Top 10 Wissensdatenbank-Software

Als Geschäftsinhaber wissen Sie, dass Wissen Macht ist. Und selbst wenn Sie kein Unternehmen besitzen, haben Sie diesen Satz sicher schon einmal gehört, oder? Nur wenige Dinge geben einem Unternehmen und seinem Team mehr Kraft als ein umfassender Pool organisierter und gut strukturierter Informationen. Wenn diese Informationen online verfügbar sind, spricht man in der Regel von einer Wissensdatenbank – ein Tool, das es Ihrem Team oder Ihren Kunden ermöglicht, die benötigten Informationen genau dann abzurufen, wenn sie sie brauchen.

In diesem Blogbeitrag erklären wir Ihnen, was eine KB-Software (kurz für Knowledge Base) ist und wie Ihr Unternehmen von ihrer Implementierung profitieren kann. Außerdem erfahren Sie, worauf Sie bei einem solchen Tool achten sollten, und erhalten eine Liste der besten KB-Softwareplattformen, die verfügbar sind.

Was ist eine Wissensdatenbank-Software?

Eine Wissensdatenbank-Software ist eine Anwendung, die Unternehmen dabei hilft, Informationen online zu erstellen, zu verwalten und gemeinsam zu nutzen, sei es intern oder extern. Wissensdatenbank-Softwareanwendungen bieten in der Regel Funktionen wie Dokumenten management, Such- und Zusammenarbeitstools. Darüber hinaus bietet diese Art von Software manchmal auch andere relevante Geschäftsanwendungen an oder ist in diese integriert, z. B. Live-Chat für den Kundensupport, gemeinsamer Posteingang für Supportmitarbeiter, Ticketingsysteme, Customer Relationship Management (CRM) und Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme.

Stellen Sie sich eine Wissensdatenbank als das Gehirn der Eltern vor. Eine Wissensdatenbank ist für ein Unternehmen das, was das Gehirn der Eltern für eine Familie ist. Die Eltern wissen, wo alles ist, wann alles gekauft wurde, wie die Namen der Lehrer und Klassenkameraden der Kinder lauten, wie der Stundenplan der Kinder aussieht usw. Danke, Eltern!

Aber Spaß beiseite: Mit der Software für den Kundensupport, die für Online-Unternehmen immer wichtiger wird, können Unternehmen ihr Wissen und ihre Informationen jetzt auf verschiedene Weise verwalten und speichern, so dass sie vielseitig einsetzbar und für die Benutzer zugänglich sind. Und genau aus diesem Grund ist Wissensmanagement-Software in den letzten Jahren so beliebt geworden, denn sie bietet Geschäftsinhabern und Teammitgliedern eine Reihe von entscheidenden Vorteilen gegenüber herkömmlichen Methoden der Informationsspeicherung.

Da es eine Vielzahl von Plattformen mit unterschiedlichen Schwerpunkten, Vorteilen und Nachteilen gibt, ist es wichtig, die richtige für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens auszuwählen. Lesen Sie weiter, um mehr über Wissensmanagementplattformen zu erfahren und wie Sie die richtige für Ihr Unternehmen auswählen können.

Arten von Wissensdatenbank-Software

Es gibt verschiedene Arten von Wissensdatenbanken, je nachdem, wie sie genutzt und implementiert werden. Es gibt Help Center, Unternehmens-Wikis, Informations-Hubs, zweite Gehirne, SOP-Repositorien und so weiter. Wenn es jedoch um KBs für Unternehmen, Teammitglieder und Benutzer/Kunden geht, werden sie in der Regel in externe und interne Wissenszentren unterteilt.

Externe Wissensdatenbank

Ein externes oder öffentliches Unternehmensinformationszentrum, auch Selbstbedienungs-Wissensdatenbank genannt, ist eine Plattform, die von einem Unternehmen erstellt wird und für seine Kunden, Benutzer oder potenziellen Kunden öffentlich zugänglich ist.

Wie der Name schon vermuten lässt, ist diese Art von Plattform so aufgebaut, dass Kunden oder Benutzer die Informationen finden können, die sie zur Lösung eines bestimmten Problems oder einer Anfrage benötigen, ohne sich direkt an den Kundendienst wenden zu müssen. Dies trägt dazu bei, unnötige E-Mails und Anrufe an den Kundendienst zu vermeiden, und kann die Kundenerfahrung und -bindung auf effektive Weise verbessern.

Interne Wissensdatenbank

Eine interne Wissensdatenbank ist eine Zusammenstellung strukturierter Informationen, die nur den Mitarbeitern eines Unternehmens zur Verfügung steht, d. h. intern, manchmal als Teil eines Unternehmensintranets. Die Gründe für die Einrichtung einer internen Wissensdatenbank können sehr vielfältig sein: Verbesserung des Onboarding von Mitarbeitern, Zentralisierung von SOPs für Geschäftsprozesse, schnellere Beantwortung von Kundenanfragen und Verfolgung von Aktualisierungen. Sie kann auch die Teamkoordination innerhalb eines Unternehmens fördern, da verschiedene Abteilungen bewährte Verfahren austauschen oder von den Erfahrungen der anderen lernen können.

Die wichtigsten Vorteile einer Wissensdatenbank

Informationen zentralisieren

Die Zeiten, in denen Dokumente und PDFs per E-Mail im Büro herumgereicht wurden, sind längst vorbei – oder sollten es zumindest sein! In der heutigen Geschäftswelt ist das Wissensmanagement von entscheidender Bedeutung, und Knowledge-Hub-Softwareplattformen bieten einen zentralen Ort für den Austausch und den Zugriff auf Informationen.

Diese Art von Plattform macht es für alle Mitarbeiter eines Unternehmens (oder auch außerhalb!) einfacher, die benötigten Informationen zu finden, wann immer sie sie brauchen, ohne sie offline als Word- oder PDF-Dokumente speichern zu müssen, die leicht verloren gehen und nur schwer auf dem neuesten Stand gehalten werden können.

Verbessern Sie die Kundenerfahrung und -bindung

Durch die Erstellung wertvoller und informativer Artikel geben Sie Ihren Kunden das Gefühl, dass sich Ihr Unternehmen um sie kümmert (denn das tun Sie!) und dass sie einen echten Gegenwert für ihr Geld erhalten (was ja auch der Fall ist, oder?).

Wenn Sie mit Hilfe einer Wissensdatenbank-Softwareplattform regelmäßig hilfreiche Tipps und Unterstützung anbieten, fühlt sich jeder Kunde willkommen und umsorgt – etwas, das ihn Ihrem Unternehmen sicher treu bleiben lässt!

Außerdem bilden Sie Ihre Kunden weiter, wenn Sie tolle Selbstbedienungsressourcen bereitstellen, was zu einer reibungsloseren Erfahrung im Umgang mit Ihren Produkten oder Dienstleistungen führt.

Sparen Sie Zeit und Geld

Die Kunden-Selbstbedienung ist eine der besten Möglichkeiten für Unternehmen, die Kundenzufriedenheit zu verbessern, aber sie spart auch viel Zeit für den Support und damit auch finanzielle Mittel.

Indem Sie Ihren Kunden die Möglichkeit geben, genau dann auf die benötigten Informationen zuzugreifen, wenn sie sie brauchen, kann Ihr Unternehmen wertvolle Ressourcen freisetzen, die besser für andere Dinge verwendet werden könnten (wie Paintball-Tage und Tacos für das Team!).

Verbessern Sie die Teameffizienz

Effiziente Teamkommunikation ist zwar in jedem Unternehmen wichtig, aber je weniger Zeit für die Kommunikation aufgewendet werden muss, desto besser. Wir sind sicher, dass alle Introvertierten da draußen zustimmen werden, oder? Aber im Ernst: Je weniger Zeit wir in Besprechungen, beim Schreiben interner E-Mails, beim Chatten usw. verbringen, desto mehr Zeit können wir für den Verkauf unserer Produkte oder die erfolgreiche Erbringung unserer Dienstleistungen aufwenden.

Interne Silos verbinden

Der Begriff “Silos” in einem Unternehmen bezieht sich auf die Trennung oder Gruppierung von Mitarbeitern, in der Regel nach Abteilungen oder Teams, aufgrund ihrer Fähigkeiten oder ihrer Rolle innerhalb eines Unternehmens. Obwohl diese Trennung logisch erscheint, kann sie manchmal den freien Wissensfluss zwischen den Abteilungen verhindern, was zu Ineffizienz und verpassten Chancen führen kann.

Durch den Einsatz einer Wissensdatenbank-Software kann ein Unternehmen diese internen Barrieren zwischen den Abteilungen abbauen, und die Teams können effizienter arbeiten und sich gegenseitig besser unterstützen, um gemeinsame Ziele zu erreichen.

Unternehmenswissen bewahren

Fähigkeiten sind für bestimmte Rollen spezifisch und fast nicht übertragbar – wir sind hier nicht in der Matrix – aber Wissen muss das nicht sein. Sie können sich das Fachwissen Ihrer Mitarbeiter zunutze machen, indem Sie eine detaillierte Informationsdrehscheibe mit Dokumentationen und informativen Artikeln erstellen. Dies ist äußerst wichtig, damit Ihr Unternehmen nicht den Zugang zu wertvollem und unverzichtbarem Mitarbeiter-Know-how verliert. Auf diese Weise wächst das zweite Gehirn Ihres Unternehmens mit der Zeit und damit auch seine Erfolgschancen.

15 Gründe für Wissensdatenbank-Software

Wenn Sie sich als Unternehmenseigentümer immer noch fragen, warum Sie ein Wissenszentrum benötigen, finden Sie hier unsere 15 wichtigsten Gründe, warum Sie unbedingt eine dieser Plattformen in Ihrem Unternehmen einsetzen sollten:

• Sie erleichtert die Zusammenarbeit im Team, indem sie es internen Benutzern ermöglicht, gleichzeitig an denselben oder an verschiedenen Dokumenten zu arbeiten.
• Sie steigert die Produktivität des Unternehmens, da die Mitarbeiter nach der Erstellung der Support-Dokumente einfach in den Artikeln nachschlagen können, um die für ihre Arbeit benötigten Informationen zu finden.
• Es verbessert die Kundenzufriedenheit dank der hilfreichen Artikel. Die Kunden können bequem Antworten auf ihre Fragen und Lösungen für ihre Probleme finden.
• Supportanfragen und -kosten werden reduziert, da die Kunden die Lösungen für ihre Probleme finden können. Sie haben nicht mehr das Bedürfnis, Ihre Support-Mitarbeiter mit den häufigsten Fragen zu belästigen. Selbstbedienung als Gewinn!
• Es erleichtert die Skalierung Ihres Supports. Ihr Support-Service kann neue Mitarbeiter effektiver schulen, so dass Ihr Team leichter wachsen kann.
• Neue Mitarbeiter lassen sich leichter einarbeiten. Durch die Schaffung einer zentralen Anlaufstelle für unternehmensinterne Unterlagen können neue Mitarbeiter (unabhängig von der Abteilung) leichter geschult werden und die benötigte Hilfe finden, ohne ihre Kollegen zu belästigen.
• Es fördert das Image und die Wahrnehmung Ihres Unternehmens. Ein starkes und informatives Zentrum kann Ihrem Unternehmen ein stärkeres Ansehen verleihen und es von der Konkurrenz im gleichen Bereich abheben.
• Es kann ein großartiger Verbündeter für Ihre SEO-Inhaltsstrategie sein. Indexierbare Support-Artikel können eine große Quelle für organischen Traffic sein, sowohl für Marken- als auch für Nicht-Marken-Suchbegriffe.
• Sie geben den Nutzern die Möglichkeit, Ihnen direktes Feedback zu geben. Wenn Sie eine Lösung mit einer Benutzer-Feedback-Funktion verwenden, können Sie erfahren, wie Ihre KB-Besucher über Ihre Support-Artikel denken, was besonders nützlich ist, um blinde Flecken und Wissenslücken in Ihren Dienstleistungen und Produkten sowie in Ihrer Dokumentation zu finden.
• Es ermöglicht Ihnen, Support in mehreren Sprachen anzubieten, was Ihnen hilft, international zu wachsen und die Bedürfnisse von Benutzern auf der ganzen Welt zu erfüllen.
• Es kann Ihnen helfen, eine Community rund um Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung aufzubauen. Einige Lösungen bieten forumähnliche Plattformen, auf denen Besucher Fragen stellen und beantworten können, um miteinander zu interagieren.
• Es hilft Ihnen, das Wissen Ihres Unternehmens zu organisieren und im Auge zu behalten. Durch ein aktualisiertes Informationszentrum verlieren Sie das Wachstum und den Wissensfortschritt Ihres Unternehmens nicht aus den Augen.
• Es versorgt Ihr Team mit wertvollen Nutzungsdaten und verwertbaren Erkenntnissen. Die Nutzungsanalyse hilft Ihrem Team, Informationslücken und neue Möglichkeiten zur Erstellung wertvoller Inhalte für Ihre Kunden zu erkennen.
• Es bietet Ihrem Unternehmen eine einfache Möglichkeit, wertvolle Informationen zu erstellen, zu verwalten und zwischen Teammitgliedern und Abteilungen sowie mit Ihren Kunden zu teilen.
• Sie können einen Knotenpunkt mit durchsuchbaren Artikeln erstellen, der alle häufig gestellten Fragen (FAQs) Ihres Unternehmens, Produktinformationen und alles, was Sie sonst noch brauchen, enthält!

Ist das nicht mehr als genug, um diese Art von Plattform sofort zu nutzen?

Richtige Wissensdatenbank-Software wählen

Es gibt viele Plattformen zur Auswahl, und es kann schwierig sein zu entscheiden, welche die richtige für Sie, Ihr Team und Ihr Unternehmen ist. Mit ein wenig Recherche und Verständnis für Ihre Bedürfnisse, Ziele und Ihr Budget können Sie jedoch leicht die beste Plattform für Ihr Unternehmen finden. Hier eine kleine Hilfestellung von uns: die wichtigsten Faktoren, die Sie bei der Auswahl einer Wissensdatenbank-Software berücksichtigen sollten.

Ihr Budget

Wie wir später in diesem Artikel sehen werden, reichen die Preise für KB-Software von extrem erschwinglich bis hin zu“Ich würde lieber in Support-E-Mails ertrinken, als diesen Betragzu zahlen ” Wenn Sie also genau wissen, wie viel Sie bereit (oder in der Lage) sind, auszugeben, ist das wahrscheinlich der klügste erste Schritt bei der Auswahl der richtigen Information-Center-Software für Ihr Unternehmen. Andernfalls könnten Sie einen großen Schrecken bekommen, wenn Sie die Preisschilder einiger kostenpflichtiger Plattformen zu Gesicht bekommen.

Nur eine Wissensdatenbank?

Viele KB-Software ermöglicht heutzutage viel mehr als nur die Erstellung und Verwaltung von Informationszentren. Daher müssen Sie zunächst die folgenden Punkte klären:

• Muss Ihr Team intern über einen Chat kommunizieren können?
• Brauchen Sie Live-Chat-Unterstützung?
• Brauchen Sie ein CRM als Teil Ihrer KB-Lösung?
• Muss es ein White Label sein?
• Brauchen Sie E-Mail-Benachrichtigungen?
• Braucht Ihr Support-Team Projektmanagement-Funktionen auf derselben Plattform?
• Und so weiter.

Suchfeld und Nutzungsanalyse

Zweifellos ist ein Suchfeld ein wesentlicher Bestandteil jedes digitalen Informationszentrums. Eine interne Suchmaschine hilft den Nutzern, schnell und einfach das zu finden, was sie suchen. Deshalb ist diese Funktion besonders wichtig, wenn Sie eine externe Wissensdatenbank für Ihre Kunden oder Website-Besucher erstellen.

Neben der Suchfunktion bieten einige KB-Plattformen auch Nutzungsdaten wie Suchanfragen. Dies kann Ihnen verwertbare Erkenntnisse liefern, um weitere Artikel zu ändern oder zu erstellen, die besser auf die Fragen Ihrer Kunden zugeschnitten sind.

Benutzerfreundlichkeit

Die Benutzerfreundlichkeit der Software ist ausschlaggebend für den Erfolg bei der Implementierung und Einführung eines Knowledge Centers. Sie möchten nicht Hunderte von Dollar für eine interne KB ausgeben, nur um dann festzustellen, dass Ihr Team Word-Dokumente und PDFs verwendet, weil es Schwierigkeiten hat, die gewählte Software zu bedienen. Wir haben das schon erlebt… Stellen Sie sich außerdem vor, dass Sie bei Ihren Kunden Frustration auslösen, nur weil sie sich in Ihrer Dokumentation nicht zurechtfinden. Das wäre eine Katastrophe!

Gehostet vs. Selbstgehostet

Ein selbst gehostetes Wissenszentrum kann eine großartige Lösung für Unternehmen sein, die die volle Kontrolle darüber haben wollen. Selbst gehostete Lösungen wie ein WordPress-Hilfecenter-Plugin sind in der Regel erschwinglich, haben aber auch einige Nachteile, z. B. dass Sie die Website selbst verwalten und aktualisieren müssen.

Gehostete Lösungen, d. h. Plattformen, die das Hosting und die Software für Sie übernehmen, sind dagegen bequemer, wenn Sie sich die Kosten leisten können und es Ihnen nichts ausmacht, dass Ihre Inhalte auf den Servern eines anderen Unternehmens gehostet werden.

EXPERTEN SAGEN

“Es hängt alles davon ab, wie viel Wissen geschützt werden muss, wie viele Personen darauf zugreifen müssen und wie sensibel diese Informationen sind. Für ein internationales Team mit Hunderten von Mitarbeitern, die zufällig mit Finanzdaten von Kunden zu tun haben, sind die Anforderungen ganz anders als für ein kleines Team, das einen Blog veröffentlicht und nur eine Tabelle mit den Kontaktdaten seiner Quellen oder freiberuflichen Autoren führt.

Je komplexer Sie werden, desto besser ist es, eine Wissensdatenbank-Software zu verwenden oder ein Tool intern zu entwickeln und es auf Ihren eigenen Servern zu hosten, wenn das möglich ist. Nach meinen Recherchen würden die meisten Unternehmen ein Tool kaufen, das über eine Art Sicherheitszertifizierung wie SOC verfügt.

Jede Art von Datenspeicher ist besser, als immer wieder Kollegen nach bestimmten Informationen oder Dokumenten fragen zu müssen.“

Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen

Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen sind zwei Schlagworte in der heutigen SaaS-Welt, die manchmal keine wirkliche Bedeutung haben. Wenn es jedoch um Knowledge-Center-Plattformen geht, können maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz Ihrem Unternehmen helfen, eine bessere Kundenerfahrung zu bieten und einige Ihrer Geschäftsprozesse zu rationalisieren. Allerdings ist dies natürlich mit Kosten verbunden, die sich für viele kleine und mittlere Unternehmen wahrscheinlich nicht lohnen.

Flexibilität und Skalierbarkeit

Flexibilität ist bei jeder Software, für die Sie sich entscheiden, wichtig, denn Sie wissen nie, wie Ihr Unternehmen im Laufe der Zeit wachsen oder sich verändern wird. Sie beginnen vielleicht mit einem kleinen Team von Mitarbeitern, aber wenn Ihr Unternehmen wächst, müssen Sie vielleicht mehr Benutzer hinzufügen oder die Art und Weise, wie Ihre Wissensdatenbank organisiert ist, ändern. Eine flexible Wissensdatenbank-Plattform kann diese Änderungen problemlos berücksichtigen.

Anpassung

Die Anpassung ist auch deshalb wichtig, weil Sie damit Ihre Wissensdatenbank an Ihre speziellen Bedürfnisse anpassen können. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise verschiedene Produkte oder Dienstleistungen anbietet oder sogar unter verschiedenen Marken tätig ist, sollten Sie für jede einzelne Wissensdatenbank einen eigenen Bereich einrichten, damit Sie für jede Wissensdatenbank ein anderes Aussehen und eine andere Struktur haben.

Ist SEO wichtig für Ihr Unternehmen?

Wenn Sie eine externe Wissensdatenbank erstellen, möchten Sie sie wahrscheinlich nutzen, um Ihren organischen Traffic zu erhöhen. Warum nutzen Sie Ihre Inhalte nicht, um mehr Besucher auf organischem Wege anzuziehen? Wenn dieser Punkt für Sie wichtig ist, wählen Sie eine Lösung, die zumindest grundlegende SEO-Einstellungen bietet, die es Ihren Support-Artikeln leicht machen, in Suchmaschinen zu ranken.

Wer profitiert von Wissensdatenbank-Software?

Unternehmen aller Art können von Wissensdatenbank-Softwareplattformen profitieren. Sie erleichtern das Erstellen, Verwalten und Auffinden von Informationen, die Sie oder Ihre Kunden benötigen. Hier sind einige Beispiele für Plattformen oder Unternehmen, die von der Verwendung einer Wissens- oder Informationsplattform profitieren können:

• SaaS-Unternehmen: Canva hat ein Help Center für seine Millionen monatlicher Nutzer. Können Sie sich vorstellen, wie viele Tausende von Supportkontakten durch diese Hilfeartikel vermieden werden?
• Einzelhandelsplattformen: AppSumo hat ein Hilfezentrum für Käufer, die Fragen zu ihren Einkäufen, Konten usw. haben. Auch Amazon verfügt über zahlreiche Hilfezentren für verschiedene Zwecke, die jedoch nur zugänglich sind, wenn man eingeloggt ist.
• Lokale und nationale Behörden: Offizielle Regierungsbehörden haben ebenfalls Informationszentren für ihre Bürger, wie z. B. die Stadt New York und ihre NYC Business-Plattform.
• Großunternehmen und KMUs: Auch kleine und mittlere Unternehmen mit oder ohne starke Online-Präsenz können von KBs profitieren, entweder extern (für Kunden) oder intern (für Teams). Wenn es die Arbeit einfacher oder effizienter macht, warum sollte man es nicht einführen?

Top 10 Wissensdatenbank-Software

Wir haben bereits über die Vorteile von Wissensdatenbanken gesprochen und über die Dinge, die Sie bei der Auswahl der richtigen Software für die Erstellung einer Wissensdatenbank beachten müssen. Jetzt ist es an der Zeit, unsere sorgfältig zusammengestellte Liste von Wissensdatenbank-Softwareplattformen zu studieren. Wir sind sicher, dass eine dieser Plattformen Sie, Ihr Team und Ihre Kunden sehr glücklich machen wird.

FuseBase (ehemals Nimbus)

Am besten geeignet für: Interne Dokumentation, Inhaltserstellung und Teamzusammenarbeit

Preis ab: $99/Monat

FuseBase (ehemals Nimbus) bieten Nutzern eine leistungsstarke Lösung, um eine Informationsdrehscheibe für Ihr Team zu schaffen. FuseBase macht es einfach, jede Art von Artikel zu erstellen, dank des leistungsstarken Editors und der umfangreichen Einbettungsfunktion. Ob für externe oder interne Zwecke, von Blog-Posts bis zu SOPs oder Firmen-Wikis, FuseBase eignet sich für alle Arten von Content-Management-Bemühungen. Ein Beispiel für eine kundenorientierte KB und Help-Center-Artikel können Sie hier sehen.

Vorteile

• Erschwinglicher Preis.
• White-Label-Lösung.
• Kundenportal.
• Leistungsstarker Editor.
• Funktionen zur Projektverwaltung.
• Einfache Freigabe.
• Einfache interne Zusammenarbeit.
• Interne Chat-Lösung.
• Unterstützt Markierungen.
• Verschachtelte Ordner und Unterordner.
• Umfangreiche Einbettungsfunktionen und Integrationen.
• Funktioniert offline (native Apps) und online (Web-App).
• Screenshots und Videoaufnahmen.
• Scannen von Dokumenten.
• OCR-Funktionalität für Bilder.
• Chrome-Erweiterung.

Nachteile

• Ordner und Notizen können nicht manuell neu geordnet werden.
• Keine SEO-Einstellungen wie Meta-Titel, Beschreibung oder freundliche URLs.
• Keine Suchfunktion für die kundenseitige Wissensdatenbank.

Notion

Am besten geeignet für: Interne Dokumentation und Teamzusammenarbeit

Startpreis: $8/Monat/Nutzer (Einzelpersonen) oder $8/Monat/Nutzer (Teams)

Notion ist eine Softwareplattform für die Erstellung von Inhalten und die Verwaltung von Projekten. Sie ist bei Teams jeder Größe beliebt, um Inhalte zu erstellen, zu verwalten und freizugeben sowie um verschiedene Projekte zu verwalten. Die leistungsstarken Datenbanken und die flexible Organisation von Inhalten machen es zu einem guten Werkzeug für die Erstellung von Wissensdatenbanken, auch wenn es sich aufgrund der fehlenden benutzerdefinierten Domänen- und White-Label-Funktionen weniger für kundenorientierte Lösungen eignet.

Vorteile

• Relationale Datenbanken.
• Unterstützt Markdown.
• Unbegrenzter Speicherplatz.
• Einfache Freigabe.
• Flexible Inhaltsverwaltungsfunktionen.
• Einfache interne Zusammenarbeit.
• Verschachtelte Seiten und Datenbanken.
• Große Auswahl an Inhaltsblöcken.
• Chrome-Erweiterung.

Nachteile

• Kann nicht offline arbeiten.
• Keine eigene Domain.
• Kein weißes Etikett.
• Kein Kundenportal.
• Lernkurve.
• Es kann überwältigend sein.

HelpScout

Am besten geeignet für: Externe Dokumentation und Kundensupport

Startpreis: $20/Monat/Nutzer

HelpScout ist eine Plattform für Supportlösungen mit drei Kernfunktionen: Wissensdatenbank, gemeinsamer E-Mail-Eingang und Beacon-Widget. Es gibt Geschäftsinhabern die Werkzeuge, um ihren Kunden sowohl per E-Mail als auch über ein Live-Chat-Widget, das auf jeder Website platziert werden kann, Unterstützung zu bieten. Mit der Wissensdatenbank, die über ein integriertes Suchfeld verfügt, können Sie informative Artikel erstellen, um die Zahl der Support-Tickets zu verringern und den Nutzern Antworten auf ihre häufigsten Fragen zu geben.

Vorteile

• Budgetfreundlich.
• Mailbox-Verwaltung.
• Benutzerdefinierte Suchmaschine.
• Live-Chat-Widget für Websites.
• In-App-Nachrichten.
• Automatisierte Arbeitsabläufe.
• Analysen und Berichte.
• Kunden-Feedback.

Nachteile

• Nur zwei Tiefenebenen für die Organisation von Inhalten.
• Wenige Anpassungsmöglichkeiten.
• Schwache Spam-Filter.
• Fehlerhafte Dokument-Editoren

ZenDesk

Am besten geeignet für: Externes Help Center, Kundensupport und Vertrieb

Einstiegspreis: 49 $/Benutzer/Monat

Zendesk ist eine etablierte Support-Plattform mit allen Tools, die ein mittleres oder großes Unternehmen zur Unterstützung seiner Kunden und Website-Besucher benötigt. Unter den zahlreichen Kernfunktionen ist vor allem die leistungsstarke Wissensdatenbank hervorzuheben. Zendesk ist eine der beliebtesten Support-Lösungen auf dem Markt, aber wenn Sie hauptsächlich eine Wissensdatenbank-Lösung benötigen, ist diese sowohl teuer als auch überwältigend.

Vorteile

• Lokalisierung von Inhalten.
• Mailbox-Verwaltung.
• Benutzerdefinierte Suchmaschine.
• Live-Chat-Widget für Websites.
• Analysen und Berichte.
• Grundlegende SEO-Einstellungen.
• Selbstbedienungsportal.
• Kunden-Feedback.
• Maschinenlernende Bots und Suche.
• Gemeinschaftsforen.

Nachteile

• Teure Lösung für kleine Unternehmen oder Freiberufler.
• Hohe Lernkurve.
• Überwältigend mit zu vielen Funktionen.
• Einseitige Synchronisierung mit Plattformen wie dem HubSpot-Dienst.
• Kunden beschweren sich über mangelnden Support.

Slab

Am besten geeignet für: Interne und externe Dokumentation

Startpreis:$6,67/Monat/Nutzer

Slab ist eine Plattform zur Erstellung und Verwaltung von Inhalten, mit der Sie Wissen für Ihr gesamtes Unternehmen erstellen und organisieren können. Es ist eine einfache Lösung für jede Organisation, um eine ansprechende Informationsdrehscheibe mit einer einfachen Seitenleiste zu erstellen, über die verschiedene Abschnitte zugänglich sind.

Vorteile

• Erschwingliche Lösung.
• Einfache Verwaltung des Inhalts der Wissensdatenbank.
• Benutzerdefinierte Domain (Top-Plan).
• Analyse der Nutzung.
• Versionsgeschichte.
• Durchsuchbare Informationshubs.
• Integrationen mit beliebten Anwendungen.

Nachteile

• Begrenzter Speicherplatz.
• Wenige Anpassungsmöglichkeiten.
• Keine SEO-Einstellungen.

Archbee

Am besten geeignet für: Interne und externe Softwaredokumentation und Zusammenarbeit

Startpreis: $30/Monat (5 Benutzer)

Archbee ist eine Dokumentationsplattform, die sich am besten zum Sammeln und Präsentieren von Software-Wissen eignet. Mit Archbee können Sie Ihre Dokumentation in verschiedene Bereiche (öffentlich oder privat) aufteilen. Jeder Bereich kann alles enthalten, was Ihr Team oder Ihre Kunden benötigen: Benutzerhandbücher, öffentliche oder private Portale, API-Dokumente, kontextbezogene In-App-Dokumentation usw.

Vorteile

• Benutzerdefinierte Domains mit SSL-Zertifikat.
• Drag-and-Drop-Organisation von Bereichen und Dokumenten.
• Unendliche Dokumentenhistorie.
• Leistungsstarke Suchfunktion.
• Dokument-Statistiken.
• Kollaborationsfunktionen.
• SEO-Einstellungen.
• Benutzerdefiniertes CSS und JavaScript.

Nachteile

• Etwas teure Lösung für Freiberufler.
• Kein kostenloser Plan.
• Kann nicht offline arbeiten.
• Begrenzung auf 300 Dokumente pro Platz (nicht öffentlich bekannt gegeben!).
• Wenige Anpassungsmöglichkeiten für Nicht-Techniker.
• Begrenzter Speicherplatz.

GitBook

Am besten geeignet für: Interne und externe Softwaredokumentation und Zusammenarbeit

Einstiegspreis: 6,70 $/Monat/Nutzer

GitBook ist ein einfach zu bedienendes Dokumentationswerkzeug, mit dem Teams alles beschreiben können, von Produkten über APIs bis hin zu internen Artikeln. Sein Ziel ist es, die Planung, Zentralisierung und den Austausch von technischem Wissen sowohl intern (zwischen Teammitgliedern) als auch extern (mit Benutzern und Kunden) zu erleichtern.

Vorteile

• Benutzerdefinierte Domäne sogar beim kostenlosen Plan (individuell).
• Erschwingliche Dokumentationslösung.
• Einfache Drag-and-Drop-Organisation.
• Feedback zum Inhalt (Pro- und Enterprise-Tarif).
• Einblicke und Analysen (Pro- und Enterprise-Tarif).

Nachteile

• Das Gitbook-Branding kann nicht entfernt werden.
• Wenige Anpassungsoptionen.
• Undefinierte Speichergrenzen für Dateien.

Intercom

Am besten geeignet für: Kundensupport, Hilfeartikel und Dokumentation

Einstiegspreis: $74/Monat

Intercom ist eine Allround-Kundensupport-Plattform mit Support-Funktionen auf der ganzen Linie. Mit seinem Live-Chat, der Ticketing-Lösung, den Support-Artikeln und anderen Kernfunktionen ist Intercom der heilige Gral der Kundensupport-Plattformen. Aufgrund seines hohen Preises ist es jedoch für die meisten KMUs unerreichbar oder einfach nicht lohnenswert, insbesondere wenn Sie nur eine Wissensdatenbanklösung suchen.

Vorteile

• Live-Chat-Widget.
• Hilfeartikel (AKA Wissensdatenbanken).
• Verwaltung der Arbeitsbelastung der Mitarbeiter.
• Konversations-Bots.
• Kunden-Feedback.
• Mehrsprachige Artikel.
• Benutzerdefinierter Bereich.
• Umsetzbare Analysen und Einblicke.

Nachteile

• Kein kostenloser Plan.
• Es kann überwältigend wirken.
• Extrem teuer für jedes kleine bis mittlere Unternehmen.
• Viele Funktionen werden als kostenpflichtige Add-ons verkauft.
• Schwierigkeiten bei der Migration zu anderen Lösungen.
• Einige Kunden beschweren sich über die langsamen Antworten auf Support-Anfragen.

HelpCrunch

Am besten geeignet für: Kundensupport und externe Hilfeartikel

Startpreis: $12/Monat/Benutzer

HelpCrunch ist eine Kundenunterstützungsplattform, die Unternehmen die Werkzeuge bietet, um Kunden und Website-Besuchern Unterstützung zu bieten. Mit seinem Live-Chat-Widget, seiner Helpdesk-Lösung und seinem Wissensdatenbank-Tool positioniert sich HelpCrunch als eine der vollständigsten und günstigsten Alternativen zu Intercom oder Zendesk.

Vorteile

• Erschwingliche Lösung für SMBs.
• Leicht zu strukturierende Dokumentation.
• SEO-Einrichtungsfunktionen.
• Verwertbare Einblicke und Metriken.
• Benutzerdefinierte Domäne.
• Live-Chat und Selbstbedienungs-Widget.
• Mehrsprachige Wissensdatenbank.
• Intelligente Suchfunktion.

Nachteile

• Keine Desktop-Anwendung.
• Nicht für große Unternehmen geeignet.
• HelpCrunch-Branding auf dem niedrigsten bezahlten Plan.

Heldenhafte KB

Am besten geeignet für: Externe Dokumentationszentrale

Startpreis: $149 (einmalig oder jährlich)

Heroic KB ist ein leistungsstarkes WordPress-Plugin, mit dem Sie ein vollwertiges, selbstgehostetes Wissenszentrum erstellen können. Mit sofortiger Suche, Artikelanalyse, Benutzerfeedback, E-Mail-Berichten und vielem mehr bietet Heroic Knowledge Base Ihren Website-Besuchern eine kuratierte Wissensdatenbank.

Vorteile

• WordPress-ähnliche Flexibilität.
• Eingebaute Inhaltsverzeichnisse.
• Benutzerbasierte Inhaltsbeschränkung.
• Benutzerfreundliches Erlebnis für Besucher.
• Großartige anpassbare Designs.
• Live-Suchvorschläge.
• Website-Widget für sofortige Antworten.
• Analyse der Suche.

Nachteile

• Es handelt sich nicht um eine eigenständige Knowledge-Center-Lösung, da sie von WordPress abhängig ist.
• Keine kostenlose Testversion.
• Der Preis liegt über dem Durchschnitt für ein WordPress-Plugin.
• Für die grundlegende Einrichtung sind technische Kenntnisse erforderlich.
• Support und Updates für ein Jahr. Danach müssen Sie die Lizenz erneuern.
• Sie sind für die Wartung und Updates verantwortlich.
• Sie müssen für das Hosting separat bezahlen.

Zusammenfassende Betrachtung

Als Unternehmer und Inhaber einer Website ist eine Wissensdatenbank-Software für die effiziente Verwaltung Ihres Unternehmens unerlässlich. Mit der richtigen Knowledge-Center- oder KB-Software können Sie alle wertvollen Informationen Ihres Unternehmens, ob intern oder extern, an einem Ort speichern und den Teammitgliedern und Benutzern den Zugriff darauf erleichtern, wann immer sie ihn brauchen. Dies kann für jedes Unternehmen ein wertvoller Vorteil sein, da es die Effizienz und die Zusammenarbeit verbessert und Supportanfragen und Kosten reduziert. Indem es den Zugang zu Informationen erleichtert, kann ein Wissenszentrum Ihren Teammitgliedern und Ihrem Unternehmen zu Wachstum und Erfolg verhelfen.

Erfahren Sie hier, wie FuseBase Ihnen helfen kann, eine perfekte Wissensdatenbank aufzubauen.

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