Wie schafft man die Balance zwischen arbeiten und tagen?

Immer mehr Arbeitnehmer zweifeln heutzutage an der Wirksamkeit von Sitzungen. Rund 50 % der Befragten halten sie für weniger produktiv und aussagekräftig, wobei die Tendenz bei Online-Telefonaten noch höher ist.

Für einige verlieren Meetings an Wert, weil sie Zeit damit verschwenden, die Probleme aller zu diskutieren, während sie arbeiten und einen Nutzen bringen könnten. Andere halten sie für nutzlos, weil sie mit wichtigen Terminen kollidieren können, keine eigentliche Tagesordnung haben oder weil die Teilnehmer einfach kein Feedback zu ihren Fragen/Lösungen erhalten.

Wie kann man dann Zeit sparen? Teams gewöhnen sich an Aufgabenplanungs-Apps – der Trend wächst, und dieser Markt wird sich bis 2023 voraussichtlich verdoppeln. Außerdem hinterlassen Mitarbeiter bei Bedarf Kommentare, um sich auf kritische Punkte zu konzentrieren, zu zeigen, was gut ist oder nicht, oder um bestimmte Aufgaben an Personen zu delegieren.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie das perfekte Gleichgewicht zwischen Besprechungen und der übrigen Arbeit finden und die interne Kommunikation zwischen Mitarbeitern erleichtern können. Außerdem stellen wir Ihnen das beste Tool vor, mit dem Sie die Work-Life-Balance besser in den Griff bekommen. Lesen Sie einfach weiter!

Meetings sind nicht so effizient, wie wir denken: Wie kommt das?

Noch vor einigen Jahren empfand die Mehrheit der Manager, die Meetings selbst organisierten, diese als äußerst effizient. Sie konnten die Gesichter aller Teilnehmer sehen und alle arbeitsrelevanten Themen besprechen und waren der Meinung, dass dies die Motivation und die Inspiration der Teilnehmer steigern würde.

Heute sind Meetings die Produktivitätskiller Nummer eins. Werfen wir einen Blick auf einige der bekanntesten Gründe dafür. Wenn Sie mit mindestens einem dieser Gründe konfrontiert sind, sollten Sie die Kommunikation zwischen Ihren Teammitgliedern neu strukturieren.

Ungünstig für internationale Remote-Teams

Ihr Startup oder Unternehmen wird irgendwann expandieren, und Sie werden wahrscheinlich internationale Teams einstellen wollen. Unternehmen tun dies, um das Wirtschaftswachstum anzukurbeln und Kosten zu sparen, die Vielfalt zu fördern oder sicherzustellen, dass Ihr Team alles hat, was Sie für Ihr Geschäft brauchen.

Sicher, ein Teil des Teams würde wahrscheinlich aus der Ferne arbeiten. Das bedeutet, dass Sitzungen mit allen Mitarbeitern anberaumt werden müssen, um die ordnungsgemäße Erledigung von Aufgaben und die Kommunikation zu gewährleisten.

Für Ihre leitenden Kollegen wird es jedoch nicht sehr praktisch. Sie müssen immer die für alle am besten geeignete Zeit wählen – stellen Sie sich vor, Sie müssten dies für ein großes internationales Team tun, bei dem alle am Telefon sein müssen. Mit der Zeitverschiebung umzugehen und es allen recht zu machen, könnte eine Mission unmöglich machen.

Zu viele irrelevante Informationen

Wenn die gesamte Abteilung anwesend ist, wird jeder seine Bedenken und Neuigkeiten mitteilen – auch das ist nicht einfach zu handhaben. Wahrscheinlich haben sie nichts mit Ihrem Problem zu tun, und Sie müssen abwarten, bis Sie sich zu Wort melden. Darüber hinaus schreibt Balance Careers, dass man die Sitzungszeit um 80 % reduzieren kann. Der Schlüssel dazu ist eine strukturierte Tagesordnung. Stellen Sie sich vor, wie viele Dinge Sie in dieser Zeit hätten erledigen können!

Schlechtes Zeitmanagement

Manchmal arbeiten Sie für ein Unternehmen, das sich nicht um Ihre Fristen oder persönlichen Angelegenheiten kümmert. Die Manager vereinbaren Anrufe, wann immer es ihnen passt. Sie können nichts dagegen tun, und auch Ihre Kollegen leiden darunter. Kein Wunder, dass Studien zeigen, dass 33 % der Besprechungen als nutzlos angesehen werden.

Selbst wenn Manager versuchen, eine Besprechung zu arrangieren, die für alle passt, werden sie sich ein Zeitfenster aussuchen, in dem sie sich am wohlsten fühlen. Dafür haben sie genug Macht.

Keine spezifische Tagesordnung für Besprechungen

Eines der Hauptprobleme ist, dass die meisten Manager Besprechungen nur anberaumen, um… sie anberaumen zu können. Sie führen unnötige Besprechungen oder Anrufe durch, nur um zu berichten, dass sie eine hatten. Es gibt keine Struktur und keine Tagesordnung für die Besprechungen, sondern nur jede Menge Zeit, die mit Geplauder verbracht wird, anstatt etwas Sinnvolles zu tun.

Die Mitarbeiter sind genervt und daher weniger produktiv und reaktionsschnell. Sollte es nicht einen besseren Weg geben, Aufgaben bei der Arbeit zu erledigen?

Feststellung, ob eine Sitzung erforderlich ist, um ein Problem zu lösen

Es wird nicht einfach sein (wenn überhaupt möglich), Besprechungen zu 100 % abzuschaffen. Aber woher wissen Sie, ob Sie sie brauchen? Welches Format sollten Sie wählen?

Schauen Sie sich an, was die wichtigsten Aufgaben einer Besprechung sein sollten:

• Steigerung des wertvollen Inputs des Teams;
• Sicherstellung der Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Führungskräften;
• Definition der Ziele des Teams und Delegierung von Verantwortlichkeiten;
• Berücksichtigung der Beiträge aller Beteiligten bei der Erarbeitung praktischer Lösungen;
• Jedem Mitarbeiter helfen, seine Verantwortung zu verstehen.

Beantworten Sie als Manager die folgenden Fragen, um festzustellen, ob eine Besprechung erforderlich ist:

• Haben Sie für Ihre Mitarbeiter Aufgaben oder Tagesordnungen für die Besprechung festgelegt?
• Haben Sie ein Feedback zu den Fragen/Lösungen Ihrer Mitarbeiter?
• Wie lange wird diese Besprechung voraussichtlich dauern?
• Halten Ihre Kollegen diese Besprechung für notwendig?

Bitten Sie als Mitarbeiter um ein persönliches Gespräch oder schlagen Sie vor, es nur für kleine Teams abzuhalten. Scheuen Sie sich nicht zu sagen, dass dies nicht gut für Ihre Work-Life-Balance und Motivation ist. Dies wird sowohl den Managern als auch dem Team positive Impulse geben.

Effiziente Kommunikation ohne Meetings sicherstellen

Haben Sie genug von all den Besprechungen und unproduktiven Anrufen? Überdenken Sie das Kommunikationssystem. Versuchen Sie es mit asynchroner Kommunikation – eine weitere Möglichkeit des Projektmanagements.

Bessere Zeiteinteilung und bequeme Arbeitsplanung

Als Manager oder Mitarbeiter möchten Sie Ihre Zeit optimal nutzen. Solche FuseBase (ehemals Nimbus) Funktionen wie Aufgaben, Kommentare und das Aktivitätspanel können Ihnen helfen, Ihre Ziele zu verwalten und Ihren Fortschritt schneller zu verfolgen. Das Erstellen von Aufgaben und das Hinzufügen zu den Aufgabenlisten ist viel effizienter – Sie weisen Ihren Teammitgliedern verschiedene Aufgaben zu, kennzeichnen deren Status und setzen Fristen. In einem separaten Dashboard können Sie alle Schritte des Teams verfolgen oder ihre Gesamtleistung im Aktivitätsbereich beobachten. Unnötige Besprechungen entfallen – fügen Sie einfach Kommentare und relevante Notizen hinzu, listen Sie die Prioritäten auf und geben Sie an, wer was macht.

Vereinfachte Kommunikation ohne Ablenkungen

Jeder kann jederzeit Aktualisierungen hinzufügen, Zeitpläne einsehen und Fragen stellen. Ein asynchrones Kommunikationsmodell ist das, was Unternehmen, vor allem Startups, versuchen zu verfolgen, solange es nicht mit Terminen kollidiert. Auf diese Weise schaffen Sie ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Privatleben und müssen Ihre regelmäßigen Prioritäten nicht durch Meetings ergänzen.

Alles an einem Ort aufbewahren

Während der Besprechungen ist es schwer, alles zu verfolgen, und Sie könnten wichtige Punkte übersehen. Ein Aufgabenplaner ist ein perfekter Ersatz: Sie erhalten alle Aufgaben, Kommentare und Fristen an einem einzigen Ort. So geht nichts verloren, und Sie behalten den Überblick über Ihren Zeitplan.

FuseBase und Work-Life-Balance: Jede Aufgabe Meeting-frei verwalten

Eine der besten Möglichkeiten, Ihre arbeitsbezogenen Prioritäten zu verwalten und endlich keine Meetings mehr zu haben, ist FuseBase (ehemals Nimbus). Es gibt Ihnen die Möglichkeit, Besprechungsaufgaben in Dashboards zu verschieben und sie mit Leichtigkeit zu delegieren und zu verwalten.

Einige der wichtigsten Funktionen von FuseBase, die Sie lieben werden, sind:

• Eine klare Struktur – nutzen Sie Ordner, Unterordner und Erwähnungen, erstellen Sie separate Arbeitsbereiche und setzen Sie Markierungen;
• Offline-Modus – synchronisieren Sie sofort alle Änderungen und erreichen Sie Ihre Ziele von überall;
• Superdokumente – geben Sie jedes Datenformat in eine FuseBase-Seite ein: PDFs, Bilder, Audiodateien und ein Emojis-Set;
• Integration mit anderen Diensten – verbinden Sie Calendly, Excel-Tabellen, YouTube und Google Analytics, um Ablenkungen zu reduzieren;
• Kundenportale – alle Ressourcen, Rückmeldungen und Informationen, die die Kunden benötigen, an einem einzigen Ort zur Selbstbedienung zusammenfassen.

FuseBase (ehemals Nimbus) ist eines der effektivsten und vielseitigsten Werkzeuge, um Ihre Work-Life-Balance zu managen und Aufgabenlisten schneller zu erledigen. Es ist einfach zu bedienen und dennoch voll von hilfreichen Funktionen, geeignet für jede Unternehmensgröße – und erschwinglich.