funktionen von Nimbus umfassen:

  • Anpassbare Arbeitsbereiche – Erstellen Sie Arbeitsbereiche mit den Farben und dem Branding Ihres Unternehmens, fügen Sie Teammitglieder auf der Grundlage ihrer Funktion oder Rolle hinzu, erstellen Sie Ordner und Notizen und legen Sie Berechtigungsstufen auf Arbeitsbereichs- und Ordnerebene fest. Sie können die Notizen auch mit einem Passwort schützen.
  • Nimbus Capture – verbessern Sie Ihre visuelle Kommunikation mit kommentierten Screenshots und Videos. Dies ist nützlich, wenn Sie Teammitgliedern Feedback geben wollen.
  • Wichtige Integrationen – verbinden Sie sich mit Anwendungen, die Sie bereits benutzen, wie z.B. Google Calendar, YouTube, Google Docs und Google Sheets, um die Kontinuität Ihrer Arbeitsabläufe zu gewährleisten.
  • Nimbus Chat – Es besteht keine Notwendigkeit, eine spezielle Chat-Anwendung wie Slack zu verwenden, da Sie mit Teammitgliedern innerhalb von Arbeitsbereichen über öffentliche oder private Kanäle und Direktnachrichten kommunizieren können.
  • Ein Kundenportal – behalten Sie den Überblick über Ihre gesamte Kommunikation mit Ihren Kunden an einem Ort, was Sie effizienter macht und Ihnen Zeit spart. Es bietet auch eine bessere Erfahrung für Ihre Kunden, da sie alles an einem Ort haben, anstatt mehrere Apps zu verwenden.
  • Superdokumente – damit können Sie Informationen in verschiedenen Formaten hinzufügen, z. B. Text, Bilder, Videos, Audios und Links. Sie können alle Informationen in den von Ihnen erstellten Notizen speichern und das Layout jeder Notiz individuell anpassen.
  • Und so viel mehr.

Nimbus Platform wird seine Funktionen weiter ausbauen und die Arbeitsabläufe in Ihrem Team noch einfacher gestalten.

Um mehr zu erfahren und um Nimbus Platform kostenlos zu testen, besuchen Sie die Website.

2. Webvizio

Webvizio is one of the 5 Tools to Streamline How You Manage Your Team Workflow. Image by Nimbus Platform

Webvizio ist eine Plattform zur Verwaltung von Teamworkflows, die speziell für Webdesigner, Softwareentwickler und Webagenturen entwickelt wurde. Webvizio ist eine All-in-One-Plattform, die es Ihnen ermöglicht, Workflows für mehrere Projekte zu verwalten und den Fortschritt Ihres Teams in einer einzigen Dashboard-Ansicht zu verfolgen.

Sie können Feedback zu Live-Websites und -Apps sowie zu Design-Mockups und Screenshots geben, mit Teams und Kunden an mehreren Website-Feedback-Projekten zusammenarbeiten, digitale Assets und Dokumente überprüfen, Fehler erkennen, Aufgaben erstellen und verfolgen und sogar Video-Feedback geben.

Webvizio lässt sich nahtlos in eine Reihe beliebter Projektmanagement-Tools wie Trello, ClickUp und Asana integrieren. Auf diese Weise können Benutzer Workflows, Aufgaben und Teams effizienter verwalten, indem sie die besten Funktionen dieser Tools nutzen und sie in einer einzigen Plattform kombinieren.

Zu den von Webvizio angebotenen Funktionen gehören:

  • Feedback auf Website und App: Klicken, kommentieren und teilen Sie Feedback zu verschiedenen Websites und Apps in Echtzeit.
  • Website-Feedback mühelos verwalten: Rationalisieren Sie den Website-Design-Feedback-Prozess für mehrere Website-Projekte auf einer einzigen Plattform.
  • Einfaches Überprüfen digitaler Assets: Bewerten Sie alle Bilder, PDFs und anderen digitalen Dokumente an einem zentralen Ort.
  • Mobile Website-Reviews durchführen – bewerten Sie Live-Websites auf verschiedenen mobilen Geräten und Bildschirmauflösungen.
  • Effiziente Erkennung von Website-Fehlern – Identifizieren und beheben Sie Website-Fehler schnell und effektiv.
  • Video-Feedback-Option – Übermitteln Sie Ihr Feedback effektiver per Video statt schriftlich.

Testen Sie Webvizio kostenlos oder wählen Sie einen der Pro-Pläne.

3. Zapier

Da die Automatisierung ein wesentliches Element zur Rationalisierung der Arbeitsabläufe Ihres Teams ist, macht Zapier es Ihnen leicht.

Zu den Automatisierungsfunktionen von Zapier gehören:

  • Automatisierte Arbeitsabläufe mit mehreren Schritten – dies ermöglicht Ihnen bis zu 100 Aktionen für jede Automatisierung, was bedeutet, dass Sie mehr Aufgaben automatisieren können.
  • Logische Regeln – das bedeutet, dass Sie Aktionen auf der Grundlage der von Ihnen festgelegten Regeln durchführen können. Dies kann zeitbasiert oder nach einer Wenn-dann-Logik erfolgen.
  • Workflows zu bestimmten Zeiten ausführen – dies ist äußerst nützlich, wenn Sie etwas zu einem bestimmten Zeitpunkt ausführen oder einen Aktionsschritt verzögern möchten.
  • Verschieben oder Freigeben von Daten in großen Mengen – damit können Sie Ihre Daten besser verwalten und Zeit sparen, da Sie nicht mehr kopieren/einfügen, Fehler korrigieren oder Daten nach Ihren Wünschen formatieren müssen. Sie können Automatisierungen einrichten, die das alles für Sie erledigen.

4. Shift

Mit Shift, einer Desktop-Anwendung, die Arbeitsabläufe rationalisiert und die Zusammenarbeit verbessert, können Sie Ihre gesamte Arbeit zusammenführen.

Shift bietet unter anderem folgende Funktionen:

  • Fügen Sie alle Ihre E-Mail-Konten an einem Ort zusammen – das bedeutet, dass Sie alle Ihre E-Mail-Konten, egal ob es sich um Gmail-, Outlook- oder Office 365-Konten handelt, auf einer zentralen Workstation verbinden und von dort aus verwalten können.
  • Verwendung mit dem Chrome-Browser – so können Sie Ihre bevorzugten Chrome-Erweiterungen weiterhin nutzen.
  • Integration mit anderen Apps – das bedeutet, dass Sie alle Ihre Messaging-Apps, wie Messenger, Slack oder WhatsApp, an einem Ort verwalten und einfach zwischen ihnen wechseln können.
  • Einheitliche Suche – das bedeutet, dass Sie das, was Sie suchen, in vielen Apps finden können, ohne jede App einzeln durchsuchen zu müssen.

5. Grammarly

Da die meiste Kommunikation in Teams schriftlich erfolgt, verhindert Grammarly Fehler beim Verfassen von E-Mails, Vorschlägen, Berichten oder jeder anderen Form der schriftlichen Kommunikation.

Zu den Funktionen von Grammarly gehören:

  • Grammatikprüfung – das bedeutet, dass Sie grundlegende Grammatik- und Rechtschreibfehler korrigieren können, so dass Sie Ihre Texte verbessern.
  • Plagiatsprüfung – damit können Sie Plagiate in Ihren Texten erkennen, was besonders wichtig ist, wenn Sie Berichte oder andere sensible Dokumente erstellen.
  • Tondetektor – damit erhalten Sie Detektor- und Tonalitätsvorschläge, um Ihre Botschaften jedes Mal konsistent zu übermitteln.
  • Styleguide – damit kann Ihr Team die einzigartige Stimme und den Stil Ihres Unternehmens einfangen.

Teams müssen gut kommunizieren, wenn sie effektiv zusammenarbeiten wollen. Es ist von Vorteil, in Echtzeit zusammenzuarbeiten. Die besten Tools für die Zusammenarbeit in Echtzeit, mit denen Sie Ihre Teams in Verbindung halten können, finden Sie in unserem aktuellen Blog-Beitrag.

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