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Ihr detaillierter Leitfaden zur Nutzung virtueller Datenräume


In den guten alten Zeiten vor dem digitalen Zeitalter, als noch alles auf Papier erledigt wurde, mussten Unternehmen extreme Maßnahmen ergreifen, um ihre streng geheimen Dokumente und sensiblen Daten unter Verschluss zu halten. Man stelle sich nur die Katastrophe vor, wenn auch nur eine der vertraulichen Dateien in die falschen Hände geriete – das könnte verpasste Chancen, unangenehme Gerichtsverfahren oder Schlimmeres bedeuten. Was haben sie also getan? Sie richteten diese supersicheren Datenräume ein, zu denen nur einige wenige Auserwählte Zugang hatten. Aber seien wir ehrlich, das war eine echte Qual und kostete ein Vermögen!

Heute haben virtuelle Datenräume (VDR) das Spiel revolutioniert und sich von diesen veralteten und zeitraubenden Methoden verabschiedet. Anstatt mit physischen Dokumenten zu arbeiten, können Dateien nun sicher auf Online-Servern oder in der Cloud gespeichert werden. Das Schöne daran ist, dass mehrere Benutzer mühelos auf wichtige Informationen zugreifen und diese gleichzeitig in einer kontrollierten Umgebung gemeinsam nutzen können, ohne sich Sorgen über Datenverluste oder heimtückische Diebe machen zu müssen. Das ist eine ganz neue Ebene von Komfort und Sicherheit in einem!

Virtuelle Datenräume bieten Unternehmen die Möglichkeit, vertrauliche Dokumente und Dateien auf sichere Weise mit Kunden, potenziellen Käufern, Partnern, Mitarbeitern und anderen auszutauschen. Durch den Einsatz eines elektronischen Datenraums können Sie sicherstellen, dass nur die erforderlichen Personen auf die Dokumente zugreifen und sie austauschen können, und Sie minimieren das Risiko, dass sensible Informationen preisgegeben werden.

In diesem Artikel erfahren Sie, was Sie über die Einrichtung und Nutzung eines virtuellen Datenraums wissen müssen. Sie erfahren, wie Sie die richtige Art von Datenraum für Ihre Bedürfnisse auswählen und wie Sie Ihre Daten oder Dokumente verwalten können, sobald sie im virtuellen Datenzentrum gespeichert sind.

Was ist ein virtueller Datenraum?

Ein virtueller Datenraum, auch bekannt als virtueller Geschäftsraum, ist ein sicherer Online-Speicher für Dokumente oder sensible Informationen. Sie eignen sich hervorragend zum Schutz von Daten wie vertraulichen Informationen, Finanztransaktionen und -unterlagen, geistigem Eigentum und anderen wichtigen Dateien. Virtuelle Datenspeicher sind sicher, da sie außerhalb des Unternehmens gespeichert werden und der Zugriff über das Internet erfolgt.

Unternehmen nutzen virtuelle Datenräume im Tagesgeschäft, wenn sie große Mengen an sensiblen Daten oder Dokumenten mit mehreren Parteien teilen müssen. Unternehmen nutzen virtuelle Datenzentren auch, weil sie sicher, bequem, einfach einzurichten und kostengünstig sind. Sie eignen sich hervorragend zur Wahrung der Vertraulichkeit von Dokumenten, wenn diese an Dritte weitergegeben werden oder wenn Sie sichere Transaktionen durchführen müssen.

What is a Virtual Data Room? Image by Nimbus Platform

Was sind die beliebtesten Verwendungszwecke von virtuellen Datenräumen?

Virtuelle Datenräume werden von Unternehmen genutzt, um vertrauliche Daten und Geschäftsgeheimnisse zu schützen.

Hier sind einige Beispiele für beliebte Verwendungszwecke eines elektronischen Datenraums:

  • Speicherung sensibler Daten, in der Regel für Gerichtsverfahren, große Immobilientransaktionen, Fusionen oder Übernahmen.
  • Austausch von Dokumenten zwischen Mitarbeitern.
  • Sicherer Dateiaustausch mit verkäufern und Auftragnehmern in einer kontrollierten Umgebung, vor allem während der Due-Diligence-Prüfung oder des Transaktionsmanagements.
  • Schutz der Dokumente vor Hackern und Dieben.
  • Verringerung der Verwendung von physischen Dokumenten und Einsparung von Geld.
  • Ablage und Verwaltung von Dokumenten.
  • Verwalten von archivierten Unternehmensdokumenten.
  • Einfaches Auffinden und Abrufen von Dokumenten.
  • Bereitstellung eines Prüfpfads für eine bessere gemeinsame Datennutzung und Dokumentenkontrolle.
  • Durchführung von wichtigen Finanztransaktionen.
  • Kapitalbeschaffung.
  • Erleichterung der Due-Diligence-Prüfung bei einer Vielzahl von Transaktionen, darunter Fusionen und Übernahmen, Kreditsyndizierungen, Lizenzvergabe, Private-Equity- und Risikokapitalgeschäfte.

Hauptnutznießer von virtuellen Datenräumen

Virtuelle Datenräume bieten einer Vielzahl von Branchen und Fachleuten, die ihre Effizienz maximieren und die Datensicherheit gewährleisten wollen, immense Vorteile. Investmentbanken, Private-Equity-Firmen und Risikokapitalgeber können eine sichere Umgebung für eine nahtlose Due-Diligence-Prüfung bei Fusionen, Übernahmen und Fundraising-Aktivitäten nutzen. Anwaltskanzleien können die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und die Zusammenarbeit bei rechtlichen Transaktionen optimieren, während Unternehmen aller Branchen ihre Datenverwaltungsprozesse verbessern können. Darüber hinaus können Immobilienfachleute, Unternehmen aus den Bereichen Biowissenschaften und Gesundheitswesen sowie Energie- und Infrastrukturunternehmen von den sicheren und effizienten Möglichkeiten des Dokumentenaustauschs profitieren, die virtuelle Datenaustauschräume bieten. Letztlich kann jede Branche oder jeder Fachmann, der mit sensiblen Informationen zu tun hat und eine sichere Zusammenarbeit benötigt, von den Merkmalen und Funktionen sicherer Datenaustauschplattformen profitieren.

Durch die Nutzung eines digitalen Datenraums können verschiedene Beteiligte wie Investmentbanker, Anwälte, Wirtschaftsprüfer, interne und externe Regulierungsbehörden und andere interessierte Parteien bequem auf eine zentrale Plattform zugreifen. Dies strafft nicht nur den Prozess, sondern minimiert auch Fehler und spart Zeit. Außerdem wird die Transparenz der Kommunikation zwischen den beteiligten Parteien erhöht.

Physische Datenräume im Vergleich zu virtuellen Datenräumen

Traditionelle physische Datenräume sind auch als Due-Diligence-Datenräume bekannt. Unternehmen bevorzugen virtuelle Datendrehscheiben gegenüber teuren und schwerfälligen Dokumentenlagerräumen. Herkömmliche Datenräume erfordern einen sicheren Ort, Sicherheit und Personal. Außerdem sind sie nicht rund um die Uhr verfügbar, was bedeutet, dass Sie außerhalb der normalen Arbeitszeiten möglicherweise nicht auf die Dokumente zugreifen können.

Online-Datenräume sind jederzeit zugänglich. Unternehmen können sie schnell und einfach einrichten, da sie in der Regel auf Cloud-Servern gehostet werden.

Die Nutzung virtueller Datenräume bietet zwar viele Vorteile gegenüber einem herkömmlichen Datenraum, hat aber auch einige Nachteile.

Im Folgenden finden Sie fünf Punkte, die Sie beachten sollten, bevor Sie sich für die Nutzung eines elektronischen Datenraums anstelle eines herkömmlichen Datenspeichers entscheiden.

1. Datensicherheit

Virtuelle Datenräume sind zwar sicherer als herkömmliche Datenspeicher, bieten aber nicht das gleiche Maß an Schutz für Ihre Daten oder Dokumente. Ein Angreifer, der sich Zugang zu Ihrem Datenraum verschafft, könnte die wertvollsten vertraulichen Informationen Ihres Unternehmens stehlen.

2. Zugänglichkeit

Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihren Datenraum vor Ort zu hosten, müssen Sie Hardware kaufen und Software installieren. Dies erfordert Zeit und Ressourcen. Wenn Sie Ihren Datenknotenpunkt auf einem Cloud-Server hosten, müssen Sie sich um all dies nicht kümmern. Außerdem ist ein Datenraum für die gemeinsame Nutzung von Dateien nicht so bequem wie ein physischer Datenraum. Um auf Ihre Daten und Dokumente zuzugreifen, müssen Sie sich bei einem sicheren Webportal anmelden, ein Dokument herunterladen, es öffnen und seinen Inhalt anzeigen.

3. Verlässlichkeit

Virtuelle Datenräume sind weniger zuverlässig als ihre Offline-Gegenstücke. So kann ein Online-Datenspeicher beispielsweise aufgrund von Netzwerkproblemen, Stromausfällen oder Malware-Infektionen ausfallen. Ein traditioneller Datenraum ist immer verfügbar, wenn Sie auf Ihre Dokumente zugreifen müssen.

4. Kontrolle

Bei einem herkömmlichen Datenraum haben Sie die Kontrolle darüber, wo die Dokumente aufbewahrt werden. Bei einem virtuellen Datenaustauschzentrum haben Sie nicht die Möglichkeit, den Speicherort Ihrer Dokumente zu kontrollieren. Außerdem ist Ihre Speicherkapazität durch den Ihnen zugewiesenen Speicherplatz begrenzt. Wenn Sie also diese Grenze überschreiten, können Sie keine weiteren Dokumente hinzufügen, es sei denn, Sie löschen die vorhandenen oder erweitern Ihren Speicherplatz.

5. Einfaches Teilen

Der Versand eines Dokuments per E-Mail ist schneller und einfacher als der Versand auf physischem Wege. Die gemeinsame Nutzung von Dokumenten per E-Mail setzt jedoch voraus, dass alle Beteiligten Zugriff auf die E-Mail-Adresse des Empfängers haben.

Was ist der Unterschied zwischen Datenraum und Cloudspeicher?

Bei beiden geht es zwar um die Speicherung von Daten, aber ein virtueller Datenaustauschraum geht über die reine Speicherung hinaus. Der entscheidende Unterschied liegt in den umfassenden Funktionen, die speziell zur Erleichterung der sicheren Zusammenarbeit und Datenerfassung entwickelt wurden. Im Gegensatz zu Cloud-Speichern bieten Anbieter virtueller Datenräume fortschrittliche Tools, die Aktivitäten wie Projektmanagement, datenschutzorientierte Zusammenarbeit, Versionskontrolle von Dokumenten, sichere Freigabe von Dateien und Nachrichten, Verwaltung von Fragen und Antworten sowie präzise Benutzerberechtigungen unterstützen. Diese Funktionen machen einen virtuellen Datenraum zu einer idealen Lösung für strategische Partnerschaften und das Datenmanagement während des Due-Diligence-Prozesses und großer Geschäftstransaktionen und heben ihn von herkömmlichen Cloud-Speichern ab.

Wie findet man einen perfekten Datenraum?

Datenräume bieten eine sichere und effiziente Plattform für den Austausch von Finanzdaten, geistigem Eigentum und anderen sensiblen Dokumenten in digitaler Form.

Datenräume unterscheiden sich in Bezug auf Funktionalität, Preismodelle und Sicherheitsmaßnahmen. Wie finden Sie also den perfekten Raum?

Stellen Sie sich zunächst diese Fragen:

  • Welche Art von Datenraum benötige ich und für wie viele Nutzer?
  • Benötige ich einen physischen Standort, oder kann ich stattdessen Online-Datenräume nutzen?
  • Brauche ich einen sicheren Datenraum oder kann ich stattdessen einen öffentlichen Datenraum nutzen?
  • Handelt es sich um ein kurzfristiges Projekt oder sehe ich einen langfristigen Vertrag vor mir?
  • Welche Funktionen sollte ich berücksichtigen?
  • Welche Art von Dokumenten möchte ich speichern?
  • Wie werden die Benutzer auf die Dateien zugreifen? Über einen Computer, ein mobiles Gerät oder ein anderes Gadget?

Sobald Sie diese Fragen beantwortet haben, können Sie sich auf die Suche nach dem perfekten Anbieter für Ihren Datenraum machen.

Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, den besten Datenraum für Ihre Bedürfnisse zu finden.

  • Suchen Sie online nach Begriffen wie “Datenraum” und “virtueller Datenraum”
  • Recherchieren Sie ein paar Anbieter und lesen Sie die Bewertungen früherer Kunden. Achten Sie auf positives Feedback zum Kundendienst, zur Preisgestaltung, zur Datenschutzpolitik und zur allgemeinen Erfahrung des Anbieters.
  • Vergleichen Sie die im Internet verfügbaren virtuellen Datenräume und berücksichtigen Sie dabei Faktoren wie Fachwissen, Preismodelle, Sicherheitsmaßnahmen, Speicherkapazität und mehr.
  • Rufen Sie das Kundenserviceteam des Online-Datenraumanbieters an, um mit einem Vertreter zu sprechen.
  • Lesen Sie alle Vertragsunterlagen durch, bevor Sie sie unterschreiben, und achten Sie auf alle Gebühren und versteckten Kosten.
  • Lesen Sie immer das Kleingedruckte in jedem Dokument und prüfen Sie es mit der gebotenen Sorgfalt.
How to Find a Perfect Data Room? Image by Nimbus Platform

Welche Funktionen bieten die virtuellen Datenräume?

Virtuelle Datenräume sind nicht nur für die Speicherung sensibler Dokumente oder Informationen geeignet. Neben der Sicherung und Freigabe vertraulicher Dokumente sind sie auch ein hervorragendes Instrument für die Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Partnern, Verkäufern und Kunden.

Hier sind einige der beliebtesten Dienste für virtuelle Datenräume.

  • Sichere Kommunikation – Anbieter virtueller Datenräume ermöglichen den Versand sicherer Nachrichten per E-Mail, Chat, Telefonanrufe und Videokonferenzen. Dank dieser Funktion können Benutzer vertrauliche Daten mit anderen austauschen, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass sie gehackt werden oder ihre E-Mails abgefangen werden.
  • Dokumentenmanagement – Die besten virtuellen Datenräume verfügen über robuste Datenmanagementfunktionen, die die Möglichkeit bieten, Dokumente in einer sicheren Umgebung zu erstellen, zu bearbeiten und zu speichern. Die Benutzer können jederzeit und überall auf diese Dokumente zugreifen, sodass sie bei Bedarf verfügbar sind.
  • Dateifreigabe – Die Möglichkeit, Dokumente auf einen Server hoch- und von dort herunterzuladen. Dateien oder Dokumente können mit allen Personen geteilt werden, die Zugang zu ihnen benötigen.
  • Sicherheitsüberwachung – Die Möglichkeit, Aktivitäten innerhalb einer virtuellen Datendrehscheibe zu überwachen.
  • Audit Trail – Die Möglichkeit, jede Aktion innerhalb eines virtuellen Datenspeichers aufzuzeichnen, so dass Administratoren die Aktivitätsprotokolle einsehen können. Dies hilft Sicherheitsexperten, Risiken frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen, um sie zu beseitigen.

Wie sicher sind virtuelle Datenräume?

Virtuelle Datenräume sind zwar praktisch, weil sie es Unternehmen ermöglichen, sicher über das Internet zu kommunizieren und Dokumente auszutauschen, aber sie bergen auch Risiken. Wie sicher sind diese Datenräume also?

Hier sind einige Faktoren, die zu beachten sind:

  1. Die meisten virtuellen Datenräume verwenden Verschlüsselungstechnologie, um gespeicherte Daten oder Dokumente zu schützen. Bei der Verschlüsselung werden die Daten verschlüsselt, so dass niemand Ihre Dokumente lesen kann, wenn er nicht über den richtigen Entschlüsselungscode verfügt. Dies macht virtuelle Datenaustauschräume sehr sicher, da nur befugte Benutzer die darin gespeicherten Daten oder Dokumente einsehen können.
  2. Virtuelle Datenablagen werden in der Regel auf Servern gehostet. Wenn sich also Hacker Zugang zu diesen Servern verschaffen, könnten sie Ihre Dokumente einsehen oder Ihre Informationen stehlen.
  3. Virtuelle Datenräume sind in der Regel passwortgeschützt. Wenn jemand in Ihren Server einbricht, hat er keinen Zugriff auf die darin gespeicherten Dokumente.
  4. Diese Online-Datenspeicher und -verteiler sind nicht als Ersatz für physische Speichereinrichtungen gedacht. Wenn Ihr Unternehmen seinen physischen Datenraum verliert, muss es dennoch irgendwo sensible Dokumente aufbewahren.
  5. Virtuelle Datenräume sind nicht als Ersatz für physische Sicherheitsmaßnahmen gedacht. Wenn Ihr Bürogebäude abbrennt, müssen Sie immer noch Vorkehrungen treffen, um Ihre wichtigsten Dokumente und Daten zu sichern.

Was sollte ich bei der Auswahl eines Datenraums beachten?

Die Auswahl unter den Anbietern virtueller Datenräume kann eine entmutigende Aufgabe sein. Hier sind einige Dinge, die Sie beachten sollten, bevor Sie mit der Bewertung von virtuellen Datenraumlösungen beginnen:

  • Welche Art von Datensicherheit bietet das Unternehmen?
  • Verwenden sie starke Verschlüsselungsalgorithmen?
  • Gibt es Audits durch Dritte?
  • Können Sie rund um die Uhr auf den Datenraum und Ihre Informationen oder Dokumente zugreifen?
  • Können Sie einen kostenlosen Testzeitraum oder ein Demokonto erhalten?
  • Welche Funktionen bietet der Online-Datenraum?
  • Verfügt der Anbieter über ein Support-Team oder stellt er Schulungsunterlagen zur Verfügung?
  • Wie oft werden die Daten gesichert?
  • Können Sie Ihre Dokumente online über ein Webportal einsehen?

Wie viele Informationen enthält ein Datenraum?

Unternehmen nutzen virtuelle Datenzentren, weil sie bequem, sicher und kostengünstig sind. Manche Unternehmen finden sie jedoch zu teuer, vor allem wenn sie große Datenmengen oder viele Dokumente speichern. Wie viele Informationen können also in virtuellen Datenräumen gespeichert werden?

Das hängt von mehreren Faktoren ab, wie z. B.:

  • Die Art der gespeicherten Daten und ob es sich nur um Dokumente oder andere Arten von Dateien handelt.
  • Die Anzahl der Benutzer, die auf die Daten oder Dokumente zugreifen.
  • Ob das Unternehmen Verschlüsselungstechnologie einsetzt.

Wenn Sie z. B. Finanzdokumente speichern, können Sie in einem einzigen elektronischen Datenraum mehr Unterlagen aufbewahren.

Je mehr Benutzer auf die Daten zugreifen, desto mehr Platz benötigen Sie. Wenn Sie viele nutzergenerierte Inhalte wie Fotos, Videos und Audiodateien speichern, benötigen Sie viel mehr Speicherplatz, als wenn Sie nur Dokumente freigeben würden.

Wenn Sie planen, große Datenmengen zu speichern, sollten Sie ein Upgrade auf eine Cloud-basierte Lösung in Betracht ziehen. Cloud-basierte Lösungen bieten eine unbegrenzte Speicherkapazität und sind daher ideal für die Speicherung großer Datenmengen, die über Dokumente hinausgehen. Außerdem können Sie den Speicherplatz je nach Bedarf problemlos vergrößern oder verkleinern.

Wen kann ich in meinen virtuellen Datenraum einladen?

Who Can I Invite to My Virtual Data Room? Image by Nimbus Platform

Wen Sie in Ihren virtuellen Datenraum einladen können, hängt von der Art des Unternehmens ab, das Sie führen.

Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, brauchen Sie vielleicht niemanden einzuladen. Wenn Sie ein großes Unternehmen leiten, sollten Sie diejenigen einladen, die für Ihren Erfolg wichtig sind.

Im Folgenden finden Sie einige Tipps für die Einladung von Teilnehmern zu Ihrem virtuellen Datenaustauschraum.

  • Stellen Sie eine sichere Verbindung zwischen Ihrem Computer und dem virtuellen Datenraum her. Dadurch wird sichergestellt, dass nur diejenigen, die zum Zugriff auf die virtuelle Datendrehscheibe berechtigt sind, deren Inhalte oder Dokumente einsehen können.
  • Halten Sie ein Dokument mit den Daten der Teilnehmer bereit. Dazu gehören Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und andere relevante Angaben.
  • Versenden Sie Einladungen per E-Mail. Fügen Sie einen Link zum virtuellen Datenraum hinzu.
  • Erstellen Sie ein Dokument, um zu verfolgen, wer Ihre Einladung annimmt.
  • Bieten Sie alle erforderlichen Schulungen an, damit die Benutzer wissen, wie sie den virtuellen Datenraum nutzen können. Erstellen Sie gegebenenfalls Schulungsunterlagen oder -prozesse für Ihre Benutzer.

Die Bedeutung von Datenräumen

Unternehmen nutzen virtuelle Datenaustauschräume, wenn sie sensible Informationen und vertrauliche Dokumente mit Partnern, Lieferanten, Investoren oder Mitarbeitern austauschen müssen. Dabei werden die Dokumente in der Regel über E-Mail-Anhänge versendet, was es schwierig macht, den Überblick darüber zu behalten, wer was wann gesendet hat.

Anbieter von virtuellen Datenräumen lösen dieses Problem, indem sie sicheren Online-Speicherplatz für Dokumente und Dateien anbieten. Unternehmen können sich diese Dokumente über einen privaten Link gegenseitig zusenden, so dass sie jederzeit leicht zugänglich und einsehbar sind.

Wenn Sie einen Datenraum einrichten, können Sie jeden, den Sie möchten, zur Teilnahme einladen. Dazu gehören Kunden, Zulieferer, Investoren und Mitarbeiter. Sobald alle eingeladen sind, können Sie Regeln für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Informationen aufstellen.

Sobald Sie Ihren Datenraum erstellt haben, können Sie Teilnehmer hinzufügen und bestimmten Personen Rollen zuweisen. Die Teilnehmer können sich in den Datenraum einloggen und Dokumente ansehen, bearbeiten und neue hochladen.

Welches sind die besten Softwareprodukte für virtuelle Datenräume?

Wenn Sie auf der Suche nach dem besten Tool für virtuelle Datenräume sind, sollten Sie sich FuseBase (ehemals Nimbus), Intralinks, Firmex, Merrill DatasiteOne, Citrix ShareFile, iDeals Virtual Data Room, Ansarada und Box Virtual Data Room ansehen. FuseBase (ehemals Nimbus) ist mehr als nur ein virtueller Datenaustauschraum und kann dank seiner starken Dokumentensicherheitsfunktionen effektiv als solcher genutzt werden. Intralinks ist sehr benutzerfreundlich und verfügt über leistungsstarke Tools für die Zusammenarbeit, während Firmex für die Verwaltung von Dokumenten hervorragend geeignet ist. Merrill DatasiteOne bietet ausgefallene Analysen und KI-Einsichten, und bei Citrix ShareFile dreht sich alles um die gemeinsame Nutzung von Dateien und die Zusammenarbeit. iDeals Virtual Data Room lässt Sie Dinge anpassen, Ansarada eignet sich hervorragend für M&A-Deals, und bei Box Virtual Data Room dreht sich alles um Cloud-Sicherheit und Integration.

Wir empfehlen dringend, einen gründlichen Vergleich der verschiedenen auf dem Markt verfügbaren virtuellen Datenraumlösungen durchzuführen, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen.

FuseBase als Anbieter virtueller Datenräume

Ihr detaillierter Leitfaden für virtuelle FuseBase Datenräume und deren Nutzung

FuseBase (ehemals Nimbus) ist eine vielseitige Cloud-basierte Plattform, die einen sicheren File-Sharing-Service, Collaboration-Tools und Dokumentenmanagement-Funktionen bietet und sich damit für virtuelle Datenräume bei Due Diligence und anderen informationsintensiven Prozessen eignet. Die wichtigsten Merkmale von FuseBase als Anbieter eines virtuellen Datenraums:

  • Umfangreiche Dokumentenmanagement-Optionen. Sie können Ihre Daten nach Organisation, Team oder Projekten strukturieren und Arbeitsbereiche und Ordner erstellen, um Ihre Dokumente zu organisieren.
  • Funktionen zur Zugriffskontrolle. Sie können verwalten und kontrollieren, wer die Berechtigung hat, auf bestimmte Dateien oder Ordner innerhalb der Plattform zuzugreifen. Darüber hinaus erleichtert die Option, Benutzer nach Arbeitsbereichen und Ordnern einzuladen, die Kontrolle der Zugriffsrechte und bietet mehr Sicherheit.
  • Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA). MFA fügt Ihrem Konto eine zusätzliche Schutzebene hinzu, indem Benutzer während des Anmeldevorgangs mehrere Formen der Verifizierung angeben müssen.
  • Großzügige Cloud-Speicherkapazitäten je nach Anzahl der Benutzer.
  • Starke Datensicherheit mit Passwortschutz für Ihre Notizen, d. h. sichere Zusammenarbeit und gemeinsame Nutzung von Dokumenten, wenn nur diejenigen, die Zugang haben, sensible Unternehmensdaten einsehen können.

FuseBase (ehemals Nimbus) hebt sich von anderen Anbietern virtueller Datenräume ab, indem es mehr als nur einen Datenraum anbietet. Es geht die extra Meile, indem es eine breite Palette von zusätzlichen Werkzeugen und Funktionen liefert:

Projektmanagement-Tools ermöglichen es Ihnen, Aufgaben zu organisieren, Fortschritte zu verfolgen, Ressourcen zuzuweisen und die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern zu erleichtern.

Einfache Dateifreigabe. Selbst wenn Ihre Kunden kein FuseBase-Konto haben, können Sie mühelos Seiten mit ihnen teilen, indem Sie einfach einen Link bereitstellen. Mehr noch, Sie können Dokumente mit mehreren Parteien gleichzeitig teilen.

Mit White Label können Sie Ihre Organisationen und Arbeitsbereiche anpassen, um Ihre Marke zu fördern und Vertrauen bei Ihren Kunden aufzubauen, da Sie die Plattform an Ihre Markenidentität anpassen können.

Schlussfolgerung

Virtuelle Datenräume sind Online-Plattformen, die den Austausch und die Speicherung vertraulicher Informationen auf sichere Weise erleichtern und wichtigen Zwecken wie dem Börsengang, strategischen Partnerschaften, der Kapitalbeschaffung und einem fortgeschrittenen Vertragsmanagement dienen. Diese Plattformen bieten allen Beteiligten, einschließlich Investmentbankern und Private-Equity-Firmen, einen zentralen Ort, an dem sie vertrauliche Dokumente sicher austauschen und prüfen können, und gewährleisten so ein hohes Maß an Sicherheit und Effizienz in diesem Prozess.

In den letzten Jahren haben die Anbieter virtueller Datenräume einen erheblichen Popularitätsschub erfahren, insbesondere bei Organisationen, die häufig mit Due-Diligence-Prozessen zu tun haben. Sie bieten den Unternehmen zahlreiche Vorteile, wie Kosteneinsparungen, erhöhte Sicherheit, Zugriff von verschiedenen Geräten (einschließlich Mobilgeräten) und größere Flexibilität im Vergleich zu herkömmlichen Methoden der Dokumentenspeicherung.

Die Auswahl an Datenräumen ist heute recht groß, doch bevor Sie einen solchen Raum nutzen, sollten Sie sich zunächst einige Fragen stellen: Brauchen Sie wirklich einen digitalen Datenraum? Welche Art von Daten oder Dokumenten werden Sie darin speichern? Und vor allem: Warum sollte man ihn nutzen? Sobald Sie diese Fragen beantwortet haben, können Sie feststellen, ob ein virtueller Datenaustauschraum das Richtige für Sie ist.

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