10 Schritte für eine wirksame Bewältigung des Wandels
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Sie mögen das fantastischste Produkt oder die unglaublichste Dienstleistung entwickelt haben, aber ob Sie der Welt die Chance geben, von Ihrem Geistesblitz zu profitieren und damit einen Gewinn zu erzielen, hängt in hohem Maße von Ihrer Fähigkeit ab, es zu verkaufen. Das Verkaufen allein ist jedoch nicht der einzige Schlüssel zum Erfolg Ihres Unternehmens. Ihr Verkaufsteam mag in der Lage sein, Schnee an die Inuit zu verkaufen, aber der einmalige Verkauf von Schnee wird Ihr Geschäft nicht ankurbeln. Der hart umkämpfte Markt von heute erfordert Personalisierung und ein erstklassiges Kundenerlebnis. Das ist es, wo Ihre Einnahmen hauptsächlich herkommen. Eine Studie von Smallbizgenius behauptet, dass fast 65 % des Umsatzes eines Unternehmens von bestehenden Kunden stammt. Forbes fügt hinzu dass 71 % der Verbraucher frustriert sind, wenn ein Einkaufserlebnis unpersönlich ist, und dass dies ein Grund ist, warum sie nicht kaufen. Im Gegenteil: 91 % der Verbraucher kaufen eher bei Marken ein, die ihnen Angebote, aktuelle Deals, Empfehlungen und verifizierte Bewertungen bieten, die für sie relevant sind. Was müssen Sie als Startup mit diesen Statistiken anfangen? Sie müssen solche Tools und Prozesse in Ihr Unternehmen einführen, die erstens Ihr Angebot personalisieren, um neue Kunden anzuziehen und ihnen einen guten Grund zu geben, bei Ihnen zu kaufen, und zweitens es Ihnen ermöglichen, Ihre bestehenden Kunden durch eine gut abgestimmte Kommunikation zu binden. Das beste Werkzeug, das bei solchen Lösungen hilft, ist ein CRM-System.
Seit Siebel Systems 1995 Siebel Sales Enterprise, die erste CRM-Lösung, auf den Markt gebracht hat, wächst der CRM-Sektor von Jahr zu Jahr. Statista zeigt dass der weltweite Umsatz mit CRM-Software von 13 Mrd. US-Dollar im Jahr 2010 auf 69 Mrd. US-Dollar im Jahr 2020 gestiegen ist – Tendenz steigend. Was also ist dieses CRM-Tool, das heute offenbar so unverzichtbar ist?
CRM steht für Customer Relationship Management. Damit ist sowohl die Methodik eines globalen Ansatzes für die Beziehungen Ihres Unternehmens zu seinen Kunden gemeint als auch das Management-Tool, das bei der praktischen Umsetzung dieser Methodik hilft. Ein CRM-System ist eine Software, die als Drehscheibe fungiert und alle Ihre Kundeninteraktionen und Geschäftsprozesse automatisiert.
Stellen Sie sich ein normales Unternehmen vor. Die Vertriebsmitarbeiter verwenden in der Regel Tabellenkalkulationen, um Informationen über Kunden und Leads zu sammeln und zu sortieren; Telefonanrufe, Live-Chats und E-Mails für die Kundenkommunikation; Kalender für die Planung dieser Anrufe und Treffen; Kontaktmanagement, Kundenbewertungen und -rezensionen und vieles mehr. Hinzu kommt das Marketingteam, das Marketingkampagnen entwickelt, durchführt und analysiert, Präsenz in den sozialen Medien schafft und Leads für den Vertrieb generiert. Hinzu kommt die Finanzabteilung, die die Einnahmen und Budgets prognostizieren und bewerten sowie den Überblick über die Rechnungen behalten muss. Die Anzahl der Tools, die diese Abteilungen benötigen, kann sich auf ein Dutzend belaufen. Ein geeignetes CRM-Tool schlägt zwei (oder eher das Dutzend) Fliegen mit einer Klappe. Ein CRM ist dazu da, all diese Informationen für verschiedene Abteilungen zu sammeln, zahlreiche Geschäftsprozesse zu automatisieren und alle Aspekte der Kundenkommunikation zu rationalisieren.
Wenn Sie Ihr Unternehmen gerade erst gründen – allein oder mit einem kleinen Team von Gleichgesinnten -, haben Sie Hunderte von Details im Kopf. Sie kleben einen Aufkleber an Ihren Monitor, um sich daran zu erinnern, einen potenziellen Kunden anzurufen und die Preise für die Spezifikationen zu aktualisieren. Sie legen eine Datenbank an mit den Geburtsdaten Ihrer ersten treuen Kunden, um ihnen Grüße und Angebote mit Preisnachlässen zu schicken. Sie machen sich eine kurze Notiz über die Vorlieben eines anderen Besuchers. Je nach Geschäft können das die Farbe des Badezimmervorhangs, eine bestimmte Schuhsorte oder ein bestimmter Kaffeegeschmack sein. Sie notieren auch einige zusätzliche Details – die Rasse des Haustiers, das Alter des Kindes, die Sportausrüstung, nach der er gefragt hat. Sie sind sicher, dass Sie sie irgendwo eingetragen haben, aber wo? Sie sind frustriert und vertrauen den Vorgang Ihrem wachsenden Vertriebsteam an, um sich den Ärger zu ersparen. Nur um dann festzustellen, dass sie zu einem geplanten Treffen mit einem Kunden nicht erschienen sind, Namen in einem per E-Mail verschickten Newsletter verwechselt und jemandem eine SMS geschickt haben, anstatt ihn anzurufen. Nicht, weil sie nachlässig sind, sondern weil sie sich auf mehrere Tools und widersprüchliche Informationen verlassen haben, was sie am Ende genauso verwirrt hat wie Sie.
Wenn Sie also mit Kunden arbeiten (wie jedes Unternehmen) und versuchen, eine Beziehung zu ihnen aufzubauen, Finanzdokumente zu erstellen, neue Vertriebsmitarbeiter einzustellen, Ihr Produkt- oder Dienstleistungsangebot zu erweitern, Marketingkampagnen zu starten und eine Präsenz in den sozialen Medien aufzubauen, brauchen Sie ein CRM-Tool. Wenn Sie Ihr Startup in ein funktionierendes Unternehmen verwandeln wollen und insgeheim – oder offen – hoffen, zu einem aufstrebenden Einhorn zu werden, brauchen Sie von Anfang an ein CRM-Tool. Warten Sie nicht, bis Sie eingeschneit sind – entscheiden Sie sich für eine CRM-Lösung, die die Interaktionen Ihres Start-ups übersichtlich und relevant hält.
Wie stellen Sie sich einen durchschnittlichen Startup-Unternehmer vor? In der Regel handelt es sich um einen Visionär, der von der Idee besessen ist, etwas zu bewirken, und Details wie ROI und KPIs werden unter den großen Zielen vielleicht vergessen. Diese praktischen Aspekte entscheiden jedoch über den Erfolg – oder Misserfolg – eines Startups. Deshalb ist ein systematisierter Ansatz von Anfang an wichtig, und die CRM-Lösung sollte genau das leisten.
Die Rollen in einem Startup sind oft unübersichtlich und nur vage definiert. Ein und dieselbe Person kann für den Verkauf und die Rechnungsstellung, die Berichterstattung und die Analyse, die Kreativität und die Planung von Veranstaltungen zuständig sein. Ein CRM-Tool kann dabei helfen, Rollen zu definieren, Aufgaben zuzuweisen, ihre Erfüllung zu überwachen und zukünftige Schritte zu planen.
Wenn jeder für alles zuständig ist, wird nichts erledigt. Sobald die Rollen in einem Startup klar sind, sollten die verschiedenen Mitarbeiter zusammenarbeiten, ohne sich gegenseitig zu behindern. Wenn alle Echtzeitinformationen über Kunden in einem agilen CRM zentralisiert, kategorisiert und für jeden leicht zugänglich sind, mit klaren Zuweisungen und Fristen, wird die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und innerhalb von Teams des Startups freundlich und produktiv.
Wenn jeder Mitarbeiter Ihres Startups Zugang zu allen Informationen hat, die er über Kunden und Aufgaben benötigt, kann er mit größerer Autonomie arbeiten, ohne sich auf die Informationen anderer verlassen zu müssen. Mit einem CRM in einer mobilen Version kann die Arbeit überall und jederzeit erledigt werden.
Wenn Ihre CRM-Lösung jedem Mitarbeiter Ihres Unternehmens die erforderlichen Informationen an einem zentralen Ort zur Verfügung stellt, müssen sie nicht zwischen verschiedenen Apps hin- und herspringen oder sich gegenseitig mit Informationsanfragen ablenken. Das bedeutet Zeitersparnis – und eine Menge Nervenzellen.
Zeitersparnis bei Routineaufgaben wie dem Versenden von E-Mails oder dem Planen von Besprechungen bedeutet, dass diese Zeit sinnvoller genutzt werden kann, wodurch die Effizienz steigt und mehr Arbeit in der gleichen Zeit erledigt werden kann. Agile CRM-Tools helfen bei der Verfolgung von Geschäftsabschlüssen und der Verfeinerung jeder Phase der Vertriebskette. Redundante Schritte werden eliminiert, die Lernkurve Ihrer Mitarbeiter macht Fehler seltener, Kundenverhaltensmuster werden besser sichtbar. Dank eines CRM verbessert sich die Kommunikation und führt zu einer höheren Kundenbindungsrate, was bedeutet, dass Ihr Startup eine höhere Konversionsrate und mehr Gewinn erzielt.
Eine CRM-Lösung sieht aus wie ein Wundermittel, das eine bessere Produktivität, eine freundlichere Zusammenarbeit, eine größere Autonomie der Mitarbeiter und höhere Gewinne verspricht. Wenn sie richtig implementiert wird, hält sie dieses Versprechen und verbessert die Abläufe in jedem Unternehmen. Aber was ist mit Start-ups? Wäre es richtig zu sagen, dass ein Startup ein CRM-System mehr braucht als andere Marktteilnehmer?
Überlegen wir einmal, was Startups auszeichnet. Eine klare Definition lautet: “Ein Startup ist ein Unternehmen, das an der Lösung eines Problems arbeitet, bei dem die Lösung nicht offensichtlich ist und der Erfolg nicht garantiert ist.” Startups zeichnen sich durch Innovation, schnelles Wachstum, hohen Risikofaktor, Flexibilität, Skalierbarkeit und ein relativ kleines Team aus.
Jede dieser Eigenschaften kann ein Risiko darstellen, und jedes dieser Risiken kann von Ihrem Startup durch eine intelligente Anwendung eines CRM-Tools vermieden werden. Hier sind nur einige davon:
Um noch ein paar Dinge hinzuzufügen: zu viele Daten, die verarbeitet werden müssen, zu wenige Hände, die sich darum kümmern, zu wenig Zeit am Tag, Fehler, aus denen wir lernen sollten, es aber nicht tun – all diese Probleme werden mit einem geeigneten CRM-Tool erfolgreich gelöst. Ein effektives Tool sammelt, speichert, aktualisiert und analysiert Daten über Ihre Kunden, automatisiert Routineaufgaben und Terminplanung und liefert Statistiken und Analysen vergangener Aktionen. Ein CRM sichert Ihre Erfolge und bewahrt Ihr Startup vor der Wiederholung von Fehlern.
Sobald Ihr Startup ins Rollen kommt, wächst Ihre Kundendatenbank und damit auch Ihre Vertriebsmannschaft. Möglicherweise benötigen Sie ein Tool, um dieses Wachstum zu bewältigen. Bei der Auswahl eines bestimmten CRM-Tools müssen Sie bedenken, wie speziell Sie als Startup sind. Was sind Ihre Grenzen und Stärken? Einerseits ist ein Startup in der Regel ein sehr flexibler und anpassungsfähiger Organismus. Andererseits ist ein Startup oft knapp an finanziellen Mitteln und auf Investitionen angewiesen. Dies sind die Herausforderungen, die Sie bei all Ihren Aktivitäten bewältigen müssen, insbesondere bei denen, die mit Veränderungen und Geldausgaben verbunden sind. Als Startup-Unternehmen, das die Einführung eines CRM erwägt, sollten Sie diese Fragen beantworten:
Wenn Ihr Kundenstamm noch in den Kinderschuhen steckt, denken Sie vielleicht, dass es keinen Bedarf für ein CRM gibt, geschweige denn, dass Sie das nötige Budget dafür haben. Wenn Sie jedoch Ihre frühen Kunden nicht richtig behandeln oder ihnen nicht die hervorragende Kundenerfahrung bieten, die sie erwarten, könnten sie Ihr Startup in Richtung Konkurrenz verlassen. Außerdem hilft die Analyse des Verhaltens und der Kaufgewohnheiten bestehender Kunden bei der Gewinnung neuer Interessenten und Kunden. Das sind genau die Probleme, die CRM-Tools lösen können, daher ist es nie zu früh für ein CRM.
Seien wir ehrlich, ein gutes Tool kann nicht absolut kostenlos sein. Es gibt zwar kostenlose CRM-Lösungen, aber ihr Funktionsumfang ist begrenzt. Sie können sie ausprobieren und sehen, wie das Leben Ihres Start-ups mit einem CRM-Tool einfacher wird, aber mit dem Wachstum Ihres Vertriebsteams werden Sie auf eine kostenpflichtige Version umsteigen müssen. Studien zeigen immer wieder einen positiven Einfluss der CRM-Nutzung auf die Kundenbindungsrate und die Lead-Conversion-Rate, so dass sich die Anschaffung sehr bald auszahlt, oft schon nach wenigen Monaten.
Die Prozesse in einem Start-up entwickeln sich in rasantem Tempo. Die Marktlandschaft ändert sich ständig. Das bedeutet für Ihr Team schon genug Stress und Belastung, warum sollten Sie es mit einem weiteren Tool belasten, das es lernen muss? Wir sagen Ihnen, dass sich ein neues Tool durchaus lohnen kann. Wie jede Software erfordert auch eine CRM-Lösung eine gewisse Schulung, aber da die meisten Anbieter wissen, dass 65 % der Benutzer geben an dass das wichtigste CRM-Merkmal, nach dem sie suchen, die Benutzerfreundlichkeit ist, sind die heutigen CRM-Systeme sowohl umfassend als auch leicht verständlich.
Da es sich bei einem Startup in der Regel um ein wachsendes und sehr anpassungsfähiges Unternehmen handelt, das mit hohen Risiken verbunden ist, sollte das gewählte CRM-System diesem Umstand Rechnung tragen. Vergewissern Sie sich, dass die CRM-Lösung, für die Sie sich entscheiden, Folgendes bietet:
Ein Startup-Gründerteam hat oft unrealistisch hohe Erwartungen. Ein CRM-Tool hilft dabei, die Dinge objektiv zu betrachten. Genaue Umsatzprognosen mit Schätzungen des Geschäftswerts und des Prozentsatzes der abgeschlossenen Geschäfte sind wichtig für die Ausrichtung auf verschiedene Kundensegmente. Mit den einfachen CRM-Berichten erhält Ihr Startup aktuelle Statistiken über die Herkunft der Leads, die Motivation der Kunden, die Anzahl der laufenden Geschäfte und der potenziellen Leads, die erfolgreichsten Methoden zur Gewinnung von Leads, die Konversionsrate und so weiter.
Denken Sie daran, dass Ihr neues CRM-System Ihnen Routineaufgaben abnehmen sollte, anstatt Ihnen zusätzliche Aufgaben aufzubürden. Alles, was automatisiert werden kann, sollte auch automatisiert werden, zum Beispiel:
Ein CRM-System macht die manuelle Dateneingabe überflüssig und ermöglicht es Ihnen, keine Zeit mehr mit unwichtigen Aufgaben zu verschwenden und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Sie müssen aufpassen, dass Sie nicht auf beeindruckende Funktionen hereinfallen und dabei Ihre tatsächlichen Bedürfnisse vergessen. Viele der angebotenen CRM-Funktionen können für Ihr Startup völlig überflüssig sein. Was Sie jedoch sicherstellen müssen, ist die Möglichkeit, die folgenden Elemente anzupassen: Stufen der Vertriebspipeline und Ihre Vertriebstrichter, Arten von Aktivitäten und zu speichernden Daten, Metriken und Vorlagen.
Weitere wichtige CRM-Funktionen sind die Sicherheit der Geschäftsdaten, die intuitive Einarbeitung neuer Benutzer, die einfache Skalierbarkeit, die Relevanz der Tools für Ihren Markt, das Aktualisierungssystem und die Integrationsfähigkeit.
Ein operatives CRM zielt auf die Unterstützung operativer Tätigkeiten ab: Marketing, Vertrieb, Kundenbetreuung. Es automatisiert den gesamten Verkaufszyklus und bildet die Customer Journey ab. Ein automatisiertes Marketing hilft, den Versand von Marketing-E-Mails an bestimmte Kunden zu organisieren oder Beiträge in sozialen Medien zu veröffentlichen. Es wandelt Leads in echte Kunden um, automatisiert die Phasen der Vertriebspipeline und koordiniert alle Berührungspunkte mit Ihren Kunden. Hubspot, eine der beliebtesten CRM-Lösungen, gehört zu dieser Kategorie.
Ein analytisches CRM führt eine Analyse der Kundendaten durch und ermittelt die Verhaltensmuster der Kunden. Wenn Sie Ihre Benutzer-Personas kennen, verbessern CRM-Lösungen wie Zoho Analytics den Kundenservice und erhöhen Ihre Chancen auf Verkauf, Upselling und Cross-Selling.
Ein kollaboratives CRM ermöglicht die Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten: extern (Anbieter, Lieferanten, Händler) und intern (verschiedene Abteilungen). Wenn alle Aspekte von Informationen gemeinsam genutzt werden und über Teams und Abteilungen hinweg leicht zugänglich sind, erreicht der Kundenservice ungeahnte Höhen, was sich in besseren Kundenbindungsraten und damit höheren Gewinnspannen niederschlägt. Ein Beispiel für diesen CRM-Typ ist Pipedrive.
Ein strategisches CRM konzentriert sich ebenfalls auf die Kunden, räumt aber dem Aufbau einer kundenorientierten Kultur und langfristiger Beziehungen zu Ihren Kunden höchste Priorität ein. Es bietet ein Höchstmaß an Individualisierung für diese Beziehungen, um den Customer Lifetime Value zu verbessern.
Ein CRM löst viele Geschäftsprobleme, aber um sein volles Potenzial auszuschöpfen, können Sie es mit anderen Anwendungen von Drittanbietern integrieren. Sie können sich Ihr CRM wie ein Smartphone vorstellen. Anstelle eines Kalenders an der Wand, eines Notizblocks mit Stift, eines Adressbuchs, eines Telefons, eines Taschenrechners, eines Video- und Musikplayers haben wir all diese Funktionen in einem Smartphone. cRM-Integration” bedeutet, dass Ihr CRM mit anderen Tools von Drittanbietern verbunden wird. Sie werden Daten austauschen und generieren, die die Kapazitäten des CRM-Systems erweitern, und umgekehrt. Ein integriertes CRM ermöglicht es Ihnen also, mehrere Funktionen an einem Ort zu vereinen.
Es gibt Dutzende von verschiedenen Business-Tools, die Unternehmen verwenden: E-Mail und Kalender, Buchhaltung und Rechnungsstellung, Zeiterfassung und Messaging-Tools usw. Wenn Sie ein CRM für Ihr Unternehmen auswählen, denken Sie an die Liste der Integrationen, die Ihr Startup benötigt, und prüfen Sie, ob das Tool diese unterstützt.
Sowohl Gmail als auch Microsoft Outlook sind beliebte E-Mail-Dienste und Aufgabenverwaltungsprogramme mit integrierten Kalendern und der Möglichkeit, Ereignisse zu planen, Erinnerungen zu setzen und koordinierte Termine zu erstellen. Wenn Sie diese Dienste in Ihr CRM integrieren, können Sie deren Funktionen nutzen, ohne zwischen Registerkarten und Fenstern wechseln zu müssen. Wenn Sie Newsletter als Teil Ihrer Strategie verwenden, ermöglicht die E-Mail-Integration eine bessere Nutzung gezielter Marketingkampagnen.
Kommunikationstools gibt es schon seit vielen Jahren, aber die Pandemie und das Konzept der Fernarbeit haben ihre Nutzung exponentiell erhöht. Die Integration von Tools wie Slack in Ihr CRM erspart Ihnen das Hin- und Herspringen zwischen verschiedenen Anwendungen.
Teams, Kunden und Partner können heute weltweit verteilt sein. Wenn Sie bei Ihrer Arbeit mit Telefonkonferenzen zu tun haben, können Sie durch die Integration von Anrufsoftware in Ihr CRM die Planung und Durchführung von Anrufen verbessern und Kontakte für künftige Referenzen und die Planung von Anrufen aufbewahren. Zoom ist nur eines von zahlreichen Tools, die sich in Ihr CRM integrieren lassen.
Diese Integrationen sind für jedes Startup von Vorteil, aber je nach Art Ihres Unternehmens können Sie die Integration Ihres CRM in Betracht ziehen:
HubSpot bietet einen kostenlosen Plan für eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern, einfache Integrationen und richtet sich speziell an Startups. Dieses CRM bietet E-Mail-Marketing, Formular- und Landing Page Builder, Anzeigen- und Pipeline-Management, Deal-, Call- und E-Mail-Tracking, einen Meeting-Planer, Kontakt- und Lead-Management, Business Insights und ein Reporting-Dashboard.
Zoho hat einen kostenlosen Plan für bis zu 3 Benutzer und bietet fortschrittliche Analysetools mit umsetzbaren Erkenntnissen und benutzerdefinierten Berichten und Dashboards. Zusätzlich zu einem speziellen Verwaltungsbereich verfügt es über eine leistungsstarke Entwicklerplattform zur Erweiterung der Kapazitäten und zur Integration mit über 500 Drittanbieteranwendungen.
Pipedrive ist ein SaaS-CRM-Tool, für das es keinen kostenlosen Plan gibt, das aber coole Funktionen bietet, die andere nicht haben; zum Beispiel benachrichtigt es Sie, wenn ein bestehender Kunde in Ihrer Nähe ist. Es visualisiert und passt Ihre Vertriebs-Pipeline an. Es eignet sich am besten für die Überwachung des Fortschritts Ihres Teams, das Festlegen und Verfolgen täglicher Aufgaben und To-Do-Listen und ist mit einem KI-Prognosetool ausgestattet.
Jetzt, da Sie davon überzeugt sind, dass Sie ein CRM-Tool benötigen, um das Wachstum und die Entwicklung Ihres Startups zu gewährleisten, oder auch für Ihre persönlichen Bedürfnisse, sind Sie vielleicht gestresst und überlegen, welches Sie wählen sollen, um unnötige Risiken, Schmerzen und Fehler zu vermeiden. Zusätzlich zu den oben genannten Merkmalen müssen Sie auch berücksichtigen, ob das von Ihnen gewählte CRM-Tool für Unternehmen einen professionellen oder einen Enterprise-Plan, Zusatzpakete oder eine kostenlose Testversion anbietet und ob Sie monatlich, jährlich oder pro Benutzer abgerechnet werden.
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