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Wie Hilft Interne Dokumentation Start-Ups Wachsen?


70% der Kunden besuchen lieber die Website eines Unternehmens, als anzurufen oder eine E-Mail zu schreiben, um Antworten auf bestimmte Fragen zu erhalten. Kein Wunder, dass Start-ups Benutzerhandbücher, Anleitungen, Wissensdatenbanken und andere Informationsdokumente erstellen, um sie zu veröffentlichen und Kunden zu gewinnen. Diese Materialien erleichtern die Nutzung des Produkts oder der Dienstleistung, sorgen für eine Zeitersparnis beim Kennenlernen des Produkts oder seiner Hauptfunktionen und helfen Ihnen, sich nicht in verschiedenen Prozessen zu verlieren.

Doch nicht nur das externe Publikum hat einen solchen Informationsbedarf. Deshalb muss jedes erfolgreiche Startup auch auf die interne Dokumentation achten. Ein Unternehmen, das eine ordnungsgemäße Remote-Zusammenarbeit sicherstellen, stetig wachsen und die Abläufe zwischen Mitarbeitern und Abteilungen erleichtern möchte, braucht eine angemessene Dokumentation – zum Beispiel, um neue Teammitglieder an Bord zu holen. Da nur 12 % der Mitarbeiter mit diesem Prozess zufrieden sind, investieren Startups in die interne Dokumentation.

Aber wie kann ein neu gegründetes Unternehmen die Unternehmensdokumentation von Grund auf perfekt verwalten? Wie können Sie die Zusammenarbeit aus der Ferne steuern und betriebliche Probleme reduzieren? Dieser Artikel zeigt Ihnen den Zusammenhang zwischen der Herstellung eines guten Produkts und der Verwaltung der internen Dokumentation. Lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren!

Warum Mangelnde Organisation Die Meisten Start-Ups Bremst

Wachstum ist ein natürlicher Wunsch eines jeden Startup-Besitzers, doch eine großartige Idee reicht nicht aus, um Ihr Unternehmen zum Erfolg zu führen. Betrachten Sie Ihre Ambitionen als Treibstoff und Ihren internen Prozess als Motor – beide müssen sich gegenseitig befeuern, um Ergebnisse zu erzielen. Im Folgenden erfahren Sie, wie ein schlecht konzipierter “Motor” zu Problemen auf Ihrem Weg führen kann.

Warum überhaupt für eine gute Organisation sorgen?

Studien zeigen, dass Startups mit flachen Strukturen nicht lange überleben. Die erfolgreichsten Unternehmen beginnen in der Regel mit einer flachen Hierarchie und bauen nach und nach mehrere Führungsebenen auf. Am besten fängt man damit an, wenn ein Startup 20-30 Teammitglieder erreicht hat.

Einige der Probleme, die durch strukturelle und organisatorische Fallstricke verursacht werden

Ohne ein angemessenes Management verlieren Teams den Fokus, halten Fristen nicht ein und können Neulinge nicht angemessen einarbeiten. Und das ist nur der Anfang der weit verbreiteten Hysterie, die in der Folge zu folgenden Problemen führen kann:

  • Produktverzögerungen
  • Schlechte Kundenzufriedenheit
  • Verpasste Aufgaben
  • Schlechte Delegation
  • Keine angemessene Planung der Einsätze
  • Mangelndes Wissensmanagement und -weitergabe zwischen Mitarbeitern, neuen Mitarbeitern und Abteilungen

Hier kommt die interne Dokumentation ins Spiel. Sie ist alles, was ein Unternehmen braucht, um Aufgaben zu verteilen, eine einwandfreie Kommunikation zu gewährleisten, sicherzustellen, dass jeder seine Rolle kennt und dass der Arbeitsablauf reibungslos funktioniert.

Warum Interne Dokumentation Für Teamarbeit Wichtig Ist

Wenn wir über die Zusammenarbeit innerhalb kleiner Teams in einem Startup sprechen, scheint es eine einfache Aufgabe zu sein. Stellen Sie sich jedoch zunächst einige Fragen:

  • Können alle Ihre Mitarbeiter jeden Bereich nennen, für den sie zuständig sind?
  • Können sie ihre Aufgaben Schritt für Schritt erklären?
  • Können sie die Zusammenarbeit aus der Ferne gut aufrechterhalten?
  • Wären sie bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters in der Lage, dessen künftige Aufgaben klar zu beschreiben?

Dies sind einige der Fragen, die Sie sich und Ihren Mitarbeitern stellen sollten, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Jeder neue oder bestehende Mitarbeiter muss genauso viele Informationen über seine Aufgaben erhalten wie seine Kollegen. Genau aus diesem Grund brauchen Sie eine interne Dokumentation.

Sie bringt Ihnen nicht nur eine Menge Zeitersparnis – sie sorgt auch für mehr Klarheit und Disziplin zwischen allen Abteilungen. Außerdem fördert sie die Transparenz und die unkomplizierte Kommunikation zwischen Management und Untergebenen.

In der Regel sind es die kleinen Teams, die dringend eine interne Dokumentation benötigen. Es mag seltsam erscheinen – wieso kann ein kleines Unternehmen die Aufgaben zwischen den Teammitgliedern nicht richtig aufteilen?

Wenn ein Start-up seine Tätigkeit aufnimmt, arbeiten einige wenige Personen an allen Aufgaben. Jeder übernimmt mehr Verantwortung, und es wird unübersichtlich, wenn eine so kleine Anzahl von Personen alles ohne angemessene Regelung verwalten soll. Ein kleines Unternehmen, das sich in der Anfangsphase seinen Weg zum Erfolg bahnt, hinterlässt oft eine Lücke in der internen Dokumentation.

Die Nachverfolgung aller Vorgänge an einem Ort und eine gut organisierte Dokumentation sind für die Skalierung Ihres Unternehmens von einer personen- zu einer prozessgesteuerten Organisation unerlässlich.

Wofür kann interne Dokumentation noch hilfreich sein?

  • Effizientes und schnelles Onboarding von neuen Mitarbeitern;
  • Klare Definition der wichtigsten Ziele und Grenzen;
  • Bequemere Erreichbarkeit aller Beteiligten, auch im Hinblick auf die Zusammenarbeit aus der Ferne;
  • Schnelle Aufgabenaktualisierungen und -ergänzungen wie Sitzungsnotizen oder Fortschrittsverfolgung;
  • Bessere Projektverwaltung;
  • 100 % genaue Aufgabenerledigung.

Vorteile interner Dokumentationstools für Startups

Um einen ordnungsgemäßen Dokumentationsfluss und die Übergabe von Aufgaben an das Team zu gewährleisten, ist es nicht die beste Option, alle Anweisungen auf Papier aufzubewahren. Im Zeitalter der Technologie und der Fernarbeit ist eine digitale Datenbank effektiver. Laut einem Bericht von McKinsey können Sie die Produktivität Ihres Teams auf diese Weise um 20 bis 25 % steigern.

Interne Dokumentationstools halten Notizen, Aufgaben, Erinnerungen, SOPs und alles andere an einem Ort fest. Außerdem bieten sie allen Teammitgliedern rund um die Uhr Zugriff auf alle Daten, die für eine produktive Arbeit und die rechtzeitige Erledigung von Aufgaben erforderlich sind. Außerdem können Sie Arbeitsablaufleitfäden und Unternehmensinformationen speichern und Ihr Team zusammenbringen, um gemeinsam an neuen Ideen zu arbeiten, selbst wenn Sie weltweit verstreut sind.

So schaffen Tools für die Unternehmensdokumentation eine ausgewogenere Arbeitsumgebung in einem Startup:

  • Sie haben die Freiheit, Ideen zu entwickeln und sie sofort mit anderen zu teilen;
  • Ihre Teammitglieder erhalten sofortige Updates zu den laufenden Projekten und können die Fortschritte jeder Abteilung verfolgen;
  • Jeder kann Besprechungsnotizen vorbereiten oder Vorlagen für Besprechungen erstellen, um Unternehmensgespräche zu strukturieren und sofort auf alle erforderlichen Informationen zuzugreifen;
  • Die Mitarbeiter erhalten schnell das, was sie brauchen: von Videodrehbüchern und Besprechungsnotizen bis hin zu Medienpaketen und Partnerschaftsvereinbarungen;
  • Sie können Dienste wie Online-Kalender, Google Suite oder Chatbots problemlos in solche Tools integrieren.

Wie Interne Dokumentation Helfen Kann

Okay, jetzt wissen Sie, wie man richtig mit Daten arbeitet, aber wie kann eine interne Dokumentation ein effektives Arbeitsumfeld schaffen?

Erstens wird es für Sie einfacher sein, Ihre externen Prozesse so zu gestalten, dass Sie ein gutes Produkt liefern und Ihre potenziellen und bestehenden Kunden effektiv erreichen können.

Richtiges Krisenmanagement

Wenn die interne Kommunikation stabil ist und Sie sicher sind, dass alle Prozesse reibungslos ablaufen, werden Sie bei der Umsetzung externer Strategien erfolgreich sein. Sie werden wissen, wie Sie auf verschiedene Probleme umgehend reagieren und Ihren Kunden einen erstklassigen Service bieten können.

Auch die Problemlösung wird zu einem strukturierten, einfachen Prozess, wenn Sie Ihren Kunden Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Verfügung stellen, um ihnen bei verschiedenen Problemen zu helfen.

Disziplin in allen Phasen des Arbeitsablaufs

Das Ergebnis: Ihr Team bewältigt Fristen und komplexe Projekte oder Besprechungen besser und schneller. Außerdem lernen Ihre Kollegen, wie man richtig mit den Kunden kommuniziert, und die Managementprozesse werden effektiver und zeitsparender.

Ein gut geschultes, diszipliniertes Team stellt sicher, dass alle Ihre Mitarbeiter Ihren potenziellen und bestehenden Kunden einen erstklassigen Service bieten, ein positives Markenimage schaffen und vertrauenswürdige Beziehungen zu Partnern oder Interessengruppen aufbauen.

Wie Kann Fusebase Ihrem Startup Beim Wachstum?

Jetzt ist es an der Zeit, Ihnen eines der bequemsten und vielseitigsten Werkzeuge vorzustellen, mit dem Sie alle Aufgaben, Besprechungen und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen ordnungsgemäß verwalten können.

FuseBase ist eine beeindruckende Lösung für die individuelle und unternehmerische Nutzung. Einst eine App für Notizen, wurde sie zu einem Werkzeug für das interne Dokumentationsmanagement, die Erstellung und den Austausch von Besprechungsnotizen und die Verwaltung von Unternehmenshandbüchern und allen Arten von Inhalten: von Texten für Videoskripte bis hin zu Sprachnotizen, Besprechungsnotizen, Grafiken und Bildern.

Zu den wichtigsten Vorteilen von FuseBase gehören die folgenden

  • Superdokumente für die Speicherung von Dateien in mehreren Formaten, Hervorhebung der notwendigen Punkte und Sortierung der Informationen;
  • Schneller Austausch von Ideen und Informationen, damit alle in Ihrem Team auf dem gleichen Stand sind (auch wenn sie keine App haben);
  • White Label zum Einrichten von anpassbaren Arbeitsplätzen;
  • Eine transparente Struktur von Ordnern und Unterordnern, die Ihnen hilft, Informationen zu speichern und schneller zwischen verschiedenen Abteilungen und Projekten auszutauschen (während Besprechungen oder der täglichen Aufgabenerledigung);
  • Offline-Zugriff, um den Aufgabenablauf zu überprüfen und alleine zu arbeiten, wann immer es Ihnen am besten passt.

FuseBase ist eine erstklassige Möglichkeit, ein angemessenes Wissensmanagement zu betreiben und die interne Dokumentation zu nutzen. Nutzen Sie es, um Ihre Mitarbeiter besser zu erreichen, umfassende Besprechungsnotizen oder Vorlagen für Besprechungen zu erstellen und Ideen sofort mit allen im Team zu teilen.

Verbessern Sie Ihre interne Dokumentation und Kommunikation mit FuseBase

Wenn Sie also Ihre interne Dokumentation und die Kommunikation zwischen Ihren Mitarbeitern verbessern wollen, ist FuseBase eine Ihrer ersten Wahl. Es ist schlank, bequem und fortschrittlich – Sie können es buchstäblich für jeden Unternehmensbedarf nutzen. Verwalten Sie ganz einfach Ihre Aufgaben oder den Fluss von Ideen, verfolgen Sie den Fortschritt und teilen Sie neue Updates jederzeit mit Ihren Kollegen.

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