6 Tipps zur Optimierung der Kundenkommunikation

Die Kommunikation mit Ihrem Kunden ist eine der wichtigsten Komponenten eines jeden Projekts. Sie ist auch eine der größten Herausforderungen, denn das Schicksal des gesamten Projekts hängt weitgehend von der Qualität und dem Niveau der Kommunikation ab.

Oft stehen die Künstler vor einem Problem, wenn die Kunden nicht ganz verstehen, was sie wollen. Eine weitere schwerwiegende Schwierigkeit bei der Arbeit an Projekten ist, dass die Kunden die Kommunikation vermeiden, was es noch schwieriger macht, Ergebnisse zu liefern.

Immer häufiger sind die Kunden jedoch bereit zu kommunizieren. Gleichzeitig wird aber keine effektive Kommunikationslinie geschaffen. Die Beziehungen zwischen den Parteien können sehr schnell beschädigt werden. Situationen, in denen Leistungsträger nicht effektiv kommunizieren und den Kunden missverstehen, sind typisch. Was kommt dann? Der Arbeitsablauf kann sich als ineffektiv erweisen, und es kann zu Konflikten zwischen den Parteien kommen. Die Straffung der Kommunikationsprozesse ist bei jeder Art von Auftraggeber entscheidend.

In jedem Fall sollten der Auftraggeber und der Auftragnehmer immer auf derselben Seite stehen; es sollte eine effiziente Kommunikation zwischen ihnen stattfinden, um die Entwicklung des Projekts zu gewährleisten. In diesem Artikel geben wir Ihnen einige Tipps zur Optimierung der Kundenkommunikation.

Was bedeutet die Straffung der Kundenkommunikation?

Die Kommunikation mit dem Kunden muss kurz und effizient sein. Um dies zu erreichen, ist es notwendig, die Art und Weise der Kommunikation zu optimieren und zu rationalisieren. Um die Kommunikation mit dem Kunden zu rationalisieren, beseitigt der Künstler oder Kundenbetreuer unnötige Interaktionsschritte, indem er moderne Technologien oder andere Ansätze einsetzt. Die Straffung der Kommunikation hilft Ihnen und Ihrem Kunden, einander besser zu verstehen. Sie werden auch in der Lage sein, schnell zu verstehen, was genau Ihr Kunde braucht und effektiv zu kommunizieren.

Optimierung, Rationalisierung und Straffung helfen dabei, Ziele klarer zu formulieren, den Umfang und den Zeitplan des Projekts festzulegen und Verantwortlichkeiten und Ressourcen klarer zuzuordnen. Die Straffung von Prozessen führt zu mehr Effektivität und Produktivität bei allen Beteiligten. Sie hilft Ihnen auch bei der Wahl der effektivsten Methode der Zusammenarbeit. Es ist wichtig, dass die Kommunikationsmittel für beide Seiten geeignet sind, um eine möglichst effektive Zusammenarbeit zu gewährleisten.

Wie kann man also die Kommunikation mit einem Kunden rationalisieren?

Wie erstellt man einen Plan für die Kundenkommunikation, wenn man die Prozesse rationalisiert?

Um die Kundenkommunikation zu straffen und einen Plan zu erstellen, müssen Sie zunächst einen Kommunikationsrhythmus festlegen. Diese können sowohl von der Größe des Projekts als auch von den Vorlieben des Kunden abhängen. Bevor Sie die Prozesse straffen, müssen Sie sich mit den folgenden Fragen befassen:

• Wie werden Sie mit dem Kunden kommunizieren – wöchentliche Telefonate, E-Mail-Kommunikation, Berichtserstellung usw.?
• Auf welche Weise werden Sie über den Abschluss bestimmter Projektphasen berichten – per Telefon, E-Mail oder bei persönlichen Treffen?
• Welche Kommunikationsmethode ist für die Lösung kleinerer oder größerer Probleme am besten geeignet?

Bei der Straffung der Prozesse ist es wichtig, einen Kommunikationsrhythmus zu schaffen und die Kommunikationsmethoden individuell auszuwählen. Mit großen Kunden sollte man mindestens einmal pro Woche kommunizieren. Bei kleinen Projekten kann es ausreichen, einmal alle 10-14 Tage einen Bericht zu übermitteln oder anzurufen.

Wie soll man mit dem Kunden kommunizieren und in Notfällen handeln?

Im Laufe der Kommunikation mit dem Kunden und der Projektdurchführung kann es zu Notfällen kommen. Auch in diesem Fall ist es wichtig, einen konkreten Plan zu haben und richtig zu kommunizieren, um unangenehme Situationen zu vermeiden. Denken Sie an die folgenden Fragen:

• Was ist zu tun, wenn der Kunde bei der Kommunikation per E-Mail oder Telefon verärgert wirkt?
• Was tun, wenn der Kunde verärgert ist und Sie feststellen, dass Ihr Team einen Fehler gemacht hat?
• Was ist zu tun, wenn der Kunde verärgert ist, aber weder Sie noch Ihr Team Fehler gemacht haben?

Sie müssen sich unbedingt überlegen, wie Sie mit Missverständnissen auf Seiten des Kunden umgehen, mit ihm kommunizieren und ihn beruhigen, wenn etwas passiert. Um die Kommunikation zu optimieren, müssen Sie für jede dieser Situationen einen spezifischen Plan haben und die Probleme Ihrer Kunden lösen.

EXPERTEN SAGEN

“In jedem Unternehmen passieren Fehler, und manche Umstände geraten außer Kontrolle. Mit einer transparenten und einfühlsamen Kommunikation kann sich eine Situation, die sich andernfalls vielleicht zum Schlechten gewendet hätte, in ein positives Ergebnis für das Unternehmen verwandeln.

Stellen Sie sich beispielsweise vor, dass ein Unternehmen aufgrund außergewöhnlicher Umstände, auf die es keinen Einfluss hat, nicht in der Lage ist, die erwartete Leistung zu erbringen. Das Unternehmen muss zunächst den Kunden rechtzeitig und transparent über die Situation informieren. Gleichzeitig muss das Unternehmen die Verantwortung übernehmen und dem Kunden versichern, dass alles getan wird, um eine Rückkehr zur Normalität zu gewährleisten. Von diesem Zeitpunkt an ist es entscheidend, den Kunden auf dem Laufenden zu halten, egal was passiert. Darüber hinaus kann es hilfreich sein, einen zusätzlichen Service oder ein kostenloses Geschenk anzubieten (soweit dies für das Unternehmen möglich ist). Wenn Sie negative Bewertungen online lesen, werden Sie feststellen, dass das Unternehmen in 2/3 der Fälle die negative Bewertung hätte vermeiden können, wenn es einfach besser kommuniziert hätte. Niemand erwartet von Unternehmen, dass sie zu 100 % perfekt sind. Wir erwarten jedoch, dass die Unternehmen offen und zeitnah kommunizieren, um das Kundenerlebnis zu gewährleisten

Fortschrittsberichte als Teil Ihres Kommunikationsplans

Die Kommunikation mit den Kunden lässt sich ohne Berichte nicht optimieren. Ihr Team muss Berichte über die geleistete Arbeit erstellen. Dies ist wichtig für die Rationalisierung von Prozessen, denn so können Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren, eine Historie Ihrer Aktionen erstellen und nachverfolgen, in welchem Stadium ein Problem mit dem Projekt aufgetreten ist (für den Notfall).

Berichte tragen dazu bei, die Kommunikation mit den Kunden erheblich zu vereinfachen. Berichte müssen regelmäßig vorgelegt werden und eine bestimmte Häufigkeit aufweisen. Sie können wöchentlich, alle 14 Tage oder monatlich erstellt werden. Bei der Erstellung eines Berichts ist es wichtig, einer bestimmten Struktur zu folgen. Die Komponenten können wie folgt aussehen:

1. Vision des Teams. Was genau wurde getan, und warum wurde es so getan, wie es getan wurde? Dieser Absatz sollte in jedem Bericht wiederholt werden.
2. Läuft das Projekt nach Plan? In diesem Abschnitt ist es wichtig, anzugeben, ob die Fristen eingehalten werden und ob bestimmte Aufgaben erledigt werden können. Sie können den Grad der Erledigung der Aufgaben bewerten – “ausgezeichnet”, “gut” oder “schlecht” Für jeden Punkt ist es wichtig, eine Erklärung abzugeben, warum die Bewertung so ausfällt.
3. Was wurde in dieser Woche (oder in den letzten zwei Wochen, im letzten Monat usw.) erledigt? In diesem Block müssen die Aufgaben beschrieben werden, die in einem bestimmten Zeitraum erledigt wurden.
4. Pläne für die nächste Woche (oder zwei Wochen, oder Monat). In diesem Block müssen Sie die Aufgaben beschreiben, die im nächsten Berichtszeitraum erledigt werden sollen, damit der Kunde weiß, was Sie tun.
5. Welche Probleme sind aufgetreten? Wenn das Team Schwierigkeiten bei der Durchführung bestimmter Aufgaben hatte, sollten Sie diese im Bericht beschreiben und angeben, was der Kunde tun kann, um das Problem zu lösen. Zum Beispiel, indem er bestimmte Informationen über sein Produkt zur Verfügung stellt. Nutzen Sie diese unangenehmen Situationen, um neue Lösungen und Verbesserungsmöglichkeiten zu entdecken.

6 Tipps zur Optimierung der Kundenkommunikation

Es ist besser, Kommunikationsprobleme zu vermeiden, als sie später zu lösen. Daher ist es sehr wichtig, die Kommunikation mit dem Kunden von Anfang an richtig zu gestalten. Wir geben Ihnen einige Tipps, wie Sie die Kommunikation mit Ihren Kunden vereinfachen können.

Ein Kunde – eine Kette von E-Mails

E-Mail ist einer der wichtigsten Wege, um mit Kunden zu kommunizieren, daher ist es am besten, gleich zu Beginn Kommunikationsregeln aufzustellen. Die Rationalisierung dieser Prozesse ist für jedes Unternehmen, das mit Kunden arbeitet, von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie z. B. geschäftliche Korrespondenz führen, müssen alle Nachrichten strikt in denselben Zusammenhang gestellt werden. Das ist wichtig, weil es dann viel einfacher ist, später genau nachzuvollziehen, worüber Sie gesprochen haben.

Wenn sich das Diskussionsthema ändert, kann ein neuer Nachrichtenstrang eröffnet werden. Es ist jedoch nicht empfehlenswert, unabhängige Nachrichten zum selben Thema zu senden. Sie könnten nützliche Informationen verlieren. E-Mails mit Threads ermöglichen es Ihnen, die Korrespondenz in chronologischer Reihenfolge zu überprüfen. Die Verwendung eines Threads hilft auch, unangenehme Situationen wie verlorene E-Mails oder Nachrichten, die im Spam-Ordner landen, zu vermeiden.

Auf diese Weise kommunizieren Sie mit Ihren Kunden auf strukturierte und effektive Weise und rationalisieren Ihre Kommunikationsprozesse.

Bitten Sie um detaillierte Informationen in einer E-Mail

Um die Kommunikation mit Ihren Kunden zu rationalisieren, sollten Sie sie bitten, sehr detaillierte Informationen über das Projekt in einer einzigen E-Mail zu senden. Oft übermitteln Kunden Informationen in verschiedenen Nachrichten, die mehrere Dutzend E-Mails umfassen. Das ist nicht die Art und Weise, wie Sie mit Ihren Kunden kommunizieren wollen, vor allem, wenn Sie Dutzende von ihnen haben. Sie muss gestrafft werden. Es ist von entscheidender Bedeutung, die Erwartungen hinsichtlich der Kommunikationsgrundsätze in der Anfangsphase der Projektbesprechung festzulegen.

Sie können Regeln für die Kommunikation mit Ihren Kunden aufstellen, die für Sie am bequemsten sind. Sie können zum Beispiel eine bevorzugte Kommunikationszeit festlegen, wenn Sie Ihre E-Mails mehrmals am Tag abrufen – Sie können dem Kunden sagen, dass Sie seine E-Mails lesen und täglich um 17 Uhr mit ihm kommunizieren werden. Sie können eine bestimmte Form der Kommunikation wählen. Wie dem auch sei, es ist wichtig, dass Sie sich mit dem Kunden in der ersten Phase der Kommunikation auf Ihre Regeln einigen, wenn Sie alle Prozesse rationalisieren.

So vermeiden Sie eine Flut von E-Mails von Dutzenden von Kunden in Ihrem Posteingang, die nur ein Minimum an nützlichen Informationen enthalten.

Kommunizieren Sie mit Kunden online und offline

Die E-Mail ist ein wichtiges Kommunikationsmittel, aber nicht immer das effektivste. Um die Kommunikation zu optimieren, sollten Sie persönliche Treffen mit Kunden sowie Telefon- oder Videoanrufe einplanen.

Diese Kommunikationsmethode ist manchmal effektiver, da Sie dem Kunden sofort alle Fragen stellen können, auch solche, die sich direkt während der Kommunikation ergeben. In diesem Fall wird der Kunde Ihnen entweder sofort eine Antwort geben oder diese Informationen aufzeichnen und Sie wissen lassen, wann er sie beantworten kann. Anders als bei einer E-Mail ist es für den Kunden sehr viel schwieriger, diese Informationen zu verlieren.

Das ideale Szenario für die Rationalisierung der Kundenkommunikation ist die Planung von Besprechungen mit Kunden eine oder zwei Wochen im Voraus. Sie müssen nicht lang sein. In der Regel ist eine Stunde ausreichend. Erklären Sie dem Kunden, dass dieses Kommunikationsformat für Sie und für den Kunden wichtig ist. Es ist viel einfacher, direkt zu kommunizieren, als Hunderte von E-Mails nach den benötigten Informationen zu durchsuchen.

Mit einem Online-Kalendersystem kann die Kommunikation mit dem Kunden noch einfacher gestaltet werden. In diesem Fall kann der Kunde einen günstigen Zeitpunkt für das Treffen wählen, und Sie erhalten eine Benachrichtigung. Außerdem verhindert der Online-Kalender, dass zwei Termine zur gleichen Zeit angesetzt werden. Es gibt viele Apps, mit denen sich Besprechungen rationalisieren und planen lassen.

Einrichten eines Kanals für die gemeinsame Nutzung und Speicherung von Dateien

Die Rationalisierung von Prozessen kann ohne die Verwaltung von Arbeitsdokumenten nicht vollständig sein. Die gemeinsame Nutzung von Dateien ist ein äußerst wichtiger Aspekt bei der Kommunikation mit dem Kunden. Je einfacher der Austauschprozess ist, desto besser können Sie und Ihr Kunde einander verstehen und effektiv kommunizieren.

Sie werden häufig Dateien austauschen. Daher ist es wichtig, ein Werkzeug zu haben, mit dem Sie dies so schnell wie möglich tun können. Ein spezieller Speicherplatz ist daher ein wichtiger Schritt zur Rationalisierung der Prozesse.

Mit einem spezialisierten Tool für die gemeinsame Nutzung von Dateien können Sie die Rationalisierung erheblich verbessern, alle Prozesse beschleunigen und mehreren Personen gleichzeitig Zugang gewähren. So können Sie z. B. bestimmte Änderungen sogar direkt in dem Moment vornehmen, in dem der Kunde die Datei sieht. Auf diese Weise können Sie ihm mehrere Optionen anbieten und sich auf die Option einigen, die ihm am besten gefällt. Zusammen mit diesen Änderungen können Sie Ihre Entscheidung für bestimmte Lösungen begründen.

Darüber hinaus ist die Speicherung von Dateien in der Cloud unerlässlich. Dadurch wird das Risiko eines Dateiverlusts aufgrund von Malware oder einer Kompromittierung des Computers ausgeschlossen. Die Cloud-Speicherung ermöglicht es Ihnen auch, Backups zu speichern, falls etwas schief geht. FuseBase (ehemals Nimbus) bietet eine Reihe von Cloud-Lösungen an, die die Kundenkommunikation mit Online-Zusammenarbeitstools und gemeinsam genutzten Dokumenten vereinfachen.

Vergewissern Sie sich, dass Sie den Kunden verstehen

Die Hauptprobleme bei der Optimierung der Kundenkommunikation entstehen dadurch, dass die Kunden ihre Erwartungen und Bedürfnisse oft nicht klar und genau formulieren können. Meistens hat der Kunde Schwierigkeiten in der Phase, in der er sich auf Funktionen einigen muss, die eine bestimmte Aktion anregen. Bei der Entwicklung einer Website zum Beispiel wünschen sie sich vielleicht Funktionen, die den Verkauf fördern, die Bekanntheit steigern usw., sind sich aber nicht sicher, wie diese Funktionen funktionieren oder aussehen sollen.

In dieser Situation muss ein Manager geduldig und höflich sein, um die Wünsche und Bedürfnisse des Kunden zu verstehen. Es ist notwendig, so viele Informationen wie möglich darüber zu sammeln, was genau der Kunde braucht und was seine Wünsche und Anforderungen sind. Lassen Sie Ihre Kunden alle Projektaspekte prüfen und melden Sie sich bei Ihnen, wenn Sie eine klare Vorstellung davon haben, was sie wollen.

Denken Sie daran, dass es trotz der Komplexität dieser Aufgabe in Ihrem Interesse ist, alle notwendigen Ausgangsdaten zu erhalten. Es kommt darauf an, ob Sie diese oder jene Arbeit ausführen können und wie sie ausgeführt werden soll. Wie wird sie den Erwartungen des Kunden entsprechen? Je mehr Informationen Sie erhalten, desto besser werden die Lösungen sein, die Sie dem Kunden anbieten.

Wenn der Kunde nicht genau formulieren kann, was er braucht, sollten Sie alles tun, um ihm zu helfen. Sie können ihm beispielsweise einen Fragebogen mit einer Liste von Funktionen anbieten, die in bestimmten Fällen implementiert werden können. Dies trägt dazu bei, den Kommunikationsprozess mit dem Kunden zu vereinfachen und zu rationalisieren.

Ihre Kunden sollten Sie verstehen

Wenn Ihr Ziel die Vereinfachung der Kundenkommunikation ist, müssen Sie verstehen, dass sich die Kommunikation mit Kunden von der Kommunikation mit Kollegen unterscheidet. In der Regel ist der Kunde kein Fachmann in Ihrem Unternehmen. Daher ist es sinnlos, mit ihm in Fachsprache und Fachterminologie zu kommunizieren. Höchstwahrscheinlich versteht der Kunde einfach nicht, wovon Sie sprechen.

Außerdem kann dies einen weiteren negativen Effekt haben. Der Kunde könnte denken, dass Sie versuchen, Ihre Inkompetenz zu verbergen, indem Sie viele Fachbegriffe verwenden. In diesem Fall bedeutet “rationalisieren” wörtlich “vereinfachen”.

Mit den folgenden Tipps können Sie die Kommunikation mit Ihren Kunden vereinfachen:

1. Führen Sie die Korrespondenz mit dem Kunden so, dass er versteht, worüber Sie sprechen.
2. Vergessen Sie Fachjargon und komplizierte Terminologie. Diese Sprache kann in Gesprächen mit einem Team oder Kollegen verwendet werden, aber nicht mit einem Kunden.
3. Denken Sie bei der Kommunikation mit dem Kunden daran, dass er vielleicht in einer anderen Branche tätig ist und Sie ihm alles, was Sie ihm anbieten können, in einer möglichst einfachen Sprache erklären müssen.

Wenn die Kunden verstehen, was Sie sagen, sind sie offener und bereit zu kommunizieren. Die Rationalisierung von Prozessen beginnt immer damit, dass man die Dinge einfacher macht.

Wie können FuseBase-Portale Ihre Kundenkommunikation unterstützen?

Die Rationalisierung der Kundenkommunikation kann manchmal schwierig sein, weil Sie Dutzende von Tools benötigen. Wenn Sie die Kommunikationsprozesse rationalisieren, können Sie mit Dutzenden von Anwendungen für Anrufe, E-Mails, Berichte und mehr enden.

FuseBase (ehemals Nimbus) löst diese Probleme, indem es eine Lösung aus einer Hand anbietet, um die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Kunden zu rationalisieren.

Ein Kundenportal ermöglicht es Kunden, vollständige Informationen über das laufende Projekt auf sichere Weise zu erhalten und hilft, Unklarheiten in der Kommunikation zu beseitigen.

Kundenportale werden von der FuseBase (ehemals Nimbus) betrieben, so dass Sie alle vielseitigen Werkzeuge unserer Plattform nutzen können, um die Kundenkommunikation zu rationalisieren. Sie können auch viele Integrationen verbinden und Ihr Portal zu einem einzigen und bequemen Ort für die Zusammenarbeit mit dem Kunden machen.

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