Wie Sie das Beste aus dem digitalen Büro machen können

Covid-19 hat sich in den letzten zwei Jahren verlangsamt. Die Büros sollten wieder an Bedeutung gewinnen, sowohl als Arbeitsplatz als auch als Dienstleistungsort. Das ist jedoch nicht geschehen.

Der Future Workforce Report 2021 geht davon aus, dass der Anteil der Remote-Arbeitsplätze in den kommenden Jahren nur auf 48 % steigen wird. Die befragten Unternehmenseigentümer gaben eine noch höhere Zahl an: 58%.

Auch die Verbraucher bevorzugen nach wie vor Online-Dienste, obwohl der Bedarf an berührungslosen Dienstleistungen abnimmt. Laut einer Umfrage von McKinsey & Company bevorzugen über 75 % der B2B-Kunden Online-Beratung oder digitale Selbstbedienung.

Lassen Sie uns untersuchen, was es mit digitalen Büros auf sich hat und wie Sie das Beste daraus machen können.

Was ist ein digitales Büro?

Ein digitales Büro ist eine Hightech-Arbeitsumgebung mit verschiedenen modernen Technologien. Sie sollten es nicht mit einem virtuellen Büro verwechseln. Digitale Büros können sowohl online als auch offline sein.

• Offline-Büros gibt es zum Beispiel bei Google oder Apple. Große Unternehmen können sich digitale Bücherregale oder ganze Augmented-Reality-Bereiche in ihren Arbeitsräumen leisten. Aufgrund des hohen Budgets, das für diese unglaublichen Technologien erforderlich ist, sind diese Büros jedoch selten.
• Wahrscheinlich arbeiten Sie jetzt inOnline-Büros. Alle Ihre digitalen Werkzeuge, von Google Meet bis FuseBase, bilden Ihren Hightech-Arbeitsplatz. Unternehmen brauchen oft nur ein Abonnement zu erneuern, daher sind solche Büros weit verbreitet.

Die Verbreitung digitaler Büros mag mit der Pandemie in Zusammenhang stehen. Doch diese Krise hat die technologische Entwicklung nur beschleunigt und solche Büros auch zu Hause möglich gemacht. Den Arbeitnehmern gefiel diese Idee zu gut.

Warum Mitarbeiter physische Büros meiden

the Office” war in den frühen 2000er Jahren eine beliebte Serie, da sie den vertrauten Alltag eines Büroangestellten darstellte. Aber das war vor Covid-19.

Die Pandemie änderte die Spielregeln. Tausende von Mikrobüros wurden vorübergehend in Küchen, Wohn- und Schlafzimmern eingerichtet. Jetzt sieht es so aus, als würden die Mitarbeiter für immer dort bleiben.

Die Zapier-Umfrage zeigt, dass 95 % der Befragten Remote-Arbeit bevorzugen. 74 % würden ihren Arbeitsplatz sogar verlassen, wenn ihre Vorgesetzten sie zur Rückkehr ins Büro zwingen würden. Vermissen sie die Geselligkeit? Nicht wirklich.

Die Arbeit von zu Hause aus bietet diese 10 Vorteile:

• geld sparen;
• sie können arbeiten, wo immer Sie sind;
• mehr Zeit mit der Familie verbringen;
• höhere Produktivität;
• bessere geistige Gesundheit;
• mehr Umweltfreundlichkeit;
• mehr Zeit für Haustiere haben;
• kostengünstigerer Umzug;
• erleichterung des Familienlebens;
• elterliche Fürsorge.

OK, bei Fernarbeitern ist alles klar. Aber die Meinung der Kunden ist genauso wertvoll. Lassen Sie uns herausfinden, ob der Remote-Support dem Kundenservice schadet oder ihn zufrieden stellt.

Fernbetreuung: Was die Verbraucher sagen

Die Kunden waren auch während der Pandemie mit Ferndienstleistungen und -einkäufen zufrieden. Ihre Vorlieben sind jedoch sehr unterschiedlich.

B2C-Kunden

Einem Bericht von Verint zufolge würden nur noch 23 % der Kunden es vorziehen, für jede Interaktion ein Geschäft aufzusuchen. Dennoch sind diese Kunden nicht bereit, die Live-Kommunikation vollständig durch digitale Tools zu ersetzen. 73 % würden lieber schreiben oder mit einem Teammitglied sprechen (vor allem, wenn es ein Problem gibt) als einen Autoresponder zu verwenden. Das ist auch gut so.

B2B-Kunden

Einige dieser Kunden kehren auch zu persönlichen Treffen zurück, vor allem zu Beginn ihrer Beziehung zu Lieferanten. Allerdings sind 50 % der Kunden bereit, mit Fernberatungen zu beginnen, und 20 % sogar mit digitalem Self-Service. Mit der Entwicklung ihrer Beziehung zum Anbieter wird ihr Wunsch, auf moderne Technologien umzusteigen, nur noch wachsen.

5 Geschäftsvorteile durch digitale Büros

Die wichtigsten Parteien Ihres Unternehmens scheinen zufrieden zu sein. Aber um eine endgültige Entscheidung zu treffen, müssen Sie sowohl die menschlichen als auch die geschäftlichen Vorteile abwägen. Schauen wir uns an, was ein digitales Büro zu bieten hat.

Geschäftliche Agilität

Moderne Technologien zielen darauf ab, die IT-Systeme von Unternehmen zu vereinfachen. Mit ihnen können Sie die Bewertung und Behebung häufiger Probleme automatisieren. Dadurch werden IT-Ressourcen für andere rentable Projekte freigesetzt.

Sicherheit für Unternehmen

Es gibt viele bewährte Technologien, die Unternehmensdaten schützen, das Risiko zerstörerischer Angriffe verringern und helfen, IT-Ressourcen besser zu planen. Auf diese Weise können Sie Ihre Arbeitsgeräte effizienter verwalten und so Ihr Unternehmen sichern und ausbauen.

Attraktivität für Kunden

Die Menschen kaufen lieber bei wachstumsorientierten Unternehmen. Moderne Technologieinvestitionen zeigen Beständigkeit und signalisieren den Kunden, dass Sie ein langfristiger Partner sind.

Umweltschonend

Anwendungen für das Dokumentenmanagement tragen dazu bei, den Verbrauch von Papier und Plastikmaterial zu reduzieren. Digitale Online-Büros verringern auch den Kohlendioxidausstoß, den die Autos Ihrer Mitarbeiter auf dem täglichen Weg zur Arbeit und zurück verursachen.

Höhere Produktivität und Motivation der Mitarbeiter

Die Mitarbeiter können ihre Zeitpläne organisieren und die Aufgaben besser über den Tag verteilen. Auf diese Weise ist es wahrscheinlicher, dass sie Fristen einhalten. Außerdem kann die Telearbeit dazu beitragen, neue Mitarbeiter zu gewinnen, da sie für die meisten ein attraktiver Faktor ist.

Goldene Tipps für die Maximierung Ihres digitalen Büros

Die meisten Unternehmen nutzen moderne Technologien, von Start-ups bis hin zu großen Konzernen. Doch nicht alle Tools verbessern den Arbeitsablauf oder die Geschäftsentwicklung. Das führt dazu, dass jemand bei den Marktführern einbricht, und jemand, der ihnen den Rücken stärkt. Stellen Sie sicher, dass Sie nicht zu letzteren gehören, indem Sie diese einfachen, aber wichtigen Regeln bei der Auswahl von Anwendungen beachten.

1. Stellen Sie sicher, dass die Kunden alles haben, was sie brauchen

Kunden sollten jederzeit und in jeder Situation Zugang zu Ihrem Dienst haben, schnell, aus der Ferne, ohne Einschränkungen oder Hindernisse. Sie sollten auch in der Lage sein, auf ihre Daten zuzugreifen und ihre Aktionen zu bestätigen.

Alle Produkte müssen anpassbar, verwaltbar und abwählbar sein. Das richtige digitale Büro sollte Ihren Kunden helfen, alle Fragen zu Waren und Dienstleistungen zu klären.

2. Bieten Sie Kommunikationskanäle für Ihr Remote-Team

Das wichtigste Element für ein Remote-Team ist eine Software für die Zusammenarbeit. Die Mitarbeiter sollten Zugang zu mehreren Kommunikationskanälen haben, um je nach Situation den besten auswählen zu können. Die gute Nachricht ist, dass es nicht nötig ist, verschiedene Apps zu verwenden.

Ein Tool wie FuseBase kann mehrere Kommunikationsmethoden kombinieren. Die Teammitglieder können in Echtzeit chatten oder asynchron kommunizieren, indem sie Kommentare abgeben und Videos austauschen.

Der Online-Status des Benutzers ist ebenfalls nützlich, da er weiß, welche seiner Kollegen verfügbar sind. Dies verringert Ausfallzeiten und hilft Ihren Mitarbeitern, ihre Arbeitsabläufe besser zu planen. Das Team wird eine höhere Effizienz und Produktivität aufweisen.

3. Entdecken Sie neue Technologien

Beschränken Sie sich nicht auf Technologien vor Covid-19. Der heutige digitale Markt bietet Tools für fast jeden Aspekt des Unternehmens: Content Management, Buchhaltung, Design, Marketing usw. Sie müssen nur herausfinden, welche Prozesse Sie automatisieren wollen.

Wenn Sie Ihr digitales Büro neu aufstellen, können Sie damit beginnen, Ihre Dokumentenverwaltungssoftware zu aktualisieren. Sie ist für alle notwendig und löst oft mehrere Probleme auf einmal.

Mit FuseBase zum Beispiel können Sie Wissensdatenbanken für Mitarbeiter erstellen, Aufgaben zuweisen, Dokumente gemeinsam nutzen und vieles mehr. Sie können es auch mit anderen FuseBase-Produkten verwenden, um das Budget zu schonen.

Anwendungen, die Sie ausprobieren wollen, sollten eine Testphase haben. So haben Sie Zeit, konkurrierende Optionen zu vergleichen und eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Zusammenfassung

Seien wir ehrlich: Ihr Büro ist bereits digitalisiert. Dennoch kann die Einführung neuer Technologien eine Herausforderung darstellen. Die geschäftlichen Auswirkungen der Technologie, das Feedback der Mitarbeiter und der Benutzerkomfort sind allesamt wichtige Überlegungen. Es zahlt sich jedoch aus, die Effizienz des Unternehmens zu steigern!

Sie können neue Technologien jederzeit ohne großen Aufwand testen und Ihre Digitalisierung verlangsamen, wenn sich die Dinge nicht bewähren. Ein Plan für ein virtuelles Büro wird in der Regel auf monatlicher Basis abgeschlossen und kann jederzeit gekündigt werden. Werden Sie es brauchen oder wollen? Mit FuseBase gibt es keine Chance!

Es ist besser, ein echtes digitales Büro einmal zu sehen, als tausendmal davon zu hören. Melden Sie sich jetzt für Ihre 14-tägige Testversion an. Holen Sie sich einen Vorgeschmack auf moderne Technologien!

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