Die sieben wichtigsten Tools für die Teamzusammenarbeit
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Seit mehr als drei Jahren, seit 2019, stehen Unternehmen vor der Herausforderung, die Kluft zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie zwischen Arbeitnehmer und Arbeitnehmer zu überbrücken. Hybride Unternehmen und Unternehmen, die ausschließlich aus der Ferne arbeiten, sind heute alltäglich und machen die Arbeitsumgebung zu einem kritischen Thema für alle Beteiligten: Teammitglieder im Büro, Mitarbeiter, die aus der Ferne arbeiten, Jobmanager, Führungskräfte usw. In diesem Artikel werden wir uns mit dem Wesen des Managements von Remote-Teams befassen und untersuchen, wie man eine starke und unterstützende Remote-Arbeitskultur aufbauen kann.
Ein Remote-Team ist eine Gruppe von Fachleuten, die aus verschiedenen Zeitzonen kommen, unterschiedliche Fähigkeiten haben und aus verschiedenen Kulturen stammen und an einem gemeinsamen Projekt arbeiten.
Remote-Teams sind genau wie reguläre Teams von Angestellten in jedem Arbeitsbereich, mit dem Unterschied, dass Remote-Arbeitsbereiche für jedes Teammitglied völlig variabel sind. Ein Teammitglied arbeitet vielleicht von der offiziellen Büroadresse des Unternehmens aus, die auf der Visitenkarte aufgedruckt ist, während ein zweites Teammitglied vom Esszimmertisch in seinem eigenen Haus aus arbeitet. Ein drittes Teammitglied arbeitet vielleicht von seiner örtlichen Bibliothek aus. Einer der wichtigsten Unterschiede zwischen einem Remote-Team und einem herkömmlichen Team besteht darin, wie viele verschiedene Zeitzonen beteiligt sind. Auch wenn 14.00 Uhr in New York genau dieselbe Zeit ist wie 3.00 Uhr in Tokio, befindet man sich eindeutig nicht innerhalb der Standardarbeitszeit! Wenn in einem Remote-Team mehrere unterschiedliche Zeitzonen involviert sind, ist die Verwaltung der einzelnen Teammitglieder ein völlig anderer Prozess als die Verwaltung eines herkömmlichen Arbeitsteams.
Glücklicherweise gibt es spezielle Projektmanagement-Software, die Sie bei der Verwaltung Ihres Remote-Teams unterstützen kann. Die Menschen arbeiten schon seit Jahren per Fernzugriff, daher gibt es bekannte Herausforderungen und Tipps, die man lernen kann, wenn man mit Kollegen aus der Ferne zusammenarbeitet. Lesen Sie weiter, um mehr über die häufigsten Probleme bei der Verwaltung von Remote-Teams zu erfahren und einige Tipps zu erhalten, wie Sie diese bewältigen können.
Beim Management von Remote-Teams geht es darum, ein Team von Personen zu betreuen, die außerhalb des Büros arbeiten und sich möglicherweise nie persönlich treffen. Dies bringt besondere Herausforderungen mit sich und erfordert spezielle Kenntnisse und Fähigkeiten, wie z. B. Online-Kommunikationsfähigkeiten. Die Verwaltung von Remote-Teams erfordert oft Zeit für die Rationalisierung von Prozessen, die Entwicklung eines Teamgeistes und die Aufrechterhaltung der Moral.
Unternehmen versuchen, sich den Herausforderungen der Telearbeit auf unterschiedliche Weise zu stellen: durch die Einrichtung von Stellen für Head of Remote, die Einstellung von mehr Onboarding-Buddies, die Einführung von Softwarelösungen für das Remote-Management, die Überprüfung der Unternehmenswerte usw. All dies enthebt den Teamleiter nicht seiner Verantwortung.
Es ist unbestritten, dass es viel einfacher ist, ein Team von Mitarbeitern an einem Standort zu leiten als ein Team, das zu 100 % remote arbeitet. Da es fast keine Kommunikationsbarrieren gibt, kann der Manager Probleme schneller und effektiver angehen und Vertrauen in gemeinsame Ziele schaffen. Allerdings kann sich die Umstellung auf die Leitung von Teams aus der Ferne als schwierig erweisen.
Wenn es um die Leitung unterschiedlicher Teams in großen Unternehmen geht, ist einer der wichtigsten Faktoren der Aufbau eines Teams, das Ihre Ideen, Ihre Vision und Ihre Leidenschaft unterstützt. Als erstes muss ein neuer Manager sicherstellen, dass er und seine Mitarbeiter in die gleiche Richtung blicken. “Okay, aber wie?” Werden Sie fragen. Dies erfordert eine Mischung aus Kommunikationsanstrengungen, meisterhaft aufgebauten Prozessen und der Implementierung von Technologien, die speziell für die Führung einer produktiven Fernbelegschaft entwickelt wurden.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass die Arbeit von zu Hause aus nicht bedeuten sollte, dass man rund um die Uhr von zu Hause aus arbeitet, und ein guter Manager wird nicht erwarten, dass seine Mitarbeiter Tag und Nacht erreichbar sind. Im Gegenteil, es ist vorteilhaft, sich auf eine gesunde Work-Life-Balance in einem Team zu konzentrieren. Was macht eine gute Führungskraft aus? Sich um die Mitarbeiter zu kümmern.
Jeder Arbeitsbereich hat seine Hindernisse. Eines der Haupthindernisse beim Management von Remote-Teams ist die Kommunikation, denn man kann nicht einfach auf seinen Kollegen zugehen und ihn grüßen oder ihm ein Blatt Papier geben. Die Beherrschung der Kommunikation im Remote-Business (und die Unterstützung Ihrer Mitarbeiter dabei) wird die meisten Probleme lösen, die während einer typischen Arbeitswoche auftreten. Diese Probleme können sein:
Wenn alle Beteiligten effizient miteinander kommunizieren, lassen sich viele der üblichen Probleme auf natürliche Weise vermeiden. Vergewissern Sie sich, dass Sie die gleichen hilfreichen Kommunikationsrichtlinien sowohl für Ihre Remote-Teammitglieder als auch für diejenigen, die im Büro arbeiten, einführen. Wenn alle an einem Strang ziehen, können Kommunikation und Zusammenarbeit aus der Ferne zu einem natürlichen Bestandteil des Arbeitsprozesses werden. Unabhängig davon, ob es sich um eine Fernarbeit handelt oder nicht, wird es bei jeder Arbeit immer Herausforderungen geben. Aber mit diesen spezifischen Herausforderungen im Hinterkopf können Sie sich selbst und Ihre Kollegen vor Ort und in der Ferne darauf vorbereiten, mit den Herausforderungen der Arbeitswoche richtig umzugehen.
Grenzen aus der Ferne setzen. Natürlich ist es einfacher, bei der Arbeit Grenzen zu setzen, wenn Sie vom Büro aus arbeiten. Wenn Sie das Büro verlassen, erwartet niemand von Ihnen, dass Sie Anrufe entgegennehmen oder Nachrichten in Teams abrufen. Wenn Sie jedoch aus der Ferne arbeiten, sieht die Sache ganz anders aus. Nicht nur Ihre Vorgesetzten erwarten sofortige Antworten, sondern auch Ihre Teammitglieder. Und wenn Sie ein gesundes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben erreichen wollen, müssen Sie Grenzen setzen, d. h. Sie müssen anderen sagen und zeigen, wie Sie behandelt werden wollen.
Kümmern Sie sich rechtzeitig um Fragen der emotionalen Unterstützung. Gute Remote Manager bieten emotionale Unterstützung, wann immer sie benötigt wird. Sorgen Sie dafür, dass Ihre direkten Mitarbeiter darauf vertrauen können, dass Sie sie beruhigen, wenn sie es brauchen.
Investieren Sie Zeit und Mühe in den Aufbau von Vertrauen. Es ist nicht leicht, in virtuellen Teams Vertrauen aufzubauen und zu erhalten. Zu den vertrauensbildenden Tipps für die Leitung von Remote-Teams gehören:
Und denken Sie daran: Vertrauen wird durch Transparenz geschaffen.
Legen Sie Kernarbeitszeiten fest. Natürlich sind flexible Arbeitszeiten heute sehr beliebt, aber Sie brauchen trotzdem Zeiten, in denen jeder in Ihrem Team für eine Besprechung oder eine dringende Aufgabe zur Verfügung steht. Flexible Arbeitssysteme und Fernarbeit sind großartig und machen die Mitarbeiter glücklich. Aber es ist auch wichtig, dass der Zusammenhalt im Team und das Gemeinschaftsgefühl nicht verloren gehen.
Schaffen Sie effektive Kanäle für die Kommunikation und das Aufgabenmanagement. Es gibt nichts Besseres als die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht, aber wenn Sie diese ersetzen müssen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die richtige Software haben: einen funktionsreichen Task Tracker, einen kollaborativen Teamarbeitsbereich, effiziente Tools zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten, eine Messaging-App mit Videochats usw.
Ziehen Sie die Mitarbeiter zur Verantwortung. Der Aufbau eines effektiven Remote-Teams setzt voraus, dass alle Teammitglieder die Verantwortung für ihre Handlungen und Entscheidungen übernehmen, die zu einem guten oder schlechten Ergebnis führen. Bei der Schaffung einer Kultur der Verantwortlichkeit innerhalb eines Teams ist es jedoch wichtig, die Moral des Teams nicht zu unterdrücken oder mit Mikromanagement zu beginnen.
Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Gedanken mitzuteilen. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern und ihren Ideen zuhören, können Sie ein gesundes und effektives Klima innerhalb eines Teams schaffen. Wenn die Mitarbeiter sehen, dass ihre Gedanken, Ideen und Gefühle wichtig sind, sind sie eher bereit, zusammenzuarbeiten und kollektives Wissen aufzubauen.
Kommunikation ist der Schlüssel zum Management von Remote-Teams, aber wo soll man anfangen? Machen Sie sich keine Gedanken darüber, welche Schritte Sie zuerst unternehmen müssen, sondern stellen Sie einfach sicher, dass Sie gut mit Ihrem Team kommunizieren. Die Reihenfolge, in der Sie diese Schritte unternehmen, ist nicht so wichtig wie die Sicherstellung, dass Sie alle Schritte ausführen. Hier sind einige Vorschläge für die ersten Schritte, die Sie zur Verbesserung Ihrer Kommunikation unternehmen können.
Mit den richtigen Fernarbeitstools zur Verfügung zu haben, macht alles für alle Beteiligten einfacher. FuseBase ist ein großartiges Werkzeug, das sich nahtlos in jede Art von Fernarbeit einfügt, die Sie zu erledigen haben.
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Verschiedene Kulturen haben einen unterschiedlichen Rhythmus, wie sie einen Monat, eine Woche oder sogar einen Tag verbringen. Wenn Sie Remote-Mitarbeiter aus verschiedenen Kulturen verwalten, müssen Sie sich auch mit deren Kulturen auseinandersetzen. Unterschiedliche Zeitzonen erfordern unterschiedliche Besprechungszeiten, für den einen vielleicht morgens, für den anderen abends. Fragen Sie Ihre Kollegen, in welchen Zeitzonen sie arbeiten, und schreiben Sie sie auf!
Persönliche Besprechungen mit jedem Teammitglied sind wichtig, um den Fortschritt, die Produktivität und die individuellen Fragen jedes Einzelnen im Auge zu behalten. Durch die Erstellung eines Wochenplans für jedes persönliche und entfernte Teammitglied können Sie sicherstellen, dass diese Einzelgespräche regelmäßig stattfinden.
Zusammen” zu arbeiten, während man räumlich völlig getrennt ist, kann etwas kompliziert sein, aber es ist das einfachste Problem, das man lösen kann! Es gibt so viele Möglichkeiten der Zusammenarbeit es gibt so viele Möglichkeiten, mit anderen aus der Ferne zusammenzuarbeiten, und um Wege zu finden, die in Ihrer Gruppe funktionieren, müssen Sie nur nachfragen und Vorschläge machen. Besprechen Sie mit Ihrem Team frühzeitig, wie Sie zusammenarbeiten können, und machen Sie dies zum Bestandteil des Arbeitsprozesses.
Sicherzustellen, dass jeder tut, was er tun soll , ist vielleicht die schwierigste Aufgabe beim Management von Remote-Teams. Eine wirksame und etablierte Kommunikationspolitik kann dabei helfen, Verantwortungsprobleme zu erkennen, denn wenn etwas nicht richtig kommuniziert wird, sollte es auffallen.
Das Hauptziel besteht darin, Ihre Remote-Teams effektiv zu managen. Daher ist es egal, in welcher Reihenfolge Sie diese Dinge tun, solange Sie am Ende erfolgreich eine effektive Kommunikationsroutine mit Ihren Kollegen entwickeln. Auf diese Weise haben Sie ein konsistentes Managementsystem, mit dem Sie arbeiten können, und jeder wird Zugang zu den Informationen haben, die er für eine gute Zusammenarbeit benötigt. Mit den richtigen Tools für die Fernarbeit kann Ihnen die Technologie einen Teil der Arbeit abnehmen, so dass Sie sich auf Ihre Hauptaufgaben konzentrieren können, anstatt technische Probleme zu lösen.
Einige weitere Punkte, die zu beachten sind:
Wenn Sie diese ersten Schritte unternehmen, wird die Verwaltung Ihrer Fernarbeitskräfte auf lange Sicht viel weniger stressig sein, da Ihnen alle benötigten Informationen nach einem einheitlichen Zeitplan zur Verfügung stehen und alle Beiträge Ihrer Partner auf Knopfdruck abrufbar sind, insbesondere wenn alle dieselben Fernarbeitstools verwenden.
Nun, da Sie Ideen für Ihre ersten Schritte im Kopf haben, was sollten Sie als nächstes tun? Sie brauchen sich von den Herausforderungen des Remote-Teammanagements nicht einschüchtern zu lassen. Befolgen Sie einfach diese Tipps, und Sie werden auf dem besten Weg sein, in jedem Job effektiv mit Remote-Teams zu arbeiten. Auch hier gilt: Sie müssen nicht in einer bestimmten Reihenfolge vorgehen, sondern sollten sie nur im Hinterkopf behalten, wenn Sie sich nicht sicher sind, was Sie tun sollen.
Wenn Sie jetzt Zeit in das Erlernen und Verstehen nützlicher Verwaltungssoftware investieren, wird sich das schnell auszahlen. Wenn alle Ihre Kollegen die gleiche Software verwenden, wie z. B FuseBase verwenden, wird die Kommunikation über arbeitsbezogene Fragen einfacher.
Wenn es mehrere potenzielle Probleme gibt, mit denen Sie selbst oder eines Ihrer Teammitglieder in naher Zukunft konfrontiert werden könnten, bereiten Sie die Schritt-für-Schritt-Lösung für dieses Problem vor und legen Sie sie an einem Ort ab, an dem sie für alle, auch für externe Mitarbeiter, zugänglich ist.
Die Zeit kann effizient genutzt werden, wenn jeder weiß, wann seine Fristen sind und zu welchen Tageszeiten er seine Kollegen erreichen kann. Wenn nicht alle Mitarbeiter in der gleichen Zeitzone arbeiten, sollten Sie sicherstellen, dass Sie während Ihrer Arbeitszeit zu einem bestimmten Zeitpunkt für Mitarbeiter aus einer anderen Zeitzone erreichbar sind. Sie können eine politik der offenen Tür auch außerhalb der Arbeitszeiten.
In manchen Kulturen gibt es Feiertage, in anderen nicht. Stellen Sie sich darauf ein, dass es optionale Feiertage gibt, so dass Teammitglieder, die an einem anderen Ort arbeiten, entweder an Ihrem Feiertag frei nehmen oder den Tag für ihren eigenen Feiertag aufheben können, wann auch immer das sein mag.
Es gibt ein Sprichwort, das besagt: Nur Arbeit und kein Vergnügen. Im Grunde genommen langweilen sich die Menschen, wenn sie kein ausgewogenes Arbeitsleben haben. Als Führungskraft können Sie Ihren Mitarbeitern dieses Gleichgewicht bieten, indem Sie soziale Aktivitäten oder lustige Veranstaltungen planen, an denen alle teilnehmen können. Auf diese Weise treffen sich Ihre Teammitglieder nicht nur zur Arbeit, sondern auch zum Vergnügen. Remote-Teams können sich durch digitale Aktivitäten wie virtuelle Escape Rooms, Gruppenquiz und online-Bingo die sich um Dinge drehen, die während eines arbeitsbezogenen Videoanrufs passieren. Einige Veranstaltungen, die im Laufe des Jahres geplant werden könnten, sind z. B. ein geplantes virtuelles Lagerfeuer (bei dem alle ein paar S’mores rösten oder in der Mikrowelle braten, als ob sie alle am selben Lagerfeuer säßen), ein “vierteljährliches Weihnachtsfest”, bei dem jeder ein Geschenk per Post austauscht und es einmal pro Saison per Videoanruf öffnet, oder ein vierteljährliches Remote-Spiel “Werwolf” oder “Unter uns”, bei dem die Gruppe zusammenarbeitet, um die versteckten Rollen ihrer Kollegen aufzudecken. Eine weitere gute Idee ist die Einführung einer Remote-Work-Playlist, die eine allgemein positive Stimmung oder Atmosphäre schaffen und die Teammitglieder, die aus der Ferne arbeiten, zusammenbringen könnte. Alles in allem kann die Bedeutung der informellen Kommunikation in reinen Remote- und hybriden Umgebungen gar nicht hoch genug eingeschätzt werden.
Die Arbeit mit Remote-Teams muss nicht schwieriger sein als die Arbeit mit anderen Teamtypen. Bereiten Sie sich mit guter Kommunikation und guter Software vor, und Ihre Remote-Arbeit wird ganz natürlich ablaufen, so wie es in einem persönlichen Büro der Fall wäre. Konzentrieren Sie sich darauf, die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern so einfach wie möglich zu gestalten. Mit einer effektiven Verwaltungssoftware wird es für Ihre Teammitglieder einfach sein, Ihnen ihre Arbeit mitzuteilen, und auch die Verwaltung Ihrer Fernarbeitskollegen wird einfacher sein, wenn Sie alle dieselbe Software verwenden. Die Zusammenarbeit wird auf lange Sicht einfacher, wenn alle während des gesamten Arbeitsprozesses auf die gleiche Weise kommunizieren. Und vergessen Sie nicht die sozialen Aktivitäten! Das Management von Fernarbeitsteams ist viel einfacher, wenn jeder die Gesellschaft der anderen genießt aktivitäten zur Zusammenarbeit in den Arbeitsplan ein, und zwar an Tagen, die nicht mit den Projektfristen kollidieren, damit sich alle entspannen und auf die Zusammenarbeit mit ihren Kollegen konzentrieren können, anstatt sich Gedanken darüber zu machen, wie sie ihre Zeit besser verbringen könnten.
Bei der Suche nach Tools für das Remote-Management gibt es viele verschiedene Software-Optionen, aus denen Sie wählen können. Unsere Empfehlung ist FuseBase die sich hervorragend für das Wissensmanagement eignet. Wenn Sie FuseBase für das Fernmanagement von Teams verwenden, finden Sie hier einige nützliche Funktionen, von denen Ihr gesamtes Team profitieren kann.
Wenn Sie eine Plattform brauchen, die das Management von Remote-Teams einfacher denn je macht, ist FuseBase genau das Richtige für Sie. Es ist für jeden in Ihrem Unternehmen einfach, damit zu arbeiten, und kann die Inklusivität Ihrer Fernarbeit verbessern, egal was es ist. FuseBase kann auch für Geschäftsvorschläge, Onboarding, Produktdemos, Kundensupport und Videopräsentationen verwendet werden. Die Verwaltung von Remote-Teams kann genauso einfach sein wie die Verwaltung von Personen, die alle unter einem Dach arbeiten, insbesondere mit Software wie FuseBase die Sie und Ihre Kollegen effizient miteinander verbindet. Sie können die umfangreichen Funktionen von FuseBase kostenlos nutzen – die Lösung wird mit einer kostenlosen Testversion geliefert.
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