Ekip Eş Güdümünün Önemi ve Bunu Artırmak için 10 İpucu

Ekip koordinasyonunun en önemli olduğu bir zaman varsa, o da bugündür. Ekip işbirliği ve koordinasyonu başarılı bir iş için her zaman önemli olsa da, günümüzde sadece bir gereklilik değil aynı zamanda bir sanat haline gelmiştir. Yeni teknolojiler, büyük şirketler ve uzaktan çalışma çağında, ekip üyelerinin koordinasyon şekli verimlilik ve performans üzerinde büyük bir etkiye sahiptir.

Ekip Koordinasyonu Nedir?

Basitçe ifade etmek gerekirse, ekip koordinasyonu bir şirketin, ekip üyelerinin hem şirketin hem de kendi bireysel hedeflerine ulaşma yolunda başarılı ve verimli bir şekilde çalışabilmeleri için kullandığı stratejiler bütünüdür.

Bir işletmeyi ve çalışanlarını bir makineye ve onun çarklarına benzetirsek, başarılı bir ekip koordinasyonu uygulamak, tüm çarkların iyi yağlanması ve birbiriyle sorunsuz çalışması için bir makineye ince ayar yapmak gibi olacaktır.

Ancak tanımın basitliği sizi yanıltmasın. Başarılı ekip işbirliği zordur ve bunu doğru şekilde uygulayamayan şirketler ya başarısız olacak ya da tam potansiyellerini gerçekleştirecek verimlilikten yoksun kalacaklardır.

Ekip Koordinasyonu Türleri

Bir şirket veya departman içinde odaklandığımız konuya bağlı olarak, ekip koordinasyonunun farklı sınıflandırmaları ve türleri vardır. Bununla birlikte, en yaygın kategorizasyon bu koordinasyonun nasıl gerçekleştiğine bakmaktır ve bunu yaptığımızda iki türle karşılaşırız: açık ve örtük koordinasyon.

Açık koordinasyon

Açık koordinasyon, ekip üyelerinin görevlerini yönetmek ve hedeflere ulaşmak için açıkça yaptıkları her şeyi içerir. Aynı zamanda, açık ekip koordinasyonu planlama veya iletişime dayalı olabilir.

Planlamaya dayalı koordinasyon, yapılacaklar listeleri, zaman çizelgeleri, kılavuzlar, SOP’ler ve benzerlerini kullanmak gibi işin öngörülebilir yönleriyle ilgilenen eylemleri ifade eder. İletişime dayalı koordinasyon ise iş toplantıları, molalardaki konuşmalar ve e-posta alışverişleri gibi resmi veya gayri resmi bilgi alışverişi süreçlerini içerir.

Gördüğünüz gibi, bu tür işbirliği bir dereceye kadar somut ve ölçülebilirdir, bu yüzden açık koordinasyon olarak adlandırılır.

Örtük koordinasyon

Örtük koordinasyon, ekip üyeleri açık bir iletişime veya ayrıntılı bir plan oluşturmaya gerek kalmadan görev taleplerini ve meslektaşlarının ihtiyaçlarını ve eylemlerini öngördüğünde gerçekleşir. Her üyenin birbirini ve görevi tahmin etme ve uyum sağlama becerisine dayanır.

Bu tür etkileşim somut değildir ve bu nedenle ölçülmesi daha zordur, bu yüzden örtük olarak adlandırılır. Bununla birlikte, özellikle büyük resme bakıldığında, iş başarısına ulaşmada büyük bir etkisi vardır.

Örtük koordinasyon, iş yükünü paylaşmada proaktif olmak, iş arkadaşlarının ihtiyaçlarını öngörmek ve grubun beklentilerine uyum sağlamak gibi şeyleri içerir.

Tahmin edebileceğiniz gibi, bu tür koordinasyon daha az araştırılmıştır ve şu anda ekip çalışması üretkenlik potansiyelini tam olarak ortaya çıkarmanın anahtarı olarak görülmektedir. Bu durum, ekip kurma faaliyetlerinin, işyerinde duygusal psikolojinin ve insan kaynaklarında ekip zihinsel modeli geliştirme gibi diğer yenilikçi yaklaşımların günümüzdeki popülerliğini açıklamaktadır.

Veri bilimciler tarafından yürütülen araştırmalar gösteriyor ki en yüksek performans gösteren ekiplerde örtük ve açık süreçler arasında net bir denge vardır; bu da ekibin zihinsel modelinin ve durumun ortak temsilinin başarılı koordinasyon için kritik önemde olduğunu göstermektedir.

Diğer koordinasyon türleri

Açık ve örtük yaklaşımı nasıl gerçekleştiğine odaklanırken, ekip koordinasyonunun nerede gerçekleştiğine de odaklanabiliriz.

Bildiğiniz gibi, herhangi bir orta ölçekli şirket normalde her biri işin belirli bir alanına odaklanan farklı departmanlardan oluşur: satış, muhasebe, pazarlama vb. Ve her departman o alanda uzmanlaşmış bir ekipten oluşur.

Bu nedenle, bazı durumlarda departman içi koordinasyondan (belirli bir departmanın üyeleri arasında) ve departmanlar arası koordinasyondan (farklı departmanlar arasında) da bahsederiz.

Ekip Koordinasyonu Neden Önemlidir?

İster departman ekipleri ister tüm organizasyonlar olsun, herhangi bir ekipte herkes bazı ortak hedeflere ulaşmak için birlikte çalışmalıdır ve bunun nasıl yapıldığı kesinlikle çok önemlidir.

Michael Jordan ve Scottie Pippen gibi oyunculara sahip koç Phil Jackson liderliğindeki Chicago Bulls gibi tarih boyunca başarılı olmuş bir spor takımını gözünüzün önüne getirin. Onları bu kadar başarılı kılan şey, her bir takım üyesinin bireysel mükemmelliği değil, ortak bir hedefe ulaşmak için bu becerileri nasıl bir araya getirdikleriydi.

Tüm bu oyuncular kariyerlerinde başka takımlar için de oynadılar, ancak hiçbiri Bulls için birlikte oynarken olduğu kadar başarılı olamadı. Diğer takımların hiçbiri on yıldan kısa bir sürede 6 yüzük kazanamadı. İşte bu yüzden takım koordinasyonu çok önemli. Her şeyi değiştirebilir.

Şimdi bu önemin herhangi bir şirkete nasıl yansıdığını inceleyelim.

Gecikmeleri ve iç çatışmaları önler

Bir takım yarışında, kazanmak ya da en azından yarışı tamamlamak için tüm koşucuların bitiş çizgisini geçmesi gerekir. Bazıları yarışı bitirirken diğerlerinin yoldan sapması ya da mola vermesi bir felaket olur.

Bir şirkette, ekip üyeleri ve departmanlar arasında da durum tamamen aynıdır. Hepsinin ortak hedefleri konusunda aynı fikirde olması gerekir ki hepsi aynı anda hedefe ulaşabilsin, zamanlama ve iş verimliliği artsın.

Daha önce bir web tasarım ve geliştirme projesinde çalıştıysanız, tasarımcılar, metin yazarları, geliştiriciler ve SEO ekibi iyi koordine edilmediğinde bunun ne kadar sinir bozucu olabileceğini muhtemelen biliyorsunuzdur. Bu durum projeyi geciktirir, kurum içinde gerginlik ve hayal kırıklığı yaratır ve olumsuz bir müşteri deneyimine yol açar.

İnsan kaynakları yönetimini iyileştirir

Benzer şekilde, departmanlar arasında olduğu gibi, veriler insan kaynaklarının her departman içinde uygun şekilde ele alınmasının çok önemli olduğunu göstermektedir. Liderler ve proje yöneticileri, proje bazlı ve küresel önceliklere bağlı olarak insan ve zaman kaynaklarını akıllıca tahsis etmek için iyi koordine olmalıdır.

Çoğu zaman bir şirket, çalışanlarının kalifiye, yetenekli veya uygun şekilde eğitilmemiş olmasından değil, kaynakların doğru şekilde kullanılmamasından ve bazı projelerin başarılı bir sonuç için gerekli işgücü ve ilgiyi görmemesinden dolayı başarısız olur. Bu nedenle, bu durumun önlenmesi için proje yöneticileri arasında dikkatli bir koordinasyon gereklidir.

Ekip ruhunu güçlendirir ve ortak bir amaç duygusu yaratır

Başarılı koordinasyon, birbirine sıkı sıkıya bağlı bir ekip oluşturmaya yardımcı olur ve bunun tersi de geçerlidir. Meslektaşlar aynı sayfada, aynı amaçlar doğrultusunda çalışıyor ve aynı hedefleri arıyorlarsa, neden çalıştıklarını ve oradan nereye gitmeleri gerektiğini bilerek bir amaç duygusu hissetmeleri daha olasıdır. Bu, ekip ruhunu ve çalışma ortamını büyük ölçüde geliştirebilir ve ortak ilgi alanlarına sahip bir (iş) aileye ait olma duygusu yaratabilir.

Şirket itibarını ve müşteri deneyimini geliştirir

Bir şirketin çalışanlarının çalışma şekli, iş ve davranışlarının yansıttığı imaj şirketin tüm itibarını belirleyebilir. Gördüğümüz gibi başarılı bir koordinasyon gecikmeleri önleyecek, bu da tabii ki daha mutlu müşterilere yol açacaktır.

Ancak aynı zamanda, bir şirketin personeli hizalandığında, çatlaklar olmadığında, farklı yönlerde çalışan daha küçük birimlerden oluşan bir bileşik yerine ilerleyen sağlam bir blok gibi çalıştığında, şirketin yansıttığı imaj ve sağladığı müşteri deneyimi potansiyel olarak rakipsizdir. Ve ekip koordinasyonu bunu başarmanın anahtarıdır.

başarılı Ekip Koordinasyonuna Ulaşmak için 10 İpucu

Tıpkı işinizin diğer yönleri gibi, ekip koordinasyonu da yeterli çaba ve eğitimle zaman içinde geliştirilebilecek bir şeydir. İşte ekibinizin etkili bir şekilde işbirliği yapmasını sağlayacak en önemli 10 ipucumuz.

Personelinizi sürekli eğitin

Bir şirket ancak işgücü kadar iyidir, bu nedenle onların eğitimine yatırım yaparak aslında şirketinizin geleceğine yatırım yapmış olursunuz. Personeliniz şirketiniz için bir altın madenidir. Bunu asla unutmayın.

Ekip koordinasyonu, personelinizin eğitilebileceği ve üzerinde çalışılabileceği bir başka iş alanıdır. Eğer personeliniz şu konularda bilgiliyse scrum gibi proje yönetimi ve metodolojileri şirketinizin verimliliğinin ve koordinasyonunun arttığını göreceksiniz.

Ekip liderlerinizi akıllıca seçin

“Bir kurumu etkilemenin en büyük yolu liderlik gelişimine odaklanmaktır. İyi insanları işe alan, onları lider olarak yetiştiren ve sürekli geliştiren bir kuruluşun potansiyelinin neredeyse sınırı yoktur.” – John Maxwell

Her şirketin başarılı olmak için büyük liderlere ihtiyacı vardır, bu nedenle diğerlerine liderlik edecek doğru kişileri seçtiğinizden emin olun. Personelinizi analiz edin ve kimin öne çıktığını görün. Herkes lider olmak için yaratılmamıştır. Ve bu iyi bir şey. İşinizde verimli ve harika olmanız, bir grup insanı koordine edebileceğiniz ve başarıya götürebileceğiniz anlamına gelmez.

Akıllıca bir lider seçin, hem güçlü liderlik hem de organizasyon becerilerine sahip, insanları etkili bir şekilde koordine edebilen ve işi bitirebilen birini.

Çalışanlarınızın güçlü ve zayıf yönlerini belirleyin

Herhangi bir şirkette, çalışanlarınızın güçlü ve zayıf yönlerini ne kadar erken belirlerseniz, tam potansiyellerini, yani en iyi versiyonlarını o kadar erken ortaya çıkarabilirsiniz. Ekip koordinasyonunu artırmak istiyorsanız, siz ve yöneticiler (liderler) başkalarıyla işbirliği yapma ve görevleri koordine etme konusunda kimin en iyi olduğunu görmeli ve üretkenliği ve verimliliği artırmak için bundan olumlu bir şekilde yararlanmalısınız.

İyi tanımlanmış roller oluşturun

Bir çalışanın yaşayabileceği en sinir bozucu şeylerden biri, sorumluluklarının ne olduğunu ve işlerinin kapsamının ne olduğunu net olarak bilmemektir. Hayal kırıklığına uğramış çalışanların yanı sıra, bu durum grup içi koordinasyonsuzluğa da yol açabilir, çünkü ekip üyelerinden hiçbirinin tam olarak ne yapması gerektiğini bilmediği anlar olabilir.

Kimin ne yapması gerektiği ve belirli görevleri yerine getirmenin kimin sorumluluğunda olduğu konusunda herkesin aynı fikirde olması için rolleri net bir şekilde tanımlamak yöneticinin görevidir. Bu da üzerine düşeni tatmin edici bir şekilde yapmayan çalışanların sorumlu tutulmasına yardımcı olur.

Rolleri ve hedefleri net bir şekilde tanımlarsanız, üretkenliği artıracak ve iş ve kaynak israfını önleyecek iyi yağlanmış bir makine yaratmış olursunuz.

Toplantılarınızı optimize edin

Toplantılar harika olabilir, ancak aynı zamanda sıkıcı da olabilirler. Hepimiz bir toplantıya katılıp neden orada olduğumuzu merak etme duygusunu biliriz.

Gereksiz toplantıları en aza indirmek ve her bir toplantının gerçekleştiğinde verimli olmasını sağlamak, gereksiz engellerden kurtularak iş verimliliğini artırmanın harika bir yoludur. Toplantılarınızı daha üretken hale getirin ile FuseBase (eski adıyla Nimbus).

Kurum içi iletişimi merkezileştirin ve basitleştirin

Açık koordinasyon söz konusu olduğunda mükemmel iletişim kilit önem taşır. Ancak bazen, işletmeler büyüdüğünde, iletişim her yerde gerçekleşmeye başlar: e-posta, Slack, dahili sohbet… hatta WhatsApp! Ve durum böyle olduğunda, dahili koordinasyon mahkumdur.

Bu nedenle şirket içi iletişimi merkezileştirmelisiniz. Hem içeride hem de dışarıda, müşterilerle nasıl iletişim kurulacağına dair açık ve basit yönergeler olduğundan ve her mesajın en azından şirket içinde merkezi bir platformda gerçekleştiğinden emin olmalısınız. Sistem ne kadar basit olursa herkes için o kadar iyi olur.

SOP’ler ve wiki’ler oluşturun

Bazı şirketlerin büyümesinin diğerlerine göre daha yavaş olmasının nedenlerinden biri, şirket bilgisinin kurum içinde değil, çalışanlarda yaşamasıdır. Sorun şu ki, ne yazık ki herhangi bir çalışan şirketinden her an ayrılabilir. Bu neredeyse kaçınılmazdır. Ancak önleyebileceğiniz şey, bu çalışanın bilgi birikiminin de kendisiyle birlikte gitmesidir.

Bu nedenle, her yararlı bilginin standart çalışma prosedürleri (SOP’ler) ve wiki’ler şeklinde belgelenmesine büyük önem vermek önemlidir. Bu şekilde, şirketinizin bilgi birikimi zaman içinde artar, çalışanların işe alımını iyileştirirsiniz ve her an erişebilecekleri ilgili, organize bir bilgi havuzu olduğundan, yeni olsalar bile ekip üyelerini koordine etmek daha kolay hale gelir.

Bu anlamda FuseBase (eski adıyla Nimbus), personeliniz için wiki’ler ve SOP’ler oluşturmak için mükemmel bir araçtır ve videolar, resimler, yerleştirmeler ve tam web sayfasi ekran görüntüleri̇.

Departmanlarınızı ve hedeflerini uyumlu hale getirin

Daha önce de belirttiğimiz gibi, projelerin başarılı ve gecikmesiz bir şekilde sonuçlanması için departmanlar arası koordinasyon zorunludur. Bir projeye birden fazla departman katıldığında, her şeyin düzgün bir şekilde yürümesi için sorunsuz bir işbirliği gerekir.

Bunu sağlamanın en iyi yollarından biri, departmanları diğer departmanların hedefleri, projeleri, iş yükü ve görevleri hakkında kısa da olsa bilgilendirmektir. Bu, diğer yolların yanı sıra departman yöneticileri arasında düzenli toplantılar düzenleyerek yapılabilir.

Geri bildirim kraldır

Geri bildirim, doğru kullanıldığında iş dünyasında son derece güçlü bir araç olabilir ve ekibiniz arasındaki işbirliğini geliştirmenize kesinlikle yardımcı olabilir.

Hem olumlu hem de olumsuz, ancak her zaman yapıcı geri bildirimler sağlayarak, çalışanlara ne tür davranışları daha fazla veya daha az görmek istediğimizi söyler, kötü alışkanlıkların kırılmasına yardımcı olur ve bir kuruluş içinde üretkenliği ve diğer olumlu unsurları teşvik edenleri güçlendiririz.

Bu anlamda, işbirlikçi davranışı güçlendirmek için geri bildirim kullanarak ve etkili planlamayı engelleyen yönleri iyileştirmede proaktif davranarak, ekibimizi daha iyi koordine etme ve aynı veya daha az çabayla daha üretken olma konusunda güçlendirebiliriz.

Çalışan ilişkilerini iyileştirmek

Çalışan ilişkilerinin nasıl geliştirilebileceği konusunda çok şey söylenebilir, ancak burada vurgulamak istediğimiz nokta, çalışanlarınız birbirleriyle iyi geçinirse ekip koordinasyonunun, özellikle de örtük koordinasyonun hızla artacağıdır. Sadece çalışma ortamında bile olsa birbirlerini önemsiyorlarsa, birbirleriyle işbirliği yapmak için ellerinden geleni yapacak, birbirlerinin ihtiyaçlarını tahmin edecek ve üzerlerine düşeni en iyi şekilde yapacaklardır.

FuseBase ile Verimli İşbirliği Yapın

FuseBase (eski adıyla Nimbus) ve farklı uygulamaları ve uzantıları ile herkesi aynı sayfada tutabilir, her türlü proje üzerinde işbirliği yapabilir, aynı zamanda meşgul ve üretken kalabilirsiniz.

Ayrıca şunları da oluşturabilirsiniz bir şirket wikisi bir not alma uygulamasından çok daha fazlası olan FuseBase ile şirketinizin bilgi birikimini tüm çalışanlarınızın rahatlığı için oluşturmanıza ve saklamanıza olanak tanır. Ve hatta müşterilerinizle projeleri üzerinde işbirliği yapmak için beyaz etiketli müşteri portalları oluşturabilirsiniz.

FuseBase’un tüm özelliklerini keşfedin bugün ücretsiz denemenizde!

Daha fazla FuseBase güncellemesi ve makalesi için Twitter sayfamızı takipte kalın!