Wie ein Business-Portal Ihrem Unternehmen helfen kann

Seit dem Beginn des digitalen Zeitalters wächst die Menge der von uns produzierten Daten ständig und exponentiell. Nach Angaben von SG Analytics erzeugen Menschen jeden Tag 2,5 Quintillionen Bytes an Daten. Jeder Bericht oder Datenbankeintrag, jede Aktualisierung einer Webseite oder eine neue Toolbeschreibung trägt zu dieser enormen und unhandlichen Datenmenge bei. Arbeitende Unternehmen produzieren und verarbeiten Unmengen von Daten, die alle strukturiert und gespeichert werden müssen, damit sie leicht abrufbar sind. Softwareentwickler erstellen Tools, die dabei helfen, diese ständig wachsende Datenmenge zu ordnen und griffbereit zu halten. In letzter Zeit werden viele dieser Tools unter dem Begriff Geschäftsportale zusammengefasst. Was also ist ein Unternehmensportal?

Was ist ein Unternehmensportal?

Ein Unternehmensportal, manchmal auch als Corporate Portal oder Enterprise Portal bezeichnet, ist eine webbasierte Plattform, die alle Beteiligten eines Unternehmens zusammenbringt, von Mitarbeitern und Managern bis hin zu Partnern und Kunden. Solche Plattformen beherbergen und erleichtern alle Aspekte der Tätigkeit eines Unternehmens. Dokumentenmanagement und Projektmanagement, Mitarbeiterunterstützung und Kundenbeziehungen, Datenanalyse, Kommunikation und Zusammenarbeit – all diese unverzichtbaren Bestandteile eines jeden Unternehmens sind in einem zentralen Knotenpunkt, einem Unternehmensportal, zusammengefasst.

Der Zweck von Unternehmensportalen

Während der Hauptzweck eines Unternehmensportals darin besteht, eine zentralisierte Webplattform für alle an einem Unternehmen beteiligten Personen bereitzustellen, gibt es einige spezifische Anforderungen, die es erfüllen soll:

Verbesserter Zugang zu Informationen

Eine Wissensdatenbank oder ein interaktives Handbuch, das Teil Ihres Geschäftsportals sein kann, spart Zeit für alle an Ihren Geschäftsprozessen Beteiligten. Kunden können Antworten auf ihre Fragen erhalten, ohne sich an Helpdesk-Mitarbeiter wenden zu müssen, während Mitarbeiter klare Anweisungen zu Systemen und Arbeitsabläufen erhalten. Ein CRM (Customer Relationship Management Software) ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, die Kundeninteraktion zu personalisieren und damit die Kundenbindung und letztlich Ihren Umsatz zu steigern. Durch die Gewährung unterschiedlicher Zugriffsrechte können Sie sicherstellen, dass jeder Beteiligte alle Informationen erhält, die er benötigt – und nur die Informationen, die er benötigt.

Geschäftsprozesse automatisieren

Geschäftsportale können viele Elemente Ihrer Arbeitsabläufe automatisieren, z. B. Aufgabenzuweisungen, Genehmigungen, Dateneingabe, Datenaustausch über integrierte Anwendungen sowie Berichte und Analysen. Mitarbeiter erhalten Dashboards, mit denen sie Routineaufgaben rationalisieren, die Erledigung von Aufgaben nachverfolgen und schnell und einfach Berichte erstellen können, während Kunden über Self-Service-Portale ihre Bestellungen aufgeben und verfolgen können.

Steigendes Engagement

Durch die Bereitstellung von Kommunikationstools und gemeinsamen Ressourcen ermöglicht ein Unternehmens-Webportal allen Beteiligten eine einfache Verbindung über verschiedene Kanäle, einschließlich ihrer mobilen Geräte. Mitarbeiter können Informationen austauschen, Brainstorming betreiben und gemeinsam an Projekten arbeiten, während Kunden Updates und Empfehlungen erhalten und ihre Bestellungen verwalten können. In der Zwischenzeit können Lieferanten und Partner Leistungskennzahlen erhalten und Produktinformationen, Preise und Liefertermine einsehen. Einige Portale beinhalten Gamification-Techniken, bieten Belohnungen und motivieren die Beteiligten zur Teilnahme. Die Kollaborationstools, die ein Geschäftsportal bietet, tragen zum Engagement der Beteiligten und zur allgemeinen Zufriedenheit mit Ihrem Unternehmen bei.

Einige dieser Ziele werden mit einem Kundenportal erreicht. Ein Geschäftsportal unterscheidet sich jedoch hinsichtlich der Zielgruppe, des Inhalts und der gelösten Aufgaben. Ein Unternehmensportal richtet sich nicht nur an externe Stakeholder, sondern auch an interne Stakeholder wie Mitarbeiter und Lieferanten.

Typische Merkmale eines Unternehmensportals

Laut Forbes gehören einfache Nachrichtenübermittlung über neue Möglichkeiten, Personalisierung, Konversationsassistenten oder Chatbots und Omnichannel-Funktionen zu den wichtigsten Merkmalen einer wettbewerbsfähigen Unternehmenswebsite – und genau das gewährleisten Unternehmens-Webportale. Es gibt noch viele weitere Funktionen, die ein Unternehmens-Webportal Ihrem Unternehmen bieten kann, die stark von der Branche und den spezifischen Bedürfnissen eines Unternehmens abhängen, aber die wichtigsten sind:

Tools für die Zusammenarbeit: Instant Messaging, Chatbots, gemeinsame Kalender und Terminplanung, Software für Videokonferenzen und interaktive digitale Whiteboards.

1. Tools fürdie Zusammenarbeit: Instant Messaging, Chatbots, gemeinsame Kalender und Terminplanung, Software für Videokonferenzen und interaktive digitale Tafeln.
2. Dokumenten- und Inhaltsmanagement: ein System, das es allen autorisierten Benutzern ermöglicht, verschiedene Arten von Inhalten zu erstellen sowie Dokumente wie Verträge, Angebote, Berichte, Rechnungen usw. zu speichern, zu strukturieren und gemeinsam zu nutzen.

3. Zugang zu integrierten Unternehmensanwendungen: Software für das Kundenbeziehungsmanagement, Tools für das Personalmanagement, Tools für die Ressourcenplanung und alles, was Unternehmen sonst noch nutzen, alles unter einem Dach.

4. Berichte und Analysen: Instrumente, die Unternehmen Einblicke in das Kundenverhalten, Leistungsindikatoren und verschiedene Metriken für datengestützte Entscheidungen geben.

5. Sicherheit und Zugangskontrolle: Instrumente, die sicherstellen, dass sensible Daten geschützt sind und bestimmte Nutzer nur auf die für sie bestimmten Ressourcen zugreifen können.

6. Personalisierung und Branding: Diese Funktionen des Geschäftsportals ermöglichen es dem Unternehmen, seine Corporate Identity zu fördern und den Portalnutzern durch die Einstellung von Präferenzen eine personalisierte Erfahrung zu bieten.

Vergleichen wir ein Geschäftsportal für einen kleinen Einzelhändler mit einem Portal für ein großes Produktionsunternehmen. Jeder Akteur benötigt eine Reihe von Funktionen, um seine Kerngeschäftsfunktionen zu unterstützen. Für ein kleines Einzelhandelsunternehmen kann ein Geschäftsportal einen Produktkatalog, ein CRM-Tool, eine Bestandsverwaltung, eine Auftragsverwaltung (möglicherweise mit Selbstbedienungsoptionen), eine Zahlungsabwicklung, ein Berichts-Dashboard sowie Marketing- und Werbetools zur Durchführung gezielter Werbekampagnen umfassen. Ein großes Produktionsunternehmen hingegen profitiert von zusätzlichen Tools für das Lieferkettenmanagement, die Anlagen- und Finanzverwaltung, die Überwachung von Produktionsprozessen, die Qualitätskontrolle und Business Intelligence. Der Funktionsumfang des Webportals eines bestimmten Unternehmens hängt von der Komplexität seiner Geschäftsprozesse ab.

Arten von Unternehmensportalen

Es gibt verschiedene Arten von Unternehmensportalen, die sich an unterschiedliche Kategorien von Interessengruppen richten:

• Mitarbeiterportale sind für den internen Gebrauch bestimmt und machen wichtige Unternehmensinformationen für die Mitarbeiter zugänglich, von Neueinsteigern und Support-Mitarbeitern bis hin zu Projektmanagern und Abteilungsleitern. Solche Informationen können Schulungsunterlagen, Personalrichtlinien und -politik, Software- und Hardware-Handbücher, eine direkte Verbindung zu einer Wissensdatenbankusw. Sie machen Routinevorgänge wie Spesenabrechnungen, Zeiterfassung, Beantragung von Urlaubstagen und die Planung von Teambesprechungen einfach und mühelos. Solche Webportale verbinden alle Benutzer innerhalb einer Organisation und tragen zu einem effizienteren Arbeitsablauf bei.
• Kundenportale zielen auf eine bessere Kundeninteraktion ab. Webportale dieser Art versorgen die Kunden eines Unternehmens mit relevanten Informationen über Produkte, aktuelle Aktionen und Veranstaltungen, bieten Selbstbedienungsbestellungen und Zahlungsverwaltung und helfen Unternehmen, Feedback einzuholen und darauf zu reagieren. Anstatt in Suchmaschinen oder auf anderen externen Websites nach den erforderlichen Links zu suchen, bleiben Ihre Kunden für alle Interaktionen mit Ihrem Unternehmen auf Ihrem Webportal.
• Partnerportale oder Lieferantenportale werden für Verkäufer, Lieferanten und Vertriebshändler eingerichtet. Sie verbinden bestehende Partner und bieten Zugang zu wichtigen Geschäftsinformationen, z. B. zu Produktspezifikationen und Handbüchern, Preisen und Lagerbeständen, Fakturierungs- und Zahlungstools, gemeinsamen Investitionen und Marketingkampagnen usw.

Je nach Schwerpunkt, Zielgruppe und Inhalt kann man zwischen vertikalen und horizontalen Portalen unterscheiden. Vertikale Portale sind branchenspezifisch und bedienen eine bestimmte Nische oder Branche. Sie sind auf Fachleute innerhalb dieser Branche beschränkt und enthalten Nachrichten, Forschungsergebnisse und Lösungen, die für ein breiteres Publikum zu umfangreich sein könnten. Horizontale Unternehmensportale hingegen sind nicht so eingeschränkt und richten sich an ein breiteres Publikum. Sie bieten Ressourcen und Dienstleistungen, die in einer ganzen Reihe von Branchen genutzt werden können, ohne zu sehr auf die jeweilige Branche zugeschnitten zu sein.

Vorteile von Webportalen

Richtig eingerichtete Webportale bringen den Unternehmen eine Menge Vorteile:

1.Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen des Unternehmens sowie mit externen Nutzern, um die Produktivität zu steigern und das Engagement zu vertiefen.

2.Erhöhte Effizienz durch Rationalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen und Systemen, logische Strukturierung von Daten, Eliminierung des menschlichen Faktors bei Routineaufgaben, wodurch Geld gespart wird und Unternehmen in die Lage versetzt werden, ihr Projektbudget einzuhalten und eine gute Investitionsrendite zu gewährleisten.

3.Bessere Entscheidungsfindung, die dank der Echtzeit-Analysetechnologie, der Berichterstattung und der Prognosen möglich wird.

4.Höhere Sicherheit durch Zugangskontrollen, Verschlüsselung und andere Datenschutzfunktionen.

5.Verbesserte Benutzererfahrung und Unterstützung, wobei ein Unternehmensportal den Kunden Zugang zu aktuellen Informationen über die Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens bieten und gute Kundenbeziehungen pflegen kann, ohne dass sie müde werden oder Urlaubstage brauchen, während die Erfassung und Verarbeitung von Feedback einfach und zeitnah erfolgt.

Herausforderungen bei der Implementierung eines Unternehmensportals

Trotz der unbestreitbaren Vorteile von Unternehmensportalen gibt es einige Herausforderungen, denen Sie bei der Auswahl und Implementierung Ihres eigenen Webportals begegnen können:

Die Wahl der richtigen Plattform

Es gibt Dutzende von Unternehmensportalplattformen, von den großen Anbietern wie der Zoho Office Suite oder Microsoft Dynamics 365 bis hin zu den kleineren, aber nicht minder wertvollen FuseBase oder Liferay. Es kann schwierig sein, die Plattform auszuwählen, die zu Ihrem Unternehmen passt, eine benutzerfreundliche Oberfläche bietet und Ihnen Zeit und Geld spart.

Anpassung und Wartung

Die Möglichkeit, das Portal an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen, ist zwar ein eindeutiger Vorteil, aber die tatsächliche Umsetzung kann zeitaufwändig sein. Wartung und Support können spezielle Fähigkeiten und technologisches Know-how erfordern, einschließlich der Entwicklung von Front-End-Software.

Integration

Ein Unternehmensportal soll in andere Anwendungen und Software integriert werden, die von Unternehmen genutzt werden. Die Sicherstellung der richtigen Integrationen und deren nahtlose Umsetzung kann jedoch eine zusätzliche Schwierigkeit darstellen, insbesondere wenn zusätzliche Hardware benötigt wird, um das richtige Gateway zu schaffen.

Sicherheit

Unternehmensportale bieten in der Regel robuste Sicherheitsfunktionen, aber Ihre Mitarbeiter müssen geschult werden, sowohl im Hinblick auf die Einhaltung der GDPR (General Data Protection Regulation) als auch im Umgang mit sensiblen Nutzerdaten auf Ihrer Website und allen Portalseiten.

Benutzerakzeptanz und Unterstützung

Alle Nutzer – Mitarbeiter, Kunden und Partner – müssen dazu ermutigt werden, Ihr Portal zu nutzen, was sie möglicherweise ablehnen, wenn sie an andere Systeme gewöhnt sind.

Schlussfolgerung

Einem Bericht von MarketsandMarkets zufolge wächst der globale Markt für Geschäftsportale – von 7,3 Mrd. USD im Jahr 2018 auf 9,8 Mrd. USD im Jahr 2023 und wird voraussichtlich bis 2030 auf 30,12 Mrd. USD ansteigen, mit einer jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 12,14 %. Dies bedeutet, dass Unternehmen auf der ganzen Welt die Vorteile eines Geschäftsportals erkannt haben.

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