Wie man eine Wissensdatenbank auf einfache Weise erstellt

Die Einrichtung einer Wissensdatenbank ist eine effektive Möglichkeit, Informationen online zu speichern. Sie ist auch ein guter Ort, um Artikel aus dem Internet zu sammeln, und ein großartiges Werkzeug für die Suchmaschinenoptimierung, denn Google liebt Websites mit vielen Inhalten.

Die Erstellung einer Wissensdatenbank erfordert jedoch Arbeit. Die meisten Unternehmen investieren nicht die Zeit, Energie und Ressourcen, die für die Erstellung einer hochwertigen Wissensdatenbank erforderlich sind.

Finden Sie heraus, wie Sie eine Wissensdatenbank erstellen können, um alle Informationen, die Sie benötigen und Ihren Kunden zur Verfügung stellen wollen, an einem Ort zu speichern, ohne unzählige Stunden zu investieren.

Was ist eine Wissensdatenbank?

Eine Wissensdatenbank ist eine Sammlung von Informationen, die nach Themen geordnet sind. Sie eignet sich hervorragend, um Inhalte zu speichern und einen schnellen Zugriff auf Antworten auf häufig gestellte Fragen zu ermöglichen.

Eine Wissensdatenbank ist besonders dann nützlich, wenn Sie Dinge wie Produktspezifikationen, häufig gestellte Fragen, Anleitungen und andere wichtige Details aufbewahren müssen.

Sie können die Datenbank nutzen, um Informationen mit anderen zu teilen. Sie können zum Beispiel eine Wissensdatenbank-Seite für Ihr Unternehmen erstellen. Wenn dann jemand eine Frage zu Ihren Produkten oder Dienstleistungen stellt, können Sie ihm ganz einfach die Antwort geben, indem Sie ihn auf diese Seite verweisen.

Eine Wissensdatenbank ist eine organisierte Sammlung von Informationen, die Benutzern hilft, Antworten auf Fragen zu finden. Es handelt sich um eine Datenbank mit Fakten, Zahlen, Definitionen und anderen nützlichen Informationen, die bei der Beantwortung von Fragen helfen.

Der Begriff bezieht sich auch auf eine Website, auf der Benutzer Fragen stellen können und Antworten von Experten erhalten.

Warum brauchen Sie eine Wissensdatenbank?

Eine Wissensdatenbank ist ein wichtiges Instrument für jedes Unternehmen. Hier sind einige Gründe, warum Sie eine solche Datenbank benötigen.

Behalten Sie den Überblick über wichtige Informationen

Mit einer Wissensdatenbank können Sie Informationen wie Produktspezifikationen, Kundendienstrichtlinien und sogar Schulungshandbücher für Mitarbeiter nachverfolgen. So können Sie Zeit und Geld sparen und Fehler vermeiden.

Schnelles Organisieren von Informationen

Wenn Sie eine Wissensdatenbank haben, können Sie sie schnell durchsuchen, um das zu finden, was Sie suchen. So sparen Sie Zeit und können Ihre Arbeit leichter erledigen.

Verbessern Sie die Benutzerfreundlichkeit Ihrer Website

Wenn Sie viele Informationen in einer Wissensdatenbank gespeichert haben, können Ihre Besucher leichter finden, was sie brauchen. Sie müssen sich nicht mehr durch seitenweise Texte wühlen.

Verbessern Sie Ihr SEO-Ranking

Suchmaschinen lieben Websites mit vielen Inhalten. Mit einer gut organisierten Wissensdatenbank hat Ihre Website eine bessere Chance, von potenziellen Kunden gefunden zu werden. Dies führt zu einer besseren Platzierung auf den Ergebnisseiten der Suchmaschinen (SERPs).

Schaffen Sie ein professionelles Image

Eine solche Website zeigt, dass Ihnen Ihr Unternehmen wichtig genug ist, um sicherzustellen, dass alles aktuell und korrekt ist. Ihre Kunden werden diesen Grad an Professionalität zu schätzen wissen.

Machen Sie es Ihren Kunden leicht, Sie zu kontaktieren

Mit einer Wissensdatenbank können Sie schneller als je zuvor auf Kundenanfragen reagieren. Wenn Sie eine Wissensdatenbank auf Ihrer Website haben, können Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen sofort bereitstellen.

Steigern Sie Ihren Umsatz

Die Website kann hilfreiche Tipps und Tricks enthalten, die Ihre Chancen erhöhen, mehr Produkte zu verkaufen. Wenn Sie beispielsweise einen Überblick über Ihre Produkte und Dienstleistungen bieten, erleichtern Sie interessierten Kunden den Kauf Ihres Angebots.

Bauen Sie damit Vertrauen auf

Menschen fühlen sich oft wohler dabei, etwas von einem Unternehmen zu kaufen, wenn sie wissen, dass ihr Kauf durch solide Informationen gestützt wird. Mit einer Wissensdatenbank können Sie zeigen, dass Sie stolz auf Ihr Unternehmen sind und die Meinung Ihrer Kunden schätzen.

Wie man eine Wissensdatenbank auf einfache Art und Weise erstellt

Eine effiziente Methode zur Erstellung einer erfolgreichen Wissensdatenbank besteht darin, sicherzustellen, dass sie relevante Informationen enthält. Wenn Sie dies tun, sparen Sie Zeit und Geld, da Sie nicht stundenlang nach den richtigen Informationen suchen müssen.

Im Folgenden finden Sie die Schritte, die Sie unternehmen können, um Ihre Wissensdatenbank mit allen gewünschten Informationen aufzubauen.

1. Stellen Sie sicher, dass alle enthaltenen Informationen relevant sind

Bevor Sie eine Wissensdatenbank erstellen, sollten Sie sicherstellen, dass alle Informationen, die Sie hinzufügen, relevant sind. Wenn dies nicht der Fall ist, verschwenden Sie möglicherweise Zeit und Mühe.

Um dieses Problem zu vermeiden, sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen:

• Enthält er nur Informationen, die ich bereit bin zu teilen?
• Werden meine Kunden von den Informationen profitieren, die ich hinzugefügt habe?
• Füge ich Informationen hinzu, die ich bereits kenne?

2. Verwenden Sie Schlüsselwörter

Sie können Ihre Inhalte mit Hilfe von Schlüsselwörtern kategorisieren. Diese Schlüsselwörter werden verwendet, um Leser anzusprechen, die nach bestimmten Informationen suchen.

Mit Hilfe von Keyword-Recherche-Tools können Sie die populärsten Keywords für Ihre Branche ermitteln. Sie können sich auch die wichtigsten Ergebnisse ansehen, wenn jemand nach Ihren wichtigsten Schlüsselwörtern sucht.

Auch wenn die Verwendung von Schlüsselwörtern anfangs unnötig erscheinen mag, so wird es doch einen großen Unterschied machen, wenn Sie nach bestimmten Informationen suchen müssen, wenn Sie Ihre Wissensbasis weiter ausbauen.

3. Organisieren Sie den Inhalt

Sobald Sie die Schlüsselwörter festgelegt haben, die Sie verwenden möchten, können Sie sie in Kategorien einteilen. Wenn Sie z. B. Küchengeräte verkaufen, können Sie Ihre Kategorien unter Küchengeräte oder Heimwerkerbedarf zusammenfassen.

Sie können sogar noch mehr Struktur schaffen und jeden Artikel auf der Grundlage seines Themas kategorisieren. Auf diese Weise können die Besucher die gesuchten Informationen leichter finden.

4. Bilder hinzufügen

Bilder verbessern das Aussehen Ihrer Wissensdatenbank. Sie verleihen Ihrer Seite ein professionelleres Aussehen und machen es den Besuchern leichter zu verstehen, was Sie zu sagen versuchen. Bilder sind eine großartige Möglichkeit, das Aussehen und die Atmosphäre zu verbessern. Die Leute sehen gerne Bilder, und wenn Sie einige zur Verfügung haben, verleiht das Ihrer Seite ein professionelles Aussehen.

5. Links einfügen

Über Links können Sie auf andere Webseiten oder Websites verweisen, die mit dem Inhalt in Verbindung stehen. Dies hilft den Besuchern, zusätzliche Informationen zu finden, die sie interessieren könnten. Diese Webseiten oder Websites können Videos, Bilder und Artikel enthalten, die die Vorteile Ihrer Produkte oder Dienstleistungen erläutern.

6. Machen Sie sie mobilfreundlich

Viele Menschen greifen über ihre Smartphones und Tablets auf das Internet zu. Wenn Sie also Ihre Wissensdatenbank aufbauen, muss sie überall zugänglich sein. Um dies zu gewährleisten, muss sie mit mobilen Geräten kompatibel sein.

7. Verbessern Sie damit Ihre Arbeitsabläufe

Wenn Sie ein Unternehmen leiten, haben Sie wahrscheinlich täglich eine Menge Aufgaben zu erledigen. Mit einer Wissensdatenbank, in der Sie leicht Antworten auf häufige Probleme finden können, können Sie diese Aufgaben schneller erledigen.

8. Integrieren Sie sie in Ihre Website

Ihre Wissensdatenbank sollte sich in Ihre Website integrieren lassen. Wenn Sie die Wissensdatenbank mit Ihrer Website verknüpfen, können Sie bei jedem Besuch Ihrer Website die Besucher dorthin leiten. Das hilft den Besuchern, die gesuchten Antworten schneller zu finden, und verringert die Zahl der Support-Tickets oder der E-Mails mit Anfragen.

Wie man eine Wissensdatenbank in 12 Schritten aufbaut

Eine gut aufgebaute Wissensdatenbank ermöglicht einen einfachen Zugang zu Informationen und Daten, die bei der Entscheidungsfindung helfen.

Der Schlüssel zum Aufbau einer soliden Wissensdatenbank liegt darin, sicherzustellen, dass alle Beteiligten den Zweck und die Vorteile der Datenbank verstehen.

Um diese Ziele zu erreichen, müssen Sie eine Kultur schaffen, in der der Austausch von Wissen gefördert wird. Darüber hinaus muss es klare Richtlinien dafür geben, welche Arten von Dokumenten gespeichert werden sollen.

Um eine Wissensdatenbank einzurichten, müssen Sie diese zwölf einfachen Schritte befolgen.

Schritt 1 – Definieren Sie Ihre Ziele

Bevor Sie eine Wissensdatenbank erstellen, sollten Sie Ihre Ziele klar definieren. Was hoffen Sie zu erreichen? Wollen Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigern? Den Kundenservice verbessern? Kosten senken? Einnahmen erhöhen?

Sobald Sie Ihre Ziele festgelegt haben, können Sie bestimmen, ob eine Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen geeignet ist. Wenn Sie beispielsweise die Kosten senken wollen, können Sie sich dafür entscheiden, Finanzberichte in der Datenbank zu speichern, anstatt sie jeden Monat auszudrucken.

Schritt 2 – Identifizierung der Benutzer

Bestimmen Sie nun die Personen, die für die Verwaltung der Wissensdatenbank zuständig sind. Dazu können IT-Administratoren, Personalleiter, Marketingspezialisten, Finanzfachleute und andere gehören.

Schritt 3 – Bestimmen Sie, welche Arten von Dokumenten gespeichert werden sollen

Nachdem Sie Ihre Benutzer identifiziert haben, überlegen Sie, auf welche Art von Dokumenten sie Zugriff benötigen.

Es gibt zwei Hauptkategorien von Dokumenten:

• Interne Dokumente. Dies sind Dokumente, die innerhalb Ihrer Organisation erstellt werden. Beispiele hierfür sind Schulungshandbücher, Richtlinien, Verfahren und Formulare.
• Externe Dokumente. Dies sind Dokumente, die aus externen Quellen stammen. Beispiele hierfür sind Pressemitteilungen, Produktbeschreibungen und Broschüren.

Je nach Unternehmen müssen einige dieser Dokumente nicht unbedingt in einer Wissensdatenbank gespeichert werden. Andere sollten jedoch unbedingt aufgenommen werden.

Wenn Sie z. B. ein Restaurant betreiben, werden Sie wahrscheinlich keine Rezepte in einer Wissensdatenbank aufbewahren wollen. Aber vielleicht möchten Sie eine Aufzeichnung aller in Ihrem Betrieb servierten Gerichte haben.

Schritt 4 – Festlegen von Richtlinien

Da Sie nun wissen, wer Zugriff auf die Dokumente benötigt, können Sie Richtlinien für die Speicherung dieser Dokumente festlegen.

Hier sind einige Beispiele für gängige Richtlinien:

• Erlauben Sie nur Mitarbeitern, interne Dokumente einzusehen.
• Geben Sie Kunden die Möglichkeit, externe Dokumente herunterzuladen.
• Speichern Sie nur Dokumente, die für den Benutzer relevant sind.

Schritt 5 – Zugriffskontrolle einrichten

Hier geht es darum, verschiedenen Personengruppen unterschiedliche Berechtigungen zu erteilen. So können Sie beispielsweise bestimmten Mitarbeitern vollen Zugriff auf die Wissensdatenbank gewähren, während Sie den Zugang für andere einschränken.

Schritt 6 – Software installieren

Wissensdatenbanken benötigen Software, um richtig zu funktionieren. Sie können eine beliebige Anzahl von Tools verwenden, um Ihre Wissensdatenbank aufzubauen. FuseBase (ehemals Nimbus) bietet eine Reihe von Produkten an, die die Erstellung einer Wissensdatenbank erleichtern.

Schritt 7 – Inhalt hinzufügen

Der nächste Schritt besteht darin, der Wissensdatenbank Inhalte hinzuzufügen. Dazu gehören sowohl interne als auch externe Dokumente.

Sie können entweder Dateien direkt in die Wissensdatenbank hochladen oder auf andere Websites verlinken, die die Dokumente enthalten.

Schritt 8 – Organisieren der Inhalte

Die Organisation der Inhalte ist ein weiterer wichtiger Teil der Erstellung einer Wissensdatenbank. Es gibt viele Möglichkeiten, Inhalte zu organisieren, aber hier sind drei beliebte Methoden:

• Kategoriebasierte Navigation. Bei dieser Methode gruppieren Sie verwandte Elemente unter bestimmten Überschriften, wie z. B. “Mitarbeiterschulung” oder “Kundenservice”
• Tag-basierte Navigation. Tags erleichtern das Auffinden der gesuchten Inhalte, indem sie die Suche nach Schlüsselwörtern ermöglichen.
• Schlüsselwortbasierte Navigation. Mithilfe von Schlüsselwörtern finden Sie schnell die gewünschten Informationen.

Schritt 9 – Veröffentlichen Sie Ihre Wissensdatenbank

Nachdem Sie den Inhalt organisiert und überprüft haben, veröffentlichen Sie die Wissensdatenbank, damit diejenigen, die sie nutzen müssen, Zugriff darauf haben.

Die Veröffentlichung einer Wissensdatenbank ist nicht sehr aufwändig, erfordert aber eine gewisse Planung.

Zunächst müssen Sie entscheiden, ob Sie die Wissensdatenbank selbst hosten oder einen Drittanbieter nutzen möchten.

Wenn Sie sich für das Hosting der Wissensdatenbank entscheiden, müssen Sie einen Webserver einrichten und ihn so konfigurieren, dass er Verbindungen aus dem öffentlichen Internet akzeptiert.

Als nächstes müssen Sie festlegen, welche Version der Wissensdatenbank Sie verwenden möchten.

Eine statische HTML-Seite zeigt bei jedem Besuch der Site denselben Inhalt an. Wenn Sie vorhaben, den Inhalt regelmäßig zu aktualisieren, ist eine statische Seite nicht die beste Wahl.

Stattdessen sollten Sie eine dynamische Website verwenden, die es Ihnen ermöglicht, den Inhalt leicht zu bearbeiten.

Schließlich müssen Sie sich überlegen, wo Sie die Wissensdatenbank veröffentlichen wollen. Sie können die Wissensdatenbank unter Ihrem eigenen Domänennamen oder unter einer von einer dritten Partei bereitgestellten URL veröffentlichen.

Neben der Veröffentlichung der Wissensdatenbank sollten Sie auch darüber nachdenken, wie die Benutzer durch die Datenbank navigieren sollen.

Wenn Sie z. B. möchten, dass sie die gesamte Wissensdatenbank durchsuchen können, müssen Sie Links zu jedem Dokument einfügen.

Wenn Sie hingegen nur die neuesten Änderungen anzeigen möchten, müssen Sie einen ausgefeilteren Ansatz wählen.

Schritt 10 – Veröffentlichen Sie Ihre Wissensdatenbank

Sobald Sie die Wissensdatenbank veröffentlicht haben, müssen Sie sie bekannt machen.

Hierfür stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, darunter Social Media Marketing, E-Mail-Kampagnen und bezahlte Werbung.

Marketing in den sozialen Medien

Die Bekanntmachung Ihrer Wissensdatenbank in den sozialen Medien ist eine schnelle und kostengünstige Methode, um das Interesse der Öffentlichkeit zu wecken. Zu diesem Zweck müssen Sie zunächst die richtigen Kanäle ermitteln, auf die Sie abzielen.

Facebook, Twitter, LinkedIn, Pinterest, Instagram, YouTube und Blogs sind allesamt Orte, an denen Sie den Link zur Wissensdatenbank veröffentlichen können.

Dann müssen Sie Beiträge verfassen, die die Vorteile Ihrer Wissensdatenbank hervorheben. Beim Verfassen dieser Beiträge sollten Sie darauf achten, dass sie kurz, prägnant und informativ sind.

Ihr Ziel ist es, Aufmerksamkeit zu erregen und Besucher dazu zu bringen, sich zu Ihrer Wissensdatenbank durchzuklicken.

E-Mail-Kampagnen

Eine E-Mail-Kampagne ist eine weitere Möglichkeit, für Ihre Wissensdatenbank zu werben. Diese Art der Werbung funktioniert gut, wenn Sie bereits eine Liste von Kontakten haben, die von Ihrer Wissensdatenbank profitieren könnten.

Senden Sie zunächst E-Mails an Ihre Kontakte, in denen Sie die Vorteile Ihrer Wissensdatenbank hervorheben. Bitten Sie sie anschließend, Ihre Wissensdatenbank zu besuchen und sich für Aktualisierungen anzumelden.

Bezahlte Werbung

Eine weitere Möglichkeit, Ihre Wissensdatenbank zu bewerben, ist bezahlte Werbung. Die Kosten für diese Art der Werbung hängen von der Größe Ihrer Zielgruppe ab.

Wenn Sie nur eine kleine Anzahl von Kontakten haben, müssen Sie möglicherweise kein Geld ausgeben. Wenn Sie jedoch ein größeres Publikum haben, müssen Sie wahrscheinlich für Anzeigen bezahlen, um Ihre Ziele zu erreichen.

Schritt 11 – Überwachen Sie Ihre Wissensdatenbank

Durch die Überwachung Ihrer Wissensdatenbank können Sie sicherstellen, dass sie kontinuierlich wächst. Außerdem erfahren Sie so, wenn etwas schief läuft. Im Rahmen der Überwachung Ihrer Wissensdatenbank müssen Sie auch deren Leistung überprüfen:

• Stellen Siezunächst sicher, dass die Seiten schnell geladen werden.
• Zweitens: Suchen Sie nach defekten Links.
• Drittens: Überwachen Sie den Umfang des Datenverkehrs, der auf Ihre Wissensdatenbank zugreift.
• Viertens: Prüfen Sie die Analysen, um herauszufinden, welche Arten von Suchanfragen zu Ihrer Wissensdatenbank führen. Diese Daten können Ihnen helfen, zukünftige Versionen Ihrer Wissensdatenbank zu verbessern.

Schritt 12 – Pflegen Sie Ihre Wissensdatenbank

Die Pflege Ihrer Wissensdatenbank erfordert eine regelmäßige Wartung. Dazu gehören die Aktualisierung des Inhalts, eine übersichtliche Navigation und ein professionelles Erscheinungsbild.

Die regelmäßige Bearbeitung und Aktualisierung Ihrer Inhalte gewährleistet, dass sie aktuell und relevant bleiben. Denken Sie auch daran, veraltete Dokumente so bald wie möglich zu entfernen. Es gibt Programme, mit denen Sie neue Abschnitte hinzufügen, alte löschen und das Layout bestehender Dokumente ändern können.

Schließlich sollten Sie den Inhalt regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass er für Ihre Leser immer noch von Nutzen ist.

Erstellen Sie Ihre eigene Wissensdatenbank mit FuseBase

Um eine Wissensdatenbank zu erstellen, benötigen Sie unter anderem folgende Komponenten:

• Die richtige Wissensdatenbank-Software.
• Die Möglichkeit, Dokumente in verschiedenen Formaten und mit unterschiedlichen Inhalten zu erstellen.
• Versionierung der Dokumente und die Möglichkeit, Änderungen zu verfolgen.
• Zugriffskontrolle, so dass nur die zugewiesenen Benutzer auf bestimmte Dokumente zugreifen können.
• Cloud-Speicher für Ihre Dokumente und Inhalte.
• Möglichkeit zur internen Kommunikation mit Teammitgliedern und zur externen Kommunikation mit Klienten oder Kunden.

FuseBase (ehemals Nimbus) macht es Ihnen leicht, Ihre Wissensdatenbank aufzubauen, denn Sie können all dies und noch viel mehr tun.

Mit FuseBase können Sie:

• Superdokumente erstellen, die es Ihnen erlauben, Informationen in verschiedenen Formaten hinzuzufügen, einschließlich Text, Videos, Bilder, Audios, Tabellen, Links, PDF-Dokumente und andere Dateianhänge.
• Ein Portal mit FuseBase Portals einrichten, das Sie benutzen können, um externe Dokumente mit Ihren Kunden zu teilen.
• Erstellen Sie spezifische Arbeitsbereiche für verschiedene Abteilungen und organisieren Sie Informationen mit Hilfe von Ordnern und Unterordnern.
• Verwenden Sie Tags, um Dokumente zu kategorisieren, was die Suche nach bestimmten Themen erleichtert.
• Richten Sie Zugriffskontrollen ein, d. h. Sie können festlegen, welche Benutzer auf welche Informationen zugreifen können.
• Schaffen Sie zusätzliche Sicherheit, indem Sie Dokumente mit Passwörtern versehen.
• Präsentieren Sie Informationen nach Belieben mit einem flexiblen Editor, denn mit der Drag-and-Drop-Funktion können Sie Ihre Inhalte so anordnen, wie Sie es wünschen.
• Verwenden Sie Vorlagen, um den Prozess der Erstellung Ihrer Wissensdatenbank zu beschleunigen.

Schlussfolgerung

Die Erstellung einer Wissensdatenbank ist eine großartige Möglichkeit, Informationen zu verwalten und Ihre Inhalte professioneller zu gestalten.

Das muss weder schwierig noch teuer sein. Sobald Sie Ihre Wissensdatenbank erstellt haben, können Sie darin Informationen über Ihre internen Prozesse, Produktdetails und andere wichtige Informationen speichern.

Sobald Sie Ihre Wissensdatenbank erstellt haben, können Sie jederzeit neue Inhalte hinzufügen und sie bei Bedarf aktualisieren. Sie können sogar verfolgen, was sich im Laufe der Zeit geändert hat.

Sie können Ihre Wissensdatenbank auch problemlos per E-Mail oder über soziale Medien mit anderen teilen. So kann jeder in Ihrem Team über die neuesten Aktualisierungen und Änderungen informiert bleiben.

Wenn Sie auf der Suche nach einer Lösung sind, die Ihnen hilft, sich zu organisieren, dann sollten Sie sich FuseBase (ehemals Nimbus) ansehen. Mit FuseBase können Sie schnell und einfach eine Wissensdatenbank erstellen.

In der heutigen Zeit, in der so viele Kommunikationskanäle zur Verfügung stehen, kann eine personalisierte Kommunikation mit dem Kunden Sie und Ihr Unternehmen von der Konkurrenz abheben. Hier können FuseBase Portale helfen. Hier finden Sie fünf Best Practices für die Kundenkommunikation mit FuseBase Portals.

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