Wie Kann Asynchrone Kommunikation Ihre Teamproduktivität Steigern?

Überlegen Sie einmal: Ein durchschnittlicher Mitarbeiter verbringt bis zu 4,6 Stunden pro Woche mit der Vorbereitung von Statusbesprechungen. Kein Wunder, dass immer mehr Menschen Meetings als Zeitverschwendung empfinden. Laut einer Umfrage von Clarizen/Harris Interactive geben 70 % der Befragten an, dass diese Besprechungen nicht zur Erledigung ihrer Aufgaben beitragen, und 40 % glauben, dass diese Gespräche wertvolle Arbeitszeit verschwenden.

Wie können Sie die Zusammenarbeit zwischen Teams vor Ort und Remote-Teams aufrechterhalten? Gibt es einen besseren Weg, um das Aufgabenmanagement und den Fluss von Ideen zu handhaben? Wenn Sie noch nie etwas von asynchroner Kommunikation gehört haben, sind Sie auf der richtigen Seite gelandet!

In diesem Artikel erfahren Sie, wie diese Art der Teamarbeit die Produktivität eines Teams steigert und warum sie besser ist als die Zusammenarbeit vor Ort. Außerdem lernen Sie ein innovatives Tool kennen, mit dem Sie Ihre Arbeitsaufgaben leichter bewältigen können. Welcher Dienst ist das? Das erfahren Sie weiter unten in diesem Beitrag!

Was ist asynchrone Kommunikation?

Asynchrone Arbeit oder asynchrone Kommunikation ist eine Art der Zusammenarbeit, bei der eine Person nicht sofort eine Reaktion auf ihre Ideen und Aufgaben erhält. Da zwischen Anfrage und Antwort eine gewisse Zeitspanne liegt, kann es sich hierbei nicht um eine persönliche Zusammenarbeit handeln – sie ist weder am Telefon noch bei einem persönlichen Treffen oder über Live-Video-Chat-Tools möglich.

Jeder ist bei der Arbeit beschäftigt und sogar überfordert, und es kann ziemlich stressig sein, einen Kollegen mit weiteren Anfragen oder Kommentaren zu belasten. In diesem Fall ist die asynchrone Zusammenarbeit sehr nützlich. Im Folgenden erfahren Sie, wie diese Art der Kommunikation Ihnen und Ihren Kollegen helfen kann:

• Wenn Sie Ihren Teamkollegen genügend Zeit geben, die Lösung zu verarbeiten und angemessen darüber nachzudenken, können Sie eine wertvollere und bessere Antwort geben;
• Genügend Zeit, um die Nachricht in einen angemessenen Kontext zu stellen und klare Erklärungen zu geben;
• Verringerung des Bedarfs an übermäßiger persönlicher Kommunikation. Es ist viel einfacher und schneller, spezielle Tools wie FuseBase Platform, Slack, Trello oder sogar Gmail zu verwenden, um Feedback auszutauschen oder eine neue Aufgabe zu vergeben;
• Verwaltung der internen Dokumentation auf eine besser organisierte, strukturierte Weise.

Die asynchrone Kommunikation würde die Zeit sparen, die man braucht, um zum Schreibtisch eines Mitarbeiters zu kommen und ihn bei der Arbeit zu unterbrechen. Für Remote-Teams ist dies eine bessere Lösung, da unnötige Anrufe und Besprechungen entfallen.

Um den Kontext zu verdeutlichen, gibt es einen kurzen Vergleich, der Ihnen die Hauptunterschiede zwischen asynchroner Zusammenarbeit und persönlicher Zusammenarbeit (z. B. während eines Meetings oder im Büro) aufzeigt.

Synchrone Zusammenarbeit:

• Sorgt für effektives Brainstorming
• Erfordert Vorausplanung
• Eignet sich für Mitarbeiter vor Ort
• Sorgt nicht für angemessene Aufzeichnungen

Im Gegenteil, asynchrone Zusammenarbeit:

• Gewährleistet produktivere Gespräche und fördert effektiv die Innovation
• Findet zufällig statt
• Eignet sich besser für Remote-Teams
• Hilft bei der Aufzeichnung von Diskussionen im Laufe der Zeit

Was sind die Vorteile der asynchronen Kommunikation?

Es gibt mehrere Vorteile der asynchronen Kommunikation.

1. Spart Zeit und Geld

Bei der synchronen Kommunikation, die in Echtzeit abläuft (z. B. bei Videokonferenzen), müssen Sender und Empfänger anwesend sein.

Bei der asynchronen Kommunikation müssen Sie nicht gleichzeitig anwesend sein oder auf eine Antwort warten. Das spart Zeit und Geld. Da Sie nicht auf eine Antwort warten müssen, können Sie in der Zwischenzeit an anderen Dingen arbeiten.

EXPERTEN SAGEN

“Ich bin der Meinung, dass es für Remote-Teams besser ist, einen asynchronen Kommunikationsstil zu wählen, vor allem, wenn sich die Mitarbeiter in verschiedenen Zeitzonen befinden. Viele Besprechungen und Unterhaltungen können per E-Mail oder Loom stattfinden, und Besprechungen können für dringende strategische Angelegenheiten oder kulturschaffende Aktivitäten aufgespart werden.

Da weniger Besprechungen einen Teil des Kalenders der Mitarbeiter blockieren, können sie sich mehr auf die eigentliche Arbeit konzentrieren, was besonders produktiv für Aufgaben wie das Schreiben oder die Entwicklung ist.“

2. Verbessert die Effizienz

Da Sie nicht warten müssen, können Sie mehr Zeit mit der Arbeit an Ihrem Projekt verbringen, anstatt auf die Antwort eines anderen zu warten.

Wenn Sie beispielsweise aus der Ferne arbeiten, ist es schwer zu wissen, ob Ihr Kollege Ihre E-Mail erhalten hat oder nicht. Mit asynchroner Kommunikation müssen Sie sich darüber keine Gedanken machen.

Wenn Sie Ihre Produktivität steigern wollen, sollten Sie asynchrone Kommunikationstools verwenden, die es Ihnen ermöglichen, sich ohne Ablenkung auf Ihre Aufgaben zu konzentrieren. Die asynchrone Zusammenarbeit ermöglicht Ihnen genau das.

3. Steigert die Kreativität

Wenn Sie zusammenarbeiten, sind Sie gezwungen, miteinander zu interagieren. Das macht es schwieriger, kreative Lösungen zu finden.

Wenn Sie jedoch asynchron zusammenarbeiten, ist es einfacher, etwas Einzigartiges zu schaffen. Sie können einfach einen anderen Gang einlegen und zu einem anderen Projekt übergehen.

4. Fördert das Vertrauen

In jeder Beziehung ist Vertrauen ein wichtiger Faktor. Wenn Sie asynchrone Kommunikationsmittel verwenden, können Sie Vertrauen aufbauen, indem Sie transparent und ehrlich sind.

5. Hilft, Burnout zu vermeiden

Asynchrone Kommunikation löst das Problem, dass Sie sofort auf Menschen reagieren müssen. Stattdessen können Sie später antworten, zu einem Zeitpunkt, der für Sie besser geeignet ist. Dies beugt Burnout vor, da Sie nicht ständig unterbrochen werden und weniger Stress empfinden.

6. Fördert die Transparenz

Asynchrone Kommunikation sorgt auch dafür, dass jeder weiß, was vor sich geht. Wenn Sie z. B. an einem Projekt mit entfernten Teammitgliedern arbeiten, können Sie Aktualisierungen über verschiedene Kanäle versenden, so dass jeder weiß, was gerade passiert.

7. Sicherstellung der Verantwortlichkeit

Es ist leicht, den Überblick über Ihre Arbeit zu verlieren, da Sie sich nicht ständig mit anderen absprechen. Wenn Sie jedoch asynchrone Kommunikation nutzen, können Sie sich bei Ihren Kollegen melden, wann immer es Ihnen passt.

8. Erleichtert die Teamarbeit

Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Teambildung ist eine offene Form der Kommunikation. Wenn Sie asynchrone Kommunikationstools verwenden, können Sie ganz einfach mit allen Mitgliedern Ihres Teams sprechen.

9. Hilft bei der Verwaltung von Projekten

Bei der asynchronen Kommunikation müssen Sie nicht auf eine Antwort warten. So haben Sie mehr Freiheit, an anderen Projekten zu arbeiten und gleichzeitig den Überblick zu behalten. Dies ist besonders nützlich für Mitarbeiter, die aus der Ferne arbeiten, da sie jede Form der Kommunikation nutzen können, um alle auf dem Laufenden zu halten.

10. Sie können überall arbeiten

Einer der größten Vorteile asynchroner Kommunikationstools besteht darin, dass Sie überall arbeiten können, wo Sie gerade sind. Egal, ob Sie zu Hause oder im Büro sind, Sie können immer noch mit Ihren Teamkollegen kommunizieren.

Was sind die Nachteile der asynchronen Kommunikation?

Dies sind einige der Nachteile der asynchronen Kommunikation.

1. Es dauert länger, Aufgaben zu erledigen

Auch wenn es den Anschein hat, dass Sie mit der asynchronen Kommunikation Zeit sparen, dauert die Erledigung von Aufgaben tatsächlich länger.

Das liegt daran, dass Sie sich erst überlegen müssen, wie Sie antworten wollen, bevor Sie Ihre Nachricht abschicken. Ebenso kann es sein, dass Sie warten müssen, bis Sie eine Antwort erhalten, auf die Sie gewartet haben. Wenn Sie schnell antworten, könnten Sie wertvolle Informationen verpassen.

2. Schwierig, konzentriert zu bleiben

Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, lassen Sie sich leicht ablenken. Das kann zu Problemen führen, z. B. dazu, dass man sich nicht mehr konzentrieren kann und Fristen verpasst.

Bei asynchroner Kommunikation können Sie nicht einfach dort weitermachen, wo Sie aufgehört haben. Sie müssen ganz von vorne beginnen.

3. Nicht effektiv für langfristige Beziehungen

Da man sich nicht immer persönlich treffen kann, ist es bei der asynchronen Kommunikation schwierig, eine enge Beziehung aufzubauen.

Das macht es schwieriger, ein produktives Gespräch zu führen oder eine gesunde Beziehung zu pflegen.

4. Feedback in Echtzeit ist nicht möglich

Wenn Sie versuchen, Ihre Fähigkeiten zu verbessern, ist es wichtig zu wissen, wie gut Sie sind.

Da es sich bei der asynchronen Kommunikation nicht um Echtzeitkommunikation handelt, können Sie nur im Nachhinein Feedback geben. Für eine Führungskraft, die Feedback einholt, könnte dies bedeuten, dass sie nicht in der Lage ist, asynchrones Feedback zu geben.

5. Kann zu Verwirrung führen

Wenn Sie mit mehreren Mitarbeitern zusammenarbeiten, kann es vorkommen, dass Sie zwei Unterhaltungen gleichzeitig führen.

Das kann verwirrend und unübersichtlich sein.

6. Erfordert zusätzlichen Aufwand

Sie müssen im Voraus planen, um sicherzustellen, dass Sie in der Lage sind, auf Nachrichten zu antworten. Außerdem müssen Sie sich überlegen, ob Sie genau zum richtigen Zeitpunkt oder erst später antworten wollen.

Dadurch wird Ihr Arbeitsablauf noch komplexer.

7. Ist nicht für jede Situation geeignet

Wenn es um heikle Themen geht, sollten Sie es vermeiden, diese asynchron zu besprechen.

Wenn Sie z. B. über etwas Persönliches sprechen, sollten Sie es lieber von Angesicht zu Angesicht besprechen.

Asynchrone Kommunikationstools

Asynchrone Kommunikationstools sind ideal für Teams, die über verschiedene Standorte verteilt sind. Sie helfen Ihnen, effektiv zusammenzuarbeiten, ohne Zeit oder Geld zu verschwenden.

Beispiele für asynchrone Kommunikationstools sind:

• Videokonferenzen. Damit können Sie sich mit anderen Personen über einen Bildschirm verbinden.
• Chat-Apps. Mit diesen Apps können Sie anderen Personen direkte Nachrichten senden.
• E-Mail. Damit können Sie Nachrichten an andere Personen senden.
• Gemeinsame Arbeitsbereiche. Damit können Sie Dateien und Dokumente mit anderen teilen.
• Wissensdatenbanken. Diese ermöglichen es Ihnen, Wissen und Daten online zu speichern.
• Kundenportale. Sie bieten eine Schnittstelle für die direkte Kommunikation mit Kunden auf private und sichere Weise.

Beispiele für asynchrone Kommunikation

Häufige Beispiele für den Einsatz asynchroner Kommunikation in Unternehmen sind:

1. Verwaltung von Projekten. Wenn Sie ein Projekt verwalten, können Sie den Teammitgliedern Aufgaben zuweisen und den Fortschritt per E-Mail verfolgen.
2. Kommunikation mit Kunden. Mit Kundenportalen können Sie einen privaten Bereich für eine effizientere asynchrone Kommunikation mit Kunden schaffen.
3. Gemeinsame Nutzung von Inhalten. Mit kollaborativen Arbeitsbereichen können Sie Dateien und Dokumente problemlos mit Kollegen austauschen.
4. Aufbau von Gemeinschaften. Mit Chat-Anwendungen können Sie mit anderen Benutzern in Echtzeit interagieren.
5. Alle auf dem Laufenden halten. Mit E-Mail können Sie jederzeit Nachrichten an alle senden.
6. Zusammenarbeit mit externen Mitarbeitern. Videokonferenzen ermöglichen eine asynchrone Kommunikation, indem Sie sich mit Teammitgliedern verbinden können, die sich weit entfernt befinden.
7. Verbesserung der Produktivität. Da bei der asynchronen Kommunikation keine sofortigen Antworten erforderlich sind, können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren.
8. Gewährleistung der Sicherheit. Kundenportale und Chat-Apps sind private Bereiche, in denen Sie sich frei unterhalten können.
9. Stressabbau. Wenn Sie sich von zu vielen E-Mails überfordert fühlen, können Sie dank asynchroner Kommunikation antworten, wann immer Sie können.
10. Verbesserung der Effizienz. Durch die Verringerung von Ablenkungen verbringen Sie weniger Zeit mit Verwaltungsaufgaben und können sich besser auf Ihre Arbeit konzentrieren.

Wann ist es besser, asynchrone Kommunikation zu verwenden?

Beispiele dafür, wann es besser ist, asynchrone Kommunikation zu verwenden, sind:

1. Sie haben keinen Zugriff auf die andere Person

Wenn Sie die andere Person nicht sehen oder sprechen können, ist die Verwendung asynchroner Kommunikation hilfreich.

2. Zeit sparen

Manchmal sind Sie vielleicht zu beschäftigt, um auf eine Antwort der anderen Person zu warten. In diesen Fällen ist die asynchrone Kommunikation ideal und spart Zeit.

3. Dinge vertraulich behandeln

Manche Themen oder Informationen sollten nicht öffentlich geteilt werden. Die asynchrone Kommunikation hilft Ihnen dabei, da Sie privat kommunizieren können.

4. Konzentrieren Sie sich auf andere Dinge

Manchmal möchte man sich einfach auf seine Arbeit konzentrieren, anstatt sich Gedanken darüber zu machen, wie lange es dauert, einer anderen Person zu antworten.

5. Vermeiden Sie Ablenkungen

Asynchrone Kommunikation bedeutet, dass Sie nicht durch andere Personen oder Aktivitäten abgelenkt werden.

6. Kontrollieren Sie den Verlauf einer Unterhaltung

Wenn Sie mit mehreren Personen kommunizieren, ist es wichtig, dass Sie wissen, wo jede Person im Gespräch steht. Mit asynchroner Kommunikation können Sie den Gesprächsverlauf kontrollieren.

7. Schnelles Feedback geben

Wenn Sie Ihrem Gesprächspartner eine Rückmeldung geben möchten, aber nicht warten wollen, bis er antwortet, ist die asynchrone Kommunikation ein effektiver Weg, dies zu tun.

8. Schneller Entscheidungen treffen

Asynchrone Kommunikation ermöglicht es Ihnen, Entscheidungen schneller zu treffen, als wenn Sie von Angesicht zu Angesicht miteinander sprechen. Das liegt daran, dass Sie Nachrichten hin- und herschicken können, ohne auf eine Antwort warten zu müssen.

9. Schneller Antworten erhalten

In manchen Situationen müssen Sie sofort Antworten auf Fragen erhalten. Wenn Sie die andere Person nicht erreichen können, hilft Ihnen die asynchrone Kommunikation, die Antwort schneller zu erhalten.

10. Mehr Flexibilität

Bei der asynchronen Kommunikation können Sie Ihre Pläne einfach ändern, ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, ob die andere Person davon weiß. Außerdem haben Sie mehr Freiheit bei der Entscheidung, was Sie erreichen wollen.

Diese Gründe unterstreichen, warum asynchrone Kommunikation vorteilhaft ist. Es ist vielleicht nicht möglich, sie ständig zu nutzen, aber wenn Sie asynchrone Kommunikation einsetzen, verbessern Sie alle Formen der Kommunikation in Ihrem Unternehmen.

Warum sollten Sie auf asynchrone Kommunikation umsteigen?

Folgende Gründe sprechen für den Einsatz asynchroner Kommunikation:

• Zeitmanagement. Asynchrone Kommunikation spart Zeit, da Sie nicht mehr auf die Antwort eines anderen warten müssen.
• Konzentration. Da Sie sich auf andere Dinge konzentrieren können, während Sie auf eine Antwort warten, können Sie sich auf Ihre Aufgabe konzentrieren.
• Effizient. In manchen Fällen kann es vorkommen, dass Sie Zeit damit verschwenden, auf eine Antwort zu warten. Indem Sie auf asynchrone Kommunikation umsteigen, können Sie die Zeitverschwendung reduzieren.
• Qualität. Diese wird sich verbessern, wenn Sie asynchron zusammenarbeiten. Denn Sie können Fehler leicht korrigieren, ohne auf die Antwort eines anderen warten zu müssen.
• Kreativität. Die asynchrone Zusammenarbeit ermöglicht es Ihnen, über den Tellerrand zu schauen. Sie können neue Ideen und Lösungen entwickeln, ohne durch Zeitvorgaben eingeschränkt zu sein.
• Produktivität. Das Beste an der asynchronen Kommunikation ist, dass Sie schneller arbeiten können. Sie können Aufgaben viel schneller erledigen, als wenn Sie in Echtzeit arbeiten würden.
• Kommunikationsfähigkeiten. Durch asynchrone Kommunikation können Sie auch leichter lernen, wie Sie besser zusammenarbeiten können. Sie können verschiedene Arten der Kommunikation mit anderen üben.

Persönliche und Teamarbeit mit asynchroner Zusammenarbeit fördern

Nachdem Sie nun wissen, worum es bei der asynchronen Zusammenarbeit geht und welche Vorteile sie bietet, ist es an der Zeit, sich anzusehen, wie sie Ihre eigene Produktivität und die Ihres Teams steigern kann.

Zeitsparendes Erkunden von Projekten

Asynchrone Zusammenarbeit kann dazu beitragen, Ablenkungen bei der Arbeit zu vermeiden, die im Durchschnitt alle drei Minuten auftreten. Die persönliche Kommunikation, die Vorbereitung eines Meetings und unnötige Anrufe selbst stehen auf der Liste solcher Ablenkungen.

Um die Situation zu verbessern, ist es bequemer, ein hilfreiches Dokument zu teilen oder dem Designteam eine neue Aufgabe über eine Reihe von Projektmanagement-Tools zu geben.

Klarer Dokumentenkontext für jeden Mitarbeiter

Der Dokumentenkontext hilft zu verstehen, warum ein Unternehmen ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung einführt, wer und warum er bestimmte Rollen/Verantwortlichkeiten übernimmt und wie es mit dieser oder jener Abteilung zusammenhängt.

Mit dem richtigen Kontext in jedem Dokument, das Sie Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass jeder versteht, wie er eine Aufgabe schneller erledigen kann. Außerdem motiviert es sie, mehr Ideen zu entwickeln und kreative Ansätze zu suchen, um jede Aufgabe besser und effizienter zu erledigen. Die Sicherstellung eines klaren Kontextes ist für viele Mitarbeiter ein weiterer Innovationsmotor.

Richtige Zuweisung von Rollen/Verantwortlichkeiten

Die Einführung des asynchronen Kommunikationsansatzes in Ihrem Team fördert nicht nur die Innovation und den effektiven Austausch von Ideen. Sie können auch neue Projekte bereitstellen und die Rollen und Zuständigkeiten in einem praktischen Dokumentformat an alle verteilen: von einer Gruppe von Praktikanten bis hin zu einem Designteam.

Alle werden rechtzeitig über ihre Zuständigkeiten informiert, erhalten neue Zuständigkeiten und erhalten wertvolles Feedback in einer gut strukturierten, detaillierten Form. Mit Hilfe spezieller Tools können Sie für jeden Mitarbeiter oder jede Abteilung ein eigenes Dokument erstellen, in dem erklärt wird, was jeder für ein bestimmtes Projekt zu tun hat. Und wenn Sie etwas vergessen oder übersehen haben, können Sie es jederzeit in einem Dokument nachschlagen.

Sie können auch Erklärungen oder eine Reihe von Vorschlägen hinterlassen, die Ihre Kollegen zur Erledigung eines bestimmten Auftrags verwenden könnten. Ein solcher Ansatz kann Innovation und Kreativität unter den Teammitgliedern fördern, da sie unterwegs auf unerwartete Lösungen stoßen können.

Auf diese Weise kennt jeder seine Rolle, und es sind keine zufälligen Interaktionen (persönlich oder über ein Besprechungssystem) erforderlich, um alles zu klären.

Bessere Handhabung der asynchronen Zusammenarbeit mit FuseBase

Wenn Sie nach effektiven Möglichkeiten suchen, um asynchrone Kommunikation optimal zu gestalten, sollten Sie FuseBase ausprobieren. Dieser Dienst ist eines der fortschrittlichsten High-End-Tools, das die Aufgaben- und Projektverwaltung erleichtert und den effektiven Austausch von Ideen und Feedback gewährleistet. Er eignet sich perfekt für Einzelpersonen und Unternehmen – insbesondere für Teams, die teilweise oder ganz aus der Ferne arbeiten.

Wie genau kann FuseBase helfen, Innovationen voranzutreiben und eine effektive Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens zu gewährleisten? Diese Liste der wichtigsten Funktionen spricht für sich selbst:

• Super Documents, wo Sie alles, was Sie brauchen, sammeln können: von Diagrammen und Tabellen bis zu Videos und Kalendererinnerungen; perfekt, um neue Ideen und Pläne für die Zukunft zu teilen;
• Video- und Audioaufnahmen, die in FuseBase-Seiten eingebettet sind, um Ihren Teamkollegen auf die bequemste Weise Feedback zu geben;
• Kommentarbereich, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben und Rückmeldungen den richtigen Kontext enthalten und sich jeder über seine Rolle/Verantwortung im Klaren ist;
• Gemeinsame Seiten für Ihre Teamkollegen und Kunden, um alle benötigten Informationen an einem Ort zu speichern und zu teilen.

FuseBase hilft Mitarbeitern, unnötige, zufällige Interaktionen zu vermeiden – egal, ob Sie im Büro oder aus der Ferne arbeiten. Es ist ein moderner Weg, um eine einwandfreie asynchrone Kommunikation, Projektuntersuchung und Ideengenerierung zu gewährleisten. Mit FuseBase müssen Sie sich nicht mehr auf einen Anruf oder eine interne Diskussion vorbereiten. Genießen Sie eine breite Palette von vorgeschlagenen Optionen für anpassbare Arbeitsplätze und effektive Planung, ohne dass Meeting-Tools erforderlich sind.

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