Wie ein internes Wiki die Produktivität steigern kann

Im Laufe der Zeit wird jedes Unternehmen eine umfangreiche Informationssammlung erstellen und speichern. Ganz gleich, ob es sich um unzählige Chats, interne Memos, Dokumente, Verträge oder bewährte Verfahren handelt, die Mitarbeiter haben möglicherweise Schwierigkeiten, diese internen Informationen zu finden.

Hier kommt ein Wiki ins Spiel, in dem Unternehmen ihre unschätzbaren internen Geheimnisse speichern und einfach verwalten können. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie schnell und einfach ein internes Wissens-Wiki erstellen können und wie es die Produktivität Ihres Unternehmens in die Höhe treibt.

Unternehmens-Wikis: Das Was

Was ist ein Unternehmens-Wiki? Denken Sie an Wikipedia (eine Wiki-Firma), aber intern im Unternehmen. Ein Firmenwiki ist ein gemeinsames zentrales Wissenssystem, zu dem alle Mitarbeiter beitragen können. Es ist ein Ort, an dem Sie Ihrem Team wichtige Informationen zur Verfügung stellen können, und ein Ort, an dem Sie lernen und zusammenarbeiten können.

Ein Unternehmens-Wiki ist besonders hilfreich, weil jeder einen Beitrag leisten kann. Jeder hat Wissen, das er weitergeben kann, und die Grundstruktur eines Wikis ermöglicht es jedem, nützliche Informationen für den Rest des Unternehmens bereitzustellen.

Berücksichtigen Sie diesen einfachen Anwendungsfall:

• Das Wiki kann den Einrichtungsprozess für neue Entwickler in einem Unternehmen enthalten. Wenn also ein neues Mitglied beitritt, kann es seinen Rechner gemäß den empfohlenen Firmenspezifikationen einrichten.
• Angenommen, ein neues Mitglied stellt fest, dass die Informationen im Wiki veraltet sind (z. B. Software-Updates). In diesem Fall können sie das Unternehmens-Wiki aktualisieren und sicherstellen, dass die Informationen für das Unternehmen noch relevant sind.

Anhand dieses Beispiels lässt sich leicht erkennen, welchen Nutzen ein Wiki für Sie haben könnte, aber es gibt noch zahlreiche weitere Vorteile.

Die zahlreichen Vorteile Ihres Unternehmens-Wikis

Sehen wir uns einige der vielen Vorteile für Ihr Unternehmen an, die zeigen, wie wertvoll ein Unternehmens-Wiki sein kann.

Wissen bewahren

In einem Unternehmens-Wiki bleiben alle von Ihnen hinzugefügten Informationen so lange erhalten, bis jemand beschließt, sie zu löschen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihre unbezahlbaren internen Daten sicher sind, und Sie können alle Ihre Wissensdokumente hinzufügen.

Eine einzige Quelle der Wahrheit

Vorbei sind die Zeiten, in denen interne Informationen mündlich oder durch Memos weitergegeben werden mussten. Da diese Informationen von Mitarbeiter zu Mitarbeiter weitergegeben werden, werden die Informationen immer ungenauer.

Wenn Sie ein Wiki haben, wird es zur ersten Anlaufstelle für alle internen Informationen innerhalb des Unternehmens. So müssen Sie nicht mehr im Cloud-Speicher Ihres Unternehmens herumwühlen, Ihre Dateien durchsuchen oder andere per E-Mail um Informationen zu einer bestimmten Version von vor sechs Monaten bitten.

Weitere Informationen finden Sie in diesem Beitrag auf LinkedIn darüber, dass Arbeitnehmer zu viel Zeit (bis zu 1,8 Stunden pro Tag) mit der Suche nach Informationen verbringen.

Verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation

Jeder kann ein Unternehmens-Wiki bearbeiten, und das Team wird ermutigt, sein Wissen zu teilen und das Unternehmen zu verbessern.

Wenn die Teammitglieder sehen, wer bestimmte Kenntnisse in das Wiki eingepflegt hat, können sie sich untereinander austauschen und über das jeweilige Thema kommunizieren.

Siehe diesen Artikel von Forbes erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen vom Wissensaustausch profitieren kann.

Vereinfachtes Onboarding und Training

Durch die gemeinsame Nutzung Ihres Wikis können Sie Ihren Teammitgliedern einen wachsenden Pool an Informationen zur Verfügung stellen. Neue Mitarbeiter profitieren davon, da sie durch das Lesen Ihres Wikis lernen und sicherstellen können, dass sie über die aktuellsten internen Informationen verfügen, um einen reibungslosen Einstieg in das Unternehmen zu ermöglichen.

Die Vorteile klingen großartig, aber wie starten Sie Ihr Unternehmens-Wiki? Finden wir es heraus!

Wie man ein Unternehmens-Wiki erstellt

Es gibt ein paar einfache Schritte, um Ihr Unternehmens-Wiki zum Laufen zu bringen.

Erstellen Sie ein Wiki auf der Plattform Ihrer Wahl

Der erste Schritt besteht darin, Ihr Firmenwiki auf der Plattform Ihrer Wahl zu erstellen. Es gibt viele Möglichkeiten, aber lesen Sie weiter, um herauszufinden, was eine Plattform leistungsstark macht.

Dieser Schritt ist so einfach, wie er klingt: Melden Sie sich an und geben Sie die relevanten Unternehmensdaten ein, um das Wiki zu erstellen.

Richten Sie Ihre Wiki-Struktur und -Hierarchie ein

Die Struktur eines Wikis sollte nicht starr sein. Dennoch wird eine gewisse Hierarchie im Wiki den Prozess für die gesamte Organisation vereinfachen.

In diesem Schritt müssen Sie einfach alle Ordner, Seiten, Tags usw. hinzufügen, die Ihr Unternehmen verwenden wird. Dies kann jederzeit geändert werden, also experimentieren Sie ruhig.

Laden Sie Ihr Team zu Ihrem Wiki ein und weisen Sie Berechtigungen zu

Nachdem Ihre Plattform nun in Betrieb ist, laden Sie Ihre Teammitglieder mit den entsprechenden Zugriffsrechten ein.

Sobald sie hinzugefügt sind, können Sie den internen Teammitgliedern Berechtigungen für bestimmte Arbeitsbereiche, Ordner und Notizen zuweisen. Obwohl ein Wiki für die freie Kommunikation gedacht ist, kann es sensible Unternehmensinformationen geben, die Sie vor bestimmten Teams verbergen möchten.

Fügen Sie Inhalte zu Ihrem Wiki hinzu und wiederholen Sie sie

Dies ist der erste Schritt; im Laufe der Zeit werden Sie und Ihr Team Inhalte zu Ihrem Unternehmens-Wiki hinzufügen müssen. Der Inhalt und die vorhandenen Einträge werden sich ständig ändern, so dass dieser Schritt wiederholt werden muss, wenn Sie weitere Informationen hinzufügen möchten.

Und das war’s! Das ist das Schöne an einem Unternehmens-Wiki. Es ist einfach einzurichten und in Gang zu bringen. Dieser Prozess wird Ihrem Team viele Vorteile bringen. Lassen Sie uns nun herausfinden, was eine gute Wiki-Plattform ausmacht!

Was Sie in das Wiki aufnehmen sollten

Jetzt, wo Ihr internes Wiki eingerichtet ist und läuft, können Sie und Ihr Team bei Bedarf Inhalte hinzufügen. Im Folgenden finden Sie einige Themen, die unserer Meinung nach perfekt geeignet sind, um die Produktivität des Unternehmens zu steigern und Ihnen beim Aufbau Ihres internen Wissensspeichers zu helfen:

Unternehmensinformationen

Ihr Unternehmen verändert sich ständig, aber es gibt wesentliche Informationen, die immer gleich bleiben, wie z. B. das Leitbild, die Kultur, die Werte und sogar die Vision Ihres Unternehmens. Sie sollten auf jeden Fall Unternehmensinformationen in Ihr Wiki aufnehmen, damit Sie sicher sein können, dass Ihr gesamtes Unternehmen, ob groß oder klein, an den Unternehmenszielen ausgerichtet ist. Sie können diese Informationen sogar mit dem Rest der Welt teilen und sie öffentlich machen.

Verfahren für das Onboarding von Mitarbeitern

Warum speichern Sie nicht alle Einführungsverfahren, Unterlagen, Handbücher und Richtlinien Ihres Unternehmens im Wiki? Dies sind wichtige Informationen für Ihr gesamtes Unternehmen, und wenn Sie sie in Ihr Wiki hochladen, kann Ihr Team diese Dokumente leicht finden.

Dadurch wird der Einführungsprozess für neue Teammitglieder zu einem Kinderspiel. Da jeder das Wiki bearbeiten kann, ist Ihr Onboarding-Prozess immer auf dem neuesten Stand der Technik.

Einrichtung und Dokumentation

Jeder, der mit Technologie arbeitet, weiß, dass das Einrichten von Maschinen mühsam sein kann. Die Ablage von Handbüchern und Standardbetriebsverfahren für verschiedene Technologien in einem Wiki vereinfacht den Prozess und reduziert die Unordnung in Ihrem Firmenbüro.

Mitarbeiterprofile

Sie können Mitarbeiterinformationen speichern und sie nur der Personalabteilung zugänglich machen. Auf diese Weise kann ein Wiki als Mini-Personalverwaltungssoftware fungieren – ein großer Vorteil für kleinere Unternehmen.

Häufig gestellte Fragen

Vielleicht erhalten Sie häufig Fragen wie “Wie migriere ich von Windows 10 zu Windows 11 oder welche Version von Microsoft Office installiere ich?” Warum speichern Sie diese Fragen mit den entsprechenden Antworten nicht direkt im Wiki? Auf diese Weise sparen Sie Zeit, und jeder hat Zugang zu den getippten Inhalten, die er braucht.

Jede wertvolle Information

Ihr Unternehmens-Wiki wird ständig wachsen, und die Informationen, die Sie speichern möchten, werden sich ständig ändern. Nutzen Sie also das Wiki, um alle Daten zu speichern, die Sie und Ihr Team für wertvoll halten!

Herausforderungen traditioneller Wikis und Gründe für ihr Scheitern

Die Einrichtung eines neuen Wikis für Ihr Team oder Ihr Unternehmen bringt eine Reihe von Herausforderungen mit sich. Langfristig gesehen sind diese Herausforderungen gering, aber am Anfang ist es eine Hürde. Lassen Sie uns einige dieser internen Herausforderungen beleuchten, um sicherzustellen, dass ein Wiki das Richtige für Ihr Unternehmen ist.

Eine weitere zu verwaltende Plattform

Unternehmen verwenden bereits Dutzende von Software im Team; eine weitere unternehmensweite Plattform hinzuzufügen, könnte schwierig sein. Ihr Unternehmen muss den Wert eines Wikis verstehen, damit es das neue Tool mit offenen Armen aufnimmt.

Zusätzliche Arbeit

Bei einem Unternehmens-Wiki muss Ihr Team die neue Arbeit in seinen Arbeitsablauf integrieren. Der Dokumentationsprozess wird nicht automatisch ablaufen. Es liegt an Ihrem Unternehmen, die Daten hinzuzufügen.

Dies ist ein zusätzlicher Arbeitsablauf, der wahrscheinlich von den Kernaufgaben der meisten Arbeitsplätze getrennt ist. Ein Wiki bedeutet keinen großen Zeitaufwand, aber es bringt zusätzliche Schritte mit sich, die für Sie und Ihr Unternehmen eine interne Überlegung darstellen.

Der Fallstrick von oben nach unten

Ein Unternehmen kann leicht in die “Top-Down-Falle” tappen Dies ist eine Situation, in der nur die Unternehmensleitung das Wiki nutzt. Die “Top-Down-Falle” macht den gesamten Zweck des Wikis und die Möglichkeiten des internen Wissensaustauschs zunichte. Es ist nicht ganz einfach, dies zu vermeiden, aber wenn Sie es tun, werden Sie große Erfolge für die Produktivität Ihres Unternehmens erzielen.

Da Sie nun die Herausforderungen kennen, sollten wir die beste Plattform für Ihr Unternehmen finden.

Die Auswahl der besten Wiki-Plattform für Sie

Wie wir in diesem Artikel bereits angedeutet haben, gibt es viele Möglichkeiten für die Erstellung Ihres internen Wikis. Sie benötigen jedoch einige Funktionen, um sicherzustellen, dass der Dokumentationsprozess für Ihr Wiki nahtlos und einfach ist.

Die Plattform, für die sich Ihr Unternehmen entscheidet, sollte die folgenden Funktionen aufweisen:

• Zusammenarbeit in Echtzeit, so dass Ihr gesamtes Unternehmen zur gleichen Zeit arbeiten kann
• Getrennte Wiki-Arbeitsbereiche, so dass Sie Inhalte einfach nach Team, Projekt oder Kategorie organisieren können. Dies ist ein absolutes Muss, um Abteilungen in Ihrem Wiki zu trennen.
• Robustes Ablagesystem mit Hierarchie, so dass Sie Seiten nach Themen innerhalb eines Teams organisieren können. Sie können zum Beispiel einen Ordner für Notizen zur Website, einen Ordner für Ausgaben und einen Ordner für technische Spezifikationen in Ihrem Wiki anlegen. Einige dieser Ordner können intern und andere extern sein.
• Interner Zugriff mit externer Freigabe, so dass Sie intern Seiten in Ihrem Wiki erstellen und sie bei Bedarf mit Kunden teilen können. Das lässt Ihr Unternehmen noch professioneller erscheinen!
• Starke Such- und Filterfunktionen, so dass Sie selbst die ältesten Notizen anhand von Schlüsselwörtern, Phrasen oder bestimmten Bedingungen leicht finden können.
• Skalierbar, damit Ihr Wiki mit Ihrem Unternehmen wachsen kann.
• Eine einfache und intuitive Benutzerführung ermöglicht es auch technisch nicht versierten Benutzern, auf das Unternehmens-Wiki zuzugreifen und Beiträge zu leisten.

Viele Plattformen bieten diese Funktionen, aber nur wenige bieten alles. Lesen Sie weiter und erfahren Sie, warum FuseBase die perfekte Plattform für Sie sein könnte!

FuseBase: Die einfache und leistungsfähige Software für Notizen

Die FuseBase (ehemals Nimbus) ist eine leistungsstarke All-in-One White-Label-Plattform für Ihr Unternehmen und Ihr Wiki.

Die Erstellung von Unternehmens-Wikis kann schwierig sein, aber mit FuseBase können Sie schnell eine interne Wissensdatenbank, ein internes Wiki oder eine Website erstellen. Erfahren Sie hier, wie FuseBase Ihnen beim Aufbau Ihrer perfekten Wissensdatenbank helfen kann. Lassen Sie uns also untersuchen, wie FuseBase die oben genannten Kriterien erfüllt und wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann.

Zusammenarbeit in Echtzeit

FuseBase bietet Funktionen zur Zusammenarbeit in Echtzeit, ähnlich wie Google Docs. Sie können also andere Personen in Ihrem internen Wiki sehen und genau sehen, was und wo sie in Echtzeit tippen.

Ganz zu schweigen davon, dass jeder, der die Erlaubnis hat, Notizen im Unternehmen erstellen und bearbeiten kann. Wenn Sie ein Problem sehen, können Sie den internen Chat nutzen, um anderen direkt aus dem Wiki heraus eine Nachricht zu schicken.

Getrennte Arbeitsbereiche

Mit einem Wiki, das von FuseBase betrieben wird, kann Ihr Unternehmen zahlreiche einheitliche Arbeitsbereiche nach Ihrem Plan einrichten und diese zur Trennung von gruppierten Abteilungen und Teams nutzen. Weisen Sie Teammitglieder bestimmten Arbeitsbereichen zu, um sicherzustellen, dass Ihre sensiblen Informationen privat bleiben. Vielleicht möchten Sie Arbeitsbereiche für unternehmensinterne Dokumente und andere für den externen Austausch, auch das ist mit FuseBase möglich!

Robustes Ablagesystem

Mit FuseBase können Sie Ordner mit Seiten und anderen Ordnern für Ihr Unternehmen erstellen. Sie haben richtig gehört – wir unterstützen eine unbegrenzte Verschachtelung von Ordnern, so dass Sie die Hierarchie erstellen können, die für Ihr Team und Ihr Unternehmen funktioniert. Das ist eine perfekte Funktion für Ihr Wiki.

Sie können Ihre Wiki-Seiten mit Schlüsselwörtern versehen, um mehr Struktur zu schaffen. Ob Sie nun Tags, Ordner oder beides bevorzugen, Sie können das perfekte Organisationssystem und den perfekten Platz für Projekte für Ihr internes Unternehmens-Wiki schaffen.

Interner Zugriff mit externer Freigabe

Mit der FuseBase können Sie den internen Zugriff auf bestimmte Teammitglieder beschränken und sicherstellen, dass Ihre Notizen innerhalb des Unternehmens bleiben. Auf diese Weise bleiben Ihre internen Geheimnisse geschützt, aber wenn Sie Informationen weitergeben müssen, können Sie öffentliche Wiki-Links generieren, die Sie an Kunden oder Partner weitergeben können.

Sie können alte Bearbeitungen in Ihrem Wiki mit Hilfe von Seitenversionierung und automatischen Backups wiederherstellen, was eine weitere Möglichkeit ist, wie FuseBase Ihre unternehmensinternen Daten bewahrt.

Starke Such- und Filterfunktionen

FuseBase bietet eine robuste Suche mit Filterung. Sie können interne Seiten anhand bestimmter Schlüsselwörter finden und sogar nach Wörtern suchen, die in Anhängen vorkommen!

Darüber hinaus können Sie Wiki-Seiten nach einer beliebigen Kombination von Tags innerhalb eines Ordners filtern.

Einfache Benutzeroberfläche

Ein FuseBase-Wiki bietet Ihnen und Ihren Benutzern eine einfache, einheitliche Schnittstelle für alle Werkzeuge, die FuseBase bietet. Das Editieren mit FuseBase ist wie bei anderen Werkzeugen, aber leistungsfähiger. Diese Einfachheit ist entscheidend für die Benutzerfreundlichkeit und eine hohe Akzeptanz in Ihrem Unternehmen.

Skalierbar

FuseBase bietet ein sehr attraktives preismodell und ist ausbaufähig, um den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden. Sie können sogar als Freiberufler Wikis erstellen und ein Wiki-Geschäft gründen. Wenn Sie ein maßgeschneidertes Angebot für Ihr Unternehmen benötigen, kontaktieren Sie unser Team noch heute!

Nun, da Sie die Vorteile eines Unternehmens-Wikis gesehen haben, worauf warten Sie noch? Melden Sie sich für FuseBase und bringen Sie den Informationsfluss in Ihrem Unternehmen in Schwung! Sehen Sie sich auch unseren Blog um weitere nützliche Beiträge zur Steigerung Ihrer Produktivität zu finden. Nicht überzeugt? Sehen Sie sich unsere Bewertungen auf G2!

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