Ist Ihr Unternehmen geeignet, auf ein papierloses Büro umzustellen?

In den letzten Jahren hat sich ein Trend zum papierlosen Arbeiten entwickelt. Viele Unternehmen ziehen es vor, digitale Dokumente und papierlose Lösungen wie E-Mail, Dokumentenmanagementsysteme und mobile Geräte zu verwenden.

Ist die papierlose Arbeitsweise das Richtige für Ihr Unternehmen? Wissen Sie, was Sie vor der Umstellung auf ein papierloses Büro beachten müssen?

Die Umstellung auf das papierlose Büro hat sowohl Vor- als auch Nachteile. Bevor Sie das papierlose Büro einführen, müssen Sie Ihre Möglichkeiten ausloten und wissen, was für die Umstellung erforderlich ist.

Was ist ein papierloses Büro?

Ein papierloses Büro ist ein Büro, in dem keine gedruckten Dokumente verwendet werden. Das heißt, es gibt keine mehr:

• Mit Dokumenten gefüllte Aktenschränke.
• Stapel von Papier auf den Schreibtischen.
• Fotokopierer, die seitenweise Papierkopien ausspucken.
• Faxgeräte, die Papiernachrichten verschicken.
• Drucker, die Briefe und Papierberichte ausspucken.
• Trockenlaufende Tintenpatronen.
• Papierkörbe, die vor Papier überquellen.
• Mit Papierdokumenten vollgestopfte Aktenordner.

Ein papierloses Büro ist, wo:

• Physisches Papier wird nicht verwendet.
• Informationen, wie z. B. Verträge oder Vereinbarungen, werden digital gespeichert.
• Die Daten sind leicht zugänglich.
• Dateien sind leicht auffindbar, ohne dass man physische Dokumente durchsehen muss.
• Informationen werden sofort ausgetauscht.
• Die Kommunikation erfolgt sofort.
• Wissen oder Daten sind sofort verfügbar.

Die Vorteile eines papierlosen Büros

Das papierlose Büro ist äußerst wünschenswert und wird von Unternehmen immer beliebter, da es im Vergleich zu herkömmlichen Methoden der Dokumentenverwaltung auf Papier erhebliche Vorteile bietet.

Hier sind sieben Gründe, warum Unternehmen ein papierloses Büro einrichten wollen.

1. Es spart Geld

Durch die Einführung des papierlosen Büros entfallen die Kosten, die mit dem Druck und der Aufbewahrung physischer Kopien von Papierdokumenten wie Verträgen, Quittungen, Rechnungen oder Kontoauszügen verbunden sind. Dazu gehören die Kosten für Druck- und Scangeräte, Tonerkartuschen, Tinte, Papier, Aktenschränke und Lagerraum.

2. Es verbessert die Produktivität der Mitarbeiter

Wenn Dokumente nicht mehr ausgedruckt werden müssen, spart das Zeit und Mühe. Die Mitarbeiter müssen nicht mehr mehrmals zum Drucker laufen, um gedruckte Papierdokumente abzuholen, und können sich somit besser auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren.

3. Die Unordnung und das Abfallaufkommen werden reduziert

Wenn es nicht mehr notwendig ist, Papierdokumente zu drucken, wird weniger Abfall produziert und das Büro sieht sauberer aus. Es entsteht kein Durcheinander durch die Ablage von Papierdokumenten auf Schreibtischen oder in Büros.

4. Es reduziert den Energieverbrauch

Ein papierloses Büro trägt dazu bei, den ökologischen Fußabdruck zu verringern, da weniger Energie für den Betrieb benötigt wird, weil weniger Geräte benötigt werden. Das macht es auch für neue Mitarbeiter attraktiv, die lieber in einem umweltfreundlichen Unternehmen arbeiten möchten.

5. Informationen sind leichter zu finden

Da alles digital gespeichert wird, ist es viel einfacher, benötigte Informationen zu finden, weil man nicht mehr in Aktenschränken oder physischen Ordnern nach dem Gesuchten suchen muss. Wenn Sie Papierdokumente abschaffen, müssen Sie Ihre Informationen effizienter speichern.

6. Der Betrieb eines Büros wird vereinfacht

Die Mitarbeiter müssen sich nicht mehr darum kümmern, ob sie Zugang zu einem bestimmten Drucker haben, wenn sie etwas ausdrucken müssen. Auch für die IT-Abteilung eines Unternehmens ist dies eine Erleichterung, da die Geräte nicht mehr eingerichtet und an ein integriertes Netzwerk angeschlossen werden müssen.

7. Weniger Stress im Büro

Es gibt weniger Lärm, da es keine Drucker im Büro gibt. Die Mitarbeiter müssen sich keine Sorgen mehr über verlegte Dokumente machen oder befürchten, wichtige Unterlagen zu verlieren. Auch die Zusammenarbeit und die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern wird dadurch verbessert.

Die Nachteile eines papierlosen Büros

Ein papierloses Büro hat auch seine Nachteile. Hier sind ein paar Dinge, die Sie bedenken sollten, bevor Sie zu einem papierlosen Büro wechseln.

1. Sie erhalten möglicherweise nicht alle Vorteile, die Sie erwarten

Wenn Ihr Unternehmen noch nicht über ein papierloses Büro verfügt, kann es einige Zeit dauern, bis es eingeführt ist. Möglicherweise müssen Sie in Technologie, Schulungen und andere Ressourcen investieren, um ein papierloses Büro einzurichten.

Wenn Sie von einem papiergebundenen Büro zu einem papierlosen Büro wechseln, kann es einige Zeit dauern, bis Sie die Vorteile erkennen. Es kann eine Weile dauern, bis sich alle daran gewöhnt haben, nicht mehr mit physischen Dokumenten zu arbeiten.

Wenn Sie also zu einem papierlosen Büro wechseln, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass Sie damit langfristige Vorteile erzielen und nicht nur kurzfristige Gewinne.

2. Es wird einige Zeit dauern, bis sich alle daran gewöhnt haben und die Prozesse aktualisiert sind

Ein papiergebundenes Büro und der Umgang mit physischen Dokumenten ist ein allgemein akzeptiertes Paradigma. So haben Unternehmen jahrzehntelang gearbeitet und tun dies auch weiterhin. Wenn Sie etwas einführen, das dieses Paradigma in Frage stellt, wird nicht jeder sofort mitmachen.

Es wird viel Planung und Vorbereitung erfordern. Sie müssen Schulungen anbieten und weiterhin für die Vorteile der Umstellung werben und dafür, dass es das Leben der Mitarbeiter einfacher macht, wenn sie nicht mehr mit Papier arbeiten müssen.

Außerdem müssen Sie Ihre Richtlinien und Verfahren aktualisieren und neue Verträge abschließen, um die Änderungen zu berücksichtigen.

3. Sie könnten Mitarbeiter und Kunden verlieren

Es kann sein, dass einige Mitarbeiter nicht mitmachen und sich dafür entscheiden, das Unternehmen zu verlassen; darauf müssen Sie vorbereitet sein. Manche Kunden ziehen es vielleicht vor, physische Dokumente wie Rechnungen, Verträge, Quittungen und Angebote in Papierform zu erhalten.

Wenn Sie diese Option nicht mehr anbieten, kann das einige Kunden verärgern, die es gewohnt sind, physische Dokumente von Ihrem Unternehmen zu erhalten, und sie werden sich möglicherweise anderweitig umsehen.

Sie müssen gut mit Ihren Kunden kommunizieren und sie über die Umstellung auf ein papierloses Büro informieren und ihnen genügend Zeit geben, sich daran zu gewöhnen, keine Papierdokumente mehr zu erhalten und sich mit digitalen Dokumenten zurechtzufinden.

4. Sie müssen sich über alle rechtlichen Auswirkungen im Klaren sein

Je nach Branche, in der Sie tätig sind, z. B. wenn Sie eine juristische Tätigkeit ausüben oder ein Unternehmen für Dokumente besitzen, müssen Sie wissen, ob Sie gesetzlich verpflichtet sind, physische Dokumente der bestehenden Verträge aufzubewahren.

Dies kann bedeuten, dass Sie Kopien von Verträgen und jeglicher Kommunikation aufbewahren müssen, damit im Falle von Streitigkeiten ein Nachweis auf Papier vorliegt.

Zu den Verträgen, die Sie möglicherweise abgeschlossen haben, gehören:

• Arbeitsverträge.
• Kaufverträge.
• Dienstleistungsverträge.
• Kaufverträge.
• Leasing-Verträge.
• Lizenzierungsverträge.
• Franchise-Verträge.
• Joint-Venture-Verträge.
• Verträge über Partnerschaften.
• Verträge über Leistungsgarantien.
• Sicherheitsverträge.
• Lieferantenverträge.
• Geschäftsverträge.
• Gesetzliche Verträge.

Wenn Sie dies nicht wissen und zu einem papierlosen Büro wechseln, ohne die rechtlichen Folgen zu kennen, könnten Sie mit Geldstrafen rechnen, rechtliche Schritte gegen Ihr Unternehmen einleiten oder im Extremfall Ihr Unternehmen schließen lassen.

5. Papierlose Büros brauchen mehr Online-Sicherheit

Wenn alle Ihre Geschäftsunterlagen nur digital vorliegen und online sind, sind Sie anfälliger für Cyberangriffe. Wenn Ihr Computernetzwerk nicht sicher ist, können vertrauliche Verträge und Daten von Unbefugten eingesehen, gestohlen oder missbraucht werden.

Das bedeutet, dass Sie für zusätzliche Sicherheit sorgen müssen, um alle Ihre Geschäftsdokumente zu schützen.

Ein papierloses Büro ist nicht für jedes Unternehmen das Richtige. Sie müssen die Vor- und Nachteile der papierlosen Arbeitsweise abwägen. Daher sollten Sie die Vor- und Nachteile eines papierlosen Büros abwägen, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

Fragen, die Sie stellen müssen

Die folgenden Fragen sollten Sie sich vor der Umstellung auf ein papierloses Büro stellen.

1. Wie viel Zeit und Geld werde ich sparen?

Wie viel Zeit und Geld werden Sie realistischerweise einsparen, selbst wenn Sie die Druck- und Lagerkosten senken?

Werden die prognostizierten Einsparungen durch die anfänglichen Investitionen für neue Geräte, Software und Dienstleistungen ausgeglichen?

Wie sieht es mit dem Personal aus? Werden Sie zusätzliches Personal einstellen müssen, sei es in Teilzeit, in Vollzeit oder als Auftragnehmer?

2. Welche Auswirkungen wird ein papierloses Büro auf mein Unternehmen haben?

Bin ich mir über die Auswirkungen eines papierlosen Unternehmens im Klaren? Sollte ich einen Backup-Plan haben?

Was wird mit all den Papierdokumenten, wie z. B. Arbeitsverträgen, die ich derzeit habe, geschehen? Habe ich einen Plan für den Zugriff auf bestehende Verträge mit Mitarbeitern, Auftragnehmern oder Lieferanten?

Welche Auswirkungen wird dies auf meine Kunden und Klienten haben? Kann ich es mir leisten, Kunden oder Klienten zu verlieren, die nicht mehr mit mir zusammenarbeiten wollen, wenn ich zu einem papierlosen Unternehmen übergehe?

3. Kann ich mir die Anfangsinvestition überhaupt leisten?

Wenn ich weitere Geräte kaufen muss, wie werde ich sie bezahlen? Muss ich einen Kredit aufnehmen, oder möchte ich die zusätzlichen Kosten aus meinen Betriebskosten bezahlen?

4. Habe ich die richtige IT-Infrastruktur?

Verfüge ich über angemessene Hardware und Software? Verfüge ich über genügend Ressourcen in meiner IT-Abteilung? Muss ich einen Helpdesk-Dienst einrichten? Muss ich für zusätzlichen Speicherplatz bezahlen?

5. Sind meine Teammitglieder für diese Veränderung bereit?

Sind die Teams mit dabei oder zögern sie noch? Wie gehe ich mit Widerständen um, wenn es nach der Umstellung Probleme gibt?

Was ist mein Plan, wenn ich Teammitglieder verliere?

6. Habe ich die rechtlichen Auswirkungen bedacht?

Welche Gesetze und Vorschriften muss ich beachten, um sicherzustellen, dass ich bei der Einführung eines papierlosen Büros meinen rechtlichen Verpflichtungen nachkomme?

Habe ich alle meine Verträge aufgesetzt? Muss ich neue Verträge mit Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten abschließen? Muss ich mich rechtlich besser beraten lassen?

7. Welche Prozesse kann ich automatisieren?

Kann ich alle meine Prozesse auf papierlose Prozesse umstellen? Woher weiß ich, welche Prozesse ich abschaffen oder automatisieren kann? Wenn ich Prozesse automatisiere, verletze ich dann Verträge, denen ich zugestimmt habe?

Welche neuen Arbeitsabläufe muss ich einführen?

8. Wie kann ich mit dem technologischen Wandel Schritt halten?

Wie werde ich mit der Entwicklung neuer Technologien Schritt halten und die notwendigen Änderungen vornehmen? Bin ich bereit, weiterhin in neue Technologien zu investieren, wenn sie verfügbar werden?

9. Habe ich die richtige Kultur, um ein papierloses Büro einzuführen?

Bin ich überzeugt, dass die Teams in der Anfangsphase zusammenarbeiten und sich gegenseitig unterstützen werden? Welche neue Kultur möchte ich fördern und wie werde ich meine Teams führen?

10. Wie werde ich den Erfolg messen?

Anhand welcher Messgrößen kann ich feststellen, ob ich die erwarteten Ergebnisse erhalte? Wie gehe ich damit um, wenn die Dinge nicht nach Plan laufen?

10 Schritte zum Aufbau eines papierlosen Unternehmens

Ein papierloses Unternehmen ist ein spannendes und herausforderndes Unterfangen, das zu Zeit- und Geldersparnissen führt und gleichzeitig die Effizienz und Produktivität verbessert. Es gibt viele Schritte, die Sie unternehmen können, um ein erfolgreiches papierloses Unternehmen aufzubauen.

Hier sind zehn Schritte, die Ihnen helfen werden, ein papierloses Unternehmen zu schaffen.

1. Entwickeln Sie eine Vision für Ihr papierloses Unternehmen

Sie müssen wissen, was Sie anstreben. Das ist Ihr Ausgangspunkt. Beschreiben Sie im Detail, wie Ihr papierloses Unternehmen aussehen soll.

Legen Sie dar, wie Ihr Unternehmen seine täglichen Aufgaben erfüllen wird und wie die Mitarbeiter zusammenarbeiten werden. Legen Sie fest, wie die Teams miteinander interagieren werden, sobald die Papierdokumente abgeschafft sind. Für diejenigen, die direkt mit Kunden oder Klienten zu tun haben, legen Sie fest, wie dies aussehen wird.

Beschreiben Sie, wo Sie Ihr Unternehmen kurz- und langfristig sehen möchten. Nennen Sie die Vorteile, die Sie sich von der Umstellung auf ein papierloses Büro erhoffen.

2. Entwickeln Sie einen Projektplan und legen Sie ein Budget fest

Die Festlegung eines Budgets stellt sicher, dass Sie Ihre Kosten kontrollieren und nicht unwissentlich zu viel ausgeben. Das bedeutet, dass Sie jemanden benennen müssen, der für die Projektkosten verantwortlich ist, zum Beispiel Sie selbst.

Legen Sie bei der Erstellung eines Projektplans einen Zeitplan fest, der auf den vorhandenen Ressourcen und den verfügbaren Mitteln basiert. Legen Sie außerdem Meilensteine fest, an denen Sie erkennen können, ob Sie auf dem richtigen Weg sind und das Budget einhalten.

3. Führen Sie ein Audit aller Prozesse durch, die gedruckte Dokumente erfordern

Bevor Sie auf ein papierloses Büro umstellen können, müssen Sie alle Prozesse kennen, bei denen derzeit gedruckte Dokumente verwendet werden. Dies ist eine großartige Gelegenheit, Ihre Prozesse zu verbessern, indem Sie unnötige Aufgaben eliminieren und gleichzeitig die erforderlichen Ressourcen reduzieren.

Seien Sie bereit, die bisherige Arbeitsweise zu hinterfragen. Stellen Sie Warum-Fragen. Finden Sie heraus, warum Prozesse gedruckte Papierdokumente benötigen. Vielleicht gibt es zum Beispiel Verträge, die die Aufbewahrung physischer Dokumente vorschreiben.

Finden Sie heraus, was es bedeutet, wenn gedruckte Dokumente nicht mehr verwendet werden.

4. Führen Sie ein Pilotprojekt durch und fangen Sie klein an

Die Umstellung auf papierloses Arbeiten ist keine kleine Aufgabe. Deshalb ist es ratsam, nicht das gesamte Unternehmen umzustellen, wenn Sie viele Abteilungen oder Teams haben.

Wählen Sie ein Team oder eine Abteilung, in der Sie Ihre Strategie für das papierlose Büro testen können. Dies ist eine Gelegenheit, Ihre Teams gemeinsam an einem Projekt arbeiten zu lassen, denn Sie wissen, dass ihr Beitrag und ihre Leistung für den Erfolg des Projekts entscheidend sind.

Überprüfen Sie alle manuellen Prozesse und suchen Sie nach Lösungen, um rechtliche Verträge online zu stellen. Ermitteln Sie Schritte, die es den Beteiligten und Kunden oder Klienten erleichtern, Verträge zu unterzeichnen. Ermitteln Sie auch, ob Sie Verfahren zur Vertragsautomatisierung einführen müssen.

Holen Sie sich Anregungen aus dem Team, wie Dokumente gespeichert werden können. Wenn ein Dokument eine elektronische Unterschrift erfordert, ermitteln Sie, was dafür notwendig ist.

5. Recherchieren und investieren Sie in die benötigte Technologie

Überprüfen Sie Ihre IT-Infrastruktur, um festzustellen, ob sie angemessen ist. Ermitteln Sie, ob Sie für die Digitalisierung von Dokumenten eine Rechtssoftware oder eine andere Bürosoftware benötigen.

Ermitteln Sie auch, welche Hardware Sie benötigen. Dazu gehören neue Computer, mobile Geräte oder Tablets. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass Sie über ausreichenden Cloud-Speicherplatz verfügen, da alle Ihre Dokumente und Daten nun online sind.

6. Automatisieren Sie Prozesse und eliminieren Sie manuelle Aufgaben

Bei der Digitalisierung müssen Sie großen Wert auf die Beseitigung manueller Prozesse legen. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch menschliche Fehler.

Wenn Sie Verträge derzeit manuell bearbeiten, sollten Sie eine Plattform oder einen Prozess zur Vertragsautomatisierung einführen.

Wenn derzeit physische Dokumente aufbewahrt werden, sollten Sie nach Möglichkeiten suchen, die Dokumente digital zu speichern.

7. Führen Sie Mitarbeiterschulungen durch, um Papierkram zu vermeiden

Ihre Mitarbeiter werden Zeit brauchen, um sich an neue Arbeitsweisen zu gewöhnen, an die sie bisher gewöhnt waren.

Führen Sie Schulungen durch, um sicherzustellen, dass Ihre Unternehmensteams auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten, nämlich ein papierloses Unternehmen zu führen.

Es ist wichtig, den Teams den Raum zu geben, ihre Bedenken zu äußern und ihren Input zu erhalten, um die Arbeit auf dem Weg zu Ihrem Ziel zu erleichtern.

8. Einführung eines Workflow-Systems

Ein Teil der Umstellung auf ein papierloses Unternehmen ist die Einführung eines Workflow-Systems zur Verwaltung von Prozessen, Projekten und Aufgaben, wobei alles organisiert bleibt.

Ein Workflow-System ermöglicht es Ihnen, alle Prozesse zu verfolgen, die Leistung Ihrer Teams zu verwalten und jeden Arbeitsschritt zu überwachen.

9. Fördern Sie eine Kultur der Zusammenarbeit und des Teamworks

Die Kultur beginnt an der Spitze und fließt nach unten. Das bedeutet, dass Sie als Führungskraft oder Manager mit gutem Beispiel vorangehen müssen, wenn es um die Art der Zusammenarbeit und des Teamworks geht, die Sie wünschen.

Wenn Sie eine Kultur der Zusammenarbeit pflegen, wird sich die Kommunikation zwischen den Teams verbessern, die Dinge werden schneller und effizienter erledigt, und Ihr Unternehmen wird erfolgreicher sein.

Überlegen Sie, ob Sie Anreize einführen und diejenigen belohnen wollen, die mehr tun, als erwartet wird.

10. Bitten Sie um Feedback und führen Sie regelmäßige Überprüfungen durch

Der Erfolg Ihrer Initiative hängt von den Mitarbeitern ab, die in einem papierlosen Büro arbeiten werden. Das bedeutet, dass ihr Feedback entscheidend ist.

Bewerten Sie, wie gut Ihr Unternehmen arbeitet, indem Sie regelmäßige Überprüfungen durchführen. Stellen Sie Fragen dazu, was funktioniert und was verbessert werden muss.

Holen Sie Empfehlungen von Ihren Teams und den wichtigsten Interessengruppen ein. Fragen Sie sie, welche Prozesse sie gerne verbessert sähen.

Denken Sie auch daran, Ihre Kunden und Klienten einzubeziehen, da auch sie betroffen sind.

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