Wie Sie Ihre virtuellen Teams erfolgreich aufstellen

Wir leben heute in einer virtuellen Welt, in der viele Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten. Die Notwendigkeit effektiver virtueller Teams ist für viele Unternehmen, die Fernarbeit fördern, zu einem wichtigen Thema geworden.

Die Bildung und Verwaltung virtueller Teams kann jedoch schwierig sein. Ein virtuelles Team bringt viele Herausforderungen mit sich, z. B. Kommunikation, Zusammenarbeit, Produktivität und Management.

Deshalb müssen Sie wissen, wie Sie Ihre virtuellen Teams einrichten, damit sie effektiv arbeiten und Erfolg haben.

Was ist ein virtuelles Team?

Ein virtuelles Team besteht aus Mitarbeitern, die an verschiedenen Standorten, in unterschiedlichen Zeitzonen und Kulturen für ein Unternehmen arbeiten. Sie arbeiten aus der Ferne, d. h. oft von zu Hause aus und kommunizieren mit anderen virtuellen Teammitgliedern über E-Mail, Telefonanrufe, Videokonferenzen und andere Mittel.

Der Hauptunterschied zwischen einem virtuellen Team und einem traditionellen Team besteht darin, dass es keinen zentralen Standort gibt, von dem aus alle arbeiten müssen. Virtuelle Mitarbeiter können an jedem beliebigen Ort arbeiten, solange sie über einen Internetzugang und die erforderlichen Tools verfügen. So können virtuelle Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten flexibel selbst festlegen.

Bei der Arbeit mit virtuellen Teammitgliedern stehen die Zusammenarbeit und die Kommunikation im Vordergrund, da dies die Effektivität eines Teams beeinflusst.

Was sind die verschiedenen Arten von virtuellen Teams?

Es gibt viele Arten von virtuellen Teams, und sie unterscheiden sich nicht wesentlich von persönlichen Teams.

1. Projektteams

Es handelt sich in der Regel um zeitlich begrenzte Teams, die zur Erreichung eines bestimmten Ziels gebildet werden. Um das Ziel zu erreichen, werden verschiedene Projekte erstellt, die wiederum Projektteams erfordern. Diese Projekte können zwischen einem Tag und mehreren Monaten dauern. Sie funktionieren wie herkömmliche Teams mit einem virtuellen Teamleiter, der für die Produktivität und Leistung der Teammitglieder verantwortlich ist.

Virtuelle Projektteams geben Unternehmen die Flexibilität, Fristen einzuhalten und gleichzeitig ihre Kosten niedrig zu halten.

Der Nachteil ist, dass ein Projektteam keine Kontinuität hat. Wenn ein Projekt endet, gibt es keinen Grund, die virtuellen Mitarbeiter weiter zu beschäftigen, es sei denn, man kann sie in ein anderes Projekt versetzen.

2. Management-Teams

Ein Managementteam ist einem Projektteam ähnlich, nur dass es sich mehr auf organisatorische als auf individuelle Ziele konzentriert. Ein Managementteam wird auch eingesetzt, wenn ein Unternehmen seine Prozesse oder Systeme verbessern will.

Der Vorteil eines virtuellen Managementteams ist, dass es Kontinuität bietet. Mitarbeiter, die einem virtuellen Managementteam angehören, bleiben oft im selben Unternehmen, auch wenn sie die Stelle wechseln.

3. Ausbildungsteams

Dies sind Mitarbeiter, die für die Schulung anderer virtueller Teammitglieder zuständig sind. Sie nutzen Kommunikationstools für die Zusammenarbeit, um Schulungen durchzuführen.

Schulungsteams werden am häufigsten von Unternehmen eingesetzt, die neue Mitarbeiter ausbilden wollen. Sie ermöglichen es ihnen, eine Lernumgebung zu schaffen, ohne physisch anwesend zu sein.

4. Support- oder Serviceteams

Diese Teams setzen sich aus Mitarbeitern zusammen, die Probleme innerhalb von Unternehmen lösen. Mit virtuellen Teams können Support-Mitarbeiter je nach Zeitzone zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten, so dass ein Unternehmen einen 24-Stunden-Support anbieten kann.

Dies ist hilfreich für Serviceteams mit Kundenkontakt, die auf Kommunikationsmittel wie Chats, E-Mails oder Telefonanrufe angewiesen sind.

5. Produktteams

Sie unterscheiden sich von Projektteams, da Produktteams in der Regel für die Entwicklung neuer Produkte gebildet werden. Dabei handelt es sich in der Regel um kleine Gruppen von Mitarbeitern, die zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass das Produkt den Anforderungen entspricht.

6. Betriebsteams

Die Mitarbeiter in Betriebsteams erledigen die Arbeit, die zur Erreichung der Ziele eines Unternehmens erforderlich ist. Sie sind zum Beispiel dafür verantwortlich, dass Aufträge schnell ausgeführt und rechtzeitig geliefert werden, dass Projekte auf Kurs bleiben und dass Prozesse verbessert werden.

7. Wachstumsteams

Diese Teams sind für das Wachstum des Unternehmens zuständig. Sie tragen dazu bei, den Marktanteil zu erhöhen, den Umsatz zu steigern und den Betrieb zu erweitern. Diejenigen, die im Vertrieb und im Marketing arbeiten, fallen unter Wachstumsteams.

Es gibt verschiedene Arten von virtuellen Teams. Jeder Typ hat Vor- und Nachteile, daher sollten Sie den richtigen Typ je nach Ihren Bedürfnissen auswählen.

Was sind die Vorteile von virtuellen Teams?

Wenn Sie virtuelle Teams einrichten und sie gut verwalten, werden Sie von vielen Vorteilen profitieren.

1. Zugang zu mehr Talenten auf der ganzen Welt

Wenn Sie virtuelle Teams einsetzen, sind Sie nicht darauf beschränkt, wen Sie vor Ort einstellen können. Sie können auf talentierte Mitarbeiter aus der ganzen Welt zugreifen. Das macht es einfacher, die beste Person für eine Aufgabe zu finden, was bedeutet, dass Sie bessere Produkte entwickeln oder ein höheres Serviceniveau bieten können.

2. Niedrigere Kosten

Der Einsatz virtueller Teams spart Geld. Wenn Sie nicht für Büroräume, Reisekosten und Sozialleistungen aufkommen müssen, sparen Sie Geld. Die Einsparungen können in neue Tools oder zusätzliche Schulungen für Ihre virtuellen Mitarbeiter investiert werden.

3. Mehr Flexibilität

Dank flexibler Zeitpläne können virtuelle Mitarbeiter zu Zeiten arbeiten, die ihnen passen. Dies trägt dazu bei, den Stresspegel zu senken und die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen. Außerdem können virtuelle Mitarbeiter Vertrauen zu einem Unternehmen aufbauen, auch wenn sie nicht täglich in ein Büro gehen.

4. Höhere Produktivität

Da virtuelle Mitarbeiter nicht täglich in ein Büro pendeln müssen, können sie in kürzerer Zeit mehr erledigen. Sie sind auch produktiver, da sie sich mehr auf ihre Aufgaben konzentrieren können.

5. Gesteigerte Innovation

Um in jeder Branche als führend zu gelten, spielt Innovation eine wichtige Rolle. Virtuelle Teams fördern Kreativität und Innovation. Die Teammitglieder können problemlos miteinander zusammenarbeiten, so dass Ideen frei fließen können.

6. Geringere Fluktuation

Bei virtuellen Teams ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass die Mitarbeiter länger im Unternehmen bleiben. Sie sind in der Lage, Arbeit und Leben besser zu vereinbaren als diejenigen, die in traditionellen Büros arbeiten. Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, bleiben in der Regel länger bei einem Unternehmen, weil sie die Freiheit genießen, von zu Hause aus zu arbeiten.

7. Besseres Unternehmensimage

Wenn ein Unternehmen Mitarbeiter aus der ganzen Welt beschäftigt, erweckt es den Eindruck, global zu sein. Dies zeigt, dass sie sich um Vielfalt, Integration und Innovation bemühen, was das Image ihrer Marke verbessert. Virtuelle Mitarbeiter machen ein Unternehmen leicht zu einer globalen Marke.

Was sind die Nachteile von virtuellen Teams?

Ein virtuelles Team hat zwar viele Vorteile, aber es gibt auch einige Herausforderungen.

1. Fehlende Interaktion von Angesicht zu Angesicht

Ein Nachteil virtueller Teams besteht darin, dass sie nicht die Möglichkeit haben, miteinander zu interagieren. Virtuelle Mitarbeiter können auf soziale Interaktionen verzichten, was dazu führen kann, dass sie sich isoliert fühlen. Dies kann sich auf ihre Motivation, Leistung und allgemeine Zufriedenheit auswirken.

2. Schwierigkeiten bei der Kommunikation

Eine wirksame Kommunikation ist für jedes Unternehmen unerlässlich, um seine Ziele zu erreichen. Bei virtuellen Teams wird dies noch schwieriger. Kommunikationsbarrieren entstehen aufgrund von Entfernungen und Zeitunterschieden.

Da es keinen physischen Kontakt gibt, ist es für virtuelle Mitarbeiter auch schwieriger, die Körpersprache anderer zu erkennen. Dies kann zu Missverständnissen und falscher Kommunikation führen, was wiederum Frustration zur Folge haben kann.

3. Erhöhte Arbeitsbelastung

Virtuelle Teams sind aufwändiger zu managen als traditionelle Teams. Da die Mitglieder virtueller Teams häufig kommunizieren müssen, verbringen sie oft mehr Zeit mit der Kommunikation als mit der eigentlichen Arbeit.

Dies führt zu einer erhöhten Arbeitsbelastung, die zu einem hohen Maß an Stress und Burnout führen kann. Das Management der Arbeitsbelastung virtueller Mitarbeiter ist eine wichtige Aufgabe für jeden Leiter eines virtuellen Teams.

4. Fehlen einer kohäsiven Kultur

Wenn virtuelle Mitarbeiter nicht regelmäßig von Angesicht zu Angesicht zusammenarbeiten, kann dies zu einem Gefühl der Isolation führen. Dies kann es ihnen erschweren, ein kameradschaftliches Verhältnis im Team aufzubauen, was sich auf die Unternehmenskultur auswirkt.

Es kann auch schwierig sein, eine gemeinsame Vision oder Mission zu entwickeln. Ohne diese Dinge kann es schwierig sein, Ihr virtuelles Team zu motivieren.

5. Fehlende Verantwortlichkeit

Eine Herausforderung für einen Teamleiter besteht darin, dass er nicht sehen kann, wie gut jemand arbeitet oder wie viel Arbeit erledigt wird. Wenn ein virtuelles Teammitglied seine Arbeit nicht rechtzeitig fertig stellt, erfährt der Teamleiter dies möglicherweise nicht sofort. Aus diesem Grund ist es wichtig, ein effektives Projektmanagement und andere Tools für das Fernmanagement einzusetzen, um die Verantwortlichkeit aller Beteiligten zu gewährleisten.

6. Ineffektive Besprechungen

Wenn sich die Mitglieder eines virtuellen Teams in verschiedenen Zeitzonen befinden, ist es für sie schwieriger, an regelmäßigen Besprechungen teilzunehmen. Es kann auch schwierig sein, Besprechungen zu Zeiten anzusetzen, die allen Beteiligten passen. Wenn die Anwesenheit abnimmt, wirkt sich dies auf die Qualität der Besprechungen und die Kommunikation in virtuellen Teams aus.

7. Schlechte Entscheidungsfindung

Wenn Sie nicht von Angesicht zu Angesicht miteinander kommunizieren und virtuelle Teammitglieder nicht regelmäßig an Sitzungen teilnehmen, ist es schwieriger, einen Konsens zu erzielen und Entscheidungen zu treffen. Dadurch kann sich die Erledigung von Aufgaben verzögern, was sich wiederum auf Projekte auswirkt und zu Verzögerungen führt.

Wie man ein virtuelles Team bildet

Die Bildung eines virtuellen Teams ähnelt zwar der Bildung eines realen Teams, aber es gibt einige wichtige Unterschiede, die Sie beachten müssen.

1. Stellen Sie die richtigen Führungskräfte ein

Die von Ihnen eingestellten Führungskräfte haben Einfluss auf die Kultur und Leistung Ihrer virtuellen Teams. Daher ist es wichtig, diejenigen auszuwählen, die mit den besonderen Anforderungen virtueller Teams vertraut sind. Diese virtuellen Führungskräfte sollten in der Lage sein, sich schnell an Veränderungen anzupassen, Flexibilität zu zeigen und offen für neue Ideen zu sein.

2. Vermitteln Sie Ihren Auftrag und Ihre Vision

Menschen wollen mehr als nur einen Job haben. Teilen Sie Ihrem Team über Ihre Führungskräfte Ihre Mission und Vision mit, damit sie sich mit dem, was Sie zu erreichen versuchen, verbunden fühlen. Auf diese Weise erhalten Ihre virtuellen Teammitglieder eine bessere Vorstellung davon, was der Zweck Ihrer Organisation ist und welche Absichten sie verfolgt.

3. Definieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten

Ihre Teammitglieder sollten wissen, was von ihnen erwartet wird, wenn Sie eine positive Kultur schaffen wollen. Legen Sie klare Erwartungen darüber fest, wofür jeder Einzelne verantwortlich ist und was das Team erreichen soll. Definieren Sie auch die Rollen und Verantwortlichkeiten klar, damit jeder weiß, was er zu tun hat.

4. Bieten Sie Schulungen an

Damit virtuelle Mitarbeiter wissen, wie sie die Verfahren befolgen müssen, damit sie ihre Aufgaben gut erfüllen können, müssen Sie angemessene Schulungen anbieten. Wenn Sie Schulungen anbieten, stellen Sie auch sicher, dass jeder die gleiche Terminologie verwendet und die gleichen Regeln versteht. Dies trägt dazu bei, die Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern und das Vertrauen zwischen den Mitgliedern Ihres virtuellen Teams zu stärken.

5. Technologie effektiv nutzen

Die Technologie spielt eine große Rolle bei der effizienten Arbeit Ihrer virtuellen Teams. Sie müssen ein System einrichten, das Ihren virtuellen Teammitgliedern eine einfache Zusammenarbeit ermöglicht. Sie können zum Beispiel Online-Meetings oder Videokonferenzsoftware verwenden, damit die Teammitglieder von überall aus eine Verbindung herstellen und Bildschirme, Dokumente und Notizen gemeinsam nutzen können.

Wie man ein virtuelles Team verwaltet

Ein virtuelles Team zu managen ist nicht immer einfach. Diese Tipps helfen Ihnen, Ihr Team effektiv zu managen.

• Kommunizieren Sie klar und deutlich. Eine wirksame Kommunikation ist für den Aufbau von Vertrauen zwischen den Teammitgliedern unerlässlich. Um dies zu erreichen, müssen Sie offene Kommunikationswege schaffen. Der Einsatz der richtigen Technologie hat Einfluss darauf, wie gut ein virtuelles Team kommuniziert.
• Halten Sie regelmäßige Treffen ab. Dadurch wird sichergestellt, dass die Teammitglieder auf dem Laufenden gehalten werden. Dies trägt auch dazu bei, dass die Mitglieder des virtuellen Teams in Verbindung bleiben und effektiv kommunizieren. Denken Sie nach einer Sitzung daran, die getroffenen Maßnahmen oder Entscheidungen weiterzuverfolgen.
• Legen Sie Rechenschaft ab. Wenn sich alle an denselben Standard halten, schafft dies Vertrauen bei den Mitgliedern Ihres virtuellen Teams. Führungskräfte müssen sicherstellen, dass sie ihre Verpflichtungen auch einhalten und sich selbst zur Rechenschaft ziehen, wenn dies erforderlich ist.
• Geben Sie regelmäßig Feedback. Wenn Sie virtuelle Teammitglieder führen, haben Sie nicht die Möglichkeit, informelle Gespräche zu führen, wie es in einem normalen Büro der Fall wäre. Geben Sie Ihren Teammitgliedern regelmäßig Feedback. So bleiben sie motiviert und engagiert.
• Erkennen Sie Erfolge und herausragende Leistungen an. Um eine gesunde Unternehmenskultur und ein gesundes Arbeitsumfeld zu schaffen, sollten Sie diejenigen anerkennen, die mehr geleistet haben, als von ihnen erwartet wurde. Geben Sie ihnen Anerkennung und feiern Sie ihre Erfolge. Sie können Teammitglieder, die wichtige Ziele erreicht haben, sogar belohnen, was dazu beiträgt, dass alle motiviert bleiben, ihr Bestes zu geben.

5 Tipps für die Auswahl der richtigen Technologie für Ihr virtuelles Team

Bei der Auswahl der Technologie für Ihr virtuelles Team ist es wichtig, die richtige Wahl zu treffen, da sie einen großen Beitrag zum Erfolg Ihres Teams leisten wird. Hier sind einige Tipps für die Auswahl der richtigen Technologie.

1. Bieten Sie mehrere Kommunikationsmöglichkeiten

Der wichtigste Aspekt eines jeden virtuellen Teams ist die Kommunikation. Die von Ihnen verwendete Technologie sollte Videokonferenzen, die gemeinsame Nutzung von Dateien oder Dokumenten, Chat-Nachrichten und E-Mail umfassen. Wenn Sie mehr als eine Option haben, können Sie sicher sein, dass Sie effektiv mit Ihren virtuellen Teammitgliedern kommunizieren können.

2. Verwenden Sie Projektmanagement-Tools zur Verwaltung von Prioritäten

Damit Ihre virtuellen Teammitglieder den Überblick über ihre Prioritäten behalten, müssen sie wissen, was sie täglich zu tun haben. Eine gute Möglichkeit, dies zu erreichen, ist der Einsatz eines Projektmanagement-Tools. Es bietet allen Teammitgliedern einen zentralen Ort, an dem sie Aufgaben, Fristen und andere Informationen einsehen können.

3. Ermöglichen Sie die Integration mit anderen Tools

Da Ihr Team viele Tools verwenden wird, müssen diese miteinander integriert werden, um die Effizienz zu maximieren. So sollte beispielsweise Ihre Videokonferenzsoftware mit Ihrer Kalender-App integriert werden, um die Planung von Besprechungen zu automatisieren. Durch die Integration zwischen den Tools können Sie viele Prozesse automatisieren, was bedeutet, dass Ihre virtuellen Teammitglieder effektiver arbeiten werden.

4. Mehrere Benutzer haben

Es ist wichtig zu wissen, wer Zugriff auf welche Tools haben muss. Wenn Sie beispielsweise Dateien für ein anderes Teammitglied freigeben möchten, müssen Sie sicherstellen, dass diese Person ebenfalls Zugriff auf das Tool hat. Einige Tools unterstützen nur jeweils einen Benutzer, während andere mehrere Benutzer gleichzeitig zulassen. Dies ist ein wichtiger Aspekt bei der Auswahl eines Tools.

5. Einfach zu bedienen

Wenn ein Werkzeug kompliziert ist, werden die Menschen es nicht optimal nutzen. Wählen Sie eine Technologie, die einfach zu bedienen ist, damit Ihre Teammitglieder sich schnell einarbeiten können. Dies erfordert anfangs eine Schulung, die als Investition in Ihre Teammitglieder betrachtet werden muss.

Die von Ihnen gewählte Technologie wird sich darauf auswirken, wie gut Ihr Team zusammenarbeitet. Recherchieren Sie, damit Sie die richtigen Tools für Ihr Team auswählen können.

Nutzung eines digitalen Arbeitsplatzes für virtuelle Teams

Ihre virtuellen Teams werden viele Tools benötigen, daher ist die Einrichtung eines digitalen Arbeitsplatzes eine ideale Lösung für die Arbeit an entfernten Standorten. Sie müssen keine Zeit in die Suche nach Optionen investieren, denn FuseBase (ehemals Nimbus) ist die ideale Plattform für Fernarbeit.

FuseBase wird Ihnen helfen, Ihre virtuellen Teams zu managen und auf Erfolg auszurichten, denn es bietet:

• Super Dokumente – erstellen Sie Notizen in FuseBase und fügen Sie Informationen in verschiedenen Formaten hinzu, einschließlich Text, Bildquelle, Video- und Audiodateien, PDF-Dokumente, Hyperlinks und auch Dateianhänge.
• Ein Kundenportal – verwalten Sie alle Ihre internen und externen Konversationen an einem Ort, um die Kommunikation zu verbessern.
• FuseBase Chat – halten Sie alle Ihre Nachrichten an einem Ort durch die Verwendung von privaten und öffentlichen Kanälen und privaten Nachrichten.
• Integrationen – verbinden Sie Ihre wichtigsten Tools wie Google Docs, Google Sheets, Google Analytics, YouTube und Calendly, um Ihre Produktivität zu verbessern.

Um mehr zu erfahren und um FuseBase kostenlos zu testen, besuchen Sie diese Website.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass virtuelle Teams immer mehr an Bedeutung gewinnen und für die meisten Unternehmen die Zukunft darstellen. Wenn es Ihnen gelingt, hocheffiziente virtuelle Teams zu bilden und ihnen das zur Verfügung zu stellen, was sie für ihren Erfolg brauchen, werden Sie einen besseren Arbeitsplatz haben und Ihr Unternehmen ausbauen.

Die Zusammenarbeit in Echtzeit ist für Ihre virtuellen Teams unerlässlich, damit sie effektiv zusammenarbeiten und ihre Ziele erreichen können. Welche Tools Sie verwenden können, um Ihre virtuellen Teams in Verbindung zu halten, erfahren Sie in unserem aktuellen Blog-Beitrag.

Ihre virtuellen Teams müssen gemeinsame Arbeitsbereiche nutzen, um ihre Arbeit zu erledigen. Unter diesem Blogbeitrag erfahren Sie, was ein gemeinsamer Arbeitsbereich ist und warum Sie einen solchen für Ihr virtuelles Team einrichten sollten.

Wenn Sie diesen Artikel hilfreich fanden, teilen Sie ihn bitte, damit auch andere davon profitieren können.

Erhalten Sie die neuesten Artikel und Updates von FuseBase auf Twitter!