Remote-Team: Die Stöcke im Bündel sind unzerbrechlich

Während der Pandemie fühlten sich viele Menschen von ihren Angehörigen und Freunden getrennt, weil sie sich sozial distanzierten, so dass die gewohnten Verbindungen und der allgemeine Komfort des Lebens fehlten. Die gleiche Herausforderung stellte sich in Teams von Fachleuten, die gezwungen waren, aus der Ferne zu arbeiten. Ein hoher Prozentsatz der Mitarbeiter berichtet, dass sie sich unwohl und uneins fühlen. Die üblichen Praktiken der Firmenveranstaltungen und des Teambuildings sind ins Leere gelaufen, und es gibt keine Gelegenheit mehr, am Arbeitsplatz gemeinsam eine Tasse Kaffee zu trinken und mit Kollegen Smalltalk zu halten. Wie können Sie unter diesen Bedingungen den Geist des Teams und seine Ausrichtung aufrechterhalten? Lesen Sie weiter und finden Sie es heraus.

4 Wege zur Verbesserung der Ausrichtung von Remote-Teams

Fernarbeit hat zwar viele Vorteile, wie z. B. die Möglichkeit, in Hausschuhen ins virtuelle Büro zu gehen, aber sie hat auch einen Nachteil: Die Mitarbeiter können sich vom Unternehmen entfremdet fühlen. Wenn diese Probleme nicht angegangen werden, kann dies die Produktivität am Arbeitsplatz beeinträchtigen und zu einer höheren Fluktuation führen.

Zum Glück für alle wissen Managementexperten, wie wichtig es ist, Zeit und Mühe in die Ausrichtung von Remote-Teams zu investieren.

Ermöglichen Sie die Anpassung des Teams durch die Festlegung gemeinsamer Ziele.

1. Legen Sie die langfristigen Ziele des Unternehmens fest und schlüsseln Sie sie in umsetzbare Schritte für jeden Remote-Mitarbeiter auf.
2. Kommunizieren Sie Ihre Pläne mit den Vorgesetzten und holen Sie sich deren Unterstützung.
3. Es ist wichtig, dass jeder sowohl seine persönlichen Ziele als auch die des Unternehmens kennt.
4. Unterstützen Sie Ihr Team bei der Erreichung seiner individuellen Ziele.

Wo können Sie beginnen, wenn Sie versuchen, Ziele für ein externes Team festzulegen?

1. Rationalisieren Sie Ihre Bemühungen mit Hilfe der Technologie. Durch die Erleichterung der virtuellen Kommunikation und Zusammenarbeit hilft die Technologie verteilten Teams, auf gemeinsame Ziele hinzuarbeiten und ihre Abstimmung zu verbessern.
2. Chatten und treffen Sie sich auf elektronischem Wege. Das Team kann sich virtuell zusammensetzen, um mithilfe der verfügbaren Kommunikationsmittel über die Ziele zu entscheiden.
3. Stellen Sie sicher, dass Sie in der Lage sind, Ihre Ziele zu quantifizieren. Legen Sie die Ziele des Unternehmens und jedes einzelnen Teammitglieds sowie die Kriterien, anhand derer der Erfolg ermittelt wird, klar fest.
4. Legen Sie individuelle Termine für die Mitglieder des Remote-Teams fest. Legen Sie bestimmte Zeiten fest, zu denen die Teammitglieder und ihre jeweiligen Aufgaben abgeschlossen sein müssen.

EXPERTEN SAGEN

Bedrohungen für die Ausrichtung von Remote-Teams

1. Entfernungen zwischen Zeitzonen

Wenn die Mitarbeiter eines Unternehmens mehr als fünf Zeitzonen voneinander entfernt sind, kann es eine Herausforderung sein, alle für einen Videochat zusammenzubringen oder gleichzeitig an einem Projekt zu arbeiten. Jeder Manager muss in der Lage sein, eine Situation zu beurteilen und zu entscheiden, ob ein synchrones oder asynchrones virtuelles Meeting erforderlich ist, um eine kulturübergreifende Kommunikation zwischen den Teammitgliedern zu ermöglichen und den Geist der Teamausrichtung zu erhalten.

2. Weniger persönliche Interaktionen

Bei Seminaren zur Teamausrichtung geht nichts über persönliche Interaktionen, da wir so die Gesichter und die Körpersprache der Menschen beobachten können. Die virtuelle Kommunikation, z. B. per E-Mail und in Chatrooms, ist im Informationszeitalter zu einem fruchtbaren Boden für negative Vorurteile geworden. Aufgrund des Rückgangs persönlicher Interaktionen sind Emojis zu einem beliebten Mittel geworden, um Gefühle auszudrücken und die Kluft zwischen virtuellen und realen Interaktionen zu überbrücken.

3. Getrennte Abteilungen

Die Abstimmung von Remote-Teams wird durch das Entstehen kontraproduktiver Silos in einem Unternehmen stark beeinträchtigt, was ein echtes Risiko darstellt, wenn die Teammitglieder über den ganzen Globus verteilt sind. Einige Mitarbeiter bilden virtuelle Gruppen, um ihre Ziele zu erreichen, während andere im Dunkeln tappen.

Wege zur Verbesserung der Teamausrichtung

1. Keine zusätzlichen Meetings

Viele Manager nutzen virtuelle Meetings, um das Interesse der Teams wach zu halten, auch wenn sie nicht eng zusammenarbeiten. Eine Vielzahl von Besprechungen pro Woche kann sich jedoch negativ auf die Produktivität auswirken und sogar zu einem Verlust der Abstimmung führen. Zoomen macht müde. Ein Mangel an Organisation bei Remote-Meetings kann zu mehr Verwirrung als zu mehr Klarheit führen und den Fortschritt bremsen. Alle Zusammenkünfte müssen auf ein bestimmtes Ziel ausgerichtet sein. Die Teams müssen zusammenarbeiten, um etwas Wichtiges zu erreichen und so die Ausrichtung zu verbessern. Wenn Sie wissen, warum Sie eine virtuelle Besprechung abhalten, können Sie eine Tagesordnung aufstellen, die Ihnen hilft, Ihr Ziel zu erreichen.

Teambesprechungen können dazu dienen, Statusaktualisierungen und andere Benachrichtigungen weiterzugeben. Teams können Huddles nutzen, um ihre Probleme zu besprechen und Feedback von ihren Kollegen zu erhalten. Trotz des scheinbar positiven Einflusses auf die Abstimmung müssen wir betonen, dass es sich hierbei nicht um ein offenes Forum handelt. Stattdessen sollten bei diesen virtuellen Zusammenkünften Aktualisierungen zu wichtigen Projekten oder Initiativen besprochen werden. Auf diese Weise werden die Projekte vorangetrieben und die Teammitglieder werden ermutigt, trotz Rückschlägen durchzuhalten. Die erstmalige Einrichtung eines virtuellen Besprechungssystems für ein verteiltes Team kann einschüchternd wirken.

2. Vergewissern Sie sich, dass in Ihrem Team alles in Ordnung ist

Mehr denn je ist es wichtig, dass die Mitarbeiter in der Lage sind, sich in den anderen einzufühlen. Wenn man sich hinter einem Computerbildschirm versteckt, lassen sich Gefühle wie Wut und Depression leicht verbergen. Wenn sich die Mitarbeiter eines Teams, das vollständig aus der Ferne arbeitet, nicht regelmäßig sehen, können die Bindungen, die die virtuelle Gruppe zusammenhalten, schnell schwächer werden, und die Abstimmung kann gestört werden. Diese Interaktionen sind jedoch notwendig, damit sich eine Remote-Gruppe entwickeln und reibungslos funktionieren kann. Um einen dauerhaften Erfolg zu erzielen, müssen die Führungskräfte über den Abschluss einzelner Projekte hinausblicken und sich auf die Herstellung der langfristigen Lebensfähigkeit konzentrieren. Um dieses Ziel zu erreichen, ist es entscheidend, die Ausrichtung des Teams zu fördern.

Vermeiden Sie voreilige Schlüsse. Halten Sie regelmäßig virtuellen Kontakt zu den Teammitgliedern und erkundigen Sie sich nach ihrer Gesundheit und Zufriedenheit. Schaffen Sie Zeit und Raum für Gespräche und den Aufbau von Bindungen. Die Umgebung des virtuellen Arbeitsplatzes sollte so weit wie möglich nachgebildet werden. Sie müssen viele Kontakte aufrechterhalten, um Ihr Remote-Team bei der Arbeit aus der Ferne auf dem gleichen Stand zu halten.

Die Bekanntmachung einer Strategie sollte nicht als einmalige Angelegenheit betrachtet werden. Sie haben sich viel Mühe gegeben, um einen Konsens über die richtigen Ziele herzustellen, und jetzt müssen alle im Unternehmen auf derselben Seite stehen, um produktiv zu sein. Ihre virtuellen Teambesprechungen sollten ein regelmäßiger Bestandteil der Routine sein: Alles, was Sie am Arbeitsplatz tun, von täglichen Besprechungen und wöchentlichen virtuellen Meetings bis hin zu Quartalsplanungen und monatlichen Bewertungen, kann hier durchgeführt werden. Verlagern Sie Ihre regelmäßige Arbeitsroutine auf eine Remote-Plattform (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, etc.) oder spezielle virtuelle Kollaborationswerkzeuge (z.B., FuseBase). Dies strukturiert nicht nur Ihren Tagesablauf, sondern verbessert auch die Abstimmung im Remote-Team.

Legen Sie einen regelmäßigen Zeitplan für die virtuelle schriftliche Kommunikation und persönliche Kontakte fest. In einer Krisensituation denken die Menschen natürlich an das Schlimmste, wenn sie nicht regelmäßig auf dem Laufenden gehalten werden, und gefährden so den Prozess der Anpassung. Stellen Sie so viele Informationen wie möglich zur Verfügung, auch wenn Sie nicht alle Antworten kennen, damit Ihr Team in der Ferne weiß, was vor sich geht, und darauf vertrauen kann, dass Sie alles tun, um ihm die benötigten Daten zu liefern. Denken Sie daran, dass es immer zwei Seiten einer Geschichte gibt. Nachdem Sie also Ihre Prioritäten per E-Mail oder in einer virtuellen Stadthalle mitgeteilt haben, sollten Sie sich bei allen, die Ihnen unterstellt sind, erkundigen, ob sie die Nachricht erhalten haben. Haben sie einen Plan, wie sie zum Erfolg des Unternehmens bei der Erreichung seiner Ziele und der Unterstützung des Anpassungsprozesses beitragen werden?

3. Modernisieren Sie Ihre Instrumente der virtuellen Zusammenarbeit

Infolge der drastischen Veränderungen in der Organisationsstruktur, die durch die Pandemie ausgelöst wurden, haben viele Unternehmen ihre Büroarbeit rasch in die Ferne verlagert. Vielen Unternehmen fehlen jedoch die Ressourcen, um eine produktive und kollaborative Remote-Arbeitsumgebung zu ermöglichen. Viele Unternehmen verpflichten sich nun dazu, ausschließlich mit Remote- oder Hybrid-Büros zu arbeiten, so dass die Führungskräfte überdenken müssen, wie sie den Übergang bewältigen.

Ein offener Kommunikationskanal ist für die Förderung von Vertrauen und einer besseren Abstimmung zwischen verteilten Teammitgliedern unerlässlich. Nutzen Sie die Möglichkeit, Projekte und Aufgaben mit anderen Teammitgliedern und Abteilungen zu teilen, um eine transparente virtuelle Arbeitsumgebung zu schaffen. Nutzen Sie eine Cloud-basierte Plattform für die Zusammenarbeit, um Projekte offen zu halten und durch virtuelle Silos verursachte Kommunikationsbarrieren zu beseitigen.

Für den Zweck der Teamausrichtung kann die FuseBase (ehemals Nimbus) hilfreich sein. FuseBase hat eine praktische Software entwickelt, in der die Nutzer ihre Gedanken, Papiere und virtuelles Lesematerial speichern können. FuseBase unterstützt eine breite Palette von Inhaltsformaten, einschließlich, aber nicht beschränkt auf reinen Text, To-Do-Listen, Tabellen, Datenbanken, Fotos, Videos, Einbettungen von anderen Seiten und angehängte Dateien jeglicher Art. Die Organisationsstruktur von FuseBase (Organisationen, Arbeitsbereiche, Ordner, Unterordner und Seiten) erlaubt es Ihnen, Ihre Daten zu kategorisieren und übersichtlich zu ordnen.

Mit FuseBase können Remote-Mitglieder die Daten ihres Teams und ihres Unternehmens organisieren, zusätzlich zur Verwaltung von Projekten, Verantwortlichkeiten und Arbeit. FuseBase macht es einfach, Berichte und Dokumente an einem bequemen virtuellen Ort zusammenzustellen.

Diese Strategie ist nicht dazu gedacht, übermäßiges Mikromanagement zu fördern. Stattdessen fördert sie den Sinn für Teamarbeit, indem sie jeden über den Fortschritt der Initiativen anderer Personen auf dem Laufenden hält und die Abstimmung im Team erleichtert. Der Einzelne ist eher geneigt, gemeinsam nach einer Lösung zu suchen, wenn Probleme diskutiert und angesprochen werden.

4. Holen Sie sich Unterstützung von außerhalb Ihres Teams

Manager, insbesondere solche in entfernten Positionen, können schnell isoliert werden. Manager, die das Team um Beiträge bitten, können ihre Vorurteile besser überwinden und ein freundlicheres Umfeld für alle Mitarbeiter schaffen. Um die Feinabstimmung Ihrer virtuellen Meetings und Abläufe vorzunehmen, sollten Sie Anregungen einholen. Der nächste Schritt besteht darin, eine Strategie zur Lösung von Schwierigkeiten und zur Neuausrichtung des Teams im Lichte der neuen Erkenntnisse aus dem Feedback zu formulieren. Fördern Sie die Abstimmung und Produktivität von Remote-Teams auch unter geografisch verstreuten Mitgliedern, indem Sie eine Umgebung schaffen, in der eine offene Kommunikation gefördert wird.

Die Hilfe von Personen außerhalb Ihrer Remote-Gruppe ist eine gute Alternative zum Alleingang bei Problemen. Arbeiten Sie mit anderen Top-Managern in Ihrem Unternehmen zusammen, um Prozesse zu verbessern. Ziehen Sie die Zusammenarbeit mit Design-Thinking-Moderatoren in Erwägung, die Ihnen helfen, schwierige virtuelle Kurse zu bewältigen und die Abstimmung im Team zu verbessern. Sie werfen einen neuen Blick auf die bestehenden Remote-Meeting-Systeme und ermöglichen es Ihnen, Schwachstellen zu erkennen und bisher ungenutzte Möglichkeiten der virtuellen Kommunikation und Risikofaktoren für die Abstimmung zu entdecken.

5. Entwickeln Sie eine Strategie, die Ihnen zum Erfolg verhilft

“Hochleistungsteams sind auf eine starke Führung, klare Ziele, selbstlose Teamarbeit, Innovation durch ständiges Lernen und eine Gewinnerkultur angewiesen”, sagt Sonia McDonald, CEO und Gründerin von McDonald, Inc.

Man kann nicht mit hundert Dingen jonglieren, die in einem Augenblick erledigt werden müssen. Ein solch stressiger und überfrachteter Zeitplan kann der Ausrichtung des Teams schaden. Konzentrieren Sie die Arbeit Ihres Remote-Teams auf einige wenige Aufgaben, die höchste Priorität haben. Planen Sie Eventualitäten ein und stellen Sie sicher, dass die wichtigsten Initiativen diejenigen sind, die Ihrem Unternehmen auf Anhieb am meisten helfen, lassen Sie aber auch Raum für unerwartete Aufgaben. Vielleicht müssen Sie Ihr gesamtes Geschäftsmodell umstellen, um Ihre Kunden besser bedienen zu können, einen neuen virtuellen Markt erschließen oder Änderungen an Ihrem Produkt- oder Dienstleistungsangebot vornehmen. Die Effektivität des Teams hängt von der Fähigkeit seiner Mitglieder ab, sich auf eine Reihe von unmittelbaren Zielen zu einigen und diese Ziele einander mitzuteilen, was die Abstimmung erleichtert.

Fazit

Heimarbeit mag für viele Menschen eine kurzfristige Lösung sein. Die Vorteile der Telearbeit erfordern jedoch keinen Verzicht auf Effizienz, Nähe oder Zufriedenheit. Remote-Teams werden erfolgreicher sein und mehr Fortschritte bei der Abstimmung machen als je zuvor, wenn sie bereit sind, zusammenzuarbeiten und neue Dinge auszuprobieren.

Selbst wenn sich alle im selben Raum befinden, kann es schwierig sein, den Geist der Teamausrichtung zu erreichen und zu erhalten. Die Manager müssen sicher sein, dass alle, auch wenn sie aus der Ferne arbeiten, an einem Strang ziehen und sich auf die richtigen Aufgaben konzentrieren. Es ist wichtig, sich darauf zu verlassen, dass alle Mitglieder eines Remote-Teams auf derselben Seite stehen, wenn es um die wichtigsten Ziele für die Arbeit, die Erholung und das Wachstum Ihres Unternehmens geht.

Bei der Arbeit aus der Ferne ist es wichtig, viele virtuelle Kommunikationskanäle einzurichten, damit sich Ihr Team verbunden und freundlich fühlt. Richten Sie eine regelmäßige Routine ein, um eine effektive Teamkommunikation zu gewährleisten. Wechseln Sie zu einer Remote-Plattform, verwenden Sie speziell entwickelte Tools für die Zusammenarbeit (z. B., FuseBase) und legen Sie jede Woche eine bestimmte Zeit für die virtuelle schriftliche Kommunikation fest.

Die Abstimmung mit einem Remote-Team kann etwas mehr Arbeit und Kommunikation erfordern, aber wenn die Manager die wenigen entscheidenden Aufgaben, die für den Erfolg des Unternehmens notwendig sind, erfolgreich durchführen, wird diese Zeit gut investiert sein.