Interaktive Dokumente für mehr Produktivität und Best Practices

Bei der Arbeit werden Sie mit verschiedenen Arten von Dokumenten, Dateien und Medien zu tun haben. Texte, Bilder und Videos umgeben Sie den ganzen Tag, während Sie an einem bestimmten Projekt arbeiten. Wir interagieren mit verschiedenen Dateien, um Feedback auszutauschen, Bearbeitungen und Vorschläge zu machen, Informationen zu organisieren und Dutzende anderer Aktionen durchzuführen.

Die Arbeit mit verschiedenen Arten von Inhalten kann jedoch ermüdend und zeitaufwändig sein, da man verschiedene Werkzeuge zum Anzeigen, Bearbeiten oder Kommentieren benötigt. Nur wenige Unternehmen (und wenige Mitarbeiter) wissen, wie sie diesen Prozess bequemer und zeitsparender gestalten können.

Das liegt daran, dass sie wahrscheinlich noch nie etwas von interaktiven Dokumenten gehört haben. Was sind interaktive Dokumente? Und welche Arten von Inhalten unterstützen sie? Braucht man zusätzliche Dateireader oder Tools, um mit ihnen richtig arbeiten zu können? Wenn Sie Antworten auf diese und andere Fragen suchen, sind Sie auf der richtigen Seite gelandet. Lesen Sie weiter, um mehr über interaktive Dokumente zu erfahren und darüber, wie sie Ihnen bei der Arbeit mit jeder Art von Inhalten helfen können!

Was sind interaktive Dokumente und ihre Funktionen?

Interaktive Dokumente enthalten verschiedene Arten von Inhalten und Medienformaten. In der Regel enthalten solche Dokumente Video- und Audiodateien zusammen mit Textdateien, Links und Bildern. Einer der Hauptvorteile solcher Dateien ist, dass Sie sie leicht bearbeiten und jede Art von Multimedia einbinden können, die die gängigsten Dateiformate unterstützt.

Interaktive Dokumente sind vor allem in Branchen wie Marketing, Vertrieb, Bildung oder Design hilfreich, da sie ein besseres Bild davon vermitteln, was gezeichnet, erstellt, geschrieben oder aufgenommen werden soll. Sie können solche Dateien verwenden, um Referenzen auszutauschen oder Ihren Anforderungen oder Briefs mehr Kontext zu geben. Außerdem können Sie damit ein neues Produkt oder eine bestimmte Funktion anschaulicher und verständlicher präsentieren.

Das macht interaktive Dokumente so universell, dass Sie sie für praktisch jede Gelegenheit nutzen können: für ein besseres informationsmanagement bis hin zur Erstellung von Briefings für Ihre Kunden.

Wie interaktive Dokumente bei der Arbeit hilfreich sein können

Interaktive Dokumente erfüllen eine Vielzahl von Funktionen. Sie sind bei der Arbeit sehr nützlich und helfen dabei, alle notwendigen Informationen in einem einzigen Dokument zusammenzufassen, das Ihre Kunden und Mitarbeiter gerne lesen. Im Folgenden finden Sie eine Liste der wichtigsten Vorteile der Verwendung interaktiver Inhalte für Ihre Projekte und täglichen Aufgaben:

Bessere visuelle Darstellung von Daten

Ihr Dokument wird dank der neuen visuellen Elemente viel einfacher und umfassender zu lesen und zu navigieren sein. Inhaltsverzeichnisse, einige Bilder, Tabellen oder Videos machen ein Dokument viel attraktiver. Außerdem helfen solche Elemente dabei, Informationen leichter zu visualisieren und einen Gesamtüberblick über ein von Ihnen vorgestelltes Produkt oder eine Funktion zu vermitteln.

Mehr Kontext zu den Informationen, die Sie weitergeben

Zusätzliche Inhalte in einem Dokument wie Hyperlinks, Tabellen oder Erklärvideos tragen zu mehr Klarheit bei. Ganz gleich, ob es sich um ein Produkt, eine neue Funktion oder ein Unternehmen handelt, es ist wichtig, dass das Dokument ansprechend, übersichtlich und übersichtlich ist. Zusätzliche visuelle, interaktive Inhalte können dabei sehr hilfreich sein.

Die Aufmerksamkeit der Betrachter aufrechterhalten

Es kann schwierig sein, sich zu konzentrieren, wenn man viel Text in einem Dokument sieht. Einige auffällige Elemente wie Bilder, Schaltflächen und sogar GIFs können die Leser dazu motivieren, die Datei weiter durchzusehen. Außerdem sind Infografiken und andere Arten von visuellen Inhalten leichter zu verdauen als reiner Text.

Einen einprägsamen Eindruck bei den Nutzern hinterlassen

Die Menschen erinnern sich in der Regel nicht an das, was sie in Ihrer Broschüre oder auf Ihrer Website gelesen haben, sondern an das, was Sie ihnen vermittelt haben. Wenn Sie also interaktive Dokumente für Ihre Zielgruppe erstellen, tragen Sie dazu bei, ein bestimmtes Image Ihrer Marke zu entwickeln. Außerdem hilft es Ihrem Unternehmen, den gewünschten Tonfall beizubehalten und die notwendigen Emotionen bei Ihren Nutzern zu wecken.

Erleichterung der kognitiven Belastung

Das Lesen großer Textmengen ohne visuelle Elemente kann ziemlich anstrengend sein. Sie möchten solche Dokumente weder neuen Mitarbeitern, die das Unternehmen kennenlernen, noch potenziellen Kunden, die mehr über Ihre Produkte erfahren möchten, anbieten. Es ist einfacher, ein interaktives Video anzuschauen oder Informationen aus einem Diagramm oder einer Infografik zu erhalten.

Erstellen Sie ansprechendere und kreativere Inhalte

Helle, gebrandete Präsentationen helfen Ihnen, professioneller zu wirken und mehr Vertrauen bei Ihren Kunden zu gewinnen. Außerdem hilft ein umfassendes PDF mit Diagrammen, Videos und Schaltflächen Ihren Mitarbeitern, eine strukturierte, gut formatierte Sammlung von Daten zu erhalten, die sie leicht wahrnehmen können.

Sparen Sie Zeit bei der Suche nach Informationen

Wenn Sie alle erforderlichen Materialien an einem Ort zusammenfassen (vor allem, wenn es sich nur um ein einziges Dokument handelt), verkürzt sich die Zeit für die Suche nach bestimmten Daten erheblich. Dies hilft den Mitarbeitern, produktiv zu bleiben und sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

Erhöhung der Verweildauer und Konvertierung

Da es verschiedene Arten von interaktiven Dokumenten gibt (z. B. Handbücher, Übersichten, Berichte usw.), können Sie zahllose Arten von ansprechenden, einprägsamen Materialien erstellen. Dies führt dazu, dass die Benutzer auf Sie zurückkommen, um weitere aufschlussreiche Inhalte zu erhalten und mehr über Ihr Unternehmen zu erfahren, insbesondere wenn Sie eine Reihe von interaktiven Dokumenten erstellen. Das würde die Benutzer dazu bringen, auf eine weitere Iteration eines Handbuchs zu warten und sie schließlich zu einem Kauf auf Ihrer Website zu bewegen.

Schlüsselelemente von interaktiven Dokumenten

Interaktive Dokumente sind im Gegensatz zu normalen Textdateien vielseitiger einsetzbar und verfügen über weitaus mehr Funktionen. Sehen wir uns die wertvollsten Elemente an, die Sie in Ihre interaktiven Dateien aufnehmen sollten, um Ihre tägliche Arbeit zu erleichtern und eine effektive Zusammenarbeit mit Ihren Kunden und Mitarbeitern zu gewährleisten.

Formulare

Kontakt- oder Feedback-Formulare, Fragebögen und Umfragen gehören zu den am häufigsten verwendeten interaktiven Elementen, die Sie in Ihre Datei einbauen können. Sie können ein Skript, einen Link zu einem Formular oder ein Widget einfügen, das die Leser auffordert, ein paar kurze Fragen zu beantworten. Sie können interaktive Inhalte als Formulare verwenden, um Feedback zu erhalten, Kontaktinformationen von potenziellen Kunden oder Sponsoren zu sammeln, neue Ideen zu erhalten oder Ihr aktuelles Publikum zu segmentieren.

Hyperlinks

Wenn Sie ein kurzes Dokument erstellen müssen, aber dennoch genügend Informationen über Ihr Produkt, eine neue Funktion oder ein Unternehmen im Allgemeinen bereitstellen wollen, sind Hyperlinks sehr nützlich. Sie leiten Ihre Kunden, Geschäftspartner oder Mitarbeiter zu einer relevanten Website oder Datei weiter, um mehr Klarheit zu schaffen. Gleichzeitig überfrachten Sie die allgemeine Datei nicht mit Unmengen von Text und überflüssigen Informationen. Sie können Hyperlinks ganz einfach in Ihre interaktiven Word-Dateien, Google Docs oder PDFs einbetten.

Animationen und Übergänge

Animationen und visuelle Übergänge verleihen Ihren Dokumenten einen kreativen Touch und verringern die kognitive Belastung der Leser. Außerdem können Sie Ihre eigenen Animationen erstellen, um zu zeigen, wie ein Tool oder eine App funktioniert, wo man klicken muss, wie man eine Funktion nutzt, eine Zahlung abwickelt oder eine andere Aktion ausführt. Es ist immer eine gute Idee, Ihren interaktiven Inhalten mehr visuellen Kontext hinzuzufügen, da Sie so anschaulich demonstrieren können, wie Sie mit einer bestimmten App oder einem bestimmten Dienst arbeiten.

Eingebettete Medien

Traditionelle eingebettete Inhalte wie Videos, Bilder oder Audiodateien bieten ebenfalls mehr Kontext und ermöglichen den Betrachtern Ihres Dokuments eine bessere Vorstellung davon, worum es in Ihrem zukünftigen Produkt, Ihrer Rede oder Präsentation geht. Sie können eingebettete interaktive Inhalte wie Erklärvideos, Infografiken, Sprachaufzeichnungsentwürfe usw. hinzufügen. Sie können solche Medien freigeben, um Feedback von Ihren Kollegen einzuholen und anderen zu helfen, Ihre Ideen besser zu verstehen.

Integrierte Schaltflächen

Schaltflächen sind ein echter Blickfang und helfen Ihnen, Ihre Leser auf einfache Weise auf die gewünschte Seite oder Datei zu leiten. Schaltflächen regen die Leser zum Anklicken an, wenn sie gut gestaltet sind und eine richtige Handlungsaufforderung enthalten, die mit der Kernaussage der Datei übereinstimmt. Sie können eine Schaltfläche hinzufügen, um die Leser aufzufordern, sich eine Demo anzusehen, ein Angebot anzufordern, weitere Informationen auf Ihrer Website zu finden usw. Verwenden Sie die richtige Farbgebung, Schriftart und Platzierung, um sicherzustellen, dass mehr Menschen darauf klicken.

Richtlinien zur Erstellung interaktiver Dokumente

Damit Sie interaktive Dokumente optimal nutzen und bei der Arbeit produktiver werden können, haben wir einige nützliche Tipps für Sie zusammengestellt. Mit diesen Tipps können Sie informative und ansprechende Dokumente erstellen, die Ihren Kunden und Mitarbeitern gefallen werden.

Überfrachten Sie Dokumente nicht mit Text oder Bildmaterial

Zu viel Bildmaterial ist genauso schlecht wie zu viel Text, da dies zu einem unübersichtlichen und uninformativen interaktiven Dokument führt. Suchen Sie nach Stellen, an denen es logisch ist, eine Infografik, ein Video oder eine Schaltfläche einzufügen, fügen Sie relevante Hyperlinks ein, und Sie erhalten ein ausgewogenes, visuell ansprechendes interaktives Dokument.

Experimentieren Sie mit Formaten

Wenn Sie neue Arten von Bildmaterial ausprobieren und in Ihre Dokumente einbinden, können Sie die Klarheit und den Wahrnehmungsgrad der Datei erhöhen. Führen Sie einige Tests durch, um herauszufinden, welche Vorlagen für Ihre Kollegen besser geeignet sind, welche umfassender aussehen und welche Designs für Ihre Kunden die beste Wahl sind. Eine einheitliche Vorlage für jede Art von interaktivem Dokument ist nicht notwendig, so dass Sie die Vorlagen von Zeit zu Zeit ändern und verbessern können.

Strukturieren Sie Ihre interaktiven Dokumente

Strukturierte Informationen erleichtern die Navigation und machen die Suche nach bestimmten Daten für die Leser schneller und bequemer. Um Ihnen dabei zu helfen, können Sie Inhaltsverzeichnisse mit verknüpften Punkten im Text, Überschriften und Zwischenüberschriften hinzufügen. Darüber hinaus können Sie auch einen FAQ-Bereich oder eine Liste der wichtigsten Punkte in der Präsentation einfügen. Dies verbessert die Übersichtlichkeit und hilft den Nutzern, keine Zeit mit der Suche nach notwendigen Informationen zu verschwenden.

Corporate Branding hinzufügen

Wenn Sie Ihre Dokumente mit Firmenfarben versehen, hebt sich Ihr Unternehmen von den Mitbewerbern ab. Darüber hinaus verleiht dies Ihren Dokumenten mehr Professionalität und Stil. Es ist auch gut, die Adresse Ihrer Unternehmenswebsite oder Kontaktinformationen hinzuzufügen, damit potenzielle Kunden oder Partner Sie leicht erreichen können.

Mit FuseBase interaktive Dokumente effizient nutzen

Wenn Sie interaktive Dokumente noch nicht in Ihren Arbeitsalltag integriert haben oder deren Aussehen und Funktionsweise für Ihr Team verbessern möchten, ist eine der bequemsten und hilfreichsten Optionen, die Sie nutzen können FuseBase (ehemals Nimbus). Mit diesem Kollaborationstool können Sie Multiformat-Dokumente erstellen, bearbeiten, verwalten und kombinieren, um sie interaktiv zu machen.

Eine der besten Funktionen, die Ihnen bei der Erstellung interaktiver Dateien hilft, ist Super Documents. Es ermöglicht Ihnen, alle Arten von Medien in einer einzigen Datei hinzuzufügen: Videos, Audioaufnahmen, Bilder, Emojis und mehr. Mit FuseBase (ehemals Nimbus) können Sie auch Videos zur Bildschirmfreigabe, Sprachnachrichten und aufgezeichnete Präsentationen in jedes Dokument einfügen, unabhängig davon, ob es interaktiv ist oder nicht.

All diese Funktionen, zusammen mit einem intuitiven Design und nützlichen Add-ons, verbessern die Erfahrung bei der Verwendung interaktiver Dokumente und eröffnen viele Möglichkeiten der Zusammenarbeit. So, testen Sie FuseBase kostenlos und spüren Sie den Unterschied!

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