Die Systeme für die Verwaltung der Informationen und ihre Anwendung

Laut einer Untersuchung von Wakefield, 54% von 1.000 Befragten an, dass sie mehr Zeit mit der Suche nach benötigten Informationen verbringen als mit der Beantwortung von E-Mails und Nachrichten. Folglich ist das Abrufen von Informationen einer der größten Zeitfresser, den Mitarbeiter und ihr Management loswerden wollen.

Betriebsstörungen wie die Suche nach relevanten Informationen, die Verwaltung und die Aktualisierung vorhandener Daten an einem Arbeitsplatz führen zu verschiedenen Problemen. Dazu gehört, dass die Produktivität sinkt, die Zeit für die Erledigung von Aufgaben steigt und eine Informationsflut entsteht. Dies führt dazu, dass Ihre Mitarbeiter und Managementteams ausgebrannt, unzufrieden und weniger motiviert sind. Wie können Sie dies bei Ihrem Team verhindern?

Informationsmanagement ist eine Lösung, da es die Effektivität verbessert und Ihren Mitarbeitern hilft, alle notwendigen Unternehmensinformationen viel schneller und einfacher zu finden und zu nutzen.

In diesem Artikel erfahren Sie, was Informationsmanagement ist und wie Sie es zu einem gut funktionierenden System in Ihrem Unternehmen machen können. Lesen Sie weiter, um die wichtigsten Vorteile und wertvolle Erkenntnisse zu entdecken!

Was ist Informationsmanagement?

Ein Informationsmanagement system ist die Gesamtheit aller Vorgänge, die Sie mit Unternehmensdaten durchführen können. Dabei geht es um die Erfassung, Speicherung, Pflege, Verwaltung und (eventuell) Vernichtung von Informationen. Es umfasst alle Arten und Formate von Informationen, die Sie benötigen, um Ihre täglichen Aufgaben zu erledigen und neue Aufgaben zu generieren. Das Informationsmanagement umfasst auch Richtlinien für die Zuweisung von Daten an die zuständigen Mitarbeiter, Abteilungen und Interessengruppen.

Der Hauptzweck des Informationsmanagements besteht darin, einen ordnungsgemäßen Datenumsatz und wissensaustausch an einem Arbeitsplatz und die Nutzung von Ressourcen für die Abwicklung von Geschäftsprozessen zu gewährleisten. Es umfasst auch die Verwaltung von Informationsübermittlungskanälen wie Servern, Websites, sozialen Medien, Computern, Telefonen und Apps.

4 aktuelle Trends im Informationsmanagement

In dem Maße, in dem sich Technologien und Geschäftsprozesse weiterentwickeln und das Volumen der Unternehmensdaten zunimmt, ändern sich auch die Ansätze zur Verwaltung von Daten. Wenn Sie dabei sind, ein Informationsmanagementsystem in Ihrem Unternehmen einzurichten, um produktivität zu verbessern und die Datenspeicherung zu optimieren, sollten Sie einen Blick auf einige der neuesten Trends in der Informationsmanagement-Branche werfen, um von allen Vorteilen zu profitieren:

• Stärkere Konzentration auf die Qualität der Informationen, um betriebswirtschaftliche Entscheidungen voranzutreiben und Effizienz zu gewährleisten, sollten Sie nur qualitativ hochwertige Informationen sammeln und diese in Ihrem System richtig formatieren. Die wichtigsten Grundsätze dabei sind Genauigkeit, Konsistenz und Vollständigkeit;
• Die Einführung von Information Governance ist von entscheidender Bedeutung, um eine ordnungsgemäße Datenverwaltung, -sicherung und -kontrolle zu gewährleisten. Information Governance trägt dazu bei, die Qualität zu verbessern, Risiken zu verringern und Datenverstöße zu verhindern;
• Ein gesteigertes Interesse an einem KI-basierten System hilft Ihrem Managementteam und Ihren Mitarbeitern, Zeit zu sparen und Informationen automatisch zu klassifizieren. Darüber hinaus erleichtert KI die Verarbeitung großer Datenmengen, schützt sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff und hilft bei der Extraktion notwendiger Informationen usw;
• Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist ein wichtiges Element für agile Unternehmen. Sie fördert die Digitalisierung von Arbeitsumgebungen und steigert damit die Effizienz von Unternehmen.

In 7 Schritten zu einem Informationsmanagementsystem

Jetzt, da Sie wissen, worauf Sie sich bei der Einrichtung eines Informationsmanagementsystems in Ihrem Unternehmen verlassen sollten, ist es an der Zeit, darüber zu sprechen, wie Sie diesen Rahmen umsetzen können. Wir haben einen Leitfaden mit sieben Schritten vorbereitet, der Ihnen helfen soll, diesen Prozess in aller Ruhe zu bewältigen!

Schritt 1. Definieren Sie die wichtigsten Ziele für ein Informationssystem

Damit ein Informationsmanagementsystem funktionieren kann, müssen Sie die wichtigsten Ziele, Probleme und Aufgaben Ihres Unternehmens klar definieren. So erkennen Sie die wichtigsten Punkte, die verbessert werden müssen, wie das Informationsmanagementsystem aussehen sollte und welche Ergebnisse Sie nach seiner Einführung erwarten können.

Schritt 2. Wählen Sie eine einheitliche Informationsmanagement-Plattform

Stellen Sie sicher, dass Sie eine Plattform schaffen oder auswählen, mit der sowohl die Mitarbeiter vor Ort als auch die Außendienstmitarbeiter gut arbeiten können. Überlegen Sie, wer das System nutzen wird und wie er es nutzen wird. Definieren Sie die wesentlichen Funktionen, die Sie innerhalb des Informations-Ökosystems abdecken müssen, und prüfen Sie, ob die Erstellung, Verwaltung, Bearbeitung und Suche von Inhalten intuitiv zu bedienen ist.

Schritt 3. Ermitteln Sie Lücken in den vorhandenen Informationen

Um zu überprüfen, ob Sie nichts übersehen haben, bitten Sie Ihre Mitarbeiter um Feedback, definieren Sie kritische Geschäftsinformationen und prüfen Sie, ob es in Ihrem Unternehmen Lücken gibt. Sie können Wissenslandkarten für jede Abteilung erstellen, die Informationsmanagement-Strukturen Ihrer Konkurrenten analysieren (falls möglich) und feststellen, wo Sie sich überhaupt verbessern müssen.

Schritt 4. Organisieren Sie vorhandene Informationen und fügen Sie neue Inhalte hinzu

Kategorisieren Sie die Informationen und fügen Sie die erforderlichen Links oder Materialien in das System ein. Scheuen Sie sich nicht, mit Formaten zu experimentieren: ordner, Gruppen, Tafeln und Sammlungen helfen Ihnen, sich nicht in einem ständig wachsenden Datenstrom zu verlieren. Vergewissern Sie sich, dass alle Beteiligten mit dem gewählten Format einverstanden sind und notwendige Informationen schnell finden, bearbeiten oder hinzufügen können.

Schritt 5. Implementieren Sie das Informationsmanagementsystem

Sobald das System in Betrieb ist, müssen Sie sicherstellen, dass es gut erklärt wird und seine Hauptfunktionen für alle Mitarbeiter klar sind. Führen Sie die erforderlichen Schulungen durch, erklären Sie, wie die Aktualisierung von Inhalten funktioniert, und setzen Sie nach Möglichkeit Automatisierungs- oder KI-basierte Frameworks ein, um die Datenverwaltung reibungsloser und einfacher zu gestalten.

Schritt 6. Evaluieren und optimieren Sie das neue Informationsmanagementkonzept

Führen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durch, holen Sie das Feedback der Mitarbeiter ein und bewerten Sie nach einiger Zeit die Gesamteffizienz und die Verbesserung des Informationsmanagements. Umfragen und ständige Kommunikation können Ihnen dabei helfen, herauszufinden, was funktioniert und was nicht, ob dieses Informationssystem das beste für Ihr Unternehmen ist und ob es Ihnen gelungen ist, einen Managementrahmen zu schaffen, der tatsächlich hilft.

Schritt 7. Verbessern und aktualisieren Sie Ihr System

Regelmäßige Überprüfungen und Verbesserungen gewährleisten ein effizientes Informationsmanagement und tragen dazu bei, dass Ihr System länger funktionsfähig bleibt. Durch ständige Analysen können Sie den Bedarf an weiteren Aktualisierungen ermitteln und eine sichere und komfortable Speicherung und Nutzung von Informationen gewährleisten.

Management von Informationen mit FuseBase

Sobald Sie erkannt haben, dass Ihr Team ein angemessenes Informationsmanagement benötigt, um die Produktivität und die Datenorganisation zu verbessern, benötigen Sie ein einheitliches Werkzeug, um dies auf die bestmögliche Weise umzusetzen.

FuseBase (früher Nimbus) kann Ihnen dabei behilflich sein! Dieses komplexe und dennoch intuitive Werkzeug hilft Ihnen, Aufgaben zuzuweisen, Unternehmensinformationen zu sammeln und die Kosten für die Speicherung aller Arten von Unternehmensunterlagen zu reduzieren. Bewahren Sie alle notwendigen Informationen jeglichen Formats und Zwecks an einem Ort auf und ordnen Sie sie korrekt zu.

Wie genau können Sie all dies mit FuseBase (früher Nimbus) erreichen? Hier eine kurze Zusammenfassung der Schlüsselfunktionen, die Sie für ein gutes Informationsmanagement innerhalb Ihres Teams und des gesamten Unternehmens benötigen:

• Super Documents – mit dieser Funktion können Sie alle Informationen sammeln, die Ihr Team für ein gutes Datenmanagement benötigt. Dazu gehören Informationsressourcen, papierlose Aufzeichnungen, Vorschriften und Managementbegriffe sowie andere Arten von geschützten Informationen. Sie können Formate und Klassifizierungen all dieser Informationen kombinieren oder sie je nach ihrem Zweck innerhalb des Systems kategorisieren und zuordnen;
• Eine gut definierte Struktur – Sie können Ordner und Tags auf der Plattform verwenden, um eine Informationsstruktur einzurichten, mit der Sie sich am wohlsten fühlen. Diese Elemente ermöglichen es Ihnen, problemlos an einem Projekt zusammenzuarbeiten und alle Informationen in einem Arbeitsbereich zu speichern, um dann zu einem anderen zu wechseln und an einer anderen Aufgabe zu arbeiten. Außerdem können Sie innerhalb der Plattform Ihre Rechte verwalten und Ihren Kollegen Rollen zuweisen.
• Kommentare – dies hilft Ihnen, Quellen zu bestimmen und mehr Klarheit in das von Ihnen erstellte Informationsmanagementsystem zu bringen. Hinterlassen Sie Notizen mit kurzen, einfachen Erklärungen zu jedem Ordner oder Tag, damit sich Ihre Kollegen nicht in der Informationsflut verirren.

Wie Sie sehen können, basiert FuseBase (früher Nimbus) auf Einfachheit und nützlichen Funktionen. Mit diesem minimalistischen, aber multifunktionalen Werkzeug können Sie ein bequemes, gut strukturiertes Informationsmanagementsystem an einem Ort erstellen. Hier können Sie nicht nur Ziele teilen und Aktionspläne aufstellen, sondern auch Richtlinien, Unternehmensunterlagen und andere Informationen erstellen und kommunizieren. Sie haben die volle Kontrolle über den Datenverkehr.