Unternehmens-Wiki vs. Wissensdatenbank: Die beste Wahl?

Ein Unternehmens-Wiki ist ein hervorragendes Instrument für den Informationsaustausch mit den Mitarbeitern. Es ist auch nützlich für die Schulung neuer Mitarbeiter und um alle über die Unternehmensrichtlinien zu informieren.

Eine Wissensdatenbank ist jedoch eine viel bessere Option für die Speicherung von Informationen. Eine Wissensdatenbank ist eine effektive Möglichkeit, Informationen zu speichern, da sie es den Benutzern ermöglicht, nach bestimmten Themen zu suchen und schnell Antworten zu finden.

In diesem Artikel werden die Vor- und Nachteile der beiden Systeme verglichen, um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, ob ein Unternehmens-Wiki oder eine Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.

Was ist ein Unternehmens-Wiki?

Ein Unternehmens-Wiki ist eine Art Wissensdatenbank, die in Unternehmen für den Informationsaustausch und die Online-Zusammenarbeit an Projekten verwendet wird. Diese Wikis enthalten in der Regel Dokumente, Präsentationen, Tabellenkalkulationen und andere Arten von Dateien.

Wikis sind nützlich für Unternehmen, die intern Informationen austauschen wollen, insbesondere wenn es sich um sensible Themen handelt.

Es gibt zwei Haupttypen von Wikis: öffentliche und private Wikis. Bei öffentlichen Wikis können die Benutzer den Inhalt bearbeiten, während bei privaten Wikis eine Genehmigung erforderlich ist, bevor Änderungen vorgenommen werden können. Private Wikis werden in der Regel innerhalb von Teams verwendet, z. B. von Kundendienstmitarbeitern, während öffentliche Wikis für ein breiteres Publikum bestimmt sind.

Warum Unternehmen ein Unternehmens-Wiki nutzen

Die meisten Unternehmen stützen sich heute auf Wissensdatenbanken, um Informationen zu speichern und auszutauschen. Eine Wiki-Wissensdatenbank ist nützlich, um große Datenmengen zu speichern, aber es fehlt die Möglichkeit, Inhaltslücken zu identifizieren oder Inhalte zu bearbeiten und zu organisieren.

Wikis ermöglichen die Zusammenarbeit und die Bearbeitung von Dokumenten und sind daher ideal für Unternehmenszwecke.

Die Hauptgründe, warum Unternehmen ein Unternehmens-Wiki verwenden, sind:

• Schaffung eines zentralen Ortes, an dem die Mitarbeiter wichtige Informationen leicht einsehen und aktualisieren können.
• Sicherstellen, dass alle Mitarbeiter in Echtzeit auf die benötigten Informationen zugreifen können, was z. B. Vertriebsteams unterstützen kann.
• Verfolgung von Änderungen, die von mehreren Personen gleichzeitig vorgenommen werden.
• Sicherstellen, dass im Falle eines Systemausfalls keine Informationen verloren gehen.
• Sie können die Zusammenarbeit bei Projekten verbessern, ohne sich Gedanken über Datenverluste machen zu müssen, was das Engagement der Mitarbeiter erhöht.
• Geben Sie Ihren Mitarbeitern mehr Freiraum, um sich auszudrücken und Kreativität zu fördern.
• Verbesserung der Kommunikation zwischen Abteilungen und Förderung der Teamarbeit.

Während Wissensdatenbanken in der Regel einfacher einzurichten sind, sind herkömmliche Wikis in der Regel flexibler und anpassungsfähiger und bieten eine Form des modernen Kundensupports.

Was sind die Nachteile der Verwendung eines Unternehmens-Wikis?

Unternehmens-Wikis können zwar eine Fülle von Wissen und Ressourcen für Mitarbeiter bereitstellen, sie können aber auch Probleme für Unternehmen verursachen. Hier sind einige Nachteile von Firmenwikis.

1. Fehlende Kontrolle über die im System gespeicherten Daten

Wiki-Inhalte werden in der Regel außerhalb des Unternehmens gehostet, d. h. es gibt keine Kontrolle darüber, wer welche Informationen sieht. Daher können sensible Informationen an die Öffentlichkeit gelangen.

2. Schlechte Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern

Wenn mehrere Personen dasselbe Dokument bearbeiten, kommt es zu Konflikten. Diese Konflikte können zu Verwirrung und Zeitverschwendung führen.

3. Unnötige Duplizierung von Arbeit

Da Wikis unbegrenzt bearbeitet werden können, ist es einfach, Inhalte aus anderen Dokumenten zu kopieren und einzufügen. Dies führt zu unnötiger Redundanz.

4. Verlust von wertvollen Informationen

Wenn ein Wiki nicht regelmäßig gesichert wird, kann es veraltet oder unzugänglich werden. Wenn der Server abstürzt, können außerdem Informationen verloren gehen.

5. Mangelnde Sicherheit

Wikis sind offene Systeme, was bedeutet, dass jede Person mit Internetzugang die Inhalte bearbeiten kann. Dies erhöht das Risiko, dass Unbefugte auf vertrauliche Informationen zugreifen.

6. Schwierig zu pflegen

Da Wikis so benutzerfreundlich sind, ist es schwierig, sie auf dem neuesten Stand zu halten. Wenn sie nicht häufig genug aktualisiert werden, sind die Informationen veraltet und überholt.

7. Fehlende Anpassungsmöglichkeiten

Wikis sind auf Zusammenarbeit ausgelegt und bieten daher nur wenige Möglichkeiten, das Erscheinungsbild der Website anzupassen.

Um diese Fallstricke zu vermeiden, sollten Sie stattdessen die Einrichtung einer internen Wissensdatenbank in Betracht ziehen.

Was ist eine interne Wissensdatenbank?

Eine interne Wissensdatenbank ist eine Sammlung von Dokumenten, auf die Mitarbeiter bei ihrer Arbeit innerhalb eines Unternehmens zurückgreifen können. Bei diesen Dokumenten kann es sich um Anweisungen zur Durchführung einer Aufgabe oder um Artikel zur Erläuterung von Industriestandards handeln.

Eine Wissensdatenbank ermöglicht es Ihnen, Informationen an einem zentralen Ort zu speichern und gleichzeitig anderen die Möglichkeit zu geben, Beiträge zu leisten. Außerdem bietet sie eine zentrale Anlaufstelle für alle internen Informationen.

EXPERTEN SAGEN:

“DieEinrichtung einer Wissensdatenbank für ein Team kann eine nützliche Methode sein, um Informationen auszutauschen und die Effizienz des Teams zu verbessern. Hier sind einige Tipps für die Erstellung einer erfolgreichen Wissensdatenbank:

• Bestimmen Sie den Zweck der Wissensdatenbank: Dient sie der Schulung neuer Teammitglieder, der Speicherung von Verfahren und Prozessen oder als Referenzquelle für laufende Projekte?
• Sammeln und organisieren Sie die Inhalte: Ermitteln Sie zunächst die wichtigsten Themen und Informationen, die in die Wissensdatenbank aufgenommen werden sollen. Organisieren Sie die Inhalte in logischen Kategorien und Unterkategorien, damit die Teammitglieder die benötigten Informationen leicht finden können.
• Erleichtern Sie die Nutzung: Verwenden Sie eine klare und prägnante Sprache und binden Sie visuelle und multimediale Elemente ein, um die Wissensdatenbank ansprechender und leichter verständlich zu machen. Erwägen Sie das Hinzufügen von Suchfunktionen.
• Halten Siesie auf dem neuesten Stand: Überprüfen und aktualisieren Sie die Wissensdatenbank regelmäßig, um sicherzustellen, dass die Informationen korrekt und relevant sind.
• Machen Sie sie zugänglich: Stellen Sie sicher, dass die Teammitglieder einfachen Zugriff auf die Wissensdatenbank haben, sei es über ein gemeinsames Laufwerk oder eine spezielle Plattform.

Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie eine wertvolle Ressource für Ihr Team schaffen, die dazu beiträgt, ihr Wissen und ihre Fähigkeiten zu verbessern und letztlich ihre Produktivität zu steigern.“

Während Wikis in der Regel für gemeinsame Projekte und die Zusammenarbeit zwischen Teams verwendet werden, sind Wissensdatenbanken dazu gedacht, schnelle Antworten auf Fragen zu geben, die im Laufe des Geschäftsbetriebs auftauchen. Da sie Informationen enthalten, die für einzelne Abteilungen spezifisch sind, werden Wissensdatenbanken in der Regel privat gehalten, bis sie mit anderen Abteilungen geteilt werden.

Wikis sind ideal für die gemeinsame Nutzung großer Informationsmengen über lange Zeiträume, während Wissensdatenbanken für die Verteilung kleinerer Informationen an mehrere Personen geeignet sind.

Vorteile einer Wissensdatenbank

Wissensdatenbanken sind leistungsstarke Ressourcen, die es Unternehmen ermöglichen, Wissen unter den Mitarbeitern zu teilen.

Diese Datenbanken bieten einen zentralen Ort für die Speicherung von Dokumenten, Artikeln, Videos und anderen Inhalten. Die Vorteile eines Unternehmens-Wikis gegenüber einer Wissensdatenbank sind vielfältig.

Hier sind einige wichtige Unterschiede, die Sie dazu veranlassen könnten, eine Wissensdatenbank einem Wiki vorzuziehen.

1. Einfach zu erstellen

Die Erstellung einer Wissensdatenbank erfordert weniger Arbeit als die Erstellung eines Wikis. Sie verbinden Ihre bestehenden Anwendungen, wie z. B. Cloud-Speicheranwendungen, um Ihre anfängliche Investition in Inhalte zu minimieren, was bedeutet, dass die Erstellung auch billiger ist.

2. Effiziente Speicherung

Sie können Platz sparen, indem Sie eine Wissensdatenbank anstelle eines Wikis verwenden. So können Sie beispielsweise PDFs direkt in einer Wissensdatenbank speichern, anstatt sie erst in HTML-Seiten umzuwandeln.

3. Schnellere Suche

Die Suche in einer Wissensdatenbank-Software-Applikation ist schneller als die Suche in einem Wiki. Der Grund dafür ist, dass Wissensdatenbanken speziell für die Suche optimiert wurden.

4. Weniger anfällig für Vandalismus

Wenn sich jemand an einer Wiki-Seite zu schaffen macht, kann er möglicherweise die gesamte Website beschädigen. Wenn jedoch jemand ein Dokument in einer Wissensdatenbank bearbeitet, ist nur seine eigene Version betroffen.

5. Ermöglicht einfache Zusammenarbeit

Wenn Sie eine Software-Wissensdatenbank erstellen, geben Sie anderen Personen die Erlaubnis, an denselben Dokumenten mitzuarbeiten. Das bedeutet, dass jeder, der Zugriff auf die Datenbank hat, gemeinsam an denselben Dateien arbeiten kann.

6. Zugriff aus der Ferne möglich

Viele Wissensdatenbanken sind über mobile Geräte wie Smartphones und Tablets zugänglich. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter auf die Informationen zugreifen können.

7. Bietet einen zentralen Ort für die Dokumentation

Wenn Sie Wissensdatenbanken erstellen, können Sie alle Ihre Dokumente an einem Ort organisieren. Eine Wissensdatenbank mit Inhaltslücken bietet einen zentralen Speicherort für alle Dokumente Ihres Unternehmens. Sie kann auch als Self-Service-Bibliotheksanwendung für Unternehmen genutzt werden, die einen Überblick über die am häufigsten aufgerufenen Dokumente behalten möchten.

Wissensdatenbanken werden in der Regel speziell für Geschäftszwecke erstellt. Sie ermöglichen es Unternehmen, strukturierte Daten zu erstellen und zu pflegen, und sie können an spezifische Anforderungen angepasst werden.

Nachteile einer Wissensdatenbank

Wissensdatenbanken bieten zwar eine Fülle von Informationen, haben aber auch Nachteile.

Hier sind einige Gründe, warum Wissensdatenbanken nicht immer die beste Option für Unternehmen sind.

1. Mangelnde Kontrolle über den Inhalt

Wissensdatenbanken ermöglichen es Ihnen zwar, den Informationsfluss zu steuern, aber es fehlt die Möglichkeit, Inhalte zu bearbeiten oder zu entfernen. Dadurch verlieren Sie die Kontrolle über die Botschaft, die Sie an Ihr Publikum senden.

2. Begrenzte Funktionalität

Einige Wissensdatenbanken bieten nicht viele Funktionen, die über die grundlegende Organisation hinausgehen. Wenn Sie z. B. Überarbeitungen nachverfolgen oder erweiterte Formatierungstools verwenden möchten, müssen Sie sich anderweitig umsehen.

3. Erfordert technisches Fachwissen

Viele Unternehmen tun sich schwer mit dem Aufbau und der Verwaltung einer Wissensdatenbank. Viele Unternehmen beauftragen schließlich externe Berater mit dieser Aufgabe.

4. Schwierig zu teilen

Der größte Nachteil einer Wissensdatenbank ist, dass sie sich nicht gut in bestehende Systeme integrieren lässt. Um den größtmöglichen Nutzen aus einer Wissensdatenbank zu ziehen, müssen Sie Zeit und Geld investieren, um sie mit Ihrer aktuellen Infrastruktur zu verbinden.

5. Nicht benutzerfreundlich

Die meisten Wissensdatenbanken erfordern eine steile Lernkurve, bevor sie nützlich werden. Selbst wenn Sie gelernt haben, wie man sie benutzt, verstehen Sie vielleicht noch immer nicht alles darüber.

6. Teuer

Die Erstellung und Pflege einer Wissensdatenbank ist nicht billig. Sie müssen für Softwarelizenzen, Hosting-Gebühren und mehr bezahlen.

7. Schlechte Benutzeroberfläche

Viele Wissensdatenbanken sind schwer zu navigieren. Bei den meisten Wissensdatenbanken müssen die Benutzer durch mehrere Bildschirme navigieren, um Antworten zu finden. Das kann für die Benutzer verwirrend und frustrierend sein.

Unabhängig davon, ob Sie sich für eine Wissensdatenbank oder ein Unternehmens-Wiki entscheiden, sollten Sie sicherstellen, dass Sie das richtige Tool für Ihre geschäftlichen Anforderungen wählen.

Die Unterschiede zwischen einem Wiki und einer Wissensdatenbank

Wiki vs. Wissensdatenbank ist ein Thema, das jeder Unternehmer kennen muss. Jede Art von Plattform hat ihre Vor- und Nachteile, daher ist es sinnvoll, sich beide Optionen anzusehen und zu entscheiden, welche für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Wissensdatenbanken sind im Wesentlichen Datenbanken, die von Experten verfasste Artikel enthalten. Diese Artikel sind in Kategorien und Themen gegliedert und erleichtern den Besuchern die Navigation und die Suche nach Antworten auf allgemeine Fragen.

Wikis sind kollaborative Plattformen, die es mehreren Personen ermöglichen, Inhalte zu bearbeiten und hinzuzufügen. Wikis werden in der Regel für die gemeinsame Arbeit an Projekten genutzt.

Beide Arten von Plattformen sind für Unternehmen von Nutzen, aber es gibt auch Unterschiede zwischen ihnen. Einige der Hauptunterschiede sind:

• Inhaltsverwaltung – Bei einem Wiki können Sie Inhalte direkt auf der Plattform erstellen und verwalten, während Sie bei einer Wissensdatenbank Dateien manuell hochladen müssen.
• Zusammenarbeit – Bei einem Wiki können Sie andere zur Mitarbeit am Projekt einladen, während eine Wissensdatenbank keine Funktionen zur Zusammenarbeit unterstützt.
• Sicherheit – Ein Wiki bietet Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich Passwortschutz und Anmeldeanforderungen, während eine Wissensdatenbank keine Sicherheitsmaßnahmen bietet.

Sowohl Wikis als auch Wissensdatenbanken bieten Vorteile für Unternehmen, daher müssen Sie die Option wählen, die Ihren Anforderungen am besten entspricht.

Die richtige Art des Wissensmanagements finden

Wissensmanagement ist ein wichtiger Bestandteil eines jeden Unternehmens. Unabhängig davon, ob Sie ein großes Unternehmen oder ein kleines Startup betreiben, ist eine solide Wissensdatenbank für den Erfolg Ihres Unternehmens unerlässlich.

Eine Wissensdatenbank ermöglicht die sichere Speicherung von Dateien und bietet einen zentralen Ort für den Zugriff auf diese. Diese Option ist zwar für größere Unternehmen nützlich, aber nicht immer notwendig. Kleinere Unternehmen können von einer Wissensdatenbank anstelle eines Unternehmens-Wikis profitieren.

Wenn Sie Dienste haben, die nur interne Dokumente verarbeiten, ist eine Wissensdatenbank für Sie gut geeignet. Wenn Sie diese Dokumente jedoch mit Kunden teilen möchten, ist ein Wiki vielleicht die bessere Wahl.

Letztlich hängt die Entscheidung von den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Bevor Sie sich für eine der beiden Optionen entscheiden, sollten Sie überlegen, ob Sie eine einzige Quelle der Wahrheit oder mehrere Versionen desselben Dokuments benötigen. Berücksichtigen Sie auch die verschiedenen Möglichkeiten, die jede Option für die Zusammenarbeit bietet. Wenn Sie z. B. ein Unternehmens-Wiki verwenden möchten, sollten Sie darauf achten, dass es erweiterte Bearbeitungsfunktionen bietet.

Sowohl Wikis als auch Wissensdatenbanken bieten Vorteile für Unternehmen. Sie können für Geschäftsprodukte, Dienstleistungen, Marketingmaterialien und vieles mehr verwendet werden. Daher müssen Sie die Option wählen, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht.

Unternehmens-Wiki und Wissensdatenbank mit FuseBase erstellen

Ob Sie sich nun für ein Unternehmens-Wiki oder eine Wissensdatenbank entscheiden, FuseBase (ehemals Nimbus) kann beides anbieten, um den Wissensbedarf Ihres Unternehmens zu decken.

Zu den Funktionen, die sich am besten für ein Unternehmens-Wiki und eine Wissensdatenbank eignen, gehören:

• Dokumentenerstellung und -speicherung – Erstellen Sie Dokumente und Notizen mit verschiedenen Arten von Inhalten und speichern Sie die Dateien direkt auf der Plattform. Diese Funktion ist besonders hilfreich bei der Arbeit mit großen Datenmengen.
• Kategorisierung von Informationen nach Abteilungen oder Projekten – Erstellen Sie Arbeitsbereiche und Ordner, d. h. die Informationen können in verschiedene Kategorien innerhalb Ihrer Organisationsstruktur eingeordnet werden.
• Sicherheit und Zugriff – Legen Sie fest, wer auf der Ebene von Arbeitsbereichen, Ordnern oder Notizen Zugriff hat. Sie können einen Kennwortschutz für Ihre Notizen und Ordner einrichten und die Berechtigungen für verschiedene Benutzer festlegen.
• Versionierung – Mit der Versionierung können Sie die Änderungen an einer Datei über einen längeren Zeitraum hinweg verfolgen. Wenn Sie bereit sind, ein Dokument zu veröffentlichen, können Sie auswählen, welche Version veröffentlicht werden soll.
• Offline-Zugriff – Dokumente können auch ohne Internetverbindung angezeigt werden.
• Anpassungsmöglichkeiten – Passen Sie Ihr Konto und Ihren Arbeitsbereich an die Farben und das Branding Ihres Unternehmens an, denn es ist eine vollständige White-Label-Lösung verfügbar.

Eine Wissensdatenbank zur Selbstbedienung kann Ihnen Zeit sparen und Ihre Abläufe verbessern. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, warum Sie eine Wissensdatenbank zur Selbstbedienung in Ihrem Unternehmen in Betracht ziehen sollten.

Die Verwendung interaktiver Dokumente kann bei der Arbeit nützlich sein. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, was sie sind und wie Sie sie erstellen können, um Ihre Produktivität zu steigern.

Wenn Sie diesen Artikel hilfreich fanden, teilen Sie ihn bitte, damit auch andere davon profitieren können.

Sie können mehr darüber erfahren, wie FuseBase Ihnen helfen kann, die ideale Wissensdatenbank aufzubauen.