HR-Management mit FuseBase: Die Fallstudie von Robbie Forsyth

“Jetzt können wir auf einfache Weise die aktualisierten HR-Informationen präsentieren und sie auf jede Person zuschneiden.”
Robbie Forsyth, Direktor bei Youth Football Scotland & YFS Media.

YFS ist ein gemeinnütziges Sozialunternehmen, das interaktive Informations-, Kommunikations- und Serviceressourcen aus einer Hand für Spieler, Trainer, Mannschaften, Vereine und Schiedsrichter im schottischen Jugendfußball bereitstellt.

Welche Probleme hatte Robbie Forsyth?

Robbie Forsyth ist seit elf Jahren Direktor bei Youth Football Scotland und seit fünf Jahren Mediendirektor. Er hat viele Aufgaben, vom Coaching über die Mittelbeschaffung bis hin zur Veranstaltungsplanung. Ein Teil seiner Arbeit besteht auch in der Personalverwaltung.

Den Überblick über Ausgaben, Urlaube und andere Personalangelegenheiten zu behalten, kann sehr zeitaufwändig sein. Robbie Forsyth war auf der Suche nach einer erschwinglichen und flexiblen Software, um einen reibungslosen Arbeitsablauf im Personalwesen zu organisieren. Deshalb wählte er FuseBase für sein sechsköpfiges Team.

Wie hat er seine Probleme mit FuseBase gelöst?

Allgemeine Idee

Robbie Forsyth hat ein System von Arbeitsbereichen geschaffen: ein Arbeitsbereich für jedes Teammitglied (insgesamt sechs). Jeder Mitarbeiter hat seinen eigenen Arbeitsbereich als HR-Center, der nur für ihn und die HR-Manager einsehbar ist. HR-Manager erstellen Arbeitsbereiche und haben das Recht, diese zu ändern (zusätzliche Formulare oder zu unterzeichnende Vereinbarungen hinzuzufügen). Sie verfügen über Administratorrechte im FuseBase-Ökosystem.

Um die Informationen übersichtlich zu halten, hat das YFS-Team mehrere wichtige Ordner angelegt: Verträge & Vereinbarungen, Ausgaben, Stunden, Urlaub und Gehaltsabrechnungen. Die Personalleiter fügen Notizen mit den erforderlichen Textinformationen (z. B. Urlaubsrichtlinien) und Einbettungen (Excel-Tabellen, Google-Formulare, PDF-Dateien) hinzu. Die Teammitglieder füllen die Tabellen aus und erfassen ihre Arbeitszeiten und Urlaubsdaten.

Auf diese Weise kann jeder allgemeine HR-Informationen finden und alle Daten verfolgen. Gleichzeitig haben die Personalverantwortlichen Zugriff auf ein Gesamtbild. Mit diesem Personalverwaltungssystem ist es viel einfacher geworden, das Team zu verwalten und Dokumente, Leitfäden und Tracker an einem Ort aufzubewahren.

Quelle: YouTube-Video aufgenommen von Robbie Forsyth>>

Weitere Einzelheiten

Das HR-Management-System vereint mehrere FuseBase-Arbeitsbereiche. Jedes Teammitglied hat seinen eigenen Arbeitsbereich (HR-Center), in dem es allgemeine Richtlinien einsehen und Informationen hinzufügen kann (Stunden, Urlaubsdaten, Ausgaben usw.). Natürlich sind die vertraulichen Informationen eines jeden Mitarbeiters nur für den Mitarbeiter und die HR-Manager zugänglich.

Um alles zu organisieren und nach Themen zu sortieren, legt das YFS-Team mehrere Ordner an.
Im Ordner Verträge und Vereinbarungen werden aktuelle und historische Verträge gespeichert.

In den Ordner Ausgaben haben die Administratoren eine Excel-Tabelle zur Erfassung der Reisekosten eingebettet. Außerdem haben sie ein Google-Formular für die Abrechnung von Ausgaben erstellt und als Link hinzugefügt. Auf diese Weise wissen alle Mitarbeiter, wo der Link zu finden ist, und müssen sich nicht durch ein ganzes Postfach wühlen, um ihn zu finden.

Eine ähnliche Lösung wurde für den Ordner “Urlaub” gewählt. Hier finden die Mitarbeiter Textrichtlinien, ein Formular zum Ausfüllen von Urlaubsanträgen und einen Urlaubs-Tracker.

Im Ordner Gehaltsabrechnungen und p60-Formulare werden alle Personalakten der Mitarbeiter über historische Gehaltsabrechnungen und p60-Formulare gesammelt. Eine einfache Tabelle mit zwei Spalten hilft, die Unterlagen zu ordnen. Die erste Spalte ist für die Monate der Gehaltsabrechnungen, die zweite für die Gehaltsabrechnungen selbst, die als Dateien hinzugefügt werden.

Für einige Nachwuchskräfte gibt es auch einen Ordner “Stunden”. Dort können die Mitarbeiter die Richtlinien über die Arbeitszeiten nachlesen und ihre eigenen Stunden erfassen. Das Team schätzt die Stunden und füllt dann die Tabellen aus. Diese Erfassung wird für die Leistungsbeurteilung der Mitarbeiter verwendet.

Mit FuseBase hat Robbie Forsyth:

• hat er einen praktischen Tracker für jeden Mitarbeiter und ein effizientes HRM-System für Administratoren entwickelt;
• alle Informationen über HR-Prozesse an einem Ort: jeder Mitarbeiter weiß, wo er die benötigten Links oder Informationen finden kann;
• kontrolliert den Informationsfluss. Die Teammitglieder sehen nur ihre persönlichen Informationen und die für das Unternehmen festgelegten allgemeinen Regeln. Administratoren sehen ein Gesamtbild durch Einbettungen, Tabellen, Formulare;
• bietet dem Team Flexibilität.

Dank an Robbie Forsyth für seine Ideen zur Verwendung von FuseBase.

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