Die 8 wichtigsten SharePoint-Alternativen und Konkurrenten

Da viele Unternehmen heute endgültig auf hybride Arbeitsformen umstellen, benötigen die Teams dringend wirksame Tools, die das Arbeiten von überall aus ermöglichen. Diese Lösungen sollen den Mitarbeitern helfen, mit ihren Managern und Kollegen zusammenzuarbeiten, zu kommunizieren und die Arbeit zu erledigen, egal wo sie sich befinden: zu Hause oder im Büro.

Auf der Suche nach den besten Softwareprogrammen für Remote-Teams vergessen Manager oft, dass das Herzstück eines jeden Collaboration-Tools und einer jeden Plattform das Dokumenten- und Wissensmanagementsystem ist.

Microsoft SharePoint ist vielleicht die bekannteste und am weitesten verbreitete Intranet-Softwareplattform für die Verteilung und Archivierung von Materialien in Unternehmensteams.

Doch obwohl es sich um ein Produkt eines Softwaregiganten handelt, hat es seine Grenzen, die einige seiner Benutzer dazu zwingen, sich nach Alternativen umzusehen. Im Folgenden wird erläutert, was SharePoint ist, und es werden seine wichtigsten Konkurrenten und Alternativen vorgestellt.

Was ist SharePoint?

SharePoint ist eine kundenorientierte und hochgradig konfigurierbare webbasierte Plattform für die Zusammenarbeit und das Dokumentenmanagement von Microsoft, die es Unternehmensteams ermöglicht, mithilfe von Workflow-Apps, “Listen”-Datenbanken, verschiedenen Webelementen und Sicherheitsfunktionen zusammenzuarbeiten. SharePoint ermöglicht es Unternehmen, die diese Plattform nutzen, den Zugriff auf Informationen zu verwalten und Arbeitsabläufe zwischen den Geschäftsbereichen zu koordinieren. Einfach ausgedrückt handelt es sich um ein System zur Verwaltung von Dokumenten und Inhalten, das sichere Arbeitsbereiche bietet und Unternehmen bei der Koordinierung ihrer Teams unterstützt.

Was bietet SharePoint seinen Nutzern?

• EinInhaltsverwaltungssystem , das Teams einen zentralen, passwortgeschützten Bereich für den effektiven Austausch von Dokumenten bietet. Die Dokumente können heruntergeladen, geändert und gespeichert werden, bevor sie zur weiteren gemeinsamen Nutzung hochgeladen werden.
• Einwebbasiertes Intranet, das die Effektivität des Unternehmens durch die Rationalisierung der Datenverwaltung und die Vereinfachung des Datenzugriffs steigern kann.
• Informationsportal für Unternehmen, das für den Betrieb von Intranet-, Extranet- und Internetsites konfiguriert werden kann.

5 Hauptmerkmale von SharePoint

1. Mehrzweck-Funktionalität

Die Flexibilität von SharePoint ist sein größter Vorteil. Die kollaborative Plattform funktioniert als Unternehmensintranet, das eine interne Website für Kontakte, Aufgabenplanung, Informationsaustausch und andere Zwecke umfasst. Vielleicht gibt es keine ähnliche Lösung wie SharePoint, was die Funktionsvielfalt angeht.

2. Zentralisierte Verwaltung

Die einfache Verwaltung ist einer der Hauptvorteile von SharePoint. Administratoren können über ein einziges Dashboard schnell auf betriebliche Funktionen wie Sicherheitseinstellungen, Datenabrufe, Website-Backups und Aktualisierungen von Berechtigungen zugreifen.

3. Umfangreiche Anpassungsfunktionen

Sie können entweder die Standardfunktionen von SharePoint beibehalten oder sie an Ihre Projektanforderungen anpassen. Sie können innerhalb jeder Microsoft SharePoint-Funktion benutzerdefinierte Elemente erstellen. Sie können auch das Erscheinungsbild der gesamten Anwendung anpassen, um Ihr Markenimage widerzuspiegeln und die Benutzererfahrung Ihrer Mitarbeiter mit der Anwendung durch Drag-and-Drop-Funktionen zu verbessern.

4. Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit

Mit SharePoint können Sie die Informationen Ihres Unternehmens auf eine leicht zugängliche Weise organisieren. Das Rückgrat der Lösung ist ein optimierter Informationsfluss und ein zuverlässiger Cloud-Speicher, auf den von mobilen Geräten aus leicht zugegriffen werden kann.

5. Verbesserte Sicherheit

Die fortschrittlichen Sicherheitsfunktionen von SharePoint verringern das Risiko der Datenbeschädigung und des unbefugten Zugriffs. So müssen Sie sich keine Sorgen um die Integrität Ihrer Daten, die Unversehrtheit sensibler Informationen und die allgemeine Sicherheit Ihrer Unternehmensdaten machen.

Obwohl es in vielen Microsoft Office-Paketen kostenlos enthalten ist, weist es eine Reihe von Schwachstellen auf, die Unternehmen dazu zwingen, sich nach Alternativen umzusehen.

SharePoint-Einschränkungen, die Sie kennen sollten

Es ist komplex in der Nutzung und Wartung

Es wird immer wieder berichtet, dass Microsoft SharePoint im Vergleich zu seinen Alternativen recht kompliziert zu verwalten, zu nutzen und zu pflegen ist. Die niedrige Akzeptanzrate lässt sich durch unzureichende Benutzerschulung und die allgemeine Komplexität der Plattform erklären. SharePoint ist so konzipiert, dass es eher angepasst als direkt verwendet werden kann. Das bedeutet, dass die Benutzer entweder über herausragende technische Fähigkeiten verfügen sollten oder ein spezieller Entwickler eingestellt werden sollte, um die Plattform zu entwickeln und zu verwalten, insbesondere wenn sie bereits angepasst wurde.

Die Implementierung und Anpassung ist recht kostspielig

Die Preise für SharePoint hängen vom gewählten Modell ab: Abonnement, On-Premise oder Hybrid. Für einige Unternehmen können die Kosten jedoch immer noch sehr hoch sein. Die meisten SharePoint-Alternativen sind preislich moderater.

Höchstwahrscheinlich werden Sie eine Anpassung vornehmen müssen

Unternehmen berichten häufig, dass sie das Gefühl haben, dass SharePoint ihre Anforderungen nicht vollständig erfüllt, und dass sie daher gezwungen sind, die Lücke zwischen Funktionen und Erwartungen mit Erweiterungen und Anwendungen von Drittanbietern zu schließen. Und diese Anpassungsreise ist nie billig. Der Bedarf an Anpassungen ist wahrscheinlich der Hauptgrund, warum Unternehmen über alternative Lösungen nachdenken.

Die Suche funktioniert nicht so, wie sie sollte

Es ist eine bekannte Tatsache, dass Benutzer häufig bestimmte Dokumente nicht finden können, von denen sie sicher sind, dass sie sie in SharePoint hinzugefügt haben. Das liegt zum Teil an den schlechten Suchfunktionen der Intranet-Plattform. Es könnte auch daran liegen, dass die Autoren dieser Dokumente sich nicht die Mühe gemacht haben, sie leicht auffindbar zu machen. Aber wie man es auch dreht und wendet, die Suche ist ein bewährtes Problem von SharePoint, während viele seiner Alternativen damit gut zurechtkommen.

Es wird immer zu einem Durcheinander

Eine Vielzahl von Funktionen, Hunderte oder gar Tausende von Benutzern und keine Kontrolle über den Zustand des Intranets und dessen Speicherung – all das führt unweigerlich zu Chaos. Dateien gehen verloren, werden vergessen oder verlegt. Mitarbeiter, die Dokumente erstellt haben, verlassen das Unternehmen, neue Mitarbeiter kommen hinzu, und das Chaos nimmt weiter zu. Überraschenderweise berichten die Nutzer der Softwarelösungen, die eine Alternative zu SharePoint darstellen, nicht über dieses Problem.

Seine Nachteile beeinträchtigen die Produktivität

SharePoint ist vielleicht das erste, was einem in den Sinn kommt, wenn man eine Softwareplattform zur Förderung der internen Kommunikation, Zusammenarbeit und Produktivität in Betracht zieht. Überlegen Sie es sich zweimal!

Prüfen Sie stattdessen die Alternativen, die mehr darauf ausgerichtet sind, Ihnen das zu geben, was Sie brauchen. Es gibt viele alternative Lösungen, die in mancher Hinsicht besser sind als SharePoint, und die in der Lage sind, Ihre Herausforderungen zu meistern und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu steigern.

Wenn Sie nur eine kurzfristige Dokumentenablage benötigen, ist SharePoint vielleicht eine gute Wahl. Wenn Sie jedoch eine unternehmensweite Wissensdatenbank aufbauen möchten, um die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu steigern… Nun, dann sollten Sie wahrscheinlich andere Optionen in Betracht ziehen und die für Sie geeignete Alternative finden.

Unabhängig davon, ob Sie SharePoint derzeit nutzen oder nur darüber nachdenken, sollten Sie sorgfältig alternative Lösungen abwägen, die Ihren Anforderungen gerecht werden können. Vielleicht gibt es andere geeignete Websites wie SharePoint? Der erste Schritt sollte sein, sich zu fragen, was Sie von einem intranetähnlichen System erwarten. Erstellen Sie dann eine Liste der Konkurrenten von SharePoint, die Ihre Anforderungen erfüllen können. Sobald Sie diese Liste mit Alternativen erstellt haben, können Sie damit beginnen, Ihre Auswahl zu überprüfen.

In diesem Artikel haben wir die marktführenden Alternativprodukte zu SharePoint zusammengestellt, die als Ersatz verwendet werden können. Denken Sie jedoch daran, dass das beste Tool für Sie dasjenige ist, das Ihre Anforderungen erfüllt, und nicht die eines anderen.

Die 8 besten Alternativen zu SharePoint

Sie sind also auf der Suche nach einer Lösung, die die Zusammenarbeit, die Kommunikation und die Produktivität in Ihren Teams verbessert. Und Sie wissen sicher, dass das richtige Tool Ihr Unternehmen erheblich voranbringen kann, während das falsche viel Zeit und Geld vergeudet.

Bei der Suche nach einem flexiblen System für die Verwaltung von Dokumenten und die Zusammenarbeit ist SharePoint oft die erste Option, die in Betracht gezogen wird. Aber ist es eine kluge Entscheidung? Ist es sein Geld wert? Der Einsatz von Microsoft SharePoint hat zweifellos seine Vorteile. Allerdings hat es auch einige große Nachteile. Schauen wir uns Software wie SharePoint an, um zu sehen, ob es würdige Alternativen gibt.

1. FuseBase (ehemals Nimbus) — vergleich

FuseBase (ehemals Nimbus) eignet sich perfekt für die Dokumentenverwaltung, ist aber mehr als nur ein Unternehmens-Wiki. Sie können dort zwei Zentren für die Zusammenarbeit einrichten: ein internes, um die Arbeit mit Ihrem Team zu organisieren, und ein externes, um die Arbeit mit Kunden zu optimieren. Jeder Bereich ist sicher und Sie können festlegen, wer auf welche Seiten zugreifen darf.
Der Clou dieser SharePoint-Alternative sind die Superdokumente, mit denen Sie Informationen in verschiedenen Formaten auf nur einer Seite zusammenfassen können. Sie können alle Informationsressourcen, papierlose Aufzeichnungen, Vorschriften und Managementbegriffe an einem Ort aufbewahren. Mit dieser Funktion können Sie Formate und Klassifizierungen aller Daten kombinieren oder sie je nach Zweck kategorisieren und zuordnen.

Wie sieht es mit Funktionen zur einfachen und sicheren gemeinsamen Nutzung von Dateien aus? FuseBase hat auch das! Sie können Seiten freigeben und den Zugang mit einem sicheren Link versehen, so dass die Informationen nur für die Benutzer freigegeben werden, die sie benötigen. Außerdem können Sie ein Portal mit allen Informationen für Ihre Kunden erstellen und festlegen, wer sie sehen oder darauf zugreifen kann. Zu den Nachteilen gehören die eingeschränkten Suchmöglichkeiten. FuseBase verfügt nicht über eine allgemeine Suchoption über verschiedene Arbeitsbereiche hinweg. Es hat jedoch ein System von Arbeitsbereichen, das Ihnen hilft, verschiedene Projekte oder Arten von Informationen zu trennen.

Preisgestaltung:

• Ein kostenloser Plan ist verfügbar
• Standard – $38/Benutzer/Monat
• Kontaktieren Sie den Vertrieb für ein individuelles Preisangebot

2. Confluence

Atlassian Confluence ist vielleicht eine der beliebtesten Alternativen zu SharePoint – es ist definitiv das erste, was einem in den Sinn kommt, wenn man an einen SharePoint-Ersatz denkt und versucht, eine Programmalternative dazu zu finden. Confluence umfasst eine Unternehmensportal-App, die einen Teamarbeitsbereich für die Erstellung, gemeinsame Nutzung und Speicherung aller möglichen Arten von Informationen bietet. Obwohl Atlassian Confluence zunächst als Dokumentationswerkzeug konzipiert wurde, hat es sich inzwischen zu einer vielseitigeren Lösung entwickelt, die für eine Vielzahl von Anwendungsfällen eingesetzt werden kann. Mit Confluence können Sie unter anderem ein privates Wiki oder eine unternehmensweite Wissensdatenbank einrichten, ein Mitarbeiterhandbuch verfassen sowie gemeinsam an Dokumenten und Sitzungsprotokollen arbeiten.

Confluence lässt sich mit allen wichtigen Softwareprodukten (wie Google Docs, Jira, Microsoft Teams) integrieren, verfügt über eine sehr intuitive Benutzeroberfläche und unterstützt die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten. Allerdings fehlt ein Instant-Messenger, die Suche ist alles andere als perfekt und die Nutzer beschweren sich über den Verlust von Bearbeitungen, wenn sie versuchen, ein Dokument zu bearbeiten, während jemand anderes es ebenfalls bearbeitet.

Sind Sie unsicher, ob Confluence besser ist als SharePoint? Ausführlichere Informationen finden Sie in unserem detaillierten Vergleich von Confluence und SharePoint.

Preisgestaltung:

Confluence bietet vielseitige Preisoptionen mit einem kostenlosen Plan für Teams mit bis zu 10 Benutzern, Standard- (5,75 $ pro Benutzer, pro Monat), Premium- (11 $ pro Benutzer, pro Monat) und Enterprise-Plänen. Letzteres wird jährlich abgerechnet.

3. Click Up

Eine weitere mögliche Alternative zu SharePoint ist Click Up. Dabei handelt es sich um eine All-in-One-Lösung, die alle möglichen Unternehmensanforderungen vom Projektmanagement bis hin zu Teambesprechungen abdeckt. Es wird behauptet, dass es eines der ausgereiftesten Projektmanagement-Systeme auf dem heutigen Markt ist. Click Up bietet Hunderte von anpassbaren Funktionen, Mechanismen zur Zeiterfassung und eine skalierbare Architektur – und das alles unter einer verlockenden Benutzeroberfläche. Einer der größten Vorteile ist die Kundenorientierung; allerdings ist es im Vergleich zu seinen Mitbewerbern etwas schwieriger zu beherrschen.

Preisgestaltung:

Click Up hat mehrere Pläne: von kostenlos für den persönlichen Gebrauch bis hin zu einem recht kostspieligen, voll ausgestatteten Unternehmensplan. Der Business-Plan kostet $12 pro Mitglied und Monat. Er ist teurer als andere SharePoint-Alternativen.

4. ONLYOFFICE Arbeitsbereich

Vielleicht haben Sie schon einmal von ONLYOFFICE gehört, einer Online-Office-Suite, die mit MS Office-Formaten kompatibel ist. ONLYOFFICE Workspace ist SharePoint sehr ähnlich. Es bietet ein intelligentes Paket von Webanwendungen für effizientes Team-Management und Online-Zusammenarbeit. ONLYOFFICE Workspace umfasst ein robustes Dokumentenmanagementsystem, Projekte, CRM, E-Mail, Kalender, Chat und sogar ein soziales Unternehmensnetzwerk. Die Fülle an Funktionen macht es zu einer würdigen Alternative zur Microsoft-Lösung.

Zu den Nachteilen von ONLYOFFICE Workspace sagen die Nutzer, dass es im Verhältnis zum Funktionsumfang relativ teuer ist, nicht einfach einzurichten ist und eine schwache Integration mit Tools von Drittanbietern aufweist.

Preisgestaltung:

ONLYOFFICE Workspace wird im Rahmen von zwei Plänen verkauft: kostenlos (für Teams mit bis zu 6 Benutzern) und für Unternehmen (6 $ pro Benutzer und Monat). Es gibt auch den VIP-Cloud-Plan für Unternehmen, dessen Preis jedoch nur auf Anfrage erhältlich ist.

5. Alfresco

Wenn man von Websites wie SharePoint spricht, sollte man auf jeden Fall Alfresco erwähnen – eine Webplattform, die es Unternehmen und hybriden Teams ermöglicht, reibungslose Arbeitsabläufe einzurichten. Die offene und modulare Architektur der Plattform macht es einfach, sie zu integrieren und selbst an die anspruchsvollsten Anforderungen anzupassen. Darüber hinaus verfügt sie über intelligente Integrationen mit den beliebtesten Lösungen wie Google Docs oder Salesforce. All dies macht Alfresco zu einer guten Alternative zu SharePoint.

Preisgestaltung:

Die Alfresco Digital Business Platform umfasst Alfresco Process Service, Alfresco Content Services und Alfresco Governance Service. Diese können entweder zusammen oder einzeln erworben werden. Die Preise sind auf Anfrage erhältlich.

6. Huddle

Huddle ist ein funktionsreiches Collaboration-Tool, das SharePoint sehr ähnlich ist, da es sich hauptsächlich auf die Verwaltung von Dokumenten und die gemeinsame Nutzung von Dateien konzentriert. Es bietet auch Funktionen zur Aufgabenverwaltung, die allerdings recht primitiv sind. Huddle unterstützt native Integrationen mit Salesforce, Zimbra und Microsoft SharePoint und kann von mobilen Geräten aus genutzt werden. Es ermöglicht Unternehmen die gemeinsame Nutzung von Dateien, die Zusammenarbeit an Projekten und die Rationalisierung von Arbeitsabläufen.

Preisgestaltung:

Huddle hat zwei Pakete zur Auswahl, das günstigste ist für mindestens 25 Benutzer gedacht. Es ist teurer als SharePoint und ist wahrscheinlich nicht die beste Wahl für ein kleines Unternehmen.

7. Jostle

Jostle ist eine cloudbasierte Intranetlösung, mit der Unternehmen auf einfache Weise Dokumente, Unternehmensnachrichten, Personalinformationen und sogar kurze Videos austauschen können. Jostle hat den Ruf, ein Gefühl der Zugehörigkeit zu schaffen und die Unternehmenskultur zu fördern. Die Funktionalität von Jostle geht über ein reines Intranet hinaus: Sie können Aufgabenmanagement-Tools, Organigramme, Instant Messenger und sogar ein Brett für den Austausch von Waren und Geschenken zwischen Mitarbeitern hinzufügen.

Preisgestaltung:

Jostle hat ein flexibles Preismodell mit einer kostenlosen Version für Teams mit weniger als 15 Mitarbeitern.

8. SamePage

SamePage ist ein Tool für die Projektzusammenarbeit, das Teammitglieder auf die gleiche Seite bringt, indem es alle benötigten Informationen an einem Ort zusammenführt. Diese SharePoint-Alternative kombiniert Team-Chat, Videokonferenzen, Aufgabenmanagement, Dateifreigabe und Echtzeit-Zusammenarbeit mit Teamdokumenten in einem einzigen gemeinsamen Arbeitsbereich. Das Samepage-Dateisystem macht es einfach, Dateien anzuhängen, freizugeben und zu aktualisieren. Und das alles auf einer einzigen Seite, auf der jedes Teammitglied diese Dateien anzeigen, herunterladen oder bearbeiten kann.

Sie können auch Seiten für andere freigeben, um sie auf dem neuesten Stand zu halten und zu synchronisieren. Eine der wichtigsten Funktionen ist die Möglichkeit, Video- oder Audioanrufe mit Organisationsmitgliedern und Gästen zu tätigen. Sie können Ihren Bildschirm auch über die Desktop-App freigeben. Allerdings gibt es keine Funktion zur Anpassung des Dashboards und kein Tagging-System.

Preisgestaltung:

Es gibt eine kostenlose Version, eine Standard-Version für 7,50 $/Monat und eine Pro-Version für 9 $/Monat.

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Welche Lösung ist also der optimale Ersatz für SharePoint? Sind Sie bereit, eine Entscheidung zu treffen? Unsere Empfehlung wäre FuseBase, die definitiv ein bemerkenswertes Preis-Leistungs-Verhältnis und die optimalsten Funktionen bietet: drei großartige Produkte in einer einheitlichen Plattform. Sowohl der Übergang als auch die Einführung sind unkompliziert. Sie können leicht von Ihren alten Werkzeugen zu FuseBase migrieren.

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