Was ist Teamwissen und Warum sollte es geteilt werden?

Das Wissen Ihrer Mitarbeiter über das Projekt ist das wertvollste Informationskapital. Wenn jedoch alles Fachwissen in den Köpfen der Mitarbeiter steckt, bringt das Ihr Unternehmen nicht voran. Stellen Sie sich vor, was passiert, wenn jemand, der das gesamte Wissen über eine wichtige Aufgabe besitzt, eines Tages kündigt. Das wird in jedem Team ein völliges Chaos verursachen.

Aus diesem Grund sollten wichtige Informationen dem gesamten Team zur Verfügung stehen, nicht nur einigen wenigen Personen. Denn so gerne wir unsere Ideen mit der Kraft der Gedanken weitergeben würden, ist dies noch nicht möglich.

Laut Statista, im Januar 2022, 45 % der Befragten aus der Ferne arbeiten. Trotz aller Vorteile der Telearbeit ist es für Teammitglieder, die von zu Hause aus arbeiten, schwieriger, über alle Veränderungen, Neuigkeiten und Innovationen im Unternehmen auf dem Laufenden zu bleiben. Daher ist das Wissensmanagement im Team von entscheidender Bedeutung für den Erfolg eines Unternehmens, insbesondere wenn es sich um ein wachsendes Unternehmen handelt.

In diesem Artikel erfahren Sie, was Teamwissen ist, warum es so wichtig ist und wie man es managen kann.

Was bedeutet der Begriff “Teamwissen”?

Sicherlich hat jeder unserer Leser eine ungefähre Vorstellung davon, was Teamwissen ist, aber lassen Sie uns eine genauere Definition geben.

Teamwissen ist das Wissen, das eine Gruppe von Mitarbeitern (ein Team) gesammelt hat, ihre Ideen und Schlussfolgerungen sowie ein gemeinsames Verständnis von Situationen und gefundenen Lösungen.

Denken Sie zum Beispiel an Ihr Marketingteam und sein kollektives Wissen. Das Marketingteam neigt dazu, an ähnlichen oder verwandten Aufgaben zu arbeiten und Ideen gemeinsam zu teilen. Sie denken gemeinsam über aufkommende Probleme nach und suchen nach Lösungen, indem sie ihre bisherigen Erfahrungen austauschen – das ist das Teamwissen.

Bei Teamwissen handelt es sich also um betriebliche Informationen, die von einer Gruppe von Kollegen erzeugt und weitergegeben werden.

Warum ist es wichtig, Wissen innerhalb eines Teams zu teilen?

Wie einzelne Mitarbeiter Aufgaben verstehen oder ausführen, mag wenig wichtig erscheinen. Manche Manager sind sogar der Meinung, dass geteiltes Teamwissen zu einer übermäßigen Standardisierung der Prozesse und zu einem Mangel an Kreativität unter den Teammitgliedern führen kann.

Natürlich ist das Vorhandensein verschiedener Spezialisten in einem Team gut, weil jeder sein eigenes Wissen, seine eigene Erfahrung und seine eigenen spezifischen Aufgaben hat, die er selbst erledigen kann. Wenn Sie jedoch keine Möglichkeiten für den Austausch von Wissen im Team bieten, können die Mitarbeiter nicht effizienter miteinander kommunizieren.

Denken Sie auch darüber nach: Was würden Sie tun, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder in eine andere Abteilung wechselt? Wird der Rest des Teams in der Lage sein, seine Aufgaben zu übernehmen?

Hier sind also fünf Gründe, warum eine Richtlinie zum Wissensaustausch im Team für Ihr Unternehmen wichtig ist.

Mehr Innovation und Raum für Wachstum

Es liegt auf der Hand, dass Unternehmen, die keinen Wert auf den Austausch von Wissen im Team legen, langsamer wachsen. Umgekehrt sind Unternehmen, die Wert auf eine Kultur des Wissensaustauschs legen, wettbewerbsfähiger. Teamwissen ermöglicht es allen Mitarbeitern, auf derselben Seite zu stehen und gemeinsam innovative Lösungen zu finden.

Kostenreduzierung und effizientere Geschäftsprozesse

Wenn Ihre Teammitglieder stundenlang nach den richtigen Informationen suchen, während Sie bereits einen ähnlichen Fall hatten und ein anderer Mitarbeiter eine Lösung gefunden hat, verschwendet Ihr Unternehmen Zeit und Geld. Doppelte Umfragen, die erneute Suche nach Antworten auf Fragen, die bereits zuvor geprüft wurden, und andere ähnliche Aktionen sind nicht im Sinne Ihres Unternehmens.

Ihr Marketingteam hat zum Beispiel bereits die Beliebtheit Ihres Produkts bei der Generation Z untersucht, aber Ihr Entwicklungsteam wusste nichts davon und gab dieselbe Studie in Auftrag.

Dies führte natürlich zu zusätzlichen zeitlichen und finanziellen Kosten. Wenn die gemeinsame Nutzung von Wissen im Team die Norm im Unternehmen wäre, würden solche Situationen nicht auftreten – Sie hätten eine einzige Wissensdatenbank, die alle Teammitglieder nutzen könnten. Dies würde sich auch auf die Qualität und Effizienz der Entscheidungsfindung auswirken.

Stärkere Kundenorientierung

Der Austausch von Wissen im Team hilft allen Mitarbeitern, die Bedürfnisse, Probleme und Wünsche der Kunden besser zu verstehen. Wenn in Ihrem Unternehmen beispielsweise die Praxis des Wissensaustauschs im Team eingeführt wird, teilt die Kundendienstabteilung das Kundenfeedback mit anderen Teams. Marketingfachleute, Entwickler und Produktmanager beginnen, ihre Kunden besser zu verstehen. Der Wissensaustausch im Team ermöglicht es dem Unternehmen, kundenorientiertere Entscheidungen zu treffen, und die Mitarbeiter konzentrieren sich darauf, den Kunden das beste Erlebnis zu bieten.

Schnelleres Finden von Lösungen

Denken Sie daran: Zwei Köpfe sind besser als einer. Wenn ein Mitarbeiter bei der Suche nach einer bestimmten Lösung nicht weiterkommt, kann ihm eine Datenbank mit Teamwissen eine große Hilfe sein. Die gemeinsame Nutzung von Teamwissen ermöglicht eine effizientere Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und bestimmten Teams. Man darf auch nicht vergessen, dass die meisten Mitarbeiter heute aus der Ferne arbeiten das bedeutet weniger Möglichkeiten, andere Mitarbeiter zu treffen und Informationen auszutauschen.

Problemlose Anpassung an sich schnell verändernde Märkte

Wenn Teammitglieder ihr Wissen mit anderen teilen, werden sie flexibler. So kann das Unternehmen Veränderungen leichter vorhersehen und sich an sie anpassen. Die Fähigkeit, mit den Bedürfnissen der Kunden und der aktuellen Marktsituation Schritt zu halten, ist einer der wichtigsten Parameter für den Erfolg.

Wie man Wissen innerhalb eines Teams teilt

OK, jetzt, wo Sie wissen, dass der Austausch von Wissen im Team wichtig ist, wie setzen Sie ihn in die Praxis um?

Unabhängig davon, ob Sie Prozesse auf der Ebene einer Abteilung oder des gesamten Unternehmens einrichten wollen, kommt es immer auf die Kommunikation an. Wenn Sie eine Kultur der Zusammenarbeit fördern und moderne Kommunikationsmittel einsetzen, schaffen Sie einen sicheren Raum für die gemeinsame Nutzung von Wissen.

Natürlich brauchen Sie auch eine detaillierte Dokumentation – es ist wichtig, dass das Wissen der Teammitglieder in Textform gespeichert wird. Auf diese Weise können sich Fernmitarbeiter und Neulinge schnell in die allgemeinen Prozesse einarbeiten und besser verstehen, wie alles funktioniert.

EXPERTEN SAGEN:

“In unserem Marketingteam kümmere ich mich um die digitale Werbung, der Rest der Marketingleute arbeitet mit Offline-Tools. Um sicherzustellen, dass wir auf der gleichen Seite stehen, habe ich eine spezielle Expertenanalyse entwickelt, um die Wirksamkeit von Werbekampagnen zu bewerten und die Ergebnisse der Online-Promotion für meine Kollegen zu visualisieren. Jeden Monat analysieren mein Team und ich die Ergebnisse von Verkäufen und Aktivitäten, die online und offline durchgeführt wurden.

Mein Bericht spiegelt sowohl die engen Wirksamkeitsindikatoren der Online-Werbung als auch die Indikatoren der Offline-Werbung, das ausgegebene Budget und die Ergebnisse der Aktivitäten in den sozialen Netzwerken wider.

Für mich ist es wichtig, das Ergebnis der geleisteten Arbeit zu sehen, Schlussfolgerungen über die Wirksamkeit bestimmter Instrumente zu ziehen und gegebenenfalls die Taktik zu ändern. Mein Expertenbericht ermöglicht es mir, meinen Kollegen die Informationen klar und verständlich darzustellen. Dieser Ansatz hilft mir und unserem Marketingteam, unsere Aktionen zu koordinieren und einen synergetischen, funktionsübergreifenden Effekt zu erzielen.“

Hier sind also vier Schritte zum Aufbau einer Kultur des Wissensaustauschs innerhalb eines Teams.

Sorgen Sie für eine Kultur der Kommunikation

Das Schlüsselwort beim Wissensaustausch innerhalb eines Teams ist “Austausch” Wenn Ihre Mitarbeiter nur ungern miteinander kommunizieren oder keine gemeinsame Plattform für die Teamarbeit haben, müssen Sie dieses Manko beseitigen.

Beginnen Sie damit, eine Plattform für die Kommunikation zu schaffen. Schaffen Sie offene Kommunikationskanäle, in denen jeder Mitarbeiter eine Frage stellen kann, uneingeschränkten Zugang zum Wissensaustausch hat und sicherstellen kann, dass Teammitglieder in verschiedenen Rollen Zugang haben zu funktionsübergreifende Zusammenarbeit.

Es sollte für Ihre Mitarbeiter einfach und bequem sein, jemanden aus einer anderen Abteilung zu kontaktieren, um die benötigten Informationen zu erhalten und Wissen auszutauschen. Sie sollten auch allgemeine Sitzungen für alle Teams, Videokonferenzen und andere Veranstaltungen abhalten, um Erfahrungen auszutauschen und die Möglichkeit zu bieten, Fragen zu stellen.

Stellen Sie neue Mitarbeiter vor und halten Sie die informelle Kommunikation zwischen den Abteilungen aufrecht. Wenn die Teammitglieder einander gut kennen und nicht zögern, eine weitere Nachricht mit einer Frage zu schreiben, wird der Wissensaustausch für sie viel einfacher sein.

Verbinden Sie Tools für den Wissensaustausch

Eine einzige Plattform ist für eine qualitativ hochwertige Zusammenarbeit unerlässlich, vor allem, wenn Ihre Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten. Ihr Team braucht mehr als nur E-Mail, Google Docs und ein Tool für Videokonferenzen.

Die FuseBase (ehemals Nimbus) ist eine der besten Kollaborationsplattformen für Unternehmen jeder Größe. Mit FuseBase, können Sie:

• Superdokumente erstellen und verwalten, einschließlich aller Arten von Tabellen und Datenbanken;
• Individuelle Arbeitsplätze schaffen und mehrere Organisationen verwalten;
• Informationen strukturieren und den Zugang zu verschiedenen Arbeitsplätzen nach Ihren Sicherheitsregeln ermöglichen;
• Erstellen Sie öffentliche Seiten, die eine einfache Verbreitung Ihres Wissens ermöglichen;
• Effektive Zusammenarbeit mit Echtzeit-Bearbeitung, Erwähnungen, Kommentaren, etc.

FuseBase (ehemals Nimbus) ist wie Ihr digitales Hauptquartier, in dem jeder Mitarbeiter die Daten finden kann, die er braucht, mit anderen Teammitgliedern zusammenarbeiten und kommunizieren und sein Wissen einbringen kann.

Fortlaufende Schulungen für Mitarbeiter anbieten

Alle Ihre Mitarbeiter sollten mit den grundlegenden Begriffen, Zielen und Produkten Ihres Unternehmens gut vertraut sein. Um dies zu erreichen, müssen Sie ein einheitliches Schulungssystem schaffen, damit alle Mitarbeiter, auch die neuen, mit dem Rest des Teams auf dem gleichen Stand sind.

Natürlich benötigen Sie dafür Ressourcen und eine gewisse Planung, aber dies ist ein entscheidender Schritt, um eine Kultur des Wissensaustauschs zu gewährleisten. Erstellen Sie ein Schulungsprogramm, und machen Sie diese Schulungen nicht zu einer Belastung, sondern zu einer Pflichtveranstaltung, z. B. zwei Stunden pro Woche. Laden Sie erfahrene Mitarbeiter als Referenten ein, die ihr Wissen über das Projekt aus ihrer Sicht weitergeben.

Entscheidend ist auch, dass Sie solche Schulungen konsequent durchführen und diese Idee nicht aufgeben, auch wenn sie anfangs nicht gut ankommt.

Wenn Sie von Anfang an damit beginnen, beseitigen Sie die Ängste, die neue Teammitglieder haben, wenn sie die Abläufe im Unternehmen oder ihre Rolle in Ihrem Unternehmen nicht verstehen. Wir alle kennen die Angst, eine dumme Frage zu stellen (eine, auf die jeder die Antwort zu kennen scheint) oder etwas zu Offensichtliches zu sagen.

Stellen Sie sich vor, Ihr Verkaufsteam wüsste nur sehr wenig darüber, welche Art von Produkt Sie herstellen und was es eigentlich verkaufen soll. Um solche Situationen zu vermeiden, sollte die Schulung vollständig und für alle obligatorisch sein. Sobald Ihr Entwicklungsteam eine neue Funktion einführt, müssen alle anderen Abteilungen wissen, worum es sich dabei handelt und wie sie funktioniert.

Erstellen Sie eine leicht zu bedienende Wissensdatenbank

Jetzt, wo alle Ihre Mitarbeiter mit den wichtigsten Prozessen und Produkten im Unternehmen vertraut sind und sich gerne über Probleme und Lösungen austauschen, können Sie all diese Informationen in einer Wissensdatenbank sammeln. Auf diese Weise können Sie wichtige Informationen und Kenntnisse mit Ihrem Team teilen oder Antworten auf häufig gestellte Fragen finden. Darüber hinaus ziehen Sie möglicherweise Auftragnehmer und entfernte Mitarbeiter an, die aufgrund anderer Zeitzonen nicht an Schulungen teilnehmen können. In solchen Fällen kann die Wissensdatenbank eine ihrer wichtigsten Informationsquellen sein.

Leider werden Wissensdatenbanken in vielen Unternehmen nur “zur Schau” erstellt und gehen nach der Erstellung für immer im Intranet verloren.

Um dies zu verhindern, müssen Sie eine einfach zu bedienende und gut organisierte Wissensdatenbank erstellen, die Ihre Mitarbeiter auch tatsächlich nutzen wollen.

Einer der wichtigsten Faktoren für den Erfolg Ihrer Wissensdatenbank ist die Einfachheit der Schnittstelle und insbesondere der Navigation. Wenn Sie sich durch ein Dutzend Links wühlen müssen, um die Antwort auf eine Frage in der Wissensdatenbank zu finden, sollten Sie bedenken, dass Ihre Teammitglieder die Antwort nicht finden und ihre eigenen und die Ressourcen anderer Mitarbeiter erneut für die Wiederholung von Informationen aufwenden werden.

Für mehr Komfort können Sie die Anpassungs- und Tagging-Tools nutzen, die in modernen Diensten wie FuseBase. Sie können in Ihrer Wissensdatenbank zum Beispiel verschiedene Abschnitte für bestimmte Teams erstellen:

• Eine Wissensdatenbank für die Kundendienstabteilung mit den am häufigsten gestellten Fragen der Benutzer;
• Ein Ordner mit Dokumenten aus der Verkaufsabteilung, der Beispiele für den Umgang mit Einwänden, Präsentationen, Fallstudien, Preislisten und andere Dokumente enthält;
• Eine Wissensdatenbank für die Marketingabteilung mit Informationen zu den wichtigsten Prozessen, geplanten Aktivitäten, Forschungsergebnissen und so weiter.

Nach und nach wird sich Ihre Wissensdatenbank parallel zum Wachstum und zur Entwicklung Ihres Unternehmens erweitern. Es ist wichtig, dass Sie nicht vergessen, die Datenbank zu füllen und alle Dokumente auf dem neuesten Stand zu halten.

Förderung des Beitrags des Personals zum Aufbau der Wissensbasis

Einige Mitarbeiter mögen die Wissensdatenbank als etwas Optionales und Veraltetes betrachten. Dies ist in der Tat der Fall, wenn die Informationen in der Datenbank uninteressant, zu formal und unübersichtlich sind. Hier sind also die Grundregeln für die Erstellung einer Wissensdatenbank und die Ermutigung anderer, einen Beitrag zu leisten:

• Nehmen Sie nur wirklich wichtige Informationen in die Wissensdatenbank auf und akzeptieren Sie von Anfang an die Regeln für die Erstellung, Formatierung und Bearbeitung von Materialien.
• Schaffen Sie eine wirklich bequeme All-in-One-Plattform, die für alle zugänglich ist.
• Machen Sie sie zum einzigen Ort, an dem alle Informationen gespeichert werden, die die Mitarbeiter benötigen, und sie werden sie gerne nutzen.

Wenn sich in Ihrem Team eine Kultur der Kommunikation und der gegenseitigen Hilfe entwickelt hat, wird jedes Teammitglied verstehen, wie wichtig sein eigener Beitrag ist, und seine eigenen Dokumente erstellen, um sein Wissen mit den Kollegen zu teilen.

Erfahren Sie hier, wie FuseBase (ehemals Nimbus) Ihnen beim Aufbau Ihrer perfekten Wissensdatenbank helfen kann.

Sie können auch Gamification-Elemente einführen, um Mitarbeiter zu ermutigen, neue Dokumente zur Wissensdatenbank hinzuzufügen.

Bessere Geschäftsresultate durch Teamwork und Wissenstransfer

Informationen und praktische Erfahrungen der Mitarbeiter sind ein wertvolles Gut für jedes Unternehmen. Um sicherzustellen, dass das von Ihren Mitarbeitern angesammelte Wissen nicht verloren geht und anderen zur Verfügung steht, ist die Einführung einer Kultur des Wissensaustauschs entscheidend. Dazu benötigen Sie eine zuverlässige und einfache Plattform, auf der Ihre Mitarbeiter zusammenarbeiten, Arbeitsfragen diskutieren und ihre Erfahrungen austauschen können.

FuseBase (ehemals Nimbus) bietet leistungsstarke und intuitive Werkzeuge für die Zusammenarbeit im Team. Testen Sie es kostenlos und rationalisieren Sie alle Datenmanagement-Prozesse in Ihrem Unternehmen!

Weitere FuseBase Artikel und Updates finden Sie auf unserer Facebook Seite!