Machen Sie Ihre Teambesprechungen produktiver

Die von Atlassian durchgeführte Umfrage zeigt, dass 50 % aller Meetings als irrelevant oder ablenkend empfunden werden. Mitarbeiter aller Ebenen, einschließlich Manager, leiden unter ineffektiven Meetings. Einige von ihnen betreiben während der Gespräche Multitasking, andere erleben Zoom-Angst, und der Rest empfindet diese Besprechungen einfach als Zeitverschwendung, die bei der Arbeit eine der wichtigsten Prioritäten ist.

Im Jahr 2022 werden 16 % aller Unternehmen weltweit vollständig remote arbeiten. Diese Zahl steigt weiter an. Das Remote-Format ist bequem und zeitsparend: Viele Arbeitnehmer finden darin eine perfekte Option für sich. Mit der zunehmenden Beliebtheit von Remote-Jobs steigt auch der Bedarf an Online-Meetings, damit sich Manager und Teammitglieder richtig austauschen können. Das ist auch der Grund, warum Telefonate immer weniger geschätzt werden – 50 % der befragten Mitarbeiter geben an, dass ihre Meetings unproduktiv sind.

Wie können Sie also Ihrem Team den Glauben an Meetings zurückgeben und deren Effektivität steigern? Wir wissen es! In diesem Beitrag finden Sie einige hilfreiche Techniken, um Online-Teambesprechungen ohne zusätzlichen Aufwand angenehmer und produktiver zu gestalten. Außerdem stellen wir Ihnen eine großartige Lösung vor, die Ihnen dabei helfen wird. Aber dazu später mehr!

Was ist der Zweck einer Teambesprechung?

Es scheint, dass jeder erfahrene Manager weiß, dass regelmäßige Teambesprechungen notwendig sind. Aber nicht jeder weiß, warum sie so wichtig sind.

Eine effektive Besprechung:

• Stärkt die Beziehungen
  Persönliche Beziehungen erleichtern die Bildung von Teams. Wenn ein offener Gedankenaustausch stattfindet und Sie die Meinungen Ihrer Teamkollegen aus erster Hand hören und sehen können, können Sie eine engere Beziehung zu ihnen aufbauen. Effiziente Teambesprechungen tragen dazu bei, diese wichtige Beziehung aufzubauen. Eine positive Teamchemie und das Verständnis der Rollen aller Beteiligten sind für die Arbeitsleistung und die Produktivität von entscheidender Bedeutung. Nichts ist besser als eine persönliche Teambesprechung, um das Engagement der Mitarbeiter zu steigern und eine positive Arbeitsbeziehung aufrechtzuerhalten. Wenn Sie sich aus der Ferne per Telefonkonferenz treffen müssen, nutzen Sie Video, um die Reaktionen Ihrer Kollegen zu sehen und eine tiefere Verbindung zu ihnen aufzubauen.
• Abstimmung
  Es stimmt zwar, dass sich bestimmte Besprechungen am besten per E-Mail abwickeln lassen, aber bei anderen ist ein persönliches Gespräch erforderlich. Effektive Teambesprechungen ermöglichen es Gruppen, komplizierte Herausforderungen zu erkunden und Ideen und Lösungen zu entwickeln. Bei der Behandlung von Projektfragen mit vielen Variablen ist es einfacher und schneller, dies in einer Besprechung zu tun. Effektive Teambesprechungen ermöglichen es den Teams, sich schneller abzustimmen, als dies per E-Mail möglich wäre.
• Bessere und schnellere Entscheidungsfindung
  Eine erfolgreiche Teambesprechung ist entscheidend für Problemlösungen und Brainstorming. Wenn Sie über ausreichende Kenntnisse über wichtige Themen, die Ihr Team betreffen, verfügen, können Sie als Teammanager bessere Entscheidungen treffen. In den meisten Fällen haben Ihre Teammitglieder einen besseren Überblick über diese Probleme und sind sich ihrer bewusst. Die Teammitglieder sollten ein klares Bild von ihrer Aufgabenliste bekommen. “Wenn Sie ein Meeting ohne klare Ziele oder nächste Schritte verlassen können, war es ein Fehlschlag”, heißt es in dem LinkedIn-Artikel.
• Bietet Feedback und kontinuierliche Verbesserung
  Effektive Teambesprechungen sind eine hervorragende Quelle für Feedback und Möglichkeiten für kontinuierliches Wachstum. Das Feedback wird sofort gegeben, und diese offene Kommunikation hilft Ihren Teammitgliedern, sich beruflich weiterzuentwickeln. Teambesprechungen sind eine hervorragende Methode, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie mit Ihrem Team zusammenarbeiten und wie Sie sich ständig weiterentwickeln können. Ein perfektes Beispiel für ein solches Treffen ist eine Team-Retrospektive. Sie ermöglicht es den Teams zu beurteilen, was für sie gut funktioniert und wo sie sich verbessern könnten.
• Verbessert das Mitarbeiterengagement
  Teammitglieder respektieren ihre Arbeit mehr, wenn sie das Gefühl haben, dass ihr Rat gefragt und berücksichtigt wird. Dieses Gefühl der Zugehörigkeit trägt dazu bei, dass die Mitarbeiter ihre Arbeit schätzen und ihre Position im Unternehmen festigen. Es ermutigt sie auch, zum Fortschritt des Teams und des Unternehmens insgesamt beizutragen. Wenn Sie ein starkes Mitarbeiterengagement haben, können Sie mit produktiveren Mitarbeitern und bemerkenswerten Gesamtergebnissen des Unternehmens rechnen.

Warum die Vorbereitung von Meetings notwendig ist

So langweilig und zeitaufwändig dies auch erscheinen mag, die Vorbereitung von Teambesprechungen ist eine der wichtigsten Prioritäten bei der Organisation einer effektiven Besprechung. Schauen wir uns nur die Statistik an: 20 % der europäischen Manager geben an, dass ihre Entscheidungsfindung unter einer mangelnden Vorbereitung von Besprechungen leidet.

Aus diesem Grund haben wir einige der wichtigsten Gründe herausgesucht, warum Ihr Unternehmen die Planung von Besprechungen praktizieren sollte.

Höhere Konzentration auf die wesentlichen Probleme

Dies führt zu engagierteren Mitarbeitern und produktiveren Gesprächen. Wenn Ihre Teammitglieder sehen, dass Sie eine Tagesordnung und eine gut strukturierte Reihenfolge der Themen haben, werden sie daran interessiert sein, diese zu befolgen und sofort mit der Arbeit an den wichtigsten Zielen zu beginnen. Nehmen Sie sich etwas Zeit für Fragen, nachdem Sie Ihren Mitarbeitern die wichtigsten Inhalte vermittelt haben.

Weniger Zeit für Plaudereien verschwenden

Wenn Sie wissen, dass Ihr Team Prioritäten zu besprechen hat, bleibt keine Zeit für Smalltalk und ausschweifende Unterhaltungen. Sie haben eine klare Struktur, die Sie einhalten, und die Sitzung ist beendet. Ihre Teammitglieder haben danach genügend Zeit für die Kommunikation.

Keine schlampigen Pausen und peinliches Schweigen mehr

Wenn Sie eine Tagesordnung erstellt haben, sparen Sie viele Sitzungsminuten und die Nerven Ihrer Teammitglieder. Wenn Sie eine klare Struktur haben, werden Sie keine Probleme haben, sich zu überlegen, was Sie als Nächstes sagen wollen und welche Punkte Sie noch behandeln müssen.

Wie Sie eine ansprechende Teambesprechung planen

Jetzt wissen wir, warum wir eine Teambesprechung abhalten sollten, aber die Frage bleibt, wie wir sie so effektiv wie möglich gestalten können

1. Behalten Sie einen flexiblen Zeitplan bei

Bereiten Sie sich auf unvermeidliche Änderungen vor, indem Sie eine flexible Tagesordnung für die Besprechung aufstellen, unabhängig davon, wie viel Vorbereitung in die Besprechung fließt. Stellen Sie sich darauf ein, dass manche Diskussionen länger dauern als erwartet, und überlegen Sie sich, wie Sie Zeit aus anderen Teilen der Besprechung abziehen können, um das Tempo zu halten. Niemand vergeudet gerne Zeit in einer Konferenz, die eigentlich kurz sein sollte, also seien Sie flexibel bei der Änderung des Zeitplans, um die Zeit Ihres Teams zu respektieren.

2. Machen Sie sie so kurz wie möglich

Wenn Ihre Besprechung schneller geht als erwartet, fühlen Sie sich nicht gezwungen, sie innerhalb des geplanten Zeitrahmens zu beenden, sondern beenden Sie die Besprechung einfach vorzeitig. Bevor Sie Ihre Gruppe entlassen, sollten Sie sie immer fragen, ob sie noch etwas ansprechen möchte, aber wenn Sie Ihre Sitzungen so kurz wie möglich halten, ist das Interesse der Teilnehmer größer. Und wenn Sie eine längere Sitzung abhalten, sollten Sie Pausen einplanen, damit die Teilnehmer am Ende nicht zu müde sind. Um Ihren Zeitplan einzuhalten, können Sie auch eine Diskussionsschiene einrichten.

3. Erstellen Sie interessante Konzepte

Wir alle haben schon an Besprechungen teilgenommen, die sich so sehr in die Länge gezogen haben, dass wir die Zeit verloren haben. Neue Ideen zu entwickeln, die die Beteiligung fördern, ist eine unserer besten Empfehlungen für Teambesprechungen, die sich positiv auf das gesamte Team auswirken wird. Um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer aufrechtzuerhalten, können Sie verschiedene Spiele ausprobieren oder sogar Preise für diejenigen vergeben, die das beste Meeting-Feedback geben. Dies sind nur einige wenige Vorschläge zur Steigerung des Teaminputs, aber wählen Sie, was für Ihr Team am besten geeignet ist, um es zu ermutigen.

4. Bieten Sie konstruktives Feedback

Der Hauptzweck einer Besprechung besteht oft darin, hilfreiche Beiträge zu erhalten. Stellen Sie also sicher, dass die Schaffung eines Gesprächs eine Priorität ist. Eine der besten Strategien für Teambesprechungen besteht darin, eine offene Kommunikation zu fördern, und diese Offenheit führt in der Regel zu nützlichen Ideen oder guten Entscheidungen. Unabhängig davon, ob Sie virtuelle oder persönliche Teambesprechungen organisieren, sollten Sie den Teammitgliedern ein offenes und ehrliches Umfeld bieten, um möglichst viel Input zu erhalten.

5. Finden Sie heraus, wie Ihr Team Meetings wahrnimmt

Am wichtigsten ist es, herauszufinden, was Ihre Mitarbeiter von Meetings halten. Finden Sie heraus, welche Arten von Teambesprechungen Ihre Mitarbeiter mögen. Nicht jeder Beruf oder jedes Team ist gleich; einige mögen häufige Besprechungen, während andere weniger bevorzugen. Die Angabe einer angemessenen Anzahl von Besprechungen und des gewählten Diskussionsstils wird Ihnen helfen, jedem Ihrer Mitarbeiter die produktivsten Besprechungserfahrungen zu bieten. Dies wird auch dazu beitragen, eine effektive Nachbereitung einer vorangegangenen Besprechung zu gewährleisten.

Was auf die Tagesordnung einer Teambesprechung gehört

Die Versuchung ist groß, Besprechungen auf Autopilot laufen zu lassen, aber das kann dazu führen, dass die Teilnehmer vom Thema abschweifen und die Besprechung viel länger dauert als erwartet. Eine kurze Reihe von Gesprächspunkten oder wöchentlich wiederkehrenden Themen auf der Tagesordnung kann helfen, alle auf Kurs zu halten.

Hier sind einige Vorschläge für Themen, die Sie in die Tagesordnung Ihrer Teambesprechung aufnehmen können, wenn Ihnen die Inspiration fehlt:

• Die neuesten Nachrichten aus dem Unternehmen
• Unternehmensweite Initiativen zur Steigerung der Arbeitsmoral und Produktivität der Mitarbeiter
• Veränderungen im Team und beim Personal
• Statusberichte und Überwachung der Zielerreichung
• Monatlich auftretende Herausforderungen, Fragen und Schwierigkeiten
• Argumente und Ratschläge
• Bewertung anhand von messbaren Kriterien
• Analyse der Strategie
• Errungenschaften und Parteien

Wie man produktivere Meetings leitet

Es ist ärgerlich, eine Besprechung zu verlassen, ohne etwas erreicht zu haben, und es ist noch viel schlimmer, eine Besprechung mit der Erwartung zu betreten, dass sie nichts bringen wird. Diese Tipps helfen Ihnen, eine erfolgreiche Besprechung zu leiten: So können Sie unnötige Verzögerungen vermeiden und sicherstellen, dass die Dinge schnell erledigt werden. “Wenn Sie die Besprechung leiten, haben Sie die Kontrolle”, heißt es im Forbes-Artikel.

1. Senden Sie allen Teammitgliedern eine kurze, aber detaillierte E-Mail

Denken Sie an Ihre erste E-Mail an die Teammitglieder, mit denen Sie sich zu Beginn des Projekts treffen werden. Der klare Zweck des Treffens und alle notwendigen Vorkehrungen sollten sofort festgelegt werden (spezifische Details wie Zeit und Ort, zum Beispiel).

Ihre E-Mail muss alle Grundlagen abdecken, darf aber nicht zu lang sein. Der Leser könnte Schwierigkeiten haben, wichtige Details zu finden. Vermeiden Sie es, lange Absätze zu schreiben. Weniger und prägnantere Absätze machen die Dinge leichter verständlich. Aufzählungspunkte helfen Ihnen, die Menge des Materials zu reduzieren.

2. Lassen Sie alle Beteiligten sich vorbereiten, indem sie einige Aufgaben erledigen

In einem Abschnitt der E-Mail können Sie die Empfänger auffordern, vor dem geplanten Treffen über bestimmte Themen nachzudenken und diese zu diskutieren. Bevor Sie eine Besprechung einberufen, lassen Sie alle Beteiligten ihre Gedanken vorbereiten.

Den Teammitgliedern fällt es vielleicht leichter, sich einem einzelnen Zuhörer zu öffnen als einer größeren Gruppe. Die meisten Menschen verabscheuen es, E-Mails zu erhalten, auf die sie nicht antworten können. Sie werden Ihnen also doppelt dankbar sein, wenn Sie ihnen Ihre E-Mails ersparen, und Sie werden die erwarteten Ergebnisse einer Besprechung viel effektiver erzielen.

3. Verteilen Sie die Informationen im Voraus an alle

Sobald Sie die Vorbereitungsunterlagen aller Teilnehmer haben, können Sie einen Bericht zusammenstellen und an alle Teilnehmer der Besprechung verteilen. Um die Produktivität zu steigern, können Sie hilfreiche Tools zur Zusammenarbeit wie FuseBase verwenden. Beachten Sie, dass der Text überarbeitet werden sollte, um unnötige Wiederholungen zu vermeiden. Schreiben Sie keine Namen in die Kommentare. Zu diesem Zeitpunkt ist es weniger wichtig, wer was gesagt hat, als vielmehr, dass ein breites Spektrum von Standpunkten dargelegt wird.

Tipps zur Vorbereitung einer effektiven Besprechung

Wenn Sie an Ihrem Arbeitsplatz nicht auf Besprechungen verzichten können und das Beste aus ihnen machen wollen, haben wir einige hilfreiche Tipps und Techniken zusammengestellt, die eine praktische Diskussion aller wesentlichen Fragen und Ziele zwischen Führungskräften und ihren Mitarbeitern gewährleisten.

Entwickeln Sie eine klare Struktur für künftige Besprechungen

Eine Agenda für Besprechungen spart viel Zeit und erhöht das Engagement Ihrer Teammitglieder. Setzen Sie Prioritäten für die wichtigsten Ziele und Punkte, denken Sie an die Reihenfolge und an mögliche Fragen Ihrer Kollegen, und erstellen Sie einige Gesprächsnotizen. Achten Sie darauf, dass während des Gesprächs alle Bereiche abgedeckt sind und Raum für Feedback bleibt. Fragen Sie, ob eine solche Struktur für Ihre Mitarbeiter geeignet ist, und nehmen Sie notwendige Änderungen vor.

Bereiten Sie genügend Fragen für die Diskussion vor

Auf diese Weise können Sie die Häufigkeit von Besprechungen verringern. Eine der besten Optionen ist eine lange Telefonkonferenz pro Woche. Dort können Sie die wichtigsten Themen und Ziele besprechen und die Fragen aller Beteiligten beantworten. Überlegen Sie sich, welche Option für Sie und Ihr Team am besten geeignet ist. Führen Sie zum Beispiel eine kurze Gruppendiskussion durch, um sicherzustellen, dass alle mit Ihren Ideen einverstanden sind.

Unterstützen Sie die Zusammenarbeit anstelle von Einzelberichten

Spezielle Tools für die Zusammenarbeit wie FuseBase können eine bessere Möglichkeit sein, die Art von Material auszutauschen, die häufig in wöchentlichen Besprechungen diskutiert wird. Durch die Verteilung an die Teilnehmer können diese das Material nach eigenem Ermessen durchsehen. Weniger wichtige Details können in einer E-Mail von der Besprechung ferngehalten werden. So bleibt mehr Zeit für Planung, Strategie und Zusammenarbeit.

Versenden Sie das Informationsmaterial eine Woche vor der Besprechung, anstatt es den Teammitgliedern persönlich auszuhändigen. Bitten Sie sie, es durchzulesen und alle Erkenntnisse oder Ansichten, die sie gewonnen haben, zur Besprechung mitzubringen. Dies ist besonders wichtig bei Versammlungen, bei denen die Teammitglieder nach der Durchsicht von Daten, Berichten usw. Entscheidungen treffen, und stellt sicher, dass alle wichtigen Themen der Sitzung behandelt werden.

Garantieren Sie das Recht auf freie Meinungsäußerung für alle

Als Teamleiter sorgen Sie dafür, dass sich alle wohl fühlen, wenn sie miteinander reden und ihre Meinungen und Ideen einbringen können. Sie müssen dafür sorgen, dass sie ausreichend Gelegenheit haben, ihre Gedanken mitzuteilen und störende Teammitglieder anzusprechen. Manche Menschen haben von Natur aus mehr Selbstvertrauen, wenn sie sich an eine Menschenmenge wenden. Andere sind es nicht. Gesprächsöffnungen sollten vor allem für die letztere Gruppe geschaffen werden.

Erkundigen Sie sich zunächst vor der Sitzung bei Ihrem Team, ob es etwas beizutragen hat. Für diese Personen können dann während der gesamten Sitzung Zeitfenster auf der Tagesordnung vorgesehen werden. Nach der Sitzung können Sie alle Teilnehmer zu Wort kommen lassen und so die Rollen in der Teamsitzung tauschen. Anstatt zu fragen, ob Ihnen noch etwas einfällt, sollten Sie jedes Teammitglied einzeln ansprechen. Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass die eher zurückhaltenden Teammitglieder auf einigen sehr brillanten Ideen sitzen bleiben.

Erstellen Sie eine Liste von Entscheidungen, die während der Sitzung getroffen werden müssen

Erstellen Sie eine Liste mit den wichtigsten Diskussionspunkten und den darauf basierenden Entscheidungen, die Sie in der Besprechung treffen müssen. Dies wird Ihnen helfen, disziplinierter und produktiver zu sein, sobald Sie das Gespräch verlassen. Sie benötigen keine zusätzliche Zeit für die Entscheidungsfindung, und Ihre Mitarbeiter können sich sofort an die Arbeit machen, die Sie beschlossen haben.

Markieren Sie Punkte auf der Tagesordnung, wenn sie erledigt sind

Vergewissern Sie sich, dass jeder weiß, an welcher Stelle der Tagesordnung Sie sich befinden, während Sie diese durchgehen. Wenn Sie zum Beispiel das erste Thema behandelt haben, sollte klar sein, dass Sie zum zweiten übergehen werden. Fassen Sie zum Abschluss des ersten Abschnitts die Ergebnisse Ihrer Gruppe zusammen und fällen Sie ein abschließendes Urteil. Dies hilft nicht nur allen Teilnehmern, die präsentierten Informationen zu verarbeiten, sondern bindet sie auch wieder in die Sitzung ein und bereitet sie auf die nächsten Schritte vor. Sie können auch einen Fortschrittsbericht erstellen, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

Teilen Sie die Besprechungsnotizen so schnell wie möglich

Richten Sie einen Arbeitsplatz im Unternehmen ein, an dem jeder die Besprechungsnotizen nach der Besprechung einsehen kann. Dort kann jeder die während der Sitzung behandelten Bereiche, die Ergebnisse, die wichtigsten Punkte und die getroffenen Entscheidungen einsehen. Außerdem ist es einfacher, die einzelnen Verantwortlichkeiten zuzuweisen und Feedback zu den Besprechungsergebnissen zu erhalten.

Geben Sie Ihren Teammitgliedern etwas Zeit, um die Materialien zu verarbeiten. Sie werden ihre Ziele besser verstehen und ihre aktuellen Aufgaben erkennen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob dies die beste Option ist, lesen Sie unseren Artikel über asynchrone Kommunikation und wie sie die Effizienz Ihres Teams verbessern und Ihnen eine Menge Besprechungsminuten ersparen kann.

Machen Sie Ihre Besprechungen produktiver mit FuseBase

FuseBase ist die perfekte Lösung für alle, die bei allem, was sie tun, Wert auf eine gute Struktur und Ordnung legen. Es handelt sich um ein benutzerfreundliches Werkzeug, mit dem Sie die Kontrolle über die Tagesordnungen Ihrer Teams übernehmen und diese effizienter und seltener durchführen können.

FuseBase hilft Ihnen, sich vor, während und nach einer Besprechung um alle wichtigen Punkte zu kümmern. Es ermöglicht Ihnen, übersichtliche Aufgabenlisten und Besprechungsvorlagen zu erstellen, Aufgaben zu priorisieren und jederzeit spezifische Notizen hinzuzufügen, ohne dass Sie Ihre Mitarbeiter übermäßig unter Druck setzen müssen, an einer weiteren unnötigen Besprechung teilzunehmen.

Wie können Sie und Ihr Team also von FuseBase profitieren, um Ihre Meetings zu strukturieren und sinnvoller zu gestalten? Sehen Sie sich einige der wesentlichen Elemente an, die das Tool zu diesem Zweck bietet:

• Eine intuitive, einfach zu bedienende FuseBase App – nutzen Sie sie, um Besprechungsagenden zu erstellen und die wichtigsten Diskussionspunkte in einer gut strukturierten, angemessenen Weise hinzuzufügen. Hier können Sie auch Elemente wie Sitzungsaufzeichnungen hinzufügen, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind – auch diejenigen, die nicht teilgenommen haben. Fügen Sie hilfreiche Highlights ein und priorisieren Sie Aufgaben und Diskussionspunkte, um daraus Aktionspläne zu erstellen. Sie können nun Aufgaben, die Sie Ihren Kollegen zuweisen möchten, richtig bearbeiten und sie zu 100 % klar und detailliert gestalten;
• Video- oder Audio-Feedback in FuseBase -Seiten – Sie können dies jetzt bequem tun, wenn Sie einzelnen Mitarbeitern Aufgaben zuweisen müssen oder jemandem einen bestimmten Punkt erklären müssen. Nehmen Sie ein Video oder eine Sprachnachricht auf, anstatt zu tippen, um Zeit zu sparen;
• Kommentare und Chat-Funktionen – jetzt müssen Sie nicht mehr einen zusätzlichen Messenger oder Unternehmenskanal auswählen. Sie können die gesamte Kommunikation direkt in der FuseBase -App pflegen.

FuseBase ist ein effektives Kollaborationstool, das es Ihnen ermöglicht, unnötige Meetings zu reduzieren und diese effizienter und hilfreicher zu gestalten. FuseBase verfügt über eine ganze Reihe wertvoller Elemente und Optionen, die das richtige Arbeiten an Gruppenprojekten erleichtern und eine hochwertige asynchrone Kommunikation zwischen Abteilungen, Management und Mitarbeitern gewährleisten.

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