Erfolgreiches Management von Kundenprojekten – Ein Leitfaden

PricewaterhouseCoopers berichtet dass 97 % der Unternehmen Projektmanagement als entscheidend für die Leistung des Dienstleistungsgeschäfts und den Erfolg des Unternehmens auf dem heutigen Markt ansehen. Ein effektives Kundenprojektmanagement spielt eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, bestehende Kunden zufrieden zu stellen und neue zu gewinnen. Wenn Sie Ihre Kunden und deren Anforderungen kennen, kann das Ihrem Erfolg sehr zuträglich sein, unabhängig davon, ob Sie bereits über jahrelange Erfahrung im Projektmanagement verfügen oder gerade erst in das Geschäft einsteigen.

Für Dienstleister mag es entmutigend sein, die Erwartungen ihrer Kunden zu erfüllen, aber durch den Einsatz von Projektmanagement-Tools wie dem kundenportal software und die Befolgung einiger Tipps können sie die Kundenerwartungen nicht nur erfüllen, sondern übertreffen – und damit ihr Geschäft ausbauen!

Dieser Blog befasst sich mit dem Kundenprojektmanagement, seinen Phasen und wie Sie die Beziehungen zu Ihren Kunden stärken können.

Was ist Kundenprojektmanagement?

Kundenprojektmanagement bedeutet, dass Organisationen oder Unternehmen während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts aktiv mit ihren Kunden zusammenarbeiten, um die Erwartungen der Kunden zu erfüllen, die Kommunikation zu optimieren und die Kundenwünsche in den Mittelpunkt der Entscheidungsprozesse zu stellen. Der Schwerpunkt des Kundenprojektmanagements liegt auf der Pflege enger Kundenbeziehungen und dem Erreichen von Ergebnissen, die mit den Zielen der Kunden übereinstimmen.

Bei der täglichen Arbeit gibt es einige Überschneidungen mit dem normalen Projektmanagement. Der Projektmanager oder Teamleiter erstellt Ergebnisse und plant Aufgaben. Sie planen und organisieren auch den gesamten Projektmanagementprozess.

Kundenprojekte unterscheiden sich insofern erheblich, als Sie neben der Überwachung interner Teams und externer Interessengruppen auch Kommunikationspläne für den Kunden aufstellen, den Umfang des Projekts verwalten und Kundenbeziehungen aufbauen müssen.

Ein wesentlicher Unterschied im Kundenprojektmanagement liegt in der Kommunikation, die einen Projektmanager oft vor schwierige Situationen stellt. Die Kunden verstehen Ihre Branche möglicherweise nicht vollständig und stehen unter Umständen selbst unter Gewinndruck.

4 Phasen des Kunden-Projektmanagementprozesses

Das Projektmanagement umfasst vier verschiedene Phasen, die sowohl extern als auch intern für kundenorientierte und interne Initiativen angewendet werden können.

Projektstart

Ein frühzeitiger Projektstart ist unerlässlich, um Erwartungen und Zeitpläne festzulegen, Bedürfnisse zu ermitteln und detaillierte Projektinformationen zu sammeln – er ist ein wesentlicher Bestandteil des Projekterfolgs!

Bevor Sie sich jedoch zu schnell in die Arbeit stürzen, sollten Sie den Umfang und die Vision Ihres Projekts gründlich recherchieren und planen. Es kann sich als schwierig erweisen, die Erwartungen der Kunden richtig zu formulieren, wenn diese nicht genau erklären können, was sie benötigen oder wollen. Daher ist das Kundenmanagement von entscheidender Bedeutung, wenn es darum geht, in der Anfangsphase klare Anforderungen von den Beteiligten zu erhalten.

In dieser Phase wird in der Regel ein Projektcharta-Dokument erstellt. In diesem überschaubaren Dokument werden die wichtigsten Details zum Abschluss des Projekts festgehalten, ohne die Mitglieder des Projektteams zu überfordern.

Planung

Jetzt ist es an der Zeit, mit der Planung zu beginnen. Die Planungsphase überschneidet sich häufig mit der Initiierungsphase. Sie ist jedoch erwähnenswert, weil sie mit viel Arbeit verbunden ist. In dieser Phase erstellen Sie den Zeitplan für Ihr Projekt und die Arbeitsbeschreibung.

Ein Projektmanager muss einen Plan erstellen und ihn in Aufgaben unterteilen, die sowohl von den internen Teammitgliedern als auch vom Kunden bewältigt werden können. In diesem Abschnitt fügen Sie Fristen für das Projekt hinzu, legen klare Meilensteine fest und erstellen Aufgaben für alle Beteiligten.

Dazu gehört auch die Arbeit am Kundenprojekt. Sie sollten bedenken, wo Ihre Kunden möglicherweise einen Beitrag leisten müssen, z. B. bei Überprüfungen und Genehmigungen. Überlegen Sie, ob Ihr Team etwas vom Kunden benötigt, um seine Arbeit zu erledigen.

Legen Sie einen realistischen Zeitrahmen fest, innerhalb dessen der Kunde die Aufgabe erledigen soll. Vergewissern Sie sich, dass Sie Ihre Erwartungen kommunizieren und dass der Kunde seinen Beitrag problemlos leisten kann.

Ausführung

Sobald ein umfassender und präziser Projektplan erstellt wurde, ist seine Umsetzung der nächste Schritt in der Projektdurchführungsphase. In der nächsten Phase der Projektdurchführung übernehmen die Produzenten die Verantwortung für die Erstellung der Ergebnisse.

Als Projektmanager ändert sich Ihre Rolle nun erheblich. Als Teamleiter sind Sie dafür verantwortlich, alle Arbeitsabläufe zu überwachen und sofortige Maßnahmen zu ergreifen, wenn etwas schief läuft, sich verzögert oder falsch produziert wird.

Je weiter Ihr Projekt voranschreitet, desto mehr müssen Sie sich als Experte für Kommunikation einbringen. Regelmäßige Aktualisierungen durch andere Abteilungen und Ihr Team können unerlässlich sein.

Lösen Sie alle Konflikte, die innerhalb Ihres Teams oder zwischen internen und externen Kunden auftreten können. Unterstützen Sie Teammitglieder bei schwierigen Diskussionen oder springen Sie bei Bedarf ein.

Abschluss

Sorgen Sie für einen nahtlosen Abschluss von Kundenprojekten und kümmern Sie sich um offene Fragen, damit die Kunden mit den Ergebnissen ihrer Arbeit zufrieden sind. Nutzen Sie diese Zeit, um die positiven Aspekte des Auftrags hervorzuheben, Bedenken anzusprechen oder Verbesserungen vorzuschlagen, gesunde Kundenbeziehungen aufzubauen und neue Verträge für künftige Phasen zu schließen. Kommunikation, detailorientierte Arbeitsmoral und die Bereitschaft, den Aufgabenbereich zu erweitern, sind entscheidend für einen reibungslosen Abschluss und eine reibungslose Eingliederungsphase, die letztlich die Chancen auf künftige Aufträge erhöht.

10 Tipps für ein effektives Kundenprojektmanagement

Die Kombination verschiedener bewährter Verfahren für die Verwaltung von Kundenprojekten hebt diese auf eine andere Ebene. Zwar lässt sich der Erfolg nicht mit einer einzigen Formel erreichen, doch können Sie durch den Einsatz geeigneter Kundenmanagementtechniken starke und dauerhafte Beziehungen zu Ihren Kunden aufbauen. Wir werden uns gleich mit einigen gängigen Best Practices für Kundenprojektmanager befassen!

Setzen Sie von Anfang an klare Erwartungen

Legen Sie von Anfang an klare Erwartungen fest, um Missverständnisse zu vermeiden und den Umfang des Projekts zu verringern. Bei der Verwaltung von Kunden mit unterschiedlichen Anforderungen und Erwartungen ist es wichtig, dass sich alle Beteiligten vom ersten Tag an einig sind, um die Kommunikation zu optimieren und langfristige Beziehungen zu pflegen, ohne dass es zu Enttäuschungen und Frustrationen aufgrund unrealistischer Erwartungen kommt.

Bevorzugte Kommunikationskanäle einrichten

Der Erfolg des Projektmanagements beruht auf einer effektiven Kommunikation. Schaffen Sie klare Kommunikationskanäle, die regelmäßig und konsistent mit Ihrem Kunden sind. Kunden bevorzugen unterschiedliche Kommunikationsmittel und -kanäle. Anstatt alle Ihre Mitarbeiter in Dutzende von Drittanbieter-Apps einzuladen, ist es besser, die Arbeitsabläufe auf einer einzigen Plattform wie einem Kundenportal zu zentralisieren. Die Kunden können in eine Projektmanagement-Plattform eingebunden werden, die es allen ermöglicht, unter einem Dach zu arbeiten. Auf diese Weise werden sie über den Projektstatus und alle Herausforderungen und Änderungen des Projektumfangs informiert.

Nutzen Sie ein Kundenportal, um eine effektive Projektmanagement-Software für Kunden zu implementieren

Da es bei der Verwaltung mehrerer Projekte leicht passieren kann, dass Informationen verlegt werden, ist es sehr hilfreich, alle Projektinformationen an einem zentralen Ort aufzubewahren – hier kommt eine Projektmanagement-Software für Kunden ins Spiel. Die intuitive Benutzeroberfläche vereinfacht die Einarbeitung und ermöglicht die Nachverfolgung jedes Aspekts der einzelnen Projektdetails.

Um Ihr Dienstleistungsgeschäft zu vereinfachen und sein Potenzial zu erweitern, investieren Sie in eine effektive Projektmanagement-Software mit einem Kundenportal. Kundenportale sind unverzichtbare Werkzeuge, um Kundenprojekte zu überwachen und ihre wichtigsten Aspekte schnell zu erkennen. Mit ihren zahlreichen Funktionen können Sie den Fortschritt und die Aufgaben des Kunden verfolgen, Kontakte verwalten, Berichte erstellen usw. Darüber hinaus können Kunden und Kollegen besser zusammenarbeiten, da wichtige Informationen leicht auf einer stabilen Plattform zu finden sind. Die Kunden werden sich wohler fühlen, wenn sie wissen, an wen sie sich wenden können, wenn sie Klarstellungen oder Aktualisierungen zu einem bestimmten Projekt benötigen.

Seien Sie transparent im Umgang mit Ihren Kunden

Transparenz kann bei der Verwaltung von Kundenbeziehungen sehr hilfreich sein. Ihr Kunde bezahlt Sie oder Ihr Unternehmen für die Durchführung eines Projekts. Warum sollten Sie nicht wollen, dass er alles über Ihre Prozesse und die Art und Weise, wie Sie über Projekte entscheiden, erfährt?

Es darf keine Geheimnisse geben, wenn es darum geht, ein Projekt abzuschließen. Stellt etwas ein Problem für Ihr Team oder Sie selbst dar? Sprechen Sie mit Ihrem Kunden darüber. Es ist möglich, dass Ihr Kunde eine völlig andere Sichtweise auf das Problem hat. Sie können einen Konsens erreichen, indem Sie Ihre Kunden in die Entscheidungsfindung einbeziehen, bevor Sie überhaupt Ideen präsentieren.

Arbeiten Sie intelligenter, nicht härter

Es ist nicht notwendig, härter zu arbeiten, um die Bedürfnisse Ihres Kunden zu erfüllen. Versuchen Sie stattdessen, intelligenter zu arbeiten. Die Automatisierung von Arbeitsabläufen hat das Potenzial, das Projektmanagement zu revolutionieren. Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen können Sie Verwaltungsarbeiten automatisieren und sich auf kundenorientierte Tätigkeiten konzentrieren.

Wer die Workflow-Automatisierung nicht nutzt, läuft Gefahr, ins Hintertreffen zu geraten, denn immer mehr Unternehmen entdecken das Potenzial der Automatisierung. Projekt-Workflows waren noch nie so schnell wie heute, und das ermöglicht es den Teams, sich auf die wertvollen Kundenaufgaben zu konzentrieren. Das Serviceteam nutzt die Automatisierung von Arbeitsabläufen, um seine Produktivität zu steigern und effizienter zu arbeiten.

Rechtzeitiges Feedback für eine pünktliche Projektabgabe

Es gibt Kunden, die den Projektfortschritt sehen und in jede Phase einbezogen werden wollen. Auf der anderen Seite gibt es Kunden, die nur die Endergebnisse sehen wollen. Das Problem dabei? Sie wollen sich nicht mit beiden anlegen!

Ein Kunde, der ständig auf dem Laufenden gehalten werden muss, kann Ihren Arbeitsablauf stören. Das unterbricht die Kontinuität und führt zu einer Unterbrechung des Projekts. Ein Kunde, der nur das Endergebnis sehen will, kann das Projekt auch in die falsche Richtung lenken.

Ein Kunde, der diesen Überblick verweigert, kann nicht feststellen, ob das Projekt auf dem richtigen Weg ist und seine Ziele erreicht. Um sicherzustellen, dass Ihr Projekt auf dem richtigen Weg ist, sollten Sie regelmäßige Besprechungen mit Ihren Kunden einrichten, um effektives Feedback zu erhalten und den idealen Weg der Projektdurchführung weiterzuverfolgen. Auch hier können Sie die richtige Projektmanagement-Software mit einem Kundenportal verwenden, um sofortiges Feedback zu den Aufgabenkommentaren zu erhalten.

Erstellen Sie realistische und erreichbare Ziele

Bei der Entscheidung, welche Ziele realistisch sind und welche nicht, sollten Sie die Einzigartigkeit des Kunden im Auge behalten, wenn Sie seine realistischen Erwartungen einschätzen. Denken Sie daran, wenn Sie kundenbezogene Fristen oder Ziele setzen, die aufgrund von Verzögerungen, schlechter Entscheidungsfähigkeit oder Kommunikationsproblemen möglicherweise unrealistisch werden könnten.

Halten Sie sich an Fristen und Etappenziele

Sobald Sie sich Ziele gesetzt haben, sollten Sie diese auch einhalten. Dies trägt nicht nur zur Kundenzufriedenheit bei, sondern auch dazu, Ihre Glaubwürdigkeit und Zuverlässigkeit als Experte auf Ihrem Gebiet unter Beweis zu stellen.

Respektieren Sie die Zeit Ihres Kunden

Nicht zuletzt ist es wichtig, die wertvolle Zeit Ihres Kunden zu respektieren. Höchstwahrscheinlich hat er Sie beauftragt, seine Arbeit zu erledigen oder ihn von dieser Last zu befreien. Der Grund dafür ist, dass sie versuchen, mit den neuesten Entwicklungen Schritt zu halten, aber keine Zeit dafür aufwenden oder alle Entscheidungen treffen wollen.

Bessere Verwaltung von Kundenprojekten mit FuseBase

Wie bereits erwähnt, liegt das Herzstück eines erfolgreichen Projektmanagements darin, die beste Projektmanagement-Software mit Kundenportalfunktionalität zu finden. FuseBase (ehemals Nimbus) bietet eine mühelose Kundenportallösung, die die Verwaltung von Kundenprojekten nahtlos macht und Kunden und Projektmanagern Raum für die Verfolgung des Projektfortschritts und den sicheren Austausch von Dokumenten bietet.

Mit FuseBase (ehemals Nimbus) können Sie schnell und effizient einen Arbeitsbereich für jedes Projekt einrichten und Teammitglieder einladen, die daran mitarbeiten möchten. Durch das Versenden eines Links können Sie Kunden einladen, sich Ihrem Projekt im Kundenportal anzuschließen. Die einfach zu bedienende Benutzeroberfläche ermöglicht ein schnelles und nahtloses Onboarding, und der Echtzeit-Zugang gibt dem Kunden die Kontrolle über jede Phase der Arbeit.

Mit den vielfältigen Funktionen zur Aufgabenverwaltung können Sie Aufgaben zuweisen, Beschreibungen hinzufügen, Fristen und Prioritätsstufen verfolgen und sie auf einer Kanban-Tafel organisieren. Um sicherzustellen, dass die Projekte im Zeitplan bleiben, legen Sie für jede Aufgabe eine bestimmte Zeit fest. Eingebaute Fortschrittsbalken helfen Ihnen, den Projektfortschritt zu überwachen und zu verstehen, welche Aktivitäten gerade im Gange sind. Außerdem können Sie kunden-Dashboards bietet darüber hinaus einen schnellen Überblick über wichtige Projektinformationen in Bezug auf laufende Arbeiten und die Entwicklung spezifischer Prozesse. Dies erhöht die Interaktion mit dem Kunden und gibt ihm Vertrauen in den Fortschritt des Projekts!

Projektmanagement-Software mit einem Kundenportal fördert die Echtzeit-Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern und Kunden, indem sie Diskussionen, Genehmigungsprozesse und die Sammlung von Feedback rationalisiert. Darüber hinaus können Kunden das Kundenportal nutzen, um Dateien hochzuladen oder unter auf projektbezogene Dokumente oder Berichte zuzugreifen, was FuseBase zu einer effizienten Plattform macht, die alles unter einem Dach vereint.

Abschließende Überlegungen

Kundenprojektmanagement ist einfacher, als es scheint. Behandeln Sie Ihre Kunden als Partner und besprechen Sie Ihre Anliegen sofort. Die Ergebnisse der Verbesserung und Konzentration auf die Kundenbeziehungen werden sich in verbesserten Projektergebnissen und der Rentabilität des Dienstleistungsgeschäfts zeigen.

Kombinieren Sie die oben genannten Tipps mit einem robusten Projektmanagement-Tool für das Kundenportal, und Ihr Projekt wird erfolgreich sein.