Aufbau eines Kundenportals: 7 Schritte zum Erfolg

Wenn Sie es leid sind, mit Ihren Kunden Telefonate zu führen (kenne ich!) und Sie davon träumen, sich von langen E-Mail-Threads und verlorenen wichtigen Dokumenten zu verabschieden (habe ich auch schon gemacht!), dann haben wir hier bei FuseBase genau das Richtige für Sie. Heute werden wir diesen Traum Wirklichkeit werden lassen. Ja, wir wissen, es klingt fast zu schön, um wahr zu sein, aber hören Sie uns an, denn wir haben wirklich die Lösung für Sie: Kundenportale! Ja, das ist richtig! Erstellen Sie Ihr eigenes Kundenportal, und Sie werden die endlosen und zeitaufwändigen Interaktionen mit Ihren Kunden für die tägliche Kundenbetreuung reduzieren.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen genau, wie Sie ein Kundenportal erstellen, das sowohl Ihre Kunden beeindruckt als auch eine nahtlose Integration in Ihren Kundensupport-Workflow ermöglicht.

Was ist ein Сlient Portal?

Kundenportale, auch Kundenportale genannt, sind sichere Online-Selbstbedienungsplattformen, die den Kunden Zugang zu Informationen und Dienstleistungen im Zusammenhang mit ihrer Interaktion mit einem Unternehmen oder einer Organisation bieten.

Stellen Sie sich ein Kundenportal wie eine Unternehmensversion von Netflix für Sie und Ihre Kunden vor. Sie können alles hochladen, was Ihre Kunden sehen sollen, und sie können alle ihre Daten, Informationen, Support-Tickets, Aufgaben usw. in einem Binge-Manager verwalten.

Daher können Kundenportale in praktisch jeder Branche eingesetzt werden, z. B. im Finanzwesen, im Online-Banking, im Gesundheitswesen, im Rechtswesen, in der Immobilienbranche usw. Der Zugriff erfolgt in der Regel über einen Website-Browser oder eine mobile App und kann den Nutzern eine Reihe von Funktionen bieten, darunter Wissensdatenbanken und Anpassungsoptionen, je nachdem, was Sie und Ihre Kunden wollen oder brauchen.

Wenn Sie Kundenportallösungen erstellen, bieten Sie den Benutzern eine bequeme und sichere Möglichkeit, mit Ihrem Unternehmen zu interagieren, und tragen zur Verbesserung der Kommunikation, der Effizienz und der Kundenzufriedenheit bei – vorausgesetzt natürlich, Sie verwenden die richtige Kundenportalsoftware.

Spoiler-Alarm: FuseBase Kundenportale sind großartig, besonders wenn Sie auch eine Wissensdatenbank benötigen!

Warum müssen Sie ein Kundenportal aufbauen?

Nun, da Sie wissen, was Kundenportale sind, wie wäre es, wenn wir uns darauf konzentrieren, warum Sie eigentlich eine Kundenportal-Software brauchen? Das heißt, natürlich, wenn Sie tatsächlich Kunden haben… Wie auch immer, lassen Sie uns einige Gründe sehen:

• Verbesserte Kundenbindung und -zufriedenheit: Ein Selbstbedienungs-Kundenportal mit einer Wissensdatenbank bietet Benutzern eine bequeme und zugängliche Möglichkeit, auf Informationen zuzugreifen, ihre Konten zu verwalten, Support-Tickets zu erstellen und mit Ihrem Team zu kommunizieren. Dies kann zu einer höheren Kundenbindung und -zufriedenheit führen, da die Kunden leichter mit Ihrem Unternehmen in Kontakt treten und über ihre Konten informiert bleiben können.
• Geringere Arbeitsbelastung für die Kundendienstteams: Wenn Sie Ihren Kunden eine Self-Service-Kundenportalsoftware zur Verfügung stellen, können sie sich selbst bedienen, indem sie z. B. Kontoinformationen einsehen und bearbeiten, in Ihrer Wissensdatenbank nach Informationen suchen oder ihre persönlichen Daten aktualisieren, während sich Ihr Kundendienstteam auf komplexere oder dringende Probleme konzentrieren kann (z. B. Geld verdienen!). Dies kann die Arbeitsbelastung für das Team insgesamt verringern und seine Effizienz steigern.
• Gesteigerte Effizienz der Support-Mitarbeiter: Indem sie den Support-Mitarbeitern eine zentrale Plattform für die Verwaltung von Kundeninformationen, Support-Tickets und Kommunikation zur Verfügung stellen, können Kundenportale dazu beitragen, Arbeitsabläufe zu rationalisieren und die Effizienz der Kundenbeziehungen insgesamt zu verbessern. Die Mitarbeiter können an einem einzigen Ort auf alle relevanten Informationen zu einem Kunden zugreifen, wodurch die Zeit für die Suche nach Informationen in verschiedenen Systemen reduziert wird.
• Verbesserte Zusammenarbeit mit Portalbenutzern: Kundenportale können die Zusammenarbeit zwischen Ihrem Team und Ihren Kunden erleichtern, indem sie die gemeinsame Nutzung von Informationen und Dokumenten ermöglichen. Wenn Sie Ihren Kunden online Zugriff auf bestimmte Daten wie offene Tickets oder andere Dienste gewähren, verbessern Sie die Kommunikation und verkürzen die Zeit, die für den Abschluss von Projekten oder die Lösung von Problemen benötigt wird.
• Wertvolle Einblicke in das Verhalten und die Vorlieben Ihrer Kunden: Durch die Überwachung von Nutzungsdaten und das Einholen von Kundenfeedback über das Portal und, falls vorhanden, die Wissensdatenbank Ihres Unternehmens, erhalten Sie wertvolle Einblicke in das Kundenverhalten, die wichtigsten Informationen und Präferenzen. Diese Informationen können Sie nutzen, um das Nutzererlebnis zu verbessern und Ihre Dienstleistungen besser auf die Bedürfnisse der Kunden abzustimmen.
• Erhöhte Sicherheit und Datenschutz für sensible Kundendaten: Ein Kundenportal kann verbesserte Sicherheitsfunktionen wie Datenverschlüsselung und Multi-Faktor-Authentifizierung bieten, um sensible Informationen zu schützen. Dies kann dazu beitragen, das Vertrauen Ihrer Kunden zu stärken und sicherzustellen, dass ihre persönlichen Daten und Zahlungsinformationen vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.

Wenn Sie Ihren Kunden Zugang zu sicheren Kundenportalen gewähren, kann dies sowohl für Ihr Unternehmen oder Ihr Kundendienstteam als auch für Ihre Kunden zahlreiche Vorteile mit sich bringen. Durch die Verbesserung der Kommunikation, die Steigerung der Effizienz und die Erhöhung der Sicherheit von Kundenportalen kann ein Selbstbedienungs-Kundenportal Ihnen helfen, engere Beziehungen zu Ihren Kunden aufzubauen und die allgemeine Zufriedenheit zu verbessern.

Wie man ein Kundenportal in 7 einfachen Schritten erstellt

Die Einrichtung eines Kundenportals ist eine hervorragende Möglichkeit, die Kundenbindung zu erhöhen, die Kommunikation zu rationalisieren und die allgemeine Kundenerfahrung zu verbessern. Unabhängig von Ihrer Branche kann ein Kundenportal eine sichere und bequeme Umgebung für die Interaktion der Kunden mit Ihrem Unternehmen bieten. In diesem Abschnitt erhalten Sie eine schrittweise Anleitung zur Erstellung eines Kundenportals, mit dem Sie die Beziehung zu Ihren Kunden stärken und deren Zufriedenheit mit Ihren Produkten und Dienstleistungen erhöhen können. Fangen wir also an!

1. Definieren Sie den Zweck Ihres Selbstbedienungs-Kundenportals

Bevor Sie mit dem Aufbau eines Kundenportals beginnen, müssen Sie dessen Zweck und Ziele definieren. Was sollen Ihre Kunden über das Portal tun können, und wie wird es Ihrem Unternehmen helfen? Die Definition des Zwecks und der Ziele Ihres Kundenportals ist ein wichtiger erster Schritt zur Schaffung eines effektiven und erfolgreichen Portals. Ein klar definierter Zweck hilft Ihnen dabei, herauszufinden, welche Merkmale und Funktionen das Portal haben sollte, welche Arten von Informationen es anzeigen sollte und wie es strukturiert sein sollte. Um den Zweck zu definieren, können Sie damit beginnen, sich die folgenden Fragen zu stellen:

• Wer sind meine Kunden und in welcher Branche sind sie tätig?
• Sind meine Kunden technikaffin?
• Worauf müssenmeine Kunden Zugriff haben?
• Was kann ich auf dem Portal anbieten, um die Zeit für den Kundensupport zu verkürzen?
• Und so weiter.

Überlegen Sie einfach, welche spezifischen Bedürfnisse die Benutzer Ihres Support-Desk-Portals haben und was Sie und sie mit dem Portal erreichen wollen. Sobald Sie den Zweck definiert haben, können Sie Ziele für Ihr Kundenportal festlegen, z. B. die Steigerung der Kundenbindung, die Verringerung der Supportanfragen oder die Verbesserung der Kundenzufriedenheit. Anhand dieser Ziele können Sie den Erfolg des Portals messen und Bereiche mit Verbesserungsbedarf ermitteln.

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, den Zweck und die Ziele Ihrer Unternehmenswebsite und Ihres Kundenportals zu definieren, können Sie sicherstellen, dass es den Bedürfnissen Ihrer Kunden entspricht und Ihrem Unternehmen hilft, seine Ziele zu erreichen.

2. Wählen Sie die richtige Plattform

Bei der Auswahl einer Plattform für die Erstellung eines Kundenportals sollten Sie Ihr Budget, Ihren Zeitplan und Ihre Ressourcen sowie Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen berücksichtigen. Bei der Auswahl der richtigen Kundenportal-Software können Sie sich beispielsweise einige Fragen stellen:

• Verfügtdie Software über die Funktionen, die meine Kunden und ich benötigen?
• Bietet sie eine kostenlose Testversion an, damit ich sie ausprobieren kann?
• Kann ich mir diese Plattform mit meinem Budget leisten?
• Ist sie für große und kleine Unternehmen geeignet?
• Ist diese Kundenportal-Software skalierbar?
• Wie einfach ist die Einrichtung und der Zugriff?
• Wie sicher ist diese Plattform?
• Kann ich sie unter meinem eigenen Domänennamen einrichten?
• Wie anpassbar sind die Plattform und die Anmeldeseite?
• Und so weiter.

Prüfen Sie die Funktionen und Möglichkeiten der einzelnen Plattformen und überlegen Sie, ob sie an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden können. Achten Sie auf Plattformen, die starke Sicherheitsfunktionen bieten, z. B. Datenverschlüsselung, Single-Sign-On-Zugang und Multi-Faktor-Authentifizierung, um sensible Kundendaten zu schützen.

3. Einfach und intuitiv halten

Einer der wichtigsten Aspekte bei der Gestaltung eines effektiven Kundenportals ist, dass es einfach zu navigieren und zu nutzen ist. Ein gut konzipiertes Portal sollte eine saubere, einfache Schnittstelle haben, die für interne Benutzer intuitiv zu verstehen ist. Dabei sollten überladene Bildschirme oder unnötige Funktionen vermieden werden, die Sie, Ihr Support-Team und natürlich die Kunden verwirren oder überfordern könnten.

In Sachen Benutzerfreundlichkeit und Design gilt: Weniger ist meist mehr. Konzentrieren Sie sich also darauf, ein optimiertes Benutzererlebnis zu schaffen, das die Kunden zu den Informationen und Funktionen führt, die sie benötigen – nicht mehr und nicht weniger. Hier sind einige Tipps, wie Sie dies erreichen können:

• Verwenden Sie konsistente Branding- und Designelemente, wie Farben und Logos, die zu Ihrer Hauptwebsite passen.
• Verwenden Sie eine klare und prägnante Sprache für Schaltflächen und Beschriftungen.
• Priorisieren Sie die wichtigsten Bereiche und Informationen im Portal und machen Sie sie leicht zugänglich.
• Bitten Sie Ihre Portalnutzer um Feedback, um die Benutzerfreundlichkeit kontinuierlich zu verbessern.
• Stellen Sie leicht verständliche Anleitungen und Leitfäden für die Nutzung des Portals bereit.
• Bieten Sie Schulungen und Support an, um Kunden bei der effektiven Nutzung des Portals zu unterstützen.
• Stellen Sie sicher, dass das Portal mobilfähig ist, damit diejenigen, die es lieber auf ihren mobilen Geräten oder sogar über mobile Apps nutzen, darauf zugreifen können.
• Verwenden Sie visuelle Anhaltspunkte wie Symbole und Bilder, um das Durchsuchen des Portals zu erleichtern.

Wenn Sie das Design Ihres Kundenportals einfach und intuitiv halten, können Sie die Benutzerfreundlichkeit für Ihre Kunden verbessern und ihnen helfen, die benötigten Informationen schnell zu finden. Dies kann letztlich zu mehr Engagement, Zufriedenheit und Loyalität führen.

4. Machen Sie es sicher

Die Gewährleistung der Sicherheit eines Kundenportals ist von entscheidender Bedeutung, da dort sensible Kundendaten wie z. B. persönliche Angaben, Finanzdaten und andere vertrauliche Informationen gespeichert werden. Ohne angemessene Sicherheitsmaßnahmen können Kundendaten durch Diebstahl, Hackerangriffe oder andere Cyber-Bedrohungen gefährdet sein. Daher ist es wichtig, das Kundenportal durch Verschlüsselung und andere Sicherheitsmaßnahmen zu schützen und unbefugten Zugriff zu verhindern.

Im Folgenden finden Sie einige Fragen, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie ein Kundenportal für Ihre Kunden einrichten:

• Wie sensibel sind die Daten, die im Kundenportal gespeichert werden sollen?
• Wer wird Zugriff auf das Kundenportal haben?
• Welche Zugriffsrechte muss der Kunde haben (lesen, bearbeiten, verwalten usw.)?
• Welche Sicherheitsmaßnahmen werden zum Schutz der Kundendaten ergriffen?
• Wie werden die Kundendaten gesichert und gespeichert?
• Und so weiter.

Wenn Sie diese Fragen berücksichtigen und geeignete Sicherheitsmaßnahmen ergreifen, können Sie zum Schutz der Kunden- und Auftraggeberdaten beitragen und das Vertrauen Ihrer Kunden stärken.

5. Anweisungen und Schulungen

Wenn Sie ein Kundenportal aufbauen, sind klare Anweisungen sowie Schulungs- und Unterstützungsangebote unerlässlich, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter und Kunden Ihr Portal effektiv nutzen können. Um klare Anweisungen zu geben, erstellen Sie Leitfäden oder Tutorials für das Kundenportal, die die Kunden durch den Zugang und die Nutzung des Portals führen. Diese Anleitungen sollten leicht verständlich sein und eine einfache Sprache verwenden, die für alle Benutzer zugänglich ist. Sie können auch Screenshots oder andere visuelle Hilfsmittel einbeziehen, um das Verständnis des Prozesses zu erleichtern. Es ist eine gute Idee, eine Wissensdatenbank-Software zu verwenden, um diese Support-Artikel zu erstellen. Auch wenn Sie vielleicht denken: “Moment mal, das wird eine Menge Arbeit!”, und damit haben Sie vielleicht recht. Der Vorteil ist, dass diese Artikel, wenn Sie sie einmal erstellt haben, für jeden einzelnen Ihrer Kunden nützlich sein werden, nicht nur für den ersten, der Ihre Kundenportal-Lösung nutzt.

Wenn Sie Support-Artikel für das Kundenportal erstellen, sollten Sie sich überlegen, ob Sie diese häufigen Fragen beantworten, die Ihre Kunden beim Onboarding haben könnten:

• Wie kann ich mich für den Zugriff auf mein Kundenportal registrieren?
• Wie lautet die URL meines Kundenportals?
• Wie kann ich meine Anmeldedaten und mein Passwort bearbeiten?
• An wen kann ich mich wenden, wenn ich eine Frage zum Portal habe?
• Und so weiter.

Insgesamt sind die Bereitstellung klarer Anweisungen und das Angebot von Schulungen und Support wichtige Aspekte für die Schaffung eines erfolgreichen Kundenportals. Indem Sie es den Nutzern leicht machen, sich im Online-Portal zurechtzufinden, und indem Sie fortlaufend Unterstützung anbieten, können Sie die Erfahrungen der Nutzer verbessern und engere Beziehungen zu Ihren Kunden aufbauen.

6. Seien Sie (im Portal) für Ihre Kunden da

Ich werde für dich da sein, wenn der Regen anfängt zu schütten

– Friends-Titelmelodie (Die Rembrandts)

Okay, okay, das mag kitschig klingen, aber wir meinen es ernst. Wenn Sie Ihren Kunden über Ihr Kundenportal eine einfache und zugängliche Möglichkeit bieten, mit Ihnen in Kontakt zu treten, ist das ein wichtiger Bestandteil für den Aufbau einer starken Beziehung und die Zufriedenheit Ihrer Kunden. Selbstbedienung und Unabhängigkeit sind zwar wichtige Merkmale eines Kundenportals, aber die Kunden wollen auch wissen, dass Sie für sie da sind, wenn sie Hilfe brauchen. Durch die Aufnahme eines einfachen Kontakt- oder Buchungsformulars in Ihr Kundenportal können sich Ihre Kunden bei Fragen oder Anliegen problemlos an Ihr Team wenden.

Darüber hinaus ist ein Live-Chat eine gute Möglichkeit, Kunden in Echtzeit zu helfen und Probleme schnell zu lösen. Normalerweise ist dies für Kunden besonders nützlich, wenn es sich um dringende oder zeitkritische Anfragen handelt, und kann dazu beitragen, Vertrauen und Kundentreue aufzubauen.

7. Nutzung und Feedback überwachen

Die Überwachung der Nutzung und die Einbeziehung von Kundenfeedback sind wichtig für die Verbesserung der Effektivität und der Benutzerfreundlichkeit Ihres Supportportals sowie Ihrer eigenen Website. Indem Sie verfolgen, wie Ihre Kunden das Portal nutzen, und Feedback zu ihren Erfahrungen einholen, können Sie Bereiche mit Verbesserungspotenzial ermitteln und Ihre Strategie verfeinern.

Um die Nutzung zu überwachen, können Sie Heatmaps verwenden und Metriken wie Seitenaufrufe, Klickraten und Benutzerengagement verfolgen. Die Analyse dieser Daten kann Ihnen dabei helfen, herauszufinden, welche Funktionen und Seiten bei den Nutzern des Portals am beliebtesten sind und wo sie auf Probleme oder Hindernisse stoßen. Anhand dieser Informationen können Sie dann Ihre Strategie verfeinern und Verbesserungen am Portal vornehmen.

Darüber hinaus können regelmäßige Rückmeldungen von den Nutzern des Kundenportals wertvolle Einblicke in ihre Erfahrungen mit dem Portal liefern. Sie können die Benutzer durch Umfragen, Fragebögen oder andere Feedback-Mechanismen dazu auffordern, ihr Feedback abzugeben. Dieses Feedback kann Ihnen dabei helfen, bestimmte verbesserungsbedürftige Bereiche zu identifizieren und Ideen für neue Funktionen zu liefern, die sie für nützlich halten würden. Außerdem sehen die Benutzer Ihrer Kundenportal-Software, dass Sie sich tatsächlich um sie und ihre Support-Portale kümmern!

Heute mit FuseBase Ihr Kundenportal erstellen

Die Erstellung eines Kundenportals muss nicht schwierig sein. Wir bei FuseBase sind stolz darauf, eine der einfachsten, vollständigsten und erschwinglichsten Lösungen für die Erstellung von Kundenportalen zu sein. Mit der FuseBase-Suite von Anwendungen können Sie dank der Flexibilität und der großartigen Möglichkeiten unserer Kundenportal-Software von Null zum Helden werden. Und das Beste daran ist, dass Sie dies in nur wenigen Minuten tun können!

Hier erfahren Sie, wie Sie jetzt mit dem Aufbau Ihrer eigenen Support-Portale beginnen können:

1. Gehen Sie zu unserer Login- oder Anmeldeseite, um Ihr Konto zu erstellen. Alle Pläne kommen mit einer kostenlosen, 14-tägigen Testversion von FuseBase, und keine Kreditkarte erforderlich!

2. Sobald Sie Ihr Konto erstellt haben, empfehlen wir Ihnen, FuseBase auf Ihrer eigenen Subdomain einzurichten. Wie Sie das machen, sehen Sie in diesem Artikel.

3. Wenn Ihre FuseBase-Organisation auf Ihrer eigenen Domain eingerichtet ist, gehen Sie auf Ihre FuseBase Website App und klicken Sie auf “Portale”. Sie werden aufgefordert, eine Subdomain einzugeben, um Ihr eigenes Kundenportal zu erstellen.

4. Lassen Sie sich von unseren Einführungsbildschirmen durch den Erstellungsprozess des Portals führen und geben Sie die Details für Ihr Kundenportal ein.

5. Richten Sie nun die Widgets auf dem Startbildschirm und Ihre benutzerdefinierten Verknüpfungen in der Seitenleiste ein. Sie können zum Beispiel Widgets für die Aufgabenverwaltung, den Ticketstatus, Ticketdetails, wichtige Google Docs, YouTube-Videos usw. hinzufügen. Oh, und vergessen Sie nicht, die Dokumentation des Kundenportals in Ihrer Wissensdatenbank zu erstellen und sie auch hier zu verlinken!

6. Zum Schluss fügen Sie Ihre Kunden als Gäste zum Kundenportal hinzu, teilen die Login-Seite mit Ihrem geliebten Kunden und… Voilà! Sie sind dem Ziel, der Lieblingsverkäufer Ihres Kunden zu sein, einen Schritt näher gekommen! Sobald Ihre Kunden ihre eigenen Anmeldedaten haben, können Sie ihnen sogar weitere Zugriffsrechte auf den Arbeitsbereich geben, damit sie ihre eigenen Dateien hinzufügen und ihre eigenen Dokumente erstellen können.

Wenn Sie die Einrichtung des Portals für Ihren Kunden abgeschlossen haben, müssen Sie nur noch FuseBase benutzen, um die verschiedenen Unternehmensdokumente zu erstellen, die dem Kunden automatisch angezeigt werden.

Worauf warten Sie also noch? Melden Sie sich noch heute an und genießen Sie alle Vorteile des Aufbaus eines Kundenportals mit FuseBase!

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