10 Schlüssel für eine erfolgreiche Meeting-Agenda

Im Jahr 2017 veröffentlichte die Harvard Business Review die Ergebnisse von Umfragen zur Produktivität von Meetings. In dem Artikel heißt es, 54 % der Befragten an, dass die Besprechungen in ihren Unternehmen zu häufig, zeitlich schlecht geplant oder schlecht durchgeführt werden. Dies führt zu Einbußen bei der Produktivität, der Zusammenarbeit und dem Wohlbefinden sowohl von Gruppen als auch von Einzelpersonen.

Man könnte erwarten, dass die Umstellung auf Online nach COVID-19 dazu beitragen könnte, die Menschen leichter zusammenzubringen, ohne dass die Zeit im Verkehr verloren geht, wenn man bis in die Nacht und an den Wochenenden bei der Arbeit bleibt. Eine andere Studie aus dem Jahr 2020 zeigt jedoch, dass die anzahl der virtuellen Treffen zugenommen hat und die Zusammenarbeit und Kommunikation mit Kollegen schwieriger geworden ist, was zu einer so genannten “Zoom-Müdigkeit” führt

Dennoch ist ein Meeting die beste Alternative zu autokratischen Entscheidungen auf allen Unternehmensebenen. Gut durchgeführte Besprechungen verbessern die Zusammenarbeit im Team erheblich, geben den Mitarbeitern die psychologische Sicherheit, sich zu Wort zu melden und ihre Meinung zu äußern, und wirken sich positiv auf die Teamleistung aus.

Eine straffe Tagesordnung ist der beste Weg, um ein zeitraubendes Meeting mit schlechter Struktur, schlechtem Management und unproduktiven Diskussionen in einen straffen Prozess und ein kameradschaftliches Erlebnis für das Team zu verwandeln.

In diesem Artikel haben wir 10 Grundprinzipien zusammengestellt, wie man Schritt für Schritt eine Tagesordnung für eine Besprechung erstellt. Sie finden hier eine Beispiel-Agenda für eine typische tägliche Teambesprechung. Außerdem haben wir 10 weitere Online-Ressourcen mit kostenlosen Tagesordnungsvorlagen für jeden Anlass zusammengestellt, die Sie sofort verwenden können.

Meeting-Agenda in einfachen Worten

Ein artikel der Harvard Business Review heißt es, dass die Tagesordnung das wichtigste Dokument für Besprechungen ist. Tagesordnungen haben die Macht, eine Sitzung zu beschleunigen und zu klären.

Was ist eine Besprechungsagenda?

Eine Besprechungsagenda ist ein Plan für die Durchführung einer Besprechung. Sie kann so viele Punkte enthalten, wie zum Erreichen der Sitzungsziele erforderlich sind. Gemeinsam sollten die Tagesordnungspunkte vier Fragen für das Team und die Leiter beantworten.

1.Wie geht es uns gut? Es ist eine Zeitverschwendung für die Sitzung, Informationen zu geben, die die Teilnehmer auch als Dokument lesen könnten. In der Regel ist es jedoch wichtig, Klarstellungen und Kommentare von einer bestimmten Person zu hören, die ein tiefes Verständnis hat.

Fortschrittsberichte, der aktuelle Stand und abgeschlossene Projekte erfordern ein Sitzungsprotokoll und einen angemessenen Platz in der Vorlage für die Tagesordnung.

2. Was sollen wir tun? Hier werden alle Tagesordnungspunkte aufgenommen, bei denen es um Verbesserungen geht, wie z. B. eine neue Absatzförderungspolitik, eine neue Verkaufsstrategie, eine neue Produkteinführung und so weiter. Diese Diskussion erfordert Zeit, motiviert aber die Teilnehmer, ihr Wissen, ihre Erfahrung und ihr Urteilsvermögen in die Teamsitzung einzubringen.

3. Wie sollen wir es machen? An diesem Punkt der Sitzung verteilen die Teilnehmer Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Die Gruppe formuliert einen detaillierten Aktionsplan. Gemeinsame Teamentscheidungen sichern neue Vereinbarungen und bilden den Abschluss der Tagesordnung der Sitzung.

4. Wie können wir das alles miteinander verbinden? Entscheidungen zum Besseren führen in der Regel zu Änderungen des organisatorischen Rahmens und zu neuen Verfahren. Wenn es sich um eine größere Veränderung handelt, können Sie der Klärung aller kleinen Details eine ganze Sitzung widmen. Für diesen Zweck gibt es spezielle Vorlagen für die Tagesordnung von Vorstandssitzungen. In einfacheren Fällen klären ein oder zwei Tagesordnungspunkte neue Prozessdetails.

Braucht man eigentlich für jede Sitzung eine Tagesordnung?

Es ist kein Geheimnis, dass Besprechungen eine große Bandbreite aufweisen. Jeder einzelne Anlass braucht eine spezifische Tagesordnung, die seine Ziele widerspiegelt.

Konventionell können wir Besprechungen unterteilen nach:

• größe: Besprechungen unter vier Augen oder im Team
• häufigkeit: tägliche oder wöchentliche Besprechungen
• hierarchie: Besprechungen auf höherer Ebene, Besprechungen mit Führungskräften, Vorstandssitzungen
• charakter: formelle oder informelle Besprechungen
• zeitlimit: 45-minütige, 18-minütige Besprechungen
• art: Brainstorming, Planung, Führungskräfte, Retrospektive, Fehlerbehebung, Scrum, agile Meetings
• berufliche Ausrichtung: Vertriebsstand-up, Marketing-PR-Meetings
• format: Online- und Live-Meetings

Es gibt unzählige Kombinationen von Besprechungen, die Sie durchführen können, z. B. eine 45-minütige wöchentliche Retrospektive, monatliche Coaching-Calls, 20-minütige Sprint-Besprechungen und so weiter. Und so unterschiedlich sind auch die jeweiligen Besprechungsagenden.

Um sich das Schreiben einer weiteren Tagesordnung zu ersparen, empfiehlt es sich, diese als Vorlage zu speichern. Es ist viel schneller, eine geeignete Agenda-Vorlage anzupassen, indem man neue Punkte hinzufügt und die alten löscht, als eine neue Agenda von Grund auf zu schreiben.

10 Schlüssel zum Verfassen einer Besprechungsagenda

Es ist sehr verlockend, fertige Vorlagen für die Tagesordnung herunterzuladen und sich die ganze Bürokratie des Schreibens zu sparen. Die Schwierigkeit entsteht, wenn Sie beginnen, die Vorlagen anzupassen und Ihre eigene, einzigartige Tagesordnung zu erstellen.

Zehn Grundprinzipien für die Gestaltung Ihrer Tagesordnung können Ihnen helfen, Ihre Bedenken auszuräumen, z. B. ob Sie dringende Themen an die erste Stelle setzen sollen oder schnelle Themen, wie Sie die Redner über die Zeit verteilen oder wie Sie die Sitzung über einen längeren Zeitraum produktiv halten können.

Überlegen Sie sich die Tagesordnung im Voraus

Die wichtigste Frage, die Sie sich stellen sollten, lautet: “Was ist das Ziel dieser Sitzung? Oder anders ausgedrückt: “Wie werde ich nach der Sitzung wissen, ob sie ein Erfolg oder ein Misserfolg war? Ohne diese Vorbereitung besteht die große Gefahr, dass keine sinnvolle Tagesordnung zustande kommt.

Jeder sollte seinen Beitrag zur Tagesordnung leisten

Die besten Tagesordnungen für Besprechungen entstehen in Zusammenarbeit. Sie können Ihre Notizen zur Tagesordnung dem Team zur gemeinsamen Bearbeitung zur Verfügung stellen. So können sich die Teilnehmer vorbereiten und sicherstellen, dass ihre Ziele auf der Tagesordnung stehen. Die gemeinsame Bearbeitung ermöglicht außerdem einen umfassendere Sicht der Diskussionsthemen und verkürzt die Sitzungszeit.

Was kommt zuerst?

Es liegt auf der Hand, dass dringendere Themen vor solchen, die bis zum nächsten Mal warten können, auf die Tagesordnung kommen.

Eine etwas delikatere Nuance: Der frühe Teil einer Sitzung ist in der Regel lebendiger und kreativer als das Ende. Wenn ein Punkt einen klaren Kopf und gute Ideen braucht, ist es besser, ihn an den Anfang der Tagesordnung zu setzen.

Eine gute Sitzung ist eine kurze Sitzung

Eine intensive Diskussion erfordert viel geistige Energie, und die Teilnehmer werden gegen Ende der Sitzung müde. In der Regel reichen eineinhalb Stunden aus, um etwas Wertvolles zu erreichen. Diese empfohlene Sitzungsdauer sollte die Länge Ihrer Tagesordnung begrenzen.

Dringende, aber kurzsichtige Tagesordnung

Ein typischer Fehler ist es, sich zu lange mit trivialen, aber dringenden Themen aufzuhalten. Dadurch bleibt möglicherweise keine Zeit für grundlegendere, langfristige Themen. Sie können dieser Tendenz entgegenwirken, indem Sie auf der Tagesordnung angeben, wann die Sitzung mit den wichtigen Fragen beginnt, und sich daran halten.

Das wichtigste Thema auf der Tagesordnung

Wenn es einen Punkt gibt, der für alle von großem Interesse und Anliegen ist, kann es eine gute Idee sein, ihn 15 bis 20 Minuten nach Beginn der Sitzung auf die Tagesordnung zu setzen. Zu diesem Zeitpunkt wird das Team den Aufmerksamkeitsrückstand überwinden und die maximale Konzentration erreichen.

Der Teufel steckt im Detail

Die Besprechungsagenda sollte für alle Punkte den richtigen Detaillierungsgrad aufweisen. Dann ist es einfach, während der Besprechung die Nebengespräche zu erkennen, die sich nicht auf das Geschäft beziehen und eine Einladung zur Zeitverschwendung sind. Sie können zur Tagesordnung zurückkehren und die Sitzung produktiv halten.

Die letzten 10 Minuten

Im Allgemeinen können Tagesordnungspunkte, die kurz gehalten werden sollten, zehn Minuten vor einem festgelegten Endpunkt eingeführt werden. So können Sie Entscheidungen durchgehen und endgültige Bestätigungen über Zuständigkeiten einholen. Es ist eine gute Idee, weitere fünf Minuten einzuplanen, um Feedback von Ihrem Team einzuholen.

Tagesordnung von hinten nach vorne

Einige Punkte vereinen die Sitzungsteilnehmer in einer gemeinsamen Front. Andere spalten die Mitglieder voneinander ab. Der Leiter kann mit der Einheit beginnen, bevor er zur Spaltung übergeht, oder es andersherum vorziehen. Die Hauptsache ist, die Tagesordnung bewusst zu gestalten, denn diese Entscheidung beeinflusst die gesamte Atmosphäre der Sitzung. Eine weitere bewährte Methode besteht darin, einen einigenden Punkt für das Ende der Sitzung vorzusehen.

Speichern Sie Ihre Tagesordnungsvorlage

Wenn Sie eine gute Tagesordnung erstellt haben, lohnt es sich, diese auf Ihrem Computer oder an Ihrem Online-Arbeitsplatz als Vorlage zu speichern. Sie können Ihre Vorlage für die nächste Sitzung leicht abändern, aber die Grundstruktur wird wahrscheinlich beibehalten. Wenn Sie mit Ihrer eigenen Sammlung von Tagesordnungsvorlagen arbeiten, können Sie im Handumdrehen neue Entwürfe erstellen.

Natürlich können Sie auch auf Vorlagen aus einer offenen Quelle zurückgreifen. In diesem Fall finden Sie praktische FuseBase Vorlagen zum kostenlosen Download.

12 Muss-Punkte für Ihre Besprechung Аgenda

Die Struktur Ihrer Tagesordnung kann je nach Zweck variieren. Wir schlagen jedoch eine einfache Checkliste mit grundlegenden Tagesordnungspunkten vor, die Ihre Ideen in einen realistischen Plan umsetzen.

Ein Skelett für Ihre Agenda-Vorlage

1. Personen. Wer wird anwesend sein? Markieren Sie obligatorische und optionale Teilnehmer in Ihrer Vorlage.
2. Beginn und Ende. Geben Sie die Uhrzeit und die Dauer der Besprechung an.
3. Ort. Handelt es sich um eine virtuelle Konferenz oder eine Offline-Sitzung?
4. Art. Legen Sie die Art der Besprechung im Titel fest. Er darf nicht zu lang sein, sollte aber so präzise wie möglich sein. Zum Beispiel ist “vierteljährliche Budgetplanungssitzung” spezifischer als “Budgetbesprechung” Dadurch wird auch die Auswahl einer Vorlage definiert, wenn Sie nach einer solchen suchen.
5. Vorbereitung. Informieren Sie die Mitglieder darüber, wie sie sich auf die Sitzung vorbereiten können. Fügen Sie eine Liste der notwendigen Dokumente in Ihre Tagesordnungsvorlage ein.
6. Ziele. Verdeutlichen Sie die Entscheidungen, die in Ihren Tagesordnungspunkten getroffen werden sollen.
7. Rollen. Weisen Sie auf die Redner und den Moderator hin.
8. Themen. Listen Sie die Themen der Tagesordnung als Fragen oder Aufgaben auf.
9. Zeitplan. Schätzen Sie einen realistischen Zeitrahmen für jedes Thema in Ihrer Agenda-Vorlage.
10. Zuständigkeiten. Legen Sie die Zuständigkeiten für die Umsetzung der neuen Entscheidungen fest.
11. Schlussfolgerung. Gehen Sie noch einmal die Endergebnisse durch.
12. Rückmeldung. Lassen Sie den Teilnehmern Zeit, ihre Gedanken zusammenzufassen und über das Treffen zu reflektieren.

Eine Beispiel-Agenda für Ihr Meeting

Tägliche Besprechungen sind so üblich wie eine Tasse Kaffee am Morgen, weshalb eine Vorlage für die Tagesordnung sehr hilfreich sein kann.

Die Vorlage enthält typische Punkte wie Zeit, Ort, Teilnehmer, Ziele, Ergebnisse und mehr. Weitere praktische Vorlagen finden Sie in unserer Galerie, zusammen mit diese Besprechungsagenda.

10 Ressourcen mit Vorlagen für Besprechungspläne

Wenn Sie sich auf eine Besprechung vorbereiten, ist es viel einfacher, Mustervorlagen anzupassen, als eine neue Tagesordnung von Grund auf zu schreiben. Wir haben 10 vertrauenswürdige Seiten ausgewählt, von denen Sie Vorlagen herunterladen können.

1. FuseBase (ehemals Nimbus)

Die FuseBase (ehemals Nimbus) bietet eine Handvoll Vorlagen für die Tagesordnung, angefangen von einer klassischen besprechung unter vier Augen oder Projektmanagement-Meeting-Vorlage bis hin zu einer ausgefeilten UX Test Meeting Vorlage oder Vorlage für Fehlerbehebungs-Meetings.

Mit den FuseBase-Funktionen können Sie Tabellen in die Vorlage einfügen, Textfarben und Hintergründe in den Tagesordnungslisten ändern und leuchtende Schaltflächen einfügen. Mit nur einem Klick können Sie einen Link zur Besprechungsagenda versenden und die Vorlage gemeinsam mit Ihren Teammitgliedern bearbeiten.

2. Miro

Die Miro-Vorlagen bestechen durch ihre klare Visualisierung. Sie können Aufkleber, Mindmaps, ein Kanban-Board und Tabellen zu Ihrer Meeting-Agenda-Vorlage hinzufügen. Es ist möglich, Ihre Teammitglieder einzuladen, dem Arbeitsbereich beizutreten. Und es gibt solide Basis-Agenda-Vorlagen, die Sie sogar mit einem kostenlosen Konto verwenden können.

3. Fellow

Die Fellow App bietet 25 professionelle Meeting-Vorlagen zum kostenlosen Download an. Die Registrierung dauert ein paar Minuten. Danach gelangen Sie in das Online-Tool, das Microsoft Word ähnelt, wo Sie die Tagesordnungspunkte bearbeiten oder eine andere Vorlage aus der Liste auf der linken Seite auswählen können.

4. ClickUp

Diese Online-Plattform bietet eine breite Palette von Vorlagen für den privaten und geschäftlichen Gebrauch, darunter auch Vorlagen für die Tagesordnung von Sitzungen.

Der integrierte Texteditor verfügt über die meisten der üblichen Funktionen, wie das Einfügen von Links, Überschriften, Listen und Symbolen. Die Vorlage ermöglicht es, Kommentare wie in Google Sheets zu hinterlassen, die Tagesordnung über einen Link zu teilen oder als .doc-Datei herunterzuladen.

5. Nuclino

Die Nuclino-Plattform bietet nicht viele Vorlagen, aber die grundlegenden Vorlagen sind visuell, gut lesbar und einfach zu bearbeiten. Sie können Tafeln, Listen, Diagramme und Tabellen zu Ihrer Agenda-Vorlage hinzufügen und Ihre Kollegen zur Online-Zusammenarbeit einladen.

6. Hugo

Diese Ressource bietet mehr als 80 Vorlagen für Besprechungspläne für jeden Fall. Zum Beispiel gibt es eine Agenda für Marketing-Meetings und eine für HR-Meetings. Hugo hat sich auf Meetings spezialisiert und verfügt über einen besonders informativen Blog.

Sie können die detaillierten und sorgfältig gestalteten Vorlagen für die Tagesordnung als Microsoft Word-Dokument herunterladen und sie für Ihre effektive Besprechung anpassen.

7. Vertex42

Die Tagesordnungsvorlagen von Vertex42 sind übersichtlich und gut strukturiert. Sie können Ihnen den Einstieg erleichtern. Sie können eine der Basisvorlagen anpassen und in eine spezielle Agenda verwandeln. Es gibt große blaue Schaltflächen zum kostenlosen Download in den Formaten DOCX und Google Docs.

8. Smartsheet

Smartsheet-Vorlagen sind Dokumente in Microsoft Word, die Sie herunterladen und wie gewohnt bearbeiten können. Wenn Sie diese Online-Ressource durchsuchen, bekommen Sie das Gefühl eines guten alten Büros, weißer Kragen und eine Symphonie aus Papier. Wenn Sie eine Vorlage für das Protokoll einer Vorstandssitzung benötigen, sollten Sie sich an diesem Stil orientieren.

9. OwlLabs

Wenn Sie auf der Suche nach einer einfachen Tagesordnung im PDF-Format sind, könnte OwlLab Ihre Quelle sein. Die Vorlagen enthalten viele Leerstellen für Sitzungsnotizen und zusätzliche Punkte. Dies ist eine großartige Ressource, wenn Sie gerne mit einem Stift schreiben.

10. MC Office

Natürlich hat MS Office kostenlose Vorlagen für die Tagesordnung in den Formaten .doc und .xls erstellt. Die Excel-Vorlagen berechnen automatisch die für jede Tagesordnung vorgesehene Zeit und die Gesamtdauer der Besprechung. Die Word-Vorlagen bieten verschiedene Farbpaletten und Überschriftenschriftenschriften zur Auswahl.

FuseBase – ein frischer Wind für Ihre Meetings

Besprechungen müssen keine Falle sein, keine Verschwendung von individueller und Gruppenzeit – und kein Papierstapel. Technologien und Intelligenz helfen bei der Erstellung schlanker und eleganter Besprechungsagenden für jedes einzelne Thema in Ihrem Unternehmen.

Probieren Sie die übersichtlichen Vorlagen für Besprechungspläne auf der FuseBase (ehemals Nimbus). Sie werden entdecken, wie einfach es ist, eine langweilige Agenda in ein tolles Dokument mit gut strukturierten Listen, klaren Tabellen, flexiblen, beweglichen Blöcken und hellen Akzenten zu verwandeln, um die Aufmerksamkeit Ihres Teams zu lenken. Sie können auch Informationen und Dokumente anhängen.

Es kommt nicht oft vor, dass Menschen freiwillig zu einem Meeting kommen, aber ihre Reaktion auf Ihre neue Meeting-Agenda könnte eine weitere angenehme Überraschung sein.

Wir empfehlen Ihnen einen Blick in unsere sammlung kostenloser Vorlagen vor Ihrer nächsten Besprechung durchzusehen. Es ist so einfach wie ein Klick auf eine Schaltfläche!

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