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  • Jan 9, 2023
  • 23 Min

Die 10 besten Wissensdatenbank-Softwareplattformen im Jahr 2023

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Als Geschäftsinhaber wissen Sie, dass Wissen Macht ist. Und selbst wenn Sie kein Unternehmen besitzen, haben Sie diesen Satz sicher schon einmal gehört, oder? Nur wenige Dinge geben einem Unternehmen und seinem Team mehr Kraft als ein umfassender Pool organisierter und gut strukturierter Informationen. Wenn diese Informationen online verfügbar sind, spricht man in der Regel von einer Wissensdatenbank – ein Tool, das es Ihrem Team oder Ihren Kunden ermöglicht, die benötigten Informationen genau dann abzurufen, wenn sie sie brauchen.

In diesem Blogbeitrag erklären wir Ihnen, was eine KB-Software (kurz für Knowledge Base) ist und wie Ihr Unternehmen von ihrer Implementierung profitieren kann. Außerdem erfahren Sie, worauf Sie bei einem solchen Tool achten sollten, und erhalten eine Liste der besten KB-Softwareplattformen, die im Jahr 2023 verfügbar sind.

Was ist eine Wissensdatenbank-Software?
Arten von Wissensdatenbank-Software
15 Gründe, warum Sie eine Wissensdatenbank-Software benötigen
Wie Sie die richtige Wissensdatenbank-Software auswählen
Die 10 besten Wissensdatenbank-Softwareplattformen für Ihr Unternehmen
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Zusammenfassende Betrachtung

Was ist eine Wissensdatenbank-Software?

Eine Wissensdatenbank-Software ist eine Anwendung, die Unternehmen dabei hilft, Informationen online zu erstellen, zu verwalten und gemeinsam zu nutzen, sei es intern oder extern. Wissensdatenbank-Softwareanwendungen bieten in der Regel Funktionen wie Dokumenten management, Such- und Zusammenarbeitstools. Darüber hinaus bietet diese Art von Software manchmal auch andere relevante Geschäftsanwendungen an oder ist in diese integriert, z. B. Live-Chat für den Kundensupport, gemeinsamer Posteingang für Supportmitarbeiter, Ticketingsysteme, Customer Relationship Management (CRM) und Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme.

Stellen Sie sich eine Wissensdatenbank als das Gehirn der Eltern vor. Eine Wissensdatenbank ist für ein Unternehmen das, was das Gehirn der Eltern für eine Familie ist. Die Eltern wissen, wo alles ist, wann alles gekauft wurde, wie die Namen der Lehrer und Klassenkameraden der Kinder lauten, wie der Stundenplan der Kinder aussieht usw. Danke, Eltern!

Aber Spaß beiseite: Mit der Software für den Kundensupport, die für Online-Unternehmen immer wichtiger wird, können Unternehmen ihr Wissen und ihre Informationen jetzt auf verschiedene Weise verwalten und speichern, so dass sie vielseitig einsetzbar und für die Benutzer zugänglich sind. Und genau aus diesem Grund ist Wissensmanagement-Software in den letzten Jahren so beliebt geworden, denn sie bietet Geschäftsinhabern und Teammitgliedern eine Reihe von entscheidenden Vorteilen gegenüber herkömmlichen Methoden der Informationsspeicherung.

Da es eine Vielzahl von Plattformen mit unterschiedlichen Schwerpunkten, Vorteilen und Nachteilen gibt, ist es wichtig, die richtige für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens auszuwählen. Lesen Sie weiter, um mehr über Wissensmanagementplattformen zu erfahren und wie Sie die richtige für Ihr Unternehmen auswählen können.

Arten von Wissensdatenbank-Software

Es gibt verschiedene Arten von Wissensdatenbanken, je nachdem, wie sie genutzt und implementiert werden. Es gibt Help Center, Unternehmens-Wikis, Informations-Hubs, zweite Gehirne, SOP-Repositorien und so weiter. Wenn es jedoch um KBs für Unternehmen, Teammitglieder und Benutzer/Kunden geht, werden sie in der Regel in externe und interne Wissenszentren unterteilt.

Externe Wissensdatenbank

Ein externes oder öffentliches Unternehmensinformationszentrum, auch Selbstbedienungs-Wissensdatenbank genannt, ist eine Plattform, die von einem Unternehmen erstellt wird und für seine Kunden, Benutzer oder potenziellen Kunden öffentlich zugänglich ist.

Wie der Name schon vermuten lässt, ist diese Art von Plattform so aufgebaut, dass Kunden oder Benutzer die Informationen finden können, die sie zur Lösung eines bestimmten Problems oder einer Anfrage benötigen, ohne sich direkt an den Kundendienst wenden zu müssen. Dies trägt dazu bei, unnötige E-Mails und Anrufe an den Kundendienst zu vermeiden, und kann die Kundenerfahrung und -bindung auf effektive Weise verbessern.

Interne Wissensdatenbank

Eine interne Wissensdatenbank ist eine Zusammenstellung strukturierter Informationen, die nur den Mitarbeitern eines Unternehmens zur Verfügung steht, d. h. intern, manchmal als Teil eines Unternehmensintranets. Die Gründe für die Einrichtung einer internen Wissensdatenbank können sehr vielfältig sein: Verbesserung des Onboarding von Mitarbeitern, Zentralisierung von SOPs für Geschäftsprozesse, schnellere Beantwortung von Kundenanfragen und Verfolgung von Aktualisierungen. Sie kann auch die Teamkoordination innerhalb eines Unternehmens fördern, da verschiedene Abteilungen bewährte Verfahren austauschen oder von den Erfahrungen der anderen lernen können.

Die wichtigsten Vorteile einer Wissensdatenbank

Informationen zentralisieren

Die Zeiten, in denen Dokumente und PDFs per E-Mail im Büro herumgereicht wurden, sind längst vorbei – oder sollten es zumindest sein! In der heutigen Geschäftswelt ist das Wissensmanagement von entscheidender Bedeutung, und Knowledge-Hub-Softwareplattformen bieten einen zentralen Ort für den Austausch und den Zugriff auf Informationen.

Diese Art von Plattform macht es für alle Mitarbeiter eines Unternehmens (oder auch außerhalb!) einfacher, die benötigten Informationen zu finden, wann immer sie sie brauchen, ohne sie offline als Word- oder PDF-Dokumente speichern zu müssen, die leicht verloren gehen und nur schwer auf dem neuesten Stand gehalten werden können.

Verbessern Sie die Kundenerfahrung und -bindung

Durch die Erstellung wertvoller und informativer Artikel geben Sie Ihren Kunden das Gefühl, dass sich Ihr Unternehmen um sie kümmert (denn das tun Sie!) und dass sie einen echten Gegenwert für ihr Geld erhalten (was ja auch der Fall ist, oder?).

Wenn Sie mit Hilfe einer Wissensdatenbank-Softwareplattform regelmäßig hilfreiche Tipps und Unterstützung anbieten, fühlt sich jeder Kunde willkommen und umsorgt – etwas, das ihn Ihrem Unternehmen sicher treu bleiben lässt!

Außerdem bilden Sie Ihre Kunden weiter, wenn Sie tolle Selbstbedienungsressourcen bereitstellen, was zu einer reibungsloseren Erfahrung im Umgang mit Ihren Produkten oder Dienstleistungen führt.

Sparen Sie Zeit und Geld

DieKunden-Selbstbedienung ist eine der besten Möglichkeiten für Unternehmen, die Kundenzufriedenheit zu verbessern, aber sie spart auch viel Zeit für den Support und damit auch finanzielle Mittel.

Indem Sie Ihren Kunden die Möglichkeit geben, genau dann auf die benötigten Informationen zuzugreifen, wenn sie sie brauchen, kann Ihr Unternehmen wertvolle Ressourcen freisetzen, die besser für andere Dinge verwendet werden könnten (wie Paintball-Tage und Tacos für das Team!).

Verbessern Sie die Teameffizienz

Effiziente Teamkommunikation ist zwar in jedem Unternehmen wichtig, aber je weniger Zeit für die Kommunikation aufgewendet werden muss, desto besser. Wir sind sicher, dass alle Introvertierten da draußen zustimmen werden, oder? Aber im Ernst: Je weniger Zeit wir in Besprechungen, beim Schreiben interner E-Mails, beim Chatten usw. verbringen, desto mehr Zeit können wir für den Verkauf unserer Produkte oder die erfolgreiche Erbringung unserer Dienstleistungen aufwenden.

Interne Silos verbinden

Der Begriff „Silos“ in einem Unternehmen bezieht sich auf die Trennung oder Gruppierung von Mitarbeitern, in der Regel nach Abteilungen oder Teams, aufgrund ihrer Fähigkeiten oder ihrer Rolle innerhalb eines Unternehmens. Obwohl diese Trennung logisch erscheint, kann sie manchmal den freien Wissensfluss zwischen den Abteilungen verhindern, was zu Ineffizienz und verpassten Chancen führen kann.

Durch den Einsatz einer Wissensdatenbank-Software kann ein Unternehmen diese internen Barrieren zwischen den Abteilungen abbauen, und die Teams können effizienter arbeiten und sich gegenseitig besser unterstützen, um gemeinsame Ziele zu erreichen.

Unternehmenswissen bewahren

Fähigkeiten sind für bestimmte Rollen spezifisch und fast nicht übertragbar – wir sind hier nicht in der Matrix – aber Wissen muss das nicht sein. Sie können sich das Fachwissen Ihrer Mitarbeiter zunutze machen, indem Sie eine detaillierte Informationsdrehscheibe mit Dokumentationen und informativen Artikeln erstellen. Dies ist äußerst wichtig, damit Ihr Unternehmen nicht den Zugang zu wertvollem und unverzichtbarem Mitarbeiter-Know-how verliert. Auf diese Weise wächst das zweite Gehirn Ihres Unternehmens mit der Zeit und damit auch seine Erfolgschancen.

15 Gründe, warum Sie eine Wissensdatenbank-Software brauchen

Wenn Sie sich als Unternehmenseigentümer immer noch fragen, warum Sie ein Wissenszentrum benötigen, finden Sie hier unsere 15 wichtigsten Gründe, warum Sie unbedingt eine dieser Plattformen in Ihrem Unternehmen einsetzen sollten:

  • Sie erleichtert die Zusammenarbeit im Team, indem sie es internen Benutzern ermöglicht, gleichzeitig an denselben oder an verschiedenen Dokumenten zu arbeiten.
  • Sie steigert die Produktivität des Unternehmens, da die Mitarbeiter nach der Erstellung der Support-Dokumente einfach in den Artikeln nachschlagen können, um die für ihre Arbeit benötigten Informationen zu finden.
  • Es verbessert die Kundenzufriedenheit dank der hilfreichen Artikel. Die Kunden können bequem Antworten auf ihre Fragen und Lösungen für ihre Probleme finden.
  • Supportanfragen und -kosten werden reduziert, da die Kunden die Lösungen für ihre Probleme finden können. Sie haben nicht mehr das Bedürfnis, Ihre Support-Mitarbeiter mit den häufigsten Fragen zu belästigen. Selbstbedienung als Gewinn!
  • Es erleichtert die Skalierung Ihres Supports. Ihr Support-Service kann neue Mitarbeiter effektiver schulen, so dass Ihr Team leichter wachsen kann.
  • Neue Mitarbeiter lassen sich leichter einarbeiten. Durch die Schaffung einer zentralen Anlaufstelle für unternehmensinterne Unterlagen können neue Mitarbeiter (unabhängig von der Abteilung) leichter geschult werden und die benötigte Hilfe finden, ohne ihre Kollegen zu belästigen.
  • Es fördert das Image und die Wahrnehmung Ihres Unternehmens. Ein starkes und informatives Zentrum kann Ihrem Unternehmen ein stärkeres Ansehen verleihen und es von der Konkurrenz im gleichen Bereich abheben.
  • Es kann ein großartiger Verbündeter für Ihre SEO-Inhaltsstrategie sein. Indexierbare Support-Artikel können eine große Quelle für organischen Traffic sein, sowohl für Marken- als auch für Nicht-Marken-Suchbegriffe.
  • Sie geben den Nutzern die Möglichkeit, Ihnen direktes Feedback zu geben. Wenn Sie eine Lösung mit einer Benutzer-Feedback-Funktion verwenden, können Sie erfahren, wie Ihre KB-Besucher über Ihre Support-Artikel denken, was besonders nützlich ist, um blinde Flecken und Wissenslücken in Ihren Dienstleistungen und Produkten sowie in Ihrer Dokumentation zu finden.
  • Es ermöglicht Ihnen, Support in mehreren Sprachen anzubieten, was Ihnen hilft, international zu wachsen und die Bedürfnisse von Benutzern auf der ganzen Welt zu erfüllen.
  • Es kann Ihnen helfen, eine Community rund um Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung aufzubauen. Einige Lösungen bieten forumähnliche Plattformen, auf denen Besucher Fragen stellen und beantworten können, um miteinander zu interagieren.
  • Es hilft Ihnen, das Wissen Ihres Unternehmens zu organisieren und im Auge zu behalten. Durch ein aktualisiertes Informationszentrum verlieren Sie das Wachstum und den Wissensfortschritt Ihres Unternehmens nicht aus den Augen.
  • Es versorgt Ihr Team mit wertvollen Nutzungsdaten und verwertbaren Erkenntnissen. Die Nutzungsanalyse hilft Ihrem Team, Informationslücken und neue Möglichkeiten zur Erstellung wertvoller Inhalte für Ihre Kunden zu erkennen.
  • Es bietet Ihrem Unternehmen eine einfache Möglichkeit, wertvolle Informationen zu erstellen, zu verwalten und zwischen Teammitgliedern und Abteilungen sowie mit Ihren Kunden zu teilen.
  • Sie können einen Knotenpunkt mit durchsuchbaren Artikeln erstellen, der alle häufig gestellten Fragen (FAQs) Ihres Unternehmens, Produktinformationen und alles, was Sie sonst noch brauchen, enthält!

Ist das nicht mehr als genug, um diese Art von Plattform sofort zu nutzen?