Warum Wissensmanagementsysteme für B2B-Softwareunternehmen wichtig sind

Wahrscheinlich haben Sie schon einmal den Begriff Wissensmanagementsystem oder KMS gehört. Für die meisten kleinen Unternehmen ist der erste Gedanke: “Das klingt nach etwas, das nur Fortune-500-Unternehmen brauchen” Oder: “Ich brauche kein KMS. Ich kann einfach alles in meinem Posteingang speichern”

Nun, Spoiler-Alarm: Dieser Posteingang tötet langsam Ihre Produktivität.

Was ist ein Wissensmanagementsystem? Es ist eine Datenbank, in der Sie Ihre Informationen erfassen, speichern und weitergeben. Es ist wie ein gut organisierter Aktenschrank für all die Dinge, die Sie wissen müssen – nur dass er digital und leicht zugänglich ist.

Wenn Sie ein B2B-Softwareunternehmen sind, wissen Sie, dass dies eine große Sache ist.

Wahrscheinlich verwalten Sie tonnenweise Informationen wie Produktdetails, Kundenanfragen und interne Prozesse. Und wenn sich Ihr Team ständig durch einen Wust von Dokumenten, E-Mails oder alten Chat-Protokollen wühlen muss, ist das ineffizient.

Wie können Sie also aufhören, Zeit mit der Suche nach Antworten zu verschwenden, und stattdessen mehr Zeit mit der Arbeit verbringen , die Ihr Unternehmen tatsächlich voranbringt?

Ganz einfach. Mit einem soliden KMS, das jedem – von Ihrem Team bis zu Ihren Kunden – hilft, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit abzurufen.

Echte Vorteile von Wissensmanagementsystemen

Ein gut implementiertes KMS kann die Arbeitsweise Ihres Teams und die Interaktion mit Ihren Kunden verändern. Es bestimmt auch, wie effizient und skalierbar Ihr Unternehmen wird.

Hier sind einige der wirklichen Vorteile eines KMS – abgesehen von den offensichtlichen, wie z. B. nicht mehr stundenlang nach dem einen Dokument zu suchen, von dem Sie schwören, es letzte Woche gesehen zu haben.

1. Sparen Sie Zeit und Nerven

Wir sind uns alle einig, dass Zeit Geld ist. Wenn Ihr Team jede Woche Stunden damit verbringt, nach Antworten zu suchen, Informationen neu zu erstellen oder immer wieder dieselben Fragen zu beantworten, ist das Zeit, die Sie nicht zurückbekommen.

Ein KMS zentralisiert all Ihre Informationen, so dass die Mitarbeiter genau wissen, wo sie sie finden können.

Wenn ein Teammitglied eine Frage hat, muss es nicht mehr an Türen klopfen, sich durch endlose Ordner wühlen oder in seinem E-Mail-Archiv wühlen. Sie können suchen, finden und sich sofort wieder an die Arbeit machen.

Dies ist umso wichtiger in schnelllebigen Umgebungen wie dem Kundensupport oder dem Vertrieb, wo der schnelle Zugriff auf die richtigen Informationen über Erfolg oder Misserfolg beim Kunden entscheiden kann.

Ja, ein gutes KMS spart buchstäblich Zeit – und damit Geld.

2. Verbessert den Wissensaustausch zwischen Ihrem Team

Wenn Informationen über verschiedene Abteilungen, Dateien und Köpfe verstreut sind, kann es für Teams schwierig sein, zusammenzuarbeiten. Jeder arbeitet mit unvollständigen oder veralteten Daten, und das Ergebnis ist Frustration.

Bei FuseBase verwenden wir unser eigenes Produkt, um unsere Produkt-, Marketing- und Vertriebsteams miteinander zu verbinden.

Da sich alles an einem Ort befindet, kann das Produktteam Aktualisierungen austauschen, das Marketing kann auf Kundenfeedback aus dem Vertrieb zugreifen und der Vertrieb kann sehen, was es Neues am Produkt gibt.

Ohne diese Art von Informationsfluss wäre unser Marketing nicht in der Lage, das Produkt effektiv zu bewerben, und der Vertrieb wüsste nicht, was die Kunden wirklich wollen.

“Durch die Verbindung von Produkt-, Marketing- und Vertriebsteams über ein gemeinsames Wissenszentrum stellen wir sicher, dass alle an einem Strang ziehen und auf dieselben Ziele hinarbeiten.” Paul Sher, CEO FuseBase

3. Steigert die Kundenzufriedenheit

Kunden werden immer selbständiger und erwarten Antworten zu ihren eigenen Bedingungen. Mit einem KMS können Sie Selbstbedienungsoptionen erstellen, wie z. B. eine Wissensdatenbank, häufig gestellte Fragen, Produktleitfäden oder Ressourcen zur Fehlerbehebung, in denen Kunden schnell Lösungen für ihre Probleme finden können – ohne stundenlang in der Warteschleife zu hängen.

Ihr Support-Team wird weniger Zeit mit der Beantwortung von sich wiederholenden Fragen verbringen und mehr Zeit für die Lösung komplexer Probleme aufwenden, die tatsächlich ihr Fachwissen erfordern.

Und wenn die Kunden einfachen Zugang zu den Antworten haben, die sie brauchen, fühlen sie sich gestärkt. Das ist eine Win-Win-Situation.

4. Erleichtert die Einarbeitung und Schulung (für alle)

Wie stellen Sie sicher, dass neue Mitarbeiter sich schnell zurechtfinden, ohne sie mit Informationen zu überhäufen? Mit einem gut organisierten KMS.

Anstatt sich auf lange, langweilige Handbücher oder stundenlange Schulungen zu verlassen, können Sie neuen Mitarbeitern Zugriff auf die Wissensdatenbank Ihres Unternehmens geben. Ganz gleich, ob es sich um interne Prozesse, Produktdokumentation oder bewährte Verfahren im Team handelt – all diese Informationen können in mundgerechten, leicht zugänglichen Häppchen bereitgestellt werden .

Und wenn Ihr Unternehmen wächst, müssen Sie die Onboarding-Materialien nicht mehr von Grund auf neu erstellen. Ihr KMS wird sich mit Ihrem Unternehmen weiterentwickeln und es neuen Teammitgliedern erleichtern, das zu finden, was sie brauchen, wenn sie es brauchen.

5. Sie erhalten Zugang zu verwertbaren Daten

In der Geschäftswelt sind Daten die Macht. Aber nicht nur irgendwelche Daten, sondern verwertbare Daten.

Indem Sie nachverfolgen, wie Wissen genutzt, gesucht und weitergegeben wird, gewinnen Sie Erkenntnisse darüber, was funktioniert und was nicht.

Wenn Sie zum Beispiel feststellen, dass Kunden häufig nach Tipps zur Fehlerbehebung für eine bestimmte Produktfunktion suchen, erkennen Sie vielleicht, dass es ein Problem gibt, das gelöst werden muss. Oder wenn Ihr Team während der Einarbeitung immer wieder nach denselben Ressourcen sucht, können Sie diese Materialien im Sinne der Effizienz verbessern.

Je mehr Daten Sie sammeln, desto bessere Entscheidungen können Sie treffen – nicht nur in Bezug auf Ihr KMS, sondern auch in Bezug auf Ihre Produkte, Kundenbedürfnisse und Ihre Gesamtstrategie.

6. Bewahrt Wissen (auch wenn Mitarbeiter gehen)

Wir alle kennen den Schmerz über den Verlust wichtiger Teammitglieder. Wenn jemand geht, nimmt er jahrelanges Wissen und Erfahrung mit. Mit einem KMS wird dieses Wissen jedoch nicht mit zur Tür hinausgeworfen. Es bleibt zugänglich, so dass die nächste Person, die diese Rolle übernimmt, sich schnell einarbeiten kann.

So wird sichergestellt, dass das institutionelle Wissen (die einzigartigen Erkenntnisse, Prozesse und Strategien, die Ihr Unternehmen ausmachen) nicht über Nacht verschwindet. Stattdessen bleibt es erhalten und ist für jeden, der es braucht, leicht zugänglich.

Aufbau formeller vs. informeller Wissensmanagementsysteme

Beim Wissensmanagement gibt es keine Einheitslösung, die für alle passt. Welchen Ansatz Sie wählen, hängt von der Größe, der Kultur und den Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab. Sie könnten sich für:

Ein formales KMS

Hierbei handelt es sich um hoch organisierte, strukturierte Systeme, wie sie in größeren Unternehmen zu finden sind. Beispiele hierfür sind Wissensdatenbanken, Wikis oder proprietäre Software, die speziell für die Verwaltung von Informationen entwickelt wurde.

Sie eignen sich hervorragend für Dokumente wie interne SOPs (Standardarbeitsanweisungen), Anleitungen zur Fehlerbehebung oder Wissensdatenbanken für Kunden.

Der Schlüssel dazu ist Konsistenz und Klarheit. Alles hat seinen Platz, und es gibt eine klare Hierarchie, die es einfach macht, das zu finden, was man braucht.

Ein informelles KMS

Dies ist der unbekümmerte Cousin des formellen KMS. Dabei kann es sich um einen Slack-Kanal voller nützlicher Tipps, ein gemeinsames Google Doc, zu dem jeder beitragen kann, oder sogar um eine Sammlung von Lesezeichen handeln, die Sie für Ihr Team gespeichert haben.

Es ist nicht so strukturiert, kann aber dennoch unglaublich effektiv sein – vor allem in schnelllebigen Umgebungen, in denen Geschwindigkeit und Flexibilität entscheidend sind. Der Nachteil? Wenn die Dinge zu sehr wachsen, kann es schnell zu einem unorganisierten Durcheinander werden.

Einführung der FuseBase

Lernen Sie FuseBase (früher bekannt als Nimbus) kennen. FuseBase ist eine Wissensmanagement-Plattform, die Ihnen hilft, Informationen zu speichern, zu organisieren und weiterzugeben – ohne dass Sie sich die Haare raufen müssen.

FuseBase ist ein Wissensmanagementsystem der nächsten Generation , das KI-gesteuerte Intelligenz mit einer unglaublich benutzerfreundlichen Oberfläche kombiniert. Wir haben ein System entwickelt, das Ihnen dabei hilft, Wissen zu verwalten, zu organisieren und zu präsentieren, und zwar auf eine Weise, die nicht nur gut aussieht, sondern auch mühelos funktioniert.

Wenn Sie es leid sind, dass sich Ihr Wissensmanagementsystem wie ein verherrlichter Aktenschrank oder ein endloses Ordnerlabyrinth anfühlt, ist FuseBase hier, um das zu ändern. FuseBase wurde entwickelt, um Ihrem Team die Zusammenarbeit und den Austausch von Informationen zu erleichtern – und das alles in großem Umfang.

FuseBase eignet sich auch perfekt für Kundenportale, die es Ihnen ermöglichen, Informationen professionell zu präsentieren und sogar interaktive, weiß beschriftete Bereiche für Ihre Kunden bereitzustellen.

Was macht FuseBase so anders?

FuseBase ist nicht nur ein weiteres Wissensmanagement-Tool. Es ist so konzipiert, dass es mehr für Sie arbeitet. Und so geht’s:

KI-gestützte interne Kollaboration

Bei FuseBase sprechen wir nicht nur über “KI” – wir nutzen sie. Und das werden Sie auch. Ob Sie intern arbeiten oder Kunden verwalten, die KI-Funktionen von FuseBase machen den Workflow Ihres Teams intelligenter und effizienter

• Such-Chatbot – Finden Sie schnell die Informationen, die Sie benötigen, oder lassen Sie sich Fragen in Sekundenschnelle beantworten.
• Generative KI – Generieren Sie Inhalte oder fassen Sie Dokumente direkt in Ihrem Arbeitsbereich zusammen.
• Videotranskription – Laden Sie Videos hoch und lassen Sie sie von FuseBase automatisch transkribieren – kein manueller Aufwand mehr.

Durch die Automatisierung von Aufgaben und das Angebot intelligenter Vorschläge wird der Zeitaufwand für die Suche reduziert und ein effizienterer Arbeitsablauf geschaffen. Je mehr Sie es benutzen, desto besser wird es.

Hochgradig anpassbare Ansichten

Jedes Unternehmen arbeitet ein wenig anders, und mit FuseBase können Sie die Organisation Ihrer Informationen individuell anpassen. Möchten Sie Ihre Ressourcen nach Abteilung, Produkt oder sogar nach Kunde gruppieren? Das ist kein Problem. Benötigen Sie ein individuelles Layout für verschiedene Teams oder Abteilungen? Auch das können Sie tun.

Mit FuseBase haben Sie die volle Kontrolle darüber, wie die Informationen angezeigt werden – so dass sie genau auf die Bedürfnisse Ihres Teams oder Ihrer Kunden zugeschnitten sind. Sie können Ansichten anpassen, organisieren und erstellen, die für Sie arbeiten, um den Wissensfluss so effizient und intuitiv wie möglich zu gestalten.

Wir meinen wirklich keine Verwaltung

Wenn Sie etwas aktualisieren oder bearbeiten, wird es sofort in Ihrem Kundenportal angezeigt. Kein Speichern, keine Verzögerungen bei der Veröffentlichung. Ihre Aktualisierungen erfolgen in Echtzeit, sodass Sie nicht warten müssen, bis die Änderungen wirksam werden.

Sie können auch Tools wie HubSpot einbinden und Kunden automatisch zu ihren personalisierten Portalen einladen, sobald sie zu Ihrem CRM hinzugefügt werden. Sie müssen keine manuellen E-Mails verschicken oder Links freigeben – alles geschieht im Hintergrund.

Das sagen nicht nur wir – FuseBase ist für seine Produktivität und Innovation anerkannt worden. Wir haben den Golden Kitty Award für 2023 gewonnen und wurden auf Product Hunt zum Produkt des Monats ernannt, dank der Effizienz und der zeitsparenden Funktionen, die wir den Teams bieten.

Unsere Fähigkeit, Arbeitsabläufe zu vereinfachen und manuelle Aufgaben zu reduzieren, ist der Grund, warum mehr als 2000 professionelle Dienstleister FuseBase für ihr Wissensmanagement nutzen.

Anwendungsfälle für Wissensmanagement

Nun, da Sie wissen, was FuseBase auszeichnet, lassen Sie uns über einige reale Anwendungsfälle sprechen und Ihnen zeigen, wie dies alles in der Praxis zusammenkommt.

1. Produkt-Teams

Produktteams, insbesondere in schnelllebigen Technologieunternehmen, stehen vor ständigen Kommunikationsherausforderungen. FuseBase macht es Produkt-, Design- und Entwicklungsteams leicht, sich abzustimmen und besser zusammenzuarbeiten.

• Zentralisiertes Wissen – Produktteams verwenden FuseBase, um Produktspezifikationen, Versionshinweise, Kundenfeedback und Fehlerberichte an einem zentralen Ort zu speichern und gemeinsam zu nutzen.
• Aktualisierungen in Echtzeit – Kein Warten mehr auf E-Mails oder Slack-Nachrichten. Produktmanager können Spezifikationen aktualisieren, Versionshinweise hinzufügen oder Benutzerfeedback teilen, und das gesamte Team sieht diese Änderungen sofort im Portal.
• KI-gestützte Suche – Wenn ein Konstrukteur schnelles Feedback von der Produkt- oder Entwicklungsabteilung benötigt, kann er einfach die KI von FuseBase bitten, relevante Dokumente, Spezifikationen oder frühere Besprechungsnotizen aufzurufen, um keine Zeit mit der Suche zu verschwenden.

Durch den Einsatz von FuseBase können sich Produktteams auf die Entwicklung besserer Produkte konzentrieren, ohne Zeit für administrative Aufgaben oder Kommunikationslücken zu verlieren.

2. Marketing-Beratungen

Für Beratungsunternehmen ist es ein ständiger Balanceakt, organisiert zu bleiben und die Kunden zufrieden zu stellen. FuseBase rationalisiert diesen Prozess, indem es Kundenportale mit eigenem Namen, Zusammenarbeit in Echtzeit und automatisierte Workflows bietet .

• White-Label-Portale – Sie können für jeden Kunden ein professionelles, gebrandetes Portal erstellen. Egal, ob es sich um Kampagnenberichte, Inhaltsbibliotheken oder Strategiedokumente handelt, alles ist übersichtlich organisiert und mit Ihrem eigenen Branding versehen.
• Nahtlose Zusammenarbeit – Marketingteams können in Echtzeit an Dokumenten, Präsentationen und Berichten zusammenarbeiten. Wenn ein Kunde ein Feedback hinterlässt, wird es sofort im Portal aktualisiert – ständiges Hin- und Herschicken von E-Mails entfällt.
• Automatisierte Aktualisierungen: FuseBase lässt sich in Ihr CRM (z. B. HubSpot) integrieren. Wenn Sie also einen neuen Kunden zu Ihrem System hinzufügen, wird dieser automatisch zu seinem individuellen Portal eingeladen. Keine manuellen E-Mails oder Link-Sharing mehr.

FuseBase nimmt Ihnen den Verwaltungsaufwand ab und bietet Ihren Kunden ein nahtloses Erlebnis, so dass Sie mehr Zeit für Strategie und Kreativität haben.

3. Vertriebsabteilungen

FuseBase hilft Ihnen bei der Zentralisierung von Sales Playbooks, der Verfolgung der Kundenkommunikation und der Aktualisierung und dem ständigen Zugriff auf internes Wissen.

• Kundenspezifische Wissensportale – Vertriebsteams können personalisierte Portale für Kunden erstellen, die einen einfachen Zugriff auf Verträge, Präsentationen und Produktdokumentationen ermöglichen. Alles, was Ihr Kunde braucht, ist sofort verfügbar – ohne dass Sie nach der Ersteinrichtung einen Finger rühren müssen.
• Echtzeit-Updates – Vertriebsteams können kundenspezifische Dokumente, Angebote oder Präsentationen in Echtzeit aktualisieren, und die Änderungen werden sofort im Kundenportal angezeigt.F
• Automatisierung – Mit den automatisierten Workflows von FuseBase kann ein neuer Lead automatisch zum Portal hinzugefügt werden – zusammen mit allen erforderlichen Verkaufsdokumenten. Es ist nicht notwendig, Links oder Dokumente manuell zu versenden.

Vertriebsleiter können FuseBase verwenden, um ihre Teams aufeinander abzustimmen, um sicherzustellen, dass Kunden immer über aktuelle Informationen verfügen, und um Onboarding-Prozesse zu vereinfachen.

Es gibt noch viele andere Anwendungsfälle, wie z. B. Design-Agenturen und Kundensupport-Teams, aber wir denken, Sie verstehen die Idee. Außerdem sind diese Anwendungsfälle nur ein Ausgangspunkt – FuseBase passt sich an Ihre Bedürfnisse an und wächst mit Ihrem Unternehmen.

Wenn Sie also auf der Suche nach einer intelligenten, skalierbaren Lösung sind, die sich an Ihre Bedürfnisse anpasst und mit Ihrem Unternehmen wächst, ist FuseBase bereit, Ihr Wissensmanagement auf die nächste Stufe zu heben.