Bir Müşteri Portalı Oluşturmak: Başarıya Ulaşmak için 7 Adım

Eğer müşterilerinizle telefonda kovalamaca oynamaktan sıkıldıysanız (biz de yaşadık!) ve uzun e-posta konuşmalarına ve önemli kayıp belgelerin takibiyle uğraşmaya hoşça kal demeyi hayal ediyorsanız (bunu da yaşadık!), FuseBase (eski adıyla Nimbus) olarak burada yanındayız. Bugün bu hayali gerçekleştireceğiz. Evet, biliyoruz, kulağa neredeyse gerçek olamayacak kadar güzel geliyor, ama bize bir şans verin, çünkü sizin için gerçekten iyi bir çözümümüz var: müşteri portalları! Evet, yanlış duymadınız! Kendi müşteri portalınızı oluşturun ve günlük müşteri destek görevlerinde müşterilerinizle hiç bitmeyen ve çok zaman alan etkileşimleri azaltın.

Bu makalede hem müşterilerinizi şaşırtacak hem de müşteri destek iş akışınızda kusursuz bir deneyim yaratacak bir müşteri portalını tam olarak nasıl oluşturacağınızı göstereceğiz.

Müşteri Portalı Nedir?

Aynı zamanda danışman portalları olarak da isimlendirilen müşteri portalları, müşterilere bir işletme veya kuruluşla olan etkileşimleriyle ilgili bilgi ve hizmetlere erişim sağlayan güvenli çevrimiçi self servis platformlardır.

Müşteri portallarını siz ve müşterileriniz için Netflix’in iş versiyonu gibi düşünün. Müşterilerinizin görmesini istediğiniz her şeyi yükleyebilirsiniz ve onlar da tüm verileri, bilgileri, destek biletlerini, görevleri vb. yönetebilirler.

Bu nedenle müşteri portalları, finans, çevrimiçi bankacılık, sağlık, hukuk, emlak gibi neredeyse her sektörde kullanılabilir. Genellikle bir web tarayıcısı veya mobil uygulama aracılığıyla erişilebilirler ve kullanıcılara, sizin ve müşterilerinizin isteklerine veya ihtiyaçlarına bağlı olarak bilgi tabanları ve özelleştirme seçenekleri gibi çeşitli özellikler sunabilirler.

Genel olarak, müşteri portalı çözümleri oluşturduğunuzda, kullanıcılarınızın kuruluşunuzla etkileşimde bulunmaları için kullanışlı ve güvenli bir yol sağlarsınız ve tabii ki doğru müşteri portalı yazılımını kullandığınız sürece iletişimi, verimliliği ve müşteri memnuniyetini artırmanıza yardımcı olursunuz.

Spoiler uyarısı: FuseBase (eski adıyla Nimbus) müşteri portalları harikadır, özellikle de bir bilgi tabanına ihtiyacınız varsa!

Neden Bir Müşteri Portalı Oluşturmalısınız?

Müşteri portallarının ne olduğunu bildiğinize göre, neden bir müşteri portalı yazılımına ihtiyacınız olsun hadi buna odaklanalım. Tabii eğer gerçekten müşterileriniz varsa… Her neyse, bazı nedenlere bir göz atalım:

• İyileştirilmiş müşteri etkileşimi ve memnuniyeti: Bilgi tabanına sahip bir self servis müşteri portalı, kullanıcılara bilgilere erişmek, hesaplarını yönetmek, destek talepleri oluşturmak ve ekibinizle iletişim kurabilmek için kullanıcı dostu ve erişilebilir bir yol sunabilir. Bu, müşterilerin işletmenizle daha kolay iletişim kurabilmelerini ve hesapları hakkında bilgi sahibi olabilmelerini sağlayarak, katılım ve memnuniyetin artmasına yol açabilir.
• Müşteri hizmetleri ekipleri için azalan iş yükü: Müşterilere self servis müşteri portalı yazılımı sunarak, kendilerine hesap bilgilerini görüntüleme ve düzenleme, bilgi tabanınızda bilgi arama veya kişisel bilgilerini güncelleme gibi işlemleri gerçekleştirme olanağı sağlanırken, müşteri hizmetleri ekibiniz daha karmaşık veya acil konulara odaklanabilir (yani daha fazla iş yapabilir!). Bu, ekip genelinde iş yükünü azaltabilir ve verimliliğini artırabilir.
• Destek personeli artışıyla ortaya çıkan verimlilik: Müşteri bilgilerini, destek taleplerini ve iletişimi yönetmek için destek personeline merkezi bir platform sağlayarak, müşteri portalları iş akışlarını düzenlemeye ve genel müşteri ilişkileri verimliliğini artırmaya yardımcı olabilir. Personel, bir müşteriyle ilgili tüm ilgili bilgilere tek bir yerden erişebilir ve birden fazla sistemde bilgi aramak için harcanan süreyi azaltabilir.
• Portal kullanıcıları ile geliştirilmiş iş birliği: Müşteri portalları, ekibiniz ve müşterileriniz arasındaki iş birliğini kolaylaştırarak bilgi ve belgelerin kolayca paylaşılmasını mümkün kılar. Müşterilerinize taleplerinin takibini veya diğer hizmetler gibi belirli verilere çevrimiçi erişim izni verdiğinizde, iletişimi geliştirir ve projeleri tamamlamak veya sorunları çözmek için gereken süreyi azaltırsınız.
• Müşteri davranışları ve tercihleri hakkında değerli içgörüler: Portal ve eğer varsa şirketinizin bilgi tabanı aracılığıyla kullanım verilerini takip edip, müşteri geri bildirimlerini toplayarak müşteri davranışı, önemli bilgiler ve tercihler hakkında değerli içgörüler elde edebilirsiniz. Bu bilgiler, kullanıcı deneyimini iyileştirmek ve hizmetleri müşteri ihtiyaçlarına daha iyi uyarlamak için kullanılabilir.”
• Hassas müşteri bilgileri için artırılmış güvenlik ve gizlilik: Bir müşteri portalı, hassas bilgileri korumak için veri şifreleme ve çok faktörlü kimlik doğrulama gibi gelişmiş güvenlik özellikleri sağlayabilir. Bu, müşterilerinizle güven inşa etmenize ve kişisel verilerinin ve ödeme bilgilerinin yetkisiz erişime karşı korunduğundan emin olmanıza yardımcı olabilir.

Genel olarak, müşterilere güvenli müşteri portallarına erişim sağlamak, şirketiniz veya müşteri hizmetleri ekibi ve müşterileriniz için birçok fayda sağlayabilir. İletişimi geliştirmek, verimliliği artırmak ve müşteri portallarının güvenliğini artırarak, self servis bir müşteri portalı size müşterilerinizle daha sağlam ilişkiler kurmanıza ve genel memnuniyeti artırmanıza yardımcı olabilir.

Müşteri Portalı 7 Kolay Adımda Nasıl Oluşturulur?

Bir müşteri portalı oluşturmak, müşteri katılımını artırmak, iletişimi kolaylaştırmak ve genel müşteri deneyimini iyileştirmek için mükemmel bir yoldur. Sektörünüz ne olursa olsun, bir müşteri portalı müşterilere işletmenizle etkileşimde bulunmak için güvenli ve kullanışlı bir ortam sunabilir. Bu bölümde, müşterilerinizle daha sağlam ilişkiler kurmanıza ve ürün veya hizmetlerinizden duydukları memnuniyeti artırmanıza yardımcı olacak bir müşteri portalı oluşturmanın adım adım talimatlarını sunacağız. Öyleyse başlayalım!

1. Self servis müşteri portalınızın amacını tanımlayın

Bir müşteri portalı oluşturmaya başlamadan önce, portalın amacını ve hedeflerini tanımlamanız gerekmektedir. Müşterilerinizin portal aracılığıyla neler yapabilmesini istediğinizi ve portalın şirketinize nasıl yardımcı olacağını düşünmelisiniz. Müşteri portalının amacını ve hedeflerini tanımlamak, etkili ve başarılı bir portal oluşturmanın kritik ilk adımıdır. İyi tanımlanmış bir amaç, portalın hangi özelliklere ve işlevlere sahip olması gerektiğini, hangi tür bilgileri göstermesi gerektiğini ve nasıl yapılandırılması gerektiğini belirlemenize yardımcı olacaktır. Amaçları tanımlamak için aşağıdaki soruları kendinize sormak iyi bir başlangıç olabilir:

• Müşterilerim kim ve hangi sektördeler?
• Müşterilerim teknolojiden anlıyor mu?
• Müşterilerimin hangi bilgilere erişmesi gerekiyor?
• Portalda müşteri destek sürecini hızlandıracak ne bulundurabilirim?
• Vs.

Yalnızca destek masası portalı kullanıcılarınızın özel ihtiyaçlarını ve sizin ve onların portal aracılığıyla ne elde etmek istediğinizi düşünmelisiniz. Amaçları tanımladıktan sonra müşteri portalınız için müşteri katılımını artırma, destek taleplerini azaltma veya müşteri memnuniyetini artırma gibi hedefler belirleyebilirsiniz. Bu hedefler, portalın başarısını ölçmenize ve iyileştirme gereken alanları belirlemenize yardımcı olacaktır.

İşletme web sitenizin ve müşteri portalınızın amacını ve hedeflerini tanımlayabilmek için zaman ayırarak, müşterilerinizin ihtiyaçlarını karşılamasını ve işletmenizin hedeflerine ulaşmasına yardımcı olmasını sağlayabilirsiniz.

2. Doğru platformu seçin

Müşteri portalı oluşturmak için bir platform seçerken, bütçenizi, zaman çizelgenizi ve kaynaklarınızı ve de özel iş ihtiyaçlarınızı da göz önünde bulundurmalısınız. Doğru müşteri portalı yazılımını seçerken kendinize bazı sorular sorabilirsiniz, örneğin:

• Müşterilerimin ve işletmemin ihtiyaç duyduğu özelliklere sahip mi?
• Test edebilmem için ücretsiz bir deneme imkanı var mı?
• Bu platformu bütçem dahilinde karşılayabilir miyim?
• Büyük ve küçük işletmeler için uygun mu?
• Bu müşteri portalı yazılımı ölçeklenebilir mi?
• Kurulumu ve erişimi ne kadar kolay?
• Bu platform ne kadar emniyetli?
• Kendi domain adımla platformu kurabilir miyim?
• Platform ve giriş sayfası ne kadar özelleştirilebilir?
• Vs.

Her platformun özelliklerini ve yeteneklerini değerlendirin ve iş gereksinimlerinizi karşılamak için özelleştirilebilir olup olmadığını düşünün. Hassas müşteri verilerini korumak için veri şifreleme, tek oturum açma erişimi ve çok faktörlü kimlik doğrulama gibi güçlü güvenlik özellikleri sunan platformları arayın.

3. Basit ve sezgisel tutun

Etkili bir müşteri portalı oluşturmanın önemli faktörlerinden biri, kullanımının kolay ve gezinmenin rahat olmasını sağlamaktır. İyi tasarlanmış bir portal, dahili kullanıcıların anlayabileceği net, basit bir arayüze sahip olmalıdır. Karmaşık ekranlardan veya gereksiz özelliklerden kaçınarak, sizi, destek ekibinizi ve elbette müşterilerinizin kafasını karıştırma veya bunaltma riskini önleyebilmelidir.

Çoğu zaman kullanıcı deneyimi ve tasarımında az ama öz olanın seçilmesi daha iyidir. Bu nedenle, müşterileri ihtiyaç duydukları bilgi ve özelliklere yönlendiren ne eksik ne fazla, akıcı bir kullanıcı deneyimi oluşturmaya odaklanmalısınız. İşte bunu nasıl başaracağınıza dair birkaç ipucu:

• Web sitenizin her sayfasında uyumlu renkler ve logolar gibi tutarlı marka ve tasarım öğeleri kullanın.
• Butonlar ve etiketler için açık ve net bir dil kullanın.
• Portaldaki en önemli bölümleri ve bilgileri önceliklendirin ve bunları kolayca erişilebilir hale getirin.
• Kullanıcı deneyimini sürekli iyileştirmek için portal kullanıcılarınızdan geri bildirim talep edin.
• Portalı kullanmak için anlaması kolay talimatlar ve kılavuzlar sunun.
• Müşterilerin portalı verimli bir şekilde kullanmalarına yardımcı olmak için eğitim ve destek sağlayın.
• Portala mobil cihazlarından ve hatta mobil uygulamalar aracılığıyla erişmek isteyebilecek kişiler için portalın mobil uyumlu olduğundan emin olun.
• Portalda gezinmeyi kolaylaştırmak için simgeler ve resimler gibi görsel ipuçları kullanın.

Müşteri portalınızın tasarımını basit ve sezgisel tutarak, müşteriler için kullanıcı deneyimini iyileştirebilir ve ihtiyaç duydukları bilgileri hızlı bir şekilde bulmalarını sağlayabilirsiniz. Bu da nihayetinde bağlılığın, memnuniyetin ve sadakatin artmasını mümkün kılar.

4. Güvenli hale getirin

Bir müşteri portalının emniyetini sağlamak çok büyük bir önem arz etmektedir çünkü bu portalda örneğin kişisel bilgiler, finansal veriler ve diğer gizli bilgiler gibi hassas müşteri verileri saklanacaktır. Uygun güvenlik önlemleri olmadan müşteri verileri hırsızlığa, bilgisayar korsanlığına veya diğer siber tehditlere karşı savunmasız halde kalır. Bu nedenle, müşteri portalını korumak ve yetkisiz erişimi önlemek için şifreleme ve diğer güvenlik önlemlerini kullanmak önemlidir.

Müşterileriniz için bir müşteri portalı inşa ederken sormanız gereken sorulardan bazıları:

• Müşteri portalında depolanması planlanan veriler ne kadar hassas?
• Müşteri portalına kimler erişebilecek?
• Müşterinin ne düzeyde erişime sahip olması gerekecek (okuyabilme, düzenleme, yönetme vb.)?
• Müşteri verilerini korumak için hangi güvenlik önlemleri alınacak?
• Müşteri verileri nasıl yedeklenip saklanacak?
• Vs.

Bu soruları dikkate alıp uygun güvenlik önlemlerini uygulayarak, müşteri ve danışman verilerinin korunmasına yardımcı olabilir ve müşterilerinizle aranızda güven oluşturabilirsiniz.

5. Talimatlar ve eğitim

Bir müşteri portalı oluştururken, personelin ve müşterilerin portalınızı verimli bir şekilde kullanabilmeleri için açık talimatlar sağlamak, eğitim ve destek sunmak son derece önemlidir. Net talimatlar sağlamak için, müşterilere portalın erişimini ve kullanımını anlatan müşteri portalı kılavuzları veya öğreticiler oluşturun. Bu kılavuzlar kullanıcılar için kolay takip edilebilmeli ve tüm kullanıcılara erişilebilir bir dil kullanmalıdır. Süreci anlamalarına yardımcı olmak için ekran görüntüleri veya diğer görsel yardımcılar da ekleyebilirsiniz. Bu destek makalelerini oluşturmak için bir bilgi tabanı yazılımı kullanmak harika bir fikirdir. “Bekle, bu çok iş!” diye düşünebilirsiniz ve haklı da olabilirsiniz, ancak buradaki fayda, bunları bir kez oluşturduğunuzda, yalnızca müşteri portalı çözümünüzü kullanan ilk müşteri için değil, sahip olduğunuz her bir müşteri için yararlı olacak olmasıdır. 

Müşteri portalı destek makaleleri oluştururken, müşterilerin sahip olabileceği yaygın başlangıç sorularını yanıtlamayı düşünebilirsiniz:

• Müşteri portalıma erişmek için nasıl kaydolabilirim?
• Müşteri portalı URL’m nedir?
• Giriş bilgilerimi ve şifremi nasıl düzenleyebilirim?
• Portal hakkında bir sorum olursa kiminle iletişime geçebilirim?
• Vb.

Genel olarak, açık talimatlar sağlamak, eğitim ve destek sunmak başarılı bir müşteri portalı oluşturmanın önemli hususlarındandır. Kullanıcıların çevrimiçi portalda kolayca gezinmelerini sağlayarak ve sürekli yardım sunarak deneyimlerini geliştirebilir ve müşterilerinizle daha sağlam ilişkiler kurabilirsiniz.

6. Müşterileriniz için orada (portalda) olun

Yağmur yağmaya başladığında senin için orada olacağım

– Friends Tema Şarkısı (The Rembrandts)

Tamam belki bu kulağa biraz klişe gelebilir ama ciddiyiz. Müşteri portalınız aracılığıyla müşterilerinizin sizinle iletişime geçmesi için kolay ve erişilebilir yollar sağlamak, sağlam bir ilişki kurmanın ve müşterilerinizi mutlu etmenin önemli bir parçasıdır. Self servis ve bağımsızlık bir müşteri portalının önemli özellikleri olsa da müşteriler ihtiyaç duyduklarında onlara yardım etmek için yanlarında olduğunuzu da bilmek isterler. Müşteri portalınıza basit bir iletişim formu veya rezervasyon formu ekleyerek, müşteriler soru veya endişelerine yanıt bulmak amacıyla ekibinize kolayca ulaşabilirler.

Bunun yanı sıra, müşterilere canlı sohbet imkanı sunmak, sorunları hızlı bir şekilde çözmek için gerçek zamanlı destek vermenin harika bir yoludur. Normalde, müşteriler bunu özellikle acil veya zamana duyarlı talepler için çok yararlı bulur, güven ve müşteri sadakati oluşturmakta büyük ölçüde fayda sağlar.

7. Kullanımı ve geri bildirimi izleyin

Kullanımı takip etmek ve müşteri geri bildirimlerini göz önünde bulundurmak hem destek portalınızın etkinliğini hem kullanıcı deneyimini hem de kendi web sitenizin etkinliğini iyileştirebilmek için büyük önem arz eden unsurlardır. Müşterilerin portalı nasıl kullandığını takip ederek ve deneyimleri hakkında geri bildirim toplayarak iyileştirme gereken alanları belirleyebilir ve stratejinizi geliştirebilirsiniz.

Kullanımı izlemek için ısı haritalarını kullanabilir ve sayfa görüntülemeleri, tıklama oranları ve kullanıcı etkileşimi gibi metrikleri takip edebilirsiniz. Bu verileri analiz etmek, portala erişen kullanıcılar için hangi özellik ve sayfaların popüler olduğunu ve nerede sorunlarla veya engellerle karşılaştıklarını belirlemenize yardımcı olabilir. Bu bilgiler daha sonra stratejinizi geliştirmek ve portalda iyileştirmeler yapmak için kullanılabilir.

Ayrıca, müşteri portalı yazılımı kullanıcılarından düzenli geri bildirim talep etmek, portal deneyimleri hakkında değerli bilgiler sunabilir. Kullanıcıları, anketler, soru formları veya diğer geri bildirim mekanizmaları aracılığıyla geri bildirim sağlamaya teşvik edebilirsiniz. Bu geri bildirimler, belirli iyileştirme alanlarını belirlemenize ve yararlı bulacakları yeni özellikler veya işlevler için fikirler sağlamanıza yardımcı olabilir. Ayrıca, müşteri portalı yazılımı kullanıcıları, onları ve destek portallarınızı gerçekten önemsediğinizi göreceklerdir!

FuseBase ile Kendi Müşteri Portalınızı Bugün Oluşturun

Müşteri portallarını oluşturmak çok zor olmak zorunda değil. FuseBase (eski adıyla Nimbus) olarak, müşteri portalları oluşturmanın en kolay, en eksiksiz ve en uygun maliyetli çözümlerinden biri olmaktan gurur duyuyoruz. useBase (eski adıyla Nimbus) uygulama paketi ile müşteri portalı yazılımımızın esnekliği ve mükemmel yetenekleri sayesinde, sıfırdan bir kahramana dönüşebilirsiniz! Ve en güzel yanı da bunu sadece birkaç dakika içinde yapabilirsiniz! 

İşte kendi destek portallarınızı oluşturmaya hemen nasıl başlayabilirsiniz:

1. Hesabınızı oluşturmak için giriş veya kayıt sayfamıza gidin. Tüm planlar FuseBase’ın ücretsiz deneme sürümü ile birlikte gelir ve kredi kartı kullanmanızı gerektirmez!

2. Hesabınızı oluşturduktan sonra, FuseBase’u kendi özel sub-domain  adınıza kurmanızı öneririz.

3. FuseBase (eski adıyla Nimbus)organizasyonunuz kendi domain adınız altında çalışır hale geldiğinde, FuseBase web sitesi uygulamanıza gidin ve “Portallar “a tıklayın. Kendi müşteri portalınızı oluşturmak için bir sub-domain adı da girmeniz istenecektir.

4. Uyum süreci yönlendirmelerimizin portal oluşturma sürecinde size rehberlik etmesine izin verin ve müşteri portalınız için ayrıntıları girin.

5. Şimdi ana ekrandaki araçları ve kenar çubuğundaki özel kısayollarınızı ayarlayın. Örneğin, görev yönetimi, talep durumu, talep ayrıntıları, önemli Google Dokümanları, YouTube videoları vb. için araçlar da ekleyebilirsiniz. Bilgi tabanınızda müşteri portalı belgeleri oluşturmayı ve buraya ilişkilendirmeyi unutmayın!

6.  Son olarak, müşterilerinizi müşteri portalına misafir olarak dahil edin, giriş sayfasını sevgili müşterinizle paylaşın ve… İşte! Müşterinizin en sevdiği işletme olmaya bir adım daha yaklaştınız! Kendi oturum açma bilgilerine sahip olduklarında, kendi dosyalarını ekleyebilmeleri ve kendi belgelerini kolayca oluşturabilmeleri için çalışma alanına daha fazla erişim hakkı dahi tanıyabilirsiniz. 

Müşteriniz için portal kurulumunu tamamladığınızda, onlara otomatik olarak görünecek farklı şirket belgelerini oluşturmak için FuseBase’u kullanmanız yeterlidir.

Öyleyse ne bekliyorsunuz? Şimdi kaydolun ve FuseBase (eski adıyla Nimbus) ile bir müşteri portalı oluşturmanın bütün artılarından yararlanın!

En son haberler ve güncellemeler için FuseBase (eski adıyla Nimbus) LinkedIn sayfasını ziyaret edin!