Die 5 besten Online-Arbeitsbereiche für effektive Teamzusammenarbeit

Online-Arbeitsbereiche helfen Ihnen, mit Ihren Teamkollegen und Kunden auf dem gleichen Stand zu bleiben kunden. Online-Arbeitsbereiche sind einheitliche digitale Umgebungen, in denen Sie auf alle benötigten Daten zugreifen, Erkenntnisse austauschen und sogar mit anderen kommunizieren können. Diese Arbeitsbereiche bieten bequeme, zeitsparende Optionen sowohl für große Unternehmen als auch für kleine Start-ups.

Allerdings ist nicht jeder Arbeitsbereich die perfekte Lösung für Ihr Unternehmen und seine geschäftlichen Anforderungen. Einigen von ihnen fehlt es an integrierten Funktionen oder Add-Ons, sie sind kompliziert aufgebaut oder einfach nicht besonders bequem zu bedienen. Die Wahl einer beliebigen Online-Lösung ist nicht der beste Weg, um Ihre Probleme zu lösen. Sie müssen im Vorfeld eine Reihe von Faktoren berücksichtigen.

Wie wählen Sie also den besten Online-Arbeitsbereich für Ihr Team aus, damit es alles hat, was Sie brauchen, um Ihre Ziele effektiv zu erreichen? Wir haben alles für Sie! In diesem Beitrag haben wir die besten Lösungen zusammengestellt, die für Unternehmen jeder Größe und Nische geeignet sind. Lesen Sie weiter und wählen Sie Ihren absoluten Favoriten!

Was ist ein Online-Arbeitsbereich und warum ist er nützlich?

Online-Arbeitsbereiche sind zentralisierte virtuelle Umgebungen, die es den Benutzern ermöglichen, gleichberechtigten und freien Zugang zu derselben Art von Inhalten zu erhalten. Sie sind bei Teams und Abteilungen in einem Unternehmen sehr beliebt.

Mit verschiedenen Integrationen und Add-ons helfen virtuelle Arbeitsbereiche dabei, einen universellen Raum für alle Ihre Mitarbeiter zu schaffen, in dem sie kommunizieren, neue Ideen und Feedback austauschen, Projektpläne erstellen und vieles mehr.

Die Bedeutung von Online-Arbeitsplätzen in modernen Unternehmen

Online-Arbeitsräume werden von Jahr zu Jahr beliebter. Über 3 Milliarden Menschen nutzen allein Google Workspace, andere entscheiden sich für andere Online-Zusammenarbeitsdienste. Aber was sind die Hauptgründe für die Nutzung digitaler Arbeitsbereiche? Wir haben einige der beliebtesten Gründe herausgesucht:

• Höhere Flexibilität der Mitarbeiter bei der Gestaltung der Arbeitsumgebung – anpassbare Dashboards und zahlreiche Add-ons erhöhen die Flexibilität Ihres Arbeitsbereichs und helfen bei der Organisation der bequemsten Umgebung für die Erledigung von Aufgaben und die Entwicklung neuer Ideen;
• Geringere Kosten für Geschäftsreisen, Büromieten, Strom usw. – die Arbeit in einem Online-Arbeitsbereich ist eine hervorragende Gelegenheit, Ihr Unternehmensbudget zu schonen, insbesondere wenn es aus verschiedenen Gründen begrenzt ist. Außerdem ist es umweltfreundlicher und verringert Ihren ökologischen Fußabdruck;
• Gesteigerte Produktivität und damit höhere Einnahmen – die Vermeidung von Ablenkungen bei der Arbeit, wie z. B. das Wechseln zwischen Apps, trägt zur Effizienzsteigerung bei. Auf diese Weise arbeitet Ihr Team produktiver, was dem Unternehmen zusätzliche Einnahmen beschert;
• Verbessertes Wissensmanagement – ein einheitlicher Ort, an dem alle Daten, erforderlichen Dokumente und Leitfäden gespeichert sind, hilft Ihrem Team, alles zu erreichen, was es für die ordnungsgemäße Erledigung von Aufgaben und die eigene Weiterentwicklung benötigt;
• Gesteigerte Kommunikationseffizienz unter den Mitarbeitern – anstatt Dutzende von Messengern zu verwenden und zu vergessen, wo man eine bestimmte Datei freigegeben hat, hilft ein einheitlicher Online-Arbeitsbereich Ihrem Team, einfach zu kommunizieren und Informationen in einem einzigen System abzurufen.

Die wichtigsten Merkmale eines guten Online-Arbeitsbereichs

Tools für die Zusammenarbeit müssen bequem, intuitiv und hilfreich für den Arbeitsalltag Ihres Teams sein. Für ein effektives Projektmanagement und die Kommunikation mit Ihrem Team muss der von Ihnen gewählte Arbeitsbereich über grundlegende Funktionen verfügen, die für jedes Unternehmen und jeden Bedarf universell geeignet sind. Schauen wir uns an, was eine hervorragende Online-Arbeitsumgebung ausmacht.

Nützliche Integrationen und Add-ons

Wenn Sie sich für einen Online-Arbeitsbereich entschieden haben, sollte dieser so universell wie möglich sein und die wichtigsten Tools enthalten. Dies können Kalender- oder E-Mail-Integrationen, integrierte Chat-Felder, Anpassungsfunktionen usw. sein. Vergewissern Sie sich, dass der von Ihnen gewählte Arbeitsbereich alles enthält, was Sie brauchen, damit Sie nicht zwischen anderen Anwendungen hin- und herwechseln müssen und somit weniger Ablenkung haben.

Unterstützung für mehrere Formate

Als Team arbeiten Sie mit riesigen Stapeln von Online-Dokumenten, Dateien und Medien. Unabhängig von der Art und dem Format der Inhalte ist es immer gut, wenn man sie an einem einzigen Ort bearbeiten kann. Deshalb müssen Sie sicher sein, dass Sie Videodateien, Textdokumente und Audioaufnahmen in Ihrem Arbeitsbereich problemlos freigeben, hochladen und durchsehen können, um maximalen Komfort zu gewährleisten.

Breite Funktionalität

Eine breite Palette von Funktionen erleichtert mehr Prozesse und hilft, sie zu automatisieren und Aufgaben schneller zu lösen. Dazu gehören nicht nur Benachrichtigungen über die Integration von Diensten, sondern auch Fortschrittsverfolgung, Kommentare, gemeinsame Dokumentenbearbeitung und so weiter. Außerdem bieten Online-Arbeitsbereiche den Unternehmen ein individuelles Angebot an Tools, damit sie nicht zu viel für unnötige Funktionen bezahlen.

Anpassungsfähigkeit

Anpassbare Arbeitsbereiche ermöglichen es Ihnen, nur die Tools zu verwenden, die Sie benötigen, notwendige Integrationen hinzuzufügen und sogar die Dashboards und Aufgabenlisten, die Sie Ihren Kunden zeigen, mit dem Branding Ihres Unternehmens zu versehen. Deshalb sollten Sie eine Lösung finden, die all diese Möglichkeiten für Sie und Ihre Mitarbeiter bietet. Dies wird nicht nur die Zuverlässigkeit Ihrer Marke bei Kunden und Partnern erhöhen, sondern auch den Komfort für Ihre Teammitglieder steigern.

Sicherheit

Da viele sensible Informationen, Passwörter und persönliche Daten in Online-Arbeitsbereichen und Unternehmensdatenbanken gespeichert sind, ist es wichtig, dass alles sicher ist. Deshalb sollten Sie Tools verwenden, die Sicherheitsfunktionen bieten und über Zugriffseinstellungen verfügen, die Sie selbst verwalten können. So vermeiden Sie die gemeinsame Nutzung von Informationen außerhalb des Unternehmens und unerwartete Datenlecks.

Intuitive Gestaltung und Benutzeroberfläche

Sicherlich sind die meisten Ihrer Mitarbeiter mit der Technologie vertraut und wissen, wie man mehrere komplexe Tools verwendet. Vielleicht stellen Sie aber auch Praktikanten ein oder haben andere Mitarbeiter, die mit diesen Tools überhaupt nicht vertraut sind. Um den größtmöglichen Komfort für alle zu gewährleisten, muss Ihr Online-Arbeitsbereich daher einfach zu bedienen sein, und Sie sollten entsprechende Anleitungen für die Nutzung bereitstellen. Dies hilft den Teams, zusammenzuarbeiten und auf derselben Seite zu bleiben, anstatt Zeit damit zu verschwenden, das System selbst zu erlernen.

Cloud-basierte Dateispeicherung

Dies ist eine der sichersten und zuverlässigsten Möglichkeiten der Datenspeicherung. Clouds sind zentralisiert, und Sie können den Zugang zu ihnen leicht einschränken oder gewähren, ihre Kapazität verwalten und alle Unternehmensdaten und sensiblen Informationen über Jahre hinweg aufbewahren. Heutzutage können Sie Ihren Speicher verschlüsseln und ihn vor möglichen Hackerangriffen schützen. Außerdem ist es viel bequemer (und umweltfreundlicher) als jedes Dokument in Papierform zu speichern.

Wie man einen effektiven Online-Arbeitsbereich einrichtet

Sobald Sie erkannt haben, dass Sie einen Online-Arbeitsbereich benötigen, um die Produktivität zu steigern und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern, sollten Sie die folgenden Schritte befolgen.

Wählen Sie den Hauptkommunikationskanal

Unabhängig davon, ob es sich um eine reine Remote-, eine interne oder eine gemischte Gruppe handelt, müssen Sie sich überlegen, welches Kommunikationsmittel für alle am besten geeignet ist. Das kann ein Team-Chat in Messengern oder sozialen Medien sein, ein spezielles Arbeitsnetzwerk, ein Online-Meeting-System oder ein Planungs-Dashboard. Am besten wäre es, dieses Tool in Ihr Kollaborationssystem zu integrieren, damit Ihre Kollegen nicht durch den Wechsel zwischen verschiedenen Apps abgelenkt werden.

Aufbau einer kollaborativen Unternehmenskultur

Eine gute Zusammenarbeit muss in Ihrem Arbeitsbereich zur Gewohnheit werden. Um dies zu fördern, sollten Sie sich mit Ihren Kollegen abstimmen. Organisieren Sie Schulungen, zeigen Sie allen, wie Ihr neues Kooperationswerkzeug funktioniert, und geben Sie Ihren Mitarbeitern Zeit, sich daran zu gewöhnen. Machen Sie ihnen klar, dass es sich nicht um eine weitere App handelt, die sie nicht brauchen, sondern um eine Hilfe bei ihren täglichen Aufgaben.

Bringen Sie Struktur in Ihren Arbeitsbereich

Es ist wichtig, Ihren Arbeitsbereich zu organisieren und ihn für jedes Teammitglied benutzerfreundlich zu gestalten. Wenn Sie mit mehreren Abteilungen an gemeinsamen Projekten arbeiten, kategorisieren Sie die Aufgaben nach Zuständigkeitsbereichen, teilen Sie Dokumente mit den entsprechenden Gruppen und sorgen Sie dafür, dass sich Ihre Aufgaben nicht vermischen. Gestalten Sie Ihren Online-Arbeitsbereich so übersichtlich wie möglich und stellen Sie sicher, dass jeder weiß, wo er nach den benötigten Informationen suchen muss.

Fördern Sie die Nutzung von Tools, die die Zusammenarbeit erleichtern, und investieren Sie in diese

Halten Sie sich über die neuesten Tools und Anwendungen auf dem Laufenden, die Ihre Arbeit und die Zusammenarbeit mit Ihren Teammitgliedern erleichtern können. Untersuchen Sie die Bedürfnisse Ihres Teams und überlegen Sie, wie Sie deren Arbeitsabläufe verbessern können. Testen Sie verschiedene Tools, integrieren Sie die am häufigsten verwendeten Apps, wenn möglich, und analysieren Sie anschließend deren Effektivität, um festzustellen, ob sie ihr Geld wert sind.

Die 5 besten Online-Workspaces, um Teamwork zu fördern

Nachdem wir nun geklärt haben, was ein perfekter Online-Arbeitsbereich braucht, um die Produktivität Ihres Teams zu steigern und die interne Kommunikation zu verbessern, ist es an der Zeit, sich die besten Dienste anzusehen, die Ihnen dabei helfen können. Nachfolgend finden Sie die fünf besten Anbieter, die Sie nicht enttäuschen werden!

FuseBase (ehemals Nimbus)

FuseBase (ehemals Nimbus) ist ein universeller Online-Arbeitsbereich, der Ihrem Team hilft, an einem einzigen Ort zu kommunizieren und Probleme zu lösen. Das Tool bietet viele integrierte Tools wie Chats, Kommentare, Video- und Audioaufnahmen und vieles mehr, um die interne Kommunikation zu erleichtern und das ständige Wechseln zwischen verschiedenen Kommunikationstools überflüssig zu machen.

Zu den wichtigsten Vorteilen der Plattform gehören:

• Anpassbare Arbeitsbereiche – fügen Sie Ihr Firmen-Branding hinzu, verwalten Sie den Ausblick Ihres Arbeitsbereichs und fügen Sie relevante Abschnitte, Ordner, Dokumente und Notizen hinzu, wo immer Sie es brauchen, um Ihre Arbeitsumgebung so komfortabel wie möglich zu gestalten;
• Mehrere Integrationen – genießen Sie mehrere Dienste, die in Ihren Arbeitsbereich integriert sind. FuseBase (ehemals Nimbus) unterstützt Figma, Dropbox, Google Suite, E-Mail-Integrationen und viele andere;
• Super Documents – diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Dateien jeder Art und jedes Formats zu wiederholen und hinzuzufügen und die Arbeit mit ihnen zu erleichtern. Sie können Links, Texte, Videodateien und Audioaufnahmen einfügen, um einfach mit verschiedenen Medien zu arbeiten und zusammenzuarbeiten.

FuseBase (ehemals Nimbus) ist die beste Lösung für Remote-Teams jeder Größe und Nische, da sie alle wesentlichen Funktionen für eine gute Kommunikation und Aufgabenkoordination enthält. Finden Sie heraus wie Sie Ihre Arbeitsbereiche verwalten in unserem Leitfaden.

Slack

Slack ist ein soziales Unternehmensnetzwerk für Teams jeder Größe und jedes Zwecks. Das Tool ermöglicht es Ihnen, schnell mit Ihrem Team zu kommunizieren, notwendige Dokumente schnell zu teilen und komfortable Bedingungen für die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen und Projektgruppen zu schaffen.

Hier sind die wichtigsten Funktionen von Slack:

• Öffentliche und private Channels – wenn Sie ein großes Team und mehrere Abteilungen haben, helfen Ihnen dedizierte Channels dabei, ein Durcheinander von Informationen und Kommunikation zwischen ihnen zu vermeiden. Sie können öffentliche Chats für die interne Kommunikation mit Kollegen erstellen, während Sie private Chats nutzen können, um Ihre Kunden oder Partner einzuladen, um arbeitsbezogene Themen zu besprechen;
• App-Integrationen – Slack ermöglicht es Ihnen, Ihr Konto mit verschiedenen Diensten zu verbinden, um Wissensmanagement und Datenaustausch zu vereinfachen. Die Liste umfasst Jira, Google Drive, Trello und andere;
• Slackbot und Erinnerungen – Aktivieren Sie In-App-Erinnerungen, damit Sie nie wieder ein Meeting verpassen oder einen Projekttermin vergessen. Außerdem kann Slackbot benutzerdefinierte Ankündigungen machen und wichtige Nachrichten automatisch verschicken.

Slack eignet sich am besten für Teams, die ständig kommunizieren und Informationen schnell austauschen müssen.

Jira

Jira ist ein Arbeitsbereich für Unternehmen, der vor allem für große Unternehmen mit komplexen Projekten und Managementsystemen geeignet ist. Es kann recht kompliziert sein, die Arbeit mit dem Tool zu erlernen, da es eine komplizierte Schnittstelle hat.

Jira enthält jedoch verschiedene Funktionen und Add-ons, um Workflows zu verwalten, Berichte zu erstellen und eine korrekte Aufgabenzuweisung zwischen Ihren Mitarbeitern zu gewährleisten. Außerdem bietet es benutzerdefinierte Pakete für Unternehmen, damit diese die für ihre Arbeit erforderlichen Funktionen auswählen können.

Zu den wichtigsten Funktionen von Jira gehören folgende:

• Vorlagen für die Verwaltung von Arbeitsabläufen – je nachdem, welchen Rahmen Sie für Ihr Unternehmen gewählt haben, kann sich Jira darauf einstellen. Sie können sich für Kanban oder Scrum entscheiden und den Zweck für die Verwendung von Dashboards auswählen (z. B. Bugfixes oder DevOps);
• Berichte – sie helfen Ihnen, den Projektfortschritt zu verfolgen, Einblicke in die Produktivität des Teams zu erhalten und zu sehen, ob Ihr Team für den erfolgreichen Betrieb und das Erreichen der Geschäftsziele gerüstet ist;
• Roadmaps – synchronisieren Sie die Aufgaben Ihres Teams, weisen Sie Fristen zu und weisen Sie Kollegen bestimmten Projekten zu.

Jira ist die beste Lösung für Unternehmen mit komplexen Projekten und Arbeitsabläufen, da es alle Möglichkeiten bietet, diese zu strukturieren und zu organisieren.

Monday.com

Monday.com ist nicht nur ein praktisches und bekanntes Arbeitsbetriebssystem. Es ermöglicht Ihnen, Arbeitsabläufe zu individualisieren und spezielle Tools zu integrieren, die auf die Zwecke Ihres Teams oder Ihrer Abteilung zugeschnitten sind. Dieses Tool bietet Integrationen für Vermarkter, Entwickler und Projekt- und Vertriebsmanager. Es hat ein elegantes, intuitives Design, so dass es kein Problem sein wird, mit Monday zu arbeiten, selbst wenn Sie so etwas noch nicht verwendet haben.

Monday.com hat die folgenden Eigenschaften:

• Anpassbarer Arbeitsplatz – Sie können die Oberfläche je nach Ihren Aufgaben anpassen: Sie eignet sich für alles, vom Projektmanagement bis hin zu Aufgaben im Zusammenhang mit der Personalabteilung und dem Betrieb;
• Verschiedene Visualisierungsformate – dieser Online-Arbeitsplatz bietet eine Reihe von Designs und Ansichten: Tabellen, Zeitleisten, Dashboards, Kanban- und Gantt-Diagramme;
• Unterstützung mehrerer Dateitypen – Monday.com erlaubt Ihnen die Arbeit mit jedem Dateityp, so dass es kein Problem ist, Videos, Musikdateien, Textdokumente oder PDFs in Ihren Dashboards zu verwenden, um mehr Kontext und Klarheit in bestimmte Aufgaben zu bringen;
• Integrationen mit anderen Diensten – Kombinieren und fügen Sie ganz einfach Dienste von Drittanbietern hinzu: von Jira und Mailchimp bis hin zu Hootsuite und Adobe Creative Cloud. Sie können sogar verschiedene Online-Arbeitsbereiche in das Ökosystem des Tools integrieren. Monday.com unterstützt Trello, Asana, Basecamp und andere.

Monday.com eignet sich für mittelgroße agile Teams, die eine reibungslose Zusammenarbeit sicherstellen und die Produktivität und den Fortschritt der Gruppe ständig im Auge behalten wollen.

Trello

Trello ist eine leichter zugängliche Version von Jira und eignet sich daher für mehr Unternehmen und Personen mit unterschiedlichem Erfahrungsstand. Es ist ein einfaches, auf Drag-and-Drop basierendes Aufgabenplanungstool mit Funktionen, die für eine schnelle und effektive Kommunikation zwischen kleinen und mittelgroßen Teams erforderlich sind. Es ist ein hervorragendes Werkzeug für die Automatisierung arbeitsbezogener Prozesse und die Gewährleistung einer transparenten Projektabwicklung und des Austauschs von Feedback.

Das bietet Trello:

• No-Code-Automatisierung (Butler) – dies hilft Ihrem Team, die Anzahl der sich wiederholenden Aufgaben und Klicks in ihren Dashboards zu reduzieren und einen schnelleren Projektabschluss für alle zu gewährleisten;
• Karten – hier erhalten Sie alle Informationen über anstehende, aktuelle oder vergangene Aufgaben, sehen Konversationen und Anhänge, behalten den Überblick über Fristen und sehen notwendige Dokumente durch;
• Einfache Navigation – Trello ist intuitiv und leicht zu bedienen, auch für Neulinge. Sie können schnell zwischen den Boards wechseln, Ihre Teamkollegen finden, sie bei Bedarf markieren und Ihre eigenen oder die aktuellen Aufgaben Ihres Teams durchsehen;
• Vorlagen – wählen Sie Ihre Branche und wählen Sie nützliche Dashboard-Vorlagen für Ihr Team. Das spart Ihnen Zeit bei der Vorbereitung Ihres Trello-Boards und hilft Ihrem Team, die besten Voraussetzungen für die Zusammenarbeit zu schaffen.

Trello ist die richtige Wahl, wenn Sie möchten, dass sich Ihre Kollegen leicht in eine neue Unternehmenskultur integrieren und schnell lernen, einen neuen Online-Arbeitsbereich zu nutzen.

Abschließende Überlegungen

Wie Sie sehen, stehen Ihnen zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung, um die Zusammenarbeit im Team und das Projektmanagement in Ihrem Unternehmen zu erleichtern. Online-Arbeitsbereiche können Ihren Kollegen eine Vielzahl von Möglichkeiten bieten, Ablenkungen verringern und die Effizienz aller Teammitglieder steigern.

Sobald Sie die besten Online-Arbeitsbereiche gesehen haben, können Sie sie ausprobieren, ihre Funktionen vergleichen und schließlich einen von ihnen nutzen, um Ihre Geschäftsziele mit voller Bereitschaft zu erreichen. Vielleicht ist Ihnen aber auch aufgefallen, dass einige von ihnen für verschiedene Arten von Unternehmen geeignet sind. Eine der universellsten Lösungen ist hier FuseBase (ehemals Nimbus). Sie eignet sich perfekt für Remote-, Inhouse- und Hybrid-Arbeitsteams und ist sowohl für große Unternehmen als auch für Start-ups geeignet. Lassen Sie uns mit unserem leitfaden.

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