Bedeutung und Nutzen von Datenräumen für Unternehmen

Es ist kein Geheimnis, dass sich Unternehmen heute zunehmend auf digitale Plattformen für die Zusammenarbeit, Finanztransaktionen, Geschäftsabschlüsse und den Dateiaustausch verlassen. Daher ist die Notwendigkeit sicherer Online-Bereiche für die Aufbewahrung und den Austausch von Dokumenten äußerst wichtig.

Obwohl sich die meisten Unternehmen auf große Datenbanken verlassen, sind diese extrem anfällig für Hacking-Versuche.

Aber es gibt eine Lösung für dieses Problem – virtuelle Datenräume. Mit zusätzlichen Sicherheitsvorkehrungen und Versionskontrolle sind sie nützlich für die Speicherung und Übermittlung vertraulicher Dokumente. Für viele Unternehmen ist dies ein unverzichtbares Instrument, und so ist es kein Wunder, dass der Marktanteil von VDRs ständig wächst.
Heute werden wir versuchen zu erklären, was ein Datenraum ist und warum er für den Umgang mit sensiblen oder vertraulichen Informationen nützlich ist.

Was ist ein Datenraum?

Datenräume bieten einen sicheren Ort für die Speicherung und gemeinsame Nutzung großer Mengen sensibler Dokumente. Sie werden verwendet, wenn ein Unternehmen sensible Materialien mit einer begrenzten Anzahl von Personen in einer streng kontrollierten Umgebung austauschen muss. Kurz gesagt, solche Räume gewährleisten einen rationalisierten und sicheren Prozess.

Dadurch ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass geschützte und vertrauliche Dokumente in die falschen Hände geraten.

Arten von Datenräumen

1. Physische Datenräume. In der Vergangenheit war ein physischer Datenraum lediglich ein Raum voller Dokumente. Wenn Unternehmen einen sicheren Ort für die Aufbewahrung von physischen Dokumenten und die Beschränkung des Zugriffs auf diese Dokumente benötigten, konnten sie eine von mehreren Möglichkeiten nutzen, z. B. verschlossene physische Räume in ihrem Hauptsitz, im Büro ihrer Anwaltskanzlei oder sogar einen Banktresor. Herkömmliche Datenräume sind physisch gesichert und haben einen eingeschränkten Zugang. Sie sind in der Regel an einem sicheren Ort eingeschlossen, werden bewacht und alle Informationen stehen unter ständiger Beobachtung.
2. Virtuelle Datenräume (VDRs). Unternehmen, Berater, Rechtsteams, Investoren und Wirtschaftsprüfer entscheiden sich für VDR, die auch als “Deal Room” bezeichnet werden, anstelle von physischen Räumen, weil sie eine Cloud-Lösung bieten. VDRs bieten einen sicheren Online-Speicherort für die Überprüfung aller Dokumente in digitalen Formaten während wichtiger Prozesse, wie z. B. Ausschreibungen, Rechtstransaktionen, Fundraising und Audits, und Sie haben vielleicht schon von Due-Diligence- oder Investorendatenräumen gehört. Bei letzteren handelt es sich um einen Datensicherheitsraum, der speziell zur Erleichterung des Due-Diligence-Prozesses bei Geschäftstransaktionen entwickelt wurde.
   

Welche Vorteile bietet ein virtueller Datenraum?

Die Nutzung physischer Datenräume hat mehrere Nachteile. Physische Datensuchen und -überprüfungen können mühsam und zeitaufwändig sein. Da außerdem jeweils nur eine Gruppe Zutritt hat, müssen die Teilnehmer oft warten, bis sie an der Reihe sind, den Raum zu nutzen.

Virtuelle Datenräume hingegen sind in wenigen Minuten erreichbar.
Im Gegensatz zu physischen Datenräumen ist ein Datenspeicherraum eine sichere Umgebung, in der autorisierte Benutzer unbesorgt auf vertrauliche Dokumente zugreifen und mit ihnen zusammenarbeiten können.
Eine beliebige Anzahl autorisierter Benutzer kann sich von jedem Standort aus gleichzeitig anmelden. Da sie in einer ISO27001-konformen, sicheren Online-Umgebung existieren, müssen sie nicht rund um die Uhr von einem Sicherheitsteam überwacht werden.

Verwechseln Sie VDR nicht mit Cloud-Speicher. Cloud-Storage mag zwar kostengünstiger sein, ist aber vor allem für den privaten Gebrauch gedacht. Deshalb ist ein virtueller Datenraum die beste Option für ein Unternehmen.

Warum sollten Sie einen Datenraum nutzen?

Unternehmen, Start-ups, Berater, Investmentbanker, Rechtsteams und andere Unternehmen nutzen diese Plattformen aus den unterschiedlichsten Gründen:

• Due-Diligence-Prüfung: Bei Fusionen, Übernahmen oder Finanzierungsrunden kann die Plattform den Due-Diligence-Prozess erleichtern, indem sie es Investoren und potenziellen Käufern ermöglicht, vertrauliche Dokumente und Informationen in einer sicheren und geordneten Umgebung auszutauschen.
• Sichere Speicherung und Freigabe von Informationen: Mit Verschlüsselung, erweiterten Berechtigungen und Wasserzeichen können Sie vertrauliche Informationen speichern und gemeinsam nutzen und gleichzeitig den Zugriff kontrollieren.
• Einfache Zusammenarbeit: Es ist einfach, Dokumente gemeinsam zu nutzen und die Due-Diligence-Prüfung zu beschleunigen, da mehrere Personen gleichzeitig an einem Projekt arbeiten können.

• Bessere Organisation und Kontrolle: Um den Zugriff auf Ihre sensiblen Dateien zu verwalten und zu regeln, schaffen VDRs einen einzigen Speicherbereich.
• Transparenz und Verantwortlichkeit: Mit Hilfe von Datenräumen ist es einfacher, das Nutzerverhalten nachzuvollziehen. Sie verbessern die Rechenschaftspflicht und verringern den Informationsmissbrauch.

Wenn Sie sensible Dokumente speichern und weitergeben müssen, ist ein Datenraum die beste Lösung. Er ist ein unverzichtbares Instrument für jedes Unternehmen, das weiß, wie wichtig die Wahrung der Privatsphäre und der Sicherheit ist.

Wie richtet man einen Datenraum ein?

• Zunächst müssen Sie sich zwischen einem physischen und einem virtuellen Datenraum entscheiden.
• Mit welchem Softwareanbieter werden Sie zusammenarbeiten? Denken Sie daran, dass Sie eine Software finden müssen, die in Bezug auf verschiedene Faktoren wie Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und Kosten des virtuellen Datenraums für Ihr Unternehmen geeignet ist.
• Entscheiden Sie, welche Dokumente Sie dort ablegen wollen.
• Ordnen Sie Ihre Dokumente logisch, indem Sie sie nach Themenbereichen kategorisieren, und laden Sie sie dann hoch.
• Legen Sie fest, wer welche Dokumente sehen kann und wie viel er ändern darf, je nach seiner Rolle und der Menge der informationen die sie für ihre Arbeit benötigen.
• Wenn Sie sicher sein wollen, dass der Datenraum ein sicherer Ort ist, sollten Sie fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Wasserzeichen verwenden.
• Bevor Sie andere Personen in den Raum lassen, sollten Sie sicherstellen, dass sie erfolgreich auf die benötigten Dateien zugreifen können, indem Sie einen Testzugang durchführen.
• Nachdem der Datenraum installiert, getestet und einsatzbereit ist, kann er veröffentlicht werden, und autorisierte Benutzer können auf die Dateien zugreifen.
• Schränken Sie ein, wer auf die Materialien zugreifen darf, indem Sie entsprechende Berechtigungen und Zugriffsbeschränkungen einrichten.
• Behalten Sie im Auge, wie die Informationen verwendet werden, indem Sie verfolgen, wer wann und zu welchem Zweck darauf zugegriffen hat.

Tipps für die Nutzung eines Datenraums?

Jetzt, wo Sie wissen, was ein Datenraum ist, müssen Sie lernen, wie Sie ihn nutzen können. Zunächst müssen Sie Zugang zur geschützten Website des Raums haben. Nachdem Sie die erforderlichen Autorisierungs- und Authentifizierungsschritte durchgeführt haben, wird Ihnen der Administrator des Raums den Zugang gewähren.

Sobald Sie auf den VDR zugreifen können, können Sie alle dort gespeicherten Dokumente und sonstigen Informationen lesen. Wenn der Raum den Industriestandards entspricht, verfügt er über gut beschriftete Dateien und Unterordner, die das Auffinden der benötigten Informationen erleichtern.

Oft können mehrere Personen im selben VDR zusammenarbeiten. Er kann für die Echtzeit-Zusammenarbeit mit Teammitgliedern, Kunden und Partnern verwendet werden.

Die meisten VDRs bieten auch Berichtsoptionen, so dass Sie im Auge behalten können, wer den VDR wie oft nutzt. Der Zugriff auf diese Statistiken kann für die Überwachung der Entwicklung eines Projekts hilfreich sein.

FuseBase: Ihr vertrauenswürdiger Datenraumanbieter

FuseBase (ehemals Nimbus) ist einer der besten Anbieter virtueller Datenräume mit einer dynamischen und kosteneffizienten Plattform für die Verwaltung großer Mengen sensibler Daten und deren sichere Aufbewahrung. Starke Verschlüsselung, umfangreiche Zugangskontrollen und detaillierte Prüfprotokolle gewährleisten, dass Ihre wichtigsten Dateien so sicher wie möglich sind. FuseBase ermöglicht es Ihnen, Prozesse zu rationalisieren, Geschäfte zu beschleunigen und einfach zusammenzuarbeiten, sei es bei der Durchführung von Due-Diligence-Prozessen, bei M&A-Transaktionen oder beim Austausch von Dokumenten. Wenn Sie FuseBase als Ihren vertrauenswürdigen Partner wählen, werden Sie das Beste aus Ihrem Datenraum herausholen.

Zusammenfassung

Wenn es um höchst vertrauliche Geschäftsinformationen geht, ist es am besten, dies in einem Datenraum zu tun. Die Nutzung digitaler Datenräume ist unerlässlich, da sie es interessierten Parteien ermöglicht, wichtige Informationen einzusehen und zu bewerten, während gleichzeitig gewährleistet ist, dass Ihre Dokumente vor Missbrauch geschützt sind.

Sichere Plattformen für die gemeinsame Nutzung von Daten bieten Unternehmen eine sichere, effiziente und kooperative Umgebung für die Verwaltung ihrer sensibelsten Informationen. Wir hoffen, dass Sie nun besser verstehen, was ein Datenraum ist, und erkennen, dass Unternehmen durch die Nutzung seiner Vorteile die komplizierte Landschaft der modernen Geschäftswelt sicher durchqueren und zum Erfolg kommen können.