Verteilte Teams vs. Remote-Teams: Die Vor- und Nachteile

Da viele Unternehmen ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, aus der Ferne zu arbeiten, ist es für den Erfolg entscheidend zu wissen, welche Teams man braucht.

Remote-Teams und verteilte Teams sind inzwischen üblich, da Unternehmen wachsen und weltweit expandieren wollen. Diese Arten von Teams ermöglichen es den Mitgliedern, in verschiedenen Zeitzonen und Kontinenten zu arbeiten.

Das ist gut für die Produktivität und Effizienz, bringt aber auch Herausforderungen in Bezug auf Kommunikation, Zusammenarbeit und das Erreichen von Zielen und wichtigen Ergebnissen mit sich.

Was sind verteilte Teams?

Verteilte Teams sind Mitarbeiter, die an verschiedenen geografischen Standorten zusammenarbeiten. Sie bestehen aus Mitarbeitern in mehreren Büros und/oder Ländern.

Zu verteilten Teams können Remote-Mitarbeiter, virtuelle Assistenten, Freiberufler, Auftragnehmer oder Berater gehören. Das bedeutet, dass Unternehmen qualifizierte Mitarbeiter finden können, ohne dass diese an einem bestimmten Ort arbeiten müssen.

Verteilte Mitarbeiter können von überall aus arbeiten und gleichzeitig Teil eines Teams sein, das auf gemeinsame Ziele hinarbeitet.

Was sind Remote-Teams?

Remote-Teams sind wie verteilte Teams, bei denen die Mitarbeiter aus der Ferne zusammenarbeiten. Remote-Teams können auch von einem zentralen Standort aus arbeiten, wenn sie dazu verpflichtet sind.

Unternehmen können ihren Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, zwei Tage von zu Hause aus zu arbeiten und drei Tage im Büro.

Die Unternehmen können auch flexible Arbeitszeiten anbieten, bei denen die Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten selbst bestimmen können.

Der Hauptvorteil von dezentralen Teams besteht darin, dass sie sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Arbeitnehmer Flexibilität bieten.

Was sind die Vor- und Nachteile von verteilten Teams?

Hier sind die Vorteile von verteilten Teams.

1. Kosteneinsparungen

Unternehmen können ihre Gemein- und Betriebskosten erheblich senken, wenn sie die Möglichkeit der Arbeit von zu Hause aus anbieten. Anstelle eines Vollzeitmitarbeiters im Büro können Sie beispielsweise einen virtuellen Mitarbeiter an einem anderen Standort einstellen. Das bedeutet auch, dass Sie keinen Büroraum einrichten oder einen Schreibtisch oder andere Bürogeräte kaufen müssen.

2. Erhöhte Flexibilität

Durch den Einsatz verteilter Teams können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern mehr Flexibilität bieten, d. h. sie können die Arbeitszeiten selbst bestimmen. Damit entfällt das Hindernis des geografischen Standorts bei der Entscheidung, wen man einstellen will.

3. Bessere Kommunikation und Zusammenarbeit

Die Mitarbeiter müssen nicht physisch anwesend sein, um effektiv zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren. Sie können die Online-Softwaretechnologie nutzen, um miteinander in Verbindung zu treten. Dies steigert auch die Produktivität, da sich die Mitglieder virtueller Teams nicht persönlich treffen müssen, wodurch auch die Reisezeit entfällt.

4. Verbesserte Entscheidungsfindung

Wenn Menschen geografisch verstreut sind, verfügen sie über einzigartige Erfahrungen, die zu einer größeren Vielfalt an Perspektiven führen. Diese Vielfalt bringt frische Ideen und neue Denkansätze in Ihr Unternehmen, was zu intelligenteren Entscheidungen führen kann.

5. Niedrigere Fluktuationsraten

Mit mehr Flexibilität sind die Mitarbeiter zufriedener und erleben eine größere Arbeitszufriedenheit. Wenn die Mitarbeiter zufriedener sind, fühlen sie sich wertgeschätzt und kündigen seltener.

6. Geringere Stressbelastung

Wenn Menschen mehr Zeit mit ihrer Familie und ihren Freunden verbringen können, ohne sich Gedanken über den Arbeitsweg machen zu müssen, sinkt ihr Stressniveau und ihre Lebensqualität steigt.

Durch die größere Flexibilität, die ein verteiltes Team mit sich bringt, können sie ihre Zeit für andere Aktivitäten nutzen, die ihre Gesundheit und ihr Wohlbefinden fördern.

7. Geringeres Burnout-Risiko

Dank der Flexibilität, die diese Teams bieten, müssen die Arbeitnehmer wahrscheinlich keine unangemessenen Arbeitszeiten einhalten. Dadurch sinkt das Risiko, an einem Burnout zu erkranken oder einen Zusammenbruch zu erleiden. Wenn sich die Mitarbeiter um sich selbst kümmern, wird sich ihre Gesundheit verbessern. Dies kann auch dazu führen, dass sie sich bei der Arbeit besser konzentrieren können, was verteilte Teams zu einer attraktiven Option macht.

Hier sind die Nachteile von verteilten Teams.

1. Weniger Sichtbarkeit der Aktivitäten der Teammitglieder

Da Sie nicht von Angesicht zu Angesicht mit Ihren Mitarbeitern interagieren können, haben Sie möglicherweise nicht immer einen guten Überblick über deren Aktivitäten. Das kann es schwieriger machen, enge Beziehungen aufzubauen. In den meisten Fällen müssen Sie sich auf ihr Wort verlassen, was voraussetzt, dass ein hohes Maß an Vertrauen aufgebaut wird.

2. Mangelnde Rechenschaftspflicht

Da man nicht so genau weiß, woran andere arbeiten, ist es schwierig, alle zur Verantwortung zu ziehen. Dies erhöht den Druck auf Manager und Vorgesetzte, sich regelmäßig zu melden, um sicherzustellen, dass die Arbeit wie erwartet erledigt wird.

3. Zeitaufwand für die Einführung von Prozessen und Systemen

Da die Mitarbeiter möglicherweise an verschiedenen Standorten und in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, müssen Sie Zeit in die Entwicklung von Prozessen, Systemen und Schulungen investieren. Damit die Abläufe reibungslos funktionieren, müssen Sie Software integrieren und die richtigen Werkzeuge bereitstellen, um Ihr Team auf Erfolgskurs zu bringen. Dies wird auch bei der Überwachung von Kundendaten in Echtzeit helfen.

4. Schwierigere Koordinierung von Besprechungen

Wenn sich die Mitarbeiter an verschiedenen Orten der Welt aufhalten, ist es schwieriger, einen Termin zu finden, der für alle Beteiligten passt. Persönliche Treffen sind möglicherweise keine realistische Option, so dass Sie und Ihre Teams möglicherweise auch auf soziale Veranstaltungen und andere teambildende Aktivitäten verzichten müssen.

5. Es ist schwieriger, Feedback zu erhalten

Es ist schwieriger, Feedback zu erhalten, wenn die Mitarbeiter an verschiedenen Orten arbeiten. Dadurch verringert sich die informelle Kommunikation, die oft ein wichtiger Weg ist, um Feedback zu geben und zu erhalten. Dies bedeutet, dass Sie sich auf Umfragen und formelle Treffen verlassen müssen, um die benötigten Informationen zu erhalten.

6. Schwierigeres Leistungsmanagement

Wenn Sie nicht die Zeit und die Ressourcen investiert haben, um Prozesse und Systeme einzurichten, wissen Sie möglicherweise nicht, wie die Leistung eines Mitarbeiters ist. Dadurch kann eine Kluft zwischen den Erwartungen an einen Mitarbeiter und seiner tatsächlichen Leistung entstehen. Diese Diskrepanz kann zu Missverständnissen und Frustration führen.

7. Es ist schwierig, eine Kultur aufzubauen, die von den Mitarbeitern akzeptiert wird

Wenn Sie Mitarbeiter in vielen Ländern beschäftigen, ist es für diese viel schwieriger, die Vision und Mission Ihres Unternehmens zu übernehmen, wenn Sie kulturelle Unterschiede und Sprachprobleme berücksichtigen. Wenn dies der Fall ist, haben Sie möglicherweise Teams, die keine gemeinsamen Werte teilen, was Ihnen auf lange Sicht schaden wird.

Bei der Abwägung der Vor- und Nachteile von verteilten Teams müssen Sie auch Ihren Plan für langfristigen Erfolg und Nachhaltigkeit berücksichtigen.

Was sind die Vor- und Nachteile von dezentralen Teams?

Hier sind die Vorteile von dezentralen Teams.

1. Größere Flexibilität

Mit dezentralen Arbeitsteams wird den Mitarbeitern mehr Flexibilität geboten. Wenn Sie z. B. ein Remote-Callcenter betreiben, können Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, längere Schichten zu arbeiten, so dass sie einen zusätzlichen freien Tag pro Woche haben. Dies trägt zu einer besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben und zu einem gesünderen Lebensstil bei.

2. Bessere Mitarbeiterbindung

Wenn Sie über den Stundenlohn oder das Gehalt hinaus weitere Vorteile bieten, sind Ihre Mitarbeiter zufriedener am Arbeitsplatz. Nicht jeder Mensch ist vom Geld getrieben, so dass mehr Anreize zur Mitarbeiterbindung beitragen können.

3. Weniger Ablenkungen

Menschen sind in der Regel die größte Ablenkung. Wenn Sie keine Teammitglieder vor Ort haben, werden Sie sich nicht auf lockere Gespräche einlassen, was bedeutet, dass Sie konzentriert und produktiv arbeiten und mehr Dinge erledigen können.

4. Bessere Kontrolle über Ihren Zeitplan

Wenn Sie Remote-Teams einrichten, überlassen Sie ihnen die Entscheidung, wie sie ihren Zeitplan gestalten wollen. Sie können einen Teil des Tages von zu Hause aus oder von einem bestimmten Ort aus arbeiten. Sie können selbst entscheiden, wann sie Pausen machen wollen, was ihr Arbeitsleben angenehmer macht.

5. Leichtere Einstellung von Talenten

Jetzt sind Sie nicht mehr auf Ihre Stadt oder Ihr Land beschränkt, wenn Sie hochtalentierte Mitarbeiter für Ihre Remote-Teams suchen. Wenn Sie weitere Vorteile wie flexible Arbeitszeiten und andere Vergünstigungen anbieten, können Sie aus einem viel größeren Pool von Mitarbeitern auswählen.

Hier sind die Nachteile von Remote-Teams.

1. Hohe Einrichtungskosten

Wenn Sie sich nicht darauf verlassen, dass Ihre Mitarbeiter ihre eigenen Computer benutzen und für den Internetzugang bezahlen, entstehen Ihnen anfängliche Einrichtungskosten. Wenn Sie einen Arbeitsplatz haben, sind diese Kosten bereits in der Anfangsphase einkalkuliert. Bei Remote-Teams müssen Sie jemanden vor Ort haben, der Ihnen bei der Einrichtung aller Kommunikationsmittel hilft, was zusätzliche Kosten verursacht.

2. Weniger oder keine persönliche Interaktion

Nichts geht über den persönlichen Kontakt. Wenn Sie virtuelle Mitarbeiter haben, können Sie sich für den Großteil Ihrer Kommunikation nur auf Videokonferenzen verlassen. Das ist zwar wichtig, aber Sie haben nicht die Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter so gut kennen zu lernen, wie Sie es bei einer persönlichen Kommunikation tun würden.

3. Kommunikationsbarrieren

Sie müssen lernen, wie Sie effektiv kommunizieren können, um unterschiedlichen Kulturen, Sprachen und Werten gerecht zu werden. Was in einer Kultur akzeptabel ist, ist es in einer anderen vielleicht nicht, und darauf müssen Sie achten.

4. Mangel an sozialer Interaktion

Da Sie sich an verschiedenen Orten befinden, ist es nicht möglich, an Live-Veranstaltungen teilzunehmen. Das kann dazu führen, dass sich Menschen ausgeschlossen fühlen und sich nicht voll an Diskussionen beteiligen, weil sie nicht physisch anwesend sind.

5. Unerwartete Reisekosten

Wenn Sie über dezentrale Teams verfügen, kann es vorkommen, dass Sie sich mit Mitarbeitern persönlich treffen müssen. Dies kann z. B. der Fall sein, wenn Sie ein Problem mit einem Kunden oder einen Konflikt zwischen Mitgliedern am gleichen Standort haben. In diesem Fall müssen Sie reisen, um das Problem zu lösen, und das müssen Sie einkalkulieren.

Denken Sie immer daran, dass die Art und Weise, wie Sie Remote-Teams verwalten, nicht dieselbe ist wie die, wie Sie mit Mitarbeitern vor Ort umgehen. Sind verteilte Teams oder Remote-Teams für Ihr Unternehmen am vorteilhaftesten? Lassen Sie es uns herausfinden.

Wie Sie zwischen verteilten Teams und Remote-Teams wählen

Bei der Entscheidung zwischen verteilten Teams und Remote-Teams sollten Sie die Vor- und Nachteile der beiden Optionen abwägen und prüfen, wie sie sich auf Ihre Ziele auswirken.

Verteilte Teams können für kleine, kreative Projekte sehr vorteilhaft sein, da die Mitglieder Zugang zu denselben Informationen haben. Das bedeutet, dass verteilte Teams am besten für Projekte geeignet sind, die viel Zusammenarbeit und Brainstorming erfordern, wie z. B. Schreiben, Design, Marketing und Kundendienst.

Das bedeutet auch, dass Ihre verteilten Teams geeignete Systeme und Werkzeuge benötigen, um sicherzustellen, dass alle gut zusammenarbeiten. Verteilte Teams benötigen häufige Besprechungen, um den Projektfortschritt aufrechtzuerhalten und die Zusammenarbeit zu verbessern.

Remote-Teams eignen sich gut für große Projekte, bei denen die Mitglieder aus der Ferne arbeiten können, z. B. in den Bereichen Programmierung, Software-/Produktentwicklung, Technik oder Marketing. Wenn Sie so viel Zeit wie möglich für Projekte und nicht für die Verwaltung von Mitarbeitern aufwenden wollen, ist dies die bessere Option.

Remote-Teams erfordern nur minimalen Kontakt, da jedes Mitglied unabhängig arbeitet. Diese Art von Team eignet sich gut für Projekte vor Ort, die viel Aufmerksamkeit und Konzentration und wenig Interaktion mit den Teammitgliedern erfordern.

Im Folgenden finden Sie weitere Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie entscheiden, ob verteilte Teams oder Remote-Teams für Ihr Unternehmen am besten geeignet sind.

• Welches Teammodell unterstützt das Ziel, das Sie erreichen wollen?
• Wie werden die Mitglieder zusammenarbeiten und von wo aus werden sie arbeiten?
• Welche Option passt am besten zu Ihrer Unternehmenskultur?
• Wie werden Sie Projekte und/oder Mitarbeiter verwalten?
• Wie wird die von Ihnen gewählte Option das Wachstum Ihres Unternehmens fördern?
• Wen brauchen Sie in Führungspositionen?
• Wie werden Sie kommunizieren?
• Welche Instrumente benötigen Sie für eine effektive Verwaltung?
• Wie werden Sie die Leistung messen?
• Wie werden Sie den Fortschritt verfolgen und alle Beteiligten bei der Stange halten?
• Wie werden Sie die Qualität messen und verbessern?
• Welche Option können Sie sich im Moment leisten?
• Wie werden Sie die Motivation aller Mitarbeiter aufrechterhalten?
• Wie werden Sie neue Mitarbeiter einarbeiten und unterstützen?
• Wie werden Sie mit Konflikten umgehen und wie werden Sie sie lösen?
• Wie werden Sie die Innovation fördern?
• Wie werden Sie den Dialog und den Austausch von Ideen fördern?
• Wie werden Sie gute Talente halten?
• Wie werden Sie herausragende Leistungen und Erfolge belohnen?
• Welche Option erfordert den geringsten Aufwand an Zeit und Energie, bringt Ihnen aber den größten Nutzen?

Tipps, damit Ihre verteilten Teams gut funktionieren

Hier finden Sie Tipps, die Sie bei der Führung verteilter Teams unterstützen.

• Legen Sie die Erwartungen klar fest, zeigen Sie Transparenz und ziehen Sie jeden zur Verantwortung.
• Führen Sie regelmäßige Besprechungen durch, damit jeder mitteilen kann, woran er gearbeitet hat und wo er Hilfe braucht.
• Ermutigen Sie zu regelmäßigem Feedback und begrüßen Sie neue Perspektiven.
• Vermeiden Sie das Mikromanagement Ihrer verteilten Teams, indem Sie Ihre Projekt- und Aufgabenmanagementsysteme online stellen.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter wissen, wie sie sich um Hilfe bemühen können, und sorgen Sie dafür, dass sie nicht isoliert werden.

Tipps für eine effektive Arbeit Ihrer verteilten Teams

Im Folgenden finden Sie Tipps, die Sie bei der Verwaltung von dezentralen Teams unterstützen werden.

• Legen Sie eine klare Vision fest, die beschreibt, wo Sie hinwollen und wie Sie dorthin gelangen.
• Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird, indem Sie ihre Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen.
• Bieten Sie flexible Arbeitszeiten und geben Sie bei Bedarf frei.
• Geben Sie den Teammitgliedern Autonomie, damit sie ihre Kreativität entfalten können.
• Schaffen Sie ein Umfeld, in dem sich jeder unterstützt, geschätzt und gewürdigt fühlt.

EXPERTEN SAGEN

“Es gibt mehrere Strategien, die jedes Team anwenden kann, um bei der Arbeit aus der Ferne produktiv zu bleiben:

• Setzen Sie klare Ziele und Erwartungen: Kommunizieren Sie klar die Ziele und Erwartungen für das Team und stellen Sie sicher, dass die Teammitglieder ihre Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen.
• Schaffen Sie eine Routine: Legen Sie einen festen Zeitplan fest und schaffen Sie einen bestimmten Arbeitsbereich, damit die Teammitglieder ein Gefühl der Normalität und Konzentration entwickeln können.
• Setzen Sie Kommunikationsmittel effektiv ein: Nutzen Sie Tools wie Videokonferenzen, Messaging und Projektmanagement-Software, um mit den Teammitgliedern in Verbindung zu bleiben und mit ihnen zusammenzuarbeiten.
• Machen Sie Pausen und fördern Sie die Selbstfürsorge: Ermutigen Sie Ihre Teammitglieder, Pausen zu machen, sich von der Arbeit zu lösen und ihr Wohlbefinden in den Vordergrund zu stellen.
• Fördern Sie ein Gemeinschaftsgefühl: Ermutigen Sie die Teammitglieder, miteinander in Verbindung zu bleiben und sich durch virtuelle Teambuilding-Aktivitäten, gesellschaftliche Veranstaltungen und andere Formen der sozialen Interaktion einzubringen.
• Nutzen Sie dieTechnologie zu Ihrem Vorteil: Nutzen Sie die Technologie, um die Arbeit an entfernten Standorten effizienter zu gestalten, z. B. durch die Automatisierung von Aufgaben oder den Einsatz virtueller Assistenten.“

Werkzeuge zur optimalen Nutzung Ihrer verteilten Teams

Zu den Tools, die Sie benötigen, gehören:

• Ein internes Kommunikationssystem, das Instant Messaging, E-Mail oder Videokonferenzen ermöglicht.
• Daten- und Dateiverwaltungssystem, das auch Cloud-Speicher umfasst.
• Arbeitsmanagementsystem zur Verwaltung von Projekten, Aufgaben und Prozessen.
• Internetzugang.
• Software zur Automatisierung sich wiederholender Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Rechnungsstellung und Fakturierung.

Je nachdem, für welche Option Sie sich entscheiden, müssen Sie auch einen virtuellen Büroraum und Büroausstattung in Betracht ziehen.

Wie FuseBase Ihre verteilten und remote Teams unterstützt

Mit den richtigen Werkzeugen werden Ihre Teams erfolgreich sein. FuseBase (ehemals Nimbus) ist ein Kollaborationszentrum, das eine Reihe von Werkzeugen bietet, die Ihre verteilten Teams und Remote-Teams unterstützen können.

Diese Werkzeuge umfassen:

• Erstellung, Verwaltung und Speicherung von Dokumenten.
• Ein Kundenportal für eine effiziente Kundenkommunikation.
• Ein Aufgabenmanagement-System, damit jeder seine Aufgaben verfolgen kann.
• FuseBase Chat für eine bessere Kommunikation zwischen Mitarbeitern über private oder öffentliche Kanäle und private Nachrichten.

Sie wollen besser mit Ihren Kunden kommunizieren und wissen, wie das geht, richtig? In unserem aktuellen Blogbeitrag erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen von einer besseren Kundenkommunikation profitiert und wie Sie eine bessere Kommunikation ermöglichen können.

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