Als Geschäftsinhaber wissen Sie, dass Wissen Macht ist. Und selbst wenn Sie kein Unternehmen besitzen, haben Sie diesen Satz sicher schon einmal gehört, oder? Nur wenige Dinge geben einem Unternehmen und seinem Team mehr Kraft als ein umfassender Pool organisierter und gut strukturierter Informationen. Wenn diese Informationen online verfügbar sind, spricht man in der Regel von einer Wissensdatenbank – ein Tool, das es Ihrem Team oder Ihren Kunden ermöglicht, die benötigten Informationen genau dann abzurufen, wenn sie sie brauchen.
In diesem Blogbeitrag erklären wir Ihnen, was eine KB-Software (kurz für Knowledge Base) ist und wie Ihr Unternehmen von ihrer Implementierung profitieren kann. Außerdem erfahren Sie, worauf Sie bei einem solchen Tool achten sollten, und erhalten eine Liste der besten KB-Softwareplattformen, die im Jahr 2023 verfügbar sind.
Was ist eine Wissensdatenbank-Software?Arten von Wissensdatenbank-Software 15 Gründe, warum Sie eine Wissensdatenbank-Software benötigen Wie Sie die richtige Wissensdatenbank-Software auswählen Die 10 besten Wissensdatenbank-Softwareplattformen für Ihr Unternehmennimbus-PlattformnotionhelpScoutzenDeskslabarchbee gitBookgegensprechanlagehelpCrunchheldenhaft KBZusammenfassende Betrachtung
Eine Wissensdatenbank-Software ist eine Anwendung, die Unternehmen dabei hilft, Informationen online zu erstellen, zu verwalten und gemeinsam zu nutzen, sei es intern oder extern. Wissensdatenbank-Softwareanwendungen bieten in der Regel Funktionen wie Dokumenten management, Such- und Zusammenarbeitstools. Darüber hinaus bietet diese Art von Software manchmal auch andere relevante Geschäftsanwendungen an oder ist in diese integriert, z. B. Live-Chat für den Kundensupport, gemeinsamer Posteingang für Supportmitarbeiter, Ticketingsysteme, Customer Relationship Management (CRM) und Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme.
Stellen Sie sich eine Wissensdatenbank als das Gehirn der Eltern vor. Eine Wissensdatenbank ist für ein Unternehmen das, was das Gehirn der Eltern für eine Familie ist. Die Eltern wissen, wo alles ist, wann alles gekauft wurde, wie die Namen der Lehrer und Klassenkameraden der Kinder lauten, wie der Stundenplan der Kinder aussieht usw. Danke, Eltern!
Aber Spaß beiseite: Mit der Software für den Kundensupport, die für Online-Unternehmen immer wichtiger wird, können Unternehmen ihr Wissen und ihre Informationen jetzt auf verschiedene Weise verwalten und speichern, so dass sie vielseitig einsetzbar und für die Benutzer zugänglich sind. Und genau aus diesem Grund ist Wissensmanagement-Software in den letzten Jahren so beliebt geworden, denn sie bietet Geschäftsinhabern und Teammitgliedern eine Reihe von entscheidenden Vorteilen gegenüber herkömmlichen Methoden der Informationsspeicherung.
Da es eine Vielzahl von Plattformen mit unterschiedlichen Schwerpunkten, Vorteilen und Nachteilen gibt, ist es wichtig, die richtige für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens auszuwählen. Lesen Sie weiter, um mehr über Wissensmanagementplattformen zu erfahren und wie Sie die richtige für Ihr Unternehmen auswählen können.
Es gibt verschiedene Arten von Wissensdatenbanken, je nachdem, wie sie genutzt und implementiert werden. Es gibt Help Center, Unternehmens-Wikis, Informations-Hubs, zweite Gehirne, SOP-Repositorien und so weiter. Wenn es jedoch um KBs für Unternehmen, Teammitglieder und Benutzer/Kunden geht, werden sie in der Regel in externe und interne Wissenszentren unterteilt.
Ein externes oder öffentliches Unternehmensinformationszentrum, auch Selbstbedienungs-Wissensdatenbank genannt, ist eine Plattform, die von einem Unternehmen erstellt wird und für seine Kunden, Benutzer oder potenziellen Kunden öffentlich zugänglich ist.
Wie der Name schon vermuten lässt, ist diese Art von Plattform so aufgebaut, dass Kunden oder Benutzer die Informationen finden können, die sie zur Lösung eines bestimmten Problems oder einer Anfrage benötigen, ohne sich direkt an den Kundendienst wenden zu müssen. Dies trägt dazu bei, unnötige E-Mails und Anrufe an den Kundendienst zu vermeiden, und kann die Kundenerfahrung und -bindung auf effektive Weise verbessern.
Eine interne Wissensdatenbank ist eine Zusammenstellung strukturierter Informationen, die nur den Mitarbeitern eines Unternehmens zur Verfügung steht, d. h. intern, manchmal als Teil eines Unternehmensintranets. Die Gründe für die Einrichtung einer internen Wissensdatenbank können sehr vielfältig sein: Verbesserung des Onboarding von Mitarbeitern, Zentralisierung von SOPs für Geschäftsprozesse, schnellere Beantwortung von Kundenanfragen und Verfolgung von Aktualisierungen. Sie kann auch die Teamkoordination innerhalb eines Unternehmens fördern, da verschiedene Abteilungen bewährte Verfahren austauschen oder von den Erfahrungen der anderen lernen können.
Die Zeiten, in denen Dokumente und PDFs per E-Mail im Büro herumgereicht wurden, sind längst vorbei – oder sollten es zumindest sein! In der heutigen Geschäftswelt ist das Wissensmanagement von entscheidender Bedeutung, und Knowledge-Hub-Softwareplattformen bieten einen zentralen Ort für den Austausch und den Zugriff auf Informationen.
Diese Art von Plattform macht es für alle Mitarbeiter eines Unternehmens (oder auch außerhalb!) einfacher, die benötigten Informationen zu finden, wann immer sie sie brauchen, ohne sie offline als Word- oder PDF-Dokumente speichern zu müssen, die leicht verloren gehen und nur schwer auf dem neuesten Stand gehalten werden können.
Durch die Erstellung wertvoller und informativer Artikel geben Sie Ihren Kunden das Gefühl, dass sich Ihr Unternehmen um sie kümmert (denn das tun Sie!) und dass sie einen echten Gegenwert für ihr Geld erhalten (was ja auch der Fall ist, oder?).
Wenn Sie mit Hilfe einer Wissensdatenbank-Softwareplattform regelmäßig hilfreiche Tipps und Unterstützung anbieten, fühlt sich jeder Kunde willkommen und umsorgt – etwas, das ihn Ihrem Unternehmen sicher treu bleiben lässt!
Außerdem bilden Sie Ihre Kunden weiter, wenn Sie tolle Selbstbedienungsressourcen bereitstellen, was zu einer reibungsloseren Erfahrung im Umgang mit Ihren Produkten oder Dienstleistungen führt.
DieKunden-Selbstbedienung ist eine der besten Möglichkeiten für Unternehmen, die Kundenzufriedenheit zu verbessern, aber sie spart auch viel Zeit für den Support und damit auch finanzielle Mittel.
Indem Sie Ihren Kunden die Möglichkeit geben, genau dann auf die benötigten Informationen zuzugreifen, wenn sie sie brauchen, kann Ihr Unternehmen wertvolle Ressourcen freisetzen, die besser für andere Dinge verwendet werden könnten (wie Paintball-Tage und Tacos für das Team!).
Effiziente Teamkommunikation ist zwar in jedem Unternehmen wichtig, aber je weniger Zeit für die Kommunikation aufgewendet werden muss, desto besser. Wir sind sicher, dass alle Introvertierten da draußen zustimmen werden, oder? Aber im Ernst: Je weniger Zeit wir in Besprechungen, beim Schreiben interner E-Mails, beim Chatten usw. verbringen, desto mehr Zeit können wir für den Verkauf unserer Produkte oder die erfolgreiche Erbringung unserer Dienstleistungen aufwenden.
Der Begriff „Silos“ in einem Unternehmen bezieht sich auf die Trennung oder Gruppierung von Mitarbeitern, in der Regel nach Abteilungen oder Teams, aufgrund ihrer Fähigkeiten oder ihrer Rolle innerhalb eines Unternehmens. Obwohl diese Trennung logisch erscheint, kann sie manchmal den freien Wissensfluss zwischen den Abteilungen verhindern, was zu Ineffizienz und verpassten Chancen führen kann.
Durch den Einsatz einer Wissensdatenbank-Software kann ein Unternehmen diese internen Barrieren zwischen den Abteilungen abbauen, und die Teams können effizienter arbeiten und sich gegenseitig besser unterstützen, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
Fähigkeiten sind für bestimmte Rollen spezifisch und fast nicht übertragbar – wir sind hier nicht in der Matrix – aber Wissen muss das nicht sein. Sie können sich das Fachwissen Ihrer Mitarbeiter zunutze machen, indem Sie eine detaillierte Informationsdrehscheibe mit Dokumentationen und informativen Artikeln erstellen. Dies ist äußerst wichtig, damit Ihr Unternehmen nicht den Zugang zu wertvollem und unverzichtbarem Mitarbeiter-Know-how verliert. Auf diese Weise wächst das zweite Gehirn Ihres Unternehmens mit der Zeit und damit auch seine Erfolgschancen.
Wenn Sie sich als Unternehmenseigentümer immer noch fragen, warum Sie ein Wissenszentrum benötigen, finden Sie hier unsere 15 wichtigsten Gründe, warum Sie unbedingt eine dieser Plattformen in Ihrem Unternehmen einsetzen sollten:
Ist das nicht mehr als genug, um diese Art von Plattform sofort zu nutzen?
Es gibt viele Plattformen zur Auswahl, und es kann schwierig sein zu entscheiden, welche die richtige für Sie, Ihr Team und Ihr Unternehmen ist. Mit ein wenig Recherche und Verständnis für Ihre Bedürfnisse, Ziele und Ihr Budget können Sie jedoch leicht die beste Plattform für Ihr Unternehmen finden. Hier eine kleine Hilfestellung von uns: die wichtigsten Faktoren, die Sie bei der Auswahl einer Wissensdatenbank-Software berücksichtigen sollten.
Wie wir später in diesem Artikel sehen werden, reichen die Preise für KB-Software von extrem erschwinglich bis hin zu„Ich würde lieber in Support-E-Mails ertrinken, als diesen Betragzu zahlen “ Wenn Sie also genau wissen, wie viel Sie bereit (oder in der Lage) sind, auszugeben, ist das wahrscheinlich der klügste erste Schritt bei der Auswahl der richtigen Information-Center-Software für Ihr Unternehmen. Andernfalls könnten Sie einen großen Schrecken bekommen, wenn Sie die Preisschilder einiger kostenpflichtiger Plattformen zu Gesicht bekommen.
Viele KB-Software ermöglicht heutzutage viel mehr als nur die Erstellung und Verwaltung von Informationszentren. Daher müssen Sie zunächst die folgenden Punkte klären:
Zweifellos ist ein Suchfeld ein wesentlicher Bestandteil jedes digitalen Informationszentrums. Eine interne Suchmaschine hilft den Nutzern, schnell und einfach das zu finden, was sie suchen. Deshalb ist diese Funktion besonders wichtig, wenn Sie eine externe Wissensdatenbank für Ihre Kunden oder Website-Besucher erstellen.
Neben der Suchfunktion bieten einige KB-Plattformen auch Nutzungsdaten wie Suchanfragen. Dies kann Ihnen verwertbare Erkenntnisse liefern, um weitere Artikel zu ändern oder zu erstellen, die besser auf die Fragen Ihrer Kunden zugeschnitten sind.
Die Benutzerfreundlichkeit der Software ist ausschlaggebend für den Erfolg bei der Implementierung und Einführung eines Knowledge Centers. Sie möchten nicht Hunderte von Dollar für eine interne KB ausgeben, nur um dann festzustellen, dass Ihr Team Word-Dokumente und PDFs verwendet, weil es Schwierigkeiten hat, die gewählte Software zu bedienen. Wir haben das schon erlebt… Stellen Sie sich außerdem vor, dass Sie bei Ihren Kunden Frustration auslösen, nur weil sie sich in Ihrer Dokumentation nicht zurechtfinden. Das wäre eine Katastrophe!
Ein selbst gehostetes Wissenszentrum kann eine großartige Lösung für Unternehmen sein, die die volle Kontrolle darüber haben wollen. Selbst gehostete Lösungen wie ein WordPress-Hilfecenter-Plugin sind in der Regel erschwinglich, haben aber auch einige Nachteile, z. B. dass Sie die Website selbst verwalten und aktualisieren müssen.
Gehostete Lösungen, d. h. Plattformen, die das Hosting und die Software für Sie übernehmen, sind dagegen bequemer, wenn Sie sich die Kosten leisten können und es Ihnen nichts ausmacht, dass Ihre Inhalte auf den Servern eines anderen Unternehmens gehostet werden.
„Es hängt alles davon ab, wie viel Wissen geschützt werden muss, wie viele Personen darauf zugreifen müssen und wie sensibel diese Informationen sind. Für ein internationales Team mit Hunderten von Mitarbeitern, die zufällig mit Finanzdaten von Kunden zu tun haben, sind die Anforderungen ganz anders als für ein kleines Team, das einen Blog veröffentlicht und nur eine Tabelle mit den Kontaktdaten seiner Quellen oder freiberuflichen Autoren führt.
Je komplexer Sie werden, desto besser ist es, eine Wissensdatenbank-Software zu verwenden oder ein Tool intern zu entwickeln und es auf Ihren eigenen Servern zu hosten, wenn das möglich ist. Nach meinen Recherchen würden die meisten Unternehmen ein Tool kaufen, das über eine Art Sicherheitszertifizierung wie SOC verfügt.
Jede Art von Datenspeicher ist besser, als immer wieder Kollegen nach bestimmten Informationen oder Dokumenten fragen zu müssen.„
Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen sind zwei Schlagworte in der heutigen SaaS-Welt, die manchmal keine wirkliche Bedeutung haben. Wenn es jedoch um Knowledge-Center-Plattformen geht, können maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz Ihrem Unternehmen helfen, eine bessere Kundenerfahrung zu bieten und einige Ihrer Geschäftsprozesse zu rationalisieren. Allerdings ist dies natürlich mit Kosten verbunden, die sich für viele kleine und mittlere Unternehmen wahrscheinlich nicht lohnen.
Flexibilität ist bei jeder Software, für die Sie sich entscheiden, wichtig, denn Sie wissen nie, wie Ihr Unternehmen im Laufe der Zeit wachsen oder sich verändern wird. Sie beginnen vielleicht mit einem kleinen Team von Mitarbeitern, aber wenn Ihr Unternehmen wächst, müssen Sie vielleicht mehr Benutzer hinzufügen oder die Art und Weise, wie Ihre Wissensdatenbank organisiert ist, ändern. Eine flexible Wissensdatenbank-Plattform kann diese Änderungen problemlos berücksichtigen.
Die Anpassung ist auch deshalb wichtig, weil Sie damit Ihre Wissensdatenbank an Ihre speziellen Bedürfnisse anpassen können. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise verschiedene Produkte oder Dienstleistungen anbietet oder sogar unter verschiedenen Marken tätig ist, sollten Sie für jede einzelne Wissensdatenbank einen eigenen Bereich einrichten, damit Sie für jede Wissensdatenbank ein anderes Aussehen und eine andere Struktur haben.
Wenn Sie eine externe Wissensdatenbank erstellen, möchten Sie sie wahrscheinlich nutzen, um Ihren organischen Traffic zu erhöhen. Warum nutzen Sie Ihre Inhalte nicht, um mehr Besucher auf organischem Wege anzuziehen? Wenn dieser Punkt für Sie wichtig ist, wählen Sie eine Lösung, die zumindest grundlegende SEO-Einstellungen bietet, die es Ihren Support-Artikeln leicht machen, in Suchmaschinen zu ranken.
Unternehmen aller Art können von Wissensdatenbank-Softwareplattformen profitieren. Sie erleichtern das Erstellen, Verwalten und Auffinden von Informationen, die Sie oder Ihre Kunden benötigen. Hier sind einige Beispiele für Plattformen oder Unternehmen, die von der Verwendung einer Wissens- oder Informationsplattform profitieren können:
Wir haben bereits über die Vorteile von Wissensdatenbanken gesprochen und über die Dinge, die Sie bei der Auswahl der richtigen Software für die Erstellung einer Wissensdatenbank beachten müssen. Jetzt ist es an der Zeit, unsere sorgfältig zusammengestellte Liste von Wissensdatenbank-Softwareplattformen zu studieren. Wir sind sicher, dass eine dieser Plattformen Sie, Ihr Team und Ihre Kunden sehr glücklich machen wird.
Am besten geeignet für: Interne Dokumentation, Inhaltserstellung und Teamzusammenarbeit
Preis ab: $6/Monat/Nutzer
Nimbus Platform und sein Flaggschiff, Nimbus Note, bieten Nutzern eine leistungsstarke Lösung, um eine Informationsdrehscheibe für Ihr Team zu schaffen. Nimbus Note macht es einfach, jede Art von Artikel zu erstellen, dank des leistungsstarken Editors und der umfangreichen Einbettungsfunktion. Ob für externe oder interne Zwecke, von Blog-Posts bis zu SOPs oder Firmen-Wikis, Nimbus eignet sich für alle Arten von Content-Management-Bemühungen. Das Nimbus-Ökosystem umfasst auch Nimbus Capture und Nimbus Clipper, die es den Benutzern ermöglichen, ihren Bildschirm einfach aufzuzeichnen, Screenshots zu machen und Informationen von externen Websites zu speichern, um Wissensmanagementprozesse zu erleichtern. Ein Beispiel für eine kundenorientierte KB und Help-Center-Artikel können Sie hier sehen.
Vorteile
Nachteile
Am besten geeignet für: Interne Dokumentation und Teamzusammenarbeit
Startpreis: $8/Monat/Nutzer (Einzelpersonen) oder $8/Monat/Nutzer (Teams)
Notion ist eine Softwareplattform für die Erstellung von Inhalten und die Verwaltung von Projekten. Sie ist bei Teams jeder Größe beliebt, um Inhalte zu erstellen, zu verwalten und freizugeben sowie um verschiedene Projekte zu verwalten. Die leistungsstarken Datenbanken und die flexible Organisation von Inhalten machen es zu einem guten Werkzeug für die Erstellung von Wissensdatenbanken, auch wenn es sich aufgrund der fehlenden benutzerdefinierten Domänen- und White-Label-Funktionen weniger für kundenorientierte Lösungen eignet.
Am besten geeignet für: Externe Dokumentation und Kundensupport
Startpreis: $20/Monat/Nutzer
HelpScout ist eine Plattform für Supportlösungen mit drei Kernfunktionen: Wissensdatenbank, gemeinsamer E-Mail-Eingang und Beacon-Widget. Es gibt Geschäftsinhabern die Werkzeuge, um ihren Kunden sowohl per E-Mail als auch über ein Live-Chat-Widget, das auf jeder Website platziert werden kann, Unterstützung zu bieten. Mit der Wissensdatenbank, die über ein integriertes Suchfeld verfügt, können Sie informative Artikel erstellen, um die Zahl der Support-Tickets zu verringern und den Nutzern Antworten auf ihre häufigsten Fragen zu geben.
Am besten geeignet für: Externes Help Center, Kundensupport und Vertrieb
Einstiegspreis: 49 $/Benutzer/Monat
Zendesk ist eine etablierte Support-Plattform mit allen Tools, die ein mittleres oder großes Unternehmen zur Unterstützung seiner Kunden und Website-Besucher benötigt. Unter den zahlreichen Kernfunktionen ist vor allem die leistungsstarke Wissensdatenbank hervorzuheben. Zendesk ist eine der beliebtesten Support-Lösungen auf dem Markt, aber wenn Sie hauptsächlich eine Wissensdatenbank-Lösung benötigen, ist diese sowohl teuer als auch überwältigend.
Am besten geeignet für: Interne und externe Dokumentation
Startpreis:$6,67/Monat/Nutzer
Slab ist eine Plattform zur Erstellung und Verwaltung von Inhalten, mit der Sie Wissen für Ihr gesamtes Unternehmen erstellen und organisieren können. Es ist eine einfache Lösung für jede Organisation, um eine ansprechende Informationsdrehscheibe mit einer einfachen Seitenleiste zu erstellen, über die verschiedene Abschnitte zugänglich sind.
Am besten geeignet für: Interne und externe Softwaredokumentation und Zusammenarbeit
Startpreis: $30/Monat (5 Benutzer)
Archbee ist eine Dokumentationsplattform, die sich am besten zum Sammeln und Präsentieren von Software-Wissen eignet. Mit Archbee können Sie Ihre Dokumentation in verschiedene Bereiche (öffentlich oder privat) aufteilen. Jeder Bereich kann alles enthalten, was Ihr Team oder Ihre Kunden benötigen: Benutzerhandbücher, öffentliche oder private Portale, API-Dokumente, kontextbezogene In-App-Dokumentation usw.
Einstiegspreis: 6,70 $/Monat/Nutzer
GitBook ist ein einfach zu bedienendes Dokumentationswerkzeug, mit dem Teams alles beschreiben können, von Produkten über APIs bis hin zu internen Artikeln. Sein Ziel ist es, die Planung, Zentralisierung und den Austausch von technischem Wissen sowohl intern (zwischen Teammitgliedern) als auch extern (mit Benutzern und Kunden) zu erleichtern.
Am besten geeignet für: Kundensupport, Hilfeartikel und Dokumentation
Einstiegspreis: $74/Monat
Intercom ist eine Allround-Kundensupport-Plattform mit Support-Funktionen auf der ganzen Linie. Mit seinem Live-Chat, der Ticketing-Lösung, den Support-Artikeln und anderen Kernfunktionen ist Intercom der heilige Gral der Kundensupport-Plattformen. Aufgrund seines hohen Preises ist es jedoch für die meisten KMUs unerreichbar oder einfach nicht lohnenswert, insbesondere wenn Sie nur eine Wissensdatenbanklösung suchen.
Am besten geeignet für: Kundensupport und externe Hilfeartikel
Startpreis: $12/Monat/Benutzer
HelpCrunch ist eine Kundenunterstützungsplattform, die Unternehmen die Werkzeuge bietet, um Kunden und Website-Besuchern Unterstützung zu bieten. Mit seinem Live-Chat-Widget, seiner Helpdesk-Lösung und seinem Wissensdatenbank-Tool positioniert sich HelpCrunch als eine der vollständigsten und günstigsten Alternativen zu Intercom oder Zendesk.
Am besten geeignet für: Externe Dokumentationszentrale
Startpreis: $149 (einmalig oder jährlich)
Heroic KB ist ein leistungsstarkes WordPress-Plugin, mit dem Sie ein vollwertiges, selbstgehostetes Wissenszentrum erstellen können. Mit sofortiger Suche, Artikelanalyse, Benutzerfeedback, E-Mail-Berichten und vielem mehr bietet Heroic Knowledge Base Ihren Website-Besuchern eine kuratierte Wissensdatenbank.
Als Unternehmer und Inhaber einer Website ist eine Wissensdatenbank-Software für die effiziente Verwaltung Ihres Unternehmens unerlässlich. Mit der richtigen Knowledge-Center- oder KB-Software können Sie alle wertvollen Informationen Ihres Unternehmens, ob intern oder extern, an einem Ort speichern und den Teammitgliedern und Benutzern den Zugriff darauf erleichtern, wann immer sie ihn brauchen. Dies kann für jedes Unternehmen ein wertvoller Vorteil sein, da es die Effizienz und die Zusammenarbeit verbessert und Supportanfragen und Kosten reduziert. Indem es den Zugang zu Informationen erleichtert, kann ein Wissenszentrum Ihren Teammitgliedern und Ihrem Unternehmen zu Wachstum und Erfolg verhelfen.
Erfahren Sie hier, wie Nimbus Ihnen helfen kann, eine perfekte Wissensdatenbank aufzubauen.
HaftungsausschlussAndere Parteien als Nimbus Platform™ können Produkte, Dienstleistungen, Empfehlungen oder Ansichten auf der Nimbus Platform™ Website anbieten („Materialien Dritter“). Nimbus Platform™ ist nicht verantwortlich für die Prüfung oder Bewertung solcher Materialien Dritter und übernimmt keine Gewähr für die Materialien Dritter. Links zu solchen Materialien Dritter dienen Ihrer Bequemlichkeit und stellen keine Befürwortung dieser Materialien Dritter dar.
