Tipps, um verschiedene Projekte effizient laufen zu lassen

Im Durchschnitt leiten Projektmanager zwei bis fünf Projekte zur gleichen Zeit. Ihre Teammitglieder haben auch eine Reihe von Aufgaben, die sie täglich erledigen müssen. Manchmal wird es schwierig, sie alle zu bewältigen. Neue Projekte tauchen auf, viele neue Aufgaben stapeln sich auf den bestehenden To-Do-Listen und alles wird zum Chaos. Fristen scheinen unmöglich einzuhalten zu sein, und die Menschen werden müde und desorganisiert.

Ob Sie es glauben oder nicht, es gibt einen Weg, mehrere Projekte gleichzeitig zu bewältigen und alles rechtzeitig zu erledigen – und das ohne übermäßigen Stress. In diesem Artikel geht es um die effektivsten Praktiken und darum, wie Sie Ihre Arbeitsaufgaben nach Prioritäten ordnen können. Lesen Sie weiter, um neue Erkenntnisse zu gewinnen!

Was für die richtige Verwaltung von Aufgaben bei der Arbeit wichtig ist

Wenn man bei der Arbeit mit neuen Projekten oder Aufgaben überlastet ist, kann man sich leicht verirren und demotiviert werden. Möchten Sie dies verhindern und Ihre Zeit- und Projektmanagementfähigkeiten verbessern? Dann ist die Prioritätensetzung die wichtigste Regel, die Sie lernen müssen. Das Setzen von Prioritäten hilft Ihnen, sich auf die dringendsten Aufgaben zu konzentrieren, die anderen in eine Rangfolge zu bringen und lehrt Sie die Fähigkeiten des arbeitsmanagement und wie man jedem Projekt eine angemessene Zeit widmet.

Dank der Prioritätensetzung können Sie lernen, zu planen und festzulegen, was Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt tun müssen. Auf diese Weise entlasten Sie Ihren Arbeitsplan und gewinnen Zeit für sich selbst und für andere Dinge, die Sie vorhaben.

Um sicherzustellen, dass Sie Ihre Projekte und Aufgaben möglichst effizient nach Prioritäten ordnen, haben wir eine kurze Checkliste mit den wichtigsten Schritten zusammengestellt, die Sie befolgen sollten, wenn Sie mit Dutzenden von neuen Aufgaben überladen sind. Werfen wir einen Blick darauf!

Legen Sie Ihre Aufgaben in eine Prioritätenmatrix ein

A prioritäten-Matrix ist eine Tabelle, in der Sie alle Ihre Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit ordnen. Auf diese Weise sehen Sie, ob Ihre Aufgaben:

• Sehr dringend und sehr wichtig
• Nicht dringend und nicht wichtig
• Sehr dringend, aber weniger wichtig
• Nicht sehr dringend, aber wichtiger

Die Matrix erleichtert Ihnen die Projektplanung und hilft Ihnen, jede einzelne Aufgabe zu planen. Sie können eine große Tafel, ein Smartphone oder sogar ein Notizbuch verwenden, um Ihre Aufgaben in die Tabelle einzutragen und sie von Zeit zu Zeit zu aktualisieren. Die FuseBase-Vorlage vereinfacht die Dinge, da diese Matrix bereits für Sie erstellt wurde. Alles, was bleibt, ist, sie zu füllen!

Setzen Sie klare Fristen

Klingen Ihre Fristen vage, wie “bis Ende des Monats”, “bis nächste Woche” und so weiter? Wundern Sie sich nicht, wenn sich Ihre Aufgaben verzögern oder nicht genau wie erwartet erledigt werden. Wenn Sie eine bestimmte Zeit und ein bestimmtes Datum für die Erledigung einer Aufgabe angeben, können Sie das Arbeitspensum besser einteilen und Ihre Fähigkeiten besser einschätzen.

Berücksichtigen Sie Ihre Fähigkeiten

Wenn Sie feststellen, dass Ihre Aufgabenliste zu umfangreich wird, sollten Sie sie etwas entschlacken. Kümmern Sie sich bei der Tages-, Wochen- und Monatsplanung zuerst um die am besten zu bewältigenden Aufgaben. Das kann helfen, wenn Sie viel zu tun haben und nicht wissen, wo Sie anfangen sollen. Wenn Sie schnelle und einfache Aufgaben erledigen, wird Ihre Liste entlastet und Sie können sich mehr Zeit für die komplexen Aufgaben nehmen.

Schreiben Sie jede Aufgabe auf

Bewahren Sie alle Ihre Aufgaben an einem Ort auf, sei es in einem Planer, in Notizen auf dem Smartphone oder in einem Aufgabenmanagement-Tool. Sobald Sie eine neue Aufgabe erhalten, notieren Sie sie auf der allgemeinen Liste. Auf diese Weise können Sie sich besser merken, was Sie erledigen müssen, und verlieren nie den Überblick über Ihre aktuellen Aufgaben. Versuchen Sie, Ihre Notizen einheitlich zu gestalten und fügen Sie zumindest einige Details hinzu, damit Sie keine Zeit damit verschwenden, später zu klären, was damit gemeint ist.

Gliedern Sie langfristige Aufgaben auf

Sie wissen, dass es nicht möglich ist, eine große Aufgabe auf einmal zu erledigen. Wenn Sie sehen, dass Sie sie in logische Schritte unterteilen können, tun Sie das. So können Sie die Aufgaben in einer bestimmten Zeit angemessen einteilen und ohne zusätzlichen Stress an jeder Aufgabe arbeiten. Auf diese Weise können Sie Ihr Projekt rechtzeitig abschließen und haben noch Zeit für andere Aufgaben.

Seien Sie realistisch

Schaffen Sie keine falschen Erwartungen für sich und Ihre Kollegen. Sie können Ihr Tageslimit nicht überschreiten und sich schließlich von etwas ablenken lassen. Versuchen Sie stattdessen, Fristen festzulegen, die sich nach Ihrem Befinden und der Anzahl der dringenden und wichtigen Aufgaben richten, die Sie zu erledigen haben. Und vergessen Sie nicht, sich auch Zeit zum Ausruhen zu nehmen. So vermeiden Sie ein Burnout und bleiben länger hoch motiviert.

Diese Tipps helfen Ihnen, Prioritäten bei Ihren Arbeitsprojekten zu setzen. Die Prioritätensetzung ist jedoch nicht der einzige Faktor, der Ihnen helfen kann, Ergebnisse zu erzielen. Was sollten Sie tun, damit die Prioritätensetzung funktioniert und Ihnen hilft, mehrere Aufgaben zu bewältigen? Finden wir es unten heraus!

6 Tipps zur effektiven Verwaltung mehrerer Arbeitsprojekte

Jetzt ist es an der Zeit, sich die wichtigsten Tipps anzusehen, um jede Aufgabe richtig zu planen und zu verwalten, um ein Burnout zu vermeiden und selbst bei der größten Arbeitsbelastung effektiv zu bleiben. Unsere sechs Empfehlungen werden Ihnen dabei helfen!

Tipp 1. Lernen Sie zu delegieren

Wenn es zu viel zu tun gibt und Sie wissen, dass Sie nicht alles rechtzeitig schaffen können, ist es in Ordnung, von Zeit zu Zeit einen Teil Ihrer Aufgaben an Ihre Kollegen zu delegieren. Als Führungskraft ist die Verteilung neuer Aufgaben an Ihre Untergebenen eine gesunde Praxis, die Ihnen hilft, Stress abzubauen und genügend Zeit für die dringendsten Dinge zu haben. Außerdem ist es wichtig, dass Sie Ihren Mitarbeitern vertrauen und wissen, wer Ihre Arbeit am besten erledigen kann.

Tipp 2. Versuchen Sie, die meiste Zeit konzentriert zu arbeiten

Sich auf die Arbeit zu konzentrieren ist entscheidend für die richtige Verwaltung mehrerer Projekte, Ihrer Arbeitsressourcen und Ihrer Zeit. Sicher, Instagram-Benachrichtigungen und neue Nachrichten von Freunden werden nicht einfach verschwinden, also müssen Sie lernen, ihnen zu widerstehen. Legen Sie Ihr Telefon ab und nehmen Sie es erst wieder in die Hand, wenn Sie mit einer Aufgabe fertig sind. Versuchen Sie dies jedes Mal, wenn Sie eine Aufgabe zu erledigen haben. Beginnen Sie mit kleinen Aufgaben und nehmen Sie nach und nach zeitaufwändigere Aufgaben in Angriff.

Tipp 3. Sprechen Sie mit Ihrem Team

Wenn Sie in einem agilen Team an mehreren Projekten arbeiten, ist der Austausch von Neuigkeiten oder Problemen mit anderen entscheidend. Schaffen Sie eine angenehme, entspannte Atmosphäre in Ihrer Gruppe, damit Sie alle Fragen und Probleme in Ruhe besprechen können. Auf diese Weise weiß jeder, was los ist und ob es etwas gibt, das Sie alle gemeinsam lösen müssen. Ein Austausch über Ihre Arbeitsbelastung kann ebenfalls hilfreich sein, da Ihre Teammitglieder vielleicht freiwillig Hilfe anbieten.

Tipp 4. Planen Sie alles

Unorganisierte Menschen versagen als Manager und lassen andere ihre Projekte nicht richtig zu Ende führen. Planung hilft dabei, Prioritäten zu setzen und Aufgaben rechtzeitig zu erledigen. Es ist notwendig, jede Aufgabe, jeden Anruf und jede Besprechung zu planen, um sicherzugehen, dass Sie nichts übersehen haben und um zu überprüfen, ob Sie genug Zeit für jedes Thema haben.

Tipp 5. Verwenden Sie ein effektives Werkzeug für die Planung mehrerer Projekte

Die Verwaltung mehrerer Aufgaben bei der Arbeit kann eine echte Herausforderung sein, wenn Sie Ihren Tag, Ihre Woche und Ihren Monat nicht richtig planen. Als Projektmanager sollten Sie einen einwandfreien Zeitplan für alle Ihre Anrufe, Projektbesprechungen und zu erledigenden Aufgaben führen. Testen und wählen Sie das bequemste Tool, in dem Sie alle Ihre täglichen Aufgaben und laufenden Projekte speichern und verwalten können. Fügen Sie sie der gewählten Plattform hinzu, um eine effektive zusammenarbeit mit Ihren Kollegen.

Tipp 6. Seien Sie flexibel und überprüfen Sie Ihre Pläne

Um sicherzugehen, dass Sie pünktlich fertig werden und keine internen oder externen Probleme mit Ihren Projekten haben, müssen Sie Ihre Aufgaben regelmäßig überprüfen. Selbst wenn Sie feststellen, dass etwas nicht in Ordnung ist, sollten Sie in der Lage sein, sich auf Änderungen einzustellen und die erforderlichen Anpassungen vorzunehmen, um eine ordnungsgemäße Fertigstellung der Arbeit zu gewährleisten.

Ace verwaltet mehrere Projekte bei der Arbeit mit der FuseBase

Wenn Sie zahlreiche Aufgaben und Projekte gleichzeitig bearbeiten müssen, FuseBase (ehemals Nimbus) kann Ihnen helfen. Es ist ein hervorragendes Werkzeug, um Ihre Arbeit zu strukturieren und Prioritäten zu setzen, auch wenn Sie viel zu tun haben.

Mit FuseBase werden Sie sich nicht in vielen Projekten verlieren und es wird Ihnen helfen, Ihren Arbeitsablauf effektiv zu verwalten. Testen Sie das Tool kostenlos und spüren Sie den Unterschied! Sie können lesen wie Sie mehrere Organisationen erstellen in einer unserer Anleitungen.

Folgen Sie FuseBase auf Twitter für neue Artikel und Updates!