İş Portalına Sahip Olmak Şirketinize Nasıl Yardımcı Olabilir?

Dijital çağın başlangıcından bu yana, ürettiğimiz veri miktarı sürekli ve katlanarak artıyor. SG Analytics’e göre, insanlar her gün 2,5 kentilyon bayt veri üretiyor. Her rapor veya veri tabanı girişi, her web sayfa güncellemesinde veya yeni bir aracın açıklaması da bu muazzam ve hantal veri hacmini daha da genişletiyor. Çalışan işletmeler tonlarca veri üretir ve işler, bunların tümü kolay erişim için yapılandırılmalı ve saklanmalıdır. Yazılım geliştiriciler, sürekli büyüyen bu veri yığınını düzenli ve el altında tutmaya yardımcı olacak araçlar yaratır. Son zamanlarda, birçok araç iş portalları olarak adlandırılmaya başlanmıştır. Peki iş portalı nedir?

İş Portalı Nedir?

Bazen kurumsal portal veya işletme portalı olarak da adlandırılan iş portalı, çalışanlar ve yöneticilerden iş ortakları ve müşterilere kadar bir şirketin tüm paydaşlarını bir araya getiren web tabanlı bir platformdur. Bu tür platformlar bir şirketin faaliyetlerinin tüm yönlerini barındırır ve işleri kolaylaştırır. Belge ve proje yönetimi, personel desteği, müşteri ilişkileri, veri analizi, iletişim ve iş birliği — her bir işletmenin tüm bu vazgeçilmez parçaları tek bir noktada, bir iş portalında toplanır.

Kurumsal Portalların Amacı

Bir iş portalının temel amacı, bir işletmeye dahil olan her kişi için merkezi bir web platformu sağlamak olsa da portalın karşılaması gereken birkaç özel ihtiyaç vardır:

Bilgiye erişimin kolaylaştırılması

İş portalınızın bir parçası olabilecek bir bilgi veri tabanı veya interaktif bir el kitabı, iş süreçlerinize dahil olan herkes için zaman kazandırır. Müşteriler, yardım masası çalışanlarına başvurmak zorunda kalmadan sorularına yanıt alabilirken, çalışanlar da sistemler ve iş akışları hakkında net talimatlar alır. Bir CRM (müşteri ilişkileri yönetimi yazılımı), personelinizin müşteri etkileşimini özelleştirebilmesine ve böylece müşteri sadakatini ve en nihayetinde satışlarınızı artırmasına olanak tanır. Farklı erişim hakları vererek, her paydaşın ihtiyaç duyduğu tüm bilgilere ve yalnızca ihtiyaç duyduğu bilgilere ulaşmasını garanti edebilirsiniz.

İş süreçlerini otomatikleştirme

İş portalları, görev atamaları, onaylar, veri girişi, entegrasyon aracılığıyla veri alışverişi, raporlama ve analizler gibi iş akışınızın birçok unsurunu otomatikleştirebilir. Çalışanlar rutin görevleri kolaylaştıran, görevlerin tamamlanmasını takip eden ve hızlı ve kolay bir şekilde raporlar oluşturan gösterge panolarına sahip olurken, aynı zamanda self-servis portallarla müşterilerin siparişlerini vermelerini ve takip etmelerini sağlar.

Bağlılığı artırma

İletişim araçları ve ortak kaynaklar sağlayan kurumsal bir web portalı, tüm paydaşların mobil cihazları da dahil olmak üzere birden fazla kanal üzerinden kolayca bağlantı kurmasını sağlar. Çalışanlar bilgi paylaşabilir, beyin fırtınası yapabilir ve projeler üzerinde iş birliği yapabilirken, müşteriler güncellemeler ve öneriler alabilir ve siparişlerini yönetebilir. Bu arada, tedarikçiler ve iş ortakları performans ölçümleri alabilir ve ürün bilgilerini, fiyatlandırmayı ve teslimat programlarını görebilir. Bazı portallar oyunlaştırma teknikleri içerir, ödüller sağlar ve paydaşları katılım için motive eder. Bir iş portalının sağladığı iş birliği araçları, paydaş katılımına ve işinizle ilgilenirken genel memnuniyete katkıda bulunur.

Bazı portallar ödüllendirme ve paydaşları katılım için motive etme gibi oyunlaştırma teknikleri içerir. Bir kurumsal portalın sağladığı iş birliği araçları, paydaş katılımına ve işletmenizle yapılan işlerden duyulan genel memnuniyeti arttır.

Bu hedeflerden bazıları bir müşteri portalı ile karşılanır. Ancak bir iş portalı hedef kitle, içerik ve çözülen görevler açısından farklılık gösterir. Bir iş portalı, dış paydaşların ilgisini çekmenin ve onları bilgilendirmenin yanı sıra çalışanlar ve tedarikçiler gibi iç paydaşlara da hitap eder.

Bir İşletme Web Portalının Tipik Özellikleri

Forbes’a göre yeni fırsatlar hakkında kolay mesajlaşma, kişiselleştirme, konuşma asistanları veya sohbet robotları, çok kanallı kapasiteleri, rekabetçi bir işletmenin web sitesinde olması gereken en önemli özellikler arasındadır — ve bunlar tam olarak işletme web portallarının sağladığı şeylerdir. Kurumsal bir web portalının işletmenize sunabileceği daha birçok özellik vardır ve bu özellikler büyük ölçüde sektöre ve işletmenin özel ihtiyaçlarına bağlıdır, ancak başlıcaları şunlardır:

İş birliği araçları: anlık mesajlaşma, sohbet robotları, paylaşılan takvimler ve zamanlama, video konferans yazılımı ve interaktif dijital beyaz tahtalar:

1. İş birliği araçları: anlık mesajlaşma, sohbet robotları, paylaşılan takvimler ve zamanlama, video konferans yazılımı ve etkileşimli dijital beyaz tahtalar.
2. Belge ve içerik yönetimi: tüm yetkili kullanıcıların çeşitli içerik türleri oluşturmasına ve sözleşmeler, teklifler, raporlar, faturalar vb. belgeleri kaydetmesine, yapılandırmasına ve paylaşmasına olanak tanıyan bir sistem.

3. Entegre kurumsal uygulamalara erişim: müşteri ilişkileri yönetimi yazılımı, İK yönetimi araçları, kaynak planlama araçları ve işletmelerin kullandığı diğer her şey tek bir çatı altında.

4. Raporlama ve analitik: şirketlere müşteri davranışları, performans göstergeleri ve veriye dayalı kararlar almak için çeşitli ölçümler hakkında içgörü sağlayan araçlar.

5. Güvenlik ve erişim kontrolü: hassas verilerin korunmasını ve belirli kullanıcıların yalnızca kendilerine yönelik kaynaklara erişebilmesini sağlayan araçlar.

6. Kişiselleştirme ve markalaşma: Bu iş portalı özellikleri, şirketin kurumsal kimliğini tanıtmasına ve portal kullanıcılarının tercihlerini belirleyerek özelleştirilmiş bir deneyim elde etmesine olanak tanır.

Küçük bir perakendecinin iş portalı ile büyük bir imalat şirketinin portalını karşılaştıralım. Her işletme, temel işlevlerini desteklemek için bir dizi özelliğe ihtiyaç duyar. Küçük bir perakende şirketi için iş portalı bir ürün kataloğu, bir CRM aracı, envanter yönetimi, sipariş yönetimi (muhtemelen self-servis seçenekleriyle), ödeme işlemleri, bir raporlama panosu ve hedefli reklam kampanyaları yürütmek için pazarlama ve promosyon araçları içerebilir. Öte yandan büyük bir üretim şirketi, tedarik zinciri yönetimi, varlık ve finans yönetimi, üretim süreçlerinin izlenmesine yönelik araçlar, kalite kontrol ve işletmenin istihbaratını destekleyen araçlar eklemekten fayda sağlayacaktır. Belirli bir şirketin web portalının içermesi gereken özellik seti, iş süreçlerinin karmaşıklığına bağlı olarak değişir.

Kurumsal Portal Türleri

İş portalları, farklı paydaş kategorilerini hedefleyen birkaç farklı türde olabilir:

• Çalışan portal ları dahili kullanım için tasarlanmıştır ve şirketin önemli bilgilerini yeni gelenler ve destek personelinden proje yöneticileri ve departman müdürlerine kadar personel için erişilebilir hale getirir. Bu bilgiler arasında eğitim materyalleri, İK yönergeleri ve politikaları, yazılım ve donanım kılavuzları, doğrudan bilgi tabanına doğrudan bağlantı da yer alabilir. Gider gönderimleri, personel zaman takibi, tatil günü talebi ve ekip toplantısı planlaması gibi rutinleri kolay ve sorunsuz hale getirirler. Bu tür web portalları kuruluş içindeki tüm kullanıcıları birbirine bağlar ve daha verimli bir iş akışının sürdürülmesine yardımcı olur.
• Müşteri portalları daha iyi bir müşteri etkileşimi sağlamayı hedeflemektedir. Bu tür web portalları, bir işletmenin müşterilerine ürünler, güncel promosyonlar ve etkinlikler hakkında ilgili bilgiler sağlar, self servis sipariş verme ve ödeme yönetimi sunar ve firmaların geri bildirim almasına ve bunlara göre hareket etmesine yardımcı olur. Müşterileriniz, arama motorlarında veya diğer harici sitelerde gerekli bağlantıları aramak yerine, işletmenizle olan tüm etkileşimleri için web portalınızda kalırlar.
• İş ortağı portalları veya tedarikçi portalları satıcılar, tedarikçiler ve distribütörler için oluşturulur. Mevcut ortakları birbirine bağlar ve ürün özellikleri ve kılavuzları, fiyatlandırma ve envanterler, faturalama ve ödeme araçları, ortak yatırım ve pazarlama kampanyaları gibi önemli iş bilgilerine erişim sağlarlar.

Odak noktası, hedef kitle ve içeriğe bağlı olarak dikey portallar ve yatay portallar arasında ayrım yapmak mümkündür. Dikey portallar sektöre özeldir ve belirli bir niş sektöre hizmet eder. Bu sektördeki profesyonellerle sınırlıdırlar ve daha geniş bir kitle için fazla derin olabilecek haberler, araştırmalar ve çözümler içerirler. Öte yandan yatay iş portalları bu kadar kısıtlı değildir ve daha geniş bir kitleye hitap eder ve çok özel olmadan bir dizi sektörde kullanılabilecek kaynaklar ve hizmetler sağlar.

Web Portallarının Getirdiği Faydalar

Doğru şekilde kurulmuş web portalları şirketlere pek çok avantaj sağlar:

1. Daha yüksek üretkenlik ve daha derin bağlılık için şirket departmanları arasında ve dış kullanıcılarla daha iyi iletişim ve iş birliği.

2. İş süreçlerini ve sistemlerini düzene sokarak ve otomatikleştirerek, verileri mantıklı bir şekilde yapılandırarak, rutin görevlerden insan faktörünü ortadan kaldırıp verimliliği artırır, böylece para tasarrufu sağlar ve firmaların bir proje bütçesi içinde kalmasını sağlayarak iyi bir yatırım getirisi sağlar.

3. Gerçek zamanlı analiz teknolojisi, raporlama ve tahmin sayesinde daha iyi karar verme.

4. Erişim kontrolleri, şifreleme ve diğer veri koruma özellikleri ile daha yüksek güvenlik sağlanır.

5. Bir iş portalının müşterilere şirketin ürün ve hizmetleri hakkında güncel bilgilere erişim sağlayabileceği ve geri bildirim toplama ve işlemeyi kolay ve zamanında yerine getirirken yorulmadan veya tatil günlerine ihtiyaç duymadan iyi müşteri ilişkileri sürdürebileceği gelişmiş kullanıcı deneyimi ve desteği.

İş Portalı Uygulamasında Karşılaşılan Zorluklar

İş portallarının tartışılmaz avantajlarına rağmen, kendi web portalınızı seçerken ve uygularken karşılaşabileceğiniz birkaç zorluk vardır:

Doğru platformu seçmek

Zoho Office Suite veya Microsoft Dynamics 365 ürün grupları gibi devlerden daha küçük ama daha az değerli olmayan FuseBase veya Liferay’e kadar düzinelerce iş portalı platformu mevcuttur. İşinize uygun, kullanımı kolay bir arayüz sunan, zamandan ve paradan tasarruf etmenizi sağlayan bir tanesini seçmek zor olabilir.

Özelleştirme ve bakım

Portalı iş ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde özelleştirme yeteneği kesinlikle bir artı olsa da, bunu yapmak zaman alıcı olabilir. Bakım ve destek, ön uç yazılım geliştirme de dahil olmak üzere özel beceriler ve teknoloji uzmanlığı gerektirebilir.

Entegrasyon

Bir iş portalının işletmelerin kullandığı diğer uygulamalar ve yazılımlarla entegre edilebilmesi amaçlanır, ancak tüm doğru entegrasyonları sağlamak ve bunları sorunsuz hale getirmek, özellikle de uygun ağ geçidini oluşturmak için ek donanım gerekiyorsa, ekstra bir sorun olabilir.

Güvenlik

İş portalları normalde sağlam güvenlik özellikleri sağlar, ancak personelinizin hem GDPR (Genel Veri Koruma Yönetmeliği) ile uyumluluk hem de sitenizdeki ve tüm portal sayfalarındaki hassas kullanıcı verilerini işleme konusunda eğitime ihtiyacı vardır.

Kullanıcı benimsemesi ve desteği

Tüm kullanıcılar – çalışanlar, müşteriler ve iş ortakları – portalınızı kullanmaya teşvik edilmelidir, ancak diğer sistemlere alışkınlarsa buna direnç gösterebilirler.

Sonuç

MarketsandMarkets tarafından hazırlanan bir rapora göre iş portalları için küresel pazar büyüyor — 2018’de 7,3 milyar dolardan 2023’te 9,8 milyar dolara ve 2030’a kadar %12,14’lük CAGR (Yıllık Bileşik Büyüme Oranı) ile 30,12 milyar dolara kadar büyümeye devam etmesi bekleniyor. Bu, dünya çapındaki şirketlerin bir iş portalının sunduğu avantajların farkında oldukları anlamına geliyor.

Artık “İş portalı nedir?” sorusunun cevabını biliyorsunuz, ancak bu tür bir web ağ geçidinin işinize fayda sağlayıp sağlayamayacağından hala emin değil misiniz? Bir tanesini deneyin. FuseBase tüm paydaşlarınız arasında sorunsuz ve etkili iş birliği için etkili araçlar sağlar. Müşteri portalları, bilgi tabanları, paylaşılan belgeler ve hizmetler, intranetler ve proje yönetimi — tüm hayati araçlar ve teknoloji, işinizi ileriye götürecek bir araç haline gelebilir!

Daha fazla makale ve güncelleme için Twitter sayfamızı ziyaret edin!